Что должен сразу сделать покупатель когда ему доставлен товар по договору поставки

Энциклопедия решений. Принятие товара по договору купли-продажи (поставки)

Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, передаваемых (поставленных) в соответствии с договором (ст. 484, п. 1 ст. 513 ГК РФ). К этим действиям относится, в частности, проверка товара на соответствие его условиям договора (во всяком случае, в том объеме, в котором это возможно, исходя из свойств товара), участие в документальном оформлении факта передачи товара (подписание передаточных документов), направление в согласованный срок надлежащим образом уполномоченного представителя для получения товара и т. п.

Это касается и тех случаев, когда договором поставки предусмотрена выборка товара. Поскольку при выборке обязательство поставщика считается исполненным, когда к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надлежащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче (п. 1 ст. 458, п. 2 ст. 510 ГК РФ, п. 8 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18), неисполнение покупателем обязанности осуществить выборку товара на предусмотренных договором условиях дает поставщику право отказаться от исполнения договора либо потребовать от покупателя оплаты товаров (п. 2 ст. 515 ГК РФ, см. постановления АС Уральского округа от 27.10.2015 N Ф09-7513/15, АС Волго-Вятского округа от 22.10.2015 N Ф01-4131/15).

В иных случаях, когда покупатель без оснований не принимает товар или отказывается его принять, продавец вправе требовать от покупателя принять товар или отказаться от исполнения договора (п. 3 ст. 484 ГК РФ). В ряде случаев суды указывали на отсутствие механизма, посредством которого могло бы обеспечиваться исполнение судебного акта о понуждении покупателя принять товар (см. постановления Одиннадцатого ААС от 15.09.2015 N 11АП-9688/15, АС Северо-Кавказского округа от 17.02.2015 N Ф08-10857/14, АС Поволжского округа от 12.08.2014 N Ф06-13074/13). Однако, как правило, при доказанности соответствующих обстоятельств подобные требования судами удовлетворяются (постановления АС Московского округа от 15.10.2014 N Ф05-10672/14, ФАС Северо-Западного округа от 24.06.2013 N Ф07-4212/13, Первого ААС от 22.01.2016 N 01АП-8357/15, Семнадцатого ААС от 17.09.2015 N 17АП-10670/15, Девятнадцатого ААС от 26.05.2015 N 19АП-2005/15, АС Уральского округа от 10.11.2015 N Ф09-8050/15, АС Центрального округа от 05.08.2015 N Ф10-2599/15). Представляется, что с учетом положений ст.ст. 12, 308.3 ГК РФ такой способ защиты права, как понуждение покупателя принять товар, приобретает вполне определенное практическое значение: обе эти нормы позволяют требовать по суду исполнения обязательства в натуре, а последняя из них делает возможность присуждения в пользу поставщика (продавца) денежной суммы на случай неисполнения судебного акта.

Обратим внимание, что не может быть понуждено принять товар лицо, не являющееся стороной договора купли-продажи, например получатель по договору поставки (постановление ФАС Московского округа от 16.07.2014 N Ф05-6484/14).

Требовать оплаты товара при неправомерном отказе покупателя принять его продавец, как нам представляется, может лишь в том случае, если его обязательство по передаче товара, исходя из положений ст. 458 ГК РФ, должно считаться исполненным (см. также п. 3 ст. 328 ГК РФ, постановления ФАС Уральского округа от 15.08.2013 N Ф09-7467/13, Семнадцатого ААС от 23.03.2016 N 17АП-1445/16).

Оценка правомерности отказа покупателя от принятия товара либо несовершения им действий, необходимых для принятия товара, в случае возникновения спора осуществляется с учетом условий договора и существа взаимоотношений сторон. Очевидно, что если такой отказ вызван просрочкой либо иным ненадлежащим исполнением со стороны продавца, за последним не может быть признано право требовать от покупателя принять товар или отказаться от исполнения договора, как это предусмотрено п. 3 ст. 484 ГК РФ (постановление АС Уральского округа от 13.11.2014 N Ф09-6615/14). Правомерность действий (бездействия) покупателя применительно к его обязанности принять товар определяется в том числе исходя из согласованных сторонами условий передачи товара (в частности, доставка или самовывоз). Имеющаяся в договоре неопределенность относительно этих условий может стать решающим фактором при разрешении спора о наличии предусмотренного п. 3 ст. 484 ГК РФ основания для отказа от договора (постановление АС Поволжского округа от 21.04.2016 N Ф06-7715/16).

Согласно п. 2 ст. 513 ГК РФ принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота. Покупатель (получатель) обязан в этот же срок проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законом, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота, и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика.

Как разъяснено в п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18, порядок проверки качества товаров может быть предусмотрен обязательными требованиями государственных стандартов (п. 1 ст. 474 ГК РФ). В этих случаях проверка качества товаров, осуществляемая покупателем, должна соответствовать таким требованиям. Это разъяснение сохраняет актуальность с поправкой на изменения, внесенные в п. 1 ст. 474 ГК РФ: проверка качества товара может быть предусмотрена, в частности, обязательными требованиями, установленными в соответствии с законодательством РФ о техническом регулировании (постановления АС Дальневосточного округа от 21.03.2016 N Ф03-708/16, АС Поволжского округа от 16.02.2016 N Ф06-5722/16, АС Центрального округа от 04.03.2015 N Ф10-208/15). Инструкции по приемке товаров, утвержденные постановлениями Госарбитража СССР от 15.06.65 г. N П-6, и от 25.04.66 N П-7, могут применяться только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.12.2014 N Ф08-9184/14). Вместе с тем несоблюдение предусмотренных этими инструкциями порядков само по себе не является безусловным основанием для удовлетворения требований покупателя, связанных с ненадлежащим качеством товара (постановления АС Уральского округа от 26.06.2015 N Ф09-4282/15, АС Северо-Кавказского округа от 02.11.2015 N Ф08-7837/15). Если порядок приемки по количеству и качеству не определен ни законом, ни иным правовым актом, ни обязательными правилами, ни договором, ни обычаями, это само по себе не освобождает поставщика от ответственности за нарушение соответствующих условий договора.

Закон позволяет покупателю отказаться принять товар, в частности, при поставке с нарушением условия о качестве (п. 2 ст. 475, ст. 518 ГК РФ), количестве (ст. 466 ГК РФ), об ассортименте (п. 1, 2 ст. 468 ГК РФ), о таре и (или) упаковке (п. 1, п. 2 ст. 482 ГК РФ). В этих случаях покупатель (получатель) обязан обеспечить сохранность товара (ответственное хранение), незамедлительно уведомив*(1) поставщика об отказе принять товар и об основаниях такого отказа (п. 1 ст. 514 ГК РФ). Если поставщик в разумный срок после такого уведомления не вывезет или не распорядится находящимся на ответственном хранении товаром, покупатель вправе реализовать товар или возвратить его поставщику с передачей ему выручки от реализации и отнесением на него соответствующих расходов (п.п. 2, 3 ст. 514 ГК РФ). Обратим внимание, что несоблюдение покупателем правил, касающихся уведомления поставщика об отказе принять товар, равно как и направление такого уведомления с существенной задержкой, может явиться основанием для отказа в удовлетворении требований покупателя, связанных с отказом принять товар (постановления АС Дальневосточного округа от 30.11.2015 N Ф03-5191/15, АС Поволжского округа от 09.04.2015 N Ф06-22591/13, АС Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-1964/15).

Уведомлять продавца об отказе принять товары не требуется в случае просрочки поставки по договору, заключенному с условием его исполнения к строго определенному сроку (п. 11 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.05.2014 N Ф08-2604/14).

Любые обстоятельства, явившиеся основанием для отказа покупателя принять товар, целесообразно (на случай возникновения спора) фиксировать способами, которые позволяли бы обеспечить документальное подтверждение наличия соответствующих оснований (составление комиссионных актов, фото-, видеофиксация и т.п.). Если в подобных случаях осуществляется фактическая передача товара покупателю, то помимо обычного оформляемых в таких ситуациях товаросопроводительных и иных документов (передаточных актов и т.п.) поступление товара покупателю следует сопровождать оформлением дополнительных документов (акты входного контроля, о расхождении, о несоответствии качества, о некомплектности и т.п.). Форма таких документов законом не предусмотрена. В отсутствие предусмотренных другими правовыми актами или соглашением сторон требований к таким документам (см., например, постановление АС Поволжского округа от 16.10.2015 N Ф06-814/15, которым акт о выявленной недостаче, составленный с нарушением согласованных сторонами требований, не принят в качестве надлежащего доказательства, подтверждающего недостачу) они составляются в свободной форме (см., например, общие рекомендации по составлению документа, подтверждающего приемку исполнения). Значение имеет прежде всего содержание фиксируемых покупателем претензий, касающихся товара. Изложены они могут быть как в отдельном документе, так и непосредственно в накладной, сопровождающей партию товара (постановления АС Дальневосточного округа от 30.09.2014 N Ф03-4290/14, АС Поволжского округа от 13.10.2015 N Ф06-211/15, АС Северо-Западного округа от 22.12.2014 N Ф07-10036/14). Подписание покупателем товаросопроводительного документа без документальной фиксации претензий, связанных с исполнением поставщиком своих обязательств (в том числе по качеству и количеству товара), если не исключает, то существенно затрудняет последующее доказывание факта ненадлежащего исполнения обязательств по поставке товара (постановления АС Центрального округа от 25.12.2015 N Ф10-4723/15, от 27.02.2015 N Ф10-4889/14). Более того, даже отсутствие подписи покупателя в накладной само по себе не является безусловным свидетельством неисполнения поставщиком обязательств по поставке товара (постановление АС Уральского округа от 13/02/2015 N Ф09-9850/14). Применительно к договору продажи недвижимости п. 2 ст. 556 ГК РФ специально указывает на то, что принятие покупателем недвижимости, не соответствующей условиям договора, в том числе в случае, когда такое несоответствие оговорено в документе о передаче недвижимости, не является основанием для освобождения продавца от ответственности за ненадлежащее исполнение договора.

*(1) В соответствии со ст. 165.1 ГК РФ (внесена в ГК РФ Федеральным законом от 07.05.2013 N 100-ФЗ, вступившим с силу с 01.09.2013) правовые последствия любого юридически значимого сообщения, к которому может быть отнесена, в частности, претензия, уведомление о недостатках товара, извещение об отказе от принятия товара и т.д., по общему правилу наступают для его получателя с момента доставки такого сообщения ему или его представителю. При этом сообщение считается доставленным и в том случае, если адресат не получил его или не ознакомился с ним по зависящим от него обстоятельствам. Иные правила могут быть предусмотрены законом или условиями сделки или следовать из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Договор поставки

Договор поставки один из видов купли-продажи, по которому продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать покупателю в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары. Они передаются для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Сторонами данного вида соглашений являются ИП и юридические лица. Обычные физические лица сторонами договора быть не могут.

Так как стороны соглашения — субъекты предпринимательской деятельности, то и форма заключения сделки обязательно должна быть письменной. Это не обязательно должен быть документ, подписанный обеими сторонами. Заключить договор поставки можно и путем направления покупателю счет-договор, если покупатель после его получения совершит одно из действий:

• оплатит данный счет;

• подпишет счет и вернет его поставщику;

• направит письмо, в котором подтвердит свое согласие со всеми условиями счета-договора.

Но, чтобы снизить риски налоговых и судебных споров, договор рекомендуется заключать письменно в виде в виде единого документа, подписанного сторонами.

Предмет договора

В договоре поставки очень важно согласовать его предмет — условие о товаре, а именно его наименование и количество.

Наименование не должно иметь обобщенной формулировки (например, нельзя указать просто продукты питания, необходимо точно расписать какие-именно продукты: мясо птицы — куриное филе без кожи и кости).

Наименование можно также указывать в соответствии со стандартами, действующими на территории РФ (ГОСТ, Технические регламенты и др.) или согласно документации, прилагаемой к товару (техпаспорт, сертификат соответствия, гарантийную документацию).

Если по соглашению предполагается поставка определенного ассортимента, то в тексте соглашения их указывать не обязательно. Проще составить отдельную спецификацию с перечнем товаров, которая будет являться приложением к основному договору.

Что касается количества, то его также в обязательном порядке нужно прописать в договоре. Количество можно установить в разных единицах — штуках, метрах, килограммах и т.д.

Также допускается указание в соглашении порядка определения количества товара. Например, в договоре можно прописать, что поставляться будет 50 процентов произведенной поставщиком за месяц продукции. Такие формулировки используют, когда поставляемая продукция ещё не произведена, и точно количество продукции, которую сможет поставить поставщик неизвестно.

Срок поставки

Срок исполнения обязанности передать товар относится к существенным условиям. Он может определяться календарной датой, периодом времени или указанием на событие.

Договор может предусматривать единовременную поставку либо определенными партиями в течение длительного периода. В соглашении определяют сроки доставки отдельных партий (раз в месяц, квартал и т.д.) или указывается, что поставка осуществляется по заявке покупателя.

Срыв сроков поставок поставщиком может привести к серьезным последствиям для покупателя, поэтому в законодательстве оговорена специальная возможность для покупателя приобрести не поставленные товары у других лиц с отнесением на поставщика всех необходимых и разумных расходов на их приобретение.

Основные обязанности сторон

1. Передать товар покупателю (получателю). Исполнение этой обязанности возможно следующими способами:

• передачей перевозчику или непосредственно покупателю;
• выборкой (самовывозом).

2. Передать товар:

• надлежащего качества;
• в срок, установленный в соглашении;
• вместе с принадлежностями и документами;
• в согласованном ассортименте, комплектности и комплекте;
• в таре и (или) упаковке;
• свободным от прав третьих лиц.

Покупатель по договору поставки обязан:

1. Направить поставщику отгрузочную разнарядку, если это предусмотрено соглашением сторон.

2. Принять переданный товар.

Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров. Он обязан их осмотреть и проверить количество и качество.

3. Обеспечить сохранность правомерно непринятого товара.

В случае поступления не соответствующих договору товаров покупатель обязан обеспечить их сохранность (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить поставщика.

Необходимые расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, подлежат возмещению поставщиком.

4. Письменно уведомить поставщика о нарушении последним условий договора.

5. Оплатить товар в срок, предусмотренный в соглашении. Или произвести предварительную оплату, если это предусмотрено договором.

Приемка товара по качеству и количеству: инструкция для склада и магазина

Как принимать товар в магазине или на складе — актуальный вопрос для тех, кто только открыл бизнес. Большинство правил вы прописываете в договоре поставки. Ряд требований нужно соблюдать согласно законодательству РФ.

В статье — порядок приемки по качеству и количеству, документальное оформление и описание действий при обнаружении расхождений.

Оформить приход товара обязательно для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае необходимости защитите свои интересы в суде.

Все документы, которые вам понадобятся для этого, можно скачать в МоемСкладе: пустые бланки, заполненные образцы, инструкции по оформлению. А еще удобнее сделать все онлайн: не придется заполнять бумаги вручную, и риск ошибок сводится к нулю.

Правила для заказчиков и поставщиков

Цель процедуры — обеспечить нужное количество продукции надлежащего качества и выявить брак, недопоставки, недостачи и излишки до того, как товар поступит на склад.

Основные правила для обеих сторон закреплены в 3 параграфе 30 главы ГК РФ, в частности, в ст. 513:

Убедиться, что качество и количество продукции соответствует условиям договора

Отгрузить товар в количестве, соответствующем данным в договоре поставки, надлежащего качества

Поручать приемку только материально ответственному лицу — как правило, это кладовщик

Проверить полномочия лица, которое будет принимать груз

В письменной форме составить акт о расхождении количества и направить его поставщику

По требованию клиента принять акт о расхождении количества продукции

Письменно уведомлять поставщика о поставке некачественных изделий и потребовать замены

Заменить некачественный товар

Хранить излишний или бракованный товар до согласования, что с ним делать

Проверить, что ход приемки фиксируется документально

Все требования прописываются в договоре поставки.

Договор поставки

Это документ, регулирующий процесс приемки. В нем нужно подробно прописать данные о товаре и его передаче:

• название;
• объемы;
• свойства;
• место поставки: склад или магазин;
• период поставки;
• права и обязанности партнеров;
• порядок, способ и период оплаты;
• принцип разрешения спорных вопросов.

Можно составить типовой договор согласно акту ТОРГ-1, утвержденному Государственным комитетом статистики РФ № 132 от 1998 г., М-7 N71 а. Но это необязательно: можно прописать индивидуальный, удобный для обеих сторон порядок приемки. В этом случае в документе нужно указать:

• сроки исполнения;
• места выгрузки;
• образцы сопроводительных документов — счетов-фактур, накладных.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Требования законодательства

Все, о чем не будет прописано в договоре, по умолчанию должно соответствовать требованиям Гражданского кодекса РФ, а именно — директив Государственного арбитража СССР П-6 и П-7.

Если возникают спорные вопросы, в помощь следующие акты:

• постановление АС МО от 28 июля 2015 года А40-89393/14 — если отгружен не тот товар и не в указанном в договоре количестве;
• АС МО от 21 сентября 2015 года № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15 — если поставщик не получил оплату за товар.

На деле условие о приемке товара по инструкциям Госарбитража № П-6 и П-7 подходит только для сложной дорогостоящей продукции — например, автомобилей, оборудования.

Например, согласно П-6 при недостаче одной единицы товара нужно приостановить приемку и вызвать поставщика. Если он не явится — составить акт о недостаче. В ином случае считается, что покупатель принял товар и не имеет претензий. Это не выгодно для обеих сторон, поэтому лучше продумать свой понятный порядок приемки и зафиксировать его в договоре.

Некоторые технические нюансы обязательны для соблюдения вне зависимости, есть по ним договоренность или нет, а именно:

• подписание договора о материальной ответственности с кладовщиком;
• взвешивание и определение точного веса;
• открытие коробки для проведения выборочной проверки;
• отметка о неповрежденной упаковке, а также подтверждение того, что тара не распечатывалась;
• заполнение акта в случае выявления несоответствий в накладной;
• поставки по четкому графику.

Кто может принимать товар

Все операции, связанные с разгрузкой и распределением товара по складам, выполняет кладовщик. В том числе проверку на соответствие качества и выбраковку испорченных продуктов.

Кладовщик является материально ответственным лицом. Этот статус необходимо закрепить доверенностью — только в этом случае сотрудник имеет право получать товар, ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара — задача руководителя компании.

При выгрузке на территории поставщика — на ж/д станции, в порту или чужом складе — товар можно получить и без печати. Для этого сотрудник, получающий товар, должен предъявить доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и паспорт.

Численность работников склада определяется размерами базы и объемами поставок. Иногда достаточно одного человека, если компания небольшая.

Приемку проводят по товаросопроводительным документам — это обязательное условие.

Документальное оформление поступления товара

Есть два варианта:

• товарно-транспортная накладная + счет-фактура, если вы работаете на НДС;
• универсальный передаточный документ, или УПД + товарно-транспортная накладная, или ТТН (если в счет поставки включены услуги перевозки).

При оформлении приемки используйте унифицированные формы первичных документов ТОРГ-1 — ТОРГ-14, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Товарная накладная и товарно-транспортная накладная

Если вы не ведете приемку при помощи УПД, главным документом будет товарная накладная ТОРГ-12.

Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, оформляется товарно‑транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел и отсутствует описание товара.

Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах.

Счет-фактура

Если вы — плательщик НДС, нужно тщательно следить за тем, чтобы счета-фактуры аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без них от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.

Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.

При возврате вы должны запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором стоит печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику происходит поставка.

Альтернатива при ведении первички — универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов.

По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры. Он может заменять оба этих документа. С УПД вам понадобится только транспортная накладная — то есть всего два документа.

Организации могут применять УПД либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.

Порядок приемки товара по качеству и количеству

Покупатель принимает груз по договору поставки, проверяет качество и комплектность, письменно уведомляет поставщика о выявленных недостатках — качественных и количественных.

Если кратко, приемка груза со стороны покупателя проходит примерно так:

• сверка товара с накладной;
• выявление расхождений;
• подпись накладной;
• сдача документов бухгалтеру для внесения в учетную систему.

А для поставщика соответственно:

• отправление товара с сопроводительной документацией;
• проверка полномочий материально ответственного лица;
• при недостатках — принятие акта расхождений от заказчика и замена некачественного товара.

Подготовка склада к приемке

Прежде чем принимать товар:

• убедитесь, что есть свободное место на полках и стеллажах;
• разграничьте зоны с помощью маркеров, чтобы не путать уже размещенный багаж с вновь привезенным;
• составьте памятку для сотрудников с описанием порядка принятия товара и повесьте на видном месте.

Эти простые действия освободят вас от лишних проблем и сократят время на погрузочно-разгрузочные работы.

Укажите складские ячейки в МоемСкладе — и вы всегда будете знать, где находится тот или иной товар на складе

Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для кладовщиков при подготовке отгрузки.

Для удобства комплектации можно распечатать Сборочный лист. Укажите в нем зону и ячейку, откуда был отгружен товар. В списке ячеек видно ее статус — занята или свободна. В списке зон хранения можно смотреть, сколько ячеек заняты, а сколько свободны.

Первичный осмотр

Кладовщик показывает водителю место для разгрузки и проводит первичный осмотр груза. Он проверяет:

• транспортное средство на наличие повреждений;
• температуру и другие условия транспортировки — особенно это актуально для замороженных и скоропортящихся продуктов, которые могут растаять и испортиться во время доставки;
• сохранность тары и упаковки, наличие пломб и маркировки.

О любых повреждениях и нарушениях целостности упаковки нужно незамедлительно сообщить поставщику.

Сверка по количеству

Ответственный сотрудник выясняет, совпадает ли фактическое количество продуктов с данными в сопроводительных бумагах. Его действия:

1. Осматривает тару и коробки и пересчитывает все, а если товар по документам в килограммах — взвешивает.
2. Сверяет коды маркировки, указанные в накладной, с полученными по факту.
3. Проверяет другую информацию в документах: реквизиты поставщика, цены, наименования товаров. О любом несоответствии сообщите поставщику немедленно или в срок, установленный в договоре поставки.

Важно, чтобы совпадали наименования на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах, иначе грозит штраф. Например, в случае с мясной продукцией Россельхознадзор взыскивает от 10 до 20 тысяч рублей.

Отдельный случай — алкоголь. Помимо прочих этапов приемки получение пива и другой алкогольной продукции нужно подтвердить в системе ЕГАИС.

1. Ставит печать организации и подпись, если все в порядке и товарная накладная заполнена корректно. При выявлении недостачи процесс приемки приостанавливается, все повторно пересчитывается и взвешивается, затем составляется протокол недостачи.

Для дальнейшей проверки понадобится погрузочно-разгрузочная техника, чтобы доставить до нужного места и вскрыть груз.

Сверка по качеству и комплектности

Проверка качества — это:

• сверка с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом‑фактурой;
• осмотр изделий по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации;
• оценка скоропортящихся продуктов по запаху.

Есть два метода: сплошной и выборочный. Сплошная проверка — это вскрытие упаковки всех без исключения грузовых мест. Выборочная — только некоторых, каких именно — об это прописываете в договоре поставки. Если это условие не оговорено, ориентируйтесь на срок, в течение которого вы сотрудничаете с этим поставщиком.

Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком.

Если было повреждение транспорта или упаковки, проводить нужно только сплошную проверку.

Покупатель имеет право не принимать товар с существенными недостатками. Например:

• Испорченный с порезами, сколами, вмятинами, дырами (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ);
• Просроченный или со сроками годности, отличающимися от указанных в договоре;
• Без обязательной документации — инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, техпаспорта — или комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ);
• Без русифицированных этикеток, если товар импортный (ст. 8 Закона о защите прав потребителей).

Во всех случаях, когда товар не соответствует условиям договора, покупатель обязан документально зафиксировать расхождение и предъявить поставщику претензию.

Подписание соглашения или составление акта о расхождениях

На этом этапе нужно расписаться в сопроводительных документах, поставить печать и отдать представителю поставщика или перевозчику.

Процесс считается завершенным, когда стороны подписали акт приемки товаров, или соглашение без разногласий и замечаний. По правилам он должен включать следующие пункты:

• дата и место составления;
• номер регистрации;
• наименование продукции, число, комплектность и цены;
• сведения об участниках сделки — поставщике и заказчике;
• ФИО ответственных лиц с обеих сторон;
• факт завершения сделки и отсутствия разногласий;
• подписи, печати.

Подойдет унифицированная форма № ТОРГ-1, а для приемки материалов — М-7.

Если выявится брак или недостача, составьте акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. На определение недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, дается 4 месяца.

Как оформить документы при расхождениях, разберем в соответствующем разделе статьи вместе с бланками для скачивания.

Транспортировка на склад

Понадобится гидравлическая тележка для перемещения груза на склад. Товар распределяется по зонам хранения.

Оформление приходной накладной и отражение приема продукции в базе данных

На основании накладной от поставщика оформляется приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная нужна для подтверждения факта приемки-передачи продукции между сторонами договора — списания у поставщиков и оприходования у заказчиков.

Вести складской учет и документооборот вручную или в таблицах Excel не очень удобно, особенно при большом объеме номенклатуры и ассортимента.

Проще автоматизировать процесс, чтобы данные о новом товаре вместе со штрихкодами можно было внести в специальную товароучетную программу.

Нужно закупить минимум необходимого оборудования и интегрировать его с системой складского учета. Подробности — далее.

Оборудование и ПО для автоматизации

Для приемки товара на складе вам понадобится:

• Терминал сбора данных — портативный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. Такое устройство собирает, обрабатывает и передает сведения о товарах в базу данных.
• Сканер штрихкодов, который считывает коды с упаковок товаров и затем передает на ККТ, компьютер или POS-терминал.
• Принтер печати этикеток пригодится для быстрой маркировки товаров. Устройство позволяет нанести на этикетку любую нужную информацию: штрихкод, наименование, описание, состав, цену или артикул.
• Товароучетная система.

В качестве системы идеально подойдет МойСклад. Он упростит не только приемку, но и складской учет в целом.

• Контроль остатков и управление запасами;
• Формирование и печать складских документов;
• Адресное хранение;
• Учет товара по сериям и срокам годности;
• Работа с маркировкой.

Сроки приемки

Они указываются в договоре поставки. В противном случае действуют правила из инструкций П-6 и П-7. Они разные в зависимости от условий приемки — при самовывозе со склада поставщика, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящейся продукции.

По количеству

Покупатель обязан принять товар:

• В открытой или поврежденной таре или без нее — в момент получения;
• По весу брутто или количеству мест — в момент получения;
• По весу нетто или количеству товарных единиц в каждом месте — в течение 10 дней;
• По весу нетто или количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся — в течение 24 часов.

По качеству и комплектности

Покупатель обязан принять товар:

• Скоропортящийся — в течение 24 часов;
• От поставщика из того же города — в течение 10 дней.

Если товар доставляется из другой местности, допускается срок до 20 дней для обычной продукции, не скоропортящейся.

Для местностей с труднодоступными условиями по климату, например, Крайнего Севера, временные рамки шире: для пищевых продуктов — 40 дней, для галантерейных и хозяйственных — до 2 месяцев.

Документирование расхождений: недостача, недопоставка, пересортица

Количественные расхождения возникают по разным причинам: просчеты поставщиков при загрузке, несоблюдение условий транспортировки и другое.

На практике происходят следующие виды расхождений:

• Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем поступило по факту;
• Недопоставка — фактическое число изделий соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше;
• Излишки — товарных единиц поступило больше, чем указано в договоре поставки; — товаров одного вида больше, чем нужно, а товаров другого вида не хватает.

В любом из этих случаев вначале нужно посмотреть, прописаны ли действия при расхождениях в договоре поставки, если нет — ориентироваться на закон.

Затем обязательно сообщите поставщику о расхождении и задокументируйте его. Для этого есть два документа — акт о расхождениях и претензия.

Акт о расхождениях

Составить акт о расхождении по количеству и качеству можно в произвольной форме, но проще использовать уже готовые форму ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.

Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Претензионное письмо

В нем в свободной форме укажите, сколько товара вы заказывали и сколько фактически доставили.

Также, как правило, в тексте претензии прописывают:

• дату поставки;
• информацию о договоре;
• реквизиты товаросопроводительных документов;
• суть нарушения;
• требования: заменить товар, прислать недостающий объем, вернуть деньги и т.д., если это предусмотрено в договоре поставки.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Акт о расхождении и претензию направляют на юридический адрес поставщика или по ЭДО, в зависимости от условий сотрудничества.

Статья 521 ГК позволяет добавить расчет неустойки.

Исправления в товарной накладной

Если товар вам привезли, но что-то забыли, в накладной вычеркиваются строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Порядок действий при расхождениях

В зависимости от вида расхождения допустимо следующее:

1. Довезти недостающий товар при следующей поставке (ст. 511 ГК)
2. Отказаться от поставки и вернуть аванс (ст. 487 ГК)
3. Оплатить расходы, если покупатель решил докупить товар у другого поставщика (ст. 520 ГК)
4. Другое условие, если оно прописано в договоре поставки (ст. 521 ГК)

1. Вернуть поставщику излишек
2. Вернуть всю партию обратно, если это не противоречит условиям договора
3. Принять всю партию, включая излишек — такое право есть у директора компании

1. Принять груз полностью
2. Не принимать груз полностью
3. Принять только нужное количество обоих видов товаров, остальное вернуть

Любые действия покупатель согласовывает с поставщиком. Лучше, если они уже прописаны в договоре поставки.

Ошибки и нарушения при поставках

Все расхождения происходят из-за нарушений договора поставщиком. Это позволяют исправить мероприятия, которые мы привели в таблице выше.

В отдельных случаях устранить недостатки невозможно, и покупатель имеет расторгнуть договор в одностороннем порядке. В целом, это возможно и оправдано при существенном нарушении договора одной из сторон (п. 2 ст. 450 ГК).

Нарушение договора поставщиком считается существенным, если:

• недостатки нельзя устранить в приемлемый для покупателя срок;
• нарушение сроков поставки было неоднократным.

Нарушение договора покупателем считается существенным при:

• при неоднократном нарушении сроков оплаты;
• неоднократной невыборке товаров.

Одностороннее расторжение договора

Такое практикуется, когда поставщик нарушал условия неоднократно или привез повторно товары несоответствующего качества. Расторгнуть договор в одностороннем порядке может и поставщик, например, за нарушение сроков оплаты. Все ситуации прописаны в статье 95 44-ФЗ.

Чтобы это было возможно, стоит заранее предусмотреть наличие в договоре пунктов об ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Об этом сказано в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.

Алгоритм следующий (на примере нарушения поставщиком условий):

1. В течение 3 дней с даты решения о расторжении покупатель уведомляет по почте заказным письмом поставщика об отказе от исполнения контракта с объяснением причин;
2. В течение 10 дней поставщик должен исправить нарушения;
3. Если получается сделать это не позднее, чем за 10 дней — покупатель обязан отменить решение согласно ч. 14 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ. На 11‑й день оно уже вступает в силу.

Вопросы и ответы

Отвечаем на самые распространенные вопросы.

Какой документ необходимо предъявить представителю поставщика при приемке?

Доверенность, которая подтверждает материальную ответственность кладовщика, а значит, право на получение товара.

Чем отличается приемка продовольственных товаров?

Помимо перечисленных требований, при приемке продуктов питания — фруктов, овощей, мяса, грибов, ягод, молочных продуктов — есть свои специфические правила:

• обращать внимание на срок хранения;
• оценивать добротность продукции;
• соблюдать правила транспортировки и хранения.

Что делать, если обнаружили недовес при приемке весовых товаров?

Весовая продукция должна иметь маркировку с указанием веса. За недостаток массы материально отвечает кладовщик. Поэтому если есть подозрения в хищении, он обязан осмотреть упаковку. Товар с поврежденной упаковкой нужно взвесить, не вскрывая его.

Что делать, если брак товара обнаружили только во время продажи?

Если у товара ограниченный срок годности или на него распространяется гарантия, его можно вернуть поставщику в пределах этих сроков.

Если сроки не указаны, оформить возврат можно в течение 2 лет со дня поставки. Для этого нужна расходная накладная по форме ТОРГ-12 с указанной причиной «Возврат некачественного товара».

Как подписать накладную и УПД в электронном виде?

Для подписания документов в электронном виде потребуется усиленная электронная подпись.

Что делать с излишками?

Кладовщик составляет заявление по поводу лишней продукции и передает его главному бухгалтеру для внесения поправок в отчетность.

Принимать излишки по праву может только руководитель организации.

Как вернуть товар надлежащего качества?

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Что делать, если привезли не тот товар?

Это факт несоблюдения условий договора о поставке, поэтому товар можно не принимать. Нужно оформлять акт о расхождениях и претензионное письмо.

Почему лучше не игнорировать формальное ведение документов при приемке?

Устная договоренность связана со множеством рисков. Поставщик рискует, если покупатель не подписывал накладную. Покупатель рискует, если подписал накладную на весь объем, а произошла недопоставка.

При получении брака или просрочки поставщик может пообещать заменить товар при следующей поставке, но не выполнить обещаний. Заказчик в свою очередь пропустит срок, когда возможно по закону предъявить претензию по качеству.

Как вести приход и расход товара?

Эти процессы относят к операциям складского учета. Облачный сервис МойСклад позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически.

Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Автоматизировать работу бизнеса поможет МойСклад. Все процессы по продаже и учету товаров бесплатно — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.

Что должен сразу сделать покупатель когда ему доставлен товар по договору поставки

ГК РФ Статья 509. Порядок поставки товаров

1. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.

2. В случае, когда договором поставки предусмотрено право покупателя давать поставщику указания об отгрузке (передаче) товаров получателям (отгрузочные разнарядки), отгрузка (передача) товаров осуществляется поставщиком получателям, указанным в отгрузочной разнарядке.

Содержание отгрузочной разнарядки и срок ее направления покупателем поставщику определяются договором. Если срок направления отгрузочной разнарядки договором не предусмотрен, она должна быть направлена поставщику не позднее чем за тридцать дней до наступления периода поставки.

3. Непредставление покупателем отгрузочной разнарядки в установленный срок дает поставщику право либо отказаться от исполнения договора поставки, либо потребовать от покупателя оплаты товаров. Кроме того, поставщик вправе потребовать возмещения убытков, причиненных в связи с непредставлением отгрузочной разнарядки.