Что обуславливает юридическую силу официального документа

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа — это свойство документа являться подлинным доказательством фактов, действий и событий, которые отражены в нем.

Юридическую силу может обеспечивать установление для каждой разновидности документов комплекса реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документов. К ним относят наименование организации-автора документа, подпись, дату, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и пр.

Законность документа предполагает, что организации, должностные лица, готовящие документ, соблюдают требования действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по определенным вопросам, сроки, дающие право на разрешение вопросов, необходимость предварительно согласовывать вопросы с другими организациями и подразделениями.

Также юридическая сила документа предполагает обязательное соблюдение ответственными лицами требований к форме документа и отдельным его элементам (реквизитам).

Документ имеет юридическую силу, если на нем проставлены дата, подпись, печать, гриф утверждения, нотариальное удостоверение.

В делопроизводстве есть ряд документов, которые носят официальный характер — паспорт, удостоверение, диплом, водительское удостоверение, трудовая книжка и пр. Такие документы выдают только государственные и общественные организации. За подделку и распространение таких документов предусмотрена уголовная ответственность.

Подлинность подписей должностных лиц на документах заверяют печатью. На многих документах финансового характера проставлять печать обязательно.

Если у организации нет гербовой печати, на документы проставляют простую круглую печать. Оттиск печати должен быть проставлен так, чтобы он затрагивал часть личной подписи.

При распечатывании электронных документов на лазерном принтере, все экземпляры должны быть одного «подлинного» вида. Но подлинником будут считать только тот документ, который подписало должностное лицо и на котором при необходимости стоит подлинная печать. Остальные документы заверяет уполномоченное лицо в качестве копии.

В зависимости от степени важности документа и последствий его подделки, законом предусматриваются меры дисциплинарного воздействия или уголовная ответственность за подделку такого документа.

Обычно документ начинают составлять с черновика.

Черновой документ — это рукописный или машинописный документ, который отражает работу автора или редактора над его текстом.

Подлинник официального документа — это первый или единственный экземпляр официального документа. Иными словами, подлинник обычно существует в единственном экземпляре.

Документы, которые были созданы с использованием новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу только если у них есть традиционное бумажное сопроводительное письмо. Зачастую параллельно с термином «подлинник» используют понятие «оригинал».

Оригинал — это уникальный документ, но могут быть и так называемые «умноженные оригиналы», то есть оригиналы, которые составляются в нескольких экземплярах, например, договор между государствами составляют в количестве равном количеству договаривающих сторон, и каждый из них будет считаться оригиналом.

Юридическая сила копий

Копии наделяются юридической силой в том случае, когда в ней содержится точный текст подлинника, в том числе бланк, на котором подготавливается документ, расшифровка печатей, подписи должностных лиц.

Свидетельством юридической силы копии документа является отметка о ее заверении. Заверять копии должна сама организации, а при необходимости — нотариус.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируют и осуществляют на основании установленных правил. Это подчеркивается в самом определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Ее определяют в качестве информации с реквизитами, зафиксированной на материальных носителях методом документирования.

Оформление документов регламентировано ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст и начавшим действовать 1 июля 2018 года.

С 1 июля 2018 года начал действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года №2004-ст.

Унифицированные формы кадровых документов приведены в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Что обуславливает юридическую силу официального документа?

Официальный документ — это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке» Там же. — С. 2, п. 23..

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством — юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» Там же. — С. 2, п. 25..

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Что понимается под полифункциональностью документа?

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характеризуется каждый блок?

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая — документ является историческим источником.

Как меняется действие функций во времени?

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но, в то же время, эти документы выполняют и другие функции — информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Юридическая сила документов

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*. Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

· соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

· издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

· соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и под­пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор­ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа­ния организации необходимы не только перечисленные реквизи­ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен­ных видов документов в действующих правилах оформления раз­работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди­ческую силу.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотари­ально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рожде­нии, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информаци­онной системы, в соответствии с законом приобретает юридиче­скую силу после его подписания должностным лицом в поряд­ке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информацион­ных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электрон­ной цифровой подписи признается при наличии в автоматизи­рованной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюде­нии установленного режима их использования. Право удостове­рять идентичность электронной цифровой подписи осуществля­ется в Российской Федерации на основе лицензии.*

* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.5.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельно­сти, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его струк­турные подразделения выполняют разные управленческие функ­ции. Некоторые функции управления являются типовыми, прису­щими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирова­ние и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управ­ленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определен­ным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Как меняется действие функций во времени документа кратко

Унификация и стандартизация документов. Реквизиты, регламентируемые ГОСТ Р 6.30-97 изменениями №1 к нему. Требования к изготовлению документов.

Вопросы по теме для практического занятия

2. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

3. Что обусловливает юридическую силу официального документа?

4. Что понимается под полифункциональностью документа?

5. Назовите основные блоки (группы) функций документа.

6. Как меняется действие функций во времени?

7. Назовите основные свойства документа.

9. Языковая характеристика официально-делового стиля.

10. Характеристика законодательного (юридического) подстиля.

11. Языковые особенности юридических документов.

1.Найдите в юридических документах (контрактах, постановлениях) стандартные фразы, характерные ОДС (официально-деловому стилю).

2. Найдите в текстах-образцах глаголы (см. рабочую тетрадь или самостоятельно в любом юр. документе), обозначающие ре­чевое действие.

3. В рабочей тетради выполнить задание № 1,2,3,5

Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) (для СПО и НПО). [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — М. : КноРус, 2013. — 216 с.

Дускаева Л. Р., О. В. Протопопова. Стилистика официально-деловой речи. Текст учеб. пособие для высш. проф. Образования. 2-е изд., испр. -М.: Академия, 2012 -263с.

Грозова, О.С. Делопроизводство: учебное пособие. [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — Йошкар-Ола: ПГТУ, 2015. — 124 с.

Доброва, О.В. Документирование управленческой деятельности. [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — Пенза: ПензГТУ, 2014. — 52 с.

Ивакина Н.Н. Профессиональная речь юриста. -М.: Норма, 2015-448с.

Ивакина Н.Н. Юристу о нормах правописания. Практическое пособие. — М.: Норма, 2013.-288с.

Кузнецов, И.Н. Делопроизводство. [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — М. : Дашков и К, 2014. — 460 с

Культура профессиональной речи: учебное пособие для студентов юридических вузов / под редакцией Н.Ю. Тяпугиной. – М.: Флинта — Наука, 2014.-510с Рахманин Л.В.Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: ФЛИНТА: Наука, 2012.-256с.

Тема 2. Стандартизация и процесс документирования.

Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения. ГОСТ Р 1.0-2004″, утв. Приказом Ростехрегулирования от 30.12.2004 No 152-ст. Система документации. Унифицированная система документации (УСД). Система электронных документов, главное назначение. Нормативные документы, регламентирующие состав и применение унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Вопросы по теме для практического занятия

1. Унификация и стандартизация управленческих документов.
2. Нормативные документы, регламентирующие состав и применение унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
3. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р 51141-98?
4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-2003? Охарактеризуйте каждый вид.
5. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?
6. Какие требования предъявляются при изготовлении бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

7. Грамматические особенности юридических документов. Понятие полисемии.

8.Типичные ошибки, связанные с употреблением многозначных слов и фразеологизмов. Виды (типы) полисемии.

Конституция Российской Федерации // Российская газета. -25.12.1993. -No 237.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 No 299.

Пономарева Н.Г. Справочник кадровика: руководство по оформлению типовых документов. Практическое пособие. – М: Омега-Л, 2007. 2007. –230с.

Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) (для СПО и НПО). [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — М. : КноРус, 2013. — 216 с.

Грозова, О.С. Делопроизводство: учебное пособие. [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — Йошкар-Ола : ПГТУ, 2015. — 124 с.

Доброва, О.В. Документирование управленческой деятельности. [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — Пенза : ПензГТУ, 2014. — 52 с.

Кузнецов, И.Н. Делопроизводство. [Электронный ресурс] — Электрон. дан. — М. : Дашков и К, 2014. — 460 с

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством — юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Что понимается под полифункциональностью документа?

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характеризуется каждый блок?

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая — документ является историческим источником.

Как меняется действие функций во времени?

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но, в то же время, эти документы выполняют и другие функции — информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

8. Что понимается под полифункциональностью документа?

9. Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характеризуется каждый блок?

10. Как меняется действие функций во времени?

ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ

ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной — таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию[7].

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемыхв различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, — организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации[8].

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

международные (региональные) стандарты;

государственные стандарты РФ (ГОСТ);

стандарты отраслей (ОСТ);

стандарты предприятий (СТП);

стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

59. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?
60. Какие языки и способы документирования вы знаете?
61. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
62. Что понимается под полифункциональностью документа?
63. Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характеризуется каждый блок?
64. Как меняется действие функций во времени?
65. Дайте определение атрибутивности (функциональности, структурности) документа.
66. Что представляет собой документ, фальсифицированный частично?

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);
2. оперативную (текущую);
3. перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2. документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.