Как поручить обработку персональных данных третьим лицам
Иногда работодатели привлекают специализированные компании для ведения кадрового и бухгалтерского учета. В такой ситуации нужно правильно оформить документы в сфере персональных данных с аутсорсером и своими сотрудниками, иначе штрафов работодателю не избежать. В статье разбираемся, как это сделать.
Если оператор поручает обработку персональных данных стороннему лицу, которое не связано обязательством о неразглашении персданных (далее — обработчик), ему потребуются такие документы (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее — Закон о персональных данных):
- согласие субъекта, чьи данные он будет передавать, если Закон о персональных данных не предусматривает иное;
- поручение оператора, которое является основанием передачи — например, гражданско-правовой договор либо государственный или муниципальный контракт, который заключен с обработчиком.
Как оформить согласие субъекта на передачу его персданных обработчику
Законодательство о персональных данных направлено на защиту неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны. Поэтому, по общему правилу, передавать такие данные третьим лицам без согласия субъекта нельзя (ст. 7 Закона о персональных данных).
Согласие на обработку персональных данных третьим лицом по поручению оператора обязан получить сам оператор, а не обработчик (ч. 4 ст. 6 Закона о персональных данных). В этой ситуации закон прямо не предусматривает получать согласие в письменной форме, но разумно будет оформить его документально, чтобы у оператора было доказательство законной обработки персданных. Косвенно о том, что письменная форма необходима, свидетельствует п. 6 ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных — среди требований к согласию на обработку в письменном виде есть указание на обработчика. В тексте согласия необходимо зафиксировать:
- наименование или ФИО обработчика (п. 6 ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных);
- его адрес (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.10.2020 № Ф07-8987/2020 по делу № А56-87199/2019).
Кроме того, оператор обязан соблюдать общие требования к согласию, которые установлены ст. 9 Закона о персональных данных (п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 ).
Как оформить поручение оператора обработчику
В поручении оператора необходимо зафиксировать (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных):
- перечень персональных данных, которые он передает обработчику;
- все действия, которые будет совершать обработчик с персданными (п. 3 ст. 3 Закона о персональных данных);
- цели обработки;
- требования к защите персональных данных (ст. 19 Закона о персональных данных).
Отдельное внимание нужно уделить обязанностям, которые обработчик будет выполнять при обработке персональных данных. Стороны сами определяют, какие обязанности устанавливать. При этом необходимо предусмотреть, что обработчик обязан:
- соблюдать принципы и условия обработки персональных данных и другие требования, которые установлены Законом о персональных данных;
- соблюдать конфиденциальность таких данных;
- соблюдать требования из ч. 5 ст. 18 и 18.1 Закона о персональных данных;
- предоставлять оператору документы и информацию о принятии мер и соблюдении требований ст. 6 Закона о персональных данных по его запросу в течение срока действия поручения, в том числе до начала обработки персональных данных;
- обеспечивать безопасность персданных при их обработке;
- уведомлять оператора о случаях утечки таких данных (ч. 3.1 ст. 21 Закона о персональных данных);
- использовать персональные данные только в тех целях, для которых оператор их передал — если оператор передал персданные своих сотрудников (ст. 88 ТК РФ).
Кто несет ответственность перед субъектом персданных
Общее правило — ответственность перед субъектом несет оператор-работодатель, а обработчик отвечает перед оператором (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).
Исключение — случаи, когда оператор поручил обработку иностранному физлицу или юрлицу. В такой ситуации ответственность перед субъектом несут и обработчик, и оператор (ч. 6 ст. 6 Закона о персональных данных).
Кому оператор вправе поручить обработку персональных данных ответ сдо ржд
Статья 6. Условия обработки персональных данных
(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Перспективы и риски арбитражных споров и споров в суде общей юрисдикции. Ситуации, связанные со ст. 6
Споры в суде общей юрисдикции:
1. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:
1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах;
(п. 3 в ред. Федерального закона от 29.07.2017 N 223-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.1) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее — исполнение судебного акта);
(п. 3.1 введен Федеральным законом от 29.07.2017 N 223-ФЗ)
4) обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг;
(в ред. Федерального закона от 05.04.2013 N 43-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных, устанавливающие случаи обработки персональных данных несовершеннолетних, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, а также положения, допускающие в качестве условия заключения договора бездействие субъекта персональных данных;
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 363-ФЗ, от 03.07.2016 N 231-ФЗ, от 14.07.2022 N 266-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
7) обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, в том числе в случаях, предусмотренных Федеральным законом «О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности и о внесении изменений в Федеральный закон «О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях», либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 231-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
О выявлении конституционно-правового смысла п. 8 ч. 1 ст. 6 см. Постановление КС РФ от 25.05.2021 N 22-П.
8) обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
9) обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, при условии обязательного обезличивания персональных данных;
9.1) обработка персональных данных, полученных в результате обезличивания персональных данных, осуществляется в целях повышения эффективности государственного или муниципального управления, а также в иных целях, предусмотренных Федеральным законом от 24 апреля 2020 года N 123-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального регулирования в целях создания необходимых условий для разработки и внедрения технологий искусственного интеллекта в субъекте Российской Федерации — городе федерального значения Москве и внесении изменений в статьи 6 и 10 Федерального закона «О персональных данных» и Федеральным законом от 31 июля 2020 года N 258-ФЗ «Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации», в порядке и на условиях, которые предусмотрены указанными федеральными законами;
(п. 9.1 введен Федеральным законом от 24.04.2020 N 123-ФЗ; в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 331-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
10) утратил силу с 1 марта 2021 года. — Федеральный закон от 30.12.2020 N 519-ФЗ;
(см. текст в предыдущей редакции)
11) осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.
1.1. Обработка персональных данных объектов государственной охраны и членов их семей осуществляется с учетом особенностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 мая 1996 года N 57-ФЗ «О государственной охране».
(часть 1.1 введена Федеральным законом от 01.07.2017 N 148-ФЗ)
2. Особенности обработки специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных устанавливаются соответственно статьями 10 и 11 настоящего Федерального закона.
3. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного или муниципального контракта, либо путем принятия государственным органом или муниципальным органом соответствующего акта (далее — поручение оператора). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные настоящим Федеральным законом, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом. В поручении оператора должны быть определены перечень персональных данных, перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели их обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных, требования, предусмотренные частью 5 статьи 18 и статьей 18.1 настоящего Федерального закона, обязанность по запросу оператора персональных данных в течение срока действия поручения оператора, в том числе до обработки персональных данных, предоставлять документы и иную информацию, подтверждающие принятие мер и соблюдение в целях исполнения поручения оператора требований, установленных в соответствии с настоящей статьей, обязанность обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 настоящего Федерального закона, в том числе требование об уведомлении оператора о случаях, предусмотренных частью 3.1 статьи 21 настоящего Федерального закона.
(часть 3 в ред. Федерального закона от 14.07.2022 N 266-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
5. В случае, если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, несет ответственность перед оператором.
6. В случае, если оператор поручает обработку персональных данных иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанных лиц несет оператор и лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора.
Оператор персональных данных
Знание законодательной базы для того, кто намерен осуществлять обработку ПДн в рамках своей деятельности, является обязательным, и главным нормативно-правовым актом является Федеральный Закон № 152, принятый в 2006 году. Он регулирует взаимоотношения владельцев личной информации и тех, кто использует эти сведения для коммерческих и иных целей. Детальный анализ ФЗ позволит разобраться, кто признается оператором персональных данных, какие у него права и обязанности, может ли быть обработчиком поручитель, какие требования предъявляются к тем, кто собирает, хранит, копирует, распространяет, уничтожает и блокирует сведения. Особого внимания заслуживает вопрос необходимости исполнения закона о ПДн в полном объеме, например, в отдельных случаях нет необходимости отправлять уведомление Роскомнадзору об осуществлении обработки информации.
Кто является оператором персональных данных в соответствии с ФЗ-152?
В статье 3 четко прописано, что статус оператора ПДн имеют все, кто сами либо с помощью уполномоченных лиц обрабатывают персональные данные, предварительно установив их состав, цели и список выполняемых действий. Под данную категорию попадают как юридические, так и физические лица, а также муниципальные органы и государственные структуры. Фактически это все без исключения компании, реализующие товары или услуги.
В действующем законодательстве РФ указаны организации, которым не нужно дополнительно информировать Роскомнадзор о проведении операций с ПДн. К ним относятся фирмы и ИП, которые получают и используют личные сведения субъектов:
- на основании положений ТК России (каждый работодатель — это оператор);
- после заключения соответствующего договора для исполнения его условий;
- в рамках деятельности религиозного или общественного сообщества, но только в том случае, если они не будут передавать ПДн третьим лицам;
- входящие в состав государственных информационных систем (ГИС);
- в неавтоматизированных системах с соблюдением установленных требований ФЗ и других подзаконных актов;
- в ситуациях, когда требуется защита интересов и обеспечения безопасности общества и граждан, в том числе при оказании услуг связи, междугородных и международных перевозок и т.п.
Кроме того, оператор личных данных не должен сообщать в компетентный орган, если обрабатывает исключительно Ф.И.О. гражданина, сведения для выдачи однократных пропусков и ПДн, которые имеют общедоступный характер. Если ваша деятельность не относится ни к одной из перечисленных категорий, то уведомление посылать необходимо, причем сразу после этого вы будете включены в реестр. Каждый человек может в любое время зайти на официальный ресурс Роскомнадзора и узнать наименование и другие сведения об операторе персональных данных. Если в перечне информации нет, это может значить, что фирма или ИП не подали уведомление, соответственно, нарушили закон либо совершают операции, для которых не требуется его предоставлять.
Проконсультироваться, нужно ли в вашем случае контактировать с проверяющей организацией, можно в нашем специализированном центре. Опытные эксперты по защите ПДн изучат ситуацию и дадут конкретные рекомендации по поводу правового урегулирования деятельности согласно ФЗ-152.
Независимо от того, в какой сфере работает компания, насколько большой штат сотрудников и объем обрабатываемой личной информации, в обязательном порядке необходима разработка Политики обработки ПДн и прочей внутренней документации, определяющей порядок совершения всех операций. Для тех, кто ведет бизнес онлайн, предусмотрено требование опубликовать основные документы на сайте. При отсутствии неограниченного доступа к Политике можно получить штраф в пределах от 3 до 30 тысяч рублей, в дополнение к этому организация автоматически попадает в реестр нарушителей, что негативно скажется на деловой репутации.
Права и обязанности оператора персональных данных
Занимаясь обработкой ПДн, предприниматель или фирма должны четко придерживаться законодательных нормативов. Например, есть возможность осуществлять с полученными сведениями такие операции, как:
- копирование;
- сбор, анализ и сохранение;
- изменение, дополнение, обновление;
- распространение;
- использование;
- систематизация и накопление;
- обезличивание;
- блокировка, уничтожение, удаление.
Но при этом установлены ограничения относительно продолжительности хранения и способа применения. Запрещено продолжать обрабатывать ПДн после достижения изначально поставленных целей и сроков.
Что касается требований к операторам персональных данных, то основными среди них являются:
- Отправка уведомления о начале проведения действий с ПДн сотрудников, клиентов с обязательным указанием адреса, Ф.И.О./названия организации, субъектов и типов обрабатываемых сведений, правового обоснования деятельности, списка операций, предпринятых мер обеспечения безопасности. Также нужно сообщить дату начала работ с ПДн, сроки и условия её завершения, наличие трансграничной передачи информации (передачи на территорию иностранного государства).
- Обеспечение защиты ПДн от несанкционированного доступа. На предприятии должен быть сотрудник, ответственный за внедрение и контроль операций, а также разработаны и интегрированы организационные и технические меры защиты. Для внедрения мер обеспечения безопасности требуется составить достаточной большой список локальных документов, начиная от должностных инструкций, заканчивая моделью актуальных угроз ПДн.
- Конфиденциальность информации. Операторы должны организовать свою деятельность таким образом, чтобы к ней имели доступ только уполномоченные лица, не происходило утечек, и не было случаев передачи ПДн третьей стороне без предварительного получения письменного согласия.
- Использование локальных ИСПДн — имеется ввиду необходимость хранения и обработки на российских серверах при сборе ПДн. При этом возможность дальнейшей трансграничной передачи не запрещена.
- Прекращение операций после истечения предусмотренного срока или достижения изначально установленных условий обработки. Кроме того, ФЗ-152 позволяет каждому субъекту написать заявление с просьбой отозвать согласие на использование его ПДн, после чего у фирмы или ИП есть 30 дней на исполнение данного требования, если конечно же нет законных оснований для продолжения обработки его ПДн.
Что проверяет Роскомнадзор?
Регулярные проверки ведомства — мощный стимул для организаций не нарушать положения ФЗ-152. Главное, на что обращают внимание представители госструктуры:
- наличие письменного согласия субъектов в случае их необходимости;
- присутствие локальной документации, регулирующей взаимоотношения между оператором и владельцем ПДн, а также их соблюдение;
- своевременное уведомление о начале обработки;
- поставленные цели и длительность хранения информации;
- применяемые меры защиты, налаженная система ограничения доступа;
- сервера, на которые помещаются сведения для систематизации и хранения.
Естественно, если в прошлом оператор персональных данных совершал нарушения, но его будут инспектировать особенно тщательно, так что есть смысл изначально привести деятельность в сфере ПДн в соответствие в требованиями ФЗ-152.
Делегирование обработки ПДн
Осуществлять обработку самостоятельно необязательно — можно поручить организацию обработки и защиту информации специалистам. Это может быть сервис-провайдер либо иное лицо (например, наш Центр безопасности данных), которое возьмет на себя обеспечение технической части согласно условиям подписанного договора и нормативам российского законодательства. Юридическое право выполнять действия с ПДн закрепляется в поручении, где отдельным пунктом прописана необходимость обеспечения безопасности и конфиденциальности обрабатываемых данных граждан.
Чем грозит разглашение личной информации граждан?
Закон предусматривает различные виды ответственности за несоблюдение оператором требований ФЗ-152 в отношении операций с ПДн, а именно:
Правовой статус “обработчика” персональных данных в России и его отличие от оператора
Все, кто сталкивался с обработкой персональных данных (ПД) знаком с понятием Оператор. И в целом законодательство, а именно ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ, дает достаточно емкое понятие термина Оператор.
На практике часто возникает ситуация, когда организация обрабатывает ПД, которые ей передал на обработку Оператор. Это может быть: ЦОД, который осуществляет хранение данных или, например, сервис рассылок email или sms сообщений, который действует по поручению онлайн-ритейлера.
Встает вопрос, кем является организация, получившая данные от Оператора, по отношению к субъекту ПД: тоже Оператор или же просто “Обработчик”, правовой статус которого в N 152-ФЗ не определен?
Пункты 3-5 ст. 6 N 152-ФЗ предусматривают возможность Операторов поручать обработку ПД третьим лицам. Эти третьи лица как раз и являются “Обработчиками”.
Права и обязанности Обработчика сформулированы достаточно кратко: лицо обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных выполнять требования Оператора.
Также, закон закрепляет, что
“Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных”.
Это ограничивает ответственность Обработчика:
“В случае, если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, несет ответственность перед оператором”.
Европейский GDPR четко выделяет два субъекта обработки ПД: Контроллер и Процессор, аналог российского Оператора и “Обработчика”. GDPR фиксирует правовой статус, права, обязанности и ответственность обоих субъектов обработки ПД.
В России же, изучая административную практику Роскомнадзора и Судебную практику, бросается в глаза, что третьих лиц, занимающихся обработкой, еще ни разу не назвали “Оператором”, но и как-то иначе, чем “третьи лица” они также не именуются.
Бывают ситуации, когда юридическое лицо поручает другому лицу собирать персональные данные и оказывать определенные услуги с использованием таких данных. При этом такое юридическое лицо считает, что оно не является Оператором, а факт того, что оно определяет цели обработки ПД, состав ПД, подлежащих обработке и действия (операции), совершаемые с ПД, его не сильно волнует. И при этом лицо, которому поручили собрать ПД и оказать с ними определенные услуги, также не является Оператором.
Встает вопрос о разграничении ответственности субъектов, обрабатывающих ПД. Также, нередко дискутируется необходимость уведомления РКН и включения в реестр третьих лиц, если они все такие не являются “Операторами”, но обрабатывают ПД по поручению.
Если у организации есть своя база ПД, собранная ей на своем сайте, и база ПД, полученная ей по договору с целью оказания услуг, неужели по отношению к обеим базам ПД она будет выступать Оператором?
Это далеко не единственная неопределенность ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ, ответ на которую не может дать РКН.