Что должен содержать процесс выбора квалифицированных поставщиков
Перейти к содержимому

Что должен содержать процесс выбора квалифицированных поставщиков

  • автор:

Как построить эффективное взаимодействие с поставщиками

24 ноября 2021

Как построить эффективное взаимодействие с поставщиками

Валентина Клавдеева

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Виды поставщиков

Выбор поставщика – одна из приоритетных задач руководителя. Взаимодействие с поставщиками сырья и продукции влияет на расходы компании по приобретению производственных ресурсов, включая их транспортировку, а также обеспечивает стабильность поставок, минимизирует возможные простои оборудования и рабочих по вине партнеров.

Самым распространенным разделением поставщиков является классификация по функционалу (участию в производстве): производители и посредники.

Производители

Официальные производители – преимущественный вид поставщиков. Имеются заводские площади, где осуществляется производственный цикл изготовления / обработки товара.

  • возможность напрямую выставлять претензии по браку производителю и получать замену/ремонт без временных задержек;
  • самые низкие цены на товар (с минимальной по рынку наценкой).
  • реализация осуществляется средним и крупным оптом (партиями). Реализации в розницу не предусмотрено.
  • вероятность крупных транспортных расходов на доставку товара в случае большой удаленности производителя.

Мелкие производители

Небольшие компании либо индивидуальные предприниматели, которые производят штучный эксклюзивный товар по заказу. Производство организовано по принципу минимизации затрат – товары изготавливаются на дому или же арендуются небольшие помещения. Например, пекарни по изготовлению торов на заказ.

Посредники

Это очень большая подгруппа, она включает организации, которые непрямую не занимаются производством товара – но оказывают посреднические услуги по продаже, транспортировке и хранению товара от производителя при дальнейшей их реализации.

Импортеры. Компании, закупающие товары у иностранных производителей большими партиями. Занимаются реализацией товара оптом российским потребителям. Их наценка, помимо прочего, включает расходы на доставку, таможенные накладные издержки и страховку товара.

Дистрибьюторы. Закупают товары у производителей большими партиями (опт). Сбыт продукции осуществляется в разные регионы или на экспорт, поэтому с ними предпочитают сотрудничать производители – для них появляется возможность расширить рынки сбыта. Цены у дистрибьюторов выше, зато минимизируются транспортные издержки.

Дилеры. Не имеют собственной производственной базы. Закупаются у производителей/дистрибьюторов крупным и средним оптом и продают товар в розницу конечному потребителю с небольшой наценкой – она и составляет их доход.

Поставщиков также принято выделять в разные группы по ряду признаков (таблица).

Таблица. Группы поставщиков

Крупные и средние поставщики – надежные партнеры, обладают серьезными производственными мощностями, налаженной системой производства и сбыта. Имеют большие склады для производства продукции – можно не бояться срыва поставок.

Мелкие – как правило, не имеют складов, часто пренебрегают договорными обязательствами. Взаимодействуя с такими поставщиками, учтите вероятность срыва сроков поставки при возникновении форс-мажорных ситуаций.

Постоянные поставщики. Для них характерно длительное сотрудничество, налаженные контакты, система поставки и документооборота.

Единичные – когда взаимодействие с поставщиком носило разовый, единичный характер.

Потенциальные – компания с ними не сотрудничает, но существует вероятность заключить контракт в будущем.

Местные поставщики расположены в пределах региона. Региональные – находятся на территории другого субъекта. Импортеры – зарубежные партнеры.

Пошаговая инструкция выбора поставщика

Шаг 1. Оцениваем необходимость ресурсов, прогнозы продаж, анализируем статистику потребления. Отвечаем на вопрос, что нужно закупить и сколько. При этом важно определить основные характеристики и признаки сырья / товаров для закупа.

Шаг 2. Разрабатываем требования к поставщику. На данном этапе действуют два фактора. Внутренний – разработанная в компании стратегия. Внешний – возможности местного рынка и потенциальные поставщики других регионов.

Шаг 3. Оцениваем предложения. Здесь мы выбираем поставщиков по ряду критериев:

  • стоимость и ассортимент товара;
  • минимальная и максимальная по количеству партия поставки;
  • условия оплаты и порядок расчетов – работа по предоплате, наличие отсрочки платежа, при больших суммах – возможность расчетов по графику платежей;
  • удаленность от поставщика – влияет на транспортные издержки при доставке;
  • наличие системы бонусов и скидок при больших объемах закупа;
  • система сертификации товара.

Шаг 4. Отбор наилучших поставщиков. Вам нужно:

1. Убедиться в наличии правоустанавливающих документов: свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты.

2. Использовать балльную систему оценки. Составляется чек-лист выборка поставщиков. Для этого придется попросить у потенциальных партнеров коммерческие предложения и проставить по ним оценки по 5-ти или 10-ти балльной шкале.

3. В зависимости от суммы полученных баллов, все потенциальные партнеры ранжируются в три категории:

  • отличный;
  • удовлетворительный;
  • неудовлетворительный.

Шаг 5. Заключите с партнером договор поставки.

Шаг 6. Мониторьте условия договора и их соблюдение на постоянной основе. В итоге нарабатывается база поставщиков, некоторые со временем заменяются, база данных пополняется новыми поставщиками. Важен:

  • контроль цен,
  • контроль качества,
  • предоставление образцов,
  • бонусные программы лояльности.

Типы отношений с поставщиками

Исходя их деловой практики, принято выделять следующие типы взаимоотношений с поставщиками.

Экономически обоснованные отношения

Если вы хотите установить свои условия работы с поставщиками – этот тип отношений для вас. Партнера выбирают по четким критериям. Если поставщик не устраивает – его легко можно заменить. Такое взаимодействие целесообразно выстраивать, когда есть огромный выбор партнеров с аналогичными товарами на рынке, большая конкурентная борьба между ними. Так можно минимизировать издержки на приобретение сырья и материалов. Однако подобная стратегия эффективна на короткий период: существует риск, что при смене поставщика не будут выполняться требования по качеству товара и договорные обязательства. Опасно отдавать предпочтение одному партнеру, необходимо убедиться в его благонадежности в течение определенного периода времени. Оптимальным вариантом будет формирование конкурентной среды с 2-4 поставщиками.

Конкуренция

Тип взаимоотношений схож с предыдущим. Однако при выборе поставщика большое внимание уделяется приобретаемому товару, его характеристикам.

Кооперация

Это форма взаимоотношения с поставщиком в виде объединения для совместного производства. Если продукция для закупа стандартная, не имеет специфических или уникальных признаков, либо на рынке наблюдается дефицит сырья, выберите одного, наиболее подходящего, поставщика.

Сотрудничество в виде кооперации позволит вам иметь постоянные поставки, а поставщику – расти и развиваться, ориентируясь на ваш объем производства. Также допускается кооперация с другими производителями для совместного закупа сырья у крупного поставщика, что даст более низкие цены и обеспечит стабильность поставок

Партнерство

Тесное и взаимовыгодное сотрудничество двух компаний, долгосрочное и доверительное отношение, постоянная работа над качеством продукции, внедрение новых технологий производства. Такой тип отношений хорошо себя показал в долгосрочной перспективе – партнерские отношения сохраняются надолго, поскольку учитываются интересы обеих компаний.

Схема работы с поставщиками

Единственный поставщик

Если компания по критериям оценки смогла найти поставщика, максимально удовлетворяющего всем условиям, облегчается документооборот, закуп осуществляется большими партиями и на постоянной основе. Возможность бонусов и скидок за объемы поставок могут снизить закупочные цены и снизить себестоимость производимого товара.

Существуют определенные риски, что при срыве поставок возможны перебои с производством, вынужденные простои мощностей. Поэтому, если вы выбрали такую схему взаимодействия с поставщиками, мы рекомендуем:

  1. Тщательно отнестись к выбору поставщика. Лучше отдать предпочтение крупной компании с многолетним опытом работы, хорошими отзывами. Дополнительными критериями отбора могут быть наличие сайта, большой ассортимент продукции, рекомендации партнеров поставщика.
  2. Если позволяют возможности, делайте небольшие запасы сырья – это позволит избежать простоев производства при форс-мажорных обстоятельствах срыва поставок.

Работа с несколькими поставщиками

Важным фактором является своевременность поставок. Сотрудничество с несколькими партнерами снижает вероятность срыва поставок. Позволяет выбирать более выгодные условия взаимодействия. Цены на товар могут быть выше – закупки осуществляются более мелкими партиями, нет возможности получить скидку на крупно-оптовую поставку. Данная схема выгодна компаниям, которые не хотят рисковать и зависеть только от одного поставщика, либо тем, у кого нет собственных складских помещений , чтобы снизить расходы на хранение сырья. Существуют также возможность отсрочки платежа, закупки недостающего сырья у другого партнера.

Регламент по работе с поставщиками

Работа с поставщиками может осуществляться следующими вариантами.

Единичные поставки (крупный опт)

Минимум входной документации, возможность получения скидки, гарантии поставки. Требует складских помещений, рост издержек на хранение, снижение показателя оборачиваемости капитала.

Частые поставки (мелкий опт)

Частые заказы, увеличение документооборота, не требуются большие площади для хранения, снижаются затраты на хранение материалов. Растет оборачиваемость капитала. Однако частые поставки требуют своевременной оплаты по каждой из них – что не выгодно в ситуации нехватки финансовых активов.

Ежедневные закупки

Большой объем входной документации, требуется постоянный контроль за наличием и использованием сырья. Исключается опт, цена на сырье будет выше за счет малого объема поставок. Складские помещения не требуются, растут требования к поставщикам по своевременности поставок. При такой работе исключается схема работы с одним поставщиком – при форс-мажорных обстоятельствах вы должны всегда иметь возможность получить сырье для производства от другого партнера.

Закуп по мере необходимости

Отсутствует четкий график закупа – взаимоотношения с поставщиком носят случайный, вероятностный характер, при этом объем каждой поставки определяется приблизительно. Заказы согласовываются каждый раз, минимизируются издержки на документирование – однако, усложняется работа с поставщиком. Маленькие партии поставок и большая база поставщиков.

Положение по работе с поставщиками

Разработайте и утвердите положение по работе с поставщиками.

Какие положения необходимо включить?

  1. Определение партнеров и схемы работы с ними.
  2. Порядок рассмотрения коммерческих предложений, поступающих от потенциальных поставщиков. Укажите критерий отбора, условия сотрудничества, приемлемые для вашей компании. Укажите условия, при которых договор не может быть заключен. Если вам нужны уникальная и эксклюзивная продукция – укажите ее характеристики и критерии отбора поставщиком, особые условия работы с ними. Определите порядок отбора, сроки обсуждения и анализа коммерческих предложений, порядок вынесения решений по выбору схемы взаимодействия.
  3. Критерии отбора поставщиков – утвердите применяемый чек-лист оценки.
  4. Порядок внесения данных о партнере в программу «1С: Бухгалтерия», ведения управленческого учета данных о поставщике и осуществленных закупках.
  5. Процедуру оформления заказа: правила оформления, бланки заявок, ответственные лица.
  6. Общие условия оплаты – данный пункт универсальный. Если вы в договоре с партнером согласовали особые, специфические условия взаимодействия (возможные расчеты в виде аккредитива или обмен товарной продукцией), необходимо в регламенте предусмотреть возможность таких расчетов.
  7. Бланки документов, порядок взаимодействия по возврату товара и его оплаты, сроки рассмотрения.
  8. Пересмотр условий действующих договоров и порядок заключения контракта с новыми партнерами.
  9. Ответственные лица и лица, осуществляющих контроль за соблюдением положений регламента.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены соответствующие счета – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Как правило, основные поставщики отражены по счету 60. Аналитический учет лучше вести по контрагентам и договорам – это основания возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если закупки осуществляются крупными поставками и условия договоров предусматривают оплату каждой поставки обособленно, ведите аналитический учет по поставкам. Так вы сможете более детально получать информацию о состоянии расчетов.

При взаимодействии с поставщиками возникает:

  1. Дебиторская задолженность, когда вы внесли предоплату за поставку товара, но партия еще не была отгружена и не получена вами. Либо, вы ожидаете возврата денег за бракованную продукцию, отмену поставки по предоплате или частичной недопоставке товара
  2. Кредиторская задолженность – вы должны поставщику денег за уже полученные товары при условиях отсрочки платежа по договору.

Автоматизированный учет ведется в программе «1С:Бухгалтерия», при этом в ней должны быть отражены данные:

  1. О входящих документах (товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, таможенные декларации) для отражения информации о полученных материалах, оказанных услугах, выполненных работах.
  2. Товарно-материальных ценностях, которые поступили без документов – неотфактурованные поставки.
  3. Излишках или недостаче ТМЦ, выявленные при приемке товара от поставщика.
  4. Услугах по перевозке и страхованию, иных дополнительных расходах, подтвержденных документально.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

Что должен содержать процесс выбора квалифицированных поставщиков

(в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Заказчики при осуществлении закупок применяют конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее — конкурентные способы) или осуществляют закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). Конкурентные способы могут быть открытыми и закрытыми. При открытом конкурентном способе информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении закупки. При закрытом конкурентном способе информация о закупке сообщается путем направления приглашений принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) (далее — приглашение) ограниченному кругу лиц, которые способны осуществить поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, являющихся объектами закупок.

2. Конкурентными способами являются:

1) конкурсы (открытый конкурс в электронной форме (далее — электронный конкурс), закрытый конкурс, закрытый конкурс в электронной форме (далее — закрытый электронный конкурс);

2) аукционы (открытый аукцион в электронной форме (далее — электронный аукцион), закрытый аукцион, закрытый аукцион в электронной форме (далее — закрытый электронный аукцион);

3) запрос котировок в электронной форме (далее — электронный запрос котировок).

3. Для целей настоящего Федерального закона, электронный конкурс, электронный аукцион, электронный запрос котировок, закупка товара у единственного поставщика на сумму, предусмотренную частью 12 статьи 93 настоящего Федерального закона, считаются также электронными процедурами, а закрытый электронный конкурс, закрытый электронный аукцион — закрытыми электронными процедурами.

4. Победителем конкурса признается участник закупки, который предложил лучшие условия исполнения контракта и заявка на участие в закупке которого соответствует требованиям, установленным в извещении об осуществлении закупки, документации о закупке (в случае, если настоящим Федеральным законом предусмотрена документация о закупке).

5. Победителем аукциона признается участник закупки, заявка на участие в закупке которого соответствует требованиям, установленным в извещении об осуществлении закупки, документации о закупке (в случае, если настоящим Федеральным законом предусмотрена документация о закупке), и который предложил по результатам проведения процедуры подачи предложений о цене контракта или о сумме цен единиц товара, работы, услуги (в случае, предусмотренном частью 24 статьи 22 настоящего Федерального закона) наиболее низкую цену контракта, наименьшую сумму цен таких единиц либо в случае, предусмотренном пунктом 9 части 3 статьи 49 настоящего Федерального закона, — наиболее высокий размер платы, подлежащей внесению участником закупки за заключение контракта.

6. Заказчик, за исключением случаев осуществления закупки товаров, работ, услуг путем проведения электронного запроса котировок либо закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), обязан осуществлять закупки товаров, работ, услуг, включенных в перечень, установленный Правительством Российской Федерации, либо в дополнительный перечень, установленный высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации путем проведения аукционов.

7. Заказчик вправе осуществлять закупки товаров, работ, услуг, не включенных в перечни, предусмотренные частью 6 настоящей статьи, путем проведения аукционов.

8. Закупки услуг по организации отдыха детей и их оздоровления не осуществляются путем проведения аукционов.

9. Победителем запроса котировок признается участник закупки, заявка на участие в закупке которого соответствует требованиям, установленным в извещении об осуществлении закупки, и который предложил наиболее низкую цену контракта, наименьшую сумму цен единиц товаров, работ, услуг (в случае, предусмотренном частью 24 статьи 22 настоящего Федерального закона).

10. Заказчик вправе проводить в соответствии с настоящим Федеральным законом электронный запрос котировок:

До 31.12.2026 не действуют установленные п. 1 ч. 10 ст. 24 ограничения размера годового объема закупок, осуществляемых путем проведения электронного запроса котировок.

1) в случае, если при осуществлении закупки начальная (максимальная) цена контракта не превышает десять миллионов рублей. При этом годовой объем закупок, осуществляемых путем проведения электронного запроса котировок, не должен превышать двадцать процентов совокупного годового объема закупок заказчика или сто миллионов рублей в отношении заказчика, совокупный годовой объем закупок которого в прошедшем календарном году составил менее пятисот миллионов рублей. Правительство Российской Федерации вправе принять решение об увеличении начальной (максимальной) цены контракта и годового объема закупок в целях закупки отдельных наименований медицинских изделий;

(в ред. Федеральных законов от 08.03.2022 N 46-ФЗ, от 28.04.2023 N 154-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2) независимо от начальной (максимальной) цены контракта и годового объема закупок, предусмотренных пунктом 1 настоящей части, в случае осуществления:

а) закупки, по результатам которой заключается контракт на поставку товаров, необходимых для нормального жизнеобеспечения граждан;

(пп. «а» в ред. Федерального закона от 16.04.2022 N 104-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) закупки товаров, работ или услуг, являющихся предметом контракта, расторжение которого осуществлено заказчиком на основании части 9 или 15 статьи 95 настоящего Федерального закона. При этом такая закупка осуществляется с учетом положений части 18 статьи 95 настоящего Федерального закона;

в) закупок заказчиком, осуществляющим деятельность на территории иностранного государства;

г) закупок лекарственных препаратов, необходимых для назначения пациенту по медицинским показаниям (индивидуальная непереносимость, по жизненным показаниям) по решению врачебной комиссии, которое фиксируется в медицинской документации пациента и журнале принятых на заседании врачебной комиссии решений. Количество закупаемых лекарственных препаратов не должно превышать количество лекарственных препаратов, необходимых пациенту в течение срока лечения;

д) закупок спортивного инвентаря, оборудования, спортивной экипировки, необходимых для олимпийской команды России, паралимпийской команды России, а также для подготовки спортивных сборных команд Российской Федерации, субъектов Российской Федерации к спортивным соревнованиям и для участия в них;

е) закупок услуг по защите интересов Российской Федерации в случае подачи физическими лицами и (или) юридическими лицами в судебные органы иностранных государств, международные суды и арбитражи исков к Российской Федерации при необходимости привлечения российских и (или) иностранных специалистов, экспертов и адвокатов к оказанию таких услуг;

ж) закупок изделий народных художественных промыслов признанного художественного достоинства, образцы которых зарегистрированы в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

з) закупок жилых помещений для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

11. Закрытые конкурентные способы применяются в случаях:

1) закупок товаров, работ, услуг, необходимых для обеспечения федеральных нужд, если сведения о таких нуждах составляют государственную тайну;

2) закупок товаров, работ, услуг, сведения о которых составляют государственную тайну, при условии, что такие сведения содержатся в документации о закупке или в проекте контракта;

3) закупок услуг по страхованию, транспортировке, охране:

а) ценностей Государственного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней Российской Федерации;

б) музейных предметов и музейных коллекций, редких и ценных изданий, рукописей, архивных документов (включая их копии), имеющих историческое, художественное или иное культурное значение, в том числе в случае их передачи и (или) получения заказчиками во временное владение и пользование либо во временное пользование, в том числе в связи с проведением выставок на территории Российской Федерации и (или) территориях иностранных государств;

4) закупок услуг для обеспечения деятельности органов принудительного исполнения Российской Федерации по техническому обслуживанию, эксплуатационному контролю, текущему ремонту зданий и сооружений, по уборке таких зданий и сооружений, прилегающих к ним территорий, по перевозкам грузов, пассажиров и багажа;

5) закупок товаров, работ, услуг заказчиками, являющимися федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке и реализации государственной политики в области обороны, в области государственной охраны, государственного управления в области обеспечения безопасности Российской Федерации, в сфере деятельности войск национальной гвардии Российской Федерации, подведомственными им государственными учреждениями, государственными унитарными предприятиями, а также заказчиками, в отношении которых иностранными государствами, совершающими недружественные действия в отношении Российской Федерации, граждан Российской Федерации или российских юридических лиц, введены политические или экономические санкции и (или) в отношении которых иностранными государствами, государственными объединениями и (или) союзами и (или) государственными (межгосударственными) учреждениями иностранных государств, государственных объединений и (или) союзов введены меры ограничительного характера. Перечень указанных заказчиков утверждается Правительством Российской Федерации;

(в ред. Федерального закона от 16.04.2022 N 104-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

6) закупок на создание, модернизацию, поставку, ремонт, сервисное обслуживание, утилизацию вооружения, военной и специальной техники;

7) закупок на проведение работ по исследованию и использованию космического пространства, по созданию (в том числе разработке, изготовлению и испытанию) космических материалов и космических технологий, по созданию (в том числе разработке, изготовлению и испытанию), модернизации, поставке, ремонту, сервисному обслуживанию, использованию (эксплуатации), утилизации космической техники, по разработке, производству и поставке объектов космической инфраструктуры.

12. В случае осуществления закупок заказчиками из числа судов, закупок для обеспечения деятельности судей могут применяться закрытые конкурентные способы.

13. В случаях, указанных в пунктах 3 — 7 части 11, части 12 настоящей статьи, проводятся закрытые электронные процедуры в соответствии со статьями 75 и 76 настоящего Федерального закона. Правительство Российской Федерации вправе установить:

1) случаи проведения закрытых электронных процедур при осуществлении закупок, предусмотренных пунктами 1 и 2 части 11 настоящей статьи;

2) особенности проведения закрытых электронных процедур, аккредитации на специализированных электронных площадках;

3) случаи заключения контракта по результатам проведения закрытых электронных процедур без использования единой информационной системы.

14. При проведении закрытого конкурса, закрытого аукциона могут выделяться лоты, в отношении которых в приглашении, в документации о закупке отдельно указываются объект закупки, начальная (максимальная) цена контракта и ее обоснование в соответствии со статьей 22 настоящего Федерального закона, размер обеспечения заявки на участие в закупке (если требование об обеспечении заявки на участие в закупке установлено заказчиком в соответствии со статьей 44 настоящего Федерального закона), сроки и иные условия поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, размер обеспечения исполнения контракта (если требование об обеспечении исполнения контракта установлено заказчиком в соответствии со статьей 96 настоящего Федерального закона), размер обеспечения гарантийных обязательств (если требование об обеспечении гарантийных обязательств установлено заказчиком в соответствии со статьей 96 настоящего Федерального закона). В этих случаях участник закупки подает одну заявку в отношении определенного лота. Заказчик вправе в соответствии со статьей 36 настоящего Федерального закона отменить закупку в отношении определенного лота. Закупка признается несостоявшейся в предусмотренных настоящим Федеральным законом случаях в части определенного лота. В отношении каждого лота заключается отдельный контракт.

4. Выбор поставщиков

Считается, что наиболее важная часть снабжения — поиск квалифици­рованных поставщиков, которые:

финансово стабильны и деятельность которых имеет долгосрочные перспективы;

имеют мощности для поставки необходимых материалов;

доставляют в точности требуемые материалы;

отправляют материалы гарантированно высокого качества;

обеспечивают надежную и своевременную поставку, выполняя за­казы за короткие время;

предлагают приемлемые цены и условия финансирования;

гибко реагируют на запросы потребителей и возникающие изменения;

имеют достаточный опыт работы с необходимым видом продукции;

имеют хорошую репутацию;

имеют удобную и легкую систему закупок;

ранее добивались успеха и могут формировать долгосрочные отно­шения.

В разных обстоятельствах на первое место по важности могут выхо­дить и другие факторы, скажем, удобство размещения, способность обес­печивать широко меняющийся спрос и т. д.

В большинстве организаций имеется список проверенных постав­щиков, оказывавших им в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, органи­зация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукци­ей, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Что касается поставок дорогостоящей продукции, то здесь требуется более тщательный поиск, который займет гораздо больше времени.

Выбор лучшего поставщика продукта осуществляется на основании трех основных критериев: стоимости приобретаемой продукции или ус­луг, качества обслуживания, надежности обслуживания — по следующим шагам:

используя различные источники информации, составляют общий список квалифицированных поставщиков, способных поставлять необхо­димую продукцию;

сравнивают организации, вошедшие в этот список, и удаляют из него те, которые по каким-то причинам не устраивают, пока не получится так называемый короткий список (обычно четыре-пять) наиболее перспек­тивных поставщиков;

готовят запрос по расценкам и отправляют по короткому списку;

получают предложения с расценками;

проводят предварительную оценку предложений и вычеркивают из списка тех, с кем могут возникнуть проблемы;

проводят техническую оценку, чтобы определить, все ли пред­лагаемые продукты удовлетворяют спецификациям;

проводят коммерческую оценку, сравнение расходов и других условий;

готовят предварительные встречи с оставшимися поставщиками для обсуждения возможной сделки;

обсуждают условия, согласовывают отдельные конкретные характе­ристики;

выбирают поставщика, который в наибольшей степени соответству­ет предполагаемому заказу;

договариваются о встрече с этим поставщиком для уточнения дета­лей, возникших в последний момент;

размещают заказ у выбранного поставщика.

Разумеется, такой подход требует значительного времени и в полном объеме применяется только для крупных закупок. Обычно организация за­трачивает относительно мало времени на поиск разных поставщиков, если:

она покупает дешевые материалы;

имеет только одного реально доступного поставщика;

уже действует соглашение с поставщиком, работа которого устраивает;

нет достаточного времени для проведения расширенных переговоров;

проводит политику выбора конкретных типов поставщиков.

Иногда, особенно когда речь идет о правительственных заказах, снаб­жение должно быть прозрачным и справедливым, и все потенциальные поставщики должны получить возможность заявить свои расценки. Чтобы сформировать короткий список квалифицированных поставщиков, орга­низации широко используют рекламу, в которой указывают, что им требу­ется выполнение таких-то видов работ или поставка таких-то материалов. После этого организация сравнивает поступившие предложения и выбира­ет то, которое лучше всего соответствует заранее установленным кри­териям. Это называется открытым тендером. У него существует разновид­ность — ограниченный тендер, когда число подаваемых предложений ограничивается (а это снижает и объем работы по рассмотрению) опреде­ленными требованиями к поставщикам: по опыту, размеру или финансово­му статусу.

Выбор количества поставщиков

Некоторые организации считают, что взаимодействие с единственным источником ресурсов делает их более уязвимыми и зависимыми от показа­телей работы предприятия-поставщика. Если единственный поставщик важного компонента сталкивается с финансовыми проблемами, организация может, хотя и не совершила никаких ошибок, прекратить производ­ство. Чтобы избежать этого, некоторые организации выбирают политику закупок одного и того же материала у нескольких конкурирующих друг с другом поставщиков.

Преимущества единственного источника:

более прочные взаимоотношения между поставщиками и заказчика­ми, часто формализуемые в виде объединений или партнерств;

сильная вовлеченность всех сторон и стремление добиться прочных взаимоотношений;

экономия на масштабах и ценовые скидки при размещении крупных заказов;

более легкие коммуникации, более простые административные функ­ции и процедуры для регулярно размещаемых заказов;

меньший ‘диапазон отклонений в характеристиках материалов и их поставках;

легкость обеспечения конфиденциальности требований, условий и других подобных характеристик.

Преимущества нескольких источников материалов:

конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен;

снижение вероятности сбоев в работе с поставщиками, оперативное устранение возникающих проблем заменой поставщиков;

более легкое удовлетворение меняющегося спроса;

обеспечение доступа к большему объему информации;

большая вероятность поощрения инноваций и усовершенствований;

возможность полагаться не на одну внешнюю организацию.

Другой способ избежать зависимости от единственного источника ре­сурсов — прибегнуть к форвардным закупкам (заключению контрактов на доставку материалов в установленное время в будущем). Эта возможность обеспечивает получение двух преимуществ. Во-первых, она гарантирует наличие материалов в течение какого-то времени в будущем и минимизи­рует влияние сбоев в поставках. Во-вторых, цена на материалы фик­сирована, что позволяет избежать негативного влияния будущего роста цен или возникновения неопределенной ситуации. Разумеется, в этом слу­чае ситуация может развиваться и в другом направлении, т. е. не так, как предусматривала организация. Предприятие, подписывающее долгосроч­ный контракт, может прекратить заниматься этим видом деятельности, его склад может сгореть, однако вероятность подобного развития событий не­велика. Возможно, организации безопаснее всего хранить запасы необхо­димых материалов у себя, однако это приводит к более высоким затратам; заключение контракта на будущие поставки снижает эти затраты, но риск полностью не устраняет (кроме того, организация может заключить не­удачное для себя соглашение, так как цены на отдельные материалы порой снижаются).

Мониторинг показателей работы поставщиков

Большинство организаций проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, так называемый рейтинг поставщиков или рейтинг про­давцов. Часто это выполняется неформально, как субъективный анализ, но иногда компания прибегает к более сложным показателям, количест­венно измеряя каждый аспект деятельности поставщиков. Большинство организаций останавливаются на компромиссном варианте, позволяю­щем иметь достаточно полную картину деятельности другой стороны и при этом затрачивать разумные усилия. Один из наиболее общих подхо­дов — составление списка важных факторов и проверка того, насколько поставщик удовлетворяет установленным стандартам по всем позициям этого списка. Например, в списке могут задаваться вопросы, насколько прочно финансовое положение поставщика; обеспечивает ли он достав­ку заказов своевременно; достаточно ли высоко качество материалов; оказывает ли поставщик техническую поддержку заказчику; конкурент­ны ли цены; каковы наблюдаемые тенденции и т. д. Если поставщик не удовлетворяет хотя бы одному критерию, заказчик либо обсуждает с ним способы устранения выявленного недостатка, либо ищет другие источ­ники поставок. Здесь ставится цель не заменить существующих постав­щиков, а контролировать их деятельность, выявить области, требующие совершенствования, и договориться о проведении предложенных меро­приятий по совершенствованию. И только в крайнем случае организация начинает искать новых поставщиков.

Более полезный подход к рейтингу — начисление поставщику баллов за различные аспекты его деятельности. Например, каждый поставщик по­лучает оценку по 10-балльной системе за своевременность доставки зака­зов. Если оценка поставщика постоянно ниже восьми, заказчик может об­судить с ним возможности ее увеличения. Хотя такой подход убедителен, но при его практическом применении возникают большие трудности. Ре­зультат данного анализа — это субъективная точка зрения, которая может быть полезна, но не объективна.

Размещение и отсылка заказа

Подготовка заказа на закупку

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Размещение заказа на закупку предусматривает заполнение формы заказа. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют отношения между покупате­лем и продавцом.

Все организации имеют свои формы заказа на закупку (рис. 2.6). Важ­ными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного но­мера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказан­ных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий от­грузки, оплаты и заказа.

Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписан­ным в заказе. Многие осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, предоставленным продавцом. Обычно выбор того, чей доку­мент будет использован, покупателя или продавца, зависит от статуса обе­их сторон, характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа.

Заказ на закупку — это часть юридического контракта между потребите­лем и поставщиком. Но пока он не принят к исполнению поставщиком (т. е. не получена форма-«подтверждение», посланная поставщиком в отдел заку­пок предприятия-заказчика), заказ на закупку не является контрактом.

Типы заказов на закупку

Наиболее общими типами заказов являются следующие.

Заказ на закупку используется в стандартном подходе к снабжению. Он выполняется в форме письма от одной организации другой, где в дета­лях указываются характеристики материалов, которые организация хочет закупить, и условия закупки.

Общие заказы дают простую систему для закупки дешевых и стан­дартных товаров, например канцелярских. Организация размещает еди­ный заказ на все материалы, которые ей потребуются в течение какого-то времени, скажем, года. После этого поставщик в течение всего уста­новленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по тре­бованию.

Электронное снабжение использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и замены бумажных процедур элект­ронными. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов.

Контракт подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполне­ния. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, есл» речь идет о долгосрочных услугах.

Субконтракт заключается, когда, подписав контракт с организаци­ей, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: конт­ракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщи­ком и субподрядчиком.

6. Соглашения о лизинге и аренде, в которых указываются условия по­ лучения материалов. Как правило, они касаются зданий и оборудования.

Отсылка заказа на закупку

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону, факсимильной или курьерской связью.

Типичный пример рассылки копий заказа может выглядеть следую­щим образом: оригинал заказа высылается поставщику, иногда сопровож­даемый вторым экземпляром, который подлежит возврату как подтверж­дение того, что поставщик принял заказ к исполнению.

Заказы, поступающие поставщику с использованием сетей электронно­го обмена данными по стандартам или EDIFACT, являются более предпоч­тительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации. Все большее распространение для передачи заказов получают системы, основанные на современных информационных технологиях с ис­пользованием оптического сканирования и последующей компьютерной обработки штрих-кодов. Более подробно об электронном обмене данными и информационных технологиях с использованием сканирования штрих-кодов см. в гл. 8 «Информационные технологии и системы в логистике».

Контроль выполнения и экспедирование заказа

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и (или) ускорять выполнение заказа. Отдел контроля и экспедирования отмечает дату отправления за­явки.

Функция контроля выполнения заказа — стандартная функция, конт­ролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для за­проса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату. На рис. 2.7 показана форма конт­роля выполнения заказа.

Экспедирование заказа — это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил его доставку в случае отстава­ния графика. Если поставщик не способен выполнить условий соглаше­ния, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирова­ния заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

Получение и проверка товаров

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформ­ление поставки, проверка качества и количества товара.

Основными целями функции получения и контроля сырья являются:

гарантия получения заказа;

подтверждение получения заказанного количества сырья;

отправка товара в его следующее место назначения — на склад, в отдел контроля или отдел использования;

• оформление документации на получение и регистрацию сырья.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляе­мым требованиям. Отсутствие необходимого контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и не­ доброкачественных товаров;

• остановка производства в случае, например, когда вся партия про­дукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

• судебные иски и т. п.

Меры по обеспечению качества товаров

Методы приема партий

2.Выборочные методы: приемочный выборочный контроль по качественным признакам с про­пуском партий;

приемочный выборочный контроль по качественным признакам; ревизионный выборочный контроль

Методы приемочного контроля

1.Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества.

2. апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров.

3. Учет и определение улучшения ка­чества показателей продукции данно­го поставщика

4. Сравнительна оценка качества продукции различных поставщиков.

Оплата поставок

Получение счетов на оплату заказанных товаров — заключительный этап выполнения контракта. Все счета необходимо проверить, и если в до­кументах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате сче­тов используется, как правило, безналичный расчет, но могут произво­диться также наличные платежи, если иное не установлено законом. До­пускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом, уста­новленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемы­ми в банковской практике обычаями делового оборота.

Существует несколько форм расчетов.

Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежными по­ручениями банк обязуется по поручению плательщика, за счет средств, находящихся на его счете, перевести необходимую денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке в срок, уста­новленный законом, если более короткий срок не предусмотрен догово­ром банковского счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Расчет по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, дей­ствующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платеж полу­чателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платеж получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть пере­водный вексель.

Расчет по инкассо. При расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по по­лучению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.

Расчет чеками. Чеком признается ценная бумага, содержащая ни­чем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т. д. В любом случае платеж оговарива­ется в контракте.

Существует ряд преимуществ в пользу оплаты счета до получения, проверки и оприходования товара:

финансовое положение предприятия-покупателя может быть устой­чивым;

неспособность к предоплате не только исключает скидки, но и не­благоприятно отражается на репутации покупателя;

при осуществлении закупок у надежных поставщиков в случае воз­никновения проблем с неудовлетворительным качеством товара легко мо­гут быть выяснены приемлемые коррективы даже после оплаты счета.

Контроль качества поставок: подходы к выбору поставщика

Автор: Вениамин Константинович Ceдюкин, доктор технических наук, профессор, заведующий кафедрой управления качеством и машиноведения Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета.

От выбора поставщика зависит качество производимой продукции и успех предприятия. Поэтому необходимо определить рейтинг продавцов и на этой основе выбрать поставщика. Для успешного функционирования предприятия необходимо, чтобы между поставщиком (продавцом) и потребителем установились партнерские отношения.

При традиционном подходе отдел снабжения стремится:

  • создать группу поставщиков для каждого вида производимой продукции;
  • установить деловые отношения с теми, кто предлагает минимальную цену или, в случае если цена необходимой продукции одинакова у всех поставщиков, — с теми, кто обеспечивает быстрейшие поставки;
  • добиваться минимально возможной цены путем переговоров, например ссылаясь на возможность заключения сделки с другими поставщиками;
  • иметь не менее двух постоянных поставщиков в целях защиты и страховки от возможных нарушений поставок или других проблем, а также чтобы иметь возможность оказывать давление на поставщиков при заключении договора (контракта).

Используя эту тактику, можно добиться существенного снижения цены на приобретенную продукцию. Но преимущественная ориентация на цену приобретаемых изделий повышает риск производства низкокачественной продукции и увеличения затрат на устранение отклонений (несоответствий), дефектов или брака.Выбор поставщика должен осуществляться с учетом многих факторов, главными из которых являются качество и цена продукции.

Более надежный и эффективный подход в выборе поставщиков основывается на анализе сведений о качестве их работы и продукции. Это требует проведения соответствующего исследования и, следовательно затрат, что сокращает число потенциальных поставщиков, с которыми компания может вступить в сотрудничество. При таком подходе поставщик должен допустить на свое предприятие представителей заказчика (потребителя). В таком случае обе стороны более ответственно относятся к установлению делового сотрудничества и заключению договора.

Метод оценки поставщика (продавца) включает:

  • анализ предыдущей деятельности по поставкам;
  • установление соответствия системы менеджмента качества поставщика требованиям стандартов;
  • контроль потребителем качества продукции на соответствие требованиям стандарта.

При оценке поставщика аудиторы потребителя рассматривают следующие аспекты:

  • компетентность руководства и его приверженность качеству;
  • понимание технических условий и контракта на поставку;
  • размер предприятия и его производственные мощности;
  • возможный объем поставок;
  • процессы и методы управления качеством, методы контроля качества;
  • уровень квалификации и подготовки сотрудников;
  • организация и эффективность обеспечения качества;
  • отзывы других потребителей;
  • финансовая стабильность предприятия.

Аудит проводится до заключения контракта.

Выводы аудиторов могут быть следующими:

1. Потребитель (покупатель) полагается на систему обеспечения качества, используемую поставщиком.

2. Поставщик передает потребителю вместе с продукцией установленные техническими требованиями данные контроля и испытаний.

3. Поставщик осуществляет стопроцентный контроль и испытание продукции по соответствующим параметрам.

4. Поставщик проводит приемо-сдаточные испытания по согласованной с потребителем программе.

5. Поставщик имеет систему качества, признаваемую потребителем (например систему качества по Международным стандартам ИСО серии 9000).

6. К поставщику не предъявляются никакие требования по обеспечению и контролю качества, а потребитель осуществляет свой входной контроль и отбор продукции.

Выбор поставщика основывается на:

  • оценке опытной партии продукции;
  • опыте предыдущей работы с аналогичными поставщиками;
  • результатах испытаний ранее поставляемой аналогичной продукции;
  • известном опыте других потребителей;
  • контроле на предприятии и оценке функционирования системы качества поставщика, а также его возможностей совершенствования производства и т. п.

Определение рейтинга поставщика:

  • во-первых, позволяет выбрать наилучшего поставщика или продавца;
  • во-вторых, обеспечивает обратную связь, что позволяет устранять возникающие трудности или сбои в работе.

Рейтинг должен учитывать в основном следующие факторы: качество продукции, цену, услуги. Под услугами в данном случае понимается способ доставки продукции, точность соблюдения графика доставки, послепродажное обслуживание и др.

Весовые коэффициенты основных факторов рейтинга могут быть приняты следующими:

  • качество продукции — 50 баллов;
  • цена (оптовая цена) — 40 баллов;
  • услуги — 10 баллов.

Пример. Если цена у данного поставщика на 8% выше, чем у идеального конкурента, процент брака составляет 2,5%, а поставка осуществляется с опозданием в среднем на 1 день из 10, то рейтинг рассчитывается таким образом:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *