Сотрудник идет в отпуск с 1 числа в какой месяц включать отпускные

Как выплатить отпускные, если отпуск начался 1-го числа

Расчет отпускных с 1-го числа месяца: в чем сложность

Отпуск оплачивается по среднему заработку. Считают его за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник отправляется отдыхать. Казалось бы, ничего сложного в том, чтобы посчитать отпускные, в данной ситуации нет. Но мы же помним, что выплатить деньги отпускнику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (дни пока календарные). А значит, на момент подсчета последний месяц расчетного периода еще не закончится и окончательный заработок за этот месяц может быть неизвестен. Как же поступить?

На практике расчет отпускных с 1 числа месяца делают одним из трех способов:

по предполагаемой зарплате;
исходя из начислений на момент выплаты отпускных;
без учета заработка за последний месяц.

Рассмотрим каждый из способов на примерах.

ВАЖНО! День выплаты отпускных в указанные три дня не входит. Например, если отпуск с 1 числа месяца, который приходится на понедельник. Когда выплачивать отпускные? Три дня до отпуска — это воскресенье, суббота и пятница. Значит, выдать деньги работнику нужно не позднее четверга.

Способ 1: по плану

При расчете отпускных зарплату за последний месяц расчетного периода учитывают в плановой сумме. Если по итогу месяца она изменится, делают перерасчет. Этот способ подходит для работников на окладе, сумма зарплаты у которых стабильна и известна заранее. Если месяц перед отпуском работник отработает полностью и в этом месяце у него не будет выплат по среднему заработку, больничных и т. п. сумм, то отпускные вы рассчитаете точно и никаких перерасчетов не потребуется.

Например, работник идет в отпуск с 01.08.2023. Отпускные бухгалтер рассчитывает и выдает 27.07.2023. Расчетный период: август 2022 — июль 2023 года. При расчете среднего заработка бухгалтер берет июльский оклад полностью. Если 27 и 31 июля сотрудник отработает в обычном режиме, то пересчитывать отпускные не придется. А вот если он, к примеру, заболеет, потребуется перерасчет.

Если вы сомневаетесь в правильности своего расчета сотруднику, отпуск которого начинается с 1-го числа, воспользуйтесь рекомендациями от КонсультантПлюс. Здесь Вы узнаете, как правильно рассчитать среднедневной заработок и не ошибиться с датами. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к консультации.

Способ 2: по факту

За последний месяц берут начисления по день расчета отпускных, а по окончании месяца делают доплату. Понятно, что данный способ подходит работникам, у которых можно подсчитать зарплату на конкретный день. Например, это могут быть сдельщики или сотрудники, работающие по определенному графику.

Изменим условия предыдущего примера. Допустим, работник трудится по графику 2 через 2, и ему установлена зарплата 3 000 руб. за смену. На дату расчета отпускных (27.07.2023) он отработает 14 смен из июльских 16. Тогда бухгалтер возьмет в расчет сумму 42 000 руб. (3 000 × 14). Когда месяц закончится, отпускные нужно будет доплатить с учетом дополнительных 6 000 руб. заработка.

Способ 3: без учета последнего месяца

Отпускные сначала рассчитывают без учета зарплаты за последний месяц расчетного периода. Когда месяц заканчивается, делают перерасчет и доплату. Этот способ оптимален, когда в зарплате есть переменная часть, например, она состоит из оклада и ежемесячной премии, размер которой до окончания месяца неизвестен.

Предположим, что заработок работника — небольшой оклад и процент от продаж (основная часть). 27 июля бухгалтер рассчитает и выплатит ему отпускные исходя из среднего заработка за август 2022 — июнь 2023 года. Когда будет известен доход за июль, он сделает доплату.

Как рассчитать отпукные, если в период отпуска выпадает выходной день, например, 1 мая? Ответ на данный вопрос узнайте из расчетного примера от экспертов КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

Теперь вы знаете, как правильно рассчитать отпускные с 1 числа. Осталось выяснить, что в каждом из указанных случаев делать с налогами.

Перерасчет отпускных и налоги

НДФЛ с отпускных удерживается в момент их выплаты и перечисляется в бюджет в соответствие с порядком перечисления НДФЛ. С 2023 года сроки перечисления изменились и теперь являются таковыми: НДФЛ, удержанный с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца перечисляется в бюджет до 28 числа текущего месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ). Такой же порядок применяется к доплате, возникшей при перерасчете отпуска. Налог с нее вы удержите при выплате дополнительных денег и перечислите в бюджет согласно п. 6 ст. 226 НК РФ. Корректировать произведенные ранее расчеты, а также отчетность при этом не нужно.

Если при перерасчете сумма отпускных получится к уменьшению, возникнет излишне удержанный НДФЛ. Его вы зачтете при уплате налога за последующие периоды.

По страховым взносам принцип тот же: если сумма отпускных увеличилась, взносы на разницу начисляйте в месяце доплаты, если уменьшилась — корректируйте период выплаты отпускных и зачитывайте уплаченные взносы на следующий месяц.

Подробнее см.:

«Какими налогами облагаются отпускные?»;
«Страховые взносы на отпускные (нюансы)».

ВАЖНО! На сумму доплаты рекомендуем начислить и выплатить компенсацию за несвоевременную выплату отпускных (ст. 236 ТК РФ). Иначе возможна ответственность.

Итоги

Сделать расчет отпускных с 1 числа месяца не так сложно. Выбирайте подходящий вариант, учитывайте нюансы вашей ситуации и особенности налогообложения. И не забывайте о возможной ответственности.

Сотрудник идет в отпуск с 1 числа в какой месяц включать отпускные

Дата публикации 29.05.2023

Сотрудник уходит в отпуск с 3 июля 2023 года. При выплате отпускных заработная плата за июнь еще не посчитана, нужно ли производить пересчет и производить доплату? Можно ли остаток выплатить вместе с заработной платой 10 июля 2023 года? Как платить с этой суммы НДФЛ и как ее отражать в 6-НДФЛ?

Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка, порядок определения которого закреплен в ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Для расчета среднего дневного заработка необходимо определить фактически начисленные суммы в течение расчетного периода. Расчетный период составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу сохранения заработка. При этом месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно). Если сотрудник идет в отпуск с 3 июля 2023 года, то расчетным периодом для него будет 1 июля 2022 г. – 30 июня 2023 г.

Отпускные должны быть выплачены сотруднику за три календарных дня до начала отпуска. В случае ухода в отпуск 3 июля – это 29 июня. Поскольку при расчете среднего заработка 29 июня не могут быть учтены все доходы за июнь, то после начисления заработной платы за месяц необходимо пересчитать средний заработок и доплатить положительную разницу. Обычно в таких ситуациях используется понятие «разумный срок» (например, срок выплаты следующей заработной платы за первую или вторую половину месяца). Поскольку по трудовому законодательству эта сумма отпускными не является, выплатить ее можно в сроки, установленные работодателем (после расчета вместе с заработной платой за первую или вторую половину месяца). Безопасным вариантом считаем установление срока такой доплаты в локальных нормативных актах работодателя (ПВТР, Положение об оплате труда и т. п.).

Если разница будет отрицательной, эту сумму работодатель удержать по собственной инициативе не вправе (ст. 137 ТК РФ). Поэтому работник может вернуть сумму самостоятельно либо написать заявление об удержании этой суммы при следующей выплате заработной платы.

НДФЛ с суммы отпускных необходимо удержать в день фактического перечисления сотруднику, т. е. 29.06.2023, а уплатить НДФЛ не позднее 28.07.2023 (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если работодатель производит доплату, то датой получения дохода в целях уплаты НДФЛ будет дата фактической выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, удержать НДФЛ необходимо в день перечисления сотруднику, и перечислить НДФЛ в бюджет – в зависимости от даты выплаты (удержания) (п. 6 ст. 226 НК РФ):

если выплата будет произведена по 22 июля включительно, то уплатить НДФЛ в бюджет нужно не позднее 28.07.2023;
если доплату перечислить сотруднику с 23 июля по 22 августа, то уплатить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее 28.08.2023.

Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ регулируется приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Порядок). С отчетности за I квартал 2023 года применяются изменения, внесенные приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

по строке 020 – сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода (по всем физическим лицам);
по строке 021 – сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая уплате по первому сроку перечисления отчетного периода:
- для расчета за 9 месяцев – период с 23 июня по 22 июля;
- для расчета за 9 месяцев – период с 23 июля по 22 августа;
- для расчета за 9 месяцев – период с 23 августа по 22 сентября.
При этом сумма налога, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода, указанная по строке 020, должна соответствовать сумме значений заполненных строк 021–023.

С учетом сроков уплаты НДФЛ и Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ налог с отпускных, выплаченных 29 июня 2023 года, а также НДФЛ с доплаты отпускных должен быть отражен в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года.

При этом НДФЛ с отпускных отражается по строке 021 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.

А НДФЛ с доплаты – в зависимости от даты выплаты:
- если доплата произведена по 22 июля (включительно), то НДФЛ с доплаты также подлежит отражению по строке 021 раздела 1 расчета 6-НДФЛ,
- если же доплата произведена после 22 июля, то НДФЛ с доплаты подлежит отражению по строке 022 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
Что касается раздела 2, то сумма отпускных, выплаченных 29 июня 2023 года, и НДФЛ с этой суммы отражаются в расчете за полугодие 2023 года следующим образом (п. 4.3 Порядка, письма ФНС России от 06.03.2023 № ЗГ-3-11/3160@, от 11.04.2023 № БС-4-11/4420@).
Что касается доплаты, то если она будет выплачена позже 1 июля 2023 года, то указанная доплата и НДФЛ с нее отражаются в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года следующим образом:
Если отпускные выплачены излишне и эта сумма подлежит удержанию в рамках одного налогового периода (календарного года), то:
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Отпуск со следующего месяца — как учесть зарплату текущего месяца при расчете отпускных?

Отпуск начинается в следующем месяце, но отпускные нужно выплатить до конца текущего месяца. При расчете отпускных средний заработок не учитывает зарплату текущего месяца. Если ввести предварительный документ Начисление зарплаты и взносов и провести его, то сумма отпускных считается верно, но НДФЛ в документе Отпуске начинает рассчитываться неправильно.

Что делать?

По сути, это пользовательская ошибка — типовой алгоритм работы в ЗУП 3.1 предполагает, что документ Начисление зарплаты и взносов должен всегда вводиться последним — Ошибка при расчете НДФЛ в межрасчетных документах в ЗУП 3.1. При этом отпускные можно:
- выплатить без учета зарплаты текущего месяца, а после начисления зарплаты, пересчитать их в следующем месяце в документе-исправлении Отпуск
- рассчитать зарплату текущего месяца сразу в документе Отпуск . Тогда сумма отпускных рассчитается с учетом зарплаты текущего месяца, но потребуется вместе с отпускными выплатить и зарплату
Если же необходимо сразу учесть зарплату текущего месяца при расчете отпускных и при этом не выплачивать ее вместе с отпускными, можно обойти типовой алгоритм. Для этого создадим предварительный документ Начисление зарплаты и взносов и временно укажем в нем плановую дату выплаты, равную дате выплаты отпускных. После этого НДФЛ в документе Отпуск начнет считаться правильно, даже если проведен документ Начисление зарплаты и взносов .

Способ обхода работает некорректно, если у сотрудников есть стандартные вычеты, предоставленные в аванс — при расчете НДФЛ с отпускных вычеты будут предоставлены повторно. Затем при окончательном расчете НДФЛ с зарплаты ситуация выровняется, лишние вычеты будут сторнированы, но на момент выплаты отпускных сумма НДФЛ все же будет определена неверно.

После расчета и выплаты отпускных и перед окончательным расчетом зарплаты важно не забыть вернуть в документе Начисление зарплаты и взносов корректную Планируемую дату выплаты . Она должна соответствовать фактической дате выплаты зарплаты за вторую половину месяца.

Разберем ситуацию на примере.

Гординой Е.В. предоставлен ежегодный отпуск с 01.02.2023 г. по 14.02.2023 г. Планируемая дата выплаты отпускных 27.01.2023 г.

При расчете отпускных должна быть учтена зарплата за январь. Для этих целей был создан и проведен предварительный документ Начисление зарплаты и взносов за январь.

При попытке пересчитать документ Отпуск , сумма отпускных пересчитывается верно. Но сумма НДФЛ определяется неправильно – она завышена на сумму налога с аванса за январь.

Для решения проблемы в предварительном Начислении зарплаты и взносов за январь укажем Планируемую дату выплаты , равную дате выплаты отпускных (27.01.2023 г.). Пересчитаем и перепроведем документ.

Пресчитаем Отпуск , НДФЛ в документе рассчитался корректно: 21 501,76 * 13% = 2 795 руб.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Отпуск с первого числа в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Начисление отпуска с первого числа в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 всегда доставляет хлопот бухгалтеру. Почему? Потому что нужно и выплатить отпускные накануне конца месяца, и зарплату за этот месяц начислить, чтобы она вошла в расчет среднего заработка. А еще нужно не забыть выполнить секретное действие, иначе будет ошибка в страховых взносах, которая потянется в зарплатную отчетность. Многие бухгалтеры предпочитают не связываться с этим, даже просят сотрудников не брать отпуск в начале месяца. А зря! Не стоит бояться таких начислений! С инструкцией, описанной в этой статье, вы всегда будете начеку и сможете не допустить досадных ошибок при начислении отпуска с первого числа месяца в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

Согласно законодательства выплатить отпускные работнику необходимо не позднее дня, после окончания которого остаются еще 3 календарных дня до начала отпуска.

1. Работник идет в отпуск с понедельника, 03.10.2022. Отпускные должны быть выплачены не позднее четверга, 29.09.2022.

2. Работник идет в отпуск с пятницы, 07.10.2022. Отпускные должны быть выплачены не позднее понедельника, 03.10.2022.

3. Работник идет в отпуск со среды, 12.10.2022. Отпускные должны быть выплачены не позднее пятницы 07.10.2022 (т.к. суббота, 08.10.2022, – выходной день).

Второй и третий пример не приносит особых проблем. К этим датам обычно у бухгалтера уже есть табель выполненных работ за предыдущий месяц, и начисление отпуска проходит легко и автоматически.

Нас интересует первый случай, когда сотрудник идет в отпуск с 3 октября. Его и рассмотрим в 1С: Бухгалтерии предприятия ред.3.0 на примере работника Иванова И.И.

Напомним, что в идеале необходимо постараться соблюсти 2 условия:

1. Выплатить отпускные 29 сентября

2. Начислить отпускные так, чтобы в расчет среднего заработка попал сентябрь. Почему сентябрь? Потому, что сотрудник идет в отпуск с октября. В расчет среднего заработка для начисления отпуска у него попадают предыдущие 12 месяцев, а именно с октября 2021 года по сентябрь 2022 г.

В 1С: ЗУП ред. 3.1 можно начислить отпуск без попадания сентябрьской зарплаты в расчет, а затем, когда будет известна заработная плата за сентябрь, пересчитать отпуск специальным алгоритмом.

В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 документа исправления отпуска нет, поэтому в случае необходимости пересчета отпускных придется править текущий документ начисления отпуска.

Рассмотрим алгоритм действий в легкой ситуации, когда вы знаете точную сумму зарплаты за сентябрь, например, у сотрудника начисляется оклад.

Шаг 1. Начислите зарплату за сентябрь в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления» — создать «Начисление зарплаты».

Шаг 2. В том же разделе начислите отпуск.

Провалитесь в сумму по строке «Начислено», проверьте, чтобы в расчет среднего заработка попала начисленная зарплата сентября.

Шаг 3. Выплатим отпускные сотруднику.

Однако сначала посмотрим его расчетный лист.

Видим, что у сотрудника начислен оклад за месяц и отпуск, сумма долга предприятия на конец месяца общая.

Теперь важно корректно сформировать ведомость на выплату отпускных.

Если вы в разделе «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» (или кассу) сформируете ведомость на выплату, то программа подтянет всю сумму к выплате (и зарплату, и отпускные), и НДФЛ удержит также с обеих выплат.

Это происходит потому, что программа не понимает, что отпуск и зарплата – это два разных начисления. Она всё считает, как единое целое потому, что в ведомости на выплату вы указываете Вид выплаты «Зарплата».

Почему так важно, чтобы ведомость на выплату отпускных содержала в себе только сумму отпускных и НДФЛ? Потому, что от даты ведомости и НДФЛ, удержанного в ведомости, данные попадают в отчет 6-НДФЛ.

Соответственно, если у вас в ведомости НДФЛ с отпуска и с зарплаты за сентябрь, то он так и попадет в одну строку отчета. Но вы ведь перечислять в бюджет планируете пока только НДФЛ с отпускных. Поэтому и в 6-НДФЛ вы должны отдельно показать НДФЛ с отпускных, и отдельно НДФЛ с зарплаты за сентябрь, выплаченной в октябре.

Чтобы выплатить только отпускные и в этой ведомости удержать НДФЛ только с отпускных у вас есть 2 варианта:

1) Распровести начисление зарплаты за сентябрь.

Тогда программа в ведомости подтянет только суммы отпускных и НДФЛ с отпускных.

2) В документе начисления отпуска нажать кнопку «Выплатить».

В этом случае программа предложит вам сформировать ведомость только на выплату отпускных, плюс платежку на перечисление НДФЛ с отпускных в бюджет.

Шаг 4. Мы подошли к секретному шагу, о котором многие забывают. Нам необходимо пересчитать страховые взносы.

В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 они автоматически начисляются только в документе «Начисление зарплаты».

В нашем примере нам пришлось начислить зарплату за сентябрь, затем начислить отпуск. В связи с этим налогооблагаемая база изменилась: была 20 000 рублей, а стала 23 412,95 рублей. НДФЛ тоже изменился: был 2 600 рублей, стал 3 044 рубля. И только взносы остались неизменными.

Если вы в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате» сформируете отчёт «Проверка страховых взносов», то увидите, что суммы взносов горят красным.

Необходимо снова зайти в начисление зарплаты за сентябрь и по кнопке «Еще» — «Пересчитать взносы».

До пересчета взносы составляли 6 040 рублей, после пересчета 7 070,72 рубля.

Как видите ничего сложного в отпуске, начинающемся с первого числа месяца, нет! Делитесь инструкцией с коллегами, сохраняйте в избранном.

Следите за нашими публикациями, скоро мы расскажем о корректном перерасчете отпускных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
Похожие публикации: