Ефс при увольнении 2023 как заполнить

Порядок и образец заполнения формы ЕФС-1 с 2023 года для Подраздела 1.1

ЕФС-1 в 2023 году предполагался как единый отчет для всех страхователей. Однако на практике привести все сдаваемые ранее формы к «одному знаменателю» не получилось. Поэтому, хоть форма ЕФС-1 и объединила в себе большую часть данных, необходимых новому Социальному фонду России (СФР), сдавать их требуется по разным основаниям и в разное время.

Действующая в 2023 году новая форма ЕФС-1, по сути, представляет набор из нескольких отчетов, каждый из которых имеет свои особенности формирования и сроки подачи. В статье разберем правила заполнения и приведем образцы для Раздела 1 ЕФС-1.

Подраздел 1.1 Подраздела 1 Раздела 1 в новом отчете ЕФС-1 — порядок и образец заполнения

Эта часть ЕФС-1 в 2023 году заменяет оставшийся в прошлом отчет СЗВ-ТД.

Бланк и правила представления информации в Подразделе 1.1 утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п (далее — Порядок).

По аналогии с СЗВ-ТД этот отчет сдается в нескольких ситуациях, связанных с кадровыми событиями.

Важно! Если сведения, которые включаются в Подраздел 1.1, составляют гостайну, то ни заполнять, ни сдавать отчет не нужно (п. 10 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «О персонифицированном учете» ).

Состав и способ предоставления отчета ЕФС-1 при сдаче Подраздела 1.1

Вместе с Подразделом 1.1 формы ЕФС-1 всегда нужно сдавать заполненный титульный лист и Подраздел 1 Раздела 1.

Обратите внимание! Подраздел 1.1 с титульным листом и Подразделом 1 Раздела 1 можно сдавать отдельно от остальной формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка).

Сдается эта часть формы в СФР. Основной способ сдачи — электронно. Для страхователей с количеством лиц, по которым платятся взносы, в периоде не больше 10-ти доступна сдача бумажного отчета. При этом к ЕФС-1, сдаваемому на бумаге, все равно должен прилагаться магнитный носитель с файлом отчета в электронном виде.

Для вновь созданных страхователей никаких особенностей и исключений законом не сделано. Они «сдаются» по Подразделу 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях.

Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1

Внесение данных в титульный лист рассмотрим сразу для всех ситуаций (так как он требуется в составе отчета всегда).

Согласно Таблице 8 Форматов для ЕФС-1, раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения», в титуле может оставаться пустым, если страхователь отчитывается сам за себя. Вносить данные сюда нужно, только если отчитываются через представителя. Вносят информацию по представителю по алгоритму, аналогичному приведенному для составителя отчета в его графах.

Образец заполнения титульного листа формы ЕФС-1 в 2023 году

Заполнение Подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 1 заполняется всегда, если есть персданные в других подразделах Раздела 1.

Правила внесения сведений в раздел и необходимые кодировки приведены в Порядке.

Данные, указанные в полях «СНИЛС», «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» и «Дата рождения», должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального персучета (п. 3.5 Порядка).

Заполнение Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1

Для формирования этой части отчета берется информация из:

• первички (трудовых договоров, приказов, иной кадровой документации);
• ГПД и иных соглашений с физлицами, на выплаты по которым должны быть начислены взносы.

Обратите внимание! На вознаграждения лицам, зарегистрированным как ИП и/или самозанятые, взносы не начисляются. Следовательно, в ЕФС-1 эти лица и документы по ним не отражаются.

* Если требуется исправить сданные ранее данные, то старые данные нужно полностью отменить. В следующей строке корректировочной формы привести правильные данные (п. 4.13 Порядка).

• данные заполнены печатными буквами;
• нет помарок, исправлений и самостоятельных сокращений. Исправления с помощью корректоров тоже не допускаются;
• форма заполнена чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета либо при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 Порядка).

При заполнении ЕФС-1 для ГПД часто возникают вопросы по датам, которые надо вносить в Подраздел 1.1 в случаях, если даты заключения и прекращения договора не совпадают с датами фактического выполнения работ (услуг) или если определить такие даты по договору не получается.

В инструкциях к ЕФС-1 конкретных разъяснений не содержится, однако, есть разъяснения Минтруда. Ведомство выпустило Письмо от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784, в котором специалисты ответили на вопросы по ЕФС-1 для госучреждений. Но в части внесения сведений по ГПД пояснения Минтруда вполне подходят и для остальных страхователей.

• для события «Начало договора ГПХ» в графе 2 — 05.02.2023;
• в графе 9 подраздела «Основание» ставят дату заключения ГПД — 01.02.2023;
• для события «Окончание договора ГПХ» в графе 2 ставится дата завершения работ — 31.03.2023;
• в графе 9 указываем дату завершения самого ГПД — 31.03.2023.

Если ГПД оформлен без указания на сроки выполнения работ (услуг), то в Подраздел 1.1 формы ЕФС-1:

• при заключении ГПД в графе 2 проставляется дата его заключения;
• при завершении ГПД в графе 2 ставим дату в соответствии с актом о выполнении работ (услуг).

Отдельно отметим мнение Минтруда по поводу необходимости подачи сведений по ГПД, заключенным до 1 января 2023 года. Чиновники ведомства выразились однозначно — по ГПД, начавшимся до 2023 года, в 2023 году сдавать в СФР сведения о заключении договора не нужно. При этом что касается подачи сведений о прекращении в 2023 году ГПД, заключенного до 2023 года, специалисты Минтруда таких же комментариев не дали. Полагаем, что такая информация должна быть отражена в ЕФС-1 и сдана в СФР по общим правилам — по дате окончания ГПД.

Образец заполнения ЕФС-1 при кадровом мероприятии (увольнении)

Образец заполнения ЕФС-1 при мероприятии по ГПД (заключении)

Запомните

• Подраздел 1.1 Подраздела 1 ЕФС-1 заменил бывший отчет СЗВ-ТД.
• Он сдается в СФР в случаях проведения отчетных кадровых мероприятий — приема на работу, увольнения, перевода и т. д. Также этим отчетом надо сообщать о фактах изменения статуса ГПД.
• Внося данные в Подраздел 1.1 в ЕФС-1, нужно следовать порядку заполнения, утв. Постановлением ПФР N 245п, которым утверждена и сама форма.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

С 2023 года работодатели должны заполнять новую отчетную форму —.Договор ГПХ с физическим лицом в 2023 году заключается, когда.Уведомления об исчисленных налогах в 2023 году нужно сдавать в.Раздел 2 нового отчета ЕФС-1 в 2023 году заменяет переставшую.

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении работника в 2023 году

С 2023 года работодателям не придётся сдавать отчёты в ПФР и ФСС. Теперь вместо этих ведомств в стране действует объединённый Социальный фонд России (СФР). Порядок сдачи отчётности и состав документов также изменились: вместо ряда бланков, которые бухгалтеры заполняли ранее, теперь используют форму ЕФС-1. Разберёмся в том, как предприниматели должны отчитываться в СФР об увольнении сотрудников по новым правилам.

Что входит в форму ЕФС-1

Вместо бланков СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС компании и ИП теперь заполняют Единую форму сведений (ЕФС-1). В ЕФС-1 необходимо вносить данные о приёме и увольнении сотрудников, о заключении и расторжении договоров ГПХ, о прохождении работниками медицинских осмотров и прочие сведения о трудовом процессе.

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов и подразделов. Заполнять и сдавать эти части нужно по отдельности, в зависимости от того, какие именно данные работодатель должен отправить в СФР.

Из чего состоит форма ЕФС-1
Раздел	Подразделы
Титульный лист
1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию	1. Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица
	1.1. Сведения о трудовой деятельности (замена СЗВ-ТД)
	1.2. Сведения о страховом стаже (замена СЗВ-СТАЖ)
	1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных учреждений (замена СИоЗП)
	2. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии (замена СЗВ-СТАЖ)
	3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (замена ДСВ-3)
2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (замена 4-ФСС)	2.1. Расчёт сумм страховых взносов
	2.1.1. Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными СКЕ или для государственных учреждений
	2.2. Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний страхователями, которые направляют персонал в другие компании
	2.3. Сведения о результатах проведённых обязательных медицинских осмотров работников и проведённой специальной оценке условий труда на начало года

ЕФС-1 при увольнении: образец заполнения

После увольнения сотрудника компания или ИП обязаны отчитаться о произошедшем в СФР. В этом случае бухгалтеру потребуется заполнить три части ЕФС-1: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 в разделе 1. Сдавать остальные разделы документа не нужно.

Титульный лист: сведения о работодателе

На титульном листе ЕФС-1 необходимо указать данные организации или ИП, от лица которых бухгалтер сдаёт документ:

• регистрационный номер, который присваивает СФР. Если Социальный фонд ещё не назвал номер компании, используйте тот регистрационный номер, который ранее выдали в ПФР;
• полное название организации или ф. и. о. ИП без сокращений;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании вписывайте с начала строки, в последних двух клетках поставьте прочерки;
• код причины постановки на учёт (КПП). ИП не нужно заполнять эту графу;
• коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3. Коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
• код деятельности организации или ИП по ОКВЭД;
• регистрационный номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля впишите «0»;
• номер телефона без пробелов и дополнительных символов. Все виды телефонных номеров нужно указывать полностью, включая код города;
• адрес электронной почты компании или ИП.

Подраздел 1: данные сотрудника

В подраздел 1 раздела 1 бухгалтер вносит личные данные уволенного работника:

• СНИЛС;
• ИНН сотрудника;
• фамилию, имя и отчество;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица (работника) на момент сдачи отчёта: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны;
• код страны, гражданином которой признан работник. Например, для граждан России это «643».

Статус уволенного сотрудника нужно указать в виде кода:

Статус сотрудника	Код для ЕФС-1
Гражданин РФ	ГРФ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ	ПЖИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно проживающее в РФ. Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин-беженец	ВЖИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ (за исключением ВКС)	ВПИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ. Для сотрудников, признанных высококвалифицированными специалистами (ВКС)	ВКС

Подраздел 1.1: кадровое мероприятие

В подразделе 1.1 раздела 1 требуется привести информацию об увольнении сотрудника. Для этого заполните таблицу о кадровом событии:

1. Порядковый номер мероприятия.
2. Дата увольнения сотрудника.
3. Сведения о кадровых изменениях. Заглавными буквами впишите слово «УВОЛЬНЕНИЕ».
4. Сведения о работе в условиях Крайнего Севера. Если ваш сотрудник работал в районах Крайнего Севера, впишите код «РКС». Если сотрудник работал в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях не заполняйте это поле.
5. Бывшая должность сотрудника и структурное подразделение, в котором он работал. Указывайте структурное подразделение, только если оно было упомянуто в трудовом договоре.
6. Код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Укажите код в формате «ХХХХ.Х»: до точки поставьте код профессии из классификатора, после — контрольное число (номер раздела, к которому относится выбранная профессия).
7. Причины увольнения. В этом поле потребуется указать код причины увольнения из справочника.
8. Наименование документа, на основании которого сотрудник был уволен. Как правило, это приказ.
9. Дата приказа в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
10. Номер приказа без знака «№».
11. Признак отмены записи. Оставьте это поле пустым.

Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении:

Код причины увольнения в ЕФС-1

Внимательнее рассмотрим, как заполнить графу 7 в подразделе 1.1, то есть как вписать причину увольнения сотрудника в ЕФС-1. В этом поле нужно указать:

• код причины увольнения. Это указание на статью Трудового кодекса или закон, в соответствии с которым уволен сотрудник. Коды причин увольнения перечислены в приложении № 8 к постановлению № 246п;
• причину, по которой расторгнут договор. Нужно использовать ту же формулировку, которая приведена в ТК РФ или в нужном федеральном законе.

Приведём несколько примеров:

Почему уволили работника	Что нужно указать в графе 7 подраздела 1.1 ЕФС-1
Истёк срок трудового договора	п2ч1с77тк, Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Сотрудник сам захотел уволиться	п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Увольнение по соглашению сторон	п1ч1с77тк, Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Сотрудник попал под сокращение	п2ч1с81тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Работник не выполнял трудовые обязанности	п5ч1с81тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Если в таблице из приложения № 8 нет нужной вам причины, впишите в графу 7 код «иное» и приведите полные реквизиты закона и статьи, в соответствии с которой был уволен работник.

Когда нужно сдать ЕФС-1 при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника сдать ЕФС-1 нужно не позднее следующего рабочего дня. Это значит, что если работника уволили 18 мая 2023 года, отправить документ необходимо 18 или 19 мая. Если же сотрудника уволили накануне выходных, срок сдачи ЕФС-1 сдвигается. Например, если увольнение произошло 5 мая 2023 года, то отправить форму нужно 5 или 10 мая, потому что с 6 по 9 мая были выходные.

За нарушение сроков сдачи ЕФС-1 должностному лицу компании выпишут штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Как сдать ЕФС-1 при увольнении в 2023 году

СФР принимает от работодателей ЕФС-1 на бумаге и в электронной форме. Однако отправлять бумажный отчёт имеют право только те компании и ИП, которые работают не более чем с 10 сотрудниками. При заполнении бумажной ЕФС-1 нужно использовать синие, фиолетовые или чёрные чернила. Зачёркивать внесённые данные или исправлять их с помощью «штрихов» и «замазок» запрещено.

Организациям и ИП, которые наняли и застраховали больше 10 работников, необходимо отправлять ЕФС-1 в электронном виде. Если документы в СФР подаёт руководитель компании, ему нужно выпустить на своё имя усиленную квалифицированную электронную подпись. Если отчёты сдаёт бухгалтер или другой сотрудник предприятия, с 1 сентября 2023 года ему потребуется использовать для этого личную квалифицированную электронную подпись и машиночитаемую доверенность от руководителя.

Сервисы для сдачи отчётности от «Калуга Астрал» помогут вам легко заполнить и быстро отправить ЕФС-1 в СФР. Пользователи «1С» могут активировать модуль 1С-Отчётность и подавать документы напрямую из привычной им программы. Для тех, кто не работает в «1С», наши специалисты разработали программу Астрал Отчёт 4.5 и онлайн-сервис Астрал Отчёт 5.0.

Какие отчеты нужно сдать при увольнении сотрудника

С 2023 года применяется новая форма отчетности для работодателей ЕФС-1. Она заменила собой несколько прежних форм — СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Теперь при расставании с любым сотрудником нужно подавать всего один отчет — подраздел 1.1 ЕФС-1.

Разбираемся, когда подавать отчет, как его заполнить и что будет, если этого не сделать.

Когда и как сдавать «увольнительный» подраздел ЕФС-1

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на каждого уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПД, кроме самозанятых.

Сроки сдачи подраздела 1.1 такие:

• при увольнении или приостановлении трудового договора — на следующий рабочий день после издания приказа;
• при прекращении ГПД — на следующий рабочий день после прекращения договора.

Титульный лист ЕФС-1 сдают всегда и заполняют одинаково.

Образец заполнения титульного листа ЕФС-1

Если у вас больше 10 работников на трудовом договоре и ГПД, подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно подавать электронно через оператора ЭДО. Если меньше — можно выбрать, как отчитываться: в электронном виде или на бумаге.

Как заполнить отчет при увольнении работника

В подразделе 11 граф — разберем подробно те, которые чаще всего вызывают затруднения у работодателей.

Образец заполнения подраздела 1.1 формы ЕФC-1 при увольнении

Графа «Трудовая функция». Пятый столбец заполняют при прекращении трудового договора. Если работник трудился на ГПД, пропустите эту графу.

Укажите должность и название структурного подразделения, например отдела или департамента, как они указаны в трудовом договоре. Скажем, «Кладовщик, склад № 1». Если в договоре нет подразделения, пишите только должность.

Графа «Код выполняемой функции». В шестом столбце укажите четырехзначный код и контрольное число профессии работника из Общероссийского классификатора занятий. Например, для кладовщика это 4321.9.

Коды в классификаторе ищите по наименованию должности или профессии и по отдельным словам этого наименования по всему тексту с помощью функции «Поиск по тексту».

30 самых популярных профессий вынесли в отдельный документ — чтобы вам было легче искать.

При прекращении ГПД также укажите код для соответствующего вида договора.

Вид договора	Код
Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)	ДГПХ
Договор авторского заказа	ДАВТ
Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства	ДОИП
Издательский лицензионный договор	ИЗЛД
Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе	ЛДПИ

Графа «Причины увольнения». В седьмом столбце укажите причину увольнения и соответствующий ей код из классификатора кодов.

Например, увольнению по собственному желанию соответствует код «п3ч1с77тк». В этом коде уже зашифрована ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, в котором названо одно из оснований увольнения — расторжение трудового договора по инициативе работника. Отдельно приводить ссылку на статью ТК не надо. Запись об увольнении по собственному желанию должна выглядеть так: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Что будет, если не сдать в срок или неверно заполнить отчет

За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем трудовая инспекция может вынести предупреждение или оштрафовать руководителя компании или ИП на 300—500 ₽.

Если эти нарушения допущены по исполнителю по ГПД, будет дополнительный штраф в 500 ₽ для работодателя-организации.

Как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника

Об увольнении сотрудника или о расторжении договора с подрядчиком нужно сообщать Социальному фонду не позже следующего дня после этого события. Расскажем, какую часть отчета ЕФС-1 для этого заполнить и какой штраф грозит за опоздание.

В этой статье:

• Что такое ЕФС-1
• Сроки отправки ЕФС-1 при увольнении работника
• В какой форме и куда сдавать отчет
• Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении
• Штраф за опоздание с ЕФС-1

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Что такое ЕФС-1

После объединения ПФР и ФСС в новый Социальный фонд отчетность тоже изменилась. Теперь прежние формы объединили под одной «обложкой» нового отчета, который так и называется: «Единая форма сведений», или ЕФС-1 (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № 245п, №246п).

В ЕФС-1 титульный лист и два раздела, которые почти без изменений повторяют старые формы:

Раздел 1 — о кадровых мероприятиях (в том числе увольнении), зарплате, страховом стаже, допвзносах на накопительную пенсию. Части раздела состоят из таблиц, знакомых нам по СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3, СИоЗП.

Раздел 2 — о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на работе и профессиональных болезней. Этот раздел состоит из таблиц прежней формы 4-ФСС.

Отчет СЗВ-М не вошел в форму ЕФС-1, но тоже теперь не действует. Вместо него теперь сдают в налоговую отчет «Персонифицированные сведения о физлицах». Некоторые сведения из этого отчета ФНС отправляет в СФР.

Части ЕФС-1 нужно заполнять с разной периодичностью, каждый раздел или подраздел можно сдавать независимо под общим титульным листом. Но корректировочные отчеты за прошлые годы сдают по старым формам, которые действовали в те периоды, за которые нужно скорректировать сведения.

Сроки отправки ЕФС-1 при увольнении работника

С начала 2023 года действуют новые сроки для всех форм отчетности. Общий срок сдачи отчетов и деклараций — 25 число месяца, в котором нужно представить сведения.

Например, для второго раздела ЕФС-1 регулярность отправки — квартал. Подразделы, которые посвящены большинству кадровых мероприятий: переводу на новую должность, изменению квалификации — сдают не позднее 25 числа следующего месяца. Скажем, если сотрудника повысили в мае, то до 25 июня нужно отчитаться об этом.

Но об увольнении или разрыве договора ГПХ с подрядчиком нужно сообщить в Социальный фонд не позднее 2 рабочих дней с момента увольнения. Например, если работник увольняется в четверг, форму нужно отправить не позднее пятницы. Если увольнение проходит в пятницу, отчет сдается не позднее понедельника.

Отчитывайтесь в СФР и не только

Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Бухгалтерия сама создаст и проверит отчеты.

В какой форме и куда сдавать отчет

Правила для отправки отчета на бумаге и в электронном виде общие для всех. Работодатели, у которых 10 и менее штатных сотрудников и физлиц на договорах ГПХ (в их число не входят самозанятые подрядчики и ИП) — могут сдавать ЕФС-1 на бумаге. Если сотрудников и подрядчиков более 10 — отчет сдают только онлайн.

ЕФС-1 отправляют в территориальный орган СФР.

Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении

Чтобы передать сведения об уволенном штатном сотруднике или разрыве договора с подрядчиком, надо заполнить только следующие части ЕФС-1:

подраздел 1 в первом разделе;

подраздел 1.1 первом разделе.

Оформление увольнения — довольно простая задача, заполнить придется только данные об организации, сотруднике и несколько полей таблицы.

Титульный лист

Сведения на титульник вносят независимо от содержания ЕФС-1. Код отчетного периода не ставят, так как «под обложкой» могут быть отчеты за разные периоды.

Работодатель прописывает сведения о себе: имя предпринимателя или название организации, регномер в Социальном (прежде — в Пенсионном) фонде, ИНН и ОГРН.

Коды статистики указывают только государственные и муниципальные учреждения, коммерческих предприятий это не касается.

Сведения о страхователе, за которого сдают отчет, указывают только правопреемники организаций после разделения, слияния, смены организационно-правовой формы.

Титульный лист ЕФС-1 — образец

Подраздел 1. «Сведения о трудовой деятельности…»

Следующим этапом передают сведения о человеке, который уволился или разорвал договор с работодателем. В первом подразделе прописывают его имя, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Ниже указывают годы статуса на территории России и гражданскую принадлежность:

ГРФ — россиянин или россиянка;

ПЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, постоянно проживающее в России;

ВЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно проживающее в России;

ВПИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно пребывающее в России, если он не высококвалифицированный специалист;

ВКС — высококвалифицированный специалист, временно пребывающий в России.

В трех клетках, отведенных для кода страны, проставляют код 643 для российских граждан, три нуля для лиц без гражданства, а коды других стран ищите в Порядке заполнения отчета (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № №246п).

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Подраздел 1.1

Перед таблицей, которая посвящена кадровому мероприятию, есть две строки по поводу трудовой книжки. Если работник подал заявление о ведении трудовой только в электронном виде — нужно поставить дату заявления. Если сотрудник запросил выписку о трудовой деятельности — во второй строке ставится дата заявления на выписку. В полях «Признак отмены» нужно поставить «Х», если прежде вы по ошибке отправили сведения по этим строкам.

Ниже идет таблица из 11 граф, в которых надо указать сведения об увольнении.

В графе 1 ставят номер мероприятия, в графе 2 — дату увольнения. Для разрыва трудового договора это последний рабочий день, а для договора ГПХ — дата окончания работ или дата расторжения договора (например, если подрядчик или заказчик не выполнили свои обязательства).

В графе 3 указывают код кадрового мероприятия:

УВОЛЬНЕНИЕ — при расторжении трудового договора;

ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ — при завершении договора ГПХ.

В графе 4 ставят код территориальных условий труда:

РКС — если сотрудник или подрядчик работали в районах Крайнего Севера;

МКС — если сотрудник или подрядчик работали в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Это касается в том числе удаленных сотрудников: скажем, если удаленный тестировщик работал на московскую компанию из Воркуты, отметку ставить нужно. Если же работник или подрядчик трудились в обычных местностях, графу оставляют пустой.

В графе 5 указывают должность или профессию уволенного штатного сотрудника, как это было сформулировано в штатном расписании. Если сотрудник был совместителем, отмечают и это. По подрядчикам графу не заполняют.

В графе 6 по штатным сотрудникам проставляют код выполняемой функции из пяти знаков — смотрите коды в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08).

Для подрядчиков нужно указать вид договора:

ДОИП — об отчуждении права на произведение;

ИЗЛД — лицензионный издательский;

ЛДПИ — лицензионный на использование произведения.

В графе 7 указывают причину увольнения, и тоже в виде кода. Коды смотрите в классификаторе, который прилагается к Порядку заполнения: там указаны все причины увольнения на основании Трудового кодекса и Федеральных законов. Вот самые частые варианты:

п3ч1с77тк — прекращение трудового договора по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

п1ч1с77тк — прекращение договора по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

п1ч1с81тк — прекращение договора по инициативе работодателя из-за ликвидации компании (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если вашей причины в классификаторе нет, пропишите вместо кода «ИНОЕ» и добавьте реквизиты правового акта, пункт, часть статьи и статью, на основании которых уволен сотрудник.

В графе 8 указывают реквизиты документа, на основании которого штатный сотрудник уволен (приказ, распоряжение, протокол). Для подрядчиков пишут реквизиты договора ГПХ.

В графе 9 указывают дату документа, на основании которого уволен сотрудник, или дату расторжения договора ГПХ.

В графе 10 ставят номер этого документа-основания или номер договора ГПХ (без самого значка «№»).

Графа 11 нужна для отмены сведений, которые были переданы в более раннем отчете: в этом случае ставят отметку «Х».

Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 — образец

Штраф за опоздание с ЕФС-1

При опоздании с отчетом после увольнения сотрудника, из-за ошибок в отчете или из-за несоблюдении способа представления возможен штраф (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

опоздание и ошибки — 500 рублей за каждого сотрудника или подрядчика;

неверный способ сдачи (на бумаге вместо электронного способа) — 1 000 рублей.

Штрафа можно избежать или сократить его. Если вы заметили ошибку — отправьте уточненный отчет. Если налоговая прислала требования об исправлении ошибки — отправьте уточненку не позднее 5 рабочих дней с момента получения требования. Если все-таки назначен штраф — оплатите его в течение 10 дней с 50% скидкой.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.