Какие документы об электронной приемке можно сформировать в еис

Электронное актирование в ЕИС

Электронное актирование в широком смысле подразумевает обмен электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе исполнения контракта. До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами. С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС. Расскажем, как это происходит.

Что такое электронное актирование

Актирование — это составление акта, который фиксирует какое-то событие, действие или сделку. Акт может быть составлен в различных областях, например, в юридической сфере, где акты используются для подтверждения фактов и договорённостей, в бухгалтерском учёте — для фиксации проведённых работ или полученных товаров, а также в других областях, где необходимо официально зафиксировать какое-то действие или событие.

Электронное актирование, в свою очередь, позволяет составлять акты в электронном виде, что удобно для дистанционной работы и быстрой обработки документации.

Федеральный закон № 44-ФЗ определяет порядок проведения государственных и муниципальных закупок в России и включает в себя требования по применению электронного актирования.

Согласно закону № 44-ФЗ, при проведении государственных и муниципальных закупок, документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через специальную электронную систему.

Для этих целей применяется ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — онлайн-сервис, созданный для автоматизации процессов государственных и муниципальных закупок в России. В рамках ЕИС также используется электронное актирование.

Электронное актирование по 44-ФЗ в ЕИС представляет собой процедуру оформления акта выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде с использованием электронной подписи. Акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (заказчиком и поставщиком), после чего он отправляется на проверку и регистрацию в ЕИС

Электронное актирование в ЕИС упрощает и ускоряет процедуру оформления и подписания актов, что является важным элементом эффективного управления государственными и муниципальными закупками в России.

Для кого электронная приёмка обязательна

Обязательное электронное актирование применяется с 2022 года. Приёмка в электронной форме обязательна для всех поставщиков, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение составляют закрытые закупки силовых структур и закупки малого объёма. Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приёмки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ), а поставщик не может отказаться от такого способа обмена документами.

Законом о контрактной системе предусмотрены случаи когда электронная приёмка – это обязанность заказчика и когда – право.

• При исполнении контракта, заключённого по результатам проведения электронных процедур
• По контрактам с единственным поставщиком по новым основаниям (по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ) (ч.1 и 2 ст.15 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ).
• По контрактам с единственным поставщиком (п. 5.1 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, ч.3 ст. 22 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ).

• В контрактах, заключённых по извещениям до 1 января 2022.
• В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.
• В контрактах с единственным
• поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов.

Электронное актирование: пошаговая инструкция

Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
2. Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
3. Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
4. Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
5. Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.

Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.

Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.

Подготовка к приёмке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке. У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке. Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.

Заполнение документа о приёмке

Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.

Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

В документе о приёмке должны быть указаны:

• идентификационный код закупки (ИКЗ);
• название и местонахождение заказчика;
• наименование объекта закупки;
• реквизиты поставщика;
• наименование ТРУ и место их поставки;
• страна происхождения товара;
• количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.

При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

Электронное актирование в ЕИС: сроки

В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.

Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.

Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.

Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:

• формирование документа с исправленными данными;
• подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
• размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.

Заказчик может принять ТРУ частично. Тогда поставщик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает его и направляет заказчику.

Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?

Частичная приёмка и, как следствие, оформление корректировочных документов о приёмке со специализацией «Строительство» и «Приобретение жилых помещений» невозможны. По ним возможна только полная приёмка или мотивированный отказ от приёмки.

Кроме частичной приёмки, корректировочный документ составляют в случае, если стороны заключили допсоглашение об изменении существенных условий контракта (например, цены, количества ТРУ, ставки или суммы НДС).

Если заказчик не принимает ТРУ, то он должен направить мотивированный отказ от приёмки — в документе должны быть указаны причины. Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?

В ЕИС реализована возможность корректировки документов о приёмке не только поставщиком, но и заказчиком. Внесение заказчиком исправлений в подписанный документ о приёмке возможно только при наличии в сведениях о контракте признака «Контрактом предусмотрено удержание суммы не исполненных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) требований об уплате неустоек (штрафов, пеней) из суммы, подлежащей оплате поставщику (подрядчику, исполнителю)». Исправить можно только вкладку «Прочие начисления» в части информации о неустойках (штрафах, пени) и налогах (сборах, платежах).

Особенности электронного актирования

Единые правила оформления

Оформлять первичные учётные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой. Такую позицию высказал Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

В своём письме № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года федеральное казначейство сообщает, что в ряде случаев можно формировать и подписывать несколько документов о приёмке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объём поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ).

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве обычно принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов, и в документах может быть до нескольких тысяч позиций. Вносить каждую из них в электронный акт неудобно. Поэтому в ЕИС работает сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами. Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС.

Кроме того, есть рекомендованные формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № Д2/32814-ИС от 27 декабря 2021 года) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021 года). В соответствии с письмом Росреестра №20-02798/21@ от 28 декабря 2021 года продавцы жилых помещений, застройщики и заказчики по контрактам — приобретатели жилых помещений обязаны формировать и подписывать документ о приёмке в ЕИС в сфере закупок с применением установленных в ЕИС форматов. Основанием для оплаты по таким контрактам будет являться подписанный сторонами контракта в ЕИС электронный документ о приёмке.

Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?

Поставщик обязан при формировании документов о приёмке указать отраслевую специализацию, если предметом контракта является:

Электронное актирование: как поставщику оформить закрывающие документы в ЕИС

С 1 января 2022 года закрывающие документы для госконтрактов в электронных способах закупки по 44-ФЗ необходимо подписывать электронно. Это называется «электронное актирование» и касается исполнения всего контракта и его этапов.

Рассказываем, чем электронное актирование в госзакупках отличается от обычного электронного документооборота и как правильно оформить документы в Единой информационной системе госзакупок.

Что такое электронное актирование

Электронное актирование — это обмен закрывающими документами через Единую информационную систему госзакупок, ЕИС. Не стоит путать это понятие с традиционным документооборотом в электронной форме, при котором создают документ во внешней системе, например в 1С, или сканируют оригинал документа и направляют контрагенту.

При электронном актировании документы формируют прямо в ЕИС и там же их подписывают с помощью квалифицированной электронной подписи.

Для чего ввели электронное актирование

Электронное актирование упрощает и ускоряет обмен закрывающими документами и избавляет поставщиков и заказчиков от бумажной волокиты.

Поставщики могут быстрее получить оплату. Срок оплаты контракта отсчитывают с даты подписания закрывающих документов. Чем быстрее заказчик согласует и подпишет акт выполненных работ, тем быстрее поставщик получит оплату. Обмен электронными документами происходит в разы быстрее, чем бумажными, а значит, и оплату поставщик может получить быстрее.

Данные госконтрактов в сохранности. Все документы хранятся в ЕИС, их практически невозможно потерять.

Стало проще собирать документы для отчетности. Отчеты для налоговой и бухучета можно сформировать и скачать в ЕИС.

Когда применяют электронное актирование

Участники закупок обязаны применять электронное актирование, если работают в рамках контракта по 44-ФЗ — при электронных конкурентных торгах любого размера и закупках у единственного поставщика до 3 млн рублей.

Электронное актирование не применяют:

— в закупках малого объема до 600 тысяч рублей;

— в закупках отдельных заказчиков, которые утверждены правительственным перечнем, — в основном силовых ведомств;

— в закупках по 223-ФЗ и коммерческих тендерах.

Как происходит подписание электронных актов

Закрывающие акты обязан сформировать поставщик. Для этого в ЕИС есть специальная форма, которую поставщик заполняет, подписывает и направляет заказчику, когда выполнен контракт или отдельный его этап.

Чтобы сформировать акт, нужно соблюсти два условия:

• контракт находится в стадии исполнения;
• у пользователя есть права на работу с закрывающими документами. Проверить, есть ли такие права у конкретного пользователя, можно в личном кабинете в ЕИС, в разделе «Администрирование». Право работать с актами может дать сотрудник с уровнем доступа «Руководитель» или «Администратор», например гендиректор компании-поставщика.

Дальше пошагово рассказываем, как сформировать новый закрывающий документ в ЕИС, какие поля заполнять обязательно, а какие можно пропустить.

Как создать новый документ о приемке

Перейдите в раздел «Исполнение контрактов», выберите контракт со статусом «Исполнение», а затем — «Создать документ о приемке». Это универсальный закрывающий документ, он подходит поставщикам, которые не платят НДС.

Если вы — плательщик НДС, нужно дополнительно к универсальному документу о приемке сформировать счет-фактуру, для этого в том же меню выберите пункт «Создать счет-фактуру». Счет-фактура формируется аналогично документу о приемке, поэтому отдельно рассказывать, как заполнить форму, мы не будем.

Вы можете загрузить готовый акт приемки из вашей системы бухгалтерского учета в формате XML. Просто выберите пункт «Загрузить документ из файла».

Некоторые поля документов заполняются автоматически, например информация о контракте и контрагентах. Проверьте эти поля, чтобы не было ошибок и неточностей.

Шаг 1. Заполнить общую информацию

На шаге «Общая информация» в форму акта автоматически подгружаются из ЕИС сведения о госконтракте. Кое-что можно дополнить вручную: например, изменить номер и дату составления документа.

Чтобы сформировать универсальный закрывающий документ, нужно заполнить такую форму в ЕИС

Разберемся, как заполнять общую информацию при подготовке закрывающего документа.

Поля «Номер контракта», «Дата заключения контракта» и «Идентификатор контрагента» заполняются автоматически.

«Указать отраслевую специализацию». Для строительных контрактов и поставок лекарственных препаратов закрывающие документы немного отличаются. Передвиньте ползунок, если у вас контракт в одной из отраслей. А если из любой другой отрасли, ползунок не нужно трогать.

«Идентификационный номер закупки», заполняется автоматически.

«Включить формирование счета-фактуры в документ о приемке». Подвиньте ползунок, если вы представляете ИП или компанию на УСН и отдельный счет-фактура вам не нужен.

«Наименование документа, определенное организацией». Укажите название документа, который формируете. Это название обычно согласуют с заказчиком. Например, это может быть «Документ об отгрузке товаров», как на иллюстрации выше.

«Наименование поставщика», заполняется автоматически.

«Без номера». По умолчанию документу присваивается номер. Чтобы сформировать документ без номера, подвиньте ползунок вправо.

«Порядковый номер документа». Впишите нужный номер документа.

«Дата составления документа о приемке» проставляется автоматически. Можно ввести другую дату, но только будущую, прошедшие даты использовать не получится.

Шаг 2. Заполнить информацию о контрагентах

На шаге «Контрагенты» поставщик проверяет и заполняет недостающую информацию о своей организации во вкладке «Поставщик».

Если товар доставляет сторонняя транспортная компания, она, скорее всего, отвечает за сохранность груза. Чтобы указать ответственность за перевозку товара, во вкладке «Перевозчик» можно заполнить информацию о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике.

Если поставщик не привлекал к работе перевозчиков или перевозка вообще не требовалась, эту вкладку можно не заполнять.

Поставщик заполняет информацию о себе, о заказчике ничего писать не нужно — он сам заполнит форму, когда получит документ на подпись

Шаг 3. Заполнить информацию о поставленных товарах, работах или услугах

Информацию на шаге «Товары, работы, услуги» поставщик подгружает вручную из внутреннего каталога ЕИС, его называют КТРУ — каталог товаров, работ и услуг.

В каталоге перечислены различные товары, услуги и работы, которые могут понадобиться госучреждениям. Для каждой позиции указан код и подробный набор технических характеристик. Бренды товаров в каталоге ТРУ не используют.

Пример услуги в каталоге ТРУ: перевозка детей в границах города до 8 и до 10 человек — это две разные позиции в каталоге

Чтобы добавить позицию в акт приемки, нажмите «Добавить» и найдите в каталоге поставленный товар, выполненную работу или предоставленную услугу по коду

За раз можно добавить одну позицию. То есть, если по контракту поставили 10 товаров, нужно будет 10 раз нажать кнопку «Добавить» и выбрать нужный код.

Для документа о приемке со специализацией «Строительство» этот шаг не отображается.

Шаг 4. Заполнить информацию об исполнении обязательств

На шаге «Факт передачи товаров, работ, услуг» обязательно заполните строку «Содержание операции». Просто выберите одну из трех формулировок: «Товары переданы», «Услуги оказаны» или «Работы выполнены».

Дату передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг тоже нужно заполнить вручную.

Если контракт выполняется в несколько этапов, есть возможность указать период поставки: данные нужно заполнить так же, как указано в контракте

Шаг 5. Добавить информацию о подписантах

На шаге «Подписанты» поставщик добавляет информацию о сотрудниках, которые подписывают документ о приемке. Это может быть директор компании или ИП.

Чтобы добавить сотрудников на подпись, нужно нажать кнопку «Добавить» и выбрать из списка

Шаг 6. Прикрепить дополнительные документы

На шаге «Дополнительные документы» добавляют документы, которые нужны по условиям контракта, но не требуют подписи заказчика. Например, сертификаты на товар или заключение Минпромторга.

На этом шаге нужно прикрепить счет на оплату

Шаг 7. Подписать документ

На шаге «Подписание» проверьте информацию в документе о приемке. Вся информация, которую вы добавили на предыдущих вкладках, здесь отображается в печатной форме и формате XML.

Если заметили неточности или ошибки, их можно исправить в любой момент до отправки. Чтобы исправить ошибку, нужно перейти на шаг, где она допущена, и отредактировать информацию.

Если все заполнено верно, поставьте галочку согласия на подписание и нажмите кнопку «Подписать». После этого документ будет направлен заказчику, чтобы тот его проверил и подписал.

Когда заказчик подпишет акт, у документа будет статус «Принят».

Чтобы подписать документ, понадобится квалифицированная электронная подпись

Что делать, если заказчик не подписал документ о приемке

Заказчик может вернуть документ о приемке без подписи. В этом случае документу будет присвоен статус «Отказ в приемке».

Причин для отказа может быть две:

1. Претензии к оформлению. Все претензии или недочеты заказчик укажет в самом документе. Например, поставщик неправильно заполнил общую информацию. Останется исправить ошибки и направить акт приемки через ЕИС повторно. Отправлять заказчику корректный вариант документа обязательно, без него заказчик не сможет оплатить поставку.
2. Претензии к товарам, работам или услугам. Заказчик должен объяснить, почему отказано в приемке или принята только часть ТРУ. Например, если часть поставленного товара не соответствует техническому заданию, заказчик укажет, какой товар не подходит по параметрам. После того как поставщик выяснит, что не так, он должен устранить недостатки или поставить недостающий товар и направить новый электронный акт в ЕИС.

Если заказчик принял товары, работы или услуги частично, оформляют корректировочный акт и отмечают фактический объем поставки. Корректировочный документ — это отдельный документ, он оформляется аналогично основному акту. Чтобы его оформить, нужно в разделе «Исполнение контрактов» выбрать пункт «Создать корректировочный документ». Отменять или как-то менять основной документ о приемке не нужно.

Какие документы об электронной приемке можно сформировать в еис

С 2022 участники электронных закупок должны закрывать контракты через ЕИС. Переход на электронную систему приемки вызвал у поставщиков немало вопросов. В статье рассказываем о порядке электронного актирования и разбираемся в нюансах цифровизации закупок.

Михаил Плющенко Автор статей

В этой статье:

• Что такое электронное актирование
• Для кого электронная приемка обязательна
• Как и в какие сроки проходит электронное актирование
• Некоторые особенности электронного актирования
• Плюсы и минусы электронного актирования
• Ошибки при актировании и как их избежать

Что такое электронное актирование

Электронное актирование — это обмен электронными документами между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта. Раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) бумажные документы передавали из рук в руки. С января 2022 процесс приемки стал электронным.

Сейчас участник при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Для кого электронная приемка обязательна

С 2022 применять электронное актирование должны все участники, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение — закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ). Также электронную приемку не проводят в закупках малого объема — о них мы писали в статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0 ».

Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приемки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Поставщик при этом не может отказаться от такого способа обмена документами.

Заказчики вправе применять электронную приемку и в закупках, опубликованных в ЕИС до 1 января 2022. Также такое право распространяется на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых заносят в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере обороны государства по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (распоряжение Правительства № 3095 от 30 октября 2021).

Обязательно применять с января 2022

Право применения

Не применяют

Во всех электронных закупках, кроме контрактов, заключенных по п.5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.

— В контрактах, заключенных по извещениям до 1 января 2022.

— В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.

— В контрактах с единственным

поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов.

Закупки малого объема

Как и в какие сроки проходит электронное актирование

Готовимся к приемке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.

Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и при необходимости — доверенность на подписание актов.

Заполняем документ о приемке

Подробные инструкции по электронному актированию есть в роликах ЕИС. Кратко опишем основные процессы.

1. В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.
2. Частично документ будет уже заполнен. Добавьте недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

Документ о приемке содержит:

• идентификационный код закупки (ИКЗ);
• название и местонахождение заказчика;
• наименование объекта закупки;
• реквизиты поставщика;
• наименование ТРУ и место их поставки;
• указание страны происхождения товара;
• количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
• другую информацию, которая не противоречит единой форме.

К электронному акту можно приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация в таких документах не совпадет со сведениями в акте, то приоритет будет у электронного акта.

Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) — система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

Ждем ответа заказчика и реагируем

Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке. Заказчик может:

• Принять товары полностью и подписать акт в ЕИС. Тогда с даты подписания будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
• Принять ТРУ частично. В этом случае поставщику нужно сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику. Порядок действий тот же, что и для документа о приемке. Корректировочный документ также понадобится, если стороны заключили допсоглашение об изменении цены, заактированной ранее, и информация о соглашении есть в реестре контрактов.
• Направить мотивированный отказ от приемки — в документе должны быть указаны причины. Участник может исправить замечания и сформировать новый документ о приемке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Некоторые особенности электронного актирования

Процедура актирования новая и не все нюансы еще отработаны. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные.

Единые правила оформления

Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

Такая позиция указана в Письме Казначейства № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022. По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.

Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами (письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021). Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС — для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в ЕИС.

Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № от 27 декабря 2021) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021).

Плюсы и минусы электронного актирования

Преимущества электронной приемки очевидны:

• меньше бумажного документооборота;
• поставщики быстрее получают оплату по контракту;
• риск потери важных документов сводится к минимуму;
• проще готовить отчетность: документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.

Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:

• нельзя использовать типовые условия контрактов;
• сложно редактировать ошибки в первичных документах;
• нужно приобретать электронную подпись и настраивать доступ для всех ответственных за приемку.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Ошибки при актировании и как их избежать

Вопросы по электронной приемке возникают у поставщиков до сих пор. Рассказываем о самых частых ошибках при актировании и объясняем, как выйти из неприятных ситуаций.

Техническая ошибка «CreateObjectAsync»

Описание

Поставщик зашел в ЕИС, прикрепил документы, указал все, что необходимо. Затем нажал кнопку «Подписать» и увидел ошибку «Cannot read properties of undefined (reading ‘CreateObjectAsync’)».

Решение

Ошибка появляется у тех, кто использует Яндекс.Браузер. Если вы планируете и дальше работать в этой программе, нужно выполнить дополнительные настройки.

1. Скачайте Яндекс.Браузер по ссылке.
2. В Яндекс.Браузере зайдите в раздел «Настройки» — «Системные». Включите настройку «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ».
3. Установите расширение «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in».
4. Перезапустите браузер и повторите подписание в ЕИС.

Работа в разных системах

Описание

Эта ошибка возникает, когда поставщик работает с закупками в нескольких системах. Например, в ЕИС и на портале поставщиков.

Поставщик по привычке заходит в ЕИС, формирует в системе акт и отправляет заказчику. А актирование по контракту предусмотрено на портале поставщиков. В итоге заказчик не может получить закрывающий документ от поставщика.

Решение

Изучайте контракт: в нем должно быть указано, где проходит актирование, как и в какие сроки.

Пример из контракта

«Стороны при исполнении Контракта осуществляют обмен подписанными УКЭП электронный структурированный Документ о приемке, а также информацией в соответствии с пунктом 4.10 статьи «Порядок приемки товара», посредством использования Поставщиком АИС «Портал поставщиков» в соответствии с Регламентом ведения Портала поставщиков, размещенном на официальном сайте АИС «Портал поставщиков» https://zakupki.mos.ru»

Если ошибка уже случилась:

1. Пусть заказчик отклонит акт в ЕИС со статусом «отказ в приемке». Важно: если заказчик отклонит акт со статусом «отказ в рассмотрении», то повторный акт составить уже не получится. Проговорите с заказчиком эти нюансы.
2. После отклонения акта в ЕИС перейдите на портал поставщиков и сформируйте закрывающий документ.
3. Подпишите акты через ЕИС.

Несовпадение информации в акте с контрактом

Описание

Во время приемки поставщик указывает неверные данные: адрес поставки, грузополучателя или страну происхождения товара. Это происходит по невнимательности или потому что у товаров в закупке указаны разные страны производители.

После получения закрывающих документов заказчик сверяет их с контрактом и спецификацией, видит разночтения и отклоняет акт.

Решение

Заполняйте данные на основе контракта и спецификаций. Если ошибка уже случилась, то создайте документ-исправление в ЕИС.

Помните, что в ЕИС можно автоматически заполнять банковские реквизиты — это помогает избегать мелких ошибок. Раньше поставщики путались, куда что вводить — особенно, если у заказчика был открыт казначейский счет.

Некорректный выбор документа о приемке

Описание

Если при актировании создать только счет-фактуру, а не документ о приемке, то заказчик его отклонит.

Решение

Изучайте информацию в контракте — в нем указано, каким документом проводится актирование.

Пример из контракта

«При исполнении контракта поставщик в срок, установленный в контракте в соответствии с подпунктом «а» п.1 ч.2 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ, формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика, и размещает в единой информационной системе документ о приемке, который должен содержать. »

В большинстве контрактов по 44-ФЗ формируют документ о приемке. Исключения бывают при работе с порталом поставщиков, где формируют универсальный передаточный документ (УПД).

Если ошибка уже случилась и ваш акт отклонили, выберите документ, который указан в контракте, создайте его и направьте заказчику.

У сотрудника нет прав доступа

Описание

Руководитель организации поручил сотруднику сформировать документы о приемке. У сотрудника есть сертификат ЭП, лицензия КриптоПро, компьютер настроен для работы в ЕИС, но он не может сформировать акты в системе.

Решение

Руководитель должен выдать сотруднику права на проведение приемки. Для этого нужно:

Электронное актирование в сфере госзакупок: инструкция по работе в ЕИС

Автор: Волкова Юлия Валерьевна

Федеральный закон от 02.07.2021 № 360-ФЗ дополнил законодательство о контрактной системе в сфере госзакупок положениями об электронном актировании. С 1 января 2022 года нововведение стало общеобязательным для всех заказчиков.

Создание и обмен электронными документами возможен с использованием Единой информационной системы в сфере госзакупок (ЕИС). Чтобы с 2022 года иметь возможность работать в сфере госзакупок, организация-поставщик (исполнитель) должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников закупок на сайте ЕИС. Как работать в системе закупок, подробно расскажем и покажем в статье.

• Что такое электронное актирование?
• Как зайти в реестр документов об исполнение контракта ЕИС?
• Оформление электронных документов о приемке в ЕИС
• Возможные ошибки в электронных документах о приемке ЕИС и как их исправить
• Что делать, если по контракту предусмотрено несколько этапов и создание не одного документа приемки?

Что такое электронное актирование?

Электронное актирование – это процесс электронной приемки товаров, работ и услуг, в ходе которого заказчики и поставщики (исполнители) создают, оформляют или обмениваются электронными документами.

Создание и обмен электронными документами возможен с использованием Единой информационной системы в сфере госзакупок (ЕИС). Чтобы с 2022 года иметь возможность работать в сфере госзакупок, организация-поставщик (исполнитель) должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников закупок на сайте ЕИС.

Как зайти в реестр документов об исполнении контракта ЕИС?

Нам часто задают вопросы поставщики, как найти и оформить документ актирования? Мы решили подробно рассказать, как быстро найти нужный документ актирования по контракту.

Итак, как найти контракт в ЕИС для оформления и передачи УПД заказчику:

Зайдите на главную страницу официального сайта ЕИС (https://zakupki.gov.ru/) в сфере закупок (рис.1).

Рис.1. Главная страница официального сайта ЕИС в сфере закупок
Рис.2. Инструкция для работы в личном кабинете на сайте ЕИС в сфере закупок
Рис.3. Мастер настройки рабочего места с официального сайта ЕИС в сфере закупок

Возможные проблемы:

Антивирус на вашем рабочем месте может блокировать открытие документа (рис.4).

Рис.4. Окно антивируса при попытке открытия документа

При возникновении такой проблемы обратитесь к системному администратору компании для открытия файла «Автоматизированная настройка рабочего места» и запуска мастера по настройке.

Вы также можете обратиться за помощью к специалистам «1С-Архитектора бизнеса». Наша компания на протяжении многих лет входит в тройку лидеров в различных рейтингах фирмы «1С». Мы гарантируем квалифицированную поддержку и исчерпывающие ответы на ваши вопросы.

Рис.5. Вход на портал Госуслуг
Рис.6. Личный кабинет поставщика в единой информационной системе
Рис.7. Оповещения в системе

Мы подскажем, как обойти эти оповещения. Лайфхак от «1С-Архитектора бизнеса»:

Нажмите в поисковой строке браузера наверху «Обновить страницу» (рис.8), и все оповещения пропадут. Вы можете с удовольствием продолжить работу в личном кабинете участника закупок.

Рис.8. Обновление страницы
Рис.9. Раздел «Исполнение контрактов» в ЕИС
Рис.10. Меню раздела «Исполнение контрактов» ЕИС в сфере закупок
Рис.11. Открытие списка контрактов электронного актирования

Оформление электронных документов о приемке в ЕИС

Мы разобрались, как зайти в реестр контрактов. Теперь можно приступить к оформлению документов электронного актирования. Выберите нужный контракт в меню справа, как мы показывали в инструкции выше, меню скроется и останется нужный контракт.

Под наименованием Заказчика будет «Этап 1». Нажмите на три точки слева, откроется меню. В статье рассмотрим опцию «Создать документ о приемке» (рис.12).

Рис.12. Создание документа о приемке в системе
Рис.13. Документ о приемке в системе

Совет от «1С-Архитектора бизнеса»:

Заранее подготовьте документы приемки в PDF с подписью и печатью лица-подписанта, на которого оформлена ЭЦП. Если в контракте предусмотрены определенные формы документов, ни в коем случае не вкладываете самопроизвольные. Заказчик отклонит документ приемки, внеся исправления, и вам придется все оформлять заново.

Пример списка документов:

• акт;
• счет;
• отчетные документы по форме контракта;
• уточните период выполнения работ – в документе о приемке предусмотрены отдельные поля, куда нужно будет внести даты;
• дата сдачи работ – в документе о приемке предусмотрены отдельные поля, куда следует внести даты.

• порядковый номер документа о приемке;
• дата составления документа о приемке*;
• вложить документ о приемке – справа от него появится поле комментарий, там можете раскрыть более подробную информацию для заказчика (рис.14);

*Дата не может быть ранее текущей, но может быть позднее. Это удобно, если вы заранее хотите подготовить документ о приемке.

Рис.14. Заполнение формы «Общая информация»

• Информация о платежно-расчетных документах*. Нажмите «Добавить», откроется форма, в которой следует указать номер, дату и сумму (рис.15):

*Обратите внимание, что дату платежно-расчетного документа можно сделать раньше, но не позже даты составления.

Рис.15. Заполнение формы «Общая информация»

Заполните поля и нажмите «Добавить». Вкладка «Общая информация» заполнена. Для ее сохранения обязательно нажмите в правом нижнем углу кнопку «Сохранить и проверить на нарушения» (рис.16).

Рис.16. Заполнение формы «Общая информация»

Возможные проблемы:

Если что-то из полей не будет заполнено, система выдаст ошибку с пояснением, что нужно сделать, с возможностью внести изменения (рис.17).

Рис.17. Заполнение формы «Общая информация»

После внесения изменений нажмите повторно кнопку «Сохранить и проверить на нарушения». Если больше нарушений не найдено, нажмите «Далее» (рис.18). Переходим к заполнению следующей вкладки.

Рис.18. Заполнение формы «Общая информация»
Рис.19. Заполнение вкладки «Контрагенты»

Обратите внимание, что у «Заказчика» и «Поставщика» одинаковые поля для заполнения со звездочкой. Заполните сведения в «Заказчике» и «Поставщике». Если по контракту есть перевозчик, значит, заполняем и там данные. Поле «КБК» у поставщика не обязательно к заполнению. Документ сохраняем аналогично, в правом нижнем углу, и можно переходить к следующей вкладке, нажав «Далее» (рис.20).

Рис.20. Заполнение вкладки «Банковские (платежные) данные

В этой вкладке вам следует выбрать поле «Информация о поставленных товарах (выполненных работах, оказанных услугах)». Отметьте галочками те позиции, для которых вы готовите документ приемки (рис.21).

Рис.21. Заполнение вкладки «Товары, работы, услуги»

После нажатия кнопки «Добавить» данные подтянутся из контракта. При этом у вас останется возможность добавления других позиций, если у вас их несколько (например, товары или несколько видов услуг), и вы изначально выбрали недостаточный объем позиций (галочки) – на скриншоте это цифра 3. Справа, напротив выбранной позиции, (цифра 1 на скриншоте) есть возможность:

• просмотреть;
• редактировать;
• удалить;
• детализировать (рис.22).

Рис.22. Заполнение вкладки «Товары, работы, услуги»

После того, как заполнили информацию о поставляемых товарах, нажмите «Сохранить и проверить на нарушения» и кнопку «Далее».

Здесь требуется заполнить обязательные поля:

• дата передачи товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг);
• дата начала периода поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг);
• дата окончания периода поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Ниже будет документ-основание «Информация об основании передачи товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг)» (рис.23). Информация подтягивается автоматически – контракт, на который готовите документ приемки.

Рис.23. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

Можно добавить документ-основание (кнопка 1 на рисунке 23) на ваше усмотрение, предусмотренный контрактом или по согласованию с заказчиком (чтобы избежать отклонения документа о приемке после его подписания).

Информация о лице, передавшем товар. Если по условиям контракта вы должны указать лицо, передавшее товар, то нажмите кнопку и откроется окно (рис.24).

Рис.24. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

При этом следует заполнить поля не произвольно, а только из предложенных вариантов. Рассмотрим, какие варианты возможны, тем самым решим, нужно ли вам их добавлять.

Поле «Данные о лице, передавшем товар»

• работник организации-поставщика*;
• представитель организации, которой доверена передача товаров (результатов работ, оказанных услуг);
• физическое лицо, которому доверена передача товаров (результатов работ, оказанных услуг).

Исходя из выбранного вами варианта, появятся поля ниже. Например, как на рисунке (рис.25).

*Обратите внимание: если вы выбираете вариант «Работник организации-поставщика», то вам откроется возможность добавить тех лиц, которые добавлены «пользователем» в ЕИС.

Рис.25. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

Заполняем нужную информацию и спускаемся ниже. Здесь есть возможность добавить сведения о транспортировке (рис.26).

Рис.26. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

Если у вас был документ транспортировки, предусмотренный контрактом, то нужно вписать номер и дату, далее нажать кнопку «Добавить» (рис.27).

Рис.27. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

Проверьте документ на ошибки кнопкой справа в углу и нажмите кнопку «Далее».

Рис.28. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

Откроется окно напротив строчки «Фамилия, имя, отчество подписанта». Справа есть еле заметная стрелочка, нажмите на нее. Откроется список подписантов, выберите нужного (рис.29).

Рис.29. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

Все остальные поля должны заполниться автоматически на основании данных личного кабинета ЕИС, из раздела «Пользователи» (рис.30).

Рис.30. Заполнение документа «Информация об основании передачи товаров»

Нажимаем сохранить в правом нижнем углу. Заполнение документа успешно завершено.

Возможные ошибки в электронных документах о приемке в ЕИС и как их исправить

• Ошибка №1:

При сохранении вкладки система выдает общую ошибку с просьбой зайти позже.

Проблема идет из личного кабинета ЕИС, из раздела «Пользователи». Вам нужно выйти из реестра контрактов, нажав кнопку в правом верхнем углу (рис.31).

Рис.31. Выход из реестра контрактов

Далее следует зайти обратно в личный кабинет ЕИС и перейти в меню пользователя (рис.32).

Рис.32. Личный кабинет поставщика ЕИС

Для подписания документа о приемке, включающего счет-фактуру, необходимо добавить одного или нескольких подписантов, обладающих следующим набором полномочий:

• лицо, ответственное за подписание счетов-фактур;
• лицо, ответственное за оформление документов о приемке.

Чтобы выбрать нужного пользователя, нажмите на три точки и выберите раздел «Права доступа пользователя (рис.33).

Рис.33. Выбор пользователя в системе закупок

Для того чтобы выбрать в документе актирования пользователя, нужно правильно проставить обязательные галочки. Также указать документ-основание, например, «Доверенность».

Для подписания документа о приемке, включающего счет-фактуру, необходимо добавить одного или нескольких подписантов, обладающих следующим набором полномочий:

• лицо, ответственное за подписание счетов-фактур;
• лицо, ответственное за оформление документов о приемке (рис.34).

Рис.34. Заполнение документа о приемке в ЕИС

Сохраните измененные права пользователя, нажав кнопку в нижнем правом углу. Зайдите обратно в исполнение контрактов.

Выберите ваш контракт. Далее нажмите на стрелочку у контракта, чтобы увидеть ваш документ приемки (рис.35, цифра 1). Затем нажмите на три точки справа (цифра 2) и выберите пункт «Открыть на редактирование». Перейдите сразу во вкладку «Подписанты» и выберите пользователя отредактированных прав. Сохраните изменения, после этих действий ошибка должна пропасть.

Рис.35. Раздел «Исполнение контрактов»

При нажатии кнопки «Открыть на редактирование» (кнопка 3 на рисунке выше) всплывает ошибка «Документ недоступен» (рис.36).

Рис.36. Ошибка при нажатии кнопки

Для того чтобы доступ открылся, нужно выйти из ЕИС и подождать какое-то время, пока не пройдет обмен на самой площадке (примерно 30 минут или час). После этого зайдите обратно в систему и нажмите снова кнопку «Открыть на редактирование». Ошибка устранится. Перейдите к нужной вкладке «Дополнительные документы» (рис.37).

Рис.37. Вкладка «Дополнительные документы»

Прикрепляем все документы, предусмотренные контрактом. Пример списка документов:

• счет;
• акт;
• товарная накладная, счет-фактура;
• декларация о стране происхождения (если в контракте предусмотрен товар);
• отчетные документы по форме контракта;

Сохраните документ после прохождения проверки на нарушения и нажмите «Далее».

Переходим к заключительной вкладке «Подписание». Проверьте визуально загрузившийся документ на основании заполненных ранее вкладок (рис.38).

Рис.38. Вкладка «Подписание» ЕИС

Документ можно выгрузить и выслать заказчику на предварительное согласование перед подписанием ЭЦП.

Нажмите кнопку «Подписать», если все данные верны. Если что-то необходимо поправить, вернитесь на нужную вкладку, скорректируйте информацию и сохраните. Затем вернитесь во вкладку «Подписание», просмотрите скорректированный документ и подпишите.

Создание документа приемки закончено и отправлено заказчику на подписание.

Что делать, если по контракту предусмотрено несколько этапов и создание более чем одного документа приемки?

Что делать, если по контракту предусмотрено несколько этапов и создание более чем одного документа приемки?

Зайдите в личный кабинет ЕИС, перейдите в реестр контрактов и выберите нужный. Создайте на основании этапа новый документ приемки (отработки), как описано выше (рис.39).

Рис.39. Создание нового документа о приемке