Когда писать заявление на отпуск

Когда писать заявление на отпуск

ТК РФ Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 122 ТК РФ

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

работникам в возрасте до восемнадцати лет;

работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

За сколько дней до отпуска писать заявление

По закону, работодатель обязан предоставлять отпуск работнику ежегодно. Заявление от сотрудника требуется не всегда, но иногда без него не обойтись. Рассказываем, за сколько дней писать заявление на отпуск, в каких ситуациях оно понадобится, и какие еще нюансы необходимо учесть.

Когда писать заявление на отпуск

По общему правилу, в соответствии с ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый его рабочий год. Такой год отсчитывается с даты поступления сотрудника на работу, а не с 1 января.

Когда работников отправлять в отпуск в следующем году, определяет график, составленный заранее, — за две недели до завершения текущего года. Соблюдать очередность отдыха по графику обязаны обе стороны — и работодатель, и персонал.

Если сотрудники уходят отдыхать по графику, то вопрос, за сколько дней подается заявление на отпуск, не актуален, поскольку заявление не требуется. Напротив, это работодатель обязан письменно известить персонал о том, когда начнется отпускной период. Это необходимо сделать за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ ).

Но иногда подчиненные идут в отпуск не по графику. Есть несколько ситуаций, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск, среди них:

• человек принят на работу в первом полугодии, когда уже график утвержден, но договорился с руководством и решил пойти отдыхать через полгода после трудоустройства (ч. 2 ст. 122 ТК РФ );
• работник желает поделить отпускной период на части уже после утверждения графика (ч. 1 ст. 125 ТК РФ ). Тогда необходимо написать заявление о разделении отдыха на части;
• работодатель допустил нарушение и не прислал вовремя уведомление трудящемуся об очередном предстоящем отдыхе или несвоевременно перечислил ему отпускные. Тогда у работника есть возможность перенести запланированный отдых на другой удобный для него период (ч. 2 ст. 124 ТК РФ );
• во время отпускного периода человек заболел или исполнял государственные обязанности (когда по закону для этого предусмотрено освобождение от работы). В таких ситуациях руководство компании обязано продлить или перенести отдых на другой срок, учитывая пожелания трудящегося (ч. 1 ст. 124 ТК РФ);
• человек по уважительным причинам, например, по семейным обстоятельствам, желает взять отпуск без сохранения заработной платы (за собственный счет). Его предоставляют по соглашению с работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ ).

В законе не указано, за сколько времени пишется заявление на отпуск, но решать этот вопрос необходимо с учетом норм Трудового кодекса РФ. Обычно заявление пишут заранее — от 4 до 14 дней до начала отпускного периода. Это исходит из нормы ТК о необходимости уведомить работника о начале отдыха за 2 недели. Еще одно требование — своевременная выплата отпускных. По закону, их требуется выплатить как минимум за 3 дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ ).

Закон не обязывает, но если есть возможность, предпочтительнее подать заявку заранее — за 2 недели до отдыха. Тогда у организации останется достаточно времени, чтобы издать приказ, выплатить причитающиеся выплаты и решить, как организовать трудовой процесс, пока работник отдыхает. Это актуально особенно в крупных компаниях, где есть несколько руководителей, с которыми требуется согласовать предстоящий отпускной период.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой срок можно установить для подачи заявления об очередном отпуске работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

Вот как написать заявление на ежегодный оплачиваемый отпускной период:

Есть некоторые категории работников, которые вправе написать заявление на отпуск в любое удобное для них время. Подробности — в таблице.

Категории работников	Основание, ТК РФ
Многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнилось 14 лет	Ст. 262.2
Работники, воспитывающие детей-инвалидов	Ст. 262.1
Несовершеннолетние работники	Ст. 267
Работники-мужчины в период беременности супруги	Ч. 4 ст. 123
Женщины перед отпуском по беременности и родам или после него или после окончания отпуска по уходу за ребенком	Ст. 260
Работники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев	Ч. 3 ст. 122
Совместители	Ст. 286
Один из родителей для сопровождения ребенка до 18 лет для поступления в школу или в вуз, находящиеся в другой местности (не менее 14 календарных дней)	Ч. 5 ст. 322
Работники, не использовавшие часть отпускного периода в связи с отзывом из отдыха	Ч. 2 ст. 125
Участники Великой Отечественной войны (до 35 календарных дней в году без содержания)	Ч. 2 ст. 128
Инвалиды (до 60 календарных дней в году без сохранения зарплаты)
Работающие пенсионеры по возрасту (до 14 календарных дней в году без содержания)
Родители и супруги военнослужащих, сотрудников правоохранительных органов, погибших при исполнении служебных обязанностей (до 14 календарных дней в году без содержания)
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 календарных дней без содержания)

Вот как выглядит заявление на отдых без содержания:

Что будет, если пропустить срок подачи заявления

Если работник желает пойти отдыхать не по графику, это не является нарушением. И если работодатель согласен, такой отдых оформляют на законных основаниях. Проблема только в том, за какой срок пишется заявление на отпуск, в частности, если его подают менее чем за 3 дня до начала отпускного периода. Тогда бухгалтерия не успеет перечислить отпускные за установленные в законе 3 дня до начала отдыха.

За это работодателю грозит штраф (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
• для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Оправданием для руководства компании не является даже то, что отдых понадобился срочно, например, если у сотрудника заболел близкий родственник (письмо Минтруда от 26.08.2015 № 14-2/В-644).

В такой ситуации на практике применяют несколько вариантов. Например, если у подчиненного накопились отгулы, то рекомендуют сначала взять несколько дней отгулов, а потом взять отпуск. Второй вариант — взять несколько дней отпуска без сохранения зарплаты. Но такие варианты не всегда применимы.

Если изменения примут, то с 1 января 2023 года решить вопрос станет проще. Если заявление поступит менее чем за 3 дня, появятся два варианта. Первый — если оплату перечисляют безналичным способом на карту, то отпускные выплачивают в течение 2 рабочих дней после дня, когда подано заявление. Второй вариант — если расчет производится наличными, то выплачивают в первый рабочий день, когда человек вышел на работу после отдыха.

По мнению авторов законопроекта, такой подход учтет интересы как организации (предоставив разумное время для осуществления выплат), так и сотрудника (позволив ему получить оплату вовремя).

Отпуск работника в 2023 году

Кому положен и сколько длится отпуск

Ежегодный основной отпуск

Ежегодный основной отпуск оплачивается работодателем. На него вправе рассчитывать любой сотрудник, отработавший по трудовому договору минимум шесть месяцев. Даже если вы трудитесь у индивидуального предпринимателя с частичной занятостью на дому, можете уйти в ежегодный отпуск. Статус компании и степень занятости не имеют значения. По договоренности с руководителем отпуск можно разделить на части – тогда, по закону, одна из частей должна быть длительностью не менее 14 дней.

Внешние совместители и сезонные работники по договору до двух месяцев – не исключение. Руководство обязано предоставить отдых таким сотрудникам в одно время с основной работой. Если совместитель отработал в организации менее шести месяцев, отпуск предоставляется авансом. Работник вправе требовать дни отдыха без сохранения зарплаты, если на основной работе отпуск длиннее, чем по совместительству.

Например, школьный учитель, преподающий в детско-юношеском центре ментальную арифметику по совместительству, берет отпуск без сохранения зарплаты на 14 дней. Две недели – разница между продолжительностью отпусков.

Например, школьный учитель, преподающий в центре развития детей ментальную арифметику по совместительству, берет отпуск без сохранения зарплаты на 14 дней. В школе, основном месте работы, педагогу предоставляется 56 дней отдыха, а по совместительству – 32. В центре развития детей преподаватель отправляется в двухнедельный отпуск без сохранения заработной платы.

За время ежегодного оплачиваемого отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и заработная плата. Уволить во время отдыха могут только в случае ликвидации фирмы.

Законом закреплено минимальное количество дней отдыха для основной категории штатных работников и внешних совместителей – 28. Но есть несколько категорий сотрудников, отпуск которых может длиться дольше. Удлиненный отпуск предоставляется исходя из условий труда, индивидуальных особенностей здоровья или возраста. Например, несовершеннолетние работники могут отдыхать минимум 31 день, трудящимся инвалидам положено от 30 дней отдыха. Максимальное количество дней предоставляется педагогам, их отпуск составляет 56 дней. За работу на производстве с вредными химическими веществами – 49-56 календарных дней.

Сумма отпускных рассчитывается бухгалтером исходя из средней зарплаты сотрудника. Выплатить деньги обязаны не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Дополнительный отпуск

Законом предусмотрен и дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск. Он необходим, чтобы компенсировать тяжелые условия труда и восстановить здоровье сотрудника. Такой вид отпуска могут требовать те, кто работает на заводах, производствах химического оружия, в нефтяных и газовых организациях, работники Крайнего Севера и те, у кого ненормированный график. Главное, чтобы между работником и организацией был заключен трудовой договор.

Дополнительные дни отдыха с сохранением зарплаты предоставляются педагогам за каждые 10 лет работы. Учитель математики, проработавший более 10 лет в одной организации, имеет право на такой отпуск сроком до одного года. Аналогичная ситуация с медицинскими работниками. Каждые три года врачи могут рассчитывать на дополнительный отдых. Но тут важно одно условие: стаж считается непрерывным, если специалист не находился в декретном отпуске, не прогуливал работу, а отпуска без сохранения зарплаты, если таковые были, в сумме не превышали двух недель за год.

– Давайте рассмотрим специфику работы педагогов, так как их деятельность немного отличается от других, – говорит Ольга Широкова, ведущий юрист Европейской Юридической Службы. Они также могут претендовать на большой отпуск. Продолжительность отпусков педагогических работников определяется в соответствии с приложением к постановлению Правительства РФ от 14.05.2015 №466¹ и зависит еще и от занимаемой должности. К тому же в отпуск учителя могут уйти в летнее время, когда окончен учебный год и учащиеся находятся на каникулах. Можно сказать, что у учителей отпуск привязан к сезону, так называемый сезонный отпуск. Стоит выделить право педагогических работников на длительный отпуск. Оно закреплено в статье 335 ТК РФ², где указано, что такой отпуск положен педагогическим работникам, которые проработали 10 лет, при условии непрерывной учительской деятельности в одной организации. Продолжительность такого длительного отпуска составляет до одного года.

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска зависит от условий, прописанных в договоре. По закону сотрудникам положено от трех до семи дней отпуска. Вместо них работник и руководство организации могут договориться о денежной компенсации.

Неоплачиваемый отпуск

Отпуск без сохранения заработной платы, или, как его часто называют, отпуск за свой счет, предоставляется работникам для разрешения семейных вопросов и по другим уважительным причинам. Указать в заявлении причину – обязательно, так работодатель сможет принять окончательное решение и либо предоставить вам отпуск, либо отказать в нем. Если причина отпуска – похороны, свадьбы, рождение ребенка, уход за больным родственником, руководство обязано отпустить сотрудника. В остальных случаях руководитель имеет право не подписать заявление.

Продолжительность неоплачиваемого отпуска зависит от договоренности с руководством. Но есть некие нормы. Например, трудящиеся пенсионеры, а так же родители и супруги военнослужащих могут рассчитывать на отпуск до 14 дней. При рождении детей, регистрации брака и смерти близкого родственника выделяется до 5 дней отпуска. Если несовершеннолетний ребенок заболел и нуждается в уходе, мама может взять 14 дней. Преподаватели, совмещающие обучение и прохождение аттестации, – 15 дней. На максимальный отпуск за свой счет имеют право ветераны боевых действий и сотрудники с инвалидной группой здоровья – до 60 дней. Выйти из неоплачиваемого отпуска можно в любой момент, предупредив руководство организации.

Декретный отпуск

Декретным отпуском ошибочно называют весь период, который мама не работает и проводит дома с ребенком. На самом деле, в трудовом законодательстве такого понятия не существует. Для беременных женщин предусмотрен отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.

Если будущая мама ожидает одного ребенка, ей положено 140 дней отпуска по беременности и родам: 70 дней до предположительной даты родов и 70 дней после рождения малыша. Если будущие родители ждут двойню или тройню, отпуск длится дольше. Женщина прекращает работать за 84 дня до родов, на 28 неделе беременности, и 110 дней отдыха у нее есть после родов. Основанием для отпуска по беременности и родам служит листок нетрудоспособности, который выписывает акушер-гинеколог в женской консультации.

Максимальный отпуск по беременности и родам предусмотрен для тех, кто проживает в зоне радиоактивного загрязнения и пострадал во время аварии на Чернобыльской АЭС. Для этой категории женщин предусмотрено до 90 дней дородового отпуска. 156 дней отдыха предоставляется мамам, чьи малыши появились на свет раньше срока – в периоде от 22 до 30 недель.

Отпуск по уходу за ребенком длится полтора или три года. Его продолжительность определяет сама женщина. Работодатель не имеет права отказать, если сотрудница хочет вернуться к работе по достижению ребенком полутора лет.

Учебный отпуск

Учебный отпуск могут попросить работники, совмещающие обучение по программам высшего и среднего профессионального образования и работу. Учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым – это зависит от формы обучения. Работодатель оплачивает учебный отпуск студентам очно-заочного (вечернего) и заочного отделений для сдачи сессий, государственных экзаменов и защиты дипломной работы. Студенты дневной формы обучения могут рассчитывать на учебный отпуск без сохранения зарплаты.

Интересно, что работающий студент-заочник может поменять график работы по своему желанию уже за 10 месяцев до итоговых экзаменов и защиты диплома, чтобы иметь время на подготовку к ним. Рабочая неделя сокращается на семь часов, а освобожденное время компенсируется 50% от средней зарплаты, но не ниже минимального прожиточного минимума.

В случае с учебным отпуском важно одно условие: вуз, в котором обучается сотрудник, должен иметь государственную аккредитацию.

Как оформить отпуск

Обычно руководитель организации составляет годовой график основных оплачиваемых отпусков для всех сотрудников, который утверждается незадолго до наступления нового календарного года. Если в организации принято придерживаться установленного графика, за две недели до отпуска сотрудник получает уведомление о предстоящем отдыхе, в котором ставит подпись. Письменное заявление от работника при наличии графика не обязательно, но на практике отправиться на заслуженный отдых без него не получится. Оно же понадобится, если отпуск работник решил попросить вне своей очереди по графику.

После получения заявления на отпуск составляется приказ, на основании которого бухгалтер начисляет отпускные вовремя. Писать заявления «задним числом» не желательно, это противоречит нормам закона и затруднит начисление денег в установленный срок.

Если утвержденного графика отпусков нет, вам нужны определенные даты для отпуска или требуется дополнительный, необходимо согласовать предварительную дату начала отдыха с руководством, а затем написать заявление. Издается приказ, а после него – долгожданный отпуск.

Приказ о предоставлении отпуска

Перенос отпуска по желанию сотрудника

Работник имеет право перенести отпуск по следующим причинам.

1. Временные проблемы со здоровьем.

2. Необходимость выполнить государственные обязанности во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Например, участие в военных сборах, работа присяжным заседателем.

3. Недобросовестное выполнение обязанностей руководством организации. Если отпускные были получены позже чем за три дня до отдыха или сотрудник не получил уведомление минимум за две недели, работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск и согласовать новую дату с подчиненным.

Какой бы ни была причина, придется написать новое заявление и получить подпись руководителя на нем.

Отзыв работника из отпуска

Работодатель имеет право отозвать работника из отпуска при возникновении производственных нужд. В таком случае необходимо получить согласие сотрудника, лучше – в письменном виде. За отказ выходить из отпуска раньше срока Трудовым кодексом не предусмотрено никаких наказаний, поскольку это не считается нарушением трудовой дисциплины.

– Бывают ситуации, в которых работодатели вынуждены, в связи с производственной необходимостью, отозвать подчиненного из отпуска. Здесь необходимо согласие работника, – объясняет Ольга Широкова. – Работники, которых отозвали из основного оплачиваемого отпуска, могут взять дни отдыха в любое время.

Согласно трудовому кодексу РФ, отзывать из отпуска даже при наличии письменного согласия запрещено несовершеннолетних подчиненных, беременных женщин и работников «вредного» производства.

Популярные вопросы и ответы

Когда работник имеет право на отпуск?

– Само понятие отпусков раскрывается в трудовом законодательстве и применяется к работникам, которые работают по трудовому договору, на которых как раз и распространяются нормы трудового законодательства. По закону отпуск предоставляется ежегодно, поэтому его и называют ежегодный оплачиваемый отпуск. Предоставление сотруднику именно ежегодного оплачиваемого отпуска – обязанность, а не право работодателя (статья 114 ТК РФ³). Но отпуска бывают разные, и предоставление некоторых из них – решение руководства. Отпуск считается в календарных днях, стандартная его продолжительность – 28 дней. Но некоторые специалисты могут получить удлиненные отпуска. Положены они не всем, а отдельным категориям работников. Например, если сотрудник является несовершеннолетним, ему положен месяц отдыха (31 день), работникам, имеющим инвалидность – от 30 дней.

Чтобы не запутаться, какому сотруднику и в какое время предоставляется отпуск, работодатель должен утвердить график отпусков за две недели до начала года. График отпусков – локальный документ, и поэтому его наличие обязательно не только для руководства организации, но и для сотрудников. Обычно работодатель составляет график самостоятельно и по закону не должен учитывать мнение подчиненного, но некоторым работникам отпуск должен предоставляться в любое удобное для них время. При составлении графика отпусков работодатель должен учитывать этот факт. Например, глава семьи имеет право взять дни отдыха, независимо от времени непрерывной работы у работодателя, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ⁴). Или, например, многодетные сотрудницы, имеющие трех несовершеннолетних детей (до достижения младшим из них 14 лет). Также женщинам предоставляется отпуск непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (статья 260 ТК РФ⁵).

Как мы выяснили, существуют разные виды отпусков: ежегодный оплачиваемый отпуск, который предоставляется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, удлиненный отпуск. Помимо этого, очень распространен отпуск без сохранения среднего заработка. На практике его называет «отпуск за свой счет» или «административный отпуск». В такой отпуск сотрудник может уйти по письменному заявлению по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. В отличие от основного отпуска, такой отпуск является правом, а не прямой обязанностью работодателя. Его продолжительность определяется уже по соглашению между работником и работодателем. Однако есть случаи, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск, – они прописаны в статье 128 ТК РФ⁶. Например, если подчиненный является инвалидом, ему положено 60 календарных дней в году отпуска без сохранения зарплаты.

Есть еще один распространенный вид отпуска – отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет. Отпуск предоставляется женщине по ее заявлению. Следует также сказать об отпуске по беременности и родам, на практике чаще всего его называют «декретным отпуском» или «больничным по беременности и родам». Женщинам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособности дается отпуск по беременности и родам. В таком случае сотрудница имеет право на 70 дней до родов и 70 дней после родов с выплатой пособия. Но больничный может быть продлен в зависимости от того, как прошли роды.

Учебным отпуском вправе воспользоваться студент, получающий образование определенного уровня впервые. Учебный отпуск предоставляется только основным сотрудникам (внешние совместители не имеют право на такой отпуск) и предусмотрен он специально для сдачи госэкзамена или сессии. Основанием для положительного решения работодателя о предоставлении учебного отпуска является справка-вызов, где и указывается необходимое количество дней.

Минтруд уточнил сроки для подачи заявлений на отпуск

Минтруд уточнил, какой срок вправе установить работодатель для подачи заявлений на ежегодный отпуск работниками, имеющими право брать отпуск в любое удобное время.

В письме от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456 ведомство напоминает, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При этом график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.

Вместе с тем для отдельных категорий работников трудовым законодательством установлено право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года. В частности, такое право есть у многодетных родителей и родителей детей-инвалидов.

По заявлению работника, имеющего право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть ему предоставлен в указанный им период. Конкретная дата предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется по желанию работника.

В подобных случаях следует также помнить, что статья 136 ТК РФ требует оплачивать отпуск не позднее чем за три дня до его начала. При этом статья 236 ТК РФ устанавливает материальную ответственность работодателя за нарушение этого срока оплаты отпуска и применяется к работодателю независимо от наличия его вины.

В связи с этим Минтруд отмечает, что с целью соблюдения трудового законодательства и обеспечения прав работников на своевременную оплату отпускных работодатель может установить разумный срок для подачи заявлений на отпуск работниками, имеющими право использовать свой отпуск в удобное для них время года.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника отпуск разрешается перенести на следующий год (ст. 124 ТК РФ). В некоторых случаях работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника. В частности, отпуск продлевается при наличии следующих обстоятельств:

• временная нетрудоспособность работника;
• исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы.

Если работнику своевременно не заплатят за отпуск, или предупредят о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель обязан будет перенести отпуск на другой срок. Для этого работнику достаточно написать соответствующее заявление, в котором следует указать желательное время отпуска.