Какие документы оформляются от руки

Какие документы оформляются от руки

3 Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

(п. 3.3 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

Можно ли в печатный документ вписывать данные от руки?

Первичный документ составлен машинописным способом (текст набрали на компьютере и распечатали). Можно ли в такой распечатке некоторые реквизиты заполнять от руки? В частности, можно ли вписать Ф. И. О. лица, уполномоченного подписывать документ от имени предприятия и основания для этих полномочий? Ведь зачастую в момент составления первичного документа (например, акта приемки-сдачи выполненных работ) еще не известно, кто и на основании каких документов будет подписывать этот акт со стороны контрагента.

Правила оформления первичных документов установлены ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон № 996) и п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).
Ни Закон № 996, ни Положение № 88 не содержит такого требования, что если текст первичного документа набран машинописью, то и все реквизиты этого документа должны быть заполнены машинописным текстом. Напротив, из требований Положения № 88 можно сделать противоположный вывод.
Так, в Положении № 88 сказано:
· первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти, но могут оформляться и с использованием бланков, самостоятельно изготовленных субъектом хозяйствования (п. 2.7);
· записи в первичных документах должны делаться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров, средств механизации и других средств, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и предотвращали внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10);
· пустые строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию (п. 2.11).
Отсюда можно сделать вывод, что вполне допустимым является составление первичного документа «комбинированным» способом: когда основной текст документа (бланк) изготовлен машинописным способом, а для отдельных реквизитов оставлены пустые строчки, куда ручкой вписываются необходимые данные (например, как в нашем случае, Ф. И. О. уполномоченного лица и документы, подтверждающие его полномочия).
Поэтому если постоянные реквизиты акта выполненных работ набраны и заполнены машинописным способом, а переменные реквизиты вписываются от руки, это не противоречит требованиям законодательства об оформлении первичных документов.

Источник: «Баланс» № 97, который выходит из печати 05.12.16 г.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Заявление

Заявление — это официальное обращение. Его подают руководителям компаний, ИП и в государственные учреждения — например, чтобы устроиться на работу, вернуть деньги за некачественные услуги или зарегистрировать бизнес.

К заявлению часто прикладывают дополнительные бумаги, такие как копия страниц паспорта или выписка об уплате госпошлины.

Кому подают заявление

Заявления подают работодателю, продавцу и в госорганы.

Работодателю. С помощью заявлений сотрудник и работодатель закрепляют решения по кадровым вопросам.

Все случаи, когда соискатель или сотрудник должен подать заявление работодателю, указаны в Трудовом кодексе РФ. Чаще всего оно нужно для таких целей:

• получить отпуск;
• уволиться по собственному желанию;
• возместить ущерб, который причинил работодатель;
• оформить трудовую книжку новому сотруднику, если он потерял или повредил старую.

Заявления помогают избежать разногласий между сотрудниками и работодателями, поэтому их нужно хранить. А еще этого требует закон: сроки хранения документов устанавливает Росархив.

Продавцу. Клиенты подают заявления, чтобы решить вопросы, связанные с купленными товарами, оплаченными работами или услугами. Обычно в заявлении требуют:

• заменить товар ненадлежащего качества;
• вернуть деньги за товар или услугу;
• обменять товар;
• уменьшить цену выполненной работы.

Полный список требований, которые потребитель может предъявить компании, есть в законе о защите прав потребителей.

В госорганы. С помощью заявлений предприниматели и компании сообщают о своих намерениях или просьбах в налоговую службу и другие ведомства. Например, при открытии ИП в налоговую подают заявление на регистрацию. А позже предприниматель может подать заявление о переходе на другую систему налогообложения, сообщить о смене деятельности или прекращении работы.

Подавать заявления можно тремя способами: лично в отделение ведомства, по почте или через портал госуслуг.

В шапке документа нужно обязательно указать название органа власти и код регионального подразделения, в которое вы подаете заявление. Например, «2308, Инспекция Федеральной налоговой службы № 1 по г. Краснодару».

Часто к заявлениям прикладывают дополнительные документы: справки, выписки, отчеты. Их можно оформить как приложение: сделать копии и пронумеровать листы.

Как оформить простое письменное заявление

Документы, которые используют для внутреннего обращения в компании, утверждает работодатель. Если утвержденных форм нет, можно пользоваться специальным гостом для оформления деловых документов.

Почти для всех заявлений в госорганы в законах установлены свои формы. Есть образца нет, можно составить документ самостоятельно. По закону в тексте любого заявления должны быть указаны:

• адресат;
• заявитель;
• заголовок;
• суть обращения;
• личная подпись и дата.

Адресат. Должность и полное имя адресата указывают в правом верхнем углу в дательном падеже.

Адресата и отправителя всегда указывают в правом верхнем углу документа

Если заявление адресовано организации, ее название нужно указать в именительном падеже — например, «Министерство просвещения РФ».

Если заявитель направляет заявление в подразделение или филиал, название компании пишут в именительном падеже, а филиал и ФИО руководителя — в дательном.

Если адресат — компания или госорган с филиалами, нужно указать, куда именно направляете заявление

По госту указывают не более четырех адресатов. Но если их больше, можно составить отдельный список адресатов и приложить его к заявлению. Другой вариант: перечислить в шапке документа должности адресатов без указания их имен.

Заявитель. Если заявитель — работник компании или физлицо, имя и должность нужно указать в родительном падеже.

Заявителя указывают под адресатом

Если заявление написано от лица компании, в шапке документа обязательно должны быть ее название, ОГРН и контактные данные — фактический адрес, адрес электронной почты и телефон. Обычно они указаны на корпоративном бланке, но можно прописать эти данные вручную.

Если под рукой нет корпоративного бланка, нужно указать данные компании в шапке заявления

Заголовок. В середине строки или по левому краю нужно написать слово «заявление». Можно указать его назначение — например, «Заявление об установлении неполного рабочего времени.

Суть обращения. Заявление пишут с конкретной целью, поэтому в основной части документа заявитель должен объяснить причину обращения и подкрепить ее аргументами.

Если заявитель ссылается на закон, постановление или внутренний приказ руководителя, он должен указать номер, дату и название документа.

Задача пишущего — кратко и убедительно донести просьбу, аргументировать ее ссылками на документы

Чтобы обосновать свою просьбу или сообщение, к заявлению можно приложить документы. Их нужно упомянуть в тексте.

Если приложений несколько, их можно оформить списком

Листы приложения нужно пронумеровать и указать в заявлении их количество.

Дата и подпись. Дату ставят в конце заявления, по левому или правому краю, а подпись и ее расшифровку располагают напротив даты.

Как оформить заявление в электронном виде

В госте указаны правила оформления электронных документов:

1. Нужно использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Оптимальный размер — 12—14.
2. Адресата или само слово «Заявление» можно выделить полужирным.
3. У документа есть минимальные поля: правое — 10 мм, левое, верхнее и нижнее — 20 мм.
4. Абзацный отступ должен быть 1,25 см, а межстрочный интервал — 1—1,5.
5. Основной текст нужно выравнивать по ширине листа.
6. Реквизиты не должны занимать больше трети листа А4. Допустимая длина строки для выравнивания по правому краю — 7,5 см, по центру — 12 см.

Электронная подпись выглядит как специальный код или как графическое изображение — штамп с подписью ответственного лица, названием и логотипом компании. Ее ставят так же, как и обычную: по правому или левому краю листа.