Как проверить апостиль на подлинность

Подготовлен электронный реестр апостилей

ФНС России на своем официальном сайте опубликовала информацию о запуске нового сервиса на портале ЕГР ЗАГС. Сервис позволяет проверить сведения о документе (справке или свидетельстве о государственной регистрации акта), апостилированном органом ЗАГС после 1 июля 2022 года.

Как напоминает налоговая служба, апостилированный документ должен содержать QR-код, который позволит проверить апостиль по общедоступному электронному реестру. Для проверки апостиля необходимо считать этот QR-код мобильным приложением «Реестр ЗАГС». Другой вариант – ввести на портале ЕГР ЗАГС номер и дату апостиля, а также орган ЗАГС, удостоверивший подлинность документа. Проставление апостиля регламентировано международной конвенцией и бывает необходимо гражданам, выезжающим из страны.

На самом портале ЕГР ЗАГС можно узнать о различиях между записью акта и свидетельством, познакомиться с порядком проведения проверки госорганами сведений в реестре, а также получить ответы на часто задаваемые вопросы. Также на главной странице представлена информация о масштабе и востребованности системы: общее число записей, включая оцифрованные и конвертированные с 1926 года, количество органов и сотрудников ЗАГС и МФЦ, подключенных к системе, а также обработанных межведомственных запросов.

Документы по теме:

Читайте также:

Это касается как первичных, так и повторно выдаваемых документов.

У семьи будет месяц, чтобы обдумать свое решение, затем хотя бы один из супругов должен прийти в ЗАГС и лично подтвердить свое намерение.

Минздрав России разъяснил медорганизациям некоторые нюансы оформления электронных медицинских документов о рождении.

Соответствующие изменения в Закон о содержании под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений вступит в силу с 25 августа.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2023. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС» (ИНН 7718013048, ОГРН 1027700495745). Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

Разработчик ЭПС Система ГАРАНТ – ООО «НПП «Гарант-Сервис-Университет»

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как проверить подлинность апостиля?

Апостилизация документов прочно вошла в повседневную практику. Занимаются этой деятельностью специализированные компании. Помогая клиентам экономить время, представители этих фирм выполняют все необходимые операции для достоверного оформления бумаг для различных посольств и министерств. К сожалению, среди подобных структур могут встретиться недобросовестные посредники, которые могут создать для клиентов серьезные проблемы. Чтобы не оказаться в неприятной ситуации в чужой стране, следует знать, как проверить подлинность апостиля.

Мошенничество в области апостилирования

Примером мошенничество могут служить такие факты, как проставление апостиля на документе другого лица. В бюро переводов дублируют апостили на документ человека, который предоставил этот документ (в качестве примера назовем диплом вуза). Такие истории зафиксированы, они случаются, и важно обезопасить себя от подобных ситуаций.

Проверить подлинность апостиля удобно путем обращения на сайт информационно-имиджевого центра Министерства образования. Существует также ряд практических советов по проверке:

1. Имейте четкое наглядное представление о том, как выглядит апостиль на конкретный документ. Сравните выданный вам документ с образцом, который опубликован в Интернете, и, если заметите различия в оформлении, обращайтесь в правовые структуры. Например, если не увидите стандартной фразы внизу под печатью.
2. Зайдите на сайт информационно-имиджевого центра, введите дату апостилирования, номер заявки, номер апостиля. Проверьте в опции «Результат поиска» данные, которые выдаст система. Вы увидите, на кого выдан этот конкретный апостиль, увидите номер документа, фамилию и имя собственника. Заполняйте форму, как показано в образце, с применением клавиш латиницы.
3. Если вы столкнулись с поддельным апостилем, но уже выплатили обязательную предоплату по данной процедуре, посетите офис компании и изложите сотрудникам ситуацию. В случае, когда оформление проводилось удаленно, сразу попросите прислать вам полный скан апостилируемого документа. Проверьте правильность оформления и, если обнаружили ошибки, обратитесь по поводу возврата предоплаты и документа.

Проверьте статус бюро переводов

Обращаясь в конкретное бюро переводов, не спешите доверять компании без тщательной проверки ее репутации. Соберите информацию о фирме, узнайте о ней как можно больше, почитайте отзывы других клиентов.

Старайтесь по возможности работать с бюро переводов посредством личного посещения офиса. Выбирайте центральные, крупные, максимально официальные структуры. Для начала попросите подробную консультацию по процессу апостилирования (это своего рода показатель качества работы и легальности деятельности). Оплатите консультацию, получите квитанцию об оплате с печатью. В документе должны быть проставлены сумма оплаты, номера ваших документов, вид услуги, личные данные клиента.

Штамп апостиля имеет заголовок на французском языке, под которым указаны город и государство легализации, название выдавшей документ компании, дата проставления апостиля, фамилия и должность ответственного лица, печать бюро. Язык документа — государственный язык выдавшей документ страны, или французский, или английский языки. Иногда документы дублируются на нескольких языках.

Убедитесь в наличии полномочий у бюро, к услугам которого вы обращаетесь. Помните, что список структур, которые имеют право проставлять апостиль, четко регламентирован на законодательном уровне.

При первых же сомнениях в подлинности апостиля обращайтесь в контролирующие органы. Так вы обезопасите себя от неприятностей после пересечения границы. Не позволяйте себя обманывать и будьте бдительны.

Проверка подлинности апостиля – где найти информацию?

Введение в государственный документооборот штампа апостиль было призвано облегчить юридическое признание официальных документов одной страны на территории другой. До момента подписания Конвенции в 1961 году основным способом заверения была консульская легализация, которая требовала обращения в разные инстанции и немало времени.

Новый способ подтверждения документов значительно упростил процедуру легализации как для граждан, которые готовятся к выезду за пределы своей страны, так и для организаций, принимающих иностранные бумаги. Существенно снизилась нагрузка на консульства и посольства.

В целом, апостилирование является надежной процедурой, гарантировано подтверждающей подлинность заверенного штампом документа. Тем не менее при принимая от граждан и юридических лиц иностранные бланки должностное лицо обязано проявить особую внимательность. Убедиться, что апостиль является подлинным, проверить все реквизиты, записи, подписи, печати. Задаться вопросом: «А настоящий ли он?»

Несмотря на то, что внешний вид апостиля и его содержимое унифицированы являются одинаковыми для всех государств, небольшие различия в оттисках штампов всё же присутствуют. А некоторые страны, например, США используют не мастичный оттиск штампа, а печатают содержимое на отдельном листе, который затем скрепляется с подлинником или его нотариальной копией.

Чиновники могут не помнить особенности оформления штампов из разных стран и это составляет особую сложность. Кроме того, на практике возможны случаи, когда должностное лицо, принимающее бумаги, знает особенности иностранных бумаг, но по какой-либо причине сомневается в их подлинности. Такое сомнение может возникнуть, например, в таких случаях как:

отсутствие каких-либо необходимых реквизитов и записей;

обнаружение в записях ошибок или опечаток;

отличие оттиска от ранее предоставленных образцов;

механические повреждения бланка;

несоответствие сведений в проверяемом документе, другим сведениям и данным, предоставленным гражданином в организацию.

В этих случаях должностным лицом также выполняется проверка апостиля.

Как проверить подлинность апостиля иностранного государства

Проверить законность апостиля и его подлинность можно по его регистрационному номеру. Каждый штамп регистрируется в специальном реестре и имеет свой уникальный номер. Этот реестр ведут все государственные учреждения в ведение которых входит обязанность проставлять апостиль документов.

Для проведения проверки чиновник может обратиться в государственное учреждение, наименование которого записано в пункте №4 штампа, и уточнить оказывалась ли услуга заверения за данным регистрационным номером, а также узнать дату оказания услуги, прописанную в графе №6.

Сделать проверку можно по телефону или онлайн, через электронное обращение на официальном сайте организации.

Полная проверка иностранного апостиля включает в себя следующие действия:

проверка состава документа;

правильность скрепления листов;

уточнение номеров, приводимых в документе;

сверка образцов подписей;

осмотр качества бумаги и полиграфии.

Особенности проверки апостиля отдельных стран

Процедура проверки штампов в различных странах очень похожа. В соответствии с требованиями статьи 7 Гаагской Конвенции каждый орган, имеющий право и обязанность заверять официальные документы, должен вести книгу регистрации записей о регистрации апостилей. Обязательной фиксации подлежат – порядковый номер, дата, фамилия должностного лица, оставившего подпись, а также его должность. Вместо книги записей может вестись картотека. Проверки выполняются по требованию любого заинтересованного лица.

США. Проверка апостиля США на подлинность может быть выполнена по публичным реестрам, которые ведутся некоторыми штатами. В программу нужно ввести реквизиты штампа, после чего вам выдается информация о том, проводилось ли регистрация. Если вы не получаете подтверждающей информации, такой документ должен быть отклонен от принятия.

Если сомнению подвергается информация из штата, где отсутствует публичный реестр, можно обратиться с запросом в уполномоченный орган, производивший заверение.

Украина. Проверка образовательных документов производится онлайн по электронным журналам, которые ведутся Министерством образования, оказывающим данную государственную услугу. В специальную форму вводится номер апостиля, дата его выдачи, а также специальный номер, который находится выше штрих-кода. Заполнение всех трёх полей обязательно. В электронных журналах можно получить сведения о документах, выданных с 2013 года. Если он был получен раньше, необходимо отправлять письменный запрос. Проверить апостили, выданные другими ведомствами, можно только сверив их с образцами.

Кроме должностных лиц, необходимость проверить полученные сведения может возникнуть и у граждан, которые обращаются за услугой апостилирования в госорганы через посреднические организации. Чтобы не стать жертвой мошенников, гражданам рекомендуется доверять свои документы только проверенным компании, которые имеют официальный юридический адрес и офис.

Если вам необходимо быстро и надежно получить государственную услугу по заверению документов вы можете обратиться в Московский центр легализации. Центр предоставляет услуги как в стандартные сроки, установленные официальными ведомствами, так и в срочном порядке.

Как проверить подлинность апостиля?

Всем известно, что документ об образовании является подтверждением нескольких фактов: обучение в заведении по конкретной специальности, освоение теоретическим и практическим минимумом в рамках выбранной профессии, получение качественного образования. Но на самом деле сам по себе диплом работать не будет. Его владельцу предстоит показать, чему он научился на протяжении 4-6 летней программы. Не каждый знает, что не все дипломы об образовании воспринимаются работодателями и иными учебными заведениями (в случае продолжения обучения) достойно. В некоторых случаях могут возникнуть вопросы относительно подлинности документа. Решается данный вопрос быстро и с минимальными затратами – с помощью проставления апостиля.

Всем известно, что документ об образовании является подтверждением нескольких фактов: обучение в заведении по конкретной специальности, освоение теоретическим и практическим минимумом в рамках выбранной профессии, получение качественного образования. Но на самом деле сам по себе диплом работать не будет. Его владельцу предстоит показать, чему он научился на протяжении 4-6 летней программы.

Не каждый знает, что не все дипломы об образовании воспринимаются работодателями и иными учебными заведениями (в случае продолжения обучения) достойно. В некоторых случаях могут возникнуть вопросы относительно подлинности документа. Решается данный вопрос быстро и с минимальными затратами – с помощью проставления апостиля.

Апостиль – это…

Апостиль представляет собой дополнительную метку на документе об образовании. Она проставляется только по запросу владельца аттестата или диплома.

Необходимость в проставлении апостиля появляется не у всех держателей документа об образовании. Чаще всего потребность в дополнительных метках появляется при поступлении в иностранный вуз, переводе в другое образовательное заведение и пр.

Проставить апостиль вуз или ссуз самостоятельно не может. Данная миссия возлагается только на государственные ведомства, к которым так или иначе относится легализуемый документ:

• Аттестаты и документы об образовании – Минобразования, МИД, Минюст;
• Документы, затрагивающие военную тайну, акты о воинской службе и военной промышленности – Минобороны и пр.

Нас интересуют только образовательные документы. Отсюда можно сделать вывод: апостиль докажет подлинность документа об образовании. Обратите внимание, что он подчеркнет лишь подлинность, а не качество образования!

Подлинность в данном случае означает, что диплом соответствует действующим нормам, выдан действующей образовательной организацией (которая ведет свою деятельность легально), конкретизирует освоенное направление подготовки.

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

Что должен содержать апостиль?

Обратите внимание, что апостиль не заверяет структуру документа, то есть правильность его оформления, отсутствие ошибок достоверность сведений о держателе и пр. Его миссия – подчеркнуть действие аттестата или диплома, расширить его применение за пределами родины. Но здесь важно учесть, что апостиль будет действовать не везде, а лишь в тех странах, которые подписали Гаагскую конвенцию. Поэтому, прежде чем бежать впереди паровоза по инстанциям, удостоверьтесь в том, что апостиль будет котироваться.

Образец апостиля

Апостиль – это международная метка, имеющая унифицированный (то есть единый для стран Гаагской конвенции) вид, структуру. Обязательными элементами этой метки выступают:

• Заглавие документа – «Апостиль»;
• Полное и сокращенное наименование страны, в которой был выдан оригинал документа об образовании (в нашем случае – Россия, Российская Федерация);
• Полное и сокращенное наименование образовательного заведения, которое выдало документ об образовании школа, колледж, вуз);
• Полное наименование об организации, которая проставляет апостиль;
• Место и время выдачи апостиля: место – конкретизируется город, где находится государственный орган, уполномоченный на проставление метки, время – дата проставления/выдачи апостиля;
• Регистрационный номер штампа – это его официальный, закрепляемый за конкретным документом и владельцем идентификационный номер, который вносится в специальную базу данных;
• Данные о лице, проставившем апостиль: ФИО, должность, личная подпись специалиста и печать ведомства.

Наличие всех вышеуказанных параметров обязательно. В случае, если одного из элементов не будет в апостиле, то он будет считаться недействительным.

Апостиль может быть сформирован на одном и трех основных языков: русском, английском и французском. В исключительных случаях допускается оформление апостиля на государственном языке той страны, где необходимо предъявить данный документ. Поэтому будьте готовы перевести аттестат или диплом на нужный иностранный язык и заверить его транскрипт.

Нюансы при оформлении апостиля

Обратите внимание, что государственное ведомство и ответственное лицо при проставлении апостиля не делает тотальную экспертизу документа об образовании. Официальные запросы в образовательные учреждения они не посылают, правильность заполнения документа не проверяют. Они лишь удостоверятся в том, что выдавшая организация действует легально, направление подготовки – аккредитовано, а сам документ – соответствует государственному образцу. И все!

Схема оформления апостиля

Поэтому, прежде чем проставлять апостиль и направлять документы, тщательно проверьте все сведения, отражённые в аттестате или дипломе:

• Правильность и корректность данных о владельце: ФИО, дата рождения, дисциплины направление подготовки и пр.;
• Убедитесь, что в тексте и вкладыше отсутствуют ошибки и описки;
• Удостоверьтесь в качестве перевода документа на иностранный язык.

Если в поданном документе на апостилирование изначально были ошибки, то и в апостиле они будут присутствовать. Притом никто не возьмет на себя ответственность за их ликвидацию. Здесь выход только один: переоформлять документ об образовании в учебном заведении (указав ошибки и пр.) и заново проставлять апостиль на «новоиспеченный формат». Притом делать это придется, скорее всего, за собственный счет.

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

Как проверить подлинность апостиля?

Конечно, человеку, не имеющему понятия и минимального представления о данном штампе, его роли и внешнем виде, самостоятельно проверить его подлинность не удастся. Но при желании, провести «экспертизу» в «домашних условиях» возможно.

Для начала ознакомьтесь с обязательными элементами апостиля (их мы описали выше). Также не помешает найти в сети Интернет образец апостиля на документ об образовании, чтобы понимать: какая информация, где располагается, что печатные данные, где сведения заполняются от руки наличие печатей и пр.

Способы проверки подлинности апостиля

Формат апостиля унифицирован и предполагает классификацию данных по блокам:

1. Страна выдачи документа;
2. ФИО лица, подписавшего документ;
3. Должность лица в пункте 2;
4. Печать или штамп образовательной организации, выдавшей оригинал документа об образовании. Здесь же должна присутствовать мокрая печать;
5. Город, где проходило «заверение» доку мента;
6. Организация или ведомство, которое проставляло апостиль, регистрировало его номер;
7. Регистрационный номер апостиля, печать или штамп ведомства из пункта 6;
8. Подпись ответственного лица.

Именно таким должен быть порядок отражения данных в апостиле как на русском, так и на иностранном языке.

Если Вы не уверены в подлинности апостиля или сомневаетесь, что нашли актуальные требования к этому документу, то лучше всего обратиться в контрольно-надзорные органы. Самый простой способ – направить обращение с просьбой проверить подлинность апостиля (указав его регистрационный номер) в Минобрнауки или Рособрнадзор.

Самый верный способ проверить подлинность апостиля – это обратиться непосредственно в то ведомство, которое проставляло эту метку на документе. Найти ее можно в графе №6 апостиля.

Таким образом, проверить подлинность документа об образовании и апостиля можно с помощью качественного самоанализа или посредством обращения к квалифицированным специалистам и уполномоченным органам.