Какой срок предоставления документов при документарной проверке
Дата публикации 24.04.2023
Документарная проверка – это проверка, в ходе которой проверяющий (инспектор) не выезжает к организации или ИП, а проводит проверку на основании тех документов и сведений, которые у него имеются (по результатам предыдущих проверок, материалов дел об административных правонарушениях), а также материалов и сведений, полученных от проверяемого в ходе проверки.
Проводить документарную проверку могут различные надзорные органы: Роспотребнадзор, Россельхознадзор и пр.
Документарную проверку нельзя провести без взаимодействия с проверяемым лицом. То есть проверяющие несмотря на то, что не будут выезжать непосредственно к организации или индивидуальному предпринимателю, запросят у них необходимые документы и сведения.
Проводить документарную проверку можно без согласования с прокуратурой.
Проверяемый получит решение о проведении документарной проверки с перечнем документов, которые необходимо представить.
Срок проведения документарной проверки не может превышать 10 рабочих дней с момента получения проверяющим всех необходимых документов.
Однако если в документах выявлены противоречия и ошибки, проверяющий может направить в адрес организации или индивидуального предпринимателя требование о предоставлении иных необходимых документов (перечень документов будет указан в требовании). Запрашиваемые документы необходимо направить проверяющему в течение 10 рабочих дней со дня получения требования.
В случае, если в представленных документах выявлены ошибки и (или) противоречия, проверяющий может направить организации или индивидуальному предпринимателю требование о предоставлении пояснений. Вместе с пояснениями дополнительно можно направить и документы, подтверждающие достоверность тех, которые были направлены ранее. Пояснения и документы нужно направить проверяющему в течение 10 рабочих дней со дня получения требования.
Важно помнить, что проверяющий не вправе требовать сведения и документы:
- не относящиеся к предмету проверки;
- которые могут быть получены от иных органов.
По результатам документарной проверки, в день ее окончания, составляется акт о ее проведении. Его может получить и подписать сотрудник организации или ИП.
Какой срок предоставления документов при документарной проверке
Статья 72. Документарная проверка
1. Под документарной проверкой в целях настоящего Федерального закона понимается контрольное (надзорное) мероприятие, которое проводится по месту нахождения контрольного (надзорного) органа и предметом которого являются исключительно сведения, содержащиеся в документах контролируемых лиц, устанавливающих их организационно-правовую форму, права и обязанности, а также документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований и решений контрольного (надзорного) органа.
2. В ходе документарной проверки рассматриваются документы контролируемых лиц, имеющиеся в распоряжении контрольного (надзорного) органа, результаты предыдущих контрольных (надзорных) мероприятий, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленных в отношении этих контролируемых лиц государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
3. В ходе документарной проверки могут совершаться следующие контрольные (надзорные) действия:
1) получение письменных объяснений;
2) истребование документов;
4. В случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении контрольного (надзорного) органа, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение контролируемым лицом обязательных требований, контрольный (надзорный) орган направляет в адрес контролируемого лица требование представить иные необходимые для рассмотрения в ходе документарной проверки документы. В течение десяти рабочих дней со дня получения данного требования контролируемое лицо обязано направить в контрольный (надзорный) орган указанные в требовании документы.
5. В случае, если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных контролируемым лицом документах либо выявлено несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, информация об ошибках, о противоречиях и несоответствии сведений направляется контролируемому лицу с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения. Контролируемое лицо, представляющее в контрольный (надзорный) орган пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах либо относительно несоответствия сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, вправе дополнительно представить в контрольный (надзорный) орган документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.
6. При проведении документарной проверки контрольный (надзорный) орган не вправе требовать у контролируемого лица сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки, а также сведения и документы, которые могут быть получены этим органом от иных органов.
7. Срок проведения документарной проверки не может превышать десять рабочих дней. В указанный срок не включается период с момента направления контрольным (надзорным) органом контролируемому лицу требования представить необходимые для рассмотрения в ходе документарной проверки документы до момента представления указанных в требовании документов в контрольный (надзорный) орган, а также период с момента направления контролируемому лицу информации контрольного (надзорного) органа о выявлении ошибок и (или) противоречий в представленных контролируемым лицом документах либо о несоответствии сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, и требования представить необходимые пояснения в письменной форме до момента представления указанных пояснений в контрольный (надзорный) орган.
8. Положением о виде контроля может быть предусмотрено проведение документарной проверки, предметом которой являются сведения, составляющие государственную тайну и находящиеся по месту нахождения (осуществления деятельности) контролируемого лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), а также иные особенности проведения документарной проверки, связанные с защитой сведений, составляющих государственную тайну.
9. Внеплановая документарная проверка проводится без согласования с органами прокуратуры.
Проверки трудовой инспекции 2023: что надо знать
С 2023 года возобновляются плановые проверки работодателей трудовой инспекцией. О характере проверок, что проверяют, как подготовиться и узнать, подлежит ли ваша компания проверке в 2023.
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Виды проверок трудовой инспекцией
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. О плановой проверке работодатель может узнать заранее либо на сайте Генпрокуратуры, либо на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Не позднее, чем за три дня до начала проверки, инспекция труда уведомляет об этом работодателя (п. 12 ст. 9 закона № 294-ФЗ).
Как плановые, так и внеплановые проверки могут быть выездными или документарными. Выездной вид проверки предполагает личное присутствие инспектора. При такой проверке сотрудники Федеральной службы по труду и занятости вправе запросить по теме проверки документы за любой период
При документарной проверке инспекция запрашивает заверенные копии документов для исключения возможных нарушений. В случае возникновения у инспекции подозрений в правомерности действий со стороны работодателя, последнему нужно будет отправить заверенные копии необходимых подтверждающих документов.
При этом если к плановой проверке можно подготовиться заранее, то от внеплановых не застрахован ни один работодатель.
Стать экспертом кадрового учета — легко!
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Скидка 78% на обучение до 17 сентября, 29900 6499 руб., успейте записаться .
Кого будут проверять в 2023
Перечень компаний, подлежащих плановой проверке в 2023, опубликован на сайте Федеральной службы по труду и занятости (Роструда). Данный перечень составлен в разрезе субъектов РФ.
Периодичность подобных проверок зависит от группы риска, к которой относится компания. Присвоение организации определенной категории риска осуществляется согласно Правилам, которые утверждены постановлением Правительства от 17.08.2016 № 806.
Определить свою группу риска работодатель может заранее, найдя свою организацию в соответствующем разделе на сайте Роструда по ее наименованию или ИНН.
Рассмотрим, с какой периодичностью проводятся проверки трудовой инспекцией при соответствующей категории риска:
Категория риска
Периодичность проведения проверки
Один раз в 2 года
Один раз в 3 года
Не чаще, чем один раз в 5 лет
Не чаще, чем один раз в 6 лет
Проверка не проводится
Для отнесения компании к определенной группе риска учитывается множество факторов и критериев. При необходимости организация или ИП может направить запрос в орган государственного контроля. По данному запросу не более чем через 15 рабочих дней с даты его отправления контролирующий орган пришлет информацию о том, какая категория риска и класс опасности были присвоены, а также данные, на основе которых было принято такое решение.
Обратите внимание, что, несмотря на введенный мораторий, отменяющий большинство плановых проверок бизнеса до конца 2022, при поступлении жалобы в трудовую инспекцию или подтверждении нарушения работодателем трудового законодательства, компанию в любом случае ждет проверка. Помимо этого, вместо плановой проверки в 2022 инспекция может осуществлять профилактический визит (абз. 6 п. 2 постановления Правительства № 336).
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
При проведении проверки трудовые инспекторы используют специальные проверочные листы, утвержденные Приказом Роструда от 01.02.2022 № 20 и содержащие в себе необходимый перечень вопросов по теме проверки. На основе ответов на эти вопросы инспекция делает вывод о соблюдении или несоблюдении требований трудового законодательства.
В качестве подготовки перед проверкой работодатели могут использовать подобные чек-листы для самопроверки.
На данный момент даже созданы специальные сервисы для онлайн-самопроверки на основе актуальных проверочных листов (например, «Онлайнинспекция.рф», «Электронный инспектор»). Также формы чек-листов можно найти и распечатать из различных ресурсов со справочной информацией.
Так, работодатель сможет посмотреть на оформление и содержание документов с позиции трудовой инспекции и устранить возможные недочеты.
Помимо чек-листов, эффективным решением для регулярной самопроверки является организация системы внутреннего контроля, процедуры проведения которого описаны в «Методических рекомендациях по добровольному внутреннему контролю (самоконтролю) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права», предложенных в письме Роструда от 07.03.2018 № 837-ТЗ.
Так, внутренний контроль может быть обеспечен путем создания в организации специальной службы или назначения ответственного лица в качестве внутреннего контролера, если в организации работает более 250 человек. Если же организация небольшая, достаточно будет назначить лицо, которое будет ответственно за соблюдение норм трудового законодательства.
В соответствии с рекомендациями Роструда, проведение внутреннего контроля желательно сделать ежегодной процедурой, а результаты проверки оформлять в виде документа, который будет содержать в себе само мероприятие, нарушения, выявленные в ходе самопроверки, и рекомендации по их устранению.
Также рекомендуется контролировать исполнение рекомендаций по устранению найденных нарушений.
Частые ошибки работодателей
Среди наиболее частых ошибок работодателей, которые приводят к проверкам, можно отнести следующие:
Несвоевременная выплата зарплаты.
Выплата зарплаты не в полном объеме или меньше МРОТ.
Задержка расчета при увольнении сотрудника.
Нарушение сроков выплаты отпускных.
Отказ от оплаты сверхурочной работы.
Отказ от права сотрудника на отпуск.
Отказ от проведения спецоценки условий труда.
Отказ от выдачи сотруднику расчетных листков.
Ошибки в трудовых договорах или уклонение от его оформления (замена трудового договора договором ГПХ, отсутствие четких дат выплаты зарплаты в договоре, отсутствие указания трудовой функции и другие фактические ошибки в тексте договора).
Штрафы и ответственность
За нарушения трудового законодательства к работодателю могут быть применены различные штрафные санкции. Рассмотрим наиболее распространенные из них:
Отсутствие договора с сотрудником:
административная ответственность – от 10 000 рублей до 20 000 рублей, при повторном нарушении от 30 000 рублей до 40 000 рублей, а также 40% от суммы неуплаченных страховых взносов и полное возмещение задолженности перед фондами плюс пени (ст. 5.27 КоАП);
уголовная ответственность – наказание по ст. 198 УК в случае повторного нарушения и если государству за три года нанесен крупный или особо крупный ущерб;
«Прикрытие» трудовых отношений заключением договора ГПХ вместо трудового договора: от 5 000 рублей до 10 000 рублей, при повторном нарушении от 30 000 рублей до 40 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
Выплата «черной» зарплаты:
административная ответственность – от 20% до 40% от суммы неуплаченных налогов, выплата всех недоначисленных сумм, пени за просрочку, а также штраф ответственному лицу до 10 000 рублей, а при повторном нарушении до 20 000 рублей или дисквалификация до года (ст. 122, 123 и 126 НК);
уголовная ответственность – от 10 000 рублей до 30 000 рублей, принудительные работы до 2 лет, лишение права занимать должность до 3 лет, арест до 6 месяцев, лишение свободы до двух лет (ст. 199 УК)
Невыплата зарплаты – от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица, от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица, (ст. 5.27 КоАП);
Незаконное увольнение: до 2 000 рублей для должностного лица, до 20 000 рублей для юрлица (ст.19.5 КоАП).
Статья 72. Документарная проверка
1. Под документарной проверкой в целях настоящего Федерального закона понимается контрольное (надзорное) мероприятие, которое проводится по месту нахождения контрольного (надзорного) органа и предметом которого являются исключительно сведения, содержащиеся в документах контролируемых лиц, устанавливающих их организационно-правовую форму, права и обязанности, а также документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований и решений контрольного (надзорного) органа.
2. В ходе документарной проверки рассматриваются документы контролируемых лиц, имеющиеся в распоряжении контрольного (надзорного) органа, результаты предыдущих контрольных (надзорных) мероприятий, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленных в отношении этих контролируемых лиц государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
3. В ходе документарной проверки могут совершаться следующие контрольные (надзорные) действия:
1) получение письменных объяснений;
2) истребование документов;
4. В случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении контрольного (надзорного) органа, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение контролируемым лицом обязательных требований, контрольный (надзорный) орган направляет в адрес контролируемого лица требование представить иные необходимые для рассмотрения в ходе документарной проверки документы. В течение десяти рабочих дней со дня получения данного требования контролируемое лицо обязано направить в контрольный (надзорный) орган указанные в требовании документы.
5. В случае, если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных контролируемым лицом документах либо выявлено несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, информация об ошибках, о противоречиях и несоответствии сведений направляется контролируемому лицу с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения. Контролируемое лицо, представляющее в контрольный (надзорный) орган пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах либо относительно несоответствия сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, вправе дополнительно представить в контрольный (надзорный) орган документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.
6. При проведении документарной проверки контрольный (надзорный) орган не вправе требовать у контролируемого лица сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки, а также сведения и документы, которые могут быть получены этим органом от иных органов.
7. Срок проведения документарной проверки не может превышать десять рабочих дней. В указанный срок не включается период с момента направления контрольным (надзорным) органом контролируемому лицу требования представить необходимые для рассмотрения в ходе документарной проверки документы до момента представления указанных в требовании документов в контрольный (надзорный) орган, а также период с момента направления контролируемому лицу информации контрольного (надзорного) органа о выявлении ошибок и (или) противоречий в представленных контролируемым лицом документах либо о несоответствии сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, и требования представить необходимые пояснения в письменной форме до момента представления указанных пояснений в контрольный (надзорный) орган.
8. Положением о виде контроля может быть предусмотрено проведение документарной проверки, предметом которой являются сведения, составляющие государственную тайну и находящиеся по месту нахождения (осуществления деятельности) контролируемого лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), а также иные особенности проведения документарной проверки, связанные с защитой сведений, составляющих государственную тайну.
9. Внеплановая документарная проверка проводится без согласования с органами прокуратуры.