Электронные доверенности станут обязательными для предпринимателей через полгода
С 31 августа 2023 г. все организации и индивидуальные предприниматели должны будут использовать машиночитаемые доверенности, чтобы подписывать электронные документы. Пока есть время, нужно разобраться, как оформить и использовать такие доверенности
Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это доверенность в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. По своему функционалу она не отличается от бумажной доверенности.
Появление МЧД ожидаемо, поскольку электронный документооборот становится все более востребованным. С 2022 г. некоторые отчеты можно сдавать в госорганы только в электронном виде – например, статистическую отчетность в Росстат и бухгалтерскую отчетность в налоговую.
Если руководитель организации или ИП решил не самостоятельно сдавать отчетность, а поручить это бухгалтеру, то необходимо будет оформить МЧД. Аналогично в случае электронного документооборота с контрагентами – бухгалтер может подписывать первичную документацию в электронном виде, в том числе акты и счета-фактуры, от имени организации или ИП при наличии МЧД. А если бухгалтер, на которого оформлена основная МЧД, заболел или уходит в отпуск, то он может оформить МЧД в порядке передоверия на своего коллегу.
Кому обязательно нужно оформить МЧД и как это сделать?
С 31 августа 2023 г. все сотрудники организаций, кроме руководителей, и представители ИП обязаны будут иметь МЧД, чтобы подписывать электронные документы и сдавать электронную отчетность.
Пока действует переходный период. На сайте ФНС в пилотном режиме функционирует сервис по созданию и обмену МЧД. Он позволяет проверить доверенность, создать заявление о ее отмене и т.д.
Чтобы сотрудники (представители) могли подписывать электронные документы, им понадобится КЭП физического лица без привязки к организации или ИП. Получить такую КЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. После этого руководитель организации должен оформить на сотрудника МЧД и подписать ее своей КЭП. Далее информацию о выданной МЧД и саму доверенность необходимо внести в сервис МЧД ФНС.
После внесения данных в сервис сотрудник (представитель) при направлении отчетности и иных электронных документов от имени организации или ИП подписывает их своей КЭП и прикладывает к ним файл МЧД.
При оформлении МЧД в ней указывается срок действия – на усмотрение руководителя. Ограничений по сроку действия доверенности нет. При этом доверитель может аннулировать МЧД в любое время, в том числе до окончания срока, установленного изначально. Аннулируется она также на сервисе МЧД ФНС.
Через сервис можно оформить как основную доверенность, т.е. от имени руководителя компании или ИП, так и доверенность в порядке передоверия. Необходимо учитывать, что аннулирование основной доверенности влечет прекращение действия доверенности, выданной в порядке передоверия.
Что предпринимателям надо знать о сервисах МЧД налоговой службы?
Мы начали говорить о сервисе МЧД, который налоговая служба запустила на своем сайте для подготовки к обмену электронными документами с использованием машиночитаемых доверенностей. Он дает доступ к актуальным версиям документов всех участников электронного документооборота. То есть в любой момент руководитель компании или ИП может не только выдать МЧД, но и проверить полномочия представителей своих контрагентов. ФНС уверена, что применение этого сервиса позволит упростить оборот МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства.
Кроме того, уже давно на сайте ФНС функционирует сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». С его помощью можно оформить МЧД, чтобы подавать документы в налоговую. Такая МЧД будет действительна во всех налоговых органах – в любом субъекте России. Но этот сервис не подойдет, если нужно оформить МЧД для электронного документооборота с контрагентами. В таком случае необходимо воспользоваться новым сервисом.
Организации и ИП, которые обмениваются электронными документами через операторов ЭДО, уже сейчас могут оформить МЧД и регистрировать их в названных сервисах.
Почему не стоит откладывать оформление МЧД?
Машиночитаемые доверенности станут обязательными с 31 августа 2023 г. Однако компаниям и ИП надо уже сейчас позаботиться об оформлении МЧД, хотя бы для своего бухгалтера. Без МЧД налоговую и другую отчетность за третий квартал 2023-го сдать не получится.
При этом предпринимателям рекомендуется не забывать о контроле за доверенными лицами. Например, в случае увольнения работника или расторжения договора об оказании бухгалтерских услуг важно вовремя аннулировать МЧД.
Машиночитаемые доверенности (МЧД)
Согласно правкам, с сентября 2023 г. меняются правила использования и выдачи сертификатов электронной подписи сотрудникам организаций. В них теперь содержится информация о физлицах, а не работниках конкретной фирмы. Отдельно сертификат электронной подписи (ЭП) физического лица не дает права подписывать корпоративные документы. Для того, чтобы заверять документы компании, сотруднику необходима машиночитаемая доверенность (МЧД), выданная руководителем организации. Получается, что для подписи документов компании сотруднику, по новым правилам, нужны сертификат его ЭП, как физлица, и машиночитаемая доверенность, оформляемая гендиректором.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – заполненная по утвержденному формату доверенность, данные в которой проверяются информационной системой автоматически.
Руководитель оформляет МЧД в электронном виде и обозначает в ней действия, которые сотрудник может проводить от юрлица. Например, подписывать документы, контракты с партнерами. В этом отношении машиночитаемая доверенность похожа на бумажную, но с одним отличием МЧД – электронный документ, его не обязательно распечатывать, достаточно просто указать реквизиты.
Сроки перехода на МЧД
Так же устанавливаются сроки перехода на МЧД для организаций:
- 01.03.2023-31.08.2023 – использовать сертификаты КЭП с МЧД не обязательно, оформление машиночитаемой доверенности — по желанию;
- До 31.08. сотрудникам и руководителям допустимо пользоваться сертификатами ЭП, выданными от юрлица, где дополнительно указаны личные данные человека и информация об организации. Вне зависимости от даты выдачи, сертификаты действительны до конца августа 2023 г.С сентября сертификаты ЭП для сотрудников станут недействительны;
- С 01.09.2023 года МЧД для электронной подписи, которую сотрудник ставит на документы компании, станут обязательными.
Полномочия по МЧД
Отдельно Минцифры составляет классификатор полномочий, оформляемых по МЧД. Это необходимо, чтобы информационная система автоматически определяла полномочия, которые есть у подписанта.
По МЧД можно будет:
- Подписывать договоры
- Вести документооборот в электронном виде
- Работать на госпорталах
- Принимать участие в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ
- Сдавать отчеты в госорганы.
Передоверение МЧД
Статьи 17.2 и 17.3 ФЗ №63 закрепляет право передоверять МЧД. Это нужно, например, при передаче права подписывать документы финансовому директору или бухгалтеру. При этом первая, корневая доверенность должна быть выдана руководителем организации, а дальше главбух передоверяет право подписи бухгалтерам.
По статье 187 ГК РФ доверенности с правом передоверия должны соблюдать два требования:
Переход на машиночитаемые доверенности начнется с 1 марта 2022 года
Поэтапный переход на применение машиночитаемых доверенностей начнется с 1 марта 2022 года. Соответствующие нормы содержит официально опубликованный Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ.
Напомним, с 1 января 2022 года должны были вступить в силу поправки в закон об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ), внесенные Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Данные нормы содержат правовые основы для использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также доверенностей для подтверждения полномочий в электронном виде.
В частности, функции по выпуску квалифицированных сертификатов электронных подписей для организаций, ИП и нотариусов возлагаются на ФНС РФ. Также новые нормы устанавливают, что электронная подпись юридического лица выдается исключительно на имя его уполномоченного представителя (генерального директора, руководителя). Соответственно, электронная подпись для индивидуальных предпринимателей будет выдаваться непосредственно на имя ИП.
Сотрудники юрлица или ИП должны в своей деятельности применять электронную подпись физического лица. Такие электронные подписи продолжат выдавать коммерческие удостоверяющие центры. При этом физлица, представляющие компанию или ИП по доверенности (например, штатные работники компании или ИП), должны будут прилагать к подписываемым документам электронную машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную ИП или руководителем юрлица.
Теперь в данные положения внесены поправки, которые смягчают переход на новые правила применения электронных подписей (ЭП) и в течение 2022 года устанавливают добровольный характер использования машиночитаемых доверенностей.
Одновременно до конца 2022 года устанавливается переходный период, в течение которого документы можно будет подписывать, как по новой схеме (ЭЦП гендиректора, которой подписана МЧД, и электронная подпись работника, которая выдана на физическое лицо), так и по старой схеме (электронная подпись сотрудника, в сертификате которого указан ИНН компании, которую он представляет).
Аккредитованные удостоверяющие центры смогут в течение 2022 года, как и ранее выпускать для сотрудников организаций ЭП с сертификатами, в которых будет указана принадлежность сотрудника к компании, то есть с указанием ИНН компании.
После 1 января 2023 года нужно будет применять только новый порядок применения электронных подписей.
Три главных изменения в работе с электронной подписью в 2023 году
Срок изменения правил работы с электронной подписью и машиночитаемой доверенностью отложили на 1 сентября 2023 года (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Подробнее о новых условиях рассказывает Иван Быков, эксперт удостоверяющего центра Контура.
Правила работы с электронной подписью изменят не с 1 января 2023 года,как планировали прежде, а с 1 сентября 2023. В тексте мы говорим о квалифицированной электронной подписи, а также упрощаем некоторые термины. Например, в удостоверяющих центрах получают не «электронную подпись», а «сертификат электронной подписи» (ЭП).
Итак, за счет отсрочки у руководителей компаний и индивидуальных предпринимателей будет время подготовиться ко всем изменениям. Можно не спешить с обновлением электронных подписей в ФНС до конца 2022 года, дождаться окончания срока действия ранее выданных сертификатов ЭП.
Нововведения произойдут сразу в нескольких направлениях: машиночитаемых доверенностях, электронных подписях юрлиц и ИП, а также в порядке работы с ЭП сотрудников.
Изменение № 1: директора юрлиц и ИП могут использовать электронные подписи только от ФНС
По закону в последний раз электронную подпись от коммерческого удостоверяющего центра руководители компаний и предприниматели могли получить 31 декабря 2021 года. Если она до сих пор действительна, то владельцу не нужно обновлять ее с 1 января. В ФНС он должен обратиться за одну-две недели до окончания срока подписи, но не позже 1 сентября 2023 года.
Например, директор получил электронную подпись 19 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. До переноса срока введения изменений руководителю пришлось бы обновить сертификат до 1 января 2023 года. После отсрочки можно продолжить пользоваться электронной подписью все 15 месяцев и обратиться в ФНС за ее выпуском только в марте.
С 1 сентября 2023 года закон запрещает пользоваться электронными подписями на юрлицо или ИП, полученными от аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров (сертификаты физлиц продолжают действовать). Для этих категорий пользователей действительны подписи только от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства (для бюджетников) или Центробанка ( для финансовых организаций).
К сентябрю 2023 года нужно обзавестись подписью, соответствующей новым требованиям закона.
Изменение № 2: уполномоченные сотрудники не смогут использовать подпись юрлица
Изменения касаются работников, которые подписывают документы от лица компании.
Например, главные бухгалтеры или менеджеры по закупкам. Они могут использовать электронные подписи юрлица до 1 сентября 2023 года (ранее закон устанавливал более ранний срок — 1 января 2023 года). К сентябрю 2023 для подписания документов придется получить подпись физлица в коммерческом удостоверяющем центре.
Оба вида подписей — юрлица и физлица — сотрудники могут по-прежнему получать в коммерческих УЦ. Подписи отличаются сведениями, которые в них содержатся, а также способом подписания документов.
В подписи юрлица есть данные и компании, и сотрудника, она сразу указывает, что документ подписал представитель конкретной организации.
В подписи физлица — только данные сотрудника, без информации о работодателе. Чтобы подписать ею документ, потребуется доверенность от руководителя организации.
Изменение № 3: к подписи физлица уполномоченному потребуется машиночитаемая доверенность
Подписывать документы от лица компании или ИП одной только подписью физлица уполномоченные сотрудники не смогут. Дополнительно к ней они должны будут получить МЧД — машиночитаемую доверенность. Ее оформляет руководитель организации.
Документы с МЧД и подписью физлица уже принимают налоговая служба, фонд социального страхования. Работают с ними также системы электронного документооборота с контрагентами.
Для работы с площадками торгов, которые не успели перейти на новый формат работы, сотрудники могут по-прежнему использовать подписи юрлиц. Однако c 1 сентября 2023 года от них придется полностью отказаться и перейти на сертификаты электронной подписи, оформленные на физлиц, и машиночитаемые доверенности.