Дата возникновения дебиторской задолженности как определить

Общий алгоритм работы с дебиторской задолженностью организации

Cправедливости ради следует отметить, что дебиторскую задолженность организации формируют и задолженности работников по денежным суммам, выданным в подотчет. Однако, как правило, эти суммы весьма незначительны – в сравнении с суммами, указанными в заключаемых договорах, и именно в силу малозначительности данных сумм эту составляющую дебиторской задолженности организации в настоящем исследовании мы рассматривать не будем.

Об актуальности рассматриваемой темы красноречиво свидетельствует тот факт, что вопросам возникновения дебиторской задолженности и возможностям ее взыскания в специальной литературе уделяется значительное внимание. И это внимание весьма оправданно. Практически каждый хозяйствующий субъект при осуществлении предпринимательской деятельности сталкивался с тем, что его партнеры в установленный срок не оплачивают отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги. К сожалению, представляется возможным констатировать, что дебиторская задолженность стала, образно говоря, обычаем российского делового оборота.

Исходя из смысла нормативных актов, регламентирующих вопросы бухгалтерского учета, дебиторская задолженность является составной частью активов хозяйственных обществ, наряду с оборотными средствами, оборудованием, недвижимостью и т. д.

Применительно к определениям ст. 128 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) дебиторская задолженность представляет собой один из объектов гражданских прав (а именно имущественного права).

Сразу необходимо оговорить, что отдельного законодательного или иного нормативного правового акта, который регламентировал бы порядок взыскания дебиторской задолженности, не существует. Поэтому многие организации, основываясь на своей практике или хозяйствующей практике своих контрагентов или партнеров по бизнесу, разрабатывают собственные локальные нормативные акты, целью которых является методологическое обеспечение процесса погашения дебиторской задолженности.

Анализ практики деятельности хозяйствующих субъектов в совокупности с анализом действующего законодательства и существующей судебной практики позволяет сформировать некоторый общий алгоритм работы по погашению существующей в организации дебиторской задолженности.

Условно работу с дебиторской задолженностью можно разделить на администрирование дебиторской задолженности и деятельность, направленную на ее ликвидацию.

• установление дебиторской задолженности;
• анализ установленной дебиторской задолженности;
• формирование резерва по сомнительным долгам;
• списание задолженности, безнадежной к взысканию.

Рассмотрим более подробно работу специалистов организации на каждом из обозначенных этапов работы по ликвидации возникшей дебиторской задолженности.

Администрирование дебиторской задолженности. Установление дебиторской задолженности

Общие правила работы по установлению и отражению в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями и подрядчиками и созданию резервов по сомнительным долгам закрепляются в Учетной политике организации.

Полагаю, что не следует дополнительно обосновывать тезис, что отражаемые в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации показатели должны быть реальными. Именно обеспечение представления объективных данных является одной из задач, стоящих перед бухгалтерским подразделением хозяйствующего субъекта, для чего проводится периодическая инвентаризация задолженностей.

Напомню, требование о проведении инвентаризации содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – ПВБУ-34н). При этом результатом проведения инвентаризации является сопоставление фактического наличия соответствующих объектов контроля с данными регистров бухгалтерского учета. Иными словами, при проведении инвентаризации задолженностей бухгалтерским работникам организации необходимо убедиться в том, что отраженные в учете суммы дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждены соответствующими первичными учетными документами: накладными, актами, платежными поручениями (например, на перечисление аванса), расходными кассовыми ордерами (например, на выдачу займа) и т. д. Поэтому задачу инвентаризационной комиссии в несколько упрощенном варианте можно сформулировать как проверку наличия документов, подтверждающих действительную величину каждой задолженности. Никаким другим способом выполнить требование ст. 11 Закона о бухгалтерском учете не получится, поскольку в соответствии с нормами ст. 10 Закона о бухгалтерском учете в регистрах бухгалтерского учета отражаются данные, содержащиеся в первичных учетных документах. Поэтому, если первичные документы отсутствуют, такую задолженность необходимо признать неподтвержденной, и, следовательно, в отношении ее можно говорить о том, что такой актив (или, иными словами, дебиторская задолженность) в учете существовать не может и должен быть списан в установленном порядке.

При этом представляется необходимым отметить, что в соответствии с положениями ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Одновременно п. 8 ст. 3 этого же законодательного акта установлено, что фактами хозяйственной деятельности организации являются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Совокупное рассмотрение приведенных норм позволяет сделать вывод о том, что столь популярный в бухгалтерской среде акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, на основании которого могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете организации. Следовательно, сверка расчетов с дебиторами и кредиторами по сути своей и своему статусу не является частью инвентаризации (исключение составляют сверки расчетов с бюджетом и банками, обязательность проведения которых предусмотрена п. 74 ПВБУ-34н), и в бухгалтерской (финансовой) отчетности хозяйствующего субъекта должны быть отражены только те суммы задолженностей, которые, по мнению конкретной организации, являются правильными (т. е. безусловно подтвержденными имеющимися первичными учетными документами).

При этом обращает на себя внимание то, что формулировка п. 73 ПВБУ34н позволяет сделать вывод о том, что в учетных документах контрагентов суммы задолженностей могут и не совпадать, поскольку расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из своих бухгалтерских записей, признаваемых ею правильными (т. е. документально подтвержденными).

Специалистами признается, что отсутствие требования о наличии актов сверки в качестве основных первичных учетных документов вовсе не означает, что от их составления можно вообще отказаться. Специалистами отмечается, что проводить сверку расчетов с контрагентами целесообразно, ведь эта процедура помогает выявить допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки и неточности. Тем не менее, как уже отмечалось ранее, делать записи на счетах учета, исправляя выявленные ошибки, бухгалтер будет не на основании акта проведенной сверки, а на основании первичных учетных документов.

Следует обратить внимание и на то, что в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций, приведенных в письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01, Минфин России, сославшись на п. 27 ПВБУ-34н, обратил внимание аудиторов на то, что для целей составления бухгалтерской (финансовой) отчетности инвентаризация имущества может проводиться на любую дату, начиная с 1 октября и позднее, а вот инвентаризация обязательств (в ходе которой и выявляются задолженности) должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно. В связи с этим понятно, что итоговые документы, связанные с проведением инвентаризации, могут быть датированы годом, следующим за годом образовавшихся задолженностей. Тем не менее выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском (финансовом) учете организации в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Такой подход предусмотрен в ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете.

Специалистами в то же самое время отмечается, что в реальной деятельности по администрированию дебиторской задолженности не следует ограничиваться только установленными обязательными инвентаризациями. В целях обеспечения внутреннего контроля инвентаризацию обязательств рекомендуют проводить не реже одного раза в полугодие, а еще лучше – ежеквартально.

В идеале формы, составляемые при инвентаризации, должны решать задачи не только бухгалтерского, налогового, но и управленческого учета. Однако доработка и тем более разработка новой формы документа требуют привлечения усилий различных специалистов организации, способных понять и обосновать необходимость удаления или добавления тех или иных граф.

Весьма уместным будет в этой связи и учет мнения сторонних экспертов, аудиторов и иных специалистов. Например, эксперт Соловьева А.А., руководствуясь тем, что целью инвентаризации является подтверждение задолженностей соответствующими первичными учетными документами, предлагает сведения о реквизитах договора, накладных, актах, платежных поручениях и других документах отражать в акте (справке к акту) инвентаризации, а вот графу «За что числится задолженность» предлагает исключить, поскольку она не несет полезной информационной нагрузки.

• начало течения срока исковой давности (дата определяется по условиям договора и в ряде случаев может не совпадать с датой осуществления операции);
• сведения о прерывании срока исковой давности;
• дата истечения срока исковой давности (будет изменяться в случае прерывания течения срока);
• сведения, указывающие на нереальность взыскания долга (например, невозможность взыскания которого подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства).

Анализ установленной дебиторской задолженности

Установленная в процессе инвентаризации обязательств дебиторская задолженность организации подлежит дополнительному изучению и анализу с точки зрения оценки перспективы ее погашения. В процессе данного анализа вся установленная дебиторская задолженность разделяется на три группы:

• дебиторская задолженность, признанная перспективной к погашению;
• дебиторская задолженность, не отвечающая требованиям для признания ее безнадежной к взысканию, но погашение которой будет связано с определенными проблемами (в последующем данная задолженность учитывается при формировании резерва по сомнительным долгам);
• дебиторская задолженность, отвечающая критериям для признания ее безнадежной к взысканию (в последующем данная задолженность подлежит списанию в установленном порядке).

Вторая группа, как правило, сформирована просроченной дебиторской задолженностью – долгом с истекшим сроком погашения, который установлен договором или другим документом, содержащим обязательства.

Третью группу в абсолютном своем большинстве формируют просроченные задолженности, по которым истек установленный гражданским законодательством срок исковой давности.

При этом следует иметь в виду, что налоговое законодательство в зависимости от состояния просроченного долга подразделяет задолженности на перспективную к погашению, сомнительную или вовсе безнадежную к взысканию.

Сомнительным долгом в соответствии с нормативными предписаниями п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) признается любая задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Безнадежными к взысканию задолженностями в целях налогообложения по определению п. 2 ст. 266 НК РФ считаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательства прекращаются вследствие невозможности их исполнения, на основании акта государственного органа либо ликвидации организации-должника. Данное определение долгов, нереальных к взысканию, корреспондирует с положениями ст. 196, 416, 417 и 419 ГК РФ.

Общий алгоритм анализа дебиторской задолженности и ее оценки изложен, например, в Правилах (стандартах) аудиторской деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 6965. В более приближенном к практической финансово-хозяйственной деятельности организации виде данный алгоритм анализа дебиторской задолженности должен найти свое отражение в Учетной политике организации (или в одном из приложений к ней).

При анализе дебиторской задолженности первоочередным, как представляется, является определение срока возникновения дебиторской задолженности. Чаще всего данный срок устанавливается при изучении договора с контрагентом. В нем должны быть определены сроки оплаты поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ. Только по истечении этих сроков долг становится просроченным и подлежит учету в качестве дебиторской задолженности, более тщательному контролю и мониторингу.

Несколько иной механизм используется в том случае, если в заключенных договорах не указаны конкретные сроки оплаты поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг). В этом случае вступают в силу правила п. 1 ст. 486 ГК РФ: покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара (если иное не предусмотрено законодательством, договором купли-продажи или не вытекает из существа обязательства). Кроме того, необходимо в этом случае принимать во внимание, что в соответствии с нормативными предписаниями п. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» банк должен провести платеж не позднее 3 рабочих дней. Таким образом, поставка должна быть оплачена в течение 3 рабочих дней с даты приемки-передачи товара7. И только с этого дня можно считать задолженность просроченной, признавать дебиторской и включать в список контролируемых долгов.

Если же вы оплатили поставку товара авансом по счету поставщика без договора и в счете также не указан срок поставки, вступают в действие иные правила, основанные на нормативных предписаниях ст. 314 и 457 ГК РФ. В соответствии с ними вы официально требуете от поставщика исполнения обязательства в конкретный срок, который должен быть разумным. А если в претензии вы не указали конкретного срока или поставщик не исполнит ваше требование, то обязательство по поставке должно быть исполнено в семидневный срок со дня предъявления вами требования о его исполнении. То есть определить срок просрочки поставки практически невозможно до тех пор, пока должнику не будет официально отправлена претензия с требованием исполнения обязательства.

Претензию (требования о поставке товара в соответствии с произведенной предоплатой), а равно и любые иные деловые письма в случае возможных перспектив последующих судебных разбирательств рекомендуется отправлять контрагентам заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении, так как подпись на уведомлении о получении является единственным неоспоримым подтверждением получения письма. Повторюсь, по истечении 7 дней с даты получения должником требования (претензии) с просьбой о выполнении обязательства по поставке задолженность следует признавать дебиторской и включать ее сумму в список просроченных долгов.

Формирование резерва по сомнительным долгам

Важным этапом работы с дебиторской задолженностью организации является формирование резерва по сомнительным долгам. Порядок формирования резерва по сомнительным долгам определяется Учетной политикой организации, разрабатываемой в соответствии с Положением о бухгалтерском учете (далее – ПБУ) «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Необходимо подчеркнуть, что положение Учетной политики организации о том, что резерв по сомнительным долгам не создается, противоречит законодательству о бухгалтерском учете. В состав резерва по сомнительным долгам включается любая необеспеченная задолженность, как просроченная, так и непросроченная, причем не только за реализованные товары, работы и услуги, но и по перечисленным авансам, а также по выданным беспроцентным займам. Резерв по сомнительным долгам не создается в отношении:

• долгов, в отношении которых у организации отсутствуют документы, подтверждающие ее возникновение и размер;
• долгов по процентным займам, которые в силу требований утвержденного приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» являются финансовыми вложениями, поэтому в отношении них создается не резерв по сомнительным долгам, а резерв под обесценение;
• долгов (даже просроченных), в отношении которых у организации существует уверенность в том, что они будут погашены.

Величина резерва по сомнительным долгам в соответствии с требованиями п. 3 утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений» является оценочным значением. При этом дебиторская задолженность отражается в балансе организации за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам. Такой порядок закреплен в п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

• признания задолженности безнадежной к взысканию и ее списания в установленном порядке;
• погашения должником имеющейся задолженности (полностью или частично);
• изменения оценочного значения задолженности.

В соответствии с требованиями ПВБУ-34н и ПБУ 21/2008 сформированный резерв по сомнительным долгам ежегодно пересматривается (как правило, это происходит по результатам обязательной инвентаризации обязательств).

Дебиторская задолженность: какая бывает и как ей управляют

Дебиторка — замороженные деньги бизнеса. Если их слишком много, компания не может покрывать расходы и несёт убытки. Объясняем, как это контролировать.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Дебиторская задолженность — всё, что должны бизнесу другие компании, государство или сотрудники. Её размер важно контролировать и вовремя снижать, чтобы у самого бизнеса не образовалось долгов по своим счетам.

В статье рассказываем главное, что нужно знать о дебиторской задолженности предпринимателям и управленцам.

• Что такое дебиторская задолженность и когда она образуется
• Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской
• Какие есть виды дебиторской задолженности
• Как можно управлять дебиторской задолженностью
• Как её снизить и списать
• Как узнать больше об управлении финансами в бизнесе

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (или дебиторка) — это размер долгов и обязательств перед бизнесом. К долгам относят не только деньги, но также недоставленные товары, невыполненные работы или неоказанные услуги. Дебиторская задолженность может быть у любого бизнеса.

Допустим, компания «Солнышко» отгрузила компании «Лучик» материалы на 2 миллиона рублей. «Лучик» не заплатил за эти материалы сразу — взял отсрочку платежа. В этом случае 2 миллиона будут дебиторской задолженностью «Солнышка».

Или, наоборот, компания «Лучик» внесла на счета компании «Солнышко» 2 миллиона рублей в качестве предоплаты за материалы. «Солнышко» их ещё не доставило. До момента доставки материалы на сумму 2 миллиона рублей будут дебиторской задолженностью «Лучика».

Компании или предпринимателей, которые ждут погашения долга, называют кредиторами. А их должников — например, контрагентов, покупателей, сотрудников, государство — дебиторами.

В крупных компаниях за дебиторской задолженностью обычно следят финансовые менеджеры. Если бизнес небольшой, то все задачи по управлению дебиторкой и её учёту ложатся на бухгалтера или собственника.

Когда дебиторская задолженность становится проблемной — например, если дебиторы долго не возвращают долг, — к работе подключают юристов. Они пишут досудебные претензии или составляют заявления для обращения в суд.

Курсы в Skillbox для тех, кто хочет разбираться в финансах бизнеса

• «Профессия Финансовый менеджер» — понять, как управлять финансовым состоянием бизнеса и оценивать инвестпроекты.
• «Финансовый аналитик» — глубже погрузиться в финансовый анализ и научиться увеличивать прибыль бизнеса.
• «Финансы для предпринимателя» — научиться правильно планировать расходы, прогнозировать кассовые разрывы и строить финмодель бизнеса.

Когда образуется дебиторская задолженность: примеры

Дебиторская задолженность возникает в момент, когда две стороны не могут выполнить свои обязательства друг перед другом одновременно. Например, работы выполнили сейчас, а плату за них сразу не перевели.

Такой долг может образоваться на несколько часов или дней, а может существовать месяцами или годами.

Вот несколько случаев, когда у бизнеса образуется дебиторская задолженность:

• Предоплата. Например, компания заказала материалы и внесла за них аванс. Пока поставщик доставляет эти материалы, у компании в учёте числится дебиторка на сумму аванса.
• Отсрочка платежа. Например, индивидуальный предприниматель сделал ремонт офисных помещений компании. Компания попросила частичную отсрочку оплаты его услуг. Пока она не переведёт оставшиеся деньги, у ИП будет числиться дебиторская задолженность.
• Заём. Например, компания даёт предпринимателю деньги в долг. Дебиторская задолженность возникает у компании в момент передачи денег и постепенно уменьшается, когда ИП гасит долг частями.
• Переплата. Например, бухгалтерия ошиблась в расчётах и перевела сотруднику больше денег, чем нужно. У компании в учёте будет числиться дебиторская задолженность, пока сотрудник не вернёт лишние деньги или пока в следующем месяце бухгалтерия не сделает перерасчёт.
• Переплата по налогам и взносам. Например, ИП должен был уплатить налог в размере 35 тысяч рублей, но перевёл в налоговую 50 тысяч. В этом случае у предпринимателя возникает дебиторская задолженность 15 тысяч рублей, а налоговая становится дебитором. Эту сумму можно потребовать вернуть или оставить в счёт будущих платежей.

Во всех случаях появление дебиторской задолженности у одной стороны договора приводит к появлению кредиторской задолженности у другой стороны. Ниже рассказываем, чем они различаются.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Кредиторская задолженность (кредиторка) — обратная сторона дебиторской. Это размер долгов и обязательств бизнеса перед другими компаниями, сотрудниками или государством.

Как и в случае с дебиторской задолженностью, к кредиторке относятся не только деньги, но и товары, работы или услуги.

В нашем первом примере, когда компания «Лучик» получила материалы, но не расплатилась за них, у неё образовалась кредиторская задолженность. Во втором случае кредиторская задолженность возникла у «Солнышка» — эта компания получила деньги за материал, но не отгрузила его покупателю.

Другими словами, кредиторская задолженность возникает у бизнеса, когда он получил товар или услугу «в долг». А дебиторская — когда «в долг» продал товар или оказал услугу.

Какие есть виды дебиторской задолженности

Виды дебиторской задолженности выделяют по четырём основным признакам: по основанию возникновения, по вероятности погашения, по срокам погашения и по срокам исполнения обязательств.

По основанию возникновения. Вид задолженности определяется по тому, кто должник: поставщики, контрагенты, покупатели, сотрудники, государство и так далее. Например, контрагенты должны доделать оплаченный ремонт оборудования, а покупатели — перечислить деньги за товар.

По вероятности погашения. Дебиторскую задолженность делят на сомнительную и безнадёжную.

Сомнительная дебиторская задолженность — долг, не уплаченный в срок и не обеспеченный залогом или банковской гарантией. Вероятность, что дебитор погасит такую задолженность, есть, но она невелика.

Безнадёжная дебиторская задолженность — непогашенный долг, у которого истёк срок исковой давности. В России срок исковой давности равен трём годам. После этого кредитор не может обратиться в суд, чтобы взыскать задолженность. Также задолженность становится безнадёжной, если дебитор признан банкротом.

По сроку погашения. Дебиторская задолженность может быть краткосрочной (текущей) или долгосрочной.

Краткосрочная дебиторка — долг, который должны вернуть в течение года. Допустим, компания внесла предоплату за материал. Через месяц этот материал доставили на склад — дебиторская задолженность пропала.

Долгосрочная дебиторка — долг со сроком погашения больше одного года. Например, заём под залог недвижимости на десять лет.

По сроку исполнения обязательств. Дебиторская задолженность может быть нормальной или просроченной.

Нормальная — задолженность, сроки погашения которой ещё не истекли. Просроченная — задолженность с нарушенными сроками исполнения. Например, когда работа исполнителя должна быть оплачена в течение 15 дней, но прошёл уже месяц, а деньги так и не пришли.

Любая дебиторская задолженность может стать причиной кассовых разрывов. Это когда компании нужно, например, выдать зарплату сотрудникам, а у неё нет денег на это — контрагенты не платят свои долги. Чтобы избежать таких ситуаций, дебиторской задолженностью нужно управлять. Поговорим об этом подробнее.

Как управлять дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью условно можно разбить на четыре этапа: профилактика, контроль, взыскание и списание.

Профилактика. Чтобы не возникло проблем, важно проверять будущих контрагентов и правильно составлять договоры.

Для проверки можно воспользоваться сервисом налоговой и узнать актуальный статус компании или предпринимателя — действует бизнес или находится на стадии ликвидации. В Едином федеральном реестре сведений о банкротстве можно узнать, не началась ли в отношении контрагента процедура банкротства. А в картотеке арбитражных дел — проверить, не ведутся ли против контрагента судебные разбирательства. Во всех этих сервисах для проверки достаточно ввести ИНН или ОГРН контрагента.

В договорах нужно предусмотреть пени за просрочку или систему штрафов. Также желательно прописывать чёткие даты платежей (в том числе отсрочки). Это снизит риск просрочки дебиторской задолженности.

Контроль. Бизнес должен проводить инвентаризацию дебиторской задолженности — проверять, кто и сколько ему должен. Например, сколько товара он отгрузил и сколько денег за него фактически получил. Также важно контролировать даты платежей и при необходимости напоминать о них дебиторам.

Взыскание. Этот этап начинается, когда задолженность превращается в просроченную. Такие долги нужно взыскать, пока они не стали сомнительными или безнадёжными. Вот как это можно сделать:

• Договориться о рассрочке. Если у дебитора возникли временные проблемы в бизнесе, можно обсудить с ним вариант погашения долга частями.
• Подготовить претензию. Это вариант на случай, когда договориться о рассрочке не получается. Перед тем как подать в суд, нужно составить и отправить контрагенту претензию. В ней указать размер долга, период просрочки и ожидаемую дату погашения. Претензию лучше отправлять почтой с уведомлением о вручении — это пригодится в случае судебного разбирательства.
• Подать в суд. Если контрагент не отвечает на претензию в течение 30 дней или если его ответ не устраивает компанию, можно обратиться с иском в арбитражный суд. Судебные разбирательства не гарантируют возвращение долга — например, если дебитор обанкротился, судебные приставы не смогут взыскать с него долг.

Списание. Вот случаи, при которых дебиторскую задолженность пора списывать:

• Ис­тёк срок ис­ко­вой дав­но­сти — дебиторка превратилась в безнадёжную.
• Дебитор перестал существовать как юридическое лицо — исключён из реестра юридических лиц.
• Судебные приставы установили, что долг с дебитора взыскать невозможно, — например, в случае банкротства.

Дебиторку списывают с балансового учёта в прочие расходы компании или в счёт резерва сомнительных долгов. При этом списание задолженности не означает, что она аннулирована. Компания должна отражать сумму долга на забалансовых счетах бухгалтерского учёта в течение пяти лет — на случай, если за это время финансовое состояние дебитора улучшится и он сможет погасить долг.

Перечисленные способы используют в случаях, когда дебиторская задолженность уже образовалась и её нужно контролировать. Но перед тем, как отгружать материал или товар в долг, — до образования дебиторки, — нужно оценить свои финансовые возможности и понять, может ли компания себе это позволить. Иногда для предотвращения дальнейших проблем с дебиторской задолженностью проще отказать покупателю в отсрочке.

Как снизить дебиторскую задолженность

Дебиторку можно снизить двумя путями — заранее предусмотреть её обеспечение или полностью продать её другим компаниям. Разберём каждый вариант подробнее.

Обеспечение дебиторской задолженности. Его нужно предусмотреть на этапе заключения договора. Вот три варианта обеспечения дебиторки:

• Поручительство третьего лица. Если дебитор не уплатит долг самостоятельно, кредитор сможет потребовать эту сумму с его поручителя.
• Залог. В качестве обеспечения долга дебитор закладывает своё имущество — например, недвижимость или транспорт. Если он не уплатит долг, кредитор сможет забрать это имущество себе в собственность или продать.
• Банковская гарантия. Это гарантийный документ от банка. Согласно ему, если дебитор не уплатит долг, это сделает банк-гарант.

Продажа дебиторской задолженности. Это можно сделать тремя способами — с помощью цессии, факторинга или векселя.

Цессия — это договор, по которому одна компания передаёт другой компании право требовать долг со своего дебитора. Его заключают, когда дебиторская задолженность уже образовалась.

Факторинг — практически то же, что и цессия, но договор заключается до того, как появляется долг. Например, компания даёт своему покупателю отсрочку платежа за товар и одновременно заключает договор факторинга. В этом случае факторинговая компания сразу переводит деньги за товар компании-продавцу, а покупатель позже расплачивается уже с факторинговой компанией.

Вексель — ценная бумага, которая подтверждает право требовать с должника указанную сумму в определённый срок. Эту бумагу дебитор может выдать кредитору в качестве гарантии оплаты. А дебитор может продать её третьему лицу.

Дебиторская задолженность всегда продаётся гораздо дешевле фактической суммы долга. Кредитор в любом случае теряет часть денег, но получает хоть какое-то возмещение. Обычно продажа дебиторки актуальна, когда бизнесу нужно срочно избавиться от кассовых разрывов.

Ещё дебиторскую задолженность можно застраховать. В этом случае придётся заплатить комиссию, но зато компания получит от страховой всю сумму долга, если дебитор его не вернёт.

Анализ и контроль дебиторской задолженности

Предприятия, осуществляющие хозяйственно-финансовую деятельность, проводят расчеты с контрагентами. Если предприятие отгрузило продукцию или выполнило работы и услуги до момента поступления на расчетный счет денежных средств (платежей), то возникает дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность — это задолженность поставщиков и подрядчиков, работников предприятия, контрагентов-заказчиков, которые должны данному предприятию за реализованные товары, работы, услуги. Дебиторами могут быть как юридические, так и физические лица.

Суть дебиторской задолженности заключается в том, что в бухгалтерском учете эти долги считаются в составе актива, то есть фактически они еще не оплачены, а в прибыль входят. Следовательно, состояние дебиторской задолженности влияет на финансовое положение предприятия.

Задача любого предприятия — постоянный контроль и анализ дебиторской задолженности. Для решения этой задачи нужно формировать отчеты о состоянии долгов, их величине и составе.

Состав дебиторской задолженности:

• задолженность по выданным поставщикам авансам в счет предстоящих поставок;
• задолженность по расчетам с подотчетными лицами;
• задолженность контрагентов-покупателей по расчетам за товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• переплата налогов в бюджет;
• расчеты по «входному» НДС;
• задолженность страховых взносов от фонда социального страхования (ФСС), если суммы пособий по больничному листу и в связи с материнством превышают начисленные страховые взносы;
• задолженность по выданным займам;
• задолженность по расчетам с лицами, которые должны компенсировать ущерб;
• прочая задолженность предприятию.

ПРИМЕР АНАЛИЗА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Анализ дебиторской задолженности можно провести в такой последовательности:

1. Анализ структуры, движения и состояния дебиторской задолженности.
2. Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения.
3. Определение доли дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов, расчет показателей оборачиваемости, оценка соотношения темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки от реализации.
4. Анализ соотношения дебиторской и кредиторской задолженности.

Анализ структуры, движения и состояния дебиторской задолженности

Рассмотрим структуру краткосрочной дебиторской задолженности учреждения здравоохранения в динамике за один финансовый отчетный год (табл. 1).

Из таблицы 1 следует, что краткосрочная дебиторская задолженность на конец 2018 г. снизилась на 412 852 руб. по сравнению с его началом.

Дебиторская задолженность по реализованным работам и услугам заказчикам-покупателям составляет наибольший удельный вес в общем объеме задолженности организации: 60,74 % на начало года и 58,81 % на конец.

Задолженность по авансам, выданным поставщикам, имела положительную динамику и снизилась на конец года на 73 194 руб.

Расчеты по налогу на добавленную стоимость в конце 2018 г. составили 206 038 руб. против 294 582 руб. на начало года, сократив дебиторскую задолженность на 88 544 руб.

Сумма дебиторской задолженности по социальному страхованию на конец года — 126 782 руб. Задолженность образовалась из-за превышения суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности над суммой страховых взносов в ФСС.

Все показатели по дебиторской задолженности на конец года имели положительную динамику.

Дебиторская задолженность поставщиков

Рассмотрим дебиторскую задолженность поставщиков в разрезе каждого договора по сумме и срокам возникновения, выясним причины ее образования.

В период между оплатой поставщику и отгрузкой ему товара, выполнением работы или оказанием услуги образуется дебиторская задолженность и возникает финансовая обязанность контрагента по погашению этого долга. Данный период может длиться несколько дней или месяцев в зависимости от условий, оговоренных сторонами в договоре.

Расчеты по выданным авансам с дебиторами и расчеты с поставщиками связаны. Если поставщику перечислен аванс за предстоящую поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), то в балансе образуется дебиторская задолженность поставщика перед организацией до даты поставки товаров.

Если поставщик сначала поставил материальные ценности (выполнил работы, оказал услуги), то у организации возникает кредиторская задолженность до момента проведения оплаты.

Определим суммы и сроки задолженности с помощью табл. 2.

Согласно данным табл. 2 дебиторская задолженность на конец 2018 г. составила 174 530 руб. Задолженность по срокам:

• до 30 дней — 58 179 руб. Объясняется тем, что по договору услуги связи и коммунальные услуги оказывают в следующем месяце после предоплаты. Дебиторская задолженность по материалам — 24 755,66 руб., поставки осуществляются в течение 30 дней после предоплаты;
• от 31 до 60 дней — 27 751 руб.;
• от 61 до 180 дней — 88 600 руб. (за лабораторный прибор, который согласно договору поставки ООО «Медтехника» должен отгрузить и доставить в конце первого квартала 2019 г.).

Просроченная задолженность отсутствует.

Дебиторская задолженность по реализованным работам и услугам заказчикам-покупателям

По данным табл. 1 видно, что в структуре дебиторской задолженности наибольший удельный вес имеет задолженность, связанная с продажей материальных ценностей, выполнением работ, оказанием услуг.

Задолженность возникает в момент отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и погашается в момент оплаты заказчиком-покупателем. Подтверждающим документом является акт выполненных работ (услуг), при отпуске товаров — накладная. Сроки оплаты регулируются двухсторонним договором и календарным планом.

Для анализа дебиторской задолженности по выполненным работам сформируем табл. 3 и оценим состояние «дебиторки» по размеру и срокам возникновения.

Как видно из табл. 3, дебиторская задолженность на конец первого полугодия 2019 г. составила 809 773 руб.

Долг образовался за заводом «УМЗ» в сумме 40 600 руб., задолженность по сроку — четыре месяца. Работа выполнена 03.03.2019 полностью в сумме 81 200 руб., а оплата произведена лишь частично (40 600 руб.).

Долг за компанией «Триод» — 60 200 руб. Работа выполнена 28 марта, оплата не произведена. Дебиторская задолженность по сроку — три месяца.

Дебиторская задолженность со сроком два месяца числится за двумя контрагентами:

• ТЦ «КОР» — 128 435 руб.;
• приборостроительным предприятием — 27 174 руб.

Долги за другими контрагентами составляют по срокам от одной недели до месяца.

Счета формируют на основании договора, заключенного между заказчиком и исполнителем. Чтобы проконтролировать выполнение обязательств, рассматривают каждый договор (в программе «1С» находят нужный). В найденном договоре открывается несколько счетов, предъявленных заказчику за определенный период. По каждому из них можно определить период, сумму счета, а также состояние текущего договора — реализация и оплата. В каждом договоре оговариваются сроки исполнения и оплаты (табл. 4).

На основании оценки сроков задолженности по каждому заказчику организация должна взыскать дебиторскую задолженность.

Просроченная задолженность возникает, когда контрагент не выполняет договорные условия, то есть не производит оплату в установленный срок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Вероятность возврата долга зависит от срока просрочки платежа. Чтобы получить деньги от контрагента, нужно работать с дебиторской задолженностью с первого дня просрочки.

Структурирование дебиторской задолженности путем ее сквозного анализа по срокам возникновения позволяет оценить возможные неплатежи. В соответствии с данным методом все счета заказчиков-покупателей нужно классифицировать по срокам возникновения дебиторской задолженности:

• срок погашения еще не наступил;
• просроченная задолженность до 30 дней;
• просроченная задолженность от 31 до 60 дней;
• просроченная задолженность от 61 до 90 дней;
• просроченная задолженность более 90 дней.

Срок нормальной просрочки зависит от вида деятельности организации.

Первые 30 дней считаются рабочей просрочкой. В этот период нужно вести переговоры с контрагентами, выяснить причины неуплаты долга, сослаться на договор и календарный план, оговорить сроки погашения дебиторской задолженности.

Если срок по договору истек, следует напомнить о необходимости оплаты долга: направить заказчику письмо, сделать рассылку напоминаний о погашении долга по электронной почте. Если у контрагента финансовые затруднения, нужно заручиться от него гарантийным письмом об обязательстве оплаты.

Если контрагент не торопится с оплатой, нарушает график платежей, то запланированные услуги на последующий период можно приостановить.

В случае неуплаты необходимо подготовить документы по доказательству долга — акт сверки взаиморасчетов, подписать его в двухстороннем порядке, заручиться от покупателя-должника письменным признанием дебиторской задолженности. В случае невозможности разрешить спорные вопросы документы о признании долга подтвердят факт задолженности в суде.

Если контрагент-должник не принимает никаких действий по оплате долга и задолженность не удается вернуть, юристу учреждения следует подготовить исковое заявление и подать его в арбитражный суд.

Дебиторская задолженность подотчетных лиц

Денежные средства выдаются авансом подотчетным лицам (материально ответственным сотрудникам) для совершения хозяйственных операций. В данном случае возникает дебиторская задолженность перед организацией.

К СВЕДЕНИЮ

Перечень сотрудников, имеющих право на получение средств под отчет для служебных расходов, закрепляют в приказе по организации.

За выданные суммы подотчетные лица должны отчитаться, а оставшиеся деньги вернуть в кассу. Это позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должно представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения. Дебетовый остаток в конце каждого месяца закрывается. Исключением могут быть суммы, выданные сотрудникам на командировочные расходы.

Согласно данным табл. 1 остаток на начало 2018 г. составил 8160 руб. по командировочным расходам, так как сотрудник в этот период находился в командировке и не отчитался за полученные деньги.

Дебиторская задолженность по социальному страхованию

Первые три дня больничного работодатель оплачивает за счет собственных средств, начиная с четвертого дня — за счет средств ФСС. Также за счет ФСС выплачиваются детские пособия.

Сумму страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащую уплате в ФСС, плательщик страховых взносов уменьшает на сумму произведенных им расходов на выплату обязательного страхового обеспечения.

Если суммы выплаченных пособий больше сумм страховых взносов, начисленных за тот же период, за ФСС образуется задолженность. В этом случае учреждение обращается в фонд, представляет отчет о дебиторской задолженности. На основании представленного отчета ФСС перечисляет средства учреждению, тем самым погашая дебиторскую задолженность.

В таблице 1 дебиторская задолженность по социальному страхованию на конец года составила 126 782 руб. Она образовалась следующим образом (табл. 5):

• начислено пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством за декабрь 2018 г. в размере 201 166 руб.;
• начислены взносы (2,9 %) на социальное страхование с фонда заработной платы:

2 564 960 руб. (зарплата) × 2,9 % = 74 384 руб.;

• дебиторская задолженность по взносам на социальное страхование:

201 166 руб. – 74 384 руб. = 126 782 руб.

Дебиторская задолженность по НДС

В бухгалтерском учете при авансовых платежах начисляются суммы НДС по предварительно полученным оплатам в счет предстоящей реализации товаров (работ, услуг).

Операции по НДС с полученных авансов образуют дебиторскую задолженность до закрытия этих авансов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Исчисленный с суммы предоплаты в счет предстоящих поставок НДС подлежит вычету в том налоговом периоде, в котором произведена отгрузка товаров (работ, услуг) (п. 6 ст. 172 НК РФ).

После отгрузки материальных ценностей (работ, услуг) дебиторская задолженность по НДС с полученных авансов уменьшается.

Из таблицы 1 видно, что дебиторская задолженность по расчетам НДС по авансам, полученным от заказчиков, на начало года составила 216 358 руб., а на конец года она уменьшилась до 160 940 руб.

Начисление налога, предъявленного учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам (выполненным работам, оказанным услугам), образует дебиторскую задолженность по НДС.

После получения счета-фактуры от поставщика суммы НДС списываются в качестве налогового вычета, тем самым погашается дебиторская задолженность по НДС.

По данным табл. 1, дебиторская задолженность расчетов по НДС по приобретенным материальным ценностям (работам, услугам) уменьшилась за период на 33 126 руб. (на начало года — 78 224 руб., на конец года — 45 098 руб.).

Расчет показателей оборачиваемости дебиторской задолженности

Для анализа дебиторской задолженности рассчитаем показатели оборачиваемости задолженности, которые характеризуют число оборотов долга в течение периода и среднюю продолжительность одного оборота (табл. 6).

Из таблицы 6 следует, что длительность оборота дебиторской задолженности в анализируемых периодах сократилась. Это говорит о снижении срока погашения дебиторской задолженности и является положительным фактором, поскольку ведет к высвобождению денежных средств из оборота.

Длительность оборота дебиторской задолженности составила:

• 2016 г. — 23,432 дня (задолженность погашалась в среднем 15,364 раза за период в 360 дней);
• 2017 г. — 22,467 дня (длительность оборота уменьшилась на 0,965; задолженность погашалась в среднем 16,024 раза);
• 2018 г. — 17,143 дня (длительность оборота сократилась на 5,324 (17,143 – 22,467); в среднем погашалась 21 раз).

Оценка соотношения темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки

Сравним темпы роста выручки с темпами роста дебиторской задолженности. Рост дебиторской задолженности оправдан, если сопровождается ростом выручки.

Темп роста дебиторской задолженности в 2017 г. по сравнению с 2016 г. составил 99,5 %, а темп роста выручки за тот же период — 103,7 %.

Темп роста дебиторской задолженности в 2018 г. по сравнению с 2017 г. составил 76,8 %, темп роста выручки — 100,6 %. Темпы роста выручки выше темпов роста «дебиторки».

Относительная экономия денежных средств за счет оборачиваемости дебиторской задолженности составила:

• 2017 г.: 79 234,17 руб. × –0,965 = 76 476,63 руб.;
• 2018 г.: 79 725,02 руб. × –5,324 = 424 467,96 руб.

Анализ соотношения дебиторской и кредиторской задолженности

Рассмотрим еще один важный показатель для оценки финансового состояния предприятия — соотношение дебиторской и кредиторской задолженности в динамике за последние три года. Для этого воспользуемся табл. 7.

Из таблицы 7 следует, что в 2017 и 2018 гг. коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности в организации превышает 1, то есть дебиторская задолженность полностью покрывает кредиторскую. Это положительный фактор, так как организация имеет возможность расплатиться по своим обязательствам с кредиторами без привлечения дополнительных источников финансирования.

Если коэффициент меньше нормативного значения 2, то замедляется обращение ликвидной части оборотных активов в денежные средства.

Невысокие темпы роста дебиторской задолженности в сравнении с ростом кредиторской нарушают ликвидность баланса за счет возможной неспособности покрыть краткосрочные пассивы быстрореализуемыми активами. Возникает ситуация нехватки платежеспособных средств.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Отсутствие денежных средств для своевременных расчетов может повлиять на платежеспособность предприятия и стабильность поставок, нарушить ритм материально-технического снабжения.

В результате возникновения дебиторской задолженности отвлекаются средства из хозяйственного оборота. Предприятие испытывает риск непогашения долгов просроченной задолженности, что приводит к уменьшению прибыли.

Дебиторская задолженность является резервом дальнейшего получения денежных средств от заказчиков-покупателей за отгруженную продукцию. С другой стороны, не взысканная своевременно дебиторская задолженность говорит о недостаточном контроле работы с контрагентами.

Оперативность контроля и постоянный анализ дебиторской задолженности обязательно отразятся на финансовом результате предприятия.

Значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости, ведет к тому, что предприятию приходится привлекать дополнительные источники финансирования.

Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — долги контрагентов, работников или государства перед ИП или компанией: деньги, товары, работы или услуги. Главное, что одна сторона уже выполнила свои обязательства, а вторая еще нет. Например, компания заплатила за дизайн сайта, но сайт еще не сделали. Или ИП отгрузил товары, а ему за них еще не заплатили.

Если бизнесу одновременно должны несколько контрагентов, дебиторская задолженность — сумма всех этих долгов.

Разберем подробнее, что такое дебиторская задолженность и как бизнесу с ней работать.

Дебиторская задолженность простыми словами — это долги контрагентов перед вами, если вы уже выполнили свои обязательства. Скажем, вы уже отгрузили товар, а покупатель еще не заплатил.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Кредиторская и дебиторская задолженность — противоположные понятия. Кредиторская задолженность — то, что сам бизнес должен контрагентам, работникам или государству. Например, деньги за полученный товар, выплаты по кредиту или пени.

Часто в одно и то же время бизнес сам что-то должен и ему должны. Кредиторскую и дебиторскую задолженность организации отражают в бухгалтерском учете. ИП ведут учет задолженности в произвольном виде, например в Excel. Соотношение кредиторской и дебиторской задолженности помогает оценивать финансовое состояние компании или ИП. Если долг бизнеса больше, чем дебиторская задолженность, возможно, бизнес работает неэффективно. Чтобы этого избежать, составляют финансовую модель.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность делят по основанию возникновения, срокам и вероятности погашения.

По основанию возникновения. Кто и за что должен бизнесу: контрагенты, работники или государство. Например, поставщик должен привезти оплаченный товар, работник — отработать отпускные, которые он получил за отпуск, предоставленный авансом. Государство — вернуть переплату по налогам.

По срокам погашения. Задолженность бывает краткосрочной и долгосрочной.

Если долг должны вернуть в течение года, задолженность считается краткосрочной. Она относится к оборотным активам бизнеса и влияет на его ликвидность — возможность рассчитаться с кредиторами. От ликвидности может зависеть, даст ли банк кредит бизнесу. Предполагается, что краткосрочную задолженность дебиторы могут погасить быстро, а значит, она поможет компании или ИП расплатиться по кредиту.

Если срок погашения долга больше года, такая задолженность считается долгосрочной и никак не влияет на ликвидность.

По срокам исполнения обязательств. Срок исполнения обязательств показывает, не опаздывает ли должник с исполнением. Задолженность бывает нормальной и просроченной.

Нормальная задолженность — если срок по договору еще не истек. Просроченная — если должник опаздывает с погашением обязательств.

По вероятности выплаты. Если срок погашения уже вышел, задолженность может быть сомнительной или безнадежной.

Сомнительная задолженность не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Шанс, что ее погасят, остается, но это зависит от состояния дебитора. Например, если у компании-должника началась процедура банкротства, вероятность погашения долга очень невелика.

Задолженность считается безнадежной, если истек срок исковой давности — три года, если контрагента признали банкротом, компанию ликвидировали или пристав вернул исполнительный лист в связи с невозможностью взыскания. Например, не нашел должника или нашел, но у него нет денег и имущества. Бизнес уже не сможет обратиться в суд, чтобы вернуть долг.

Управление дебиторской задолженностью

Дебиторскую задолженность нужно контролировать. Иначе может случиться так, что у компании или ИП не будет денег на зарплаты сотрудникам или закупку, а быстро получить долги от контрагентов не получится.

Есть несколько способов снизить дебиторскую задолженность:

1. Оценить финансовые возможности и лимиты. Еще до того, как отгружать продукцию в долг, нужно понять, сколько бизнес может одолжить контрагентам без ущерба себе.
2. Инвентаризировать долги — проверить, кто и какую сумму вам должен, и сделать расчет дебиторской задолженности. Обычно расчетом занимается бухгалтер — сверяет, например, на какую сумму отгрузили товар или сколько перечислили контрагенты. Помимо этого, нужно проверить, что можно считать сомнительными долгами и какую задолженность уже можно списать как безнадежную.
3. Проверить платежеспособность контрагентов — возможно, контрагент уже на стадии банкротства. Чтобы получить от должника деньги, компании или ИП нужно попасть в реестр кредиторов, иначе вернуть долг не получится.
4. Продумать систему штрафов и пени для будущих контрагентов, которые не платят вовремя.
5. Определить четкие сроки погашения долга и отправлять напоминания накануне этой даты.
6. Оценить ресурсы для взыскания долга. Например, если срок давности еще не вышел, но контрагент вас игнорирует и бизнес хочет обратиться в суд, нужно посчитать, во сколько обойдутся судебные расходы. Может быть, они будут больше суммы долга.

Лучше всего проверять надежность контрагентов еще в начале работы, а не после того, как появилась задолженность, — например, можно обнаружить, что на компанию подали в суд уже несколько заказчиков.

Для проверки можно воспользоваться открытыми ресурсами.

Что можно проверить	Где посмотреть
Не началась ли у партнера процедура банкротства	Единый федеральный реестр сведений о банкротстве
Были ли у этого контрагента судебные разбирательства	Картотека арбитражных дел
Бухгалтерскую отчетность компании-партнера за предыдущие годы	Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности
Есть ли у компании-партнера налоговые долги	Открытые данные ФНС о юридических лицах, имеющих налоговую задолженность

Если новые партнеры появляются постоянно, для их проверки можно воспользоваться услугами юриста.

Чем опасна дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность часто становится причиной кассового разрыва.

У компании есть дебиторская задолженность: контрагент должен заплатить за поставку товара. Пока контрагент еще не заплатил, компания берет деньги с расчетного счета и закупает материалы, чтобы производить новые товары. Случается кризис — продажи падают, выручка уменьшается. Если должник не заплатит вовремя, у компании не будет денег на текущие расходы, например чтобы выдать зарплату сотрудникам.

Рискованно надеяться, что контрагент вернет деньги вовремя, если дата возврата долга незадолго до дня зарплаты. Лучше на это не рассчитывать и заранее отложить деньги для зарплаты сотрудникам

На случай кассовых разрывов можно подключить в банке овердрафт — краткосрочный кредит, который позволяет тратить деньги на срочные необходимые расходы даже при нулевом балансе. А когда деньги от должников поступают на счет, овердрафт погашается автоматически.

Если контрагенты платят вовремя, можно распланировать поступления и расходы так, чтобы не оказываться без денег. Но всегда остается риск, что контрагент не погасит долг, даже если он добросовестный, например, если у него в бизнесе что-то пошло не так.

Что делать, если долг не погашают

У дебиторской задолженности есть срок исковой давности — три года с даты возникновения. Если за это время ничего не предпринять, потом деньги уже не вернуть. Рассказываем, что можно сделать в эти три года.

Обнулить срок давности. Предположим, контрагент обещает вернуть долг, просит перенести дату — и так в течение пары лет. Компания ему верит, но не доверяет настолько, чтобы оставить долг на словах. Чтобы срок давности не прошел, нужно составить акт сверки взаиморасчетов. В нем фиксируют сумму задолженности, и если обе стороны подписывают его, то три года начинают отсчитываться заново с даты подписания акта.

Важно, чтобы со стороны должника акт подписал директор или сам ИП: у других лиц нет полномочий признавать долги. По доверенности документ может подписать главный бухгалтер, но тогда реквизиты доверенности нужно будет указать в акте сверки.

В акте сверки зафиксирован долг в 12 140 ₽. Три года начнут отсчитываться с даты подписания акта обоими контрагентами

Договориться о рассрочке или отсрочке. Бывает, что у контрагента проблемы в бизнесе. Чтобы повысить шансы погашение долга, можно условиться о реалистичных для должника условиях, например платить по частям.

Обратиться в суд. В России обязательно досудебное урегулирование конфликтов — нужны доказательства, что кредитор пытался решить вопрос мирным путем. Чтобы их получить, нужно отправить контрагенту письменную претензию с требованием погасить долг.

Можно отправить ее почтой с уведомлением о вручении или передать лично. Советуем сделать копию претензии и попросить должника подписать ее. Если дело дойдет до суда, уведомление и копия с подписью пригодятся как доказательство, что кредитор пытался договориться мирно.

Если контрагент проигнорирует претензию, можно обратиться в суд. Сумма долга будет складываться из основной задолженности, неустойки, пеней или штрафов.

Бывают ситуации, когда даже суд не поможет взыскать дебиторскую задолженность. Например, если контрагент-должник стал банкротом, за счет оставшихся средств он обязан в первую очередь исполнить обязательства перед работниками и государством, а потом уже перед кредиторами. И до них очередь может даже не дойти.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Чтобы оценить дебиторскую задолженность, рассчитывают:

• коэффициент оборачиваемости, то есть насколько эффективно компания или ИП контролирует долги;
• период погашения дебиторской задолженности — насколько быстро контрагенты возвращают деньги за товары, работы или услуги.

Коэффициент оборачиваемости считают по формуле:

Среднюю дебиторскую задолженность за год рассчитывают по формуле:

Нормального значения коэффициента нет. Его нужно анализировать в динамике, сравнивая его значения от одного года к другому. Если значение растет — это значит, что деньги поступают на расчетный счет своевременно.

Если этот коэффициент уменьшается — у компании или ИП растет неоплаченная дебиторская задолженность, то есть увеличивается количество неплатежеспособных клиентов. Это плохо для бизнеса.

Период погашения дебиторской задолженности считают по формуле:

Покажем на примере.

Дебиторская задолженность ООО «Веселые ребята» на 1 января 2023 года —

Контрагенты	Отгрузили продукции	Получили оплату
ООО «Весна»	500 000 ₽	300 000 ₽
ООО «Белые росы»	100 000 ₽	80 000 ₽
ООО «Титан»	250 000 ₽	150 000 ₽

Выручка компании в 2023 году — 850 000 ₽.

Дебиторская задолженность на конец 2023 года:

Средняя дебиторская задолженность ООО «Веселые ребята»:

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности:

Период оборачиваемости дебиторской задолженности ООО «Веселые ребята» за 2023 год:

Нельзя сказать, много это или мало. Вывод можно сделать, если сравнить этот показатель с аналогичным за предыдущие годы.

Страхование дебиторской задолженности

Если есть опасения, что контрагент не заплатит, можно застраховать долг. В таком случае, если должник не будет платить, деньги вернет страховая компания.

Есть два вида страхования — по полису и генеральное.

Страхование по полису. На каждую конкретную сделку выписывают полис, где указывают дату отгрузки, номер товарной накладной или акта о выполнении работ или оказании услуг и сумму долга.

Генеральное страхование. Бизнес заключает одно общее соглашение со страхователем. Оно распространяется на все поставки контрагентам, которые оплачивают товар, работы или услуги в рассрочку.

Страховым компаниям невыгодно покрывать долги, поэтому они могут затруднять получение выплат — например, указать в договоре слишком узкие условия, при которых долг будет считаться страховым случаем. Нужно внимательно изучить договор, чтобы быть уверенным, что это подходящие условия для вашей ситуации с контрагентами.

Продажа дебиторской задолженности

Если не получилось договориться с контрагентом и нет времени обращаться в суд, задолженность можно продать. Тогда взысканием долга будет заниматься ее покупатель.

Есть три способа продать задолженность.

Через цессию. Это договор, по которому можно передать кому-то право требовать долг.

Через факторинг. Продажа происходит заранее, если бизнес планирует сделку с отсрочкой платежа, а не в тот момент, когда задолженность уже накопилась. Банк или факторинговая компания расплачивается с предпринимателем или компанией сразу, а контрагент выплачивает им долг позже.

Через вексель. Это ценная бумага, которая подтверждает факт долга. Контрагент может передать ее как гарантию оплаты, а бизнес может продать ее кому-то другому.

Задолженности обычно продаются по цене гораздо ниже фактической — ведь это риск для покупателя. Иногда долг можно продать всего за 5% от всей суммы. Но зато можно быстро получить хоть какие-то деньги — к примеру, если из-за дебиторской задолженности бизнес сам не может расплатиться с кредиторами или сделать новую закупку.