Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях

Оформление денежных средств, перечисляемых на топливную карту сотруднику

Наша компания вынуждена использовать личный автомобиль сотрудника в служебных целях. Как оформить те денежные средства, которые компания перечисляет на топливную карту, принадлежащую компании, выданную сотруднику?

Если организации для служебных целей необходимо использовать автомобиль работника, оформить эти правоотношения можно несколькими способами.

1. Работодатель арендует автотранспорт у сотрудника, оплачивает заправку автомобиля и платит арендную плату.

2. Работодатель возмещает расходы на топливо и платит компенсацию за использование принадлежащего работнику автотранспорта согласно ст. 188 ТК РФ.

3. Работодатель приобретает и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.

Организация-работодатель заключает с топливной компанией договор, в соответствии с которым получает топливные карты и выдает их сотрудникам. Через карты работодатель ведет учет использования сотрудниками денежных средств на топливо.

Деньги переводятся топливной компании авансом, на момент заправки сотрудником автомобиля топливо уже оплачено. После заправки сотрудник получает на руки платежный документ – чек, в котором указано количество приобретенного топлива и дата заправки. Впоследствии топливная компания передает организации отчет о приобретенном сотрудниками топливе: акт сверки, накладные. Организация сверяет данные, переданные топливной компанией, с платежными документами, полученными и сданными сотрудниками. Для учета топливных карт организация может завести журнал учета выдачи и приема карт, с указанием сведений о сотрудниках, которым они выдаются.

Стоимость карт списывается бухгалтерией единовременно. Затраты на приобретение топливных карт можно отнести к расходам по обычным видам деятельности. Согласно ст. 254 НК РФ для целей налогового учета стоимость карт включается в состав материальных расходов.

При списании затрат на топливо следует учитывать нормы расхода ГСМ, содержащиеся в методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Однако НК РФ не предусматривает нормирование расходов на топливо. Если эти расходы удовлетворяют условиям, изложенным в ст. 252 НК РФ, то их можно учитывать в полном объеме.

Количество использованного топлива должно документально подтверждаться (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используются путевые листы, которые необходимы независимо от того, арендован автомобиль у сотрудника, или находится в собственности у компании.

Компенсация при расчете налога на прибыль или единого налога выплачивается в соответствии с установленными нормативами (см. постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»). Все возникающие в процессе эксплуатации транспортного средства затраты должны быть компенсированы.

При расчете единого налога, налога на прибыль применяются следующие нормы расходов на выплату компенсации:

Как рассчитать компенсацию за использование личного автомобиля

Компенсация за личный автомобиль в служебных целях прописывается в соглашении. Ее сумма зависит от частоты поездок и их интенсивности, затрат на техосмотры, горючее и т. д. В статье расскажем, как грамотно рассчитать и прописать выплаты, в том числе на ГСМ расходы.

Использование личного автомобиля работника: как прописать

Закон допускает два варианта применения машины сотрудника для рабочих нужд.

1. Арендовать машину по договору. Эта процедура находится в сфере действия Гражданского кодекса.
2. Возместить расходы в форме компенсации. Это мероприятие регулирует Трудовой кодекс (ст. 188 ТК РФ).

В последнем случае все нюансы нужно прописать в допсоглашении по стандартной форме. Стороны согласовывают сумму компенсации и периодичность выплат.

Обратите внимание! На ежемесячную компенсацию имеют право только сотрудники, которые регулярно ездят по делам компании. В коллективном договоре укажите перечень должностей с разъездным типом работы.

Как прописать разъездной характер работы в ЛНА — читайте рекомендации экспертов ИПК.

При этом важно учесть некоторые нюансы:

1. Машина находится в собственности сотрудника (Письмо ФНС от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@).
2. Руководитель знает о служебных разъездах на этом автомобиле и не против.
3. Поездки обусловлены производственными нуждами и совершаются в интересах компании.

Бланк соглашения об использовании транспортного средства сотрудника скачайте здесь

В документе необходимо указать:

1. Полные характеристики машины: тип, цвет, марку, VIN, регистрационный знак, год выпуска, описание типа, марки и мощности двигателя.
2. Реквизиты свидетельства о регистрации, которое подтверждает владение ТС сотрудником.
3. Сумма выплаты, с учетом износа, трат на бензин и техобслуживание.
4. Способ расчета (фиксированный или по фактическому количеству поездок).
5. Срок отчета об эксплуатации авто. В качестве подтверждения расходов используют путевые листы и чеки.
6. Сроки выплаты компенсации (обычно ежемесячно, после предоставления отчета) и период действия соглашения.
7. Порядок процедуры: отчет — приказ руководителя — обязанности бухгалтера.
8. Ответственность работника.

Основанием для выплаты станет приказ руководителя. Укажите фиксированную сумму ежемесячной выплаты и распорядитесь о возмещении расходов на ГСМ и ремонт (техобслуживание) машины. Ответственным назначают бухгалтера компании.

Образец приказа об установлении компенсации за использование личного ТС на работе скачать здесь

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Компенсация личного автомобиля состоит из нескольких выплат (ст. 188 ТК РФ):

• за эксплуатацию ТС,
• его амортизацию,
• обслуживание, ремонт, покупка горюче-смазочных материалов (компенсация ГСМ).

Важно! Госслужащие применяют Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 № 563, которое обозначает пределы компенсации для мотоциклов и легковых авто:

• Мотоциклы — не более 1200 руб. в месяц.
• Легковое авто до 2000 куб. см. двигателя — 2400 руб. ежемесячно.
• Машина с объемом мотора свыше 3000 см³ — 3000 рублей каждый месяц.

Компенсацию для остальных компаний и ИП, согласно статье 188 ТК РФ, можно установить индивидуально, по соглашению с владельцем машины. Удобнее всего прописать порядок расчета и условия назначения в отдельном внутреннем положении.

Учтите, что есть конкретные пределы суммы расходов за месяц при расчете налога на прибыль. Они прописаны в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

1. Объем двигателя до 2000 см³ — ежемесячно 1200 рублей.
2. Свыше 2000 кубических сантиметров — 1500 руб.
3. Для мотоциклов — 600 руб.

Эти нормы уже включают в себя ГСМ, ремонт и техобслуживание, поэтому все выплаты сверху не пойдут к вычету.

Читайте в нашем материале как установить компенсацию за личное оборудование дистанционному работнику.

Важно! Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), как и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ). Но целесообразность трат нужно будет подтвердить. Для этого делают допсоглашение с прописанным размером выплаты, расчет компенсации со всеми прилагающимися документами и копию ПТС.

Как рассчитать компенсацию

Транспортные расходы возмещают на основании служебной записки или заявления сотрудника. В приложении он должен добавить бумаги, подтверждающие слова в заявлении.

Образец служебной записки о возврате расходов за поездку скачайте здесь.

Для расчета ГСМ и техобслуживания учитывают ряд факторов.

1. Частота служебных разъездов.
2. Учитываются только рабочие дни, без выходных и праздников.
3. Периоды отпуска и больничного работника не включают в расчет.
4. Расход горюче-смазочных материалов считают по чекам АЗС.
5. Лимиты расхода топлива. В организации должен быть отдельный приказ с порядком расчета для конкретной марки машины или усредненный.
6. Ежемесячный отчет о разъездах сотрудника. Обычно его формируют на основе путевых листов, которые и являются подтверждающими документами об использовании авто.

Обратите внимание! Точный размер компенсационной выплаты закон не определяет. Но, чтобы избежать проблем с ФНС, устанавливайте их в разумных пределах, чтобы можно было экономически обосновать. Об этом напоминает Минфин России в Письме от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672.

Правила расчета желательно прописать в соглашении. Так вы обезопасите себя от судебных споров. Используйте отчет владельца авто и путевые листы с чеками, чтобы составить бухгалтерскую расчетную справку. В ней указывают:

Потеряю ли я льготы, если сдам в аренду работодателю личный автомобиль?

На работе всех сотрудников-автовладельцев заставляют передать личное авто в аренду фирме. Моя машина есть в федеральном реестре людей с инвалидностью. По закону пользоваться соответствующими льготами можно, только если человек с инвалидностью либо за рулем, либо пассажир. Получается, я теряю все льготы на автомобиль? А как быть с налогами, если работодатель не будет платить за аренду?

Вторая машина — на многодетной супруге, она не сотрудник компании. Могут ли забрать в аренду ее автомобиль? Есть ли риск потерять льготы для многодетных автомобилистов?

разобралась с требованиями работодателя

В такой ситуации льготы на уплату транспортного налога для людей с инвалидностью и многодетных родителей вы не потеряете, право на бесплатную парковку тоже. Но важно грамотно оформить передачу автомобиля работодателю, чтобы вам действительно компенсировали расходы и вы были защищены от возможных недобросовестных действий компании. Расскажу обо всем подробно.

Почему требования вашего работодателя незаконны

У многих организаций нет своего транспорта, а необходимость в служебных поездках есть. Взять в аренду транспорт сотрудника — нормальная практика. Как это правильно оформить, расскажу дальше.

Но нередко за желанием работодателя взять имущество сотрудника в аренду может скрываться схема с «серой» зарплатой. Часть зарплаты прячут за выплатами по договору аренды, чтобы не платить страховые взносы. Либо за компенсациями по соглашению об использовании личного имущества работника в служебных целях, чтобы не платить ни страховые взносы, ни НДФЛ. В реальности же автомобиль в работе никак не задействован.

Такие противоправные действия могут привести организацию к налоговой ответственности в виде штрафа — 40% от недоимки. Если же работодатель «сэкономит» таким способом более 15 млн рублей, его могут привлечь к уголовной ответственности, а сотрудник-арендодатель может стать соучастником преступления.

В любом случае работник должен сам решать, использовать свою машину для работы или нет. Это дело добровольное. Работодатель не вправе требовать от вас передать автомобиль компании в аренду. Это ваша частная собственность — одно из фундаментальных прав гражданина РФ.

Если вы отказываетесь использовать личное авто, чтобы ездить по рабочим делам, и не желаете участвовать в подозрительных схемах, а в ответ получаете угрозы, вы вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру. Тинькофф Журнал уже рассказывал, как подать жалобу в любое ведомство.

Как быть с автомобилем супруги

Передать в аренду автомобиль жены вы тоже можете, если хотите. Но только если:

1. Вы купили его в браке на общие деньги. То есть это общее имущество супругов.
2. Жена на это согласна. По закону, если один из супругов распоряжается общим имуществом, предполагается, что он действует с согласия другого. В вашем случае даже не нужно обращаться к нотариусу за удостоверением такого согласия.

При соблюдении этих двух условий неважно, на кого из вас оформлена машина.

Но если супруга купила авто до брака или, например, получила в подарок или по наследству в период брака, то это уже ее имущество. И вы не можете им распоряжаться, в том числе передать в аренду работодателю. Если ваша жена захочет, то может сама это сделать. Она сможет подписать договор или оформить доверенность на вас, чтобы вы подписали его от ее имени. Доверенность можно напечатать или написать от руки. Но важно, чтобы на ней стояла подпись супруги.

Как оформить аренду транспорта сотрудников

Есть несколько вариантов, как можно оформить аренду автомобиля работника.

Договор аренды транспортного средства может быть двух видов: с экипажем и без него. В первом случае сотрудник не только передает свой автомобиль во временное владение и пользование, но и водит машину в интересах работодателя и следит за ее техническим состоянием. Без экипажа — это когда автомобиль берут в аренду, но управлять им может не только работник, но и третьи лица.

Аренда с экипажем больше подходит сотруднику, который не хочет доверять управление своей машиной другим людям. В тексте такого договора можно отдельно предусмотреть оплату услуг водителя, то есть арендодателя.

Аренда без экипажа подойдет, когда управление автомобилем нужно доверить другим людям. Или когда вы хотите снять с себя все обязанности по содержанию и ремонту транспортного средства.

Кто за что платит и кто управляет автомобилем по арендному договору

Договор аренды ТС с экипажем	Договор аренды ТС без экипажа
Кто может управлять автомобилем	Работник-арендодатель	Работники организации-арендатора и иные лица, которым компания передает автомобиль для управления
Могут ли третьи лица управлять автомобилем	Если договор не содержит запрета, арендатор вправе передать автомобиль в субаренду без согласия арендодателя. Также арендатор вправе от своего имени без согласия работника передавать машину для перевозки грузов, пассажиров, багажа, если такое использование авто соответствует его назначению или целям, указанным в договоре	Если договор не содержит запрета, арендатор вправе передать автомобиль в субаренду без согласия арендодателя. Также арендатор вправе от своего имени без согласия работника передавать машину для перевозки грузов, пассажиров, багажа, если такое использование авто соответствует его назначению или целям, указанным в договоре
Кто платит за обслуживание и ремонт автомобиля	Арендодатель. В договоре можно предусмотреть обязанность арендатора возместить расходы на ремонт автомобиля, если недостатки возникли по его вине	Арендатор
Кто оплачивает топливо, мойку, платную парковку и прочие эксплуатационные расходы	Арендатор, но в договоре можно указать иное	Арендатор, но в договоре можно указать иное
Кто оформляет ОСАГО	Арендодатель, но в договоре можно указать иное	Арендатор, но в договоре можно указать иное
Кто несет ответственность за повреждения автомобиля	Арендодатель, но если он докажет вину арендатора в повреждениях, то убытки обязан возместить арендатор	Арендатор
Кто несет ответственность, если автомобиль попал в ДТП и повредил другое транспортное средство	Арендодатель. Если он считает, что повреждения появились по вине арендатора, он вправе обратиться с соответствующими требованиями к арендатору. Но только после того, как возместит убытки потерпевшему	Арендатор

Кто может управлять автомобилем
Договор аренды ТС с экипажем	Работник-арендодатель
Договор аренды ТС без экипажа	Работники организации-арендатора и иные лица, которым компания передает автомобиль для управления
Могут ли третьи лица управлять автомобилем
Договор аренды ТС с экипажем	Если договор не содержит запрета, арендатор вправе передать автомобиль в субаренду без согласия арендодателя. Также арендатор вправе от своего имени без согласия работника передавать машину для перевозки грузов, пассажиров, багажа, если такое использование авто соответствует его назначению или целям, указанным в договоре
Договор аренды ТС без экипажа	Если договор не содержит запрета, арендатор вправе передать автомобиль в субаренду без согласия арендодателя. Также арендатор вправе от своего имени без согласия работника передавать машину для перевозки грузов, пассажиров, багажа, если такое использование авто соответствует его назначению или целям, указанным в договоре
Кто платит за обслуживание и ремонт автомобиля
Договор аренды ТС с экипажем	Арендодатель. В договоре можно предусмотреть обязанность арендатора возместить расходы на ремонт автомобиля, если недостатки возникли по его вине
Договор аренды ТС без экипажа	Арендатор
Кто оплачивает топливо, мойку, платную парковку и прочие эксплуатационные расходы
Договор аренды ТС с экипажем	Арендатор, но в договоре можно указать иное
Договор аренды ТС без экипажа	Арендатор, но в договоре можно указать иное
Кто оформляет ОСАГО
Договор аренды ТС с экипажем	Арендодатель, но в договоре можно указать иное
Договор аренды ТС без экипажа	Арендатор, но в договоре можно указать иное
Кто несет ответственность за повреждения автомобиля
Договор аренды ТС с экипажем	Арендодатель, но если он докажет вину арендатора в повреждениях, то убытки обязан возместить арендатор
Договор аренды ТС без экипажа	Арендатор
Кто несет ответственность, если автомобиль попал в ДТП и повредил другое транспортное средство
Договор аренды ТС с экипажем	Арендодатель. Если он считает, что повреждения появились по вине арендатора, он вправе обратиться с соответствующими требованиями к арендатору. Но только после того, как возместит убытки потерпевшему
Договор аренды ТС без экипажа	Арендатор

Чтобы защитить интересы работника-арендодателя, лучше прописать в договоре запрет передавать автомобиль в субаренду без согласия арендодателя, а также цели и условия использования машины. Например, так: «Транспортное средство передается в целях совершения служебных поездок по Москве и Московской области с понедельника по пятницу с 08:00 до 17:00».

А еще обязательно подробно опишите автомобиль: его состояние, комплектность, известные вам недостатки, принадлежности, например запасное колесо или домкрат, количество топлива в баке, общий пробег и все, что посчитаете важным. Чем подробнее опишете, тем лучше защититесь от неприятностей.

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях

Директор часто бывает на деловых переговорах в соседних городах. Иногда такие переговоры ведутся один день, а иногда приходится оставаться и на ночь. Как оформлять такие поездки руководителя и возмещать ему понесенные расходы (ГСМ, использование личного автомобиля)?

В такой ситуации каждую поездку директора можно оформить как командировку либо установить ему разъездной характер работы.

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Законодательство не устанавливает минимальный срок командировки, поэтому руководителя можно отправлять и в однодневные командировки. Такое оформление будет актуально, если поездки редкие и в основном за пределы города нахождения организации.

Если командировка на несколько дней, то оформление и оплата происходят стандартным способом. Если же командировка однодневная, то единственное ограничение – это отсутствие суточных. Однако и их можно выплачивать, важно корректно это оформить, чтобы можно было учесть указанные суммы в расходах, не начислять страховые взносы и не удерживать с них НДФЛ.

Суточные при однодневной командировке можно учитывать как иные прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не как командировочные расходы. В части страховых взносов и НДФЛ требования примерно одинаковые – выплата при однодневной поездке не должна называться «суточные» в локальном нормативном акте. Кроме того, руководитель должен представить документы, подтверждающие расходы. Например, чек из ресторана (иной точки общепита) или магазинов, где директор покупал продукты.

Если руководитель останавливается в гостинице во время таких поездок, то проживание ему также необходимо оплачивать (ст. 168 ТК РФ).

Фактический срок командировки в случае, если работник едет в командировку на собственном авто, указывается в служебной записке. Составить такую записку директор должен по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие использование автомобиля для поездки в командировку. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Порядок учета расходов на ГСМ, понесенных в связи с командировкой, зависит от того, как оформлено использование личного автомобиля руководителя в служебных целях.

Так, ФНС России считает, что расходы на ГСМ сотрудника, который получает компенсацию за использование личного авто, входят в сумму компенсации, даже если он поехал на этом авто в командировку (см. письмо от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Однако если с директором заключить (к примеру) договор аренды его авто, ГСМ можно компенсировать в полном объеме и включать его в расходы.

Что касается разъездного характера работы, его имеет смысл установить, если поездки частые и они осуществляются не только в близлежащие города, но и по городу нахождения организации. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

При этом сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются следующие виды затрат, связанных со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Чтобы оплачивать руководителю эти расходы, необходимо в трудовом договоре с ним указать, что его работа носит разъездной характер. Возмещение расходов на ГСМ при разъездном характере работы происходит в том же порядке, что и при командировках.