Как организовать ответственное хранение товара: рекомендации для владельцев складов, розничных и интернет-магазинов
Арендовать или иметь собственный склад не всегда выгодно. Это увеличивает себестоимость продукции и накладные расходы. Другая ситуация: у вас уже есть склад, но он загружен не полностью. Неплохой вариант — принимать грузы на ответственное хранение и зарабатывать на этом. Сегодня расскажем, как поступать в обеих ситуациях.
Что такое ответственное хранение
Ответхранение — это услуга, связанная с обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей. Она включает в себя:
- приемку груза на склад;
- размещение в соответствии с нормами складирования;
- обеспечение подходящих условий хранения: температурного режима, влажности и других параметров;
- сборку заказов владельца ТМЦ согласно заявке;
- отпуск продукции со склада;
- оформление сопроводительной документации.
При ответственном хранении всегда есть 2 стороны. Тот, кто передает ТМЦ на хранение, называется поклажедателем. А контрагент, предоставляющий в пользование поклажедателю складские площади — хранитель. Отношения поклажедателя и хранителя регулируются главой 47 Гражданского кодекса РФ. Для этого составляется гражданско-правовой договор, в котором прописываются все условия сделки. В ходе взаимоотношений оформляется еще несколько документов, о которых мы расскажем чуть ниже. А пока подробно рассмотрим, как действует каждая сторона в контексте ответственного хранения.
Если вы — хранитель товарно-материальных ценностей
В каких случаях это актуально:
- у вас в собственности или аренде находятся складские площади, и вы желаете на них заработать. Можно, конечно, просто сдавать склады в аренду, но там своя специфика. Аренда обычно предполагает более длительные сроки: месяцы или годы. Ответхранение можно организовать для передержки груза на несколько суток;
- вы — владелец одного или нескольких розничных магазинов. Складские площади есть, но используются не полностью. Чтобы они не простаивали а приносили прибыль, можно частично использовать их для ответственного хранения сторонних поклажедателей;
- вы оказываете логистические услуги и располагаете складскими площадями. Вообще, большинство крупных транспортных компаний делают это на бесплатной основе. Груз, прибывший из другого места, дожидается получателя, в среднем, от 3 до 10 суток. За это время он ничего не платит — ответственное хранение включено в стоимость доставки. Не забрал груз вовремя — за хранение начинают капать деньги;
- у вас любой другой бизнес, предполагающий наличие складских площадей, которые могут быть не загружены на 100 процентов. В таком случае нужно начать с оптимизации склада. Это позволит увидеть и оценить объем неэффективно используемых площадей, навести там порядок и принимать ТМЦ от контрагентов. Для этого надо внедрить товароучетные программы. Хорошо зарекомендовала себя для этих целей система складского учета ЕКАМ.
Вообще, ответхранение — неплохая подпитка для любого бизнеса. Не нужно думать, что этим можно заниматься только если вы занимаетесь торговлей или сопутствующей ей деятельностью. При творческом подходе хранение ТМЦ можно предлагать в виде дополнительной услуги при любом виде деятельности. Например, шиномонтажки предлагают хранение зимних шин летом. А организации, занимающиеся квартирными переездами, могут заниматься передержкой бытовой техники или мебели пока покупатели жилья решают другие вопросы. Так можно получить конкурентное преимущество перед соперниками и сформировать уникальное торговое предложение. Клиент предпочтет переобуть колеса там, где можно оставить их на зиму, чтобы не искать гараж или дачу по знакомым.
Нужно сказать, что основная работа и ответственность лежит именно на хранителе товарно-материальных ценностей. Он обеспечивает сохранность товара, сбор заказа и львиную долю документооборота и несет полную материальную ответственность за порчу или утерю ТМЦ. Расскажем подробно.
Обязанности хранителя ТМЦ
Вот как это выглядит согласно Гражданскому кодексу РФ:
- хранитель обязан заключить с поклажедателем простой письменный договор. Случаи, когда это обязательно, перечислены в статье 161 Гражданского кодекса РФ. Договор хранения можно заключить и в устной форме, если речь идет о физических лицах и стоимость товара, принятого на хранение, не превышает 10 МРОТ;
- хранитель должен принять товар на срок, указанный в договоре. Он самостоятельно определяет порядок его размещения на складе в зависимости от текущей ситуации;
- грузополучатель обеспечивает соблюдение условий хранения: температурный режим, влажность и прочие параметры. При изменении условий хранения ТМЦ хранитель может самостоятельно их скорректировать, поставив в известность поклажедателя;
- хранитель должен выдать товарно-материальные ценности по требованию поклажедателя или по истечении срока хранения. При этом в обязанности хранителя входит комплектация заказа, а также погрузочные работы;
- хранителем ведется документооборот о движении ТМЦ. Он должен отражать весь путь товаров, от приемки до отгрузки заказчику.
Исходя из этого, для оказания услуг хранителю понадобится определенный набор оборудования, программного обеспечения и персонал:
- самое главное — подходящие складские площади. Смотрите сами, какие товарно-материальные ценности вы будете хранить, от этого и будет зависеть специфика склада. Если это продукты питания — нужно холодильное оборудование, система вентиляции и другие приспособления. Когда речь идет, например, о строительных материалах, условия хранения чуть мягче;
- оборудование для склада. Как минимум — стеллажи, полки и контейнеры. Если есть особые условия, добавляются холодильники, кондиционеры и прочее. Особые требования предъявляются к хранению взрывопожароопасных грузов. Здесь законом регламентируется абсолютно все: площадь склада, материал стен, приточная вентиляция — вплоть до типа краски, которой покрыты стены. Эти вещи контролируются соответствующими государственными органами;
- погрузо-разгрузочная техника. Также зависит от назначения склада и типа товаров, которые там размещаются. Для небольшого склада продуктов питания почти ничего не потребуется — все вполне можно делать вручную. А вот если речь идет об огромном складе со стеллажами высотой несколько метров, на котором будут храниться европаллеты весом по тонне, труд должен быть механизирован. Не обойтись без вилочных погрузчиков, грузоподъемного оборудования (мостовых или консольных кранов) и прочей техники;
- персонал. Как минимум кладовщик или несколько кладовщиков, если склад работает круглый год, 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Серьезной компании понадобится штат грузчиков, машинистов грузоподъемного оборудования, водителей погрузчика. А это тянет за собой административный персонал: начальника склада, старшего кладовщика и так далее;
- оргтехника и программное обеспечение с выходом в сеть интернет. Соединение со всемирной паутиной понадобится для электронного документооборота. Товароучетные системы, с использованием которых это происходит, основаны на использовании облачных технологий. Все данные программы ЕКАМ хранятся в дата-центре компании, что исключает потерю информации.
Образец договора хранения (общий)
Какие документы оформляет хранитель ТМЦ
Полный перечень документации содержится в статье 47 ГК РФ. В него входят:
- договор складского хранения ТМЦ. Здесь прописываются общие условия приемки, хранения и выдачи грузов;
- документ, выдаваемый поклажедателем при сдаче груза. Это может быть квитанция, расписка, свидетельство или иная бумага, подтверждающая получение товарно-материальных ценностей хранителем;
- двойное складское свидетельство. Состоит из 2 частей: складского и залогового свидетельств. Получить товар можно только предъявив оба документа;
- простое складское свидетельство. Отличается от двойного тем, что не содержит залогового документа. Получить ТМЦ по простому свидетельству может любое лицо, предъявившее его;
- акты по формам МХ-1 и МХ-3. Акт МХ-1 — это документ приема передачи товара. Он подписывается сторонами при сдаче ТМЦ на хранение. МХ-3 — акт о возврате товарно-материальных ценностей. Оформляется при возврате груза поклажедателю.
Если вы — поклажедатель
Итак, у вас есть потребность в складских площадях. Содержать свои невыгодно и проблематично, арендовать не хотите. Склады нужны раз от разу — передержать груз в течение короткого периода времени. В этом случае ответственное хранение — лучший выход. Вот что вам нужно:
- определиться с перечнем товаров и ценностей, которые вы будете складировать у контрагента;
- определиться с условиями хранения. Это важно при выборе склада;
- понять требования к складу исходя из условий хранения ТМЦ. Выше мы уже касались этой темы. Для продуктов питания условия одни, для моторного масла — совершенно другие;
- найти надежного контрагента. Выбор стоит остановить на тех участниках рынка, которые давно ведут деятельность и имеют хорошую репутацию. Помониторьте отзывы, спросите у коллег предпринимателей;
- оптимизируйте товароучет. Представьте себе ситуацию, когда у вас несколько точек хранения товара, возможно, даже в разных городах. Что-то лежит в подсобке магазина, что-то — на арендованном складе, что-то находится на ответхранении. Разобраться и найти товар в такой ситуации не представляется возможным, особенно, когда номенклатура содержит тысячи позиций. Нужен современный инструмент автоматизации склада — товароучетная система, например, ЕКАМ. Зайдя в программу вы сходу определите, где находится та или иная позиция;
- наладить логистику. В обязанности хранителя ТМЦ не входит доставка грузов от склада в ваш магазин. Ну или входит, но на платной основе. Если у вас есть своя транспортная служба, надо определиться с моделью логистики. В любом случае нужно понимать, кто и как будет привозить товар со склада хранителя;
- оплачивать услуги по ответственному хранению, вести документооборот.
Сезонное хранение шин
Сколько стоит ответственное хранение
Стоимость услуги сильно варьируется. Она зависит от следующих факторов:
- регион. В столице и московской области цены, как правило, выше. Хотя часто бывает и наоборот: серьезная конкуренция и большое число игроков заставляет их снижать цены;
- логистическое удобство. Чем ближе трассы федерального масштаба, транспортные развязки и просто хорошие дороги, тем дороже;
- тип склада. Чем выше требования к условиям хранения, тем круче склад. Чем круче склад, тем он дороже. Например, за ответхранение горюче-смазочных материалов вы заплатите гораздо больше, чем за хранение пиломатериалов;
- раскрученность компании. Именитые бренды обычно берут дороже;
- срок хранения. Здесь все просто и понятно: чем дольше товар лежит на складе, тем больше придется заплатить за оказанную услугу. Правда, за размещение на длительный срок многие хранители дают неплохие скидки;
- объем и вес груза. Чем больше и тяжелее — тем дешевле обходится хранение одного кубометра.
Если говорить об абсолютных цифрах, то услуги ответхранения стоят в среднем от 10 до 50 рублей за кубический метр груза в сутки. Эти деньги необходимо заложить в себестоимость товара при расчете финансовых показателей.
Ответственное хранение — неплохой способ получить прибыль для владельцев складов. А хозяева магазинов могут организовывать перевалочные пункты ТМЦ. К кому бы вы ни относились, задачу облегчит товароучетная система ЕКАМ — готовое решение для автоматизации склада. Удачи в бизнесе!
Читайте также
- Контакты
- Конфиденциальность данных
- Лицензионный договор
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец
При возврате товара, оборудования и иных ТМЦ, находившихся на ответственном хранении, компания-хранитель оформляет соответствующий акт, свидетельствующий о передаче имущества обратно поклажедателю. С 2013 года этот документ может быть оформлен как по унифицированной форме, так и в виде самостоятельно созданной формы аналогичного назначения.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Многие бухгалтеры и предприниматели считают, что унифицированную форму МХ-3 гораздо проще использовать, т. к. в ней учтены все необходимые нюансы соответствующей процедуры.
Акт о возврате имущества из хранения подписывается материально-ответственными лицами как хранителя, так и поклажедателя. Факт подписания данной формы документа является основанием для:
- списания ТМЦ со складского учета, осуществляемого с использованием забалансовых счетов;
- начисления стоимости услуг по хранению.
О том, берется ли в расчет чистых активов имущество, учтенное на забалансовых счетах, читайте в статье «Утвержден новый порядок расчета чистых активов».
Как правильно отражать в учете передачу товаров на ответственное хранение у давальца и приемку таких активов у хранителя, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно ознакомьтесь с Готовым решением.
Порядок заполнения акта МХ-3
Акт о возврате ТМЦ из хранения составляют в 2 экземплярах, по одному для каждой из сторон. Форму акта передачи по форме МХ-3 можно поделить условно на 3 части. В 1-й (титульной) указывается вся информация о договоре хранения и о сторонах в этой сделке. В табличной части документа подробно расписываются характеристики возвращаемых ТМЦ. Ну и в 3-й части отображаются взаиморасчеты, которые подтверждаются подписями доверенных представителей сторон.
Где можно скачать акт МХ-3
Форма первичного документа, фиксирующего возврат имущества из хранения, утверждена постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66. Код формы по ОКУД — 0335003. Бланк этого документа вы сможете скачать на нашем сайте.
Также на нашем сайте есть заполненный образец акта по форме МХ-3, путем редактирования которого можно создать собственный документ со своими исходными данными.
При приемке товара на ответственное хранение составьте акт по форме МХ-1. При возврате — МХ-3.
Бланки этих документов и порядок их заполнения приведены в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к образцам.
Итоги
Унифицированная форма МХ-3 применяется при возврате товаров с ответственного хранения давальцу. Налогоплательщик вправе использовать бланк, разработанный самостоятельно. Документ оформляйте в 2-х экземлярах, по одному для каждой из сторон сделки.
«Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66)
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформом Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835. Формы первичной учетной документации данного альбома утверждены Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года N 66.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется «Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденным Министерством финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года N 34н.
Акт приема-передачи материальных ценностей: простой образец документов – как составить форму и заполнить бланк
Смену пользователя имуществом нужно зафиксировать на бумаге. Достаточным документальным подтверждением станет акт приёма-передачи материальных ценностей, образец которого мы приведем ниже. Также рассмотрим случаи, для которых он актуален, специфику его применения, особенности его составления, обязательные реквизиты — все важные моменты, чтобы вы знали, как правильно его заполнить.
Общая информация
Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.
Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) — главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:
- традиционная для практики документооборота и поэтому привычная для представителей самых разных инстанций;
- унифицированная и за счет этого понятная;
- удобная для корректировки — не проблема добавить в нее нужные данные или удалить лишние.
На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.
Для чего требуется акт о передаче материальных ценностей
Он является доказательством факта смены пользователя имуществом. Безошибочное его оформление подразумевает, что обязательства по сохранности актива будет нести получатель, которому и придется выплачивать возмещение при потере или получении ущерба. Имя его на руках, можно смело обращаться в суд с исковым заявлением — для взыскания соответствующей суммы с виновной стороны.
Тот, кто отдает что-либо на время, считается поклажедателем, тот, кто получает — хранителем. Информация об этих юридических лицах в обязательном порядке прописывается в деловой бумаге, вместе с периодом и условиями действия соглашения. Сразу по истечении оговоренного срока создается еще один документ — говорящий о возвращении имущества.
При выполнении внешних операций его составляют в качестве приложения к заключаемому хозяйственному договору. Также он помогает зафиксировать факт направления актива от одного структурного подразделения компании к другому, в результате чего упрощается контроль перемещаемых объектов (особенно когда филиалы территориально удалены от головного офиса и администраций). Такой подход позволяет не ездить за деловыми бумагами и не возить их с собой, а пользоваться теми из них, что есть на месте.
Применение акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей
Вот наиболее распространенные случаи актуальности его оформления:
- в ходе проверки зафиксировано расхождение в качестве/количестве имеющихся товаров;
- продукция направляется на хранение;
- продукция поступает без сопутствующих документов;
- имущество перевозят из одного структурного подразделения в другое или перераспределяют между уполномоченными лицами;
- активы отчуждаются в чью-то пользу решением комиссии;
- заключается контракт на кратковременное пользование, со сроком в несколько дней или даже часов.
Во всех перечисленных ситуациях рассматриваемую деловую бумагу допустимо заполнять произвольно (вписывая необходимые реквизиты).
Что он собой представляет
Самый простой акт приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей), бланк которого мы отдельно приведем ниже, — это именно первичная бухгалтерская документация. Потому он должен содержать в себе подробное описание и ключевые отличительные характеристики тех вещей, что становятся объектами сделки:
- купли-продажи;
- поставки, разовой или регулярной;
- оформления договора аренды (актуально не только для недвижимости);
- ответственного хранения.
К имуществу, описываемому этой бумагой, относят товары, сырье для изготовления продукции, вспомогательные материалы вроде добавок или красителей, запасные части, полуфабрикаты, тару, топливо. Главное, что упрощается работа предприятия.
Когда он составляется
Какой бы образец бланка акта приема-передачи материальных ценностей вы ни выбрали, помните, что оформлять, проверять, подписывать его следует непосредственно в день смены пользователя имуществом. Обычно этим занимается получатель или его уполномоченные представители: они проставляют конкретную дату фактического совершения сделки.
Контроль правильности заполнения и визирования на практике чаще всего осуществляет руководитель предприятия. Он же определяет, кто из его подчиненных будет нести обязательства по хранению и обеспечению безопасности актива, а также то, какую компенсацию придется возмещать в случае повреждения, кражи, утраты оговоренных предметов.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей
Помня о двух вещах: во-первых, о том, что единой формы оформления не предусмотрено, а значит есть определенная свобода в принятии решений, во-вторых, о том, что все-таки существуют обязательные к указанию реквизиты, без которых документ не будет иметь юридической силы.
Учитывая оба этих момента, мы предлагаем действовать по следующему алгоритму:
- Берете за основу МХ-1 — понятную, стандартную и уже содержащую поля для указания необходимой информации.
- Добавляете данные, актуальные конкретно для вашей сделки, например, свидетельства качества товара, дополнение к договору, точное количество штук в отгружаемой партии, имеющиеся претензии и тому подобное.
- Убираете лишние (устаревшие) сведения.
При таком подходе вы получаете максимально лаконичную и удобную для проверки первичную документацию.
Что содержится в акте
В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую — важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий — чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.
Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах — для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.
Какую форму акта приема-передачи материальных ценностей использовать
Обязательной нет, но существуют стандартные, то есть наиболее распространенные и универсальные — их и рассмотрим ниже.
МХ-1: особенности ее заполнения
Выглядит она следующим образом:
Обратите внимание на количество и расположение полей — они продуманы так, чтобы можно было наглядно представить все важные данные. И законодательство не запрещает убрать некоторые из них или адаптировать их под свои нужды. Почему? Потому что сам документ является доказательством смены пользователя активом — он подтверждает уже состоявшийся факт, а не дает разрешение на совершение сделки, поэтому к нему не предъявляются особенно строгие требования.
Эту форму удобно брать за основу при заключении соглашений, договоров об аренде или временном владении. Когда актив принадлежит вам, не забудьте оставить место для записи претензии: тогда, если вам вернут предмет с дефектами, вы сможете указать, чем недовольны, и обратиться в суд для решения спора. А чтобы шансы на выигрыш дела впоследствии оказались максимально высоки, стоит сразу же указывать как можно больше информации о сторонах сделки и ее объекте (качественные характеристики, потребительские свойства и тому подобное).
Внимание, документ не будет считаться действительным, если его подпишут лица, не несущие никаких обязательств в случае кражи, порчи, частичного ущерба имущества.
Образец акт приемки-передачи ТМЦ между материально ответственными лицами
Опять же, законодательство не предусматривает один бланк в качестве обязательного. Но определенная практика все-таки существует: например, предприятия общепита и смежных сфер чаще всего пользуются формой ОП-18, и другие компании тоже могут взять ее на вооружение. Она достаточно удобна, чтобы стать основой, на базе которой вы сможете без труда разработать собственный первичный документ, включив в него реквизиты согласно 2 пункту 9 статьи ФЗ № 402. Главное, чтобы он обладал юридической силой, а для этого его следует утвердить в учетной политике приказом руководителя и позаботиться, чтобы он давал целый ряд сведений.
Акт передачи материальных ценностей между МОЛ организаций обязан содержать:
- наименование, место и дату заполнения;
- Ф. И. О., паспортные данные получающих и сдающих активы лиц;
- трудовой договор, приказ, иные бумаги, объясняющие необходимость смены пользователя имуществом;
- перечень объектов, который удобнее всего представить таблицей — с порядковым и инвентарным номером, именем предмета, единицами измерения, числом штук в партии, стоимостью;
- подтверждение компетентной проверки и отсутствия претензий с обеих сторон;
- отметку о том, сколько экземпляров создано; обычно их два, но можно сделать и три — для бухгалтерии или проверяющих инстанций.
В конце — подписи руководителя (либо уполномоченных им подчиненных) и МОЛ. В общем случае документ выглядит так:
Бланк акта приема-передачи материальных ценностей работнику (образец)
Актуален, когда актив остается на балансе предприятия, но тот, кто несет обязательства по его хранению, увольняется или уходит в отпуск. В такой ситуации необходимо назначить новое МОЛ — по следующей схеме:
- Проводится инвентаризация — для выяснения, нет ли недостачи, — и ее результаты вносятся в специальные отчеты.
- Первый человек расписывается, что расстается с оговоренными предметами, второй — что их получает.
Сделать все это можно не только напрямую, но и через третью сторону, в роли которой выступает сама компания. В таком варианте потребуется больше бюрократической работы и подтверждений: сначала о том, что объекты вернулись на баланс предприятия и к державшему их подчиненному нет претензий, потом — о том, что найден и назначен следующий их хранитель.
Разработанный на основе ОП-18, документ выглядит вот так:
Какие бумаги могут в замене
Интересно, что сам по себе он не является полным эквивалентом договору купли-продажи или аренды, а может выступать только в роли приложения к нему. Но и акт перемещения материальных ценностей, образец которого мы приводили выше, — не единственное, что можно использовать. Вы вправе составлять все, что подтверждает необходимость решения передавать актив и содержит обязательную к представлению информацию.
Это может быть товарная накладная — со сведениями о продукции, сторонах сделки и другими актуальными данными.
Но есть и случаи, в которых альтернатива недопустима. Обычно это ситуации, когда нужно оставить возможность для направления претензий (или для утверждения их отсутствия), например, при заключении контракта на приобретение крупного промышленного оборудования или дорогостоящего имущества.
Особенности смены МОЛ
На первый план выходит порядок действий — необходимо предпринять следующие шаги:
- Издать соответствующий приказ, заверенный руководителем.
- Проверить наличие и полноту активов путем инвентаризации.
- Установить реальное число предметов или факт их отсутствия, порчи, недостачи.
- Дать «старому» и «новому» ответственному работнику поставить свои подписи.
Напоминаем, акт приёма-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) сотруднику, образец которого мы уже привели, может оформляться напрямую, между подчиненными, или с участием посредника — самой компании. Но в обоих случаях практичнее составлять его в 3 экземплярах: по одному получат стороны, третий — бухгалтерия. Главное, что документ будет подтверждать: актив на хранении и находится в надлежащем состоянии, и отсутствуют претензии к его прошлому держателю — переводящемуся на другую должность, уходящему в отпуск или увольняющемуся.
Обязательные реквизиты
- наименование — объясняет, что это за деловая бумага;
- место и полная дата заполнения;
- сведения об участниках сделки (названия компаний, Ф. И. О. руководителей и их паспортные данные, юридические адреса, контактные телефоны);
- ссылка на важные параметры договора (предмет, число заключения, порядковый номер);
- развернутое и подробное описание товара (количественные и качественные показатели, ключевые особенности, если есть, то и дефекты);
- печати компаний и подписи МОЛ.
Стоимость направленных на хранение запасов тоже необходимо вписать. Так акт приема-передачи склада (образец которого совпадает с уже приведенными выше бланками) будет отражать ценность актива. Для полноты картины нужно указать еще и НДС (либо законную причину для неуплаты налога) — это поможет избежать споров и недопонимания со второй стороной.
При заключении сделок напрямую сведения о получении полной или частичной предоплаты необязательны, но крайне желательны, так как существенно упрощают дальнейшие взаиморасчеты. Если же задействованы третьи лица, эту информацию нужно приводить в обязательном порядке.
Юридические нюансы
Оформлять документ следует в 2 экземплярах минимум — чтобы по одному из них получили «старое» и «новое» МОЛ. Ставить подписи вправе только уполномоченные люди, если покупатель является юрлицом и его представляет физлицо, этот факт необходимо подтвердить доверенностью.
В договоре следует указать, что составлен акт выдачи материальных ценностей сотруднику: образец приложения в таком случае будет обладать такой же юридической силой, как основной контракт.
Данная бумага помогает успешно решать спорные вопросы в судебном порядке. Потому что подтверждает как саму смену пользователя активом, так и надлежащее качество имущества. О законности и своевременности проведения процедуры говорят следующие сведения:
- доставка в рамках оговоренного срока и без сопутствующих нарушений;
- подпись МОЛ о правильности проведенного осмотра;
- совпадение количества товарных единиц;
- отсутствие претензий к контрагенту.
Хранение первичной документации
Согласно 29 статье ФЗ №402, осуществляется на протяжении 5 лет — для обеспечения нужд бухучета. Требования налоговой несколько скромнее — 4 года (на основании 1 пункт ст. 23 НК РФ), но лишь в общем случае. При получении убытков свидетельства о расходах нельзя сдавать в архив минимум 10 лет.
Если вам нужна электронная версия акта приемки-передачи ТМЦ (материальных ценностей), образец бланка вы можете скачать отсюда: