Кто подписывает 2-НДФЛ
Налоговики считают: справка о выплаченных сотрудникам доходах и удержанных с них налогах удостоверяется налоговым агентом, в роли которого всегда выступает предприятие, а точнее его руководитель. Это логично, ведь выплачивая зарплату и удерживая с доходов налог, компания подтверждает указанные в справках суммы.
Однако ФНС предоставила предприятию возможность передоверия права подписания 2-НДФЛ другим лицам. Подобные действия вполне разумны, поскольку существуют предприятия с огромным штатом работников. Подписание массы документов одним человеком зачастую становится не только непосильной задачей для него, но и непродуктивной потерей времени. К тому же справки 2-НДФЛ являются налоговыми, а не бухгалтерским документами. Следовательно, их может подписывать не только руководитель, но и определенный им круг лиц. Эта возможность предусматривается и даже предписывается рекомендациями ФНС по составлению формы 2-НДФЛ.
Для реализации этого права руководителю необходимо издать распоряжение с указанием перечня тех лиц, кто будет подписывать 2-НДФЛ. На каждое должностное лицо из этого списка обязательно оформляется доверенность, а в справках, представляемых контролирующим органам, ее реквизиты указываются рядом с подписью полномочного представителя.
Кроме того, налоговиками предусмотрены различия при удостоверении справки 2-НДФЛ руководителем и полномочным лицом. Если форму удостоверяет налоговый агент, то в поле «Код» проставляется «1», а если это делает доверенное лицо – «2» с подтверждением полномочий номером и датой выдачи доверенности.
Кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников
Нередко у персонала компании возникает необходимость в справке 2-НДФЛ. Форма выдается на основании заявления. Ее содержимое закрепляется подписью, ведь незаверенный документ не имеет юридической силы.
Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника? Рекомендациями, утвержденными Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ не устанавливается разграничений между справкой, предназначенной в ИФНС и выданной на руки заявителю. Обе они должны быть подписаны налоговым агентом или его доверенным лицом.
Важно! Справка для сотрудника подписывается руководителем компании или же уполномоченным представителем.
Кто подписывает справку 2-НДФЛ директору
Поскольку директор компании является сотрудником фирмы, то и он вправе получить справку о доходах. Естественно, что она также будет заверена налоговым агентом или лицом, имеющим на это право.
Нередко в компаниях форму 2-НДФЛ для руководителя подписывает уполномоченный представитель. По негласному внутрифирменному этикету это считается более приемлемым, чем удостоверение справки о полученных собственных доходах личной подписью. Хотя, конечно, принципиальным этот вопрос быть не может. Например, у индивидуального предпринимателя или директора, управляющего небольшой фирмой, редко бывают уполномоченные лица, поэтому все документы он заверяет лично.
Итоги
Справка о доходах физлиц по форме 2-НДФЛ подписывается налоговым агентом (ИП, руководителем организации) или иным сотрудником, уполномоченным на такие действия отдельным приказом.
Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?
Каждое предприятие выдает сотрудникам, а также ежегодно представляет в ИФНС справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ). С 2021 года в налоговую они представляются в составе годового 6-НДФЛ. Соответственно, и подписывать справки будет тот, кто подписывает 6-НДФЛ, то есть законный или уполномоченный представитель налогоплательщика.
ВАЖНО! Рачет 6-НДФЛ вместе с Приложением в виде справки о доходах сдают за 2022 год по форме из Приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции Приказа от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@, а с 1 квартала 2023 г. — в редакции Приказа от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. О новых сроках сдачи этого отчета с 2023 года узнайте из этой статьи.
Оформить доверенность физическому лицу для представления интересов юридического лица вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в материал. Это бесплатно.
Заполнить и сдать в налоговую справки 2-НДФЛ за 2022 год вы сможете с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Кто подписывает 2-НДФЛ для работника по закону?
Справка по форме 2-НДФЛ относится не к бухгалтерским документам, а к налоговым. А значит, она не попадает под действие закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, предписывающего руководителю подписывать все документы, и такое право может быть предоставлено уполномоченному им на это лицу. Такой порядок подразумевается правилами заполнения справки.
Для делегирования права подписи этого документа руководитель предприятия должен издать приказ с перечнем тех лиц, кто подписывает справки 2-НДФЛ. При этом на каждого из них должна быть оформлена соответствующая доверенность.
Заполнить и выдать справку 2-НДФЛ работнику вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатен.
Итоги
Справка 2-НДФЛ подписывается законным или уполномоченным представителем работодателя. При подаче справок в ИФНС реквизиты доверенности на представителя обязательно указываются на титульном листе формы 6-НДФЛ, в составе которой теперь в налоговую сдаются справки о доходах.
Выдаем работнику справку о доходах
По общему правилу в день увольнения, то есть в последний рабочий день, работнику выдают трудовую книжку или форму СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ). Также ему необходимо выдать:
справку о заработке для расчета пособий по временной нетрудоспособности;
справку о доходах и НДФЛ;
раздел 3 расчета по страховым взносам.
К сведению: работодатель должен выдать справку о доходах и суммах налога физического лица сотруднику (в том числе бывшему), который получил от него доход, если сотрудник обратился с заявлением о ее выдаче (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).
Заявление о выдаче справки о доходах и суммах налога составляется в свободной форме. Приведем пример такого заявления.
Директору ООО «Матрица»
Борисову О. П.
от офис-менеджера Соколовой Е. П.Заявление
Прошу выдать мне справку о доходах и суммах налога физического лица за три месяца 2021 года.
01.04.2021 Соколова
Форма справки о доходах и налогах физического лица в составе формы 6-НДФЛ, а также порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Порядок).
Если работник запросит данные о доходах за 2020 год или более ранние периоды, то справку нужно выдать по форме, действовавшей в соответствующий период. В частности, с 01.01.2019 действовала форма, утвержденная Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, а до этого форма, утвержденная Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.
Обратите внимание: если в течение календарного года налоговый агент не смог удержать НДФЛ с доходов физлица, то нужно сообщить об этом, представив справку в составе расчета 6-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 5 ст. 226 НК РФ).
В Письме от 02.09.2020 № БС-4-11/14113@ ФНС подтвердила, что НК РФ не установлены способы выдачи налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям справки о доходах и суммах налога физлиц. Следовательно, организация – налоговый агент вправе самостоятельно определить способы выдачи физическим лицам на основании их заявлений такой справки, не противоречащие действующему законодательству.
В рамках трудовых отношений способ выдачи справок желательно закрепить в локальных актах. Если налоговый агент выплачивает физлицу доход в рамках гражданско-правового договора, то в таком договоре можно отразить способ выдачи справок.
В Письме ФНС РФ от 16.11.2020 № БС-4-11/18719@ уточнено, что организация – налоговый агент на основании заявления физлица может выдать ему справку о доходах и суммах налога физического лица в электронном виде, заверенную электронной цифровой подписью.
Справку о доходах и суммах налога физлица нужно выдать:
сотруднику (в том числе бывшему) – в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
увольняющемуся сотруднику – в последний рабочий день (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
другому физлицу, которое получило доход от налогового агента, – в течение 30 дней с даты получения от него заявления (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
К сведению: налоговым законодательством не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи справок о доходах и суммах налога физлица. Однако, если налоговый агент нарушит эти сроки или откажет физлицу в выдаче справки, ему грозит административный штраф (ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).
Если с доходов физлица не был удержан НДФЛ, ему необходимо направить соответствующее сообщение. Для этого оформляется справка о доходах и суммах налога физлица (п. 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 1.18 Порядка). Срок выдачи физлицу справки (в случае, когда невозможно в течение налогового периода удержать у плательщика исчисленную сумму налога) – не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Если этот день выпадает на выходной, справку нужно выдать не позднее следующего за ним первого рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Заполнение справки о доходах
Отдельный порядок заполнения справки о доходах и суммах налога физлица, которую налоговый агент должен выдать физлицу по его заявлению, не утвержден. Поэтому такую справку следует заполнять по общим правилам, установленным для заполнения расчета 6-НДФЛ.
Справки о доходах и суммах налога физического лица:
необязательно заверять печатью. Наличие печати является правом, а не обязанностью организации, если законодательством не предусмотрено иное (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»);
подписывает законный представитель налогового агента (руководитель организации либо другое должностное лицо, действующее на основании доверенности (п. 1, 4 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ)). Полномочия на подписание справок можно закрепить в локальном акте организации.
Кто должен подписывать справку о доходах?
Справку о доходах подписывает директор или уполномоченный сотрудник
Справка о доходах, до 2019 года ее официально называли 2-НДФЛ, фиксирует все доходы физлица от работодателя, заказчика или иного источника доходов — организации либо ИП — и НДФЛ с них.
Сейчас юридически верное название документа — справка о доходах и суммах налога физического лица, номера у нее нет.
Справку подписывает директор или другой сотрудник по доверенности. Например, главный бухгалтер или бухгалтер, который отвечает за расчет зарплаты. Заверять подпись печатью не нужно. Такого реквизита в бланке нет.