Где хранятся инструкции по охране труда

Где хранятся инструкции по охране труда

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования

Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве

В течение 45 лет

ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ

Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования

Работодатель (его представителем), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве

В течение 45 лет

Акты о расследовании несчастных случаев, в том числе происшедших в отдельных отраслях и организациях, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством

В течение 45 лет (хранятся вместе с материалами расследования)

п. 32 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утв. Приказом Минтруда России от 20.04.2022 N 223н

Наряды-допуски на выполнение работ в ограниченных и замкнутых пространствах, работы по которым полностью закончены

В течение 1 года

п. 71 Правил по охране труда при работе в ограниченных и замкнутых пространствах, утв. Приказом Минтруда России от 15.12.2020 N 902н

Закрытые по завершении работ наряды-допуски на производство работ повышенной опасности в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента

30 дней (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться вместе с материалами расследования)

п. 45, п. 46 Правил по охране труда при производстве цемента, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 781н

Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента

6 месяцев после внесения последней записи

Наряды-допуски на производство работ на высоте, работы по которым полностью закончены

В течение 30 суток (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться в архиве организации вместе с материалами расследования)

п. 66 Правил по охране труда при работе на высоте, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 782н

Наряды-допуски на выполнение водолазных работ, работы по которым полностью закончены

В течение 30 суток

п. 37 Правил по охране труда при проведении водолазных работ, утв. Приказом Минтруда России от 17.12.2020 N 922н

Справка о рассмотрении обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника, и журнал учета микроповреждений (микротравм) работников

Рекомендованный срок — не менее 1 года

п. 3 Рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников, утв. Приказом Минтруда России от 15.09.2021 N 632н

Сколько хранить документы по охране труда

Сроки хранения журналов по охране труда: минимальный период всего 1 год, максимальный — 75. Но есть и такие документы, которые требуется оставить в архиве навсегда.

Кто утверждает сроки хранения

Для каждого из документов по охране труда предусмотрен отдельный период сохранности. Все акты, распоряжения, справки и книги учета необходимо аккуратно сохранять. Насколько долго — определяет Федеральная архивная служба России. Ее распоряжением от 20.12.2019 № 236 утверждены сроки, в течение которых необходимо держать документы в архивах. Они перечислены в специальном Перечне типовых управленческих архивных документов в п. 7.3 раздела II.

Через какое время следует избавиться от отчетов и инструкций по ОТ, зависит от их значимости. Например, в приказе указано, какой срок архивного хранения установлен для журналов регистрации инструктажей по охране труда — 45 лет, а не 10, как раньше.

Где надо хранить документацию по охране труда

Несмотря на перевод некоторых документов в электронную форму, большинство справок и актов остаются в распечатанном виде на бумажных листах. Их легко испортить при помощи воды, огня, плесени и других негативных факторов. В связи с этим существуют строгие требования к условиям содержания бумаг.

В каком состоянии находятся инструкции и отчеты, обследует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Комиссия определяет, где хранятся инструкции по охране труда, — в специально оборудованных помещениях.

Основные рекомендации для содержания документации:

• комнаты следует выбрать темные, сухие;
• обеспечить их хорошей вентиляцией;
• разместить документы подальше от света и окон.

Хранилища необходимо оснастить:

• специальным оборудованием (сейфами, стеллажами, шкафами);
• средствами пожаротушения;
• охранной и противопожарной сигнализацией.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение, назначают ответственного за ведение и хранение журналов по технике безопасности — обычно это секретарь или инженер по охране труда. Он обязательно заверяет журналы при помощи подписи. В случае необходимости выдает книги учета и бланки сотрудникам, которые проводят инструктаж по ОТ.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Одни документы оставляют в архиве совсем ненадолго — на год, три или пять лет, а другие постоянно или до момента, когда их заменят на новые. Это зависит от важности находящейся в них информации. Например, ведомости по обеспечению сотрудников молоком и другим питанием, спецодеждой и другими средствами хранятся только 1 год (п. 428), индивидуальными средствами защиты — 3 (п. 427), сертификаты безопасности — 5 (п. 408). Книги о несчастных случаях на предприятии ­— 45 (п. 424). Такой же срок предусмотрен для протоколов о травмах и авариях на производстве, а если они сопровождаются материальным ущербом или человеческими жертвами, то их оставляют навсегда (п. 425а).

Одними из важных документов является инструктажи по ОТ. На новом рабочем месте каждый сотрудник сталкивается с тем, что обязан пройти вводный инструктаж. Итоги фиксируют по форме, выбранной работодателем, как правило это специальная книга учета, которую нельзя уничтожать длительное время.

Перечень Росархива четко оговаривает, сколько хранится журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, — 45 лет (п. 423а).

Инструктаж обязателен и перед началом работ. И не важно, слесарь это или замдиректора, правила едины для всех. В Перечне указано, сколько хранится журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда по сегодняшним правилам – почти полувековой период (п. 423а). Эти книги содержатся в надлежащем состоянии в отделе по ОТ. Если такового нет, то тогда в отделе кадров у сотрудника, который отвечает за обучение новых работников технике безопасности.

Немало протоколов, отчетов, деклараций соответствия, заключений специалистов остается в организации после внедрения мер по специальной оценке условий труда (СОУТ). Их необходимо содержать на предприятии от 45 до 75 лет, в зависимости от условий работы.

В случае двойного периода сколько хранить — 50 или 75, выбирают исходя из ситуации, когда завершено делопроизводство. Если до января 2003 г. — 75, если после — 50.

Подробный перечень периодов для различных документов по ОТ:

Штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

Прежде чем выбросить лишние бумаги, хорошо проверьте, истек ли установленный законом срок хранения заполненных журналов инструктажей, отчетов по аттестации рабочих мест и других документов по ОТ. Иначе вы рискуете попасть под административную ответственность. Если проверяющие не найдут нужный журнал инструктажа по ОТ, книгу учета проверки знаний или отчет СОУТ, то они вправе оштрафовать как должностное лицо, так и компанию. Для ответственных сотрудников сумма достигает от 3000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

Обязан ли работодатель хранить упраздненные инструкции по охране труда

Эксперты Роструда разъяснили, обязан ли работодатель хранить пересмотренные инструкции по охране труда.

Ведомство отмечает, что недействующие локальные нормативные акты подлежат хранению.

Согласно пункту 421 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда следует хранить 5 лет.

Это значит, что недействующие документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда следует хранить в течение 5 лет.

По мнению Роструда, несмотря на то, инструкции по охране труда прямо в названном списке не перечислены, они подпадают под понятие «документы об обучении работников по охране труда».

Соответственно, пересмотренные инструкции по охране труда необходимо хранить в течение 5 лет:

• по месту утверждения – в организации, утвердившей инструкции по охране труда;
• в других организациях – там, куда по требованию или необходимости были инструкции предоставлены (контролирующие органы, подрядные организации и т д).

Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте , отвечая на вопросы работников и работодателей.

Следить за новостями удобно в нашем новостном Telegram-канале . Присоединяйтесь!

Инструкция по охране труда: разработка, утверждение и хранение с 2022 года

С 1 марта 2022 года вступают в силу основные требования к порядку разработки и содержанию правил, инструкций по охране труда (ИОТ) в ред. приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 772н. Нормативный акт издан впервые и будет действовать до 1 марта 2028 года.

Методические рекомендации Минтруда РФ по разработке ИОТ от 13.05.2004 не отменены, но они не относятся к государственным нормативным требованиям охраны труда. Работодатели применяют их на добровольной основе.

Разбираемся в статье, как разработать инструкции по охране труда по новым требованиям, и нужно ли организовать досрочный пересмотр действующих локальных нормативных актов. Ответы на вопросы подготовлены с учетом материалов на официальном портале информирования Роструда «Онлайнинспекция.РФ».

Основные положения приказа 772н

Работодатель, согласно ст. 212 ТК РФ (с 1 марта 2022 г. — ст. 214), обязан обеспечить безопасные условия труда и соответствие каждого рабочего места государственным нормативным требованиям охраны труда. Для этого он, в числе прочих мероприятий, разрабатывает:

1. Правила (стандарты) по охране труда. Локальные нормативные акты определяют требования к безопасности эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, организации и проведения работ, транспортировки, хранения материалов и др. Правила содержат те мероприятия, которые выполняет работодатель.
2. Инструкции по охране труда. Локальные нормативные акты содержат требования по безопасному выполнению работ работниками.

Если на предприятии действует профсоюз, правила и инструкции по охране труда перед утверждением согласовываются с ним в порядке ст. 372 ТК РФ.

Работодатель самостоятельно определяет перечень локальных нормативных актов по охране труда для своего предприятия. Документы должны поддерживаться в актуальном состоянии. При изменении оргструктуры, производственных процессов (например, ввод нового оборудования) правила и ИОТ подлежат корректировке или пересмотру.

Для каких должностей и профессий разрабатывают инструкцию по охране труда?

ИОТ должны быть для каждой должности или профессии в штатном расписании. Это следует из обязанностей работодателя по ст. 214 ТК РФ (ст. 212 до 01.03.2022) в части обеспечения безопасных условий труда на рабочем месте. Эксперты Роструда подтверждают эту позицию в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.РФ».

Инструкция по охране труда разрабатывают исходя из должности (профессии) работника, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы (п. 18 Требований 772н). Рассмотрим на примерах.

Пример 1. ИОТ по должности или профессии

Работодатель разрабатывает инструкции по охране труда по наименованиям должностей (профессий) в штатном расписании, например:

• ИОТ бухгалтера-кассира;
• ИОТ водителя;
• ИОТ рабочего по комплексному обслуживанию зданий и сооружений;
• ИОТ уборщика территории.

Роструд допускает составлять одну инструкцию для аналогичных должностей, с одинаковыми условиями труда. Например, ИОТ бухгалтера может действовать для главного бухгалтера, ведущего бухгалтера, бухгалтера-кассира.

А инструкция работника службы эксплуатации зданий и сооружений не отвечает нормативным требованиям. В структуре службы есть сотрудники с разными условиями труда: начальник, мастер, рабочий, электромонтер, сантехник.

Пример 2. ИОТ по направлению деятельности

Работодатель утверждает одну инструкцию по охране труда для сотрудников разных должностей (профессий), но с аналогичными видами опасности на рабочих местах. Например:

• ИОТ офисного работника административного здания по адресу. ;
• ИОТ при перемещении по территории производственной базы по адресу. ;
• ИОТ работника прачечной.

В этом случае для одного работника могут действовать несколько инструкций по охране труда. Например, для инженера отдела материально-технического снабжения, который работает в офисе и по роду деятельности посещает склады, гараж и другие производственные помещения.

Пример 3. ИОТ по виду деятельности

Работодатель разрабатывает инструкции для каждого вида деятельности с известными факторами опасности, например:

• ИОТ при выполнении погрузочно-разгрузочных работ;
• ИОТ при работе с ПЭВМ;
• ИОТ при работе с копировально-множительной техникой;
• ИОТ при строповке грузов.

В этом случае одна инструкция может действовать для работников разных должностей и профессий.

Руководитель предприятия сам решает, сколько ИОТ ему нужно и какого вида. Мы рекомендуем не доходить до фанатизма в штамповании сотни инструкций на все ситуации: при перемещении по скользкому полу; при выходе за территорию офиса; при неблагоприятных метеоусловиях; при пользовании микроволновкой и др. Существующие факторы опасности можно учесть в одной ИОТ и распространить ее действие на всех работников с аналогичными условиями труда.

Нужно ли разрабатывать инструкции по охране труда для дистанционных работников?

Особенности охраны труда «удаленщиков» установлены в ст. 312.7 ТК РФ. Так работодатель обязан:

• расследовать несчастные случаи с дистанционными работниками;
• выполнять предписания надзорных органов в их отношении;
• страховать дистанционных работников от несчастных случаев и заболеваний;
• знакомить «удаленщиков» с требованиями охраны труда при работе с выданным им оборудованием.

Другие обязанности работодателя по ст. 212 ТК РФ (214 — с 01.03.2022) распространяются на дистанционных работников только в том случае, если это установлено в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в ПВТР или Положении о СУОТ).

Если организация не выдавала «удаленщику» оборудование для работы, например, ноутбук, то нет необходимости разрабатывать для него ИОТ по работе на ПЭВМ или знакомить такого работника с ее требованиями.

В то же время трудовым договором может быть установлено условие о регулярном посещении дистанционным работником офиса работодателя. В этом случае «забываем» про ограничения по ст. 312.7 ТК РФ. Работодатель обеспечивает безопасные условия труда на своей территории для всех работников в штате. «Удаленщик», который периодически появляется в офисе, должен быть ознакомлен с соответствующей ИОТ.

Что должна содержать инструкция по охране труда?

Обязательные разделы ИОТ по Требованиям 772н:

• общие требования охраны труда;
• требования охраны труда перед началом работы;
• требования охраны труда во время работы;
• требования охраны труда в аварийных ситуациях;
• требования охраны труда по окончании работы.

Мы рекомендуем также дополнять инструкции разделами «Термины и определения», «Сокращения», «Нормативные ссылки». Так содержание документа будет более понятно работникам, а специалисту по охране труда будет проще следить за актуальностью локального нормативного акта.

На основании чего разрабатывают ИОТ?

В Требованиях 772н исчезла норма о том, что ИОТ разрабатывают на основании типовых инструкций. Тем более, в рамках «регуляторной гильотины» Минтруд отменил действие 178 ТИ с 1 января 2021 года — приказ от 11.08.2020 № 495.

С 1 марта 2022 года работодатель разрабатывает инструкции по охране труда на основании:

• государственных нормативных требований охраны труда (например, отраслевых Правил);
• собственных Правил (стандартов) по охране труда, утвержденных в соответствии с разделом II Требований 772н;
• анализа трудовой функции работников;
• результатов специальной оценки условий труда (СОУТ);
• требований соответствующих профстандартов;
• результатов оценки профессиональных рисков (ОПР) для работ по конкретной должности или профессии;
• анализа результатов расследования несчастных случаев или типичных причин несчастных случаев;
• определения безопасных методов и приемов выполнения работ;
• эксплуатационной и ремонтной документации производителя оборудования, собственной технологической документации (п. 19-20 Требований 772н).

• примерный перечень опасностей и мер по управлению ими;
• примерный перечень работ повышенной опасности.

Понятно, что составить инструкцию по охране труда по Требованиям 772н будет сложнее, чем по Методическим рекомендациям от 13.05.2004. Разработчику не с чего будет «списывать», придется учитывать опасности на каждом рабочем месте. Зато это отвечает новым государственным принципам охраны труда: переход от безопасности «по спискам должностей и профессий» к управлению индивидуальными рисками работника.

Сколько действует инструкция по охране труда?

В нормативных документах срок действия ИОТ не установлен. По Методическим рекомендациям от 13.05.2004 он составляет не более пяти лет, но это не обязательное требование.

Организации электроэнергетики руководствуются п. 1.7.6 Правил технической эксплуатации в ред. приказа Минэнерго РФ от 19.06.2003 № 229, согласно которому инструкции пересматривают раз в три года. Прочие работодатели самостоятельно определяют, сколько будет действовать ИОТ.

Мы считаем логичным, что инструкция, разработанная по Требованиям 772н, не может «жить» дольше, чем сами Требования. Рекомендуем устанавливать срок ее действия не позднее 01.03.2028.

ИОТ подлежит досрочному пересмотру при изменении государственных нормативных требований охраны труда, правил охраны труда (п. 2 Требований 772н), а также:

• при изменении условий труда, например, по результатам СОУТ и ОПР, произошедшем несчастном случае на рабочем месте;
• при вводе нового оборудования или внедрении новой технологии;
• по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве, профзаболеваний;
• по требованию представителей Роструда (п. 30 Требований).

Как вводят в действие инструкции по охране труда?

Разработанную ИОТ до утверждения согласовывают с профсоюзом в порядке ст. 372 ТК РФ. Если представительный орган работников на предприятии не сформирован, этот шаг пропускают.

ИОТ утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Например, в организациях с большой численностью инструкции работников соответствующего структурного подразделения может утверждать заместитель директора по направлению. Если такие права даны ему по трудовому договору, доверенности или приказу о распределении ответственности, полномочий.

ИОТ вводят в действие приказом или другим распорядительным документом. В нем указывают срок ее действия, а также лиц, ответственных за ознакомление работников с требованиями инструкции, контроль ее соблюдения.

Как ознакомить сотрудников с инструкцией по охране труда?

Формы информирования работников о трудовых правах, в том числе, в сфере охраны труда, определены в приказе Минтруда России от 29.10.2021 № 773н. Согласно п. 1г) приложения 1 к документу, работодатель организует ознакомление сотрудника с ИОТ под личную подпись, в том числе, с выдачей на руки экземпляра для изучения.

Трудовой кодекс (ст. 22.1-22.3) разрешает использовать электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений. То есть ознакомить работника с ИОТ можно путем рассылки цифрового документа, с фиксацией ознакомления электронной цифровой подписью. Но только в том случае, что сотрудник дал письменное согласие на ЭДО по ст. 22.2 ТК РФ.

Нужно ли вести Журнал учета ИОТ?

Такого требования нет в нормативных документах. Журналы учета ИОТ заводили в соответствии с Методическими рекомендациями от 13.05.2004, которые работодатель может не учитывать.

Но мы рекомендуем не отказываться от этой формы, если на предприятии не организована собственная система учета инструкций. В чем польза Журнала учета ИОТ:

• позволяет фиксировать под личную подпись выдачу экземпляра документа руководителю структурного подразделения;
• по Журналу проще отслеживать актуальность ИОТ и список отделов, в которые нужно выдать новую инструкцию при пересмотре.

Все работодатели устанавливают Перечень инструкций по охране труда для своего предприятия (п. 4 Требований 772н).

Где и как долго хранить инструкции по охране труда?

Места хранения ИОТ руководитель предприятия определяет самостоятельно, с учетом их доступности для работников, а также своих технических и финансовых возможностей. Бумажные оригиналы ИОТ хранят как правило:

• в службе охраны труда (у специалиста по охране труда) — 1 экз.;
• у руководителя структурного подразделения — разработчика;
• в архиве — отмененные инструкции.

Копии ИОТ направляют во все структурные подразделения, работников которых нужно ознакомить с их требованиями. Ответственность за информирование персонала возлагают на руководителей.

Срок хранения отмененных ИОТ определяют по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно п. 8 и 19а) Перечня типовых управленческих документов. корпоративные инструкции и приказы об их утверждении хранят «постоянно»:

• не менее 10 лет в организациях, которые не отдают документы в госархивы;
• в определенные руководителем сроки до передачи в государственный или муниципальный архив.

Мы рекомендуем устанавливать максимально возможный срок хранения отмененных ИОТ, по аналогии с должностными инструкциями. Особенно, если на предприятии инструкция по охране труда заменяет для рабочих инструкцию по профессии (есть такие примеры).

Также нужно учитывать сроки исковой давности по трудовым спорам (ст. 392 ТК РФ). На практике были случаи, когда уволенный работник обращался с жалобой на небезопасные условия труда и невыплаты по льготам из-за работы в опасных условиях. ИОТ с личной подписью сотрудника об ознакомлении — серьезный аргумент в потенциальных трудовых спорах.

Нужно ли пересматривать все ИОТ по приказу 772н?

Приказ 772н не содержит требований о пересмотре действующих на 01.03.2002 локальных нормативных актов по охране труда. Работодатели должны были организовать актуализацию ИОТ в 2021 году, в связи с вступлением в силу новых Правил по охране труда.

Проверьте, нужен ли вам пересмотр ИОТ, по списку контрольных вопросов:

1. Инструкции по охране труда на вашем предприятии есть для всех должностей и профессий по штатному расписанию?
2. Вы актуализировали ИОТ в 2021 году по новым Правилам охраны труда?
3. Вы учитывали при разработке инструкций по охране труда результаты СОУТ, ОПР, анализа несчастных случаев?
4. Содержание и структура действующих ИОТ соответствуют п. 21-26 Требований 772н?
5. Ваши инструкции по охране труда согласованы с профсоюзом (если он есть)?

Если вы ответили «НЕТ» хотя бы на один вопрос, вам нужно актуализировать инструкции по охране труда после 1 марта 2022 года. Рекомендуем утвердить график пересмотра ИОТ, чтобы показать инспектору ГИТ свое добросовестное отношение к государственным нормативным требованиям.