2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации
82 АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации
83 ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью
84 НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности
85 ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи
86 АРХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода
87 АРХИВНАЯ КОЛЛЕКЦИЯ: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам
88 КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством
89 ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив
90 ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица
91 ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЬ: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд
92 ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям
93 ЦЕННОСТЬ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение
94 ЗАПРЕТНАЯ ДАТА ДОКУМЕНТА: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат
95 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
96 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения
97 ВЫБОРОЧНЫЙ ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных
98 ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарта», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
3.1. Общие понятия
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61. гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64. место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
65. резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. текст документа: Основная содержательная часть документа.
67. адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2. Организация работы с документами
73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3. Архивное дело
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
106. государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
149. информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
162. система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Алфавитный указатель терминов
автор документа
адресат
альбом унифицированных форм документов
архив
архивная выписка
архивная коллекция
архивная копия
архивная справка
архивное дело
архивный документ
архивный каталог
архивный путеводитель
архивный справочник
архивный указатель
архивный фонд
Архивный фонд Российской Федерации
архивный фонд личного происхождения
архивный шифр
архивохранилище
аудиовизуальный документ
аутентичность (электронного документа)
бланк документа
вид документа
видеодокумент
виза
включение документа в СЭД
владелец архивных документов
внутренняя опись
временное хранение документов
выборочный прием документов
выделение документов к уничтожению
выписка из документа
государственный архив
государственный регистрационный номер документа
графический документ
гриф ограничения доступа к документу
гриф согласования
гриф утверждения
дата документа
дело
делопроизводство
депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
документ
документ Архивного фонда Российской Федерации
документ временного срока хранения
документ постоянного срока хранения
документальная выставка
документальный фонд
документационное обеспечение (управления), ДОУ
документированная информация
документирование
документооборот
документопоток
достоверность (электронного документа)
доступ к документу
дубликат документа
заверенная копия документа
заголовок дела
единица учета архивных документов
единица хранения архивных документов
изобразительный документ
индекс дела
индивидуальный срок исполнения документа
информационная деятельность архива
использование архивных документов
историческая справка к архивному фонду
источник комплектования (архива)
каталогизация архивных документов
кинодокумент
комплектование архива
конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
контроль исполнения документов
консервация архивного документа
копия документа
критерии экспертизы ценности документов
лист-заверитель дела
лист согласования (визирования) документа
лист фонда
место составления (издания) документа
метаданные
миграция (электронных документов)
муниципальный архив
научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
номенклатура дел
носитель (документированной) информации
обзор архивного фонда
обеспечение сохранности документов
обеспечение физико-химической сохранности документов
объединенный архивный фонд
объем документооборота
ограничение доступа к архивным документам
оперативное хранение документов
описание архивных документов
описательная статья архивного справочника
опись дел, документов
опись дел структурного подразделения
организация пользования архивными документами
особо ценный документ
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
отметка о заверении копии
отметка о наличии приложения
отметка о поступлении документа
официальное опубликование документа
официальный документ
оформление дела
оформление документа
первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
перечень документов со сроками хранения
печать
письменный документ
плотность документопотока
подлинник документа
подлинный документ
подписание (документа)
подпись
пользование архивными документами
пользователь архивными документами
постоянное хранение документов
предварительное рассмотрение документов
пригодность для использования (электронного документа)
признаки заведения дела
проверка наличия и состояния архивных документов
профиль архива
публикация архивных документов
регистрационно-учетная форма
регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа
регистрация документа
режим хранения архивных документов
резолюция
реквизит документа
реставрация архивного документа
система документации
система научно-справочного аппарата к документам архива
служба делопроизводства
собственник архивных документов
согласование документа; визирование
список фондов
средства документирования
срок хранения документов
старение документа
страховая копия архивного документа
страховой фонд архивных документов
табель унифицированных форм документов
текст документа
текстовой документ
тематический обзор архивных документов
типовой срок исполнения документа
топографический указатель
уникальный документ
унифицированная форма документа
уничтожение документов
упорядочение архивных документов
управление документами
утверждение документа
учет архивных документов
учетные документы (архива)
фонд пользования (архива)
фондирование документов
фондообразователь
фонодокумент
фотодокумент
формирование дела
формуляр документа
хранение документов
целостность (электронного документа)
централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
экспертиза ценности документов
электронная копия документа
электронная подпись
электронное дело
электронный документ
электронный документооборот
юридическая значимость документа
юридическая сила документа
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Раздел 18. Простые и сложные комплексы документов
Документы, которые создаются в результате деятельности учреждений, организаций, предприятий для удобства работы с ними, хранения и поиска подлежат систематизации и упорядочению в соответствии с нормативно-методическими требованиями и разработанными классификаторами. В этих целях исполненные и завершенные делопроизводством документы объединяется в первичные комплексы документов.Основным видом первичных комплексов документов на бумажном носителе является: дело.
Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело может иметь несколько томов, или состоять из одного документа.
В архивном деле первичные комплексы документов обозначаются термином «единица хранения».
Документы учреждения, организации, предприятия представляют собой систематизированный комплекс, сформированный с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении и архивоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В документальный фонд входит всю документированная информация, образующаяся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д.
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь.
2. Понятия «архивный документ» и «архив»
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТР51141-98).
Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.
Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
В зависимости от их функций и подчиненности архивы можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.
Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.
2. Архивный фонд Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.
Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.
В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел.
Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.
Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов.
Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:
в пределах АФ РФ в целом;
в пределах архива;
в пределах архивного фонда.
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.
3. Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации.
Классификация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется по следующим признакам:
1) по формам собственности:
архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;
архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;
архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;
2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:
архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;
3) по срокам хранения:
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.
Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:
государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;
государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;
юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения:
постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.
Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.
Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды.
Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.
Хранение в собственности государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.
Депозитарное хранение документов — временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.
Отраслевые фонды представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.
4. Организация документов и дел в пределах архивов
Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.
При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:
принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);
логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).
Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.
Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.
Документальный фонд лица называют личным архивом.
В соответствии с ГОСТ Р51141 — 98
архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.
Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).
Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения).
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).
Документальные фонды предприятий, учреждений, организаций
Документные ресурсы того или иного предприятия, учреждения, организации, фирмы представляют собой корпоративную систему (комплекс) документации— систематизированную совокупность документов, соответствующую их профилю и решаемым задачам с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В делопроизводстве и архивном деле определение документального фонда стандартизовано: «Совокупность документов, образующихся в
1 Антопольский А. Б. Информационные ресурсы России // Научные и технические библиотеки. 2000. № 1. С. 44—45.
Документоведение
деятельности юридического или физического лица» 1 . При этом само юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется «фондооб-разователь».
В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в деятельности учреждения, организации, предприятия, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и т. д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приёме на работу.
Документальный фонд содержит, как правило, оперативную информацию. Однако следует иметь в виду, что оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственно оперативного бытования документов, на протяжении которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия. Затем значительная часть документов переходит во вторую фазу, попадая на хранение в архив учреждения. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования проходят, к примеру, правовые документы — законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т. д.
Для архивной фазы оперативного бытования характерна большая, по сравнению с доархивной фазой, степень упорядоченности документов. Во-первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во-вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделён 2 .
В архивах учреждений, организаций, предприятий находятся значительные объёмы документированной информации. К
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М: Госстандарт России, 1998.
2 Козлов В. П. Документ в состоянии покоя: архивный, источниковедческий, археографический аспект // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С. 98.
Комплексы документов. Документные ресурсы
примеру, в Томской области в каждом из ведомственных архивов содержится в среднем около 1000 ед. хр.
Многочисленные документы, которые создаются в результате деятельности организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы — первичные комплексы документов.
Основными видами первичных комплексов документов на бумажном носителе являются:
— дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку. Дело может состоять и из одного документа;
— досье (фр. <1о881ег— дело, бумаги)— также совокупность документов, относящихся к какому-либо вопросу;
— сборник — первичный комплекс документов нескольких видов, авторов, дат, объединённых одной темой;
— переписка — группа документов, содержащих корреспонденцию.
В архивном деле первичные комплексы обозначаются термином «единица хранения архивных документов» (ед. хр.).
Основу информационных ресурсов предприятий, учреждений и организаций, наряду с традиционными справочно-информационными фондами, всё в большем объёме составляют электронные массивы информации. Уже к концу 1990-х гг. такого рода массивы имели 60 % предприятий гражданских отраслей промышленности, 70% предприятий оборонного комплекса и 47 % предприятий агропромышленного комплекса 1 .
Электронные информационные ресурсы, создаваемые различными предприятиями, учреждениями и организациями, непосредственно связанные с осуществлением их основной деятельности и Управления, называют встроенными информационными ресурса- м и. Они представлены банками и базами данных, информационными файлами различных автоматизированных систем (напри- Ме Р, автоматизированные обучающие системы в учреждениях с феры образования) и т. д. Встроенные информационные ресурсы
Антопольский А. Б. Информационные ресурсы России. С. 47.
енгповедены
используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие нз них могут служить источником информации ддл других организаций, учреждений, предприятий.
Электронные базы данных представляют собой совокупность взаимосвязанных и структурированных данных на машиночитаемых носителях, обработка, поиск и хранение кото-пых осуществляется с помощью ЭВМ.
Щирокое распространение баз данных обусловлено целым рядом их достоинств. Во-первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во-вторых, ртома-тизйрованной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В-третьих, бззУ данных можно регулярно пополнять, обновлять. В-че1^ртых, база данных даёт возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым сло»ам> что существенно экономит силы и время потребителя.
Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках.
Будучи владельцами баз данных, учреждения, организации, предприятия, фирмы определяют правила или условия доступа к инФ°Р маЦИИ пользователей, сроки обновления информации, длщельность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечен»* — систем управления базами данных (СУБД). Руководств) электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом.
доы данных классифицируют по нескольким основаниям. По характеру обрабатываемой информации различают:
^ документографические (или документальные) базы данных- — представляют собой агрегированные материалы пер-вич*ых документов. Делятся, в свою очередь, на полнотекстовые, библиографические и реферативные;
_- фактографические — в качестве основного структурного эЛЙ|ента содержат факт, как некоторый элемент содержательной информации.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: