Как считать стаж для очередного отпуска, если работник брал несколько отпусков за свой счет
В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается время отпусков без сохранения зарплаты, превысившее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Об этом предупреждает Государственная инспекция труда в Москве в своем письме от 04.06.2020 № 77/10-20669-ОБ/18-1299.
Ведомство напоминает, что по нормам 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
То есть если сотрудник был в отпуске без содержания более 14 дней (например, 30 дней), то при расчете отработанного стажа не учитывают дни отпуска начиная с 15-го (16). Например, если организация в течение года предоставила работнику неоплачиваемые отпуска по семейным обстоятельствам на 20 и 10 дней (всего 30 дней), то при расчете отработанного стажа не учитывают 16 дней.
Окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.
При этом при заполнении приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6, форма по ОКУД 0301005) в графе «за период работы» указывается дата условно не «с 1 июня 2019 г. по 31 мая 2020 г.», а «с 16 июня 2019 г. по 15 июня 2020 г.».
Эксперты ГИТ также отмечают, что время простоя включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у работодателя. Помимо неоплачиваемых отпусков в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время фактической работы и период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине.
Также в стаже работы в целях предоставления отпуска учитывается время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. В частности, сюда входят нерабочие праздничные дни, выходные и другие предоставляемые работнику дни отдыха.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в таких условиях время. При этом в стаже работы в целях предоставления оплачиваемых отпусков не учитывается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы, а также время отпусков по уходу за ребенком до достижения им определенного законом возраста.
Влияние отпуска без сохранения заработной платы на очередной оплачиваемый отпуск в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
«Больше всех в колхозе работала лошадь, однако председателем она так и не стала!» — гласит знаменитый анекдот. Так и в жизни: нельзя работать бесконечно, иногда человеку все же требуется отдых. Такого же мнения придерживается и ТК РФ: в частности, ст. 115 ТК утверждает, что ежегодно сотруднику положено 28 дней отпуска. Но, если у работника есть острая необходимость невыхода, по каким-либо семейным обстоятельствам или иным уважительным причинам, то есть возможность воспользоваться отпуском без сохранения заработной оплаты. Его продолжительность законодательством не регламентирована и определяется по соглашению сторон трудового договора. Помимо явного отличия в оплате этих двух видов отпуска, есть еще одно важное отличие, которое необходимо знать каждому бухгалтеру: нерабочие праздничные дни и дни временной нетрудоспособности не продлевают срок неоплачиваемого отпуска, в отличии от оплачиваемого. Эту особенность мы подробно разберем в данной статье. А важность данной темы в том, что в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 этот момент, в отличие от 1С: ЗУП ред. 3.1, никак не автоматизирован, что в очередной раз заставляет «держать руку на пульсе» бухгалтера, начисляющего зарплату в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В этой публикации остановимся подробно на двух моментах: как взаимосвязан отпуск без сохранения заработной платы и очередной оплачиваемый отпуск? И что будет, если эти два вида отпуска встретятся в одном расчетном периоде?
Влияние неоплачиваемого отпуска на оплачиваемый достаточно велико.
Первым критерием выступят — рамки рабочего года.
Как известно, ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику за каждый отработанный год.
Но что собой представляет рабочий год? И чем он отличается от календарного?
Это понятие тесно связано с датой трудоустройства человека. Ведь датой его начала будет дата приема физического лица в компанию.
К примеру, если работник принят 11.01.2021г., то его первый рабочий год для отпуска будет с 11.01.2021г. по 10.01.2022г. Второй рабочий год начнется с 11.01.2022г. и закончится 10.01.2023г. и так далее.
Теперь ясно, что у каждого сотрудника свой рабочий год и он как правило не совпадает с календарным. Бухгалтеру не следует путать эти два понятия, несмотря на их созвучность.
Но окончание рабочего года для отпуска не так стабильно, как окончание календарного года, и при определенных условия может сдвигаться. Соответственно и начало следующего рабочего года тоже будет приходится на дату отличную от даты трудоустройства.
В каких ситуациях может происходить смещение?
Смещение рабочего года происходит, если у штатного сотрудника имеются периоды, которые подлежат исключению из стажа.
Все такие ситуации закреплены в ч. 2 ст. 121 ТК.
Но помимо вышеизложенных периодов, есть еще один, который упоминается в ч. 1 ст. 121 ТК, и в рамках этой статьи, он представляется наиболее интересным.
Получается, что время отпуска без оплаты более 14 дней в течение рабочего года будут сдвигать его границы.
То есть 14 дней неоплачиваемого отпуска бухгалтер должен включить в стаж сотрудника, который даст право на ежегодный отпуск, а вот дни неоплачиваемого отпуска начиная с 15-го в стаж включаться не должны и сдвинут окончание рабочего года.
Приведем пример, постараемся разложить трудную теорию «по полочкам»:
Представим, что Иванов Иван Иванович был трудоустроен 11.01.2021г.
Позже, а именно с 01.05.2022г. Иванов И.И. изъявил желание уйти в неоплачиваемый отпуск на 22 дня, то есть по 22.05.2022г.
Так как лимит включения в рабочий год неоплачиваемого отпуска, установленный ТК, составляет 14 дней, то дни сверх лимита сдвинут дату окончания рабочего года.
Расчет: 22 – 14 = 8
Таким образом, первый рабочий год окончится 10.01.2022г., так как в этом году не было периодов исключения, а вот рамки второго рабочего года для Иванова Ивана Ивановича сдвинутся.
Окончание второго рабочего года придется на 18.01.2023г., вместо 10.01.2023г.
И еще важно заметить, следующий рабочий год у Иванова И.И. начнется уже с 19.01.2023г.
Такое смещение произойдет и в ситуации, если работник возьмет несколько коротких неоплачиваемых отпусков. Например, один отпуск без оплаты будет продолжительностью 1 день. А всего отпусков более 14. Тогда бухгалтеру следует сложить все дни таких отпусков и соблюдая лимит, продлить рабочий год.
Но не только на рамки рабочего года влияет отпуск без оплаты, также от него напрямую зависит размер выплаты отпускных. Все дело в том, что при расчете среднего заработка для оплаты отпусков из расчетного периода должны быть исключены дни отпуска без оплаты.
Алгоритм действий бухгалтера при начислении отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В нашем сквозном примере Иванов Иван Иванович, трудоустроенный в компанию 11.01.2021г., подал заявление на отпуск без оплаты на 22 календарных дня (01.05.2022г. — 22.05.2022г.).
Введем этот отпуск по кнопке «Создать» в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления».
Отметки в табеле должны соответствовать приказу на предоставление неоплачиваемого отпуска. В нашем примере программа верно проставила в табеле 22 отметки – ОЗ.
Далее с 06.06.2022г. Иванов Иван Иванович принял решение отправиться в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 дней.
Учитывая, что в расчетном периоде он был в неоплачиваемом отпуске, посмотрим, как программа рассчитает отработанные дни.
Но начнем с того, что вспомним об основополагающем показателе при расчете отпускных, а именно о среднем дневном заработке.
Зная расчетный период, который, как правило, составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, а также общую сумму заработка, которая определяется согласно ст. 139 ТК, можно перейти к расчету среднего дневного заработка.
Формула расчета достаточно проста:
Но есть в ней один показатель, на который стоит обратить внимание – это коэффициент 29,3.
Что же это за показатель?
29,3 – это, установленный ст. 139 ТК РФ специальный коэффициент, который представляет собой среднемесячное число календарных дней.
Рассчитывается он следующим образом: в 2022 году всего 365 дней.
Праздничных — 14 дней.
Вычтем из общего числа дней в году все праздничные дни: 365-14=351 календарный день.
Теперь 351 день/12месяцев =29,25.
Округлив полученное число, мы увидим тот самый показатель — 29,3
Но данный коэффициент уместно применять лишь в том случае, если сотрудник полностью отработал расчетный период. Если же, по каким-то причинам, работник данный период полностью не отработал, то есть если в периоде присутствуют дни исключения,
то формула для расчета будет иная:
Иными словами, в такой ситуации, перед бухгалтером стоит задача разделить расчетный период на полностью отработанные месяцы и применить к ним показатель 29,3 и на не полностью отработанные. Причем, для месяцев, которые были отработаны не полностью, существует специальная формула, для подсчёта календарных дней.
В нашем примере, Иванов И.И. в мае 2022г. отработал не полный месяц, так как пребывал в неоплачиваемом отпуске.
Следовательно, именно для расчета количества дней в мае 2022г. нам и потребуется такая формула.
Заметим, что в этой статье мы рассматриваем расчет отпускных в календарных днях, расчет отпускных в рабочих днях в рамках настоящей статьи не рассматривается.
Прежде чем мы приступим к анализу работы программы, мы должны произвести расчет вручную.
Итак, рассчитаем количество отработанных календарных дней в мае 2022г.:
Помним, что в мае 22 календарных дня Иванов И.И. был в неоплачиваемом отпуске.
Для того, чтобы, верно, произвести расчет количества календарных дней, отработанных в мае 2022г., надо понимать, что отработанные дни – это не рабочие дни.
Отработанные дни – это те дни, которые должны участвовать в расчете.
Напомним, что дни пребывания в неоплачиваемом отпуске, при расчете среднего заработка не учитываются. Причем, продолжительность этого вида отпуска значения не имеет. И одновременно неоплачиваемый отпуск не удлиняется на число нерабочих праздничных дней, которые на него приходятся.
Следовательно, выходные и нерабочие праздничные дни, которые будут приходиться на дни отпуска без оплаты не будут участвовать в расчете, то есть они не фигурируют при расчете среднего заработка.
Произведем расчет отработанных дней в мае 2022г.:
В мае 22 не отработанных дня (неоплачиваемый отпуск). Эти дни не будут участвовать в расчете.
Далее, 31 (количество дней в мае) – 22 (дней, не участвующих в расчете) = 9 дней, приходящихся на отработанное время в мае 2022г.
Таким образом получается, что в мае у Иванова И.И. всего 9 отработанных календарных дней.
Далее воспользуемся формулой и рассчитаем количество дней в не полностью отработанном месяце, а именно в мае 2022 года = 29,3 /31*9 = 8,51
Все остальные месяцы Ивановым И.И. отработаны полностью.
Теперь посмотрим, как произвела расчет программа.
Для этого перейдем в документ «Отпуск» и затем по ссылке в графе «Начислено».
Появится окно расчета отпуска Иванова Ивана Ивановича.
Проанализируем сведения, попавшие в расчет.
Видим, что расчетный период составляет 12 месяцев и включает в себя месяцы с июня 2021г. по май 2022г. Программа автоматически верно определила период расчета.
Заработок тоже определен корректно.
Но больше всего нам интересен столбец «Отработано дней».
В первой колонке указано количество календарных дней, которые участвуют в расчете. Видим, что во всех месяцах указано количество дней месяца, так как период отработан полностью и лишь в мае 2022 года указаны 11 отработанных календарных дней.
Это не верно , так как программа автоматически включила в расчет 2 нерабочих праздничных дня (1 и 9 мая). Но так как, в соответствии с заявлением Иванова И.И., такие дни выпали на период отпуска без оплаты, то и из расчета они должны быть исключены.
Если бы работник подал бы 3 заявления на неоплачиваемый отпуск, к примеру, с 4 по 6 мая, с 11 по 13 мая и с 16 по 20 мая, чтобы исключить дни, приходящиеся на праздники и выходные, то в расчет среднего заработка были бы включены дни: 1, 2, 3, 7, 8, 9, 10, 14, 15 мая 2022г.
Поэтому всегда стоит ориентироваться на отметки в табеле.
Исправим вручную показатель в колонке «Отработано дней» с 11 на 9.
И программа автоматически рассчитает количество дней в не полностью отработанном месяце = 8,51.
Заметим, что размер среднего заработка увеличился, так как отработанных дней, при том же заработке, стало меньше.
То есть получается, что работнику выгоднее не дробить отпуск без оплаты, исключая из него праздничные и выходные дни, а брать отпуск без оплаты на весь период.
Теперь всё верно, данные программы совпадают с произведенными нами расчетами.
Далее в документе «Отпуск» программа автоматически произведет расчет НДФЛ и укажет сумму к выплате.
Пользователь из документа «Отпуск» может распечатать Приказ по форме № Т-6 и расчет среднего заработка.
В документе по пунктам будет представлена вся необходимая информация.
И в заключении хотим напомнить еще об одном очень важном нюансе.
Дело в том, что если мы попытаемся провести документ, то программа нам не даст этого сделать, и уведомит, что «Планируемая дата выплаты не может быть меньше даты документа».
Но по умолчанию поля «Дата выплаты» в документе «Отпуск» нет. Чтобы иметь возможно контролировать выплату отпускных и изменять при необходимости данную дату, нужно в документе «Отпуск» перейти в «Еще», далее «Изменить форму».
Появится окно «Настройка формы». Здесь в группе «Главное» требуется установить галочку «Дата выплаты».
Программа верно указала дату выплаты. Напомним, что в ст. 136 ТК, сказано, что оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала.
Теперь мы знаем, что неоплачиваемый отпуск имеет огромное влияние не только на границы рабочего года, но и на размер выплаты отпускных.
Коллеги, вывод из статьи напрашивается сам собой: переходите на расчет зарплаты в 1С: ЗУП ред. 3.1. И одной головной проблемой станет меньше!
Отпуск без сохранения зарплаты в учете отпускных
Если сотрудник отправляется в отпуск без сохранения заработной платы, то при расчете среднего заработка такие дни отпуска полностью исключаются из расчетного периода. Это влияет не только на размер выплаты «отпускных», но и на рамки «рабочего года» сотрудника.
Из письма в редакцию
Как рассчитать отпускные, если в течение года сотрудник находился три месяца в отпуске без сохранения зарплаты? Уменьшить дни пребывания в отпуске? Как быть с оплатой?
Мнение эксперта
Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен сотруднику за каждый отработанный им рабочий год. У каждого сотрудника рабочий год свой. Его начало совпадает с датой приема сотрудника на работу к данному работодателю.
Например, Иванов принят на работу 18 января 2018 года. Его первый рабочий год – с 18 января 2018 года по 17 января 2019 года, второй – с 18 января 2019 года по 17 января 2020 года, третий – с 18 января 2020 года по 17 января 2021 года и т. д. За каждый из этих периодов работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
По общему правилу, установленному статьей 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Смотрите в Бераторе
Отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.
Как и по какой форме составляется график отпусков
В отпускной стаж работника (в том числе занятого на условиях неполного рабочего времени) включаются все календарные дни рабочего года, кроме дней (ст. 121 ТК РФ):
- отпуска за свой счет в части, превышающей 14 календарных дней такого отпуска в течение рабочего года;
- отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- отсутствия работника на работе без уважительных причин;
- отстранения работника от работы по его вине (например, из-за появления на работе в состоянии алкогольного опьянения) (ст. 76 ТК РФ).
Дни отпуска без сохранения заработной платы полностью исключаются из расчетного периода при расчете среднего заработка вне зависимости от его продолжительности.
Дни, исключаемые из отпускного стажа, удлиняют рабочий год.
Предположим, в первый рабочий год у Иванова не было исключаемых периодов. Он отгулял полный отпуск за первый рабочий год в июле 2018 года. На следующий отпуск он вправе рассчитывать после 18 января 2019 года (согласно графику отпусков). По графику его отпуск запланирован на сентябрь 2019 года. С 1 февраля по 30 апреля 2019 года по согласованию с администрацией Иванов находился в отпуске за свой счет. Разберемся, к каким последствиям этот факт приведет.
Для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
- знать продолжительность отпуска;
- рассчитать средний дневной заработок.
Как уже было отмечено выше, в соответствии со статьей 115 ТК РФ продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.
Трудовой кодекс не предусматривает предоставления неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, отработанного в году) предоставляется полным, то есть установленной продолжительности.
А порядок расчета среднего дневного заработка регламентирован Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 (далее – Положение № 922), и статьей 139 ТК РФ.
Дни отпуска без сохранения заработной платы полностью исключаются из расчетного периода при расчете среднего заработка вне зависимости от его продолжительности. Основание – подпункт «е» пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922. Расчетный период при расчете отпускных – 12 месяцев, предшествующих уходу в отпуск.
Средний дневной заработок работника считается так (ст. 139 ТК РФ, п. 5, 10 Положения):
Количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце считается по формуле (п. 10 Положения о среднем заработке):
А вот рамки рабочего года Иванова сдвинутся. Второй рабочий год Иванова сдвигается на весь период его неоплачиваемого отпуска за вычетом 14 дней, то есть на 76 дней (29 + 31 + 30 – 14). То есть дата его окончания (когда Иванов получит право на очередной ежегодный отпуск) придется не на 17 января 2020 года, а на 76 дней позже.
Также это будет иметь значение для подсчета дней неиспользованного отпуска при выплате компенсации за неиспользованный отпуск в случае увольнения сотрудника.
Отпуск за свой счет: что нужно знать работодателю
Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и компании ничего за это не будет.
Что такое отпуск за свой счет
У каждого сотрудника есть право на отпуск. Сколько дней он будет отдыхать и сколько получит денег, зависит от типа отпуска.
Типы отпусков можно условно разделить по тому, кто и зачем его получает, например:
- учебный отпуск;
- отпуск по беременности и родам;
- при рождении или смерти близких;
- дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и другие.
Еще один критерий для разделения типов отпусков — оплата: есть оплачиваемые отпуска и нет.
Сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или попросту — неоплачиваемым отпуском или без содержания. Для работодателя это значит, что сотрудник вправе получить каникулы, но компания или ИП не обязана ему платить в это время.
В чем отличие от отгула
Отгул — это когда сотрудник взял еще один выходной. В трудовом кодексе нет такого термина, это народное определение. Самое близкое, что есть из законодательства, — дополнительный день отдыха.
Отгул и отпуск по большому счету ничем не отличаются: в одних случаях работодатель обязан предоставить свободные дни, в других — нет.
Работодатель может отказать в отгуле. Сотрудник отпрашивается с работы по личным причинам. Например, встретить маму с самолета, сходить к детям на праздник, перевезти вещи в новую квартиру или просто отоспаться после дня рождения. Это все не считается веской причиной, поэтому работодатель сам решает, отпускать или нет.
Работодатель обязан предоставить отгул. Такие случаи описывает трудовой кодекс: например, если сотрудник сдавал кровь как донор или работал в выходные. Если сотрудник запросил день отдыха, компания или ИП не может ему отказать.
Формально при обоих вариантах — и когда сотрудник просит отгул по личным причинам, и когда компания или ИП обязаны его дать — нужно оформлять документы. Как минимум заявление на отгул. Но чаще всего, если речь об одном дне, обходится без формальностей.
С оплатой то же самое. По трудовому кодексу многие отгулы не оплачиваются, даже если работодатель обязан их предоставить. Но запрета на оплату нет, поэтому компании или ИП часто не оформляют документы и не вычитают отгул из рабочих дней.
В оплате есть исключения, но это уже отдельная тема со своими тонкостями. Например, если сотрудник подписал срочный трудовой договор на два месяца и отработал в выходной, работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый день отдыха — только денежную компенсацию.
Когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск
Неоплачиваемый отпуск — это дополнительные дни отдыха, помимо стандартного. Можно еще назвать этот отпуск внеплановым.
Стандартный отпуск для секретаря из Москвы — 28 дней. Она выходит замуж, и в честь этого события компания по заявлению сотрудницы обязана предоставить отпуск — до 5 дней.
Внеплановый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
Берем все тот же пример — с секретарем. По графику она отдыхает в мае и июне.
В декабре она выходит замуж, и ей полагается еще один отпуск. Несмотря на то что его нет в графике, работодатель все равно дает этот отпуск, но не оплачивает его.
Категории сотрудников, которые всегда могут получить внеплановый отпуск, указаны в трудовом кодексе и федеральных законах.