Как перенести встречу: Примеры и советы
Перенос собрания — это официальный, но личный способ уведомить тех, кто должен участвовать в собрании, об изменении запланированной встречи. Это также означает извинения за неудобства, которые это может им причинить. Независимо от того, насколько хорошо вы организовали встречу или запланировали встречу, иногда вы обнаружите, что не можете провести встречу или назначить встречу в соответствии с графиком или планом. В связи с этим всегда необходимо сообщать об изменениях в планах другим, чтобы они также могли корректировать свои собственные графики.
Причины перенести встречу
Могут быть разные причины, по которым встреча должна быть перенесена или отменена.
Вот некоторые из этих причин:
- Плохая погода, которая мешает путешествовать
- Серьезная проблема с трафиком
- Двойное бронирование встреч с двумя специалистами на один и тот же день и время
- Плохое здоровье, которое заставляет вас посетить врача
- Семейный конфликт, который срочно требует вашего присутствия и внимания
- Неожиданные проблемы, которые возникают на вашем рабочем месте
- Ошибки, такие как выбор неправильного дня и времени для встречи в первую очередь
- Изменение планов, которое делает встречу неактуальной
Время от времени может возникать необходимость перенести встречу, но причина должна быть убедительной.
Как попросить перенести встречу
Если вы обнаружите, что не можете присутствовать на запланированной встрече, вы должны узнать, как попросить перенести встречу.
Следующие шаги покажут вам, как правильно перенести встречу:
- Во-первых, пишите переписку по электронной почте лично
Вы должны убедиться, что вы написали электронное письмо самостоятельно, так как вы сможете естественным образом передать свои намерения и сообщение соответствующим образом. Вы должны выделить некоторое время, чтобы сделать это. Эти типы электронных писем не те, которые вы даете кому-то вроде вашего помощника, чтобы он написал для вас.
- Во-вторых, сообщите заранее
При переносе встречи вы должны убедиться, что вы уведомили другие стороны задолго до дня встречи. Причина уведомления заблаговременно состоит в том, чтобы дать другим людям достаточно времени, чтобы также перенести свое время. Однако, если у вас не остается другого выбора, кроме как отменить встречу за час или около того, у вас должна быть веская причина для этого, и причина должна быть сообщена соответствующим образом.
- В-третьих, дайте достойную причину и объяснение
Очевидно, что для отмены запланированной встречи с другими людьми должны быть очень веские причины. Однако вам необходимо очень четко объяснить или сообщить свои причины другим сторонам, чтобы они могли понять причину отмены встречи. Ваше сообщение должно быть кратким, но по существу.
- Затем предложите другое время и дату встречи.
Вам следует приложить усилия, чтобы предложить новую дату и время встречи. Это покажет другим сторонам, что вы все еще цените их и хотите встретиться с ними, несмотря на отмену. Однако вы должны убедиться, что вы даете другим сторонам возможность внести свои собственные предложения о новых датах и времени для следующей встречи.
- Затем завершите письмо извинениями и благодарностью.
Вы должны закончить свое электронное письмо извинениями и благодарностью. Включение этих элементов покажет другим сторонам, что вы сожалеете об обстоятельствах, которые привели к вашему решению отменить встречу. Обычная вежливость — принести извинения за неудобства, которые ситуация вызывает в их графике. Вы должны поблагодарить их за то, что они прочитали ваше письмо и даже рассмотрели вашу просьбу об изменении даты встречи.
- Наконец, отправьте электронное письмо немедленно
Немедленно отправьте электронное письмо, чтобы другие стороны могли получить его вовремя и составить планы по корректировке своих собственных графиков.
Примеры писем для переноса встречи
Ниже приведены примеры электронных писем, которые можно отправить, чтобы перенести встречу:
Пример электронного письма от начальника об отмене собрания персонала
Уважаемые члены команды,
Я пишу, чтобы уведомить вас, что из-за непредвиденной ситуации у меня нет другого выбора, кроме как отменить наше собрание сотрудников, запланированное на послезавтра в 10:00, где мы планировали обсудить вопросы, касающиеся благосостояния персонала.
Пожалуйста, примите мои искренние извинения за отмену и возможные неудобства. Я знаю, насколько важно для нас обсудить этот вопрос улучшения благосостояния персонала.
Я напишу вам к концу недели и предложу новую дату встречи.
С уважением,
Джоди Нгуен
Пример электронного письма для отмены встречи деловым партнером
Уважаемый мистер Гамильтон,
С сожалением сообщаю вам, что вынужден отменить нашу встречу, запланированную на 10:00 в среду, 20-го числа, на которой мы должны были обсудить, как наши компании могут использовать маркетинговые ресурсы друг друга. Мой личный помощник только что сообщил мне, что я должен отправиться в командировку в Вашингтон, которую нельзя откладывать на другой день.
Я искренне извиняюсь за любые неудобства, которые это может причинить вам и вашей компании, а также за мое короткое уведомление. Я написал вам это письмо, как только получил задание от своего личного помощника.
Я надеюсь, что мы сможем перенести встречу на 27-е число этого месяца. Я надеюсь вернуться задолго до этого времени. Буду очень признателен, если вы пришлете мне подтверждение о получении этого письма и ваше предложение о новой дате встречи, которая вас устроит.
Sorry, you have been blocked
This website is using a security service to protect itself from online attacks. The action you just performed triggered the security solution. There are several actions that could trigger this block including submitting a certain word or phrase, a SQL command or malformed data.
What can I do to resolve this?
You can email the site owner to let them know you were blocked. Please include what you were doing when this page came up and the Cloudflare Ray ID found at the bottom of this page.
Cloudflare Ray ID: 8088b8e55a8ac1cd • Your IP: Click to reveal 185.252.223.3 • Performance & security by Cloudflare
Как написать письмо об отмене мероприятия за 7 шагов
Письмо об отмене мероприятия — это официальное уведомление гостя о том, что мероприятие может не состояться или быть отложено. Эффективные письма об отмене мероприятия часто включают информацию о мероприятии, возврате средств и возможных датах переноса. Если вы профессионально занимаетесь планированием мероприятий или проводите много мероприятий, обучение написанию письма об отмене может быть полезным. В этой статье мы объясним, что такое письмо об отмене мероприятия, расскажем, зачем его писать, подробно опишем шаги, которые можно предпринять для этого, рассмотрим шаблон и пример и дадим полезные советы по отмене мероприятия.
Что такое письмо об отмене мероприятия?
Письмо об отмене мероприятия — это документ, который информирует гостей о том, что мероприятие может не состояться или что хозяин может перенести его на другое время. Оно может включать информацию о причинах отмены мероприятия, потенциальном возврате средств и о том, когда мероприятие может состояться вместо него. Отправка письма об отмене мероприятия является проявлением вежливости по отношению к гостям, поэтому важно написать и отправить его сразу же, как только вы узнали, что мероприятие не состоится в тот же день и в то же время, что было запланировано.
Если вы занимаетесь планированием мероприятий или в рамках своей профессии управляете несколькими мероприятиями, то вам будет полезно создать шаблон письма об отмене мероприятия, чтобы сэкономить время при информировании гостей об изменениях в мероприятии.
Зачем писать письмо об отмене мероприятия?
Вот некоторые причины для написания письма об отмене мероприятия:
Проинформируйте гостей об отмене мероприятия: В зависимости от причины отмены мероприятия, вы можете предоставить подробную информацию, чтобы гости лучше поняли причину отмены. Часто это могут быть личные причины, нехватка ресурсов или общественные ситуации.
Предоставьте информацию о переносе мероприятия: Если вы планируете перенести мероприятие, предоставьте гостям информацию о том, когда это может произойти. Вы также можете указать дату, к которой вы можете узнать, сможете ли вы перенести мероприятие или оно будет отменено.
Помогите гостям узнать, как получить возмещение: Для платных мероприятий в письмо об отмене мероприятия целесообразно включить информацию о возврате денег. Проинформируйте их о том, какие шаги они могут предпринять для получения возмещения или подробно расскажите о том, что вы уже осуществляете возврат денег.
Поддерживайте хорошие отношения с клиентами: Отправка оперативного и информативного письма об отмене мероприятия поможет гостям почувствовать заботу о них, и это может повысить вероятность того, что они подпишутся на будущее мероприятие.
Как написать письмо об отмене мероприятия
Вот некоторые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать письмо об отмене мероприятия:
1. Отформатируйте письмо или используйте шаблон письма
Первый шаг к написанию письма об отмене мероприятия — это выбор текстового процессора и форматирование документа. Если мероприятие, которое вы отменяете, небольшое и вы хотите написать записки от руки, это может быть вариантом, но печать или отправка писем по электронной почте может быть более эффективной. В официальных письмах обычно используются 1-дюймовые поля и шрифт Times New Roman или Georgia, но можно использовать и другие шрифты, если они простые и легко читаются. В зависимости от выбранного вами текстового процессора, вы можете выбрать образец письма из библиотеки шаблонов.
2. Укажите конкретное событие, на которое вы ссылаетесь
Чтобы гости поняли, о чем идет речь в письме, подробно опишите мероприятие, о котором идет речь. В письме можно указать такие сведения, как название мероприятия, первоначальную дату проведения и организацию, которая его проводит. Если гости получили билеты на мероприятие, вы также можете включить информацию о дате первоначальной покупки билетов и о том, сколько билетов они купили.
3. Поблагодарите гостей за понимание
Признайте возможные неудобства, связанные с отменой мероприятия, и поблагодарите гостей за понимание. Для профессиональных мероприятий лучше поблагодарить гостей за понимание, а не извиняться за отмену. Рассмотрите возможность предложить альтернативные варианты, например, билеты на другие мероприятия или будущие даты того же мероприятия, которое они планировали посетить. Если вы знаете их лично или если письмо предназначено для более мелкого мероприятия, вы можете уделить больше внимания этому разделу письма или использовать извиняющийся подход.
4. Предоставить информацию о переносе сроков
Если вы временно откладываете мероприятие, вы можете предоставить информацию о том, когда оно может состояться. Если у вас есть общие сроки, вы можете указать их, но если ваша команда не уверена в том, когда это может произойти, предложите дату, к которой вы сможете предоставить гостям обновленную информацию. Например, если центр событий посылает письмо, информируя поклонников о том, что он может перенести предстоящий концерт из-за болезни солиста группы, они могут предоставить информацию о том, как группа может вернуться в конце тура.
5. Информировать получателей о возможном возврате средств
Если отменяемое вами мероприятие требовало наличия оплаченных билетов, целесообразно включить информацию о возврате денег. Это может быть один из первых вопросов, который возникает у гостей, когда они узнают, что мероприятие может не состояться, поэтому включение информации о возврате денег может уменьшить количество звонков и электронных писем в ваш офис. Например, если благотворительный бал приходится переносить из-за проблем с местом проведения, организатор может сообщить гостям, что они могут выбрать частичное возмещение или пожертвовать свои средства в благотворительный фонд, если им придется окончательно отменить мероприятие.
6. Завершите и подпишите письма об аннулировании
В заключение письма вы можете включить информацию о том, как получатель может связаться с вами по дополнительным вопросам. Напишите официальную подпись и укажите свое имя и контактную информацию. Если вы рассылаете несколько писем, вы можете подписать их лично. В противном случае вы можете включить цифровую подпись в нижней части сообщения.
7. Тщательно отредактируйте и вычитайте перед отправкой
Перед отправкой письма тщательно отредактируйте и вычитайте его. Это может помочь повысить ваш профессионализм и улучшить внешний вид. Чтобы отредактировать, проверьте выбор слов и определите, можно ли сделать ваш текст более кратким. Для корректуры вы можете попросить других прочитать письмо или воспользоваться программой проверки орфографии или грамматики в Интернете, чтобы найти и устранить проблемы в письме.
Шаблон письма об отмене бронирования
Это шаблон письма об отмене мероприятия, который вы можете использовать для написания своего собственного:
Уважаемый [имя гостя],
С сожалением сообщаю вам, что [название мероприятия], первоначально запланированное на [дата и время проведения мероприятия], в настоящее время [отменено, перенесено]. В связи с [причинами отмены и переноса] мы считаем, что лучше пересмотреть мероприятие, чтобы мы могли наилучшим образом обслужить всех наших гостей.
Возврат средств осуществляется в настоящее время и должен поступить на ваш счет в течение 10 рабочих дней. Благодарим вас за понимание, а если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете связаться с нами по адресу [контактная информация] или посетить наш офис.
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваш номер телефона]
[Ваш e-mail]
Пример письма об отмене мероприятия
Это пример отказного письма, который вы можете использовать в качестве вдохновения при написании своего собственного:
Уважаемый Теодор Мейке,
С сожалением сообщаю вам, что Гала-концерт выставки Звезды и планеты , который первоначально планировалось провести 1 декабря 2023 года, в настоящее время откладывается. Поскольку основной докладчик теперь недоступен из-за болезни семьи, а основной образец экспоната слишком нестабилен для транспортировки, мы считаем необходимым пересмотреть мероприятие, чтобы мы могли наилучшим образом обслужить всех наших гостей. Отдел планирования мероприятий планирует проинформировать гостей о новой дате гала-концерта, как только она будет окончательно утверждена.
Возврат средств осуществляется в настоящее время и должен поступить на ваш счет в течение семи рабочих дней. Спасибо за понимание, и если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете связаться с нами по телефону (555)-555-5555 или посетить наш офис.
Кайлани Борегард
Планировщик мероприятий университетского музея
(555)-555-5555
kaylanibeauregard@email.com
Советы по отмене мероприятия
Вот несколько полезных советов по отмене мероприятий:
Используйте лаконичный, конкретный язык: При изложении информации об отмененном мероприятии указывайте, что именно отменяется, чтобы гости понимали, что именно отменяется. Укажите даты, к которым гости могут ожидать дальнейшей информации или дополнительных уведомлений.
Сосредоточьтесь на позитиве в письме: Чтобы улучшить тон вашего письма, вы можете сосредоточиться на позитиве, а не на негативных аспектах отмены увольнения. Например, вместо того чтобы извиняться за отмену, сосредоточьтесь на том, чтобы поблагодарить гостя за понимание.
Рассмотрите возможность перехода на виртуальный формат: Вместо отмены мероприятия вы можете отправить письмо, информирующее гостей о том, что они могут присутствовать на нем виртуально. Если вы это сделаете, хорошей идеей будет предложить частичное возмещение или возможность отказаться от участия в мероприятии.
Согласуйте материалы для отмены: Если вы отправляете письмо о расторжении договора, вы также можете разместить информацию об изменениях в своих социальных сетях. Выстройте свои материалы таким образом, чтобы они содержали одну и ту же информацию, чтобы не запутать гостей.
Как написать официальное деловое письмо о переносе
Перенос крупных деловых мероприятий может стать логистическим кошмаром; даже при наличии наиболее веских причин для изменения даты клиенты и деловые контакты будут раздражены и неудобны. То, как вы представляете информацию, также будет иметь большое влияние на впечатление, которое произведут на участников; постарайтесь звучать извиняющимся, но оптимистичным, чтобы получатели восприняли изменение графика как временную неудачу, а не как ошибку или результат плохого планирования.
Вставьте бланк компании в принтер; это официальное уведомление о переносе мероприятия, которое вы проводите. Время имеет значение, и фирменный бланк привлечет внимание получателя более эффективно, чем обычная бумага.
Откройте любой текстовый редактор по вашему выбору. Начните новый документ, выбрав «Файл» и «Новый».
Введите дату и пропустите строку. Используйте функцию слияния в вашем текстовом редакторе, чтобы вставить имена и адреса участников.
Начните с заявления, что вам придется перенести мероприятие, и освежите их воспоминания о том, что это за мероприятие и когда оно должно было быть проведено изначально.
Приносим искренние извинения и объясняем причину задержки. Не извиняйтесь более одного раза, иначе получатели могут расценить это как признание вины или плохого управления.
Сообщите подробности о том, когда произойдет событие. Если ваша компания предлагает компенсацию за повторное бронирование или другой стимул, подробно опишите, как участники могут подать заявку на компенсацию. Подыгрывайте хорошим новостям; если изменение расписания было удачным, например, изменение расписания на время с лучшей погодой, прокомментируйте это.
Поблагодарите участников за сотрудничество и предоставьте им контактную информацию, по которой они могут позвонить, если у них возникнут вопросы или возникнут трудности с переносом времени посещения.
Подпишите письмо «С уважением» и пропустите три строки. Введите свое полное имя и титул. Распечатайте буквы и подпишите каждую над напечатанным именем.
Отправляйте письма по почте с максимально быстрым обслуживанием, которое вы можете себе позволить. Если вы не можете позволить себе отправлять большое количество писем с помощью Priority Mail, сначала позвоните каждому посетителю и сообщите им основную информацию о переносе мероприятия. Сообщите им, что последует официальное письмо.