Факт который должен быть отражен в бухгалтерском учете

Лекция 4. Факты хозяйственной жизни

Концептуальная реконструкция предусматривает теоретическую перестройку, восстановление факта хозяйственной жизни, с точки зрения теоретической концепции, включающей некий набор принципов, выбор которых вытекает из задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, соотносимых с теми или иными слоями факта хозяйственной жизни.

1. Определение факта хозяйственной жизни

Факт хозяйственной жизни – это элементарный момент хозяйственного процесса, изменяющий и подтверждающий состав средств организации или их источников или средств и источников одновременно.

В бухгалтерском деле следует выделить 3 группы фактов хозяйственной жизни:

а) состояния – это констатация, например, в наличии имеется 200 м 3 пиловочника.

б) действия, когда что-то происходит, например, продажа 60 м 3 пиловочника.

в) события, если мы узнаем, например, что 10 м 3 пиловочника украдены.

Для бухгалтера любой из названных фактов имеет смысл только тогда, когда он задокументирован. Здесь действует жесткий принцип: нет документа, нет факта. Именно поэтому, на практике, бухгалтер учитывает не сами факты, а информацию о них, представленную в документах.

Бухгалтерия – это некоторая мыслительная конструкция, содержание которой определено потребностями настоящего и задачами в будущем. Хозяйственный процесс в бухгалтерском учете представляет собой поток фактов хозяйственной жизни. Бухгалтерский учет задает нормы, которым должен отвечать хозяйственный процесс. Отражение фактов хозяйственной жизни должно быть выполнено согласно принципу регистрации и правилам из него вытекающим. Правила регистрации фактов хозяйственной жизни таковы:

Каждый факт, который должен быть отражен в бухгалтерском учете, подлежит регистрации. Минимум данных, которые следует зарегистрировать, определяется требованиями нормативных документов, а максимум – предписаниями администрации. Это создает условия для деления бухгалтерского учета на обязательной – финансовой и инициативный – управленческий;

Каждый факт, который не должен быть отражен, не подлежит регистрации;

Все, что зарегистрировано в бухгалтерском учете, отражено верно. Верно – понимается как условие, отвечающее юридическим требованиям. Но это не означает, что сами эти требования адекватно отражают хозяйственный процесс;

Документы, на основе которых выполняется регистрация фактов хозяйственной жизни, не могут быть фальсифицированными;

Имущество организации не может быть похищено или использовано бесхозяйственно. Это нормативное правило и если бы оно действовало абсолютно, то возможно и сам бухгалтерский учет оказался бы не нужным;

Управление организацией должно осуществляться, если не всегда эффективно, то, во всяком случае, целесообразно. Это правило надо понимать как условие нормального функционирования организации;

Все отклонения данных бухгалтерского учета от адекватных сведений о хозяйственном процессе должны быть изучены. Это правило должно иметь очень ограниченную трактовку, так как речь идет об отклонении фактических данных от нормативных (плановых) данных;

Ответственные решения должны приниматься на основе информации бухгалтерского учета, чем больше управленческих решений принимается на основе данных бухгалтерского учета, тем более эффективно работают бухгалтеры. И наоборот, если решения принимаются без учета бухгалтерской информации, то бухгалтерия – машина, работающая на холостом ходу;

Данные бухгалтерского учета подлежат проверке. Это, прежде всего следствие принципа контроля. Чем лучше он реализуется на практике, тем эффективнее действуют предыдущие восемь правил;

Все эти правила реализуются в определенной среде и приводят к отражению хозяйственных средств и источников их образования. При этом минимум общих знаний о факте хозяйственной жизни, которыми должен располагать каждый бухгалтер, дополняется теми знаниями, которыми действительно обладает конкретный бухгалтер. Таким образом, понимание факта зависит от информации о нем, но еще больше от знаний бухгалтера об экономике, праве, математике. Чем больше этих знаний, тем глубже понимание фактов.

Ни один факт нельзя и, что самое главное, не нужно описывать во всех подробностях, почти ни один факт нельзя и, что особенно важно, не нужно фиксировать в момент его возникновения. Время между моментом возникновения факта и моментом его фиксации называется информационным лагом. Действует правило:

• чем точнее требуется информация, тем больше должна быть величина информационного лага, и наоборот, чем более оперативна информация, чем меньше величина информационного лага, тем ниже степень соответствия бухгалтерской информации реальному положению дел.

Именно таким образом получают в бухгалтерском учете отражение фактов хозяйственной жизни. Однако понять любой факт значит, прежде всего, понять его структуру.

Что такое бухгалтерские проводки и как их делать: объясняем на примерах

Статья для новичков в бухгалтерском учёте. Рассказываем всё, что может понадобиться для работы с бухгалтерскими проводками.

Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Помогла разобраться в бухгалтерских проводках

Валерия Нечаева

Куратор курсов «Бухгалтер» и «Финансовый менеджер» в Skillbox. Прошла путь от помощника бухгалтера до финансового директора. Работала в стартапах и крупных компаниях. 11 лет в профессии.

Согласно законодательству РФ, все компании, зарегистрированные на территории России, обязаны вести бухгалтерский учёт и регистрировать хозяйственные операции на бухгалтерских счетах. Чтобы зарегистрировать операции, используют бухгалтерские проводки.

Как правило, бухгалтерские проводки составляются автоматически в специальных программах для ведения бухучёта — например, в «1С:Бухгалтерии». Но бухгалтерам важно понимать, как составлять проводки вручную, чтобы проверять работу программы и не допускать ошибок.

Эта статья Skillbox Media поможет разобраться в бухгалтерских проводках и научиться их составлять.

бухгалтерские проводки бухгалтерскую проводку: четыре этапа бухгалтерских проводок

При подготовке статьи мы использовали материалы курса Skillbox «Профессия Бухгалтер».

Что такое бухгалтерские проводки и где их составляют

Бухгалтерская проводка — запись о хозяйственной операции в журнале учёта. Записи составляют о любых операциях — от списания товара со склада до снятия денег с расчётного счёта. Потом эти записи переносят на бухгалтерские счета компании.

Главные термины и принципы бухгалтерского учёта объясняли в этой статье Skillbox Media. Если вы только начали разбираться в бухгалтерском учёте, сначала лучше прочитать её.

Чтобы разобраться в бухгалтерских проводках, нужно сначала понять, что такое бухгалтерские счета и журнал учёта хозяйственных операций.

Бухгалтерские счета — двусторонние таблицы с информацией о поступлениях и выбытиях средств компании. Левая сторона таблицы называется дебетом («Дт» или «Д»), правая — кредитом («Кт» или «К»). Остатки на бухгалтерском счёте на начало и конец периода называются сальдо — сальдо пишут в начале и в конце бухгалтерского счёта.

Бухгалтерские счета бывают активные, пассивные и активно-пассивные.

На активных счетах отражают активы компании — например, материалы, деньги, основные средства, готовую продукцию. Поступления компании на активных счетах — например, сумму платы за её услуги или данные о поступлениях на склад — вносят по дебету счёта. Выбытия компании на активных счетах — например, переведённые поставщикам деньги или списания товаров со склада — вносят по кредиту счёта.
На пассивных счетах учитывают пассивы компании — например, резервы или обязательства перед кредиторами. Увеличение обязательств на пассивных счетах отражают по кредиту счёта, уменьшение обязательств — по дебету.
Активно-пассивные счета используют для учёта средств, которые одновременно относятся и к активам, и к пассивам компании. Например, на таких счетах показывают расчёты с поставщиками и подрядчиками, продажи, нераспределённую прибыль. По дебету активно-пассивного счёта отражают как уменьшение кредиторской задолженности (пассива), так и увеличение дебиторской задолженности (актива) — в зависимости от особенностей операции.

Всего в бухучёте 99 видов бухгалтерских счетов для разных групп операций. Посмотреть их можно в официальном документе «План счетов бухгалтерского учёта», который утверждает Министерство финансов. Например, в бухгалтерский счёт 50 «Касса» вносят все операции по учёту наличных денег, а в счёт 10 «Материалы» — все операции по учёту материальных ценностей.

Обычно компания не ведёт все 99 видов счетов, а выбирает только необходимые для её работы. На них она переносит все операции компании за месяц из журнала учёта хозяйственных операций.

Журнал учёта — таблица, в которой в хронологическом порядке фиксируют все операции компании в форме бухгалтерских проводок. Журнал можно вести в бумажном или в электронном виде. В бухгалтерских программах, таких как «1С:Бухгалтерия», журналы заполняются автоматически при совершении хозяйственной операции.

Единой формы журнала учёта операций нет — каждая компания разрабатывает свой бланк. В бланк должны быть включены такие графы: порядковый номер операции, дата её совершения, содержание операции, бухгалтерская проводка и данные первичного документа, где зафиксирована операция.

Бухгалтерские проводки записывают в формате «Дебет счёта А, Кредит счёта Б — сумма». Например, проводка «Д50, К51 — 150 000 рублей» означает, что компания сняла с расчётного счёта 150 000 рублей и положила их в кассу. По дебету счёта 50 «Касса» показано поступление денег. По кредиту счёта 51 «Расчётные счета» — их выбытие.

В следующих разделах рассказываем, как поэтапно составить бухгалтерскую проводку, и показываем пример составления и переноса проводок на бухгалтерские счета.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет работать с бухгалтерией

«Профессия Бухгалтер» — позволит начать карьеру бухгалтера с нуля или получить повышение. На курсе учат вести бухучёт по российским стандартам, рассчитывать зарплату, готовить бухгалтерскую и налоговую отчётность, работать в программе «1С:Бухгалтерия».
«1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0» — на курсе учат вести учёт в «1С:Бухгалтерии», формировать и анализировать отчётность. Этот курс входит в состав программы «Профессия Бухгалтер».

Как составить бухгалтерскую проводку: основные этапы

Бухгалтерские проводки составляют методом двойной записи. Это значит, что каждую хозяйственную операцию компании отражают в равных суммах одновременно на двух счетах — на дебете одного и кредите другого. Вот как составить проводку.

Собрать хозяйственные операции из первичных документов. Первичные документы как раз подтверждают факты хозяйственной деятельности компании. По закону нельзя проводить записи по счетам бухучёта, если их нечем подтвердить.

Вот примеры первичных документов:

акт приёма-передачи объектов или услуг;
акт выполненных работ или акт ввода объекта в эксплуатацию;
накладная, по которой одна компания передала товар другой компании;
выписка по банковскому счёту, которая подтверждает, что оплата прошла;
чек или приходный кассовый ордер.

На основании этих документов составляют проводки.

Определить, какие объекты бухгалтерского учёта затронула операция. Это необходимо для того, чтобы понять, на каких бухгалтерских счетах нужно отражать проводку.

Объекты бухучёта — объекты, влияющие на материальное положение компании. К ним относят:

Активы — имущество и имущественные права компании, благодаря которым можно получить экономическую выгоду. Например, недвижимость, непроданные товары, машины и оборудование, деньги в кассе, долги покупателей.
Обязательства — долги компании. Например, кредиты, задолженность перед поставщиками или авансы, полученные от покупателей.
Источники финансирования — источники, благодаря которым у компании появляются активы. Например, уставный капитал, полученная прибыль, амортизационные отчисления, деньги от продажи имущества.
Доходы — деньги или материальные ценности, которые заработала компания.
Расходы — деньги или материальные ценности, которые компания потратила на свою работу. Это, например, средства на оплату аренды и уплату налогов, на зарплаты, закупку товаров или материалов.
Факты хозяйственной деятельности компании. Например, сделки или операции, которые влияют на финансовые результаты компании.

Определить бухгалтерские счета для составления проводки. Таких счетов должно быть минимум два. По-другому их называют корреспондирующими счетами. На одном счёте операцию отражают по дебету, на втором — по кредиту.

Например, получение наличных денег от покупателей отражают по дебету счёта 50 «Касса» и кредиту счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками». А получение материалов от поставщика — по дебету счёта 10 «Материалы» и кредиту счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

На этом этапе бухгалтеры используют «План счетов», о котором мы говорили выше, а также таблицы-шпаргалки, в которых собраны примеры корреспондирующих счетов по основным объектам бухучёта. Таблицы можно найти на сайтах для бухгалтеров. Ниже приводим пример такой таблицы.

В некоторых случаях бухгалтер может использовать больше двух счетов для отражения операции и составления проводки. Такие проводки называют сложными.

Допустим, компания получила от контрагента материалы и оборудование для установки. Тогда проводка будет отражена на трёх счетах: дебете счёта 10 «Материалы», дебете счёта 07 «Оборудование к установке» и кредите счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Сформировать проводку. На этом этапе бухгалтер технически отражает хозяйственную операцию в журнале учёта и на счетах, которые он определил выше. При этом все операции учитывают в денежном выражении. Например, при получении материалов отражают не их количество, а их стоимость. По дебету и кредиту должна быть отражена одна и та же сумма.

При сложных проводках — когда в одной проводке участвует больше двух счетов — сумма счёта с одной стороны проводки должна быть равна сумме всех счетов, отражённых на другой стороне проводки. В нашем примере с материалом и оборудованием к установке сумма дебетовых счетов «Материалы» и «Оборудование к установке» должна быть равна кредиту счёта «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

В следующем разделе разберём на примере, как составить проводки и отразить их на бухгалтерских счетах компании.

Пример составления бухгалтерских проводок

Допустим, у бухгалтера есть первичные документы от отдела канцелярии по таким операциям:

05.12.2020: компания получила от контрагента «Канцторг» бумагу для принтера на сумму 5000 рублей.
10.12.2020: выдали в бухгалтерию офисные принадлежности на сумму 3000 рублей.
11.12.2020: выдали в отдел продаж офисные принадлежности на 3000 рублей.
15.12.2020: выдали в секретариат офисные принадлежности на 3000 рублей.
23.12.2020: компания получила от «Канцторга» канцелярию на сумму 2000 рублей.
26.12.2020: компания погасила задолженность за поставки канцелярии 7000 рублей.

При этом остатки на расчётном счёте (счёт 51) на начало месяца составляли 15 000 рублей, на счёте материалов (счёт 10) — 12 000 рублей, кредиторской задолженности у компании не было.

Определим, какие бухгалтерские счета будут участвовать в проводках. В данном случае у нас три типа операций — поступление материалов, передача материалов для работы и погашение задолженности.

По «Плану счетов» и таблицам бухгалтерских проводок определим номера счетов и то, по какой стороне счёта проводить операции — по дебету или по кредиту:

Поступление материалов от поставщика — Д10 «Материалы», К60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».
Передача материалов на общехозяйственные расходы — Д26 «Общехозяйственные расходы», К10 «Материалы».
Погашение задолженности перед поставщиком — Д60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», К51 «Расчётные счета».

05.12.2020: Д10, К60 — 5000 рублей.
10.12.2020: Д26, К10 — 3000 рублей.
11.12.2020: Д26, К10 — 3000 рублей.
15.12.2020: Д26, К10 — 3000 рублей.
23.12.2020: Д10, К60 — 2000 рублей.
26.12.2020: Д60, К51 — 7000 рублей.

Дальше переносим проводки на соответствующие бухгалтерские счета.

Главное о бухгалтерских проводках в пяти пунктах

Бухгалтерская проводка — способ регистрации хозяйственных операций компаний. Бухгалтерские проводки оформляют в виде записей в журнале учёта хозяйственных операций, а затем переносят на бухгалтерские счета компании.
Бухгалтерский счёт — двусторонняя таблица с информацией о поступлениях и выбытиях средств компании. Левая сторона таблицы называется дебетом, правая — кредитом.
Бухгалтерские проводки составляют методом двойной записи: каждую хозяйственную операцию компании отражают в равных суммах одновременно на двух счетах — на дебете одного и кредите другого.
Чтобы составить проводки, нужно собрать хозяйственные операции из первичных документов и определить, какие объекты учёта в них задействованы. Затем по плану счетов определить, какие счета будут участвовать в проводках. На последнем этапе — отразить операции на этих счетах равными суммами денег.
В сложных проводках может участвовать больше двух бухгалтерских счетов. В этом случае сумма счёта с одной стороны проводки должна быть равна сумме всех счетов, отражённых на другой стороне проводки.

Редакция «Управление» Skillbox Media рекомендует

Как узнать больше о бухгалтерском учёте

Бухучёт обязаны вести все компании, зарегистрированные на территории России. Руководители компаний несут за это прямую ответственность. В статье о бухгалтерском учёте рассказали о главных правилах и принципах его ведения.
Всю информацию о движении денег бизнеса отражают в оборотно-сальдовых ведомостях (ОСВ). В Skillbox Media есть статья об ОСВ, где разобрались, что это такое, по какой форме их составлять и как заполнять.
По итогам бухгалтерского учёта составляют бухгалтерскую отчётность. Чтобы узнать о её главных формах, посмотрите эти материалы Skillbox Media: статья о бухгалтерском балансе, статья об отчёте о финансовых результатах и статья об отчёте о движении денежных средств.
Если вы выбираете систему налогообложения для своего бизнеса, в Skillbox Media есть статьи на эту тему: статья об общей системе налогообложения, статья об УСН, статья о ПСН, статья об АУСН, статья о ЕСХН.
Для тех, кто хочет научиться вести бухгалтерский учёт, в Skillbox есть курс «Профессия Бухгалтер». На нём учат работать в «1C», готовить бухгалтерскую и налоговую отчётность, составлять проводки, рассчитывать налоги. После прохождения курса студенты получают официальное свидетельство от «1C».

Материалы Skillbox Media для тех, кто хочет разбираться в финансах бизнеса и налогообложении

Какие есть системы налогообложения, чем они различаются и какую выбрать, чтобы сэкономить на налогах : что это, как его организуют и какие бывают бюджеты
Чем различаются виды прибыли, как их рассчитывать и как с их помощью оценить рентабельность бизнеса
От чего зависит стоимость компании и как самостоятельно определить её диапазон
Как эффективно распоряжаться ресурсами компании с помощью управления финансами

Активы — всё, что входит в имущество компании и обладает стоимостью.
Примеры активов: недвижимость, станки, автомобили, деньги на счетах, товары на складе.

Пассивы — обязательства компании перед кредиторами.
Примеры пассивов: кредитные и заёмные средства, отложенные налоговые платежи, резервы на будущие расходы.

Своевременность документального оформления фактов хозяйственной жизни

Описание проблемы

В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции широко применяемой мерой по борьбе с распространением инфекции является перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы. Такой режим предполагает изменение подходов к работе с документами, в том числе изменение порядка оформления в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Рекомендация Р‑113/2020‑КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» содержит положения, применение которых позволяет эффективно организовать документальное оформления фактов хозяйственной жизни в условиях удаленного режима работы персонала организации.

Вместе с тем перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы в 2020 году осуществлялся в экстренном порядке. В связи с этим большинство организаций не имели возможности осуществить необходимые мероприятия по изменению принятого в организации документооборота и надлежащим образом наладить другой порядок.

В результате организации столкнулись с ситуацией невозможности или затруднительности выполнения требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Между тем организации готовы выполнить эти требования позднее, когда карантинные условия будут сняты или смягчены, либо организация внедрит другой порядок документооборота, адаптированный к удаленному режиму работы сотрудников.

В этой связи возникает вопрос о своевременности документального оформления фактов хозяйственной жизни для их регистрации в бухгалтерском учете.

Решение

1. Регистрация факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете считается своевременной, если она обеспечила включение всех количественных показателей, неколичественных данных и другой информации, на которую повлиял данный факт, в бухгалтерскую отчетность организации.

2. Для целей бухгалтерского учета составление первичного учетного документа непосредственно после окончания факта хозяйственной жизни означает составление документа до момента использования содержащейся в нем информации при составлении бухгалтерской отчетности за период, в котором оформляемый факт имел место.

3. Под бухгалтерской отчетностью, указанной в пунктах 1 и 2 настоящей Рекомендации, понимается годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность в случаях, если организация такую отчетность составляет.

4. Несмотря на то, что принятие настоящей Рекомендации обусловлено переводом сотрудников организаций на удаленный режим работы в условиях пандемии новой коронавирусной инфекции, положения настоящей Рекомендации по существу не являются чрезвычайными. Оформление первичными учетными документами фактов хозяйственной жизни и их регистрация в бухгалтерском учете в соответствии с настоящей Рекомендацией соответствует требованиям законодательства о бухгалтерском учете и может осуществляться как в текущих чрезвычайных условиях, так и в будущем после прекращения действия этих условий.

Основа для выводов

В соответствии с частью 2 статьи 1 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон) бухгалтерский учет – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. Федеральный закон не устанавливает для бухгалтерского учета каких-либо иных целей и задач, помимо составления бухгалтерской отчетности. В свою очередь, в соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами. Соответственно, требования Федерального закона к ведению бухгалтерского учета, в том числе к регистрации фактов хозяйственной жизни, оформлению их первичными учетными документами, должны рассматриваться в контексте составления бухгалтерской отчетности. При этом законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете не регулирует вопросы документального подтверждения каких-либо фактов для целей налогообложения, для целей решения имущественных вопросов между сторонами гражданско-правовых и трудовых договоров, а также для иных целей, не являющихся предметом регулирования Федерального закона.

В соответствии с частью 1 статьи 10 Федерального закона данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В соответствии с частью 2 той же статьи не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. При этом в соответствии с пунктом 4 части 4 статьи 10 Федерального закона обязательным реквизитом регистра бухгалтерского учета является помимо прочего хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета. Федеральный закон не содержит каких-либо положений, уточняющих значение слова «своевременной», помимо отмеченных выше положений статей 1 и 13. Исходя из этого под своевременной регистрацией факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете следует понимать его регистрацию настолько скоро, чтобы это обеспечило включение всех количественных показателей, неколичественных данных и другой информации, на которую повлиял регистрируемый факт, в бухгалтерскую (финансовую) отчетность организации, как годовую, так и промежуточную.

В соответствии с частью 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В соответствии с частью 3 той же статьи Федерального закона первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Федеральный закон не содержит каких-либо положений, уточняющих значение словосочетания «непосредственно после». Исходя из изложенного выше под составлением первичного учетного документа непосредственно после окончания факта хозяйственной жизни следует понимать составление документа настолько скоро, чтобы это обеспечило своевременную регистрацию факта в регистрах бухгалтерского учета. С учетом приведенных выше пояснений о своевременности регистрации это означает, что первичный учетный документ должен быть составлен до того момента, когда содержащаяся в нем информация используется при составлении бухгалтерской отчетности за период, в котором оформляемый факт имел место. Это касается как годовой, так и промежуточной отчетности (если организация составляет промежуточную отчетность).

Факт хозяйственной жизни, оправдательный документ и первичка

Вы обращали внимание, что в новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» есть новый термин — оправдательный документ. В том смысле, который в него заложен, он раньше не использовался. Вместе с тем это новшество позволяет отделить документы, которыми отражаются факты хозяйственной жизни, от первичных учетных документов.

Документооборот и первичные документы в бухучете

Согласно новому ФСБУ 27/2021 документооборот в бухгалтерском учете — это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения.

Основа документооборота – первичные учетные документы.

На каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичный учетный документ (часть 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Какие документы подтверждают факты хозяйственной жизни

Закон о бухучете требует, чтобы документы, подтверждающий факт хозяйственной жизни, был составлен в момент его совершения или непосредственно после его окончания.

Перечень учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки .

договор;
счет;
платежные документы;
товарная накладная;
акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг);
бухгалтерская справка.

Документы бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021

Обратимся к новому ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он вводит такие основные понятия, как документы бухгалтерского учета и документооборот в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета — это:

первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета.

Документооборот в бухгалтерском учете — это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения.

Новый ФСБУ 27/2021 вводит также новое понятие бухучета – «оправдательный документ».

Это понятие появляется в подпункте «в» пункта 8. Здесь сказано, что в случае включения обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (далее — оправдательный документ), указывается информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.

Что означает эта мудреная формулировка?

Оправдательный документ

Оправдательный документ — это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Его составляют не для бухгалтерского учета, а для фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа , предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

При этом в нем содержатся реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, в акте приемки-передачи ценностей предусмотрены подписи представителей контрагента, удостоверяющие передачу ценностей.

Вот типичные оправдательные документы:

договор;
счет;
кассовый чек;
квитанция об оплате.

Таким образом, первичные учетные документы могут составляться на основе оправдательных.

Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные частью 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете», то их можно использовать в качестве первичных документов.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование