Утверждаю или утверждено как правильно
Перейти к содержимому

Утверждаю или утверждено как правильно

  • автор:

Можно ли в грифе утверждение не согласовывать первое слово с наименованием вида утверждаемого документа?

Но в данной ситуации считаем необходимым поддержать руководителя организации. И вот почему.

Реквизит — это самостоятельный и формализованный элемент оформления документа, в котором уже может не быть грамматических связей с другими реквизитами и с текстом. Процесс формализации реквизитов продолжается. Начался он в XIX веке, когда от текста отделились фактически все реквизиты и каждый из них получил свое место на листе бумаги. А сейчас этот процесс идет дальше: в реквизитах уже формализуются их составные элементы, которые называются атрибутами. Это связано с внедрением информационных технологий и вызвано необходимостью проектировать электронные шаблоны документов.

Например, в реквизите «гриф утверждения» документа самостоятельными атрибутами являются (и «подгружаются» в системе по 4 отдельным полям):

  • слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (либо еще другие формы этого слова при грамматическом согласовании с наименованием вида утвержденного документа, как того требуют стандарты);
  • наименование должности лица либо утвердивший документ;
  • при утверждении должностным лицом:
    • визуализация электронной подписи или расшифровка подписи;
    • дата.

    Действительно, можно упростить задачу для информационной системы — в первом из перечисленных полей использовать только 1 из 2-х вариантов слова, который будет зависеть от способа утверждения: руководителем или документом. Для этого установите в Инструкции по делопроизводству организации 2 правила:

    Утверждаю или утверждено как правильно

    3. Требования к оформлению реквизитов документов

    3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

    3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

    3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

    Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

    Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

    Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

    3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

    3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

    3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

    3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

    3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

    3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

    и научно-технического обеспечения

    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

    ОАО «Северные регионы»

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

    Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

    В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

    институт документоведения и архивного дела

    Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

    ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

    г. Липки, Киреевский р-н,

    Тульская обл., 301264

    3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

    Президент ЗАО «Ростекстиль»

    Личная подпись В.А. Степанов

    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

    АО «Электронные технологии»

    Личная подпись Л.В. Кузнецов

    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

    решением общего собрания

    акционеров от 05.04.2003 N 14

    от 05.04.2003 N 82

    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

    3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

    Прошу подготовить проект

    договора с Консалтинговой группой

    «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

    Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

    3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

    Заголовок может отвечать на вопросы:

    о чем (о ком)? Например:

    Приказ о создании аттестационной комиссии;

    чего (кого)? Например:

    Должностная инструкция ведущего эксперта.

    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

    3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

    3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

    Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

    В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

    В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

    В письмах используют следующие формы изложения:

    — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

    — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

    — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

    3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

    кредитования на 5 л. в 1 экз.

    2. Правила подготовки и оформления документов

    Управления регионального кредитования на 7 л. в

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    к приказу Росархива

    от 05.06.2003 N 319

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    к приказу Минздрава России

    от 05.06.2003 N 251

    3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

    Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

    Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

    Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

    Директор института Личная подпись М.В. Ларин

    Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

    Заместитель директора Заместитель директора

    по научной работе по научной работе

    Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

    При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

    В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

    Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

    Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

    Личная подпись А.С. Красавин

    Личная подпись О.И. Рысков

    3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

    Ректор Финансовой академии

    при Правительстве Российской Федерации

    Личная подпись А.Г. Грязнова

    Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

    Письмо Российской академии

    от 05.06.2003 N 430-162

    Протокол заседания Правления

    страховой компании «Росгосстрах»

    от 05.06.2003 N 10

    3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

    Руководитель юридического отдела

    Личная подпись А.С. Орлов

    При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

    Руководитель юридического отдела

    Личная подпись А.С. Орлов

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

    Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    Документы заверяют печатью организации.

    3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

    3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

    3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

    Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

    3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

    10.3. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов

    Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

    Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.

    10.3.2. Заголовок к тексту документа

    Заголовок является обязательным реквизитом и включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?» — «о выделении. «, «об изменении. » и т.п.

    Приказы (распоряжения) должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок. Заголовок центрируется относительно текста. Точка в конце заголовка не ставится.

    Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

    10.3.3. Дата документа

    Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения. Соответственно: для протокола — дата заседания, для акта — дата составления.

    Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

    Документы, изданные совместно, должны иметь одну (единую) дату. Так, если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

    Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

    письмо <наименование автора документа> от 16.03.2005 N <. >.

    Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.02.2005. Допускается словесно — цифровой способ оформления даты, например: 27 января 2005 года.

    Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

    10.3.4. Регистрационный номер документа

    Регистрационный номер документа — цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входят индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:

    03-10/543 или 12-1-01/243,

    где (03-10), (12-1-01) — индекс дела по номенклатуре дел (см. п. 12.1.8, абз. 2; п. 12.1.11, абз. 2), если дело имеет уточняющие заголовки томов, в качестве индекса дела используется индекс общего заголовка дела;

    543, 243 — порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.

    Регистрационный номер документа, отправленного в электронной форме по СЭД или электронной почте, дополняется знаком @, являющимся неотъемлемой частью номера.

    На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.

    На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

    Регистрационный номер документа, изданного совместно Управлением (Межрегиональной инспекцией) и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    10.3.5. Адресование документа

    Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

    При адресовании документа организации или ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

    При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:

    При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

    Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего — адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

    При адресовании документа, отправляемого в электронной форме физическому лицу, индивидуальному предпринимателю и юридическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя (либо наименование организации), затем адрес электронной почты, например:

    В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

    Почтовый адрес в составе реквизита «Адреса» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

    Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, если они доставляются подразделением ГФС России.

    При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

    Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

    В зоне реквизита «Адресат» документа не должно быть более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве однотипных адресатов составляется список рассылки, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова «(по списку)». Список рассылки оформляется отдельным файлом в произвольной форме и вкладывается в РК исходящего документа.

    10.3.6. Текст документа

    Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

    Текст печатается на расстоянии 2 — 3-х межстрочных интервалов (24 — 36 пт) от заголовка в установленных границах зоны реквизита «Текст документа». Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

    В приказах (распоряжениях) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа — «приказываю», «разрешаю».

    В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа — «решила», «постановляет». В совместных распорядительных документах — от первого лица множественного числа — «приказываем», «решили».

    Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа — «слушали», «постановили».

    В письмах используют следующие формы изложения:

    — от первого лица множественного числа («. просим направить. «, «. направляем на рассмотрение. «);

    — от первого лица единственного числа («. считаю необходимым. «, «. прошу выделить. «);

    — от третьего лица единственного числа («УФНС России по <наименование субъекта Российской Федерации> не возражает. «, «Межрегиональная ИФНС России по <наименование федерального округа> считает возможным. «).

    10.3.7. Подпись документа

    Реквизит «Подпись» в приказах и распоряжениях состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

    Если документ оформляется на угловом бланке письма Руководителя или заместителя Руководителя, то подпись включает классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.

    Если документ оформляется на угловом бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает сокращенное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:

    Если документ (например: внутренняя переписка) оформляется не на бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает полное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию.

    Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

    10.3.8. Согласование документа

    При необходимости, проект документа согласуется с органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование.

    Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

    Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

    письмо Управления архивами

    по Республике Татарстан

    от 30.01.2009 N 01-15/155-К

    Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу.

    Визирование приказов и распоряжений оформляется на отдельном листе согласования (Приложение N 9). После простановки виз, на обратной (чистой) стороне листа согласования распечатывается последняя (или единственная) страница подлинника документа. Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа).

    Для служебных писем, направляемых на бумажном носителе от 1 до 4 адресатам, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа отдельного (визового) экземпляра служебного письма, который оформляется либо на чистом листе бумаги формата А4 (без бланка), либо с использованием электронного шаблона бланка (без герба).

    В остальных случаях визы проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала (одного из оригиналов) документа. Для служебного письма на 1 листе визирование допускается оформлять на визовом экземпляре.

    Виза на проектах служебных писем включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости — наименование должности. Все указанные реквизиты проставляются как собственноручно, так и с использованием печатных средств с устойчивыми к истиранию красителями. Использование карандаша не допускается.

    10.3.10. Утверждение документа

    На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

    Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

    При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

    При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

    Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

    Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

    10.3.11. Указания по исполнению документа (резолюция)

    Указание по исполнению документа пишется на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭД-регион.

    Указание по исполнению документа пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭД-регион.

    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

    Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

    На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих внесения текста поручения, в указания по исполнению документа включаются: исполнитель, подпись автора указания и дата.

    10.3.12. Отметка об исполнителе

    Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка включает напечатанные шрифтом N 10 инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

    При подготовке документов, адресуемых УФНС России, МИ ФНС России, организациям, подведомственным ФНС России, сведения о номере телефона исполнителя дополняются номером внутренней телефонной нумерации с указанием зоны телефонной нумерации, например:

    10.3.13. Оформление приложений к документу

    Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании, подпись исполнителя или его руководителя и т.д.).

    Отметка о наличии приложения к документу оформляется следующим образом.

    Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение в виде файла, созданного с помощью специализированной программы (например, табличного редактора), допускается не указывать количество листов приложения. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз.;

    2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.;

    3. Файл 12345.xls.

    Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

    письмо Минюста России от 17.02.2005 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

    Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера, например:

    Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

    Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

    «УТВЕРЖДАЮ» или «УТВЕРЖДЕНО»?

    Согласно п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях при утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» и пр., а согласно п. 25-1 Инструкции о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов, содержащих требования по охране труда, в виде инструкций по охране труда для профессий рабочих и (или) отдельных видов работ (услуг) в грифе утверждения указывается слово «УТВЕРЖДЕНО». Как правильно писать в грифе инструкции по охране труда — «УТВЕРЖДАЮ» или «УТВЕРЖДЕНО»?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *