Два адресата — как оформить?
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.15. …Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
…Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам?
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Вопрос
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Ответ
Обратимся к нормативным актам. Требования к оформлению реквизита «Адресат» зафиксированы в п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и, вслед за стандартом, учтены в Примерной инструкции по делопроизводству[2] и Приложении 3 «Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству[3].
ГОСТ Р 7.0.97-2016 ограничивает количество адресатов в одноименном реквизите: их должно быть не более четырех. Если адресатов больше, то к такому деловому письму необходимо оформить список рассылки. Примерная инструкция по делопроизводству дополняет эту норму важной информацией: упоминать нескольких адресатов в реквизите «Адресат» можно как раз только в описанной в вопросе ситуации, то есть если письмо направляется в работу в первый адрес, а всем остальным – для сведения (см. п. 2.40 Примерной инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами по действующей норме не ставится. Хотя в практике мы встречаем его довольно часто – большинству офисных работников именно «Копия» перед адресатом позволяет понять, что письмо направляется тому для сведения.
Вступительное обращение входит в структуру реквизита «Текст документа», требования к которому также установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако стандарт говорит лишь о том, что в деловом письме может быть использовано обращение, а также приводит примеры обращений, но без привязки к конкретной деловой ситуации.
Именно от деловой ситуации и коммуникативной задачи нужно отталкиваться при выборе формы вступительного обращения в деловом письме. Так, если письмо направляют «в работу» только первому адресату, есть все основания полагать, что обращаться следует именно к нему. Кроме того, с учетом, скажем так, непростых требований к реквизиту «Адресат» обращение послужит для получателя дополнительным маркером, выделяющим основного адресата письма.
Представьте, что, наоборот, вам доставили входящее письмо. В реквизите «Адресат» указаны две организации, а в обращении использовано «Уважаемые господа!». Вполне вероятно, что отправитель рассчитывает получить ответ об обоих. Будем честны, при оформлении реквизита «Адресат» требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 строго выполняют не всегда. Иногда, чтобы понять, кому адресовано письмо, нужно оценивать и содержание документа в целом. Но мы при составлении документов все же будем отталкиваться от нормы.
Приведем два возможных варианта оформления письма в контексте вопроса (Примеры 1, 2).
Как видите, в зависимости от ситуации вариантов оформления реквизита «Адресат» может быть много, для более подробного разбора нужны дополнительные сведения о документе.
Также следует учитывать ситуацию делового общения и субъективное (личное) восприятие. Деловое письмо – не конструктор, а живой инструмент, подписант и адресаты – конкретные люди со своими взаимоотношениями и взглядами. Представьте, что первым адресатом письма является наш партнер (например, компания-подрядчик), а проинформировать о переписке мы хотим руководителя руководящей нами организации (см. Пример 1). Письмо оформлено правильно с точки зрения требований нормативных актов, но руководитель (подписант) может задать вопрос: почему, при наличии двух адресатов в реквизите «Адресат», мы обращаемся только к одному, тем самым проявляя неуважение ко второму, значимому для нас должностному лицу? И это еще одна причина, по которой вспоминают о слове «Копия» – кажется, что оно позволяет избежать «некрасивой» ситуации, при которой мы вроде адресуем письмо должностному лицу, но не обращаемся к нему. А иногда, чтобы и оформить правильно, и ситуацию смягчить, ищут альтернативные варианты документирования. Например, направляют письмо одному адресату, а для второго составляют второе письмо, к которому прилагают первое. Возможно, аналогичная ситуация вызвала предположение автора вопроса, что обращение стоит исключить. Нет, не стоит.
Наша позиция такова. Оформлять документы нужно в соответствии с требованиями локальной инструкции по делопроизводству. Желательно (а для некоторых организаций – необходимо), чтобы локальная инструкция соответствовала нормативным актам и инструкции по делопроизводству вышестоящей организации (при наличии).
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).
Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства
как написать письмо в два адреса образец
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
Деловое письмо: особенности оформления
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3
Деловое письмо: особенности оформления
Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.
Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д. переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.
Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.
Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.
Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.
Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.
Реквизит «Справочные данные об организации» включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:
— название улицы, номер дома, номер квартиры
— название населенного пункта (города, поселка и т.п.)
— название области, края, автономного округа (области), республики
— страна (для международных почтовых отправлений)
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.
Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005 при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).
В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например 05 декабря 2005 г./года.
Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.
В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.
Реквизит «Адресат» обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).
При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:
Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:
Начальнику отдела продаж
При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:
Президенту АКБ «Инвесткредит»
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:
При отправке письма в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:
Директору ОАО «Янтарь»
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Бойцовая ул. д. 5, кв. 3,
г. Химки, Московская обл.,
— Об организации научной конференции
— О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005
— О предоставлении кредита
— Об аренде помещений.
Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.
Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.
Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:
— гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.
Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.
Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.
Если в тексте письма упоминается название приложения (например, «Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. «), то отметка о нем оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:
Проект Договора о поставках
N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.
Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:
1. Инструкция по делопроизводству
2. Проект Договора о поставках
N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.
В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:
Приложение: в 1 экз.
Реквизит «Подпись» располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.
Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:
Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:
Директор ООО «Агат» Н.И. Попов
Вице-президент Л.П. Соколов
При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Председатель правления
________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин
Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:
Директор К.Т. Морозов
Главный бухгалтер Г.И. Федотова
Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.
В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).
Михайлов Иван Сергеевич
По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.
Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.
За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.
Первое письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.
Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.
В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.
Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.
— заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.
Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление «свободного пространства» на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой) это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект «приведения в порядок» страницы.
В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.
Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих «пустяках».
Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.
Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.
Института туризма и гостеприимства
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.15. …Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
…Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Тема: Отправка письма нескольким адресатам
Отправка письма нескольким адресатам
Как отправить одно письмо с одинаковым прикреплённым файлом и одинаковым текстом сразу нескольким адресатам? И желательно чтобы они не знали, что письма отправленны ещё кому либо, т.е. не отображались остальные адреса.
Пожалуйста, подскажите как это сделать. А то каждый раз создавать новое письмо раз 20 не прикольно.
Надеюсь на ответ! Спасибо!
Письмо двум адресатам образец:загруженно 949 раз
Письмо двум адресатам образец
ОС: Windows XP, Vista, 7, 95
Категория:Все о Photoshop
Реквизит «адресат» как оформить: ГОСТ Р 7.0.97-2016
В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.
Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.
Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).
Адресатом документа может быть:
Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.
Реквизит «адресат»: наиболее значимые изменения
1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Ректору Сибирского федерального университета
Если документ адресован физическому лицу:
г. Красноярск, 660011
2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева
3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Реквизит «адресат»: составные части
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Что сохранилось в реквизите «адресат»?
1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Губернатору Красноярского края
2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Федеральное архивное агентство
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Руководителю договорно- правового отдела
3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»
Руководителям управлений Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Сибирский федеральный университет
Профсоюзная ул., д. 82,
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660077
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Как написать письмо в два адреса образец
1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
2. Лист должен иметь поля не менее:
Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»
Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
5. Ссылка на входящее письмо
Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001
При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ул. Свободы, д. 5, кв. 12,
г. Ярославль, 150000
Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
В письме используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Директор ООО «Компания «Название» | А.А. Иванов |
| Главный бухгалтер | М.В. Петров |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель директора по продажам |
Заместитель директора по покупкам |
| А.А. Иванов | М.В. Петров |
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Как написать уважаемые если адресатов несколько
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Вопрос
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Ответ
Обратимся к нормативным актам. Требования к оформлению реквизита «Адресат» зафиксированы в п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и, вслед за стандартом, учтены в Примерной инструкции по делопроизводству[2] и Приложении 3 «Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству[3].
ГОСТ Р 7.0.97-2016 ограничивает количество адресатов в одноименном реквизите: их должно быть не более четырех. Если адресатов больше, то к такому деловому письму необходимо оформить список рассылки. Примерная инструкция по делопроизводству дополняет эту норму важной информацией: упоминать нескольких адресатов в реквизите «Адресат» можно как раз только в описанной в вопросе ситуации, то есть если письмо направляется в работу в первый адрес, а всем остальным – для сведения (см. п. 2.40 Примерной инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами по действующей норме не ставится. Хотя в практике мы встречаем его довольно часто – большинству офисных работников именно «Копия» перед адресатом позволяет понять, что письмо направляется тому для сведения.
Вступительное обращение входит в структуру реквизита «Текст документа», требования к которому также установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако стандарт говорит лишь о том, что в деловом письме может быть использовано обращение, а также приводит примеры обращений, но без привязки к конкретной деловой ситуации.
Именно от деловой ситуации и коммуникативной задачи нужно отталкиваться при выборе формы вступительного обращения в деловом письме. Так, если письмо направляют «в работу» только первому адресату, есть все основания полагать, что обращаться следует именно к нему. Кроме того, с учетом, скажем так, непростых требований к реквизиту «Адресат» обращение послужит для получателя дополнительным маркером, выделяющим основного адресата письма.
Представьте, что, наоборот, вам доставили входящее письмо. В реквизите «Адресат» указаны две организации, а в обращении использовано «Уважаемые господа!». Вполне вероятно, что отправитель рассчитывает получить ответ об обоих. Будем честны, при оформлении реквизита «Адресат» требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 строго выполняют не всегда. Иногда, чтобы понять, кому адресовано письмо, нужно оценивать и содержание документа в целом. Но мы при составлении документов все же будем отталкиваться от нормы.
Приведем два возможных варианта оформления письма в контексте вопроса (Примеры 1, 2).
Как видите, в зависимости от ситуации вариантов оформления реквизита «Адресат» может быть много, для более подробного разбора нужны дополнительные сведения о документе.
Также следует учитывать ситуацию делового общения и субъективное (личное) восприятие. Деловое письмо – не конструктор, а живой инструмент, подписант и адресаты – конкретные люди со своими взаимоотношениями и взглядами. Представьте, что первым адресатом письма является наш партнер (например, компания-подрядчик), а проинформировать о переписке мы хотим руководителя руководящей нами организации (см. Пример 1). Письмо оформлено правильно с точки зрения требований нормативных актов, но руководитель (подписант) может задать вопрос: почему, при наличии двух адресатов в реквизите «Адресат», мы обращаемся только к одному, тем самым проявляя неуважение ко второму, значимому для нас должностному лицу? И это еще одна причина, по которой вспоминают о слове «Копия» – кажется, что оно позволяет избежать «некрасивой» ситуации, при которой мы вроде адресуем письмо должностному лицу, но не обращаемся к нему. А иногда, чтобы и оформить правильно, и ситуацию смягчить, ищут альтернативные варианты документирования. Например, направляют письмо одному адресату, а для второго составляют второе письмо, к которому прилагают первое. Возможно, аналогичная ситуация вызвала предположение автора вопроса, что обращение стоит исключить. Нет, не стоит.
Наша позиция такова. Оформлять документы нужно в соответствии с требованиями локальной инструкции по делопроизводству. Желательно (а для некоторых организаций – необходимо), чтобы локальная инструкция соответствовала нормативным актам и инструкции по делопроизводству вышестоящей организации (при наличии).
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).