Дубликат и копия — в чем разница
Порой так сложно разобраться в юридической подоплеке, понять, чем отличается дубликат от копии. И то, и другое не является оригинальным документом. Он существует в единственном экземпляре.
Тогда что такое дубликат документа и в чем его отличие от копии? Чтобы прояснить это, следует обратиться в первую очередь к словарю.
Понятия «дубликат» и «копия»
Юридический словарь говорит, что слово «дубликат» означает документ, выдаваемый взамен утраченного, утерянного, испорченного и т.д.
Возникает резонный вопрос: в чем разница дубликата и оригинала? Оригинал будет первичен. Один заменяет другой, если изначальный документ по любой причине использовать невозможно. Подлинник в этом случае теряет юридическую силу.
Финансовый словарь дает следующее определение: Дубликат или дубликаты – это второй и следующие экземпляры документа, имеющие с ним одинаковую юридическую силу. В этом случае оригинал и дубликат имеют равные права и возможности, являясь полноценными клонами друг друга и сосуществуя одновременно.
Таким образом, понятие «дубликата документа» определяется как единственный документ, заменяющий безвозвратно утраченный или один из экземпляров какого-то документа, который подразумевает существование равнозначных по силе и функциональности документов.
Главное отличие копии от дубликата
Уже из самих определений понятно, чем отличается копия от дубликата. Дубликат – значит документ! Копия – лишь воспроизведение официальной бумаги.
В чем разница между дубликатом и документом, можно пояснить на конкретных примерах:
Законом предписывается водителю иметь при себе ПТС , когда он находится за рулем, и предъявлять его по требованию сотрудника ДПС. Допускается вместо оригинального документа возить копию. Ее необходимо заверить у нотариуса, чтобы это стало равноценной заменой подлинника.
При утере либо порче ПТС владелец автомобиля обращается в МРЭО ГИБДД, где зарегистрирована машина. Выдача дубликата ПТС производится после оплаты государственной пошлины и осмотра автомобиля.
Из примеров понятно, что дубликат документа – это повторный документ. Он полноценно выступает в роли оригинала и имеет ту же юридическую силу.
Копия же обязательно требует дополнительных действий, чтобы замещать подлинник. Она изготавливается для строго определенных целей и в других вопросах не может служить заменой документа.
Чем еще отличается дубликат от копии документа?
Отличительные черты дубликата:
- Уникальный номер. Чаще всего дубликату присваивается собственный номер, но существуют и исключения. Например, дубликаты финансовых, бухгалтерских или платежных документов будут иметь одинаковый номер. Такие бумаги дублируются сразу для каждой из сторон сделки.
- Уникальная дата выдачи. За исключением финансовых, все дубликаты имеют собственную дату выдачи, отличную от даты первичного документа.
- Имеют надпись «дубликат». В подавляющем большинстве случаев такие документы маркируются таким образом.
- Выдаются только в той организации, где был получен оригинал. Можно получить и в филиале или другом отделе, но невозможно получить в другой организации или ведомстве.
- Аннулируют подлинник. В основном, получение дубликата автоматически будет означать, что оригинал потерял свою юридическую силу.
- Если первичный документ имел ограниченный срок действия, то и дубликат будет иметь тот же срок действия. То есть дата окончания будет совпадать полностью независимо от даты выдачи повторного документа.
- Имеет одинаковый объем, форму и содержание подлинника. Если гражданин получает дубликат утерянного паспорта, то это будет ровно такой же паспорт со всей информацией, содержащейся в нем.
Отличительные черты копии:
- Полностью повторяют копируемый документ. Какие либо изменения недопустимы, даже если копирование проводится вручную.
- Может содержать только частичную информацию первичного документа. Например, всевозможные выписки из документа являются неполной копией оригинала, содержащей лишь необходимую пользователю часть подлинника.
- Требуют обязательного официального заверения. Незаверенная у нотариуса копия не может служить полноценным документом без предъявления одновременно с ней оригинала.
- Не отменяют действия оригинала и являются вторичным документом, который используется для удобства либо какой-либо определенной цели или действия.
- Можно изготовить и получить в любой организации, занимающейся копированием документов, и даже сделать самостоятельно дома.
- Не имеют уникальной даты и номера.
Подробно рассмотрев, что такое дубликат документа и его копия, а также в чем конкретно заключается разница между ними, можно понять, насколько важно уметь их отличать.
Как правильно оформить дубликаты документов: руководство пользователя
Оформление дубликатов документов может вызвать затруднения у многих людей. Возможно, наибольшее отличие между дубликатом и копией заключается в процессе их выдачи. Главное, что необходимо понимать, — это порядок оформления дубликата и копии, который может различаться в зависимости от организации или учреждения.
Наиболее распространенной причиной необходимости оформления дубликата является утеря или порча физического оригинала документа. Дубликат — это не просто копия документа, а официально заверенный документ, имеющий силу и аналогичный оригиналу. Для оформления дубликата документа часто необходимо обратиться к нотариусу или компетентным лицам в организации, где был выдан оригинал.
Для правильного оформления дубликата или копии документа необходимо понимать разницу между этими понятиями. Кроме того, необходимо знать, какие документы и в какой форме могут быть использованы для оформления дубликата. Следование правилам оформления дубликатов документов поможет избежать недоразумений и сомнений в их законности.
Правильное оформление дубликатов документов — это гарантия отсутствия проблем с их использованием в будущем, поэтому важно уделить этому процессу должное внимание.
Оформление дубликатов документов: руководство пользователя
Когда необходимо получить дубликат документа, возможно, главное отличие, которое нужно учитывать, — это порядок его оформления. Для выдачи копии документа не требуется обращаться к нотариусу, но для получения дубликата часто нужно предъявить оригинал или доказательства его утери.
От понятия «копия» дубликат отличается тем, что дубликат выдается физическому лицу вместо оригинала, который был утерян, украден или уничтожен. При этом дубликат должен выглядеть точно так же, как оригинал и иметь точно такую же юридическую силу.
При оформлении дубликата документа необходимо учитывать требования, установленные законодательством, а также правила, определенные органом, выдавшим оригинал документа. Как правильно оформить дубликат может зависеть от типа документа, например, от необходимости переноса печати или печати нотариального знака на дубликат.
У каждого органа есть свои требования и порядок оформления дубликатов, однако общие правила, которые нужно соблюдать, — это наличие документального подтверждения об утере, украдении или уничтожении документа, а также предъявление оригинала, если это возможно. Кроме того, некоторые документы могут быть восстановлены только через нотариуса.
Зачем нужны дубликаты документов
Дубликаты — это копии документов, выдаваемые в случае утери или порчи оригинала. Они обладают таким же юридическим значением, как и оригиналы. Понятия «дубликат» и «копия» имеют отличие — дубликата выдают только физическому лицу, которое обладает правом на данное документов.
Для оформления дубликата необходимо соблюдать определенный порядок. Заявление на выдачу дубликата нужно написать от руки или заполнить образец заявления, который предоставляется организацией, выдавшей оригинал документа.
Для выполнения оформления дубликата не нужно обращаться непосредственно к нотариусу, в отличии от копии. Отличие дубликата от копии заключается в том, что дубликат нужен для восстановления оригинала, а копия может быть нужна для получения различных сертификатов и доказательств права.
- Дубликаты документов необходимы для восстановления оригиналов в случае утери или порчи.
- Оформление дубликата требует соблюдения определенного порядка, который зависит от организации, выдавшей оригинал документа.
- Понимание различий между дубликатом и копией поможет избежать нежелательных ошибок в процессе оформления.
Какие документы нужно дублировать
Для исполнительной документации, включая договоры, счета, квитанции, и другие документы, необходимо создавать копии. Копии документов создаются для создания официальных записей об исполнении договорных обязательств. Копии могут быть необходимы, когда необходимо сохранить оригинал у себя, но передать оригинал другому участнику.
Главное в оформлении дубликатов заключается в том, чтобы убедиться в их точности и правильности. Необходимо создавать дубликаты от оригиналов документов, а не от предыдущих копий. Порядок создания копий следующий: идентифицировать документ, определить цель создания копии, скопировать оригинал без изменения содержания и порядка.
Для некоторых документов, можно запросить официальный дубликат. Дубликат отличается от оригинала тем, что его выдает организация, которая выдала оригинал первоначально. Дубликат может быть выдан при утере оригинала, исправлении ошибки или для возможности иметь две копии оригинала.
- Копия
- Дубликат
Для нотариальных документов, копии должны быть заверены нотариусом. Копия должна соответствовать оригиналу и быть заверена нотариусом. Заверенная копия может использоваться для обеспечения доказательной силы документа в случае судебного разбирательства. Заверенные копии также могут использоваться для сохранения оригинала документа и его исполнения.
Как правильно оформить дубликаты документов
Дубликат и копия — два разных понятия, и порядок их оформления и выдачи отличается. Копия — это физическое воспроизведение оригинала документа, которое может быть сделано самостоятельно или уполномоченным лицом. Дубликат же — это эквивалент оригинала, выдаваемый в случае утери или порчи первоначального документа.
Главное отличие между копией и дубликатом заключается в том, что копия не имеет никакой юридической силы. Дубликат же может быть использован вместо первоначального документа в суде, при заключении договоров и других юридически значимых процессах.
Оформление и выдача дубликата варьируется в зависимости от типа документа. Возможно, что для получения дубликата необходимо обратиться к нотариусу или иной уполномоченной организации. Когда же дубликат может быть выдан напрямую органом, выдавшим первоначальный документ, порядок оформления и получения схож с процедурой оформления копии.
Важно помнить, что дубликат документа является его полноценной заменой, поэтому необходимо брать его выдачу и оформление на серьез. В случае, если первоначальный документ юридически значим, рекомендуется обратиться за помощью к профессионалам или специалистам по вашей области деятельности.
Как правильно хранить дубликаты документов
Важно понимать разницу между понятиями «дубликат» и «копия». Для получения дубликата необходимо обратиться к нотариусу или другому уполномоченному лицу, который осуществляет выдачу официального документа вместо утерянного или испорченного. Копия же может быть сделана неофициальным способом и не обладает официальной силой.
Порядок хранения дубликатов документов должен соответствовать их статусу. Возможно, когда дубликат будет использоваться в заявлении о восстановлении утерянного или испорченного документа, следует хранить его до получения оригинального документа.
Главное требование к хранению дубликатов документов — это их физическая целостность и соответствие оригинальному документу. Это можно обеспечить путем хранения в специальных папках или футлярах, избегая контакта с другими бумагами. Возможно использование стеллажей и шкафов для документов, предназначенных для длительного хранения.
- Для сохранности документов важно избегать следующих моментов:
- контакта с влагой, дождевой и конденсатной водой;
- воздействие на документы прямым солнечным светом;
- близости от источников тепла и пыли;
- контакта с краской, клеем и другими производными бумаги.
Обязательно указывайте на дубликате метку, отличающую его от копии, например, «дубликат», «подлинник», «ксерокопия» и т.д. Это необходимо для корректной идентификации документа. Кроме того, следует учитывать время выдачи дубликата, которое может быть использовано для последующей идентификации по дате выдачи и серии документа.
Какие сроки хранения дубликатов документов установлены законодательством
Для оформления и выдачи копий (дубликатов) документов необходимо понимать главное понятие – «копия». Копия – это документ, выполненный сверху на оригинале, от которого она зависит. Для физического лица оформление дубликата документа возможно, если выполняются условия предусмотренные законодательством Российской Федерации.
От порядка оформления дубликата зависит срок его хранения. Для гражданских и налоговых документов, а также для документов об образовании срок хранения составляет 75 лет. Другие документы хранятся от 5 до 50 лет.
Возможно обратиться к нотариусу для оформления копии документа или выдачи дубликата. В этом случае стоит учитывать, что срок хранения составляет также 75 лет.
Главное, чтобы оформление копии было произведено в соответствии с установленными законодательством требованиями. В этом случае сроки хранения будут соблюдены и гражданин будет защищён от возможных неприятностей.
Что делать, если оригинал документа утерян или уничтожен
В случае, если оригинал документа был утерян или уничтожен, возможно оформление дубликата. Главное отличие между понятиями «дубликат» и «копия» заключается в том, что дубликат является официальным документом, выданным организацией или уполномоченным лицом, в то время как копия является физическим дубликатом.
Порядок выдачи дубликата документа зависит от типа документа и организации, выдающей документ. Для получения дубликата могут потребоваться различные документы и доказательства правильности заполнения документов. В широком смысле дубликаты документов могут быть выданы только лицам, утратившим оригинал документа.
Когда вы оформляете дубликат, необходимо обратить внимание на отдельные вопросы. Например, копии дубликатов документов могут быть установлены только при наличии нотариального заверения. Физический дубликат выдается организацией в соответствии с ее положениями о порядке оформления документов. Иногда для выдачи дубликата могут потребоваться определенные сборы в качестве операционных расходов организации.
- Если вы утеряли оригинал документа, проконсультируйтесь с уполномоченным лицом или юристом, чтобы понять, какие документы и доказательства следует предоставить для получения дубликата.
- Не тратьте время на оформление дубликата, если вы не являетесь официальным представителем организации, выдавшей оригинал документа.
Проблемы при неправильном оформлении дубликатов документов
Оформление дубликатов документов – главное физическое отличие от копии, которое может стать причиной многих проблем. Для понятия «дубликат» существует точный порядок выдачи со стороны нотариуса, который включает как формулировки, так и условия.
Одна из проблем может возникнуть в случае указания на дубликате отличие от порядка оформления копии. Неправильно оформленный дубликат может быть не признан правомочным документом в случае споров или конфликтов.
Другая проблема – возможность выдачи дубликата вместо копии, что может стать причиной проблем для лица, запросившего оригинальный документ. В таком случае будет необходимо повторно обращаться к оригинальному владельцу или организации за выдачей правильного документа.
Также может возникнуть проблема совмещения понятий «дубликат» и «копия» при заполнении документов, что приведет к неправильному оформлению документов и потере времени на их переработку.
Как оформить дубликаты документов самостоятельно и когда лучше обратиться за помощью
Дубликаты документов – это важный инструмент для тех, кто потерял свой оригинал. Для того чтобы понять, что же такое дубликаты документов, необходимо уточнить понятия «дубликата» и «копии». Отличие между ними в том, что копия – это физическое повторение оригинала, а дубликат – это документ, выданный заново.
Для оформление дубликата документа необходимо обратиться к учреждению, где выполняется эта услуга. Однако, в некоторых случаях можно оформить дубликат самостоятельно. В таком случае, необходимо знать порядок оформления и возможные требования по документации. Как правило, для оформления дубликата документа требуется доказать, что вы являетесь лицом, кому был выдан оригинал документа.
Когда лучше обратиться за помощью к специалистам? В случае, если у вас возникают трудности при оформлении дубликата, можете обратиться к нотариусу или другим специалистам в данной области. Они помогут вам не только правильно оформить дубликат, но и объяснят все тонкости процедуры и требования к документации.
Итак, чтобы оформить дубликат самостоятельно, нужно постараться узнать все необходимые требования и нормы для оформления такой документации. В противном случае, обратитесь за помощью к специалистам в данной области, которые помогут вам быстро и эффективно избавиться от проблем с оформлением реквизитов дубликата документа.
Правила восстановления первичной документации
Потеря первичной документации – вечная головная боль любой организации. Как восстановить утраченные подлинники, Ирина Михеева, ведущий юрисконсульт ООО «КСК аудит» специально для журнала «Расчет» написала инструкцию о том, как правильно восстанавливать утраченные документы.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет. В силу пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить «первичку», регистры бухучета и бухотчетность не менее пяти лет. Поэтому за сохранностью подлинников нужно следить особенно внимательно. А если бумаги утрачены, придется предпринять определенные действия для их восстановления. Однако если такие действия не увенчаются успехом, документально зафиксированные попытки вернуть бумаги могут спасти компанию от штрафов и доначислений (Постановление ФАС Московского округа от 12 февраля 2014 г. № Ф05-2554/2013).
Давайте рассмотрим, какие меры можно принять для возврата документов.
Отмечу, что такие действия лучше предпринять до сдачи очередной отчетности, чтобы позже, в случае восстановления, не пришлось корректировать декларации и сдавать уточнения.
Первым шагом на пути восстановления бумаги станет внутреннее расследование, в том числе изучение электронной переписки c деловыми партнерами. После этого необходимо направить запросы на предоставление дубликатов (повторный экземпляр подлинника) и заверенных копий документов. Если связь с контрагентом прервана, то необходимо предпринять меры по его розыску.
Первичные документы
Если утерян внутренний первичный документ (например, ОС-1, ОС-6 и т. п.), то его можно распечатать из базы данных и переподписать его сотрудникам, которые подписывали оригиналы.
Если специалист, который ставил свой автограф на оригинале, больше не работает в компании, можно попытаться разыскать бывших коллег либо подписать документ со штампом «Дубликат» действующим работникам, ответственным за оформление аналогичных операций.
Поскольку законодательно не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к дубликатам таких документов, организация вправе сама их утвердить. Если утерян бухгалтерский документ, который был получен от делового партнера, то порядок будет такой же, как и по восстановлению договоров, об этом мы расскажем ниже.
Банковские выписки
Для получения утерянной документации из банка необходимо составить соответствующий запрос с указанием реквизитов документов, после этого его нужно будет направить в филиал кредитной организации, в котором обслуживается компания.
Кассовые чеки
Порядок восстановления зависит от способа оплаты. Если оплата осуществлялась по карте через терминал и вы обнаружили утрату документа в тот же день, то можно распечатать копию чека через этот же терминал.
Обратите внимание: на следующий день такая опция будет уже недоступна, так как открывается новый операционный день и платежи за предшествующий день суммируются и отправляются в отчет для передачи в налоговый орган.
Если прошло больше суток, то для восстановления чека придется написать заявление о выдаче копии и обратиться в торговую точку, где приобретался товар. Копия должна быть заверена по общепринятым правилам – на ней ставится печать, указываются Ф. И. О. полномочного лица, дата и подпись.
В случае если получить копию чека в магазине по техническим причинам нет возможности, можно обратиться с запросом в банк продавца за выдачей дубликата. В обращении необходимо указать сумму, дату оплаты и имя владельца карты, желательно – время, когда была сделана покупка.
Вся процедура занимает до семи рабочих дней.
Далее рассмотрим случай восстановления чека, если оплата была наличными. Тогда необходимо обратиться в магазин с заявлением о выдаче дубликата чека, в свою очередь продавец должен «поднять» сшив документов за определенную дату и снять копию нужного чека, которую также нужно заверить.
И наконец, третий случай – повторное получение электронной квитанции. Выдача дубликата возможна, если у продавца есть специальное приложение. Как правило, распечатать дубликат чека можно в течение 30 дней с даты покупки. Зачастую такая услуга предоставляется возмездно. Это наиболее удобный и быстрый вариант, так как он позволяет выдать дубликат чека, который не надо заверять в течение 10 минут. Вы можете попросить выслать чек на электронную почту.
Счет-фактура
При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа восстановления документа. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Высший арбитражный суд еще в 2010 году разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактур (Постановление Президиума ВАС от 9 ноября 2010 г. № 6961/10). Правомерность вычета по дубликату счета-фактуры придется отстаивать, потому как официальная позиция Минфина России, изложенная в письме от 14 февраля 2019 года № 03-07-09/9057, отрицает такую возможность.
Суды считают, что у налогоплательщика такое право есть при сохранении идентичности данных. Спорным моментом является несовпадение подписи. Но арбитры признают право на вычет НДС, когда это вызвано объективными причинами (например, увольнение сотрудников), смена автографа не влияет (Постановление АС Центрального округа от 1 июня 2016 г. № Ф10-1645/2016). Но обратите внимание, при возникновении сомнений в подлинности подписи на счетах-фактурах может быть назначена почерковедческая экспертиза.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Договоры
Самым эффективным способом восстановления этого типа документов, конечно же, является общение с контрагентами, которым направляются соответствующие запросы с просьбой предоставить дубликат документов. Лучше самим организовать получение дубликата, если вы находитесь в одном регионе. Либо предложите возместить расходы на отправку документа. Один из вариантов «воскрешения» бумаги – нотариально заверить копию договора, имеющуюся у второй стороны.
Если контрагент не выходит на связь, а офиса и след простыл, загляните в ЕГРЮЛ, возможно, партнер реорганизовался или находится в стадии ликвидации. Тогда можно обратится к правопреемнику или ликвидатору. Правда, после ликвидации делового партнера шанс переподписать договор минимален, так как печать компании подлежит уничтожению.
Если есть запись о том, что компания числится как действующая, возможно, компания просто сменила адрес и нужно приложить усилия по ее поиску. Позвоните по всем имеющимся у вас телефонам, включая мобильные номера сотрудников. Можно обратиться к специалистам, которые за вас выполнят эту работу.
Одним из вариантов выхода из ситуации будет изучить электронную переписку с партнером. Суды признают в отношении договоров на основании пункта 2 статьи 434 ГК РФ, для заключения которых достаточно письменной формы (например, оказание услуг), переписку по почте. Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору (например, Постановление АС Московского округа от 6 июня 2014 г. № А40-131282/13).
Существуют договоры, которые необходимо зарегистрировать, например, контракты с недвижимостью или сделки с интеллектуальной собственностью. Экземпляры таких договоров хранятся в регистрирующих органах: Росреестре или Роспатенте. В случае утери возможно запросить копию в этих органах.
После того как все документы будут восстановлены, нужно создать систему, при которой бумаги не будут теряться. Одним из инструментов является переход на электронный документооборот (ЭДО). Обратите внимание: возможно, нецелесообразно использование ЭДО компаниям с небольшим документооборотом. Но если оборот документов в месяц перешел за отметку в 1 000 штук, это повод для размышления.
Дополнительно, как в случае с ЭДО, так и при бумажном документообороте, имеет смысл разработать специальный регламент по контролю за подписанием первичных документов: определите ответственных лиц, регулярность проверок, ответственность. Ознакомьте сотрудников с этими правилами и придерживайтесь их.
Первичные документы: оригинал, копия или дубликат?
С 1 января 2018 года совершенствование некоторых положений нормативно-правовой базы, касающейся отношений в сфере бухгалтерского учета, коснулись также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
В соответствии с п. 8 разд. I Закона от 05.10.17 г. № 2164–VIII «О внесении изменений в Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» относительно совершенствования некоторых положений» первичные учетные документы в своем названии утратили учетный характер. Они стали просто первичными документами, без признания их учетными.
Но это и логично, ведь в ст. 1 Закона от 16.07.99 г. № 996–XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) первичный документ не назван учетным. Более того, в соответствии с Законом от 03.11.16 г. №1724–VIII «О внесении изменений в некоторые законы Украины по устранению административных барьеров для экспорта услуг» определение понятия первичного документа было сокращено: первичный документ – это документ, который только содержит сведения о хозяйственной операции. Он больше не является документом, подтверждающим осуществление хозяйственной операции.
Первичные документы, с которыми работают бухгалтеры, как известно, бывают в форме оригинала, дубликата или копии. Конечно, это не просто разные слова. Они еще наполнены соответствующим юридическим содержанием с различными юридическими последствиями.
Национальный стандарт Украины «Делопроизводство и архивное дело» ДСТУ 2732:2004 определяет, что:
- документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, основная функцией которого – хранить и передавать ее во времени и пространстве;
- служебный документ – это документ, который создало или получило учреждение (или иной субъект хозяйствования) в процессе деятельности;
- оригинал (служебного документа) – это экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;
- дубликат оригинала (служебного документа) – это повторно оформленный служебный документ для использования вместо утерянного или поврежденного оригинала, который имеет такую же юридическую силу.
- копия (документа) – это документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков.
При этом термины, определенные указанным стандартом, нужно применять во всех видах нормативных документов по делопроизводству и архивному делу, а также для работ по стандартизации. Положения стандарта действительны для применения в работе органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, других субъектов хозяйствования, которые действуют в Украине, а также технических комитетов стандартизации, научно-технических и инженерных обществ.
Оригинал документа
Оригинал упоминается, например, в ст. 435 Гражданского кодекса Украины (далее – ГК), которой закреплена презумпция авторства: «при отсутствии доказательств иного автором произведения считается физическое лицо, указанное обычным способом как автор на оригинале или экземпляре произведения».
Глава IX Унифицированного закона о переводных векселях и простых векселях (Конвенция, к которой Украина присоединилась 06.07.99 г.) регулирует отношения по выдаче экземпляров и копий векселей. А именно, в соответствии со ст. 64 данного Закона «переводной вексель может быть выдан в двух или более тождественных экземплярах. Эти экземпляры должны содержать порядковый номер в самом тексте документа; в противном случае каждый из них рассматривается как отдельный переводной вексель». Таким образом, пронумерованные экземпляры – это один вексель, а не пронумерованные – это разные векселя. А согласно ст. 67 данного Закона «каждый держатель переводного векселя имеет право снимать с него копии. Копия должна точно воспроизводить оригинал, включая индоссаменты и прочие отметки, содержащиеся в нем».
Поэтому оригинал документа – это, собственно, сам документ, созданный первоисточником, и такой, который сам служит первоисточником для производных от него документов: дубликатов, копий, извлечений.
Экземпляр – это тот же оригинал, который создается в случае создания одного документа два и более раз. Например, двух– и многосторонний договор о совместной деятельности. Все экземпляры такого договора считаются оригиналами.
Обязательные реквизиты первичного документа и незначительные недостатки
Статья 9 Закона № 996 содержит перечень реквизитов первичного документа, а именно:
- название документа (формы);
- дата составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.
В соответствии с ч. 2 данной статьи несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, при условии что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объеме хозяйственной операции и т. п.
В ч. 2 ст. 9 указанного Закона речь идет также о том, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме, и о том, какие именно обязательные реквизиты такие документы должны иметь.
Законодатели, а то, что несущественные недостатки документов не могут быть основанием для непризнания самой хозяйственной операции, оставили «открытым» перечень таких несущественных недостатков. Об этом свидетельствует последнее слово девятого абзаца ч. 2 ст. 9 – «и т. д.». Это значит, что:
- наличие всех обязательных реквизитов первичного документа уже не обязательно для признания хозяйственной операции;
- существует некий, еще не определенный перечень обязательных реквизитов первичного документа, который свидетельствует о том, что оформленная им хозяйственная операция все же состоялась. По крайней мере, первичный документ содержит информацию о ней, хотя и не полную, однако достаточную для ее идентификации;
- такой неопределенный перечень в каждом отдельном случае свой. Он не унифицирован хотя бы потому, что не Закон № 996 определяет его достаточным или недостаточным, а тот, от кого будет зависеть решение при возникновении конфликта по поводу того, несущественные или существенные недостатки содержит первичный документ (суд, контролирующий орган…);
- существует определенный ряд лиц, органов государственной власти, которым дано право оценивать, существенные или несущественные недостатки содержит первичный документ: внутренние и внешние пользователи информации о деятельности предприятия, контролирующие органы, судебные органы.
Например, если по договору поставки поставлено 10 автомобилей покупателю, но в накладной не указана лишь единица измерения, то вполне понятно то, что автомобили измеряются штуками. Такой недостаток (отсутствие единицы измерения в накладной) является несущественным, ведь он не мешает идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции от имени поставщика и покупателя, содержит сведения о дате составления документа, содержании и объеме хозяйственной операции.
Другим примером можно назвать акт о предоставлении услуг устного синхронного перевода. Если в таком акте указано, что заказчик получил услуги устного синхронного перевода на переговорах, состоявшихся 11 ноября 2019 года в помещении заказчика, перевод выполняется в течение 5 часов, стоимость часа перевода – 100 грн, общая стоимость – 500 грн, указан представитель заказчика и сам заказчик, представитель исполнителя и сам исполнитель, то отсутствие даты составления такого акта будет несущественным недостатком, который не дает контролирующему органу основания не признавать саму хозяйственную операцию.
В рассмотренных примерах несущественные недостатки устраняются определенными сведениями, информацией, которые содержатся в самом первичном документе, и с помощью простых логических цепочек отсутствующий реквизит первичного документа становится понятным (раскрывается другой информацией). То есть несущественность недостатка подтверждается другой информацией из самого первичного документа.
Другой путь доказательства несущественности недостатка первичного документа –совершение определенных процессуальных действий в случае, если спор с контролирующим органом попал в суд. Например, по делу №2а–2792/12/1070, которое в 2012 году рассматривалось в Киевском окружном административном суде, а затем – и в Киевском апелляционном хозяйственном суде, представители налогового органа настаивали на том, что в акте приема выполненных строительных работ и в налоговой накладной от имени подрядчика подпись поставило неустановленное лицо, идентифицировать которое невозможно. При этом «подделку» подписи налоговики подтверждали экспертным заключением эксперта органов налоговой милиции. Именно поэтому в акте проверки ответчик указал, что этот недостаток первичных документов является основанием непризнания хозяйственной операции (строительных работ), а значит, и основанием исключения их стоимости из состава расходов и налогового кредита.
Налогоплательщик – заказчик строительных работ попросил суд вызвать директора предприятия-подрядчика и подтвердить в суде подлинность собственной подписи на обоих документах, что директор предприятия-подрядчика и сделал.
В определении Высшего административного суда Украины от 18.05.17 г. по делу № К/800/25002/16 речь идет о том, что документами, подтверждающими фактическое получение маркетинговых услуг, могут быть: акт приема-передачи услуг или другой документ, который подтверждает фактическое предоставление услуги и который должен иметь все обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 996; отчет о проведении маркетинговых исследований, в котором должны быть изложены результаты таких исследований и даны рекомендации заказчику; бухгалтерские и статистические документы, подтверждающие увеличение ассортимента товаров, объема продажи, размера дохода и т. п. При этом ВАСУ отметил, никакими нормативно-правовыми актами не утверждены формы бланка акта предоставления услуг или отчета, кроме минимума обязательных реквизитов, установленных ст. 9 Закона № 996 для первичных и сводных учетных документов. Из этого ВАСУ сделал вывод о том, что «незначительные недостатки в заполнении актов имеют оценочный характер и не служат основанием для заключения о лишении юридической силы и доказательности указанного первичного документа по предоставленным истцу услугам».
Коллегия судей согласилась «с заключениями суда первой инстанции, что спорные хозяйственные операции истца по приобретению маркетинговых услуг имели реальный характер, были связаны с хозяйственной деятельностью истца, вызывая изменения в структуре его активов, подтверждены надлежащим образом оформленными документами первичного бухгалтерского учета, которые содержат достоверные сведения об их объеме и содержании».
Более того, в постановлении от 20.04.16 г. по делу №К/800/50904/15 ВАСУ указывает на то, что «законодателем презюмируется реальность налогооблагаемых операций и расходов налогоплательщика, а также достоверность документов налогового учета, пока налоговым органом это не опровергнуто надлежащими и однозначно растолкованными доказательствами». Довольно весомое для плательщиков утверждение ВАСУ. Но главное – что оно полностью соответствует ч. 2 ст. 77 Кодекса административного судопроизводства Украины.
Далее ВАСУ в этом деле приходит к другому, еще более интересному выводу: «доводы ответчика об отсутствии доказательств сертификации приобретенного товара опровергаются приложенными к материалам дела копиями паспортов качества на нефтепродукты, в которых дано описание, характеристики товара, а также данными о его производителе и дате изготовления. Приведенные сведения являются достаточными индивидуализирующими характеристиками приобретенного товара. В то же время, следует учитывать, что сертификационные документы на товар, которые не содержат сведений об участниках и условиях хозяйственной операции по поставке, не могут служить подтверждением или опровержением реальности хозяйственной операции; сертификаты качества не являются документами первичного бухгалтерского или налогового учета, которые фиксируют движение активов. И поэтому даже их отсутствие не имеет решающего значения для установления фактического движения активов в процессе выполнения поставок».
То есть действует презумпция добросовестности плательщиков и других участников правоотношений в сфере экономики (постановление ВАСУ от 22.03.16 г. № К/800/268/15, постановление ВС от 24.09.19 г. по делу № 813/185/15, постановление ВС от 12.03.19 г. по делу № 823/1220/17). Однако, если установлено несоответствие первичных документов налогового и бухгалтерского учета законодательно установленным требованиям к их содержанию и форме, это исключает действие презумпции правомерности действий налогоплательщика (постановление ВС от 19.03.19 г. по делу №825/2073/18 (№К/9901/3789/19)
Кстати: следует иметь в виду, что первичный документ существенно отличается от договора. Или же так: договор не является первичным документом.
В соответствии со ст. 11 ГК одной из сделок, порождающих возникновение прав и обязанностей, является договор.
О беспочвенности отождествления договора и первичного документа речь идет в постановлении Верховного Суда Украины от 27.10.15 г. по делу № 826/661/1421–1539а15: «... договор не является первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета. В соответствии с частью первой статьи 626 Гражданского кодекса Украины договором является договоренность двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, договор свидетельствует только о намерении выполнения действий (операций) в будущем, а не об их фактическом выполнении». То есть хозяйственная операция связана не с фактом подписания договора, а с фактом движения активов налогоплательщика и движения его капитала, о котором свидетельствует именно первичный документ, а не договор.
Отражение первичного документа в регистрах синтетического и аналитического бухгалтерского учета не свидетельствует и не может свидетельствовать о возникновении прав и обязанностей контрагентов хозяйственной операции. Права и обязанности возникают на основании договора. Однако это не свидетельствует и о ничтожности первичных документов как таких, которые подтверждают определенные факты, содержат о них сведения.
О доказательной силе первичного документа
К доказательствам ст. 72 КАСУ относит и письменные доказательства. Такими доказательствами являются документы (в т. ч. электронные), акты, письма, телеграммы, какие-либо иные письменные записи, содержащие в себе сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела (ст. 94 КАСУ).
Как уже было отмечено, первичный документ содержит сведения о хозяйственной операции. Поэтому он является письменным доказательством в понимании ст. 94 КАСУ, хотя и не является основанием возникновения прав и обязанностей контрагентов. При этом интересно то, что сама по себе хозяйственная операция, контрагентом по которой оказался фиктивный контрагент, не всегда становится фиктивной. А именно, если сведения, указанные в первичных документах, соответствуют действительности и хозяйственная операция, указанная в них, должным образом отражена в бухгалтерском учете, она считается реальной.
Например, в постановлении ВАСУ от 04.04.17 г. №К/800/57161/13 сказано, что, принимая к сведению «индивидуальный характер юридической ответственности лица, правильным является вывод, что при нарушении контрагентом налогоплательщика действующего законодательства ответственность и негативные последствия наступают именно в отношении этого лица, в связи с чем право налогоплательщика, то есть истца, на налоговый кредит не может ставиться в прямую зависимость от соблюдения налоговой дисциплины третьим лицом.
Нереальность хозяйственных операций по приобретению налогоплательщиком товара должна подтверждаться надлежащими, допустимыми и достаточными доказательствами и не может основываться на предположениях, в частности обусловливаться лишь допущенными контрагентом нарушениями требований законодательства. Если указанный контрагент допустил такие нарушения, то это влечет ответственность и негативные последствия именно в отношении него, ведь законом иное не предусмотрено.
При соблюдении контрагентом законодательно установленных требований к оформлению соответствующих документов основания для вывода о недостоверности или противоречивости сведений, указанных в таких первичных документах, отсутствуют, если не установлены обстоятельства, которые свидетельствуют об осведомленности покупателя об указании продавцом недостоверных сведений».
Правда, в постановлении ВСУ от 20.05.21 г. № 826/16627/18 сказано: «в случае невыяснения налогоплательщиком наличия полномочий у представителя контрагента по заключению соглашения, в осуществлении хозяйственной операции и оформлении первичных документов, такое поведение может свидетельствовать о наличии умысла на безосновательное получение налоговой выгоды и влечет за собой риск наступления негативных последствий для такого плательщика, в частности неучитывание для целей налогового учета хозяйственных операций, подтвержденных документами, оформленными с нарушением предписаний действующего законодательства». То есть к выбору контрагентов нужно относиться осмотрительно.
Дубликат документа
Как сказано выше, в соответствии с ДСТУ 2732:2004 дубликат оригинала – это повторно оформленный служебный документ для использования вместо утерянного или поврежденного оригинала, который имеет такую же юридическую силу.
О дубликатах речь идет, например, в пп. 19 п. 1 Переходных положений Хозяйственного процессуального кодекса Украины: «До дня начала функционирования Единого государственного реестра исполнительных документов… в случае утери исполнительного документа суд, который рассматривал дело как суд первой инстанции, независимо от того, суд какой инстанции выдал исполнительный документ, может выдать его дубликат, если взыскатель или государственный исполнитель, частный исполнитель обратился с заявлением об этом до окончания срока, установленного для предъявления исполнительного документа к исполнению».
Из вышеизложенного не трудно прийти к выводу, что дубликат – это тот же оригинал, хотя и выданный повторно.
Почему он называется дубликатом, а не просто еще одним оригиналом? А потому, что выдать дубликат может физическое лицо, отличающееся от того, которое выдало оригинал. Например, если изменился работник суда или иного государственного учреждения либо юридического лица, которое является источником появления оригинала. В таком случае на дубликате будет стоять подпись представителя такого государственного учреждения или юридического лица, отличающаяся от подписи лица, которая была на оригинале.
Кроме того, надпись на документе «дубликат» будет объяснять отличие даты его выдачи от даты выдачи самого оригинала.
Что касается первичного документа, то на дату выдачи дубликата вполне логичной может быть смена руководителя, бухгалтера или заведующего складом, чьи подписи стояли на оригинале.
К тому же, надпись «дубликат» не позволяет контрагенту дважды (на основании оригинала, а затем еще и дубликата) провести одну и ту же операцию в учете.
Следовательно, дубликат – это тот же оригинал с той же юридической силой, однако дата выдачи дубликата будет отличаться от даты выдачи оригинала (поэтому в дубликате первичного документа следует указать и дату выдачи его оригинала). Также в силу объективных причин могут быть указаны разные лица, выдавшие такой документ.
Копия документа
Как было сказано ранее, в соответствии с ДСТУ 2732:2004 копия (документа) – это документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков. Копия бывает заверенной и незаверенной.
Незаверенная копия (служебного документа) – это копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу, а заверенная копия (служебного документа) – это копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала.
В соответствии со ст. 44 НК «для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством». При этом «налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами», указанными выше.
Пункт 44.3 НК обязует налогоплательщиков обеспечить хранение упомянутых документов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее чем 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они используются (плюс срок продления в случаях из п. 102.3 НК, в т. ч. и на период моратория на проверки).
Как видим, нет даже намека на то, что документ – это обязательно оригинал. Только в п. 44.7 НК речь идет о том, что копия и документ – не одно и то же. Так, «в случае, если должностное лицо контролирующего органа, которое осуществляет проверку, отказывается по каким-либо причинам учитывать документы, предоставленные налогоплательщиком при проведении проверки, налогоплательщик имеет право до окончания проверки отправить письмом с уведомлением о вручении и с описью вложенного или подать непосредственно в контролирующий орган, назначивший проведение проверки, копии таких документов (заверенные печатью налогоплательщика (при наличии печати) и подписью налогоплательщика – физического лица или должностного лица налогоплательщика – юридического лица)».
Из этого можно было бы сделать вывод, что документ – это обязательно оригинал, однако никакого запрета делать копию из оригинала, дубликата, экземпляра документа НК не содержит. К тому же, в этой норме НК прямо указывает на необходимость подавать копии, а не оригиналы, подтверждая тот факт, что контролирующий орган должен принимать решение на основании таких копий и что копия также является документом и имеет юридическую силу. А это уже подтверждает тот факт, что копии также имеют доказательную силу для подтверждения факта осуществления хозяйственной операции.
Как сказано выше, согласно ст. 44 НК учет доходов, расходов и других показателей налогоплательщик ведет на основании первичных документов бухгалтерского учета. А в соответствии со ст. 9 Закона № 996 первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь определенные обязательные реквизиты.
Бумажная форма первичного документа не является исключительной. В соответствии с ч. 6 ст. 9 Закона № 996 «в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами». В таком случае презюмируется, что другие участники хозяйственных операций, а также правоохранительные органы и соответствующие органы в пределах своих полномочий, предусмотренных законами, обязаны наделить такую копию силой оригинала, то есть силой нести в себе и подтверждать информацию, аналогичную той, которая отражена в электронном документе. Это потому, что оригинал в данном случае – электронный, а бумажной является только копия.
А в соответствии с ч. 9 указанной статьи «копии первичных документов и регистров бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия исключительно по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются в порядке, установленном законодательством». Как видим, хотя и изымаются копии, составляется реестр документов. Значит, копия также является документом. По крайней мере, это сказано в упомянутой норме Закона № 996.
Что касается командировок, то в пп. 170.9.1 НК сказано, что «не считается доходом налогоплательщика – физического лица, которое состоит в трудовых отношениях со своим работодателем или является членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке командировочных расходов в пределах фактических расходов, а именно на проезд…, оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги…, на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов».
При этом указанные расходы не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Такими документами НК считает: транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в частности чартерных рейсов, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т. п. То есть перечень не исчерпывающий, но о том, что это должны быть только оригиналы, НК не утверждает. Да и не логично утверждать это хотя бы потому, что в ст. 44 НК и ст. 9 Закона № 996 копии также называются документами.
В нормативных документах нигде не сказано, что хозяйственная операция подтверждается исключительно оригиналом первичного документа. Ни слова «оригинал» нет и в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88). Однако возможность подтверждения факта осуществления хозяйственной операции копией упоминается в п. 2.6 данного Положения: «физические и юридические лица, которые участвуют в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, обеспечиваются предприятием, учреждением, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции». Следовательно, и Положение № 88 устраняет возможность утверждать об абсолютной ничтожности копии как документа.
Юридической силы копиям придают те нормативные акты, на основании которых копии выдаются. Например, согласно ст. 20 Закона от 05.07. 12 г. № 5076-VI «Об адвокатуре и адвокатской деятельности» адвокат имеет право «заверять копии документов по делам, которые он ведет, кроме случаев, если законом установлен иной обязательный способ удостоверения копий документов».
Если представить себе ситуацию, что контролирующий орган не принимает копию для подтверждения факта хозяйственной операции (например, проживание командированного работника в гостинице), то вполне логично, что придется и представлять процессуальное решение такого спора. А решать такой спор вправе суд.
В ходе совершения правосудия суд устанавливает объективную истину. Что касается первичных документов, то объективной истиной в таком случае является факт осуществления хозяйственной операции. И весь спор может заключаться в том, что контролирующим органом отрицается сам этот факт, исходя лишь из того, что копия не может подтверждать факт осуществления хозяйственной операции. Но соответствует ли это процессуальному Закону?
В соответствии со ст. 72 КАСУ «доказательствами в административном судопроизводстве являются любые фактические данные, на основании которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, которые участвуют в деле, и другие обстоятельства, имеющие значение для правильного решения дела». Эти данные устанавливаются судом, в частности, на основании письменных доказательств. Согласно ст. 79 КАСУ «письменными доказательствами являются документы (кроме электронных документов), которые содержат данные об обстоятельствах, имеющих значение для правильного решения спора».
КАСУ в ст. 95 регулирует обращение суда с оригиналами письменных доказательств, оказавшихся в деле. В соответствии с этой нормой «оригиналы письменных доказательств до вступления судебного решения в законную силу возвращаются судом по ходатайству лиц, которые их подали, если это возможно без ущерба для разбирательства дела. В деле остается заверенная судьей копия письменного доказательства». Это в том случае, если суд исследовал оригинал. Однако возможна ситуация, когда суд исследовал копию документа, а оригинал никто и не осматривал в суде.
В соответствии со ст. 160 КАСУ в исковом заявлении должен быть указан перечень документов и других материалов, которые прилагаются. При этом в нем указываются сведения «о наличии у истца или другого лица оригиналов письменных или электронных доказательств, копия которых приложена к заявлению». Таким образом, истец имеет право предоставить копию документа вместо оригинала. У него в таком случае возникает обязанность указать место нахождения оригинала доказательства.
Согласно ст. 90 КАСУ «суд оценивает доказательства, имеющиеся по делу, по своему внутреннему убеждению, которое основывается на их непосредственном, всестороннем, полном и объективном исследовании». Однако «никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы». Это значит, что суд не имеет права наделять копию документа отсутствием возможности досказывать факт хозяйственной операции только потому, что это копия. Понятно, что сомнения у суда могут возникнуть, но разумные сомнения, а не уверенность в отсутствии самого факта, отраженного в копии.
Например, если налоговики не отрицают сам факт проживания командированного лица в гостинице, а отрицают лишь право подтверждать этот факт копией, а не оригиналом, то спор из плоскости подтверждения факта хозяйственной операции перемещается в плоскость правомерности его подтверждения копией документа, то есть в плоскость допустимости копии как доказательства.
Иными словами, налоговики признают факт проживания командированного работника в гостинице, но не признают право налогоплательщика подтверждать этот факт копией квитанции. В этом случае следует исходить из того, что в соответствии с ч. 3 ст. 72 КАСУ «обстоятельства, которые признаются участниками дела, не подлежат доказательству, если суд не имеет обоснованного сомнения в достоверности этих обстоятельств или добровольности их признания».
То есть в этом случае следует исходить из того, что налоговики признают факт осуществления хозяйственной операции, но не признают факт надлежащего оформления такой операции.
В соответствии с ч. 3 ст. 90 КАСУ «суд оценивает надлежащность, допустимость, достоверность каждого доказательства отдельно, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности». Согласно ст. 70 КАСУ «надлежащими считаются доказательства, которые содержат информацию о предмете доказательства». Допустимость доказательств означает, что:
а) доказательства получены без нарушения закона;
б) обстоятельства, которые по закону должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими иными средствами доказывания, кроме случаев, когда в отношении таких обстоятельств не возникает спор.
Копия квитанции о проживании в гостинице является надлежащим доказательством, поскольку в ней речь идет о факте проживания командированного работника в гостинице. Более того, этот факт не ставится под сомнение сторонами спора, включая налоговиков.
Что касается допустимости копии квитанции как доказательства проживания в гостинице, то, во-первых, составление копии само по себе не является нарушением закона, поскольку существование копий первичных документов предусмотрено нормами НК, Закона № 996, Положения № 88. А, во-вторых, как было сказано выше, законодательство не предусматривает, что факт проживания в гостинице должен подтверждаться только оригиналом квитанции.
Просто такой нормы не существует, однако существуют нормы, согласно которым «в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами» (ч. 6 ст. 9 Закона № 996).
Поэтому, если гостиница составляет и сохраняет первичные документы с использованием электронных средств обработки информации, налоговики «обречены» смириться с тем, что бумажной формой такой квитанции может быть только ее копия.
И в завершение заметим, что копия является заверенной копией только в том случае, если она заверена правильно. Так, согласно п. 5.26 ДСТУ 4163: 2020 «Унифицированная система организационно-праспорядительной документации. Требования к оформлению документов» отметка об удостоверении копии документа состоит из таких элементов: слов «Согласно оригиналу» (без кавычек), наименования должности, личной подписи лица, заверяющего копию, его собственного имени и фамилии, даты удостоверения копии. В случаях, определенных законодательством, копии документов заверяют оттиском печати юридического лица, структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) юридического лица или печати «Для копий».
Вот такие они, непростые эти слова: оригинал, дубликат, копия. Особенно, если их применяют контролирующие органы с предубежденными взглядами на добросовестность налогоплательщика. Последнему остается четко понимать значение этих терминов.