Особенности командировки на личном автомобиле
Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает служебные поездки на личном транспорте. Предприятие оформляет пакет соответствующих документов, компенсирует сотруднику затраты на топливо, техническое обслуживание.
Варианты оформления
Командировка на личном автомобиле – это быстро, комфортно, безопасно. Сотруднику не нужно обращаться в каршеринг, вызывать такси или ловить машину, контактировать с незнакомыми людьми. Для получения компенсации за эксплуатацию собственного транспорта понадобится 2 вида документов:
Соглашение или типовой договор с сотрудником предприятия об использовании автотранспорта, принадлежащего работнику, для решения служебных задач.
Документы, доказывающие факт использования личной машины (путевой и маршрутный лист, служебная записка директору компании).
В российском законодательстве командировка на личном транспорте оформляется 2 способами. Все они перечислены ниже.
Соглашение с работником
Возмещение финансовых затрат за использование собственного транспорта регламентировано российским Трудовым кодексом. Приказ на командировку на автомобиле оформляется за несколько дней до отъезда. В нем прописывается сумма компенсации, а также указывается следующая информация:
технические характеристики авто, включая модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, VIN, номер государственной регистрации;
статьи сопутствующих расходов – топливо, масло, текущий ремонт;
условия возврата потраченных средств – по действующим нормативам или по фактическому расходу;
дата выплаты положенных работнику денег;
чеки, квитанции, подтверждающие расходы сотрудника.
При расчете выплаты за основу берется правительственное постановление №92.
Расчет износа автомобиля происходит с учетом индивидуальных порядков, уставом предприятия. Один из вариантов – определенная сумма за 1 км пробега или за каждый день эксплуатации автомобиля для решения служебных задач. Оплата парковки входит в расчет командировки.
По соглашению сторон оплата командировки на личном автомобиле не облагается налогом и страховыми выплатами. Это зафиксировано в постановлении Минфина РФ №03-04-06/94977. При этом все расходы сотрудника во время служебной поездки на собственном авто должны быть экономически обоснованы.
После возвращения из командировки сотрудник предоставляет работодателю чеки за купленное топливо, квитанции с СТО. Если работник использует личный автомобиль на постоянной основе, то затраты на него включаются сверх нормативов. Целесообразно заключить с компанией договор аренды в рамках правительственного постановления, в котором зафиксирован порядок возврата средств, потраченных работником для решения производственных задач.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Договор аренды личного автомобиля сотрудника
Поездка в командировку на личном автомобиле станет экономически обоснованной и выгодной, если заключить краткосрочный договор аренды между сотрудником и работодателем. В рамках данного документа предприятие берет на себя все расходы по обслуживанию и содержанию машины. Работник продолжит оплачивать страховку и транспортный налог.
Договор аренды автомобиля сотрудника не нужно регистрировать в государственных органах. Согласно федеральному нормативному документу №196-ФЗ, предприятие обязуется:
проводить первичный и предрейсовый осмотр сотрудника;
производить предрейсовый осмотр автомобиля;
соблюдать сроки технического обслуживания машины.
Организация также обязана оформить сотруднику внутреннее совместительство, провести курс по оказанию первой медицинской помощи при аварийных ситуациях. Несоблюдение перечисленных требований грозит работодателю административной ответственностью.
Если сотрудник, предоставивший автомобиль в аренду, не оформлен в качестве индивидуального предпринимателя, тогда работодатель вычитывает с арендной платы НДФЛ. При этом страховые взносы не взимаются и не оплачиваются.
Документы для командировки
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то оформляет устное или письменное соглашение, договор аренды с работодателем. Дополнительно подписывает приказ о служебной поездке, а также получает:
Путевой лист – подтверждает расходы на топливо, позволяет контролировать режим труда и отдыха водителя. Предприятие использует типовую форму №3 или разрабатывает ее аналог.
Служебное задание – составляется в случае необходимости, если этот момент предусмотрен регламентом компании.
Маршрутный лист – подтверждает фактическое время нахождения в дороге, на выполнении заданий работодателя. Оформляется, выдается преимущественно на государственных предприятиях.
Согласно Положению о командировках №10, работодатель выдает сотруднику аванс до отправления в служебную поездку.
После окончания командировки сотрудник предоставляет служебную записку, в которой указаны такие данные:
подтверждение, что автомобиль работника использовался в поездке для решения заданий руководства;
куда ездил работник;
точное время отъезда и прибытия;
где жил сотрудник, если это не гостиница;
документы, которые подтверждают текущие расходы (чеки, квитанции).
Служебная записка подтверждает нахождение сотрудника в командировке, обосновывает размер компенсации за эксплуатацию личного автомобиля при выполнении заданий руководства.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оформление направления работника в командировку на личном автомобиле
В российском законодательстве нет ограничений по типам, классам, моделям транспорта, который может использоваться для решения производственных задач. Но требует документального подтверждения использования его в целях работодателя. Компания компенсирует расходы на топливо, оплачивает амортизацию.
Порядок возмещение расходов регламентируется дополнительным соглашением, которое прилагается к трудовому договору. В этом документе определяется:
порядок эксплуатации личного автомобиля работника;
размер компенсации, включая амортизацию;
порядок возмещения расходов.
При оформлении приказа о направлении сотрудника в служебную поездку указывается, что для прибытия к месту назначения и обратно используется личный автомобиль.
По стандартам ФНС РФ, если личный автомобиль используется в командировках, расходы на компенсацию поездок учитываются в соответствии с закрепленными нормативами. Они определяют размер выплат в соответствии с объемом двигателя автомобиля.
Работодатель должен выплатить деньги за расходы на проезд в полном объеме. Если он отказывается это делать, обращайтесь за помощью в суд. Чтобы избежать длительных разбирательств, воспользуйтесь услугами профессионалов. Заказывайте оформление документов в режиме онлайн или через контактный телефон.
Работник едет в командировку на своей машине: как оформить документы?
Работник собирается отправиться в поездку по делам фирмы на личном автомобиле. В таком случае понадобится по-другому оформить документы. Необходимо определить сумму компенсации за использование своего транспорта, а также установить перечень других компенсаций, которые получит работник.
Рассмотрим подробно все нюансы.
Документы перед командировкой: какие и как оформить?
Перед командировкой потребуется составить три документа. Если их не будет, компания, возможно, не сможет признать в налоговом учете затраты на поездку.
Первый из них – приказ руководителя о командировке. У организации может быть своя форма, самостоятельно разработанная и утвержденная. Если ее нет, приказ оформляется на бланке по форме № Т-9, утвержденном постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В документе следует указать способ проезда к месту командировки и установить сумму, которая полагается сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях.
Кроме того, понадобится соглашение об использовании машины в рабочей поездке. Это документ может быть отдельным или в качестве дополнения к договору с работником. В нем указываются регистрационные данные автомобиля (его модель, марка, мощность, год выпуска, цвет, масса, информация о владельце, государственный регистрационный номер, регномер (VIN), экологический класс), сведения о собственнике машины, данные ПТС. В нем также указывается сумма компенсации и другие расходы, которые работодатель возместит работнику в связи с поездкой на его транспорте. Должны быть оговорены и сроки, в течение которых выплачивается компенсация.
Среди дополнительных расходов, например, — стоимость проезда по платной автодороге. Работодатель обязан возместить ему такие расходы, если это оговорено в соглашении, колдоговоре или положении о командировках, принятом в организации.
Еще один документ, который понадобится оформить – путевой лист. Он оформляется независимо от того, кому принадлежит автомобиль – организации или работнику. Этот документ подтверждает, что транспортное средство используется работником в интересах работодателя. Организация может использовать свою форму путевого листа или стандартную, утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Какие документы нужно подать после командировки?
После возвращения из поездки работник должен предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. Если их не будет, он не сможет получить компенсацию своих расходов.
Потребуются следующие бумаги:
- авансовый отчет, заполненный путевой лист и чеки (например, на оплату проезда по платной автодороге, аренду жилья и т.д.);
- служебная записка. Утвержденной формы этого документа нет, поэтому он составляется по образцу, принятому в организации.
Нужны оба этих документа, чтобы организация могла принять к учету расходы в служебной поездке работника.
НДФЛ и компенсация за использование личного транспорта
Налог не платится, если работнику перечислили не больше, чем указано в соглашении с ним. Если полученная им сумма превышает оговоренную компенсацию, НДФЛ придется заплатить. Те же правила действуют и применительно к страховым взносам.
Для подтверждения законности компенсации работодатель должен хранить у себя копии бумаг, подтверждающих то, что автомобиль находится в собственности работника. Это поможет избежать претензий проверяющих при проверках.
Как оформить направление работника в командировку на личном автомобиле
Вопрос о поездке в командировку на личном автомобиле стал особенно актуален в период коронавируса, поскольку личный транспорт позволяет дистанцироваться и снизить возможность заражения. Поэтому и работодатели, и работники стали активнее рассматривать именно такой порядок организации проезда к месту командировки и обратно. Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание, если достигнута договоренность о том, что сотрудник поедет в командировку на своей машине.
Оформление использования личного автомобиля работника в интересах работодателя
Сразу отметим, что законодательство не ограничивает перечень видов транспорта, на котором работник может поехать в командировку. В соответствии с пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, предусматривается возможность проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности).
Таким образом, использование работником личного автомобиля для проезда к месту командировки и обратно законодательству не противоречит. Вместе с тем, необходимо документально оформить факт использования личного автомобиля работника в интересах работодателя.
В силу ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В этой связи с работником надо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором определить:
порядок использования личного автомобиля работника в интересах работодателя;
размер компенсации за использование, износ (амортизацию);
Помимо этого, при оформлении приказа о направлении работника в командировку, в нем надо указать, что для проезда к месту командировки и обратно используется личный автомобиль работника.
Возмещение расходов работника
Также как и в любом другом случае, работодатель должен возместить работнику расходы на проезд к месту командировки и обратно. Это требование предусмотрено ст. 168 ТК РФ.
При этом надо учитывать, что сотрудник использует личный транспорт и проездные документы он не представит. В такой ситуации для подтверждения произведенных расходов работник должен передать в бухгалтерию следующие документы:
маршрутные листы (в них указывается маршрут поездки) или иные документы, которые могут подтвердить маршрут следования автомобиля;
В отношении возмещения расходов надо учитывать следующий нюанс. По мнению ФНС России, если личный автомобиль используется в служебных целях, то согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть учтены в пределах норм, установленных Постановленном Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШC-37-3/2199 «О порядке учета в целях налогообложения прибыли стоимости проезда работника в командировку»).
Указанным постановлением установлены следующие нормы расходов:
- 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
Иными словами, возместить работнику расходы на проезд надо будет в полном объеме, между тем, учесть затраты в расходах при исчислении налога на прибыль можно будет только в указанных размерах.
Но если вы готовы к спорам, право учесть в составе расходов при определении размера налога на прибыль полной суммы выплаченной работнику по проезд, можно попробовать отстаивать в суде.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы компании на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Никаких ограничений на виды транспорта налоговое законодательство не устанавливает. При этом расходы на проезд работника к месту командировки и обратно личным транспортом можно рассматривать как экономически обоснованные (ст. 252 НК РФ). Отметим, что нередко суды в подобных спорах встают на сторону организаций (например, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28.08.2006 по делу N А29-8205/2005А).
Ответственность перед третьими лицами
При принятии решения о направлении работника в командировку на личном транспорте работодателей также волнует вопрос ответственности перед третьими лицами, если работник станет виновником ДТП.
По общему правилу, установленному ст. 931, 935 Гражданского кодекса РФ, ущерб пострадавшему в ДТП лицу возмещается за счет ОСАГО. Но если суммы страхового возмещения недостаточно, виновник за счет собственных средств выплачивает потерпевшему в ДТП лицу разницу между страховым возмещением и фактическим размером ущерба.
При этом следует учитывать, что в силу п. 1 ст. 1068 ГК РФ юридическое лицо возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей. Поэтому, если сумма ущерба будет значительна, имеется риск взыскания ущерба с работодателя (например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 01.12.2015 по делу № 33-21123/2015, Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия oт 29 сентября 2015 г. по делу № 33-3693/2015).
Командировка сотрудника на личном автомобиле
Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.
Документы до отъезда
Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке ( абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.
Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании ( ст. 188 ТК РФ ).
Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.
В соглашении пропишите:
- название, дату, номер
- название компании и ФИО сотрудника
- номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
- характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
- порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы )
- сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
- дату вступления соглашения в силу
- название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника
Расчет затрат на проезд
Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные.
Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.
Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.
Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.
| Модель автомобиля | Число и расположение цилиндров | Мощность двигателя, л.с. | Рабочий объем, л | КПП | Базовая норма расхода топлива, л/100 км |
| LADA KALINA (ВАЗ 11186) | 4L | 87 | 1,596 | 5М | 8,6 |
Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).
Закрывающие документы
Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:
- путевой лист (заполняет командированный сотрудник)
- чеки, квитанции, счета за ГСМ.
Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.
Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368):
- название и номер,
- срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
- собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
- сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
- данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).
В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.
Резюмируем
Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно: