Как подписать трудовой договор удаленно

На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника

Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником

Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.

Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:

• На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
• На временной основе — действует до 6 месяцев.
• Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.

Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.

На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:

• Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
• Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.

Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.

Как правильно составить трудовой договор с удалённым сотрудником: особенности

О том, как правильно составить стандартный трудовой договор, мы рассказывали здесь. Вместе с тем оформление трудового договора об удалённой работе идентично, за исключением нюансов, которые следует предусмотреть.

Указание на дистанционное рабочее место сотрудника

В трудовом договоре нужно обязательно зафиксировать, что сотрудник выполняет свои обязанности дистанционно. Татьяна Нечаева предлагает прописать это следующими фразами:

• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Второй вариант в приоритете для работодателя, которому важно, откуда работает человек. Допустим, если выполнение обязанностей работника напрямую зависит от его нахождения в определённой местности. Дополнительно зафиксированный адрес сотрудника в трудовом договоре даёт работодателю понимание, где искать сотрудника в случае, если он долго не выходит на связь.

Учёт рабочего времени и отчётность

Когда сотрудник не присутствует в офисе, руководителю сложно оценить объём выполняемых им задач и его присутствие на рабочем месте. Татьяна Нечаева утверждает, что это может стать проблемой для работодателя, поэтому нужно подстраховать себя. Для этого в трудовом договоре стоит зафиксировать, каким образом:

• Сотруднику ставятся задачи. Например, посредством почты, корпоративных систем, мессенджеров и так далее.
• Работник обменивается с руководителем и коллегами файлами и документами.
• Специалист отчитывается за время, проведённое за работой. Можно использовать как отчёты в виде документов, так и системы подсчёта рабочего времени, установленные на рабочий компьютер специалиста.

Средства труда

Трудовой договор должен обязательно включать весь перечень оборудования, программного обеспечения и других средств, которые работник использует в работе. По закону работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы, даже канцелярией. При этом обеспечение работника этими средствами возможно тремя способами:

• Работодатель предоставляет всё необходимое на определённый срок, а сотрудник подписывает акт приёма-передачи средств и требования по охране труда компании.
• Работник использует своё оборудование с установленными порядком, сроком и размером компенсации за его использование.
• Сотрудник самостоятельно приобретает все необходимые средства для работы. Тогда работодатель либо компенсирует покупку и производит все те же действия, как при передаче оборудования сотруднику в пользование, либо выплачивает установленную компенсацию.

Между тем можно уточнить, какими именно программами следует пользоваться работнику. Допустим, если для компании важно, чтобы весь дизайн отрисовывался в Photoshop, а не в другой программе. В случае покупки сотрудником иного программного обеспечения работодатель не обязан его оплачивать.

Безопасность

Работодателю сложно отследить, какие ресурсы посещает удалённый сотрудник в рабочее время, поэтому при малейшей ошибке может пострадать конфиденциальность данных компании. Чтобы предотвратить утечку информации, компании устанавливают на компьютеры программы, которые отслеживают перемещения пользователя в сети и защищают данные организации. В договоре следует прописать, какими программами для безопасности данных обязан пользоваться работник, и ограничить его доступ в сторонние ресурсы (сайты, социальные сети, мессенджеры) с компьютера в рабочее время.

Охрана труда

В отношении офисных сотрудников работодатель обязан соблюдать требования по обеспечению безопасности персонала: устанавливать противопожарные системы, инструктировать по правилам безопасности, подготавливать к чрезвычайным ситуациям и прочее. Офисный сотрудник обязан ознакомиться со множеством локальных актов и подписать их.

Но при работе с удалёнными сотрудниками требования к охране труда не нужно так строго соблюдать. Обязанности работодателя следующие:

• Провести для сотрудника инструктаж по работе с техническим оборудованием при его наличии.
• Застраховать работника от несчастного случая при выполнении трудовых обязанностей и профзаболеваний, а также расследовать несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте.
• Платить взносы в Фонд социального страхования на травматизм.

График работы

График работы дистанционного сотрудника определяется индивидуально. Например, можно прописать, что работник должен выполнять трудовые обязанности и быть на связи с понедельник по пятницу с 9:00 до 18:00 с указанием часового пояса.

При этом в трудовом кодексе закреплено право подчинённого на отдых от работы. Работодатель самостоятельно устанавливает, какой промежуток времени в рабочее время человек может потратить на личные нужды: отдых, обед и так далее. По закону это время должно варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. Кроме этого, сотрудник имеет право не выходить на связь в неустановленные часы работы.

Командировки

В случае если удалённый сотрудник должен периодически появляться в офисе, но находится в другом регионе, или отправляться в командировки по рабочим вопросам, то поездки должны полностью оплачиваться работодателем.

Исключением являются развлекательные мероприятия, проводимые в рамках компании, — корпоративы, тимбилдинги и другие встречи, где присутствие всего коллектива необязательно. Работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника или все затраты остаются на стороне подчинённого.

Основания для увольнения

Увольнение дистанционного работника проводится по тому же порядку, что и офисного. Относительно удалённых сотрудников законом установлены внеочередные основания для увольнения. Среди таких:

• Если удалённый сотрудник не выходит на связь в течение двух дней.
• Если удалённый сотрудник уехал в другую местность, которая не позволяет ему выполнять его прямые обязанности.

Помимо прочего, на дистанционных работников действуют те же основания для увольнения, что и на офисных. Однако зафиксировать их зачастую намного сложнее.

Допустим, наказать за прогул дистанционного работника практически невозможно, так как он не появляется на территории работодателя для выполнения обязанностей. В то же время, если сотрудник отсутствовал в рабочее время, Татьяна Нечаева советует запросить письменное объяснение того, где он находился в предполагаемый промежуток времени. Работник обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса. Кроме того, помощниками в доказательстве неисполнения обязанностей сотрудником могут стать счётчик рабочего времени или свидетели — коллеги и клиенты, которые не получают ответ на письма и звонки от человека.

Организация также может обезопасить себя от филонства удалённого работника, прописав в договоре, что сотрудник обязан ответить на письмо в тот же день, если оно поступило до 15:00 того же дня, и на следующий день, если оно поступило после 15:00 предыдущего дня.

По мнению Татьяны Нечаевой, отдельную сложность в привлечении сотрудника к ответственности могут представлять неординарные ситуации, такие как нарушение конфиденциальности данных из-за нахождения в общественном месте или присутствие на рабочем месте в нетрезвом виде. Компаниям необходимо выработать стратегии, которые помогут предотвратить все нарушения, и зафиксировать их в договоре.

Гибридный формат работы

Поскольку пандемия сбавляет обороты, а большинство сотрудников и работодателей увидели выгоду от дистанционного формата, компании часто переходят на гибридный формат: когда человек работает несколько дней из офиса, а несколько дней из дома. Это позволяет комфортно продолжать рабочий процесс и сохранять корпоративную культуру.

Оформление гибридной работы регулируется в договоре об удалённой работе. Для этого нужно расписать график работы сотрудника. Как пример:

• С понедельника по среду сотрудник производит трудовую деятельность по месту нахождения работодателя по такому-то адресу, а с четверга по пятницу сотрудник производит трудовую деятельность вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Сверх этого можно прописать, что стороны заново согласовывают график работы каждый месяц: работодатель может изменить график работы специалиста в следующем месяце, и сотрудник обязан согласиться. Таким образом компания может гибко распределять ресурсы в зависимости от потребностей.

Отдельно стоит упомянуть, что при гибридном формате работы человек чаще перемещается между рабочими местами с техническими средствами: ноутбуком, мышкой, наушниками и прочим. При условии, что работник потерял или испортил имущество компании, возмещение ущерба определяется по ситуации, но чаще всего эта ответственность лежит на плечах сотрудника.

Как заключить договор с удалённым сотрудником: электронный документооборот

Если удалённый сотрудник находится в одном городе с работодателем, то личные встречи для подписания документов — не проблема. Совсем иная ситуация, если работник находится в другом регионе. Стандартный обмен документами по почте или через мессенджеры не будет иметь юридической силы и не заменит настоящую подпись.

У компании есть два способа коммуникации с дистанционным работником. Первый — обмен оригиналами документов для подписи с помощью курьерских услуг. А второй — подписание документов электронной подписью. О нём расскажем подробнее, поскольку есть особенности.

Согласно закону, работодатель и работник могут заключать договоры с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у сотрудника может быть один из трёх вариантов электронной подписи:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Получение такой подписи стоит денег, и, если компании принципиально, чтобы использовался этот вид подписи, работодатель обязан оплатить её. Такая подпись даёт максимальную степень защищённости документа от подделки.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет меньшую степень защищённости документа и возможностей, но подписывать кадровые бумаги ей допустимо. Оформление такой подписи обойдётся дешевле, и она тоже полностью оплачивается работодателем.
• Электронная подпись на портале «Работа в России». Работодатель должен сформировать ЭДО на портале и пригласить сотрудника присоединиться. Работнику нужно зарегистрироваться на сайте «Госуслуги», верифицировать учётную запись и присоединиться к ЭДО компании. Такая подпись бесплатна для обеих сторон.

Для найма удалённого сотрудника требуется тот же перечень документов, что при приёме в офис:

• паспорт;
• трудовая книжка (с 1 января 2020 года допустима электронная трудовая книжка);
• СНИЛС;
• военный билет и другие документы/справки по требованию.

Работник может предоставить все документы в виде сканов, скриншотов, файлов PDF, XML и так далее.

По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Документы, подписанные посредством электронной подписи, приравниваются к оригиналу. Главный бонус при работе с ЭДО — подписи невозможно подделать, а значит, в спорных ситуациях с сотрудником можно доказать, что он собственноручно подписывал документ.

Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом

Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя. Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера. Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.

Читайте также

Вакансии дня

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1441214 вакансий , 64778235 резюме , 2044553 компании и за неделю 4247264 приглашения

Как заключить договор с дистанционным работником?

В последние годы все, кажется, привыкли к полностью удаленному или гибридному формату работы. Актуальным остается вопрос, как подписать с новым сотрудником трудовой договор. Варианты заключения контрактов изучила специально для журнала «Расчет» Аида Ибрагимова, руководитель практики Кадровый комплаенс КСК ГРУПП.

Дистанционный формат работы становится все более распространенным и популярным. Более того, все чаще на «удаленку» принимаются сотрудники из других городов, регионов. А значит, специалисты учета или сотрудники кадровых служб все чаще задаются вопросом: как подписать документы с таким работником?

В своем письме от 4 марта 2022 года № 14-6/ООГ-1352 Минтруд России, отвечая на вопрос «Допустимо ли подписание трудового договора другим лицом (родственником) на основании нотариально заверенной доверенности?», ответил, что Трудовым кодексом не предусмотрена возможность подписания договора иным лицом вместо работника.

При этом ТК РФ предусматривает возможность заключения рабочего контракта путем обмена электронными документами в трудовых отношениях с дистанционными работниками.

Расскажем, как можно подписать трудовой договор и иные кадровые документы с дистанционным работником.

Варианты подписания договора

Для начала стоит отметить, что труд дистанционных работников регулируется главой 49.1 Трудового кодекса. Так, нормой предусмотрено, что трудовой договор и дополнительное соглашение к нему могут заключаться путем обмена между сотрудником и работодателем электронными документами, такая возможность предусмотрена статьей 312.2 ТК РФ.

Какие варианты подписания трудового договора есть с дистанционным работником у компании?

В офисе работодателя

В этом случае сотрудник приезжает к работодателю для подписания документов. Например, если специалист посетил офис компании для собеседования и стороны согласовали заключение трудового договора, то можно сразу же подписать рабочий контракт, а в качестве даты начала работы указать то календарное число, когда стороны договорились начать сотрудничество.

Возможен и другой вариант. Сотрудник специально приедет в офис в свой первый рабочий день для подписания договора. Для этого компании нужно допустить специалиста к работе. Обратите внимание: процедура допуска должна быть прописана в локальном нормативном акте компании.

Сам же визит работника можно оформить как командировку, датой приезда заключить трудовой договор. Важно помнить, что контракт необходимо заключить в течение трех рабочих дней с даты фактического допуска сотрудника к работе, поэтому приехать специалист должен именно в течение трех рабочих дней. Датой заключения договора в этом случае будет фактическое календарное число визита специалиста в офис организации, а датой начала работы – первый рабочий день, он же день допуска к работе.

В данном случае обмен документами стоит начать заранее, чтобы к первому рабочему дню сотрудника договор был подписан с обеих сторон. Учитывайте время, необходимое для доставки почты.

Может возникнуть другой вопрос: кто из сторон должен первым подписать бумаги? Первым будет предприятие, оно же направляет документы работнику. После получения сотрудник подписывает со своей стороны документы и направляет их работодателю.

Обратите внимание! Организация должна возместить работнику расходы, связанные с направлением документов почтой или курьерской службой.

Электронные документы

Для начала отметим, что при приеме на работу помимо трудового договора с работником подписываются и иные кадровые документы: листы ознакомления с локальными нормативными актами, согласие на обработку персональных данных, личная карточка, приказ о приеме (если работодатель продолжает их вести) и прочие документы.

В статье 312.3 ТК РФ уточняется, что при подписании кадровых бумаг в цифровом виде путем обмена электронными документами работник должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись для визирования следующих видов документов:

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

договоров о материальной ответственности;

документы о внесении изменений в эти договоры и об их расторжении.

В иных случаях взаимодействие работника, который трудится дистанционно, и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием иных видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения сотрудником и (или) работодателем документов в электронном виде.

Может возникнуть другой вопрос: кто из сторон должен первым подписать бумаги? Первым будет предприятие, оно же направляет документы работнику. После получения сотрудник подписывает со своей стороны документы и направляет их работодателю.

Таким образом, организация может подписать с работником документы (кроме договора и договора о материальной ответственности) либо заверив их простой электронной подписью, либо в иной форме.

Эта самая форма должна быть установлена в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. Например, это может быть простая электронная подпись, которая создается во внутренней системе работодателя, или обмен документами по электронной почте через пересылку сканов или фотографий документов с последующим обменом оригиналами и пр.

Что же касается трудового договора, то для его заключения путем обмена электронными документами у работника должна быть усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Если такая подпись уже есть, то сотрудник может использовать свою. Если пока необходимой подписи нет, то оформить и оплатить ее должна компания. Если на предприятии удаленно работают несколько работников, то рациональнее оформить на них усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи.

Если большая часть сотрудников трудится удаленно, то можно рассмотреть возможность перехода на электронный кадровый документооборот.

Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или ставить роспись об ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.д.

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

ТК РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

• можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,

• каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Скидка 78% на обучение до 17 сентября, 29900 6499 руб., успейте записаться .

Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:

отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;

работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если же трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

• Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

• направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;

• распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;

• распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;

• хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;

• работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).

Обратите внимание, в случае, если трудовой договор подписан с помощью электронной подписи работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением не позднее 3 календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Однако законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать подписанный собственноручно трудовой договор, ведь он уже подписал его с помощью УКЭП.

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

В зависимости от выбранного порядка документооборота с дистанционным работником можно:

Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Как удаленно обмениваться документами с сотрудниками

Многие знают, что договоры с сотрудниками разрешено заключать электронно. Но не всегда понятно, как подписать электронный договор, как сделать электронную переписку официальной, какие документы оформить для начала электронного взаимодействия с сотрудниками, нужно ли документы дублировать на бумаге. Можно ли легализовать электронную переписку с сотрудником, если договор с ним заключен в бумажной форме.

В статье разбираем, как юридически правильно начать обмениваться электронными документами с работниками, удаленщиками, исполнителями и самозанятыми.

В статье узнаете

Обменивайтесь документами с сотрудниками дистанционно

С помощью сервиса кадрового электронного документооборота от СБИС подписывайте кадровые документы онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.

Действительно ли со всеми сотрудниками можно организовать ЭДО

Закон разрешает с любым сотрудником подписывать электронные договоры, документы. В некоторых случаях можно даже не спрашивать согласия работника на электронное взаимодействие.

Правила организации ЭДО различаются и зависят от категории сотрудника. Есть 3 категории:

1. ГПХ, самозанятые. Это граждане, выполняющие работы или услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Например, по договору на оказание бухгалтерских услуг или договору подряда на ремонтные работы.
2. Дистанционные. Это работники, оформленные по трудовому договору о дистанционной работе. В том числе это те, кого перевели из офиса на удаленную работу и оформили по договору о дистанционной работе.
3. Все остальные работники. Это работники, принятые по трудовым договорам. Офисные, работники на заводе, вахтовики. То есть все, кроме работающих на основании договоров о дистанционной работе.

Какие документы можно подписывать электронно

ГПХ, самозанятые

Все документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ч. 2 ст. 160, ч. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

• Договоры оказания услуг.
• Договоры подряда.
• Акты сдачи-приемки оказанных услуг.
• Акты выполненных работ.
• Задания.
• Отчеты о выполнении работ.
• Иные.

• Ничего.

Дистанционные

Все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ст. 312.1-312.9 ТК РФ). Но есть особенность. 3 вида документов придется отправлять на бумаге почтой.

• Договоры о дистанционной работе, материальной ответственности, ученические.
• Приказы о приеме, переводе, отпуске, увольнении.
• Локальные нормативные акты, инструкции.
• Заявления, объяснительные.
• Табели, графики работ, графики отпусков.
• Расчетные листки.
• Иные.

• Копию приказа об увольнении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

В особых случаях:

• Трудовой договор, допсоглашение — по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
• Бумажную трудовую книжку, если работник ее прислал при приеме (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Все остальные работники

Почти все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (статьи 22.1 — 22.3 ТК РФ). Исключение 5 видов документов из ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

• Трудовые договоры, материальной ответственности, ученические.
• Приказы о приеме, переводе, отпуске.
• Локальные нормативные акты, инструкции.
• Заявления, объяснительные.
• Табели, графики работ, графики отпусков.
• Расчетные листки.
• Иные.

• Приказы об увольнении.
• Акт о несчастном случае на производстве.
• Журналы инструктажей по охране труда.

В особых случаях:

• Бумажные трудовые книжки тех, кто не выбрал электронные книжки.
• Сведения о трудовой деятельности формы СТД-Р, если работник просит их выдать в бумажной форме.

Электронное взаимодействие по договорам ГПХ и трудовым

С помощью СБИС КЭДО можно подписывать кадровые документы в режиме онлайн.

Как организовать ЭДО с сотрудниками

Для начала электронного взаимодействия с сотрудниками потребуются:

• Информационная система,
• Электронные подписи,
• Внутренние документы компании.

Информационная система

ГПХ, самозанятые

1. Систему работодателя, такую как СБИС. В ней сможете и договоры ГПХ подписать электронно, и подписи электронные выпустить, и в учет принять полученные электронно акты оказанных услуг.
2. Электронную почту. В ней тоже можно обмениваться электронными документами. Но контролировать ответы от 100 сотрудников будет уже не удобно.

Дистанционные

1. Систему работодателя, такую как СБИС. В СБИС сможете выпускать электронные подписи работникам, подписывать трудовые договоры, ставить электронно задачи, контролировать их выполнение, выдавать расчетные листки. В 1 окне СБИС покажет, какие документы отправлены сотруднику, что и когда он подписал, не изменил ли он документ перед подписанием.
2. Электронную почту. В ней тоже можно обмениваться электронными документами. Но тут важно учитывать, что по ч. 3,4 ст. 312.3 ТК РФ работодатель и работник обязаны подтверждать получение электронного документа. Это значит кадровик должен отправить договор, получить подтверждение его прочтения и потом получить подписанный договор. Контролировать ответы от 100 сотрудников просто не удобно.

Все остальные работники

Разрешено использовать (ст. 22.1 ТК РФ):

1. Систему работодателя, такую как СБИС. В ней можно выпустить электронную подпись работнику, отправить менеджерам один пакет инструкций, а продавцам другой. Сдать СЗВ-ТД, согласовать график отпусков, разослать расчетные листки и сохранить подписанные документы в электронном архиве.
2. Государственный портал «Работа России». Это общая база, в которую работодатель передает для подписания все кадровые документы. И эти документы навсегда остаются в личном кабинете сотрудника. Портал обещают доработать к сентябрю 2022, но он пока там неудобно работать.

Электронные подписи

Какие ЭП бывают

Есть 3 вида электронных подписей по закону 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

• ПЭП — простая электронная подпись.
• НЭП — усиленная неквалифицированная подпись.
• КЭП — усиленная квалифицированная подпись.

Для категории «все остальные работники» Трудовой кодекс ввел еще 2 разновидности подписей:

• ПЭП госуслуги — простая электронная подпись с сайта госуслуг. Ей можно подписывать документы только на портале «Работа России». Она не подойдет для подписания документов в системе работодателя. Для получения подписи работник должен зарегистрироваться на сайте госуслуг и подтвердить личность, сходив в МФЦ или банк.
• НЭП госключ — пока нигде не применяется, как появится — СБИС внедрит. Ее выдадут тем, у кого есть ПЭП госуслуги.

Электронные подписи сотрудникам для ЭДО и электронной переписки

Электронная переписка с сотрудником становится юридически значимой, если заверена электронной подписью.

ГПХ, самозанятые

Используйте НЭП или КЭП. Они подойдут для подписания любых видов документов.

ПЭП тоже можно использовать, но они не защищают подписанный документ от изменений. Сотрудник может потом заявить, что компания изменила стоимость услуг в договоре после его подписания.

Дистанционные

Используйте НЭП или КЭП. Они подойдут для подписания любых видов документов.

ПЭП можно использовать, но она не защищает подписанный документ от изменений. ПЭП не подойдет для подписания: трудового договора, договора о матответственности, ученического, допсоглашений к ним.

Все остальные работники

Вид ЭП сотрудника зависит от информационной системы, в которой вы обмениваетесь документами.

Для системы работодателя подойдут: НЭП, НЭП госключ, КЭП.

ПЭП тоже можно использовать, но она не защищает подписанный документ от изменений и не подойдет для подписания: трудового договора, о матответственности, ученического, на получение образования, допсоглашений к ним, согласия на перевод, заявления об увольнении, его отзыве, уведомления об изменении условий ТД, приказа о дисциплинарном взыскании.

Для госпортала «Работа России» подойдут: ПЭП госуслуги, НЭП госключ, КЭП.

Всегда ли за подпись сотрудника платит компания 

Не всегда. У компании нет обязанности покупать подписи для сотрудников по ГПХ, самозанятых и дистанционных. Вопрос решается по соглашению сторон.

Для всех остальных работников работодатель обязан оплатить выпуск электронной подписи (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

Как выбрать подпись. Отличие КЭП от НЭП

В чем разница	КЭП	НЭП
Цена	от 1000 руб.	от 450 руб.
Удобство получения	Сотруднику надо идти в удостоверяющий центр	Выдает работодатель на рабочем месте или удаленно
Где хранить	Токен, телефон	Токен, телефон или облако
Степень защиты	Обе имеют криптографическую защиту и квалификационный сертификат

Как выдать электронную подпись сотруднику

Тут все зависит от вида электронной подписи.

ПЭП — это «логин-пароль», комбинация символов или код из СМС для доступа в личный кабинет, к электронной почте. Если электронная почта корпоративная, ПЭП выдает работодатель, если личная — работник формирует сам. Такая подпись подтверждает авторство, но не защищает документ от изменения после подписания.

НЭП и ПЭП выглядят как набор файлов на токене или телефоне, формируются с помощью средств криптографической защиты. За КЭП сотруднику надо сходить в удостоверяющий центр. НЭП выдает работодатель на рабочем месте.

Выпуск НЭП входит в стоимость КЭДО от СБИС

При подключении сервиса кадрового электронного документооборота от СБИС вам не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей.

Электронные подписи для кадровика

КЭП подойдут для всех видов документов.

НЭП тоже можно использовать, но она подходит не для всех документов с дистанционными и остальными работниками.

Хитрые настройки СБИС, чтобы не тратить деньги на выпуск КЭП для кадровика

В СБИС можно настроить «доверие подписи» или «отложенное подписание». В этом случае кадровик подписывает документ своей НЭП, а работник или госорган получает документ с КЭП директора.

Внутренние документы компании

С действующими сотрудниками нужно подписать некоторые документы, чтобы электронная переписка с ними стала юридически значимой, равнозначной документам, подписанным на бумаге.