Какой реквизит обязателен для любого документа?
Отсутствующий обязательный реквизит документа лишает бумагу юридической значимости и делает ничтожной любую сделку и недостоверной любую .
Реквизиты документов — это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.
Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.
Акт об оказании услуг — это первичный учетный документ. В нем должны быть все реквизиты, обязательные для «первички» ( п. 2 ст. 9 Закона о бухучете ): — наименование исполнителя. Название заказчика не является обязательным реквизитом, но в акте оно необходимо. Ведь заказчик принимает услугу.
Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).
Какие реквизиты являются обязательными для любого документа?
Обязательными реквизитами являются:наименование документа;дата составления документа;наименование организации, от имени которой составлен документ;содержание факта хозяйственной жизни;измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
Какой из перечисленных реквизитов первичного документа не является обязательным?
Таким образом, исходя из норм данного закона, печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа.
Что такое основные реквизиты документа?
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ — обязательные данные, предусмотренные законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций, например: содержание операции, дата и сумма, номера счетов, название учреждений, подписи, оттиск печати и т. д.
Для чего нужны реквизиты документов?
Реквизиты — обязательные сведения в договоре, акте и любом другом документе. К ним относится информация об адресанте и адресате, название документа, дата, подпись и список приложений. Реквизиты нужны для составления и утверждения документов, ведения деловой переписки.
Статья 9. Первичные учетные документы
Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в часть 1 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в пункт 6 части 2 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Информация об изменениях:
Часть 3 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
Информация об изменениях:
Часть 4 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
ГАРАНТ:
В качестве первичного документа для оформления операций по передаче материальных ценностей может быть использована также рекомендуемая форма универсального передаточного документа, доведеная письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@
О корректировке универсального передаточного документа см. письмо ФНС России от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения
Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.
ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).
О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».
Применение первичных документов также регламентирует новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он обязателен к использованию с 01.01.2022, кроме одного пункта, который вступает в силу с 01.01.2024. Упомянутый пункт содержит указание о хранении документов, а также баз данных, содержащихся в первичных документах, на территории РФ.
Новый стандарт требует при составлении первички опираться на правила, установленные законом 402-ФЗ, а также вводит условия:
- дата первичного документа — это дата его подписания ответственным лицом;
- если дата составления документа отличается от даты совершения хозоперации, то должна быть указана информация о дате операции;
- если обязательные реквизиты включаются в документ на основании иного документа (оправдательный документ), содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, то в первичный документ включается информация об оправдательном документе.
Как вести документооборот по новому ФСБУ 27/2021, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Обязательные реквизиты первичного документа
Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.
Так, документ должен содержать:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
- подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».
Электронные формы документов
Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Последствия ненадлежащего оформления первичных документов
Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.
Данной ответственности подлежат:
- налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
- налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).
Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.
Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».
ИТОГИ
С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.
Форма и реквизиты первички
Ежедневно организация выпускает сама и принимает десятки, а то и сотни первичных учетных документов. Но далеко не каждый документ может быть принят к учету, а тем более подтвердить расходы для снижения налогооблагаемой базы. В этой статье мы поговорим о том:
- Какие реквизиты являются необходимыми и достаточными, чтобы документ стал значимым для бухгалтерского и налогового учета?
- Какие формы являются обязательными к применению, а какие рекомендованными?
- Чем удобен УПД?
- Какие подписи в документе делают его законным?
- Всегда ли печать на первичном документе — лишняя?
Определение и реквизиты
Первичный учетный документ (ПУД) – документ, который достоверно и полно отражает факт хозяйственной жизни (ФХЖ) организации и придает ему юридическую силу.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Расходы будут признаны в целях налога на прибыль только при условии того, что они документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными будут считаться затраты, по которым документы составлены в соответствии с Законом N 402-ФЗ.
Состав и форма ПУД определяются и утверждаются руководителем в Учетной политике (УП) организации. PDF
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта – составителя документа;
- содержание факта хозяйственной жизни организации;
- величина натурального и (или) денежного измерения ФХЖ;
- наименование должности лица (лиц), ответственных за совершение сделки (операции);
- подписи лиц, предусмотренных п. 6 с указанием фамилии, инициалов, либо реквизитов, необходимых для идентификации ответственного лица.
В форму первичного учетного документа допускается включение дополнительных реквизитов.
Подписи
Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичного учетного документа PDF. На лиц, уполномоченных подписывать ПУД за руководителя или других ответственных лиц, оформляется доверенность от лица организации. PDF
Могут ли первичные документы подписывать лица, не являющиеся сотрудниками организации?
Иногда возникает необходимость в подписании первичных документов лицами «со стороны». Например, если организация находится на бухгалтерском обслуживании у стороннего юридического лица или ИП.
«Первичка» может быть подписана лицами, не являющимися работниками организации. Минфин в рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год отмечал, что в этом случае информация, содержащаяся в ПУД, должна позволять идентифицировать лицо, совершившее сделку, операцию и лицо, ответственное за ее оформление (Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Для того чтобы ПУД, подписанный уполномоченным лицом от имени ИП, мог использоваться в целях налогообложения, доверенность на подпись документов ИП должна быть заверена нотариально (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011).
Документ, подписанный факсимильной подписью, не является основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Печать
Печать на первичном документе не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
С 2015 г. отменено обязательное использование печати, если это прямо не предусмотрено Уставом. Изменения внесены в законы:
-
«Об акционерных обществах» (п. 7); «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5).
Если на бланке первичного документа, утвержденного организацией, предусмотрена печать, то организация обязана ее проставить при заполнении.
Обязательные и рекомендованные формы
Для некоторых видов операций обязательны к применению формы документов, установленные уполномоченными органами на основании нормативных актов. Например:
- кассовые документы (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У):
- ПКО (КО-1); PDF
- РКО (КО-2); PDF
- транспортная накладная (Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272). PDF
Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ ФНС РФ предложила форму первичного документа — универсальный передаточный документ (УПД) PDF. Документ соединил в себе два:
- товарную накладную (акт оказанных услуг);
- счет-фактуру.
С одной стороны УПД содержит все признаки первичного документа и может быть документальным подтверждением понесенных расходов по приобретению товаров (работ, услуг), с другой стороны он является основанием для предъявления НДС к вычету. Форма носит рекомендательный характер.
УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N ГД-4−3/3987@).
В рамках одного договора можно использовать одновременно товарную накладную (для передачи одной партии товара) и УПД (для передачи другой партии товара) и это не будет являться препятствием для учета затрат в целях налогообложения (Письмо ФНС РФ от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963).
Электронная форма документа
С 2013 года Закон N 402-ФЗ уравнял бумажную и электронную формы документа.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Какой подписью следует подписывать электронные первичные учетные документы?
Виды электронных подписей бухгалтерских документов должны быть установлены федеральными бухгалтерскими стандартами (пп. 4 п. 3 ст. 21 Федерального закона N 402-ФЗ). До принятия соответствующих федеральных стандартов бухгалтерский электронный документ можно подписать любой подписью, предусмотренной Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее- Закон N 63-ФЗ), считают в Минфине России (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, Письмо ФНС РФ от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).
Федеральным законом N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей (ЭП):
- простая ЭП;
- усиленная ЭП:
- усиленная неквалифицированная ЭП;
- усиленная квалифицированная ЭП.
Подписание усиленной квалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда документ должен составляться исключительно на бумажном носителе.
Подписание простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, если прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками.
Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи будет действителен между контрагентами при наличии юридически действительного соглашения. Соглашение должно содержать раздел о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).
Для подписи электронных счетов-фактур, а также отчетности в ИФНС необходимо использовать только усиленную квалифицированную подпись (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 6 ст. 169 НК РФ).
Необходимо ли распечатывать в конце года электронные документы
Документы, не подписанные ЭЦП
Работа с 1С позволяет не только вести учет, но и формировать бухгалтерские документы в электронном виде. Нужно ли их распечатывать в конце года?
Бухгалтеры часто думают, что если документ или регистр ведется в электронном виде, то его распечатывать не нужно, т. к. это предусмотрено бухгалтерским законодательством.
Документ или регистр принимает статус электронного документа, только если он подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ). К электронным документам нельзя отнести документы, созданные с помощью компьютера,которые ведутся в компьютерных программах, в том числе бухгалтерских, если они не подписываются ЭЦП.
Поэтому все регистры и документы, которые вы ведете в 1С, если они не подписываются ЭЦП, в конце года надо распечатать и подписать собственноручной подписью. Не забудьте распечатать следующие документы и регистры:
| Документ | Когда распечатать | Нормативный акт, обязывающий ведение документа/регистра |
| Кассовая книга | По итогам года | пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У |
| Регистры бухгалтерского учета | В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года | ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 |
| Регистры налогового учета | В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года | ст. 313, 314 НК РФ |
| Книга покупок, книга продаж | До 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала | п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 |
| Журнал учета счетов-фактур | До 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала | п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 |
| Карточки учета по страховым взносам, регистры по НДФЛ | В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года | п. 1 ст. 230 НК РФ |
Документы, подписанные ЭЦП
Окончание отчетного (налогового) периода не считается основанием для обязательной распечатки электронных документов, подписанных ЭЦП. Такие документы разрешается хранить в электронном виде и распечатывать исключительно по требованию или при необходимости (Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@, пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Первичные документы, составляемые в электронном формате и подписанные ЭЦП, следует распечатывать (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 2 ст. 93 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, Письмо Минфина РФ от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808):
- если в силу договора вы обязаны представить контрагенту документы на бумаге;
- по требованию госорганов и иных лиц, которым закон обязывает представлять бумажную первичку;
- если применяемые форматы документа не позволяют технически передать документ в электронном виде (например, когда вы используете не унифицированные документы, а разработанные по своим форматам).
НК РФ также не содержит требований об обязательном изготовлении бумажных копий электронной отчетности (Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@, Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).
Если вы ведете документооборот в электронном виде с использованием ЭЦП, необходимо позаботиться о том, чтобы эта информация не пропала, например, в случае повреждения электронного носителя.
Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно