Как правильно считать отпуск в календарных днях или в рабочих днях

Правила отпуска: как вы должны отдыхать по закону

Отдыхать необходимо всем. Хотя учёные уверяют, что даже двух- и четырехдневные отпуска полезны для здоровья и снижают стресс, в нашей стране трудящимся гарантирован ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Это соответствует Конвенции Международной организации труда № 132 об оплачиваемых отпусках, Россия ратифицировала её в 2010 году.

У некоторых работников «каникулы» дольше: у педагогов, медиков, «вредников», сотрудников с ненормированным рабочим днём и т. д. Точная продолжительность дополнительного отпуска зависит от специальности.

В отпуск не включаются нерабочие праздничные дни. Например, если на отдых пришёлся праздник 8 Марта, этот день не оплатят, но отпуск будет длиннее на день. Обычные выходные включаются и оплачиваются.

График отпусков формируется заблаговременно, не позднее чем за две недели до 1 января. Документ составляется с учётом льготников и утверждается руководителем компании. Соблюдать график обязаны и сотрудники, и работодатель.

Право на отпуск в удобные даты есть у мужей, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам; почётных доноров; ветеранов боевых действий; многодетных родителей, у которых старшему ребёнку до 18 лет, а младшему — до 14 лет, а также у некоторых других категорий сотрудников.

За две недели до начала отпуска работодатель обязан письменно предупредить работника о том, что скоро ему на отдых. Заявление на отпуск по графику писать не обязательно.

Не позднее чем за три рабочих дня до отпуска компания обязана рассчитать и выдать отпускные. Даже если работодатель согласен отпустить сотрудника на море прямо со следующего дня, это недопустимо. Сорвётся срок выплаты отпускных, а это уже правонарушение.

Уходить в отпуск можно не только после года работы в компании. По закону право на отпуск у работника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя, но всегда можно договориться и уйти в отпуск раньше.

Отпуск может быть разделён на части (по соглашению между работником и работодателем). Есть условие: хотя бы одна часть отдыха не короче, чем 14 календарных дней. Остальные периоды могут быть любыми, но по согласованию с руководством.

Отдельные требования установлены для переноса отпусков. Причин для этого может быть много: болезнь работника во время начавшегося отдыха или исполнение государственных обязанностей, производственная необходимость и т. д.

У каждого основания переноса отдыха есть свои особенности. Например, если отпуск перенесён по инициативе работодателя из-за производственной необходимости, отгулять положенное работник должен в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. «Вредникам» и несовершеннолетним переносить отдых нельзя.

Запрещено не использовать оплачиваемый отпуск более чем два года подряд.

При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неотгулянный отпуск, она не сгорает.

Напомним, что бесплатную консультацию по общим вопросам трудового права можно получить на горячей линии Роструда +7 (800) 707 88 41 или на портале «Онлайнинспекция.рф». Хорошего отпуска!

�� Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫

Читайте также

Вакансии дня

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1430360 вакансий , 64753282 резюме , 2043950 компаний и за неделю 3997791 приглашение

Расчет отпускных в 2023 году: пошаговая инструкция

С 1 января 2023 года — проиндексированный МРОТ, который нужно учитывать при расчете отпускных выплат. Также с 2023 года кардинально поменялся порядок уплаты НДФЛ с оплат за отпуск. О порядке и нюансах расчета отпускных в 2023 году расскажем в статье.

Что вы узнаете

Общий порядок расчета отпускных в 2023 году

Если работаете в бухгалтерской программе, например СБИС, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим пошаговым алгоритмом расчета отпускных.

Расчет отпускных любой сложности в СБИС

Шаг 1. Определите расчетный период. В общем случае это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение № 922).

Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. В общем случае это заработная плата за указанный период (п. 2 Положения № 922).

Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок для оплаты отпуска. По какой формуле считать показатель, зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное число календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).

Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник был в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней приведен в п. 5 Положения № 922.

Если сотрудник отработал расчетный период целиком, исключаемых дней не было, применяется формула:

Если были исключаемые периоды, например, в расчетном периоде работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:

Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный. Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту величину, которая больше (п. 18 Положения № 922). Минималку вычисляйте так:

Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:

Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них. Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, п. 16 и 18 ПБУ 10/99). Страховые взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).

Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).

Пример расчета отпускных

Сотрудник (налоговый резидент РФ) уходит в отпуск с 05.06.2023 по 19.06.2023 включительно. Расчетный период: с 01.06.2022 по 31.05.2023. В расчетном периоде, а именно в декабре 2022, работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период, без учета больничных, — 600 000 руб.

Для расчета отпускных определим:

• количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2022 году — июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2023 году — январь, февраль, март, апрель, май;
• количество дней в не полностью отработанном декабре 2022 — 16,07 дня [29,3 / 31 x (31 — 14)];
• средний дневной заработок — 1 773,21 руб. [600 000 руб. / (11 мес. x 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального (16 242 руб. / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.

Отпуск составляет 14 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 15 дней. Дело в том, что праздничный день 12 июня по закону в число календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Дни отпуска сотрудника на календаре

Итого сумма отпускных равна 24 824,94 руб. (1 773,21 руб. x 14 дн.). На руки, за минусом НДФЛ (24 824,94 руб. x 13%), сотрудник получит 21 597,94 руб. (24 824,94 — 3 227).

Страховые взносы начисляем на сумму 24 824,94 руб. «сверху».

Как определить расчетный период для оплаты отпускных

Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени проработал сотрудник у работодателя. Рассмотрим возможные варианты.

Сотрудник проработал больше года. В таком случае расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения № 922).

Сотрудник недавно устроился и проработал к началу отпуска меньше года. Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск (п. 4 Положения № 922).

Если отпуск начинается авансом в месяце, когда сотрудника трудоустроили, расчетный период сформируют дни с даты трудоустройства до начала отпуска (п. 7 Положения № 922).

Какие дни нужно исключить из расчетного периода

Исключаются из расчетного периода:

• время, когда работник был в отпуске (оплачиваемом либо за свой счет);
• время командировок;
• время нахождения на больничных;
• время в декретном отпуске;
• простой в работе компании.

Полный список исключаемых дней приведен в пункте 5 Положения № 922. Суммы, начисленные за указанные периоды, не включаются в расчет отпускных.

Пример, как определить расчетный период, если в нем были исключаемые периоды

Сотрудник уходит в отпуск с 05.06.2023 по 19.06.2023 включительно. В расчетном периоде с 01.06.2022 по 31.05.2023 работник был на больничном 14 календарных дней в декабре 2022. Эти 14 дней не учитываются при расчете отпускных. В сумму выплат за расчетный период не войдет оплата по указанному больничному листу.

Что делать, если весь расчетный период состоит из исключаемых периодов

Бывает, весь расчетный период нужно исключить. Тогда нужно смотреть: работал сотрудник у работодателя до расчетного периода или нет. Если работал, для расчета отпускных берите 12 месяцев, которые предшествуют расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).

Если весь расчетный период исключили, а до него сотрудник не трудился у этого конкретного работодателя, в расчет пойдут дни того месяца, в котором сотрудник уходит на отдых. Дату начала отпуска не включайте в период, который принимаете в качестве расчетного (п. 7 Положения № 922).

Какие выплаты включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных

Для расчета среднего заработка берите выплаты, которые работник получил в рамках трудового договора (п. 2 Положения № 922). А именно:

• заработную плату по тарифу, окладу, сдельную, в неденежной форме;
• комиссионное вознаграждение или процент от прибыли фирмы;
• гонорары, авторское вознаграждение;
• премии, надбавки, доплаты.

Не включаются в расчет:

• больничные и декретные;
• отпускные;
• командировочные;
• материальная помощь;
• вознаграждения по гражданско‑правовым договорам (ГПД);
• оплата обучения, путевок, возмещение за обеды;
• прочие суммы, которые не являются частью оплаты труда. То есть перечень — открытый.

Какие лимиты нужно учитывать при расчете отпускных в 2023 году

Среднедневной заработок для расчета отпускных не должен быть ниже дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Условие — сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчетном периоде и выполнил свои трудовые обязанности (п. 18 Положения № 922)

На сегодняшний день минимальный порог среднего заработка в день — 554,33 руб. (16 242 руб. / 29,3). Если при подсчете отпускных фактический среднедневной заработок оказался меньше минимума, то бухгалтеру нужно считать отпускные по среднему дневному заработку из МРОТ.

При работе сотрудника в режиме неполного рабочего времени величину МРОТ определяйте пропорционально отработанному времени.

Средний заработок может оказаться ниже МРОТ, если после начала отпуска законодатели установили новый повышенный размер МРОТ. Тогда отпускные за дни после повышения показателя нужно доплатить до новой минималки.

Чтобы не занизить сумму отпускных, доверьте расчет программе. СБИС сам сравнивает фактический и минимальный заработок и, если нужно, делает расчет из МРОТ.

Автоматизировать расчет выплат работникам

Как с 2023 года по новым правилам платить НДФЛ с отпускных

С 2023 года НДФЛ, как и раньше, удерживается из отпускных в день выплаты.

В порядке уплаты НДФЛ с отпускных произошли изменения. С 2023 года НДФЛ нужно платить по итогам расчетного периода не позднее 28 числа. Расчетный период по общему правилу — это время с 23 числа прошлого месяца по 22 числа текущего месяца. До 2023 года НДФЛ с отпускных платили не позднее последнего дня месяца, в котором отпускные были выплачены.

Не позднее 25 числа каждого месяца нужно подать уведомление об исчисленных суммах налога, если НДФЛ платите в составе единого налогового платежа (ЕНП).

Отпускные в 6‑НДФЛ

В расчете 6‑НДФЛ нужно отразить только выплаченные отпускные. Просто начисленные, но еще не выплаченные, отражать не нужно (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 3 и 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отпускные при переходящем отпуске (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) отражайте в расчете 6‑НДФЛ так же, как и обычные отпускные — по факту выплаты денег работнику.

Как уплачивать страховые взносы по отпускным в 2023 году

Начисляйте страховые взносы на отпускные в том месяце, в котором начисляете саму оплату за отпуск (п. 1 ст. 421 и п.1 ст. 424 НК РФ). Период отпуска роли не играет. Используйте те же тарифы, по каким считаете заработную плату.

Уплачивайте взносы с отпускных по итогам месяца начисления:

• по единому тарифу в ФНС — по сроку 28 число;
• в Соцфонд на травматизм — по сроку 15 число.

Отпускные в отчетах по взносам

В РСВ отражайте отпускные в составе общей базы начислений в обычном порядке (в разделе 1 и приложениях к нему, а также в разделе 3).

В отчете о персонифицированных сведениях для ФНС отпускные включаются в строку 070.

В отчете ЕФС‑1 начисленные суммы оплаты ежегодного отпуска отражаются в разделе 2 в составе базы для исчисления страховых взносов на травматизм.

Как отражать отпускные в учете

Налоговый учет

ОСНО. У организаций сумма отпускных включается в состав расходов на оплату труда и признается затратами в целях налогообложения прибыли (п. 7 ст. 255 НК РФ).

У ИП на общем режиме налогообложения отпускные также признаются расходами и уменьшают НДФЛ с доходов предпринимателя. Причем сам предприниматель в отпуск официально уходить не может. Право на отпуск есть у работников предпринимателя. ИП на время фактического отдыха может только делегировать свои полномочия.

УСН. Отпускные учитываются на упрощенной системе налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» на дату их фактической выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

ЕСХН. Расходы на отпуск учитываются по кассовому методу, как и на УСН. То есть отпускные должны быть не просто начислены, но и выплачены (подп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Счет, на котором отражаются затраты на отпуск, выбирайте в зависимости от того, где работает сотрудник, который уходит в отпуск. Например, используйте:

• счет 20 — если работник занят на основном производстве;
• 08 — если сотрудник ведет установку (строительство) основных средств;
• 26 — если отпускник — руководитель фирмы.

Схема учета зависит от того, создает компания резерв по отпускам или нет.

В бухгалтерском учете резерв на отпуск обязаны создавать все компании, кроме тех, кто имеет право вести упрощенный учет. Бухгалтерская программа СБИС поможет сформировать резервы по отпускам. В налоговом учете резерв на отпуск могут создавать компании на ОСНО по желанию, если применяют метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Бухгалтерские проводки по отпускным выплатам без использования резерва по отпускам

Что фиксируем на счетах бухучета	Дебет	Кредит
Начисление отпускных	20 (08, 23, 25, 26, 44)	70
Удержание НДФЛ	70	68-01
Начисление страховых взносов в ФНС по единому тарифу	26	69 субсчет «Взносы по единому тарифу»
Начисление страховых взносов в Социальный фонд (СФР) на травматизм	26	69-11
Выплата отпускных	70	50, 51

Бухгалтерские проводки по отпускным выплатам за счет резерва на отпуск

Что фиксируем на счетах бухучета	Дебет	Кредит
Начисление резерва на отпуск	20 (08, 23, 25, 26, 44)	96
Начисление отпускных из резерва отпусков	96	70
Удержание НДФЛ	70	68-01
Начисление страховых взносов из резерва отпусков	96	69
Выплата отпускных	70	50, 51

Программа СБИС Бухгалтерия автоматически формирует все нужные проводки. Счета для отражения затрат настраиваете в программе один раз: оптом для всех (части) сотрудников или по отдельным сотрудникам. При необходимости можно оформить отпуск с другого затратного счета.

При повышении окладов и тарифных ставок СБИС проиндексирует средний заработок для расчета отпускных, как того требует действующий порядок (п. 16 Положения No 922).

Попробовать СБИС Бухгалтерию — 14 дней бесплатно

Входят ли в состав отпуска выходные и праздничные дни?

Выходные дни входят в состав отпуска. Праздничные дни не входят в отпуск, а продлевают отпуск, если он взят на определенное количество дней, без указания даты окончания отдыха.

Фрагмент календаря 2023

Другая ситуация с праздничными днями, когда отпуск оформлен на конкретные даты. В этом случае праздники не продлевают отпуск, а просто не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск (ст. 120 ТК РФ).

В какие месяцы невыгодно брать отпуск?

Ответ на этот вопрос зависит от того, в чем состоит выгода для конкретного сотрудника: хочет он больше отдохнуть или заработать.

Если сотрудник хочет подольше отдохнуть, то выгоднее брать отпуск в том месяце, где есть праздники. Например, в мае. За счет праздников отпуск автоматически будет продлен.

Если сотруднику нужно больше денег, то выгоднее использовать отпуск в те месяцы, где больше рабочих дней. Например, в 2023 году в августе и октябре. Причина: в том месяце, где много праздников и меньше рабочих дней (как в январе или мае), трудовой день стоит дороже. И с точки зрения дохода в таком месяце лучше работать, чем отдыхать.

Какой отпуск полагается работнику, который трудится неполное рабочее время?

Если работник трудится неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то отдыхает он в общем порядке 28 календарных дней в году (ч. 4 ст. 93 ТК РФ).

Когда можно получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?

В стандартном случае, когда отпуск 28 дней, денежная компенсация вместо отпуска возможна только при увольнении работника, когда у него остаются неиспользованные дни отпуска.

Ежегодный отпуск может превышать стандартные 28 календарных дней в год — такой удлиненный основной отпуск предоставляется по закону некоторым категориям работников. В таком случае дополнительные дни отдыха можно заменить денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Работников, которым запрещено заменять отпуск на компенсацию, перечислили в таблице. Компенсацию за отпуск все эти работники могут получить только в одном случае — при увольнении (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Категория персонала	Какой отпуск запрещено заменять компенсацией
Беременные женщины	Основной и дополнительный
Сотрудники в возрасте до 18 лет	Основной и дополнительный
Занятые на работах с вредными или опасными условиями труда	Дополнительный, за работу в соответствующих условиях

Как считать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?

Расчет среднего заработка для компенсации за неиспользованные отпуска идентичен расчету основного ежегодного отпуска. Однако в расчетный период входит последний месяц работы сотрудника, если человек увольняется в последний день месяца (ст. 139 ТК РФ, письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184‑6‑1).

Выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении нужно в последний рабочий день (ст. 127 ТК РФ).

Как рассчитать отпускные в 2023 году и что делать, чтобы увеличить сумму

Отпускные — это выплата, представляющая из себя средний дневной заработок, умноженный на количество дней отдыха сотрудника. При этом нерабочие и праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются.

Каждому человеку положен ежегодный оплачиваемый отпуск, и работодатель обязан выплатить отпускные минимум за три дня до его начала, если заявление подано за семь рабочих дней, либо в течение первых трех дней отпуска. Отпускные рассчитывает бухгалтерия, однако знать, по какому принципу происходит расчет, стоит всем.

Отпускные не равны зарплате. При расчете первых берутся все совокупные рабочие доходы — оклад, премии, надбавки, выплаты за особые условия труда. Единственное, в расчет не берутся выплаты по больничному листу и отпускные за предыдущий период. Поэтому сумма за один день отпуска может быть как больше, так и меньше, чем среднедневной заработок только от зарплаты.

Когда сотрудник может взять отпуск

Любому сотруднику за полный отработанный год положено 28 дней оплачиваемого отпуска. Человек может разбивать их на части или брать подряд, но одна из частей обязательно должна длиться 14 дней.

Для сотрудников, работающих на предприятии больше года, отпуск возможен в любое удобное для них время. Только что устроившиеся могут взять отпуск только через полгода работы на новом месте. Если работник не ходит в отпуск более двух лет, то это нарушает ТК РФ.

Если с вами заключен срочный договор на сезонные работы, то отпуск вам все равно положен — порядка двух дней за каждый отработанный месяц.

Однако этот срок увеличивается двумя способами — дополнительные дни или удлиненный основной отпуск. Это два разных отпуска.

Удлиненный отпуск остается основным, и на него распространяются те же правила. Просто в течение года человек «зарабатывает» дней больше, чем по два в месяц. Вот кому положено больше 28 дней основного отпуска:

• людям с инвалидностью — они должны отдыхать в год не менее 30 дней;
• военнослужащим и росгвардейцам: 30–45 дней в зависимости от выслуги лет;
• педагогам: 42–56 дней в году;
• научным сотрудникам, которые работают в научных госучреждениях: 48 дней в году отдыхают доктора наук, 36 дней — кандидаты;
• судьям, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета: 30 дней;
• спасателям: 30–45 дней;
• несовершеннолетним работникам: 31 день.

При этом суммировать дни отдыха по разным основаниям нельзя. Например, работающий в НИИ доктор наук с инвалидностью выбирает только один отпуск — 30 дней по инвалидности или 48 дней как доктор наук.

Дополнительный же отпуск прибавляется к основному. Он полагается отдельным категориям работников:

• занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
• подписавшим трудовой договор с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• имеющим особый характер работы, например военнослужащим или сотрудникам МВД.

Какие выплаты включают в расчет, а какие не учитывают при расчете отпускных

Не все выплаты от работодателя включаются в зарплату, поэтому некоторые не учитываться при расчете среднесуточного заработка.

Что учитывается при расчете отпускных:

• зарплата по окладу;
• зарплата по тарифу;
• сдельная зарплата
• комиссионные вознаграждения;
• выплаты процента от прибыли компании;
• зарплата, выданная в неденежной форме;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
• гонорар или авторское вознаграждение;
• премии.

Что не учитывается:

• командировочные;
• декретные пособия;
• больничные;
• ранее выданные отпускные;
• материальная помощь;
• возмещение за питание и прочее;
• оплата путевок или обучения.

Как рассчитать количество дней отпуска

За 12 месяцев работы сотрудники на общих основаниях получают 28 дней отпуска. Значит, за полный месяц набирается по 2,33 дня. Сотруднику, отработавшему не весь календарный месяц, в отпускной стаж будет включаться:

• полный месяц, если сотрудник работал половину дней или более;
• этот месяц вообще не учтется в расчетах, если сотрудник отработал менее половины месяца.

Если сотрудник трудится неполный рабочий день, это не влияет на его отпускной стаж. Он имеет право на полноценный отпуск длительностью не менее 28 календарных дней.

Пример расчета. Вадим отработал в компании семь месяцев — с января по июль. 7 июля он решил взять отпуск на все дни, которые накопил. В его случае это:

2,33 × 6 = 13,98 дня. Отпуск не округляется, поэтому Вадим сможет пойти в отпуск на 13.

Июль не включается в расчет, так как это меньше половины месяца. Если Вадим возьмет отпуск после 15 июля, то дней будет на 2,33 дня больше, то есть 16,31 дня (16 полных суток).

Порядок расчета отпускных в 2023 году

За расчетный период при вычислении среднего заработка берется год, предшествующий тому месяцу, в котором человек планирует взять отпуск. То есть если сотрудник с нормированным графиком работы берет отпуск в августе 2023 года, то расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.

В коллективном договоре и других трудовых договорах может быть предусмотрен другой период расчета, если он не ухудшает положение сотрудника.

Пример расчета. Жанна планирует в отпуск на семь дней в августе 2023 года. Ее оклад не менялся за последние 12 месяцев и составляет 50 тыс. рублей. Дважды она получала премию в размере оклада, то есть 100 тыс. рублей. Соответственно, среднедневной заработок составит:

(Оклад × 12 месяцев + Сумма премии) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 12 месяцев + 100 тыс. рублей) / 351,6 рабочего дня = 1 990,89 рубля.

Это среднесуточный (среднедневной) заработок Жанны. Следовательно, за семь дней отпуска она получит:

1 990,89 рубля × 7 дней = 13 936,23 рубля.

Пример расчета с периодом нетрудоспособности. Коллега Жанны — Оксана зарабатывает столько же и тоже получила премию в 100 тыс. рублей. Однако в октябре 2022 года она была на больничном восемь дней, за который она получила компенсанцию в 5,2 тыс. рублей. Получается, что полностью Оксана отработала только 11 месяцев, или 322,3 календарного дня.

Считаем количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в октябре: (31 — 8)/31 × 29,3 = 21,73.

Значит, общее количество отработанных дней Оксаны составит: 322,3 + 21,73 = 344,03 дня.

Соответственно, среднедневной заработок Оксаны составит:

(Оклад × 11 месяцев + Сумма премии — больничные) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 11 месяцев + 100 тыс. рублей — 5,2 тыс. рублей) / 344,03 = 1 874,25 рубля.

А отпускные за семь дней составят:

1 874,25 рубля × 7 дней = 13 119,75 рубля.

Расчет отпуска для сотрудников с гибким рабочим графиком

Если человек работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то меняется и формула расчета. Например, сотрудник проработал не все месяцы полностью. В этом случае сначала нужно определить, в скольких месяцах человек работал все дни и это количество месяцев умножить на 29,3. Затем нужно по отдельности рассчитать количество рабочих дней в месяцах, отработанных не целиком по такой формуле:

30, 31 или 28 дней в зависимости от месяца — 20 нерабочих дней х 29,3 / 30.

Этот расчет нужно произвести по всем не полностью отработанным месяцам. Далее результаты суммируются и зарплата за отчетный период делится на это число. Так мы получаем среднесуточную зарплату, которая умножается на количество дней отпуска.

Обратите внимание, что в продолжительность отпуска сотрудника с гибким графиком входят выходные дни, попадающие в этот период. А вот нерабочие праздничные дни не засчитываются в отпускной период.

Особенности расчета отпускных при увольнении

При увольнении работника по собственному желанию или по инициативе работодателя компания обязана выплатить все отпускные за накопленные дни отпуска. Никакие заявления для этого не потребуются. Это происходит автоматически.

Формула расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска в этом случае простая: средний заработок умножается на количество оставшихся отпускных дней. Среднесуточный доход при этом вычисляется по стандартной формуле, как и при расчете отпускных.

Обратите внимание: работнику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год.

Что делать, чтобы отпускные были больше

Выгоднее всего брать отпуск в том месяце, в котором больше рабочих дней, ведь чем меньше дней в месяце, тем они дороже. А вот месяцы с официальными праздниками лучше не захватывать — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Поэтому, если, например, взять отпуск в январе, можно потерять от 10% до 20% дохода.

В конце декабря можете получить хорошие отпускные и достаточно долго отдохнуть. В этом случае впереди будут новогодние каникулы, уже не входящие в отпуск, а зарплату за январь вам при этом начислят в полном объеме.

Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.

Как получить отпускные: процедуры и сроки

Работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные минимум за три календарных дня до отпуска. Если этот день выходной или праздник, то деньги переведут в предшествующий ему рабочий день.

Отпускные приходят на зарплатную карту. Выгоднее тратить эти деньги с карты, по которой вы получите повышенный кэшбэк.

Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить

Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам основной оплачиваемый отпуск — минимум 28 дней за рабочий год, его можно взять частями или использовать за раз целиком. В это время сотрудник не работает, но за ним компания или ИП сохраняет рабочее место и средний заработок.

Если работодатель не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания или ИП получит штраф.

В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных.

Кто получает отпуск

По ТК РФ отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они трудятся — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А вот для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу.

Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2022 года, его первый рабочий год — с 10 октября 2022 года по 9 октября 2023 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2023 года.

Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счет. Так, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.

В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.

В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:

• женщина идет в отпуск до декрета или после него;
• мужчина берет отпуск во время декрета жены;
• внешний совместитель берет отпуск одновременно с отпуском на основной работе;
• родитель ребенка-инвалида идет в отпуск;
• сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев;
• сотрудника отозвали из ежегодного отпуска;
• родитель трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет, подает заявление на отпуск.

Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Сколько длится отпуск и как его предоставлять

У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день. Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить их на части. Главное, чтобы одна из частей была минимум 14 дней.

Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу. По сути, это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против. Но предоставлять отпуск только на выходные нельзя.

Как оформить отпуск

Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.

Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если работодатель будет предоставлять отпуска строго по трудовому кодексу. Но если он хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:

1. Виды отпусков и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
2. Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается. Например, можно указать, что стаж не важен для отпуска за свой счет и для дополнительного отпуска.
3. Какие документы оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
4. Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.
5. Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если работодатель решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания или ИП платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.

Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все работодатели, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Проверить наличие статуса можно в реестре ФНС.

Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Это удобно, когда работников 1—3, но если больше, проще составить один график.

График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал идти в отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести с согласия сотрудника.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, крупная или средняя компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, малое предприятие или ИП — от 1000 до 5000 ₽, руководитель — от 1000 до 5000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.

График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.

В документе видно, кто и когда уходит в отпуск, это поможет вовремя выплатить отпускные и найти замену отсутствующему сотруднику

Утвердить график отпусков на следующий год нужно минимум за две недели до конца текущего года, например на 2023 год — до 17 декабря 2022 года. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.

Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.

С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.

Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.

Сотрудник не согласовал с работодателем перенос отпуска, и его уволили

Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.

Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным. Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавали вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным.

Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:

Работодатель обязан уведомить сотрудника об отпуске по графику за две недели до его начала. Этот срок считают в календарных днях

Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.

Если отпуск по графику, иногда работодатели отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.

Сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании в произвольной форме

Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.

Приказ на отпуск подписывают все сотрудники, даже дистанционные

На основании приказа составляют записку — расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.

Записка-расчет состоит из двух сторон: на лицевой стороне вносят записи об отпуске, на обратной — данные для расчета отпускных.

Как рассчитать отпускные

Отпускные рассчитывают по формуле:

Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. Вот два шага:

1. Посчитать доход сотрудника.
2. Рассчитать количество отработанных дней.

Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.

В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки.

Премию по итогам года учитывают, если она начислена за год, предшествующий отпуску. Когда она начислена — в расчетном периоде или после, — не важно.

Например, менеджер уходит в отпуск с 01.03.2023. Расчетный период — с 01.03.2022 по 28.02.2023. За этот период ему начислили две годовые премии:

за 2021 год — в мае 2022 года;

за 2022 год — в феврале 2023 года.

При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2022 год. Годовая премия за 2021 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.

Квартальную ежемесячную и полугодовую премии, начисленные в расчетном периоде, включают в расчет только по одной за каждый показатель премирования. Например, за один месяц можно учесть одну премию за количество продаж и одну за объем выручки в том же месяце.

Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.

Премии к праздникам — не включают.

Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.

Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.

Рассчитать, сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы рабочего года или нет. Например, в какие-то дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А вот выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, и, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.

Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так:

Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период
— это среднемесячное число календарных дней.

У сотрудника отпуск с 17 апреля 2023 года. Расчетный период с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года отработан полностью. Доход за это время —

Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3

Если сотрудник не работал какие-то дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах).

Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2023 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.

Расчетный период — год до месяца отпуска: с 1 июля 2022 года по 30 июня 2023 года. В это время сотрудник был:

— в отпуске в августе 2022 года — 7 календарных дней;

— в командировке в декабре 2022 года — 9 дней;

— на больничном в феврале 2023 года — 7 календарных дней.

Полностью отработанные месяцы расчетного периода:

— в 2022 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь, итого 4;

— в 2023 году: январь, март, апрель, май, июнь, всего 5.

Общее число полностью отработанных месяцев — 9.

Не полностью отработанные месяцы расчетного периода:

— в 2022 году: август, декабрь;

— в 2023 году: февраль.

Количество дней в не полностью отработанных месяцах:

— в августе 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;

— в декабре 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;

— в феврале 2023 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.

Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.

Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.

Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2023 году это 16 242 ₽.

Как выплатить отпускные

Это нужно сделать минимум за три календарных дня до начала отпуска.

Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.

Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой.

В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные.

Главное, не нарушить общий срок выплаты — минимум за 3 календарных дня до начала отпуска.

Какие налоги и взносы при выплате отпускных

Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит с них НДФЛ и взносы. Все тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.

НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога.

Перечислить НДФЛ на единый налоговый счет — ЕНС — нужно не позднее:

• 28 января — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных
• 28-го числа текущего месяца — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
• последнего рабочего дня календарного года — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных с 23 по 31 декабря.

Если крайний срок уплаты выпадает на выходной — НДФЛ с отпускных нужно перечислить в ближайший за ним рабочий день.

Сотрудник получил отпускные 15 октября 2023 года, НДФЛ, удержанный при их выплате, нужно перечислить в бюджет до 30 октября, потому что — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.

Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами в месяце начисления. Перечислить взносы в бюджет на ЕНС нужно до 28-го числа следующего месяца. Дата выплаты отпускных на это не влияет.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы на ЕНС нужно до 28 ноября.

Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от наличия резерва на их выплату. Вот два способа:

1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.

Отчетный период компании по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.

Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, ему начислены отпускные — 30 000 ₽.

В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:

• в первом квартале: 30 000 ₽ / 14 дней × 6 дней = 12 857,14 ₽;
• в полугодии: 30 000 ₽ / 14 дней × 8 дней = 17 142,86 ₽.

2. Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.

Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.

Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НДФЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату перечисления в бюджет.

Когда отпуск можно продлить или перенести

Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:

1. Сотрудник заболел во время отпуска и оформил больничный.
2. Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, например его призвали на военные сборы или он был в суде присяжным заседателем.
3. Во время отпуска были праздничные дни. Например, отпуск у сотрудника был с 1 по 14 июня. 12 июня — праздник, значит, отпуск продлят на один день, сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 июня. Однако отпускные за такой дополнительный день не положены.

По умолчанию нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Но работодатель может прописать это в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.

Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например, с больничным.

Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.

Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.

Сотрудник пишет заявление на продление отпуска в произвольной форме и указывает документ, который подтверждает причину продления

Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.

Когда можно отозвать из отпуска

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.

Нельзя просить прервать отпуск:

• сотрудников до 18 лет;
• беременных женщин;
• сотрудников, которые работают во вредных условиях.

Это нарушение закона, можно получить штраф.

Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется предоставить дни, которые он не догулял. Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.

Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем такой порядок.

Шаг 1. Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме:

В докладной записке указывают причину отзыва работника из отпуска и желаемую дату его выхода на работу

Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по e-mail или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно. Вот пример уведомления сотрудника:

Уведомление об отзыве из отпуска пишут в произвольной форме. Подписывает его руководитель компании

Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме. В приказе указывают:

• причину отзыва работника;
• дату выхода на работу;
• время, когда будут предоставлены неиспользованные дни отпуска.

Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так:

Подписывает приказ об отзыве из отпуска руководитель компании

Шаг 3. Внести изменения в график отпусков. В графе 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.

В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска.

Шаг 4. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».

Шаг 5. Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные, исходя из уменьшенного количества дней отпуска.

Излишне выплаченные отпускные нужно зачесть в счет ближайшей зарплаты работника.

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:

• сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. Тогда работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;
• сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:

• беременным;
• работникам до 18 лет;
• сотрудникам, которые работают во вредных условиях.

Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2023 год.

Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2022 год и 32 дня за 2023 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.

Право на отпуск при увольнении работника

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска. Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель.

Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.

Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку, если она ведется, нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.

Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.

Если сотрудник передумал увольняться, то может отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска. За исключением случая, когда на его место уже приглашен переводом другой сотрудник

Штрафы за нарушения по отпускам

Работодатель может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания или ИП не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск. Исключение — если компания ликвидируется или ИП прекращает регистрацию.