Энциклопедия решений. Место работы дистанционного работника
В соответствии с частью второй ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора является условие о месте работы. Каких-либо исключений для трудовых договоров о дистанционной работе трудовое законодательство не устанавливает. Следовательно, в таких договорах также должно быть определено место работы.
Хотя в соответствии с позицией Верховного Суда РФ, приведенной в Обзоре, утвержденном 26.02.2014, под местом работы понимается расположенная в определённой местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение, применение такого подхода к определению места работы дистанционных работников представляется не вполне корректным. Правовой смысл включения в трудовой договор условия о месте работы, на наш взгляд, заключается в том, чтобы обеспечить работнику возможность выполнять трудовую функцию на удобной для него территории, согласованной с работодателем, и получать в связи с этим установленные законом гарантии и компенсации, обусловленные работой в конкретной местности. Таким образом, в ситуациях, когда работа выполняется в месте, отличном от места нахождения работодателя и его структурных подразделений, как в случае с дистанционной работой, в качестве места работы следует указывать фактическое место выполнения трудовой функции. Специалисты Роструда и Минфина России также указывают на тот факт, что местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей) (см. письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1, консультации дежурного инспектора портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ", письма Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945). Указание в качестве места работы адреса организации будет неверным (консультация Роструда).
С учетом приведенного Верховным Судом РФ определения представляется достаточным конкретизировать место работы до населенного пункта; указывать полный адрес не требуется (см. консультацию Роструда).
Согласно части третьей ст. 312.1 ТК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Таким образом, дистанционные работники имеют право на те же гарантии и компенсации, зависящие от места их работы (повышенная оплата труда, дополнительный отпуск, сокращенная продолжительность рабочего времени и т.д.), что и все прочие работники в установленных законом случаях (см. консультации Роструда). Заработная плата дистанционного работника не может быть ниже минимума, установленного в том субъекте РФ, где расположено его место работы (консультация Роструда).
Установление места работы в трудовом договоре налагает обязательства и на работника: формально свою трудовую функцию он может выполнять только в этом месте. Если дистанционный работник намеревается постоянно или временно работать в другом населенном пункте, это предполагает необходимость изменения условий трудового договора, что согласно ст. 72 ТК РФ невозможно без согласия работодателя (см. консультацию Роструда).
Как следует из ст. 166 ТК РФ, поездка дистанционного работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его работы, определенного трудовым договором (в том числе в место нахождения работодателя), является командировкой (см. консультацию Роструда). Дистанционному работнику, направляемому в командировку, положены те же гарантии, что и всем прочим работникам.
Из ст. 13 ТК РФ следует, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, содержащие нормы трудового права, действуют только на территории Российской Федерации. Минтруд России, ссылаясь на эту норму, разъясняет, что Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможность заключения трудового договора о дистанционной работе ни с гражданином РФ, ни с иностранным гражданином, осуществляющими трудовую деятельность за пределами территории Российской Федерации. По мнению чиновников, сотрудничество с такими гражданами следует осуществлять в рамках гражданско-правовых отношений (письма от 16.01.2017 N 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 N 17-3/ООГ-378, от 05.11.2015 N 17-3/В-534, от 07.08.2015 N 17-3/В-410).
На наш взгляд, с учетом статей 10, 11 и 13 ТК РФ правильнее говорить о том, что выполнение работы по трудовому договору на территории иностранного государства возможно, однако на такие трудовые отношения российское законодательство по умолчанию не распространяется. В то же время международным договором РФ может быть предусмотрено иное (см., например, ст. 44 Договора между Российской Федерацией и Республикой Польша о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Варшава, 16.09.1996), ст. 26 Договора между Российской Федерацией и Монголией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Улан-Батор, 20.04.1999)). Иными словами, заключить трудовой договор о дистанционной работе по правилам главы 49.1 ТК РФ и применять российское трудовое право к возникшим отношениям, если в при этом в качестве места работы будет определена территория иностранного государства, можно только в том случае, если договор РФ с таким государством это позволяет.
Образец трудового договора с дистанционным работником — 2023
Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:
- надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
- дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.
У обоих вариантов много общего:
- взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
- работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
- время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
- объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
- средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
- работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
- специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
- для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
- в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.
Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».
Внимание! С 2021 года вступили в действие изменения в правилах оформления и организации дистанционной работы. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный обзор закона, внесшего изменения в ТК РФ. Получите бесплатный демо-доступ к КонсультантПлюс и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником
Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:
- надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
- надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
- надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
- работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
- для дистанционного работника могут устанавливаться:
- режим труда, согласованный с работодателем;
- право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
- особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.
Работа по совместительству с возможностью удаленного труда
ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:
- рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
- предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
- не действуют гарантии, положенные лицам:
- работающим в районах Крайнего Севера;
- совмещающим работу и учебу;
- прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.
Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».
Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде
Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:
- получения от работника всех необходимых сведений о нем;
- предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
- оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
- ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
- получения работником справок от работодателя.
ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен введен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Если работник заключает трудовой договор впервые, то он должен самостоятельно получить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:
- через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
- с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.
Посредством электронных документов допускается осуществлять:
- знакомство с внутренними нормативными актами;
- подачу заявлений;
- предоставление объяснений.
Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения
Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку (при наличии в бумажном виде), документы о регистрации в системе персучета ПФР, воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.
В отношении двух видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:
-
лицо, его имеющее лицевого счета, должно оформлять самостоятельно;
- запись в трудовой книжке (либо сама трудовая книжка при первом оформлении трудового договора работником) по соглашению между работником и работодателем может не оформляться, но если такого соглашения нет, то книжку надо передать работодателю лично или через почту заказным письмом.
ВАЖНО! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Если сотрудник впрервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка ему не заводится.
Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.
О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».
Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения
Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:
- обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя;
- присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
- устанавливается определенный режим работы, если это важно для работодателя, и порядок предоставления отпусков;
- оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
- содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
- отражается объем компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
ВАЖНО! Возмещение расходов дистанционщиков нормируется для налогообложения прибыли с 31.08.2023, для НДФЛ и взносов с 01.01.2024. Сумма, которую можно учесть в расходах и не нужно облагать НДФЛ и взносами составляет 35 руб. в день.
Трудовой договор дистанционного работника — образец
Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.
О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
Образец трудового договора о дистанционной работе 2023 года можно посмотреть на нашем сайте.
Итоги
Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.
На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника
Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником
Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.
Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:
- На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
- На временной основе — действует до 6 месяцев.
- Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.
Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.
На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:
- Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
- Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.
Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.
Как правильно составить трудовой договор с удалённым сотрудником: особенности
О том, как правильно составить стандартный трудовой договор, мы рассказывали здесь. Вместе с тем оформление трудового договора об удалённой работе идентично, за исключением нюансов, которые следует предусмотреть.
Указание на дистанционное рабочее место сотрудника
В трудовом договоре нужно обязательно зафиксировать, что сотрудник выполняет свои обязанности дистанционно. Татьяна Нечаева предлагает прописать это следующими фразами:
- Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
- Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.
Второй вариант в приоритете для работодателя, которому важно, откуда работает человек. Допустим, если выполнение обязанностей работника напрямую зависит от его нахождения в определённой местности. Дополнительно зафиксированный адрес сотрудника в трудовом договоре даёт работодателю понимание, где искать сотрудника в случае, если он долго не выходит на связь.
Учёт рабочего времени и отчётность
Когда сотрудник не присутствует в офисе, руководителю сложно оценить объём выполняемых им задач и его присутствие на рабочем месте. Татьяна Нечаева утверждает, что это может стать проблемой для работодателя, поэтому нужно подстраховать себя. Для этого в трудовом договоре стоит зафиксировать, каким образом:
- Сотруднику ставятся задачи. Например, посредством почты, корпоративных систем, мессенджеров и так далее.
- Работник обменивается с руководителем и коллегами файлами и документами.
- Специалист отчитывается за время, проведённое за работой. Можно использовать как отчёты в виде документов, так и системы подсчёта рабочего времени, установленные на рабочий компьютер специалиста.
Средства труда
Трудовой договор должен обязательно включать весь перечень оборудования, программного обеспечения и других средств, которые работник использует в работе. По закону работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы, даже канцелярией. При этом обеспечение работника этими средствами возможно тремя способами:
- Работодатель предоставляет всё необходимое на определённый срок, а сотрудник подписывает акт приёма-передачи средств и требования по охране труда компании.
- Работник использует своё оборудование с установленными порядком, сроком и размером компенсации за его использование.
- Сотрудник самостоятельно приобретает все необходимые средства для работы. Тогда работодатель либо компенсирует покупку и производит все те же действия, как при передаче оборудования сотруднику в пользование, либо выплачивает установленную компенсацию.
Между тем можно уточнить, какими именно программами следует пользоваться работнику. Допустим, если для компании важно, чтобы весь дизайн отрисовывался в Photoshop, а не в другой программе. В случае покупки сотрудником иного программного обеспечения работодатель не обязан его оплачивать.
Безопасность
Работодателю сложно отследить, какие ресурсы посещает удалённый сотрудник в рабочее время, поэтому при малейшей ошибке может пострадать конфиденциальность данных компании. Чтобы предотвратить утечку информации, компании устанавливают на компьютеры программы, которые отслеживают перемещения пользователя в сети и защищают данные организации. В договоре следует прописать, какими программами для безопасности данных обязан пользоваться работник, и ограничить его доступ в сторонние ресурсы (сайты, социальные сети, мессенджеры) с компьютера в рабочее время.
Охрана труда
В отношении офисных сотрудников работодатель обязан соблюдать требования по обеспечению безопасности персонала: устанавливать противопожарные системы, инструктировать по правилам безопасности, подготавливать к чрезвычайным ситуациям и прочее. Офисный сотрудник обязан ознакомиться со множеством локальных актов и подписать их.
Но при работе с удалёнными сотрудниками требования к охране труда не нужно так строго соблюдать. Обязанности работодателя следующие:
- Провести для сотрудника инструктаж по работе с техническим оборудованием при его наличии.
- Застраховать работника от несчастного случая при выполнении трудовых обязанностей и профзаболеваний, а также расследовать несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте.
- Платить взносы в Фонд социального страхования на травматизм.
График работы
График работы дистанционного сотрудника определяется индивидуально. Например, можно прописать, что работник должен выполнять трудовые обязанности и быть на связи с понедельник по пятницу с 9:00 до 18:00 с указанием часового пояса.
При этом в трудовом кодексе закреплено право подчинённого на отдых от работы. Работодатель самостоятельно устанавливает, какой промежуток времени в рабочее время человек может потратить на личные нужды: отдых, обед и так далее. По закону это время должно варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. Кроме этого, сотрудник имеет право не выходить на связь в неустановленные часы работы.
Командировки
В случае если удалённый сотрудник должен периодически появляться в офисе, но находится в другом регионе, или отправляться в командировки по рабочим вопросам, то поездки должны полностью оплачиваться работодателем.
Исключением являются развлекательные мероприятия, проводимые в рамках компании, — корпоративы, тимбилдинги и другие встречи, где присутствие всего коллектива необязательно. Работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника или все затраты остаются на стороне подчинённого.
Основания для увольнения
Увольнение дистанционного работника проводится по тому же порядку, что и офисного. Относительно удалённых сотрудников законом установлены внеочередные основания для увольнения. Среди таких:
- Если удалённый сотрудник не выходит на связь в течение двух дней.
- Если удалённый сотрудник уехал в другую местность, которая не позволяет ему выполнять его прямые обязанности.
Помимо прочего, на дистанционных работников действуют те же основания для увольнения, что и на офисных. Однако зафиксировать их зачастую намного сложнее.
Допустим, наказать за прогул дистанционного работника практически невозможно, так как он не появляется на территории работодателя для выполнения обязанностей. В то же время, если сотрудник отсутствовал в рабочее время, Татьяна Нечаева советует запросить письменное объяснение того, где он находился в предполагаемый промежуток времени. Работник обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса. Кроме того, помощниками в доказательстве неисполнения обязанностей сотрудником могут стать счётчик рабочего времени или свидетели — коллеги и клиенты, которые не получают ответ на письма и звонки от человека.
Организация также может обезопасить себя от филонства удалённого работника, прописав в договоре, что сотрудник обязан ответить на письмо в тот же день, если оно поступило до 15:00 того же дня, и на следующий день, если оно поступило после 15:00 предыдущего дня.
По мнению Татьяны Нечаевой, отдельную сложность в привлечении сотрудника к ответственности могут представлять неординарные ситуации, такие как нарушение конфиденциальности данных из-за нахождения в общественном месте или присутствие на рабочем месте в нетрезвом виде. Компаниям необходимо выработать стратегии, которые помогут предотвратить все нарушения, и зафиксировать их в договоре.
Гибридный формат работы
Поскольку пандемия сбавляет обороты, а большинство сотрудников и работодателей увидели выгоду от дистанционного формата, компании часто переходят на гибридный формат: когда человек работает несколько дней из офиса, а несколько дней из дома. Это позволяет комфортно продолжать рабочий процесс и сохранять корпоративную культуру.
Оформление гибридной работы регулируется в договоре об удалённой работе. Для этого нужно расписать график работы сотрудника. Как пример:
- С понедельника по среду сотрудник производит трудовую деятельность по месту нахождения работодателя по такому-то адресу, а с четверга по пятницу сотрудник производит трудовую деятельность вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.
Сверх этого можно прописать, что стороны заново согласовывают график работы каждый месяц: работодатель может изменить график работы специалиста в следующем месяце, и сотрудник обязан согласиться. Таким образом компания может гибко распределять ресурсы в зависимости от потребностей.
Отдельно стоит упомянуть, что при гибридном формате работы человек чаще перемещается между рабочими местами с техническими средствами: ноутбуком, мышкой, наушниками и прочим. При условии, что работник потерял или испортил имущество компании, возмещение ущерба определяется по ситуации, но чаще всего эта ответственность лежит на плечах сотрудника.
Как заключить договор с удалённым сотрудником: электронный документооборот
Если удалённый сотрудник находится в одном городе с работодателем, то личные встречи для подписания документов — не проблема. Совсем иная ситуация, если работник находится в другом регионе. Стандартный обмен документами по почте или через мессенджеры не будет иметь юридической силы и не заменит настоящую подпись.
У компании есть два способа коммуникации с дистанционным работником. Первый — обмен оригиналами документов для подписи с помощью курьерских услуг. А второй — подписание документов электронной подписью. О нём расскажем подробнее, поскольку есть особенности.
Согласно закону, работодатель и работник могут заключать договоры с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у сотрудника может быть один из трёх вариантов электронной подписи:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Получение такой подписи стоит денег, и, если компании принципиально, чтобы использовался этот вид подписи, работодатель обязан оплатить её. Такая подпись даёт максимальную степень защищённости документа от подделки.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет меньшую степень защищённости документа и возможностей, но подписывать кадровые бумаги ей допустимо. Оформление такой подписи обойдётся дешевле, и она тоже полностью оплачивается работодателем.
- Электронная подпись на портале «Работа в России». Работодатель должен сформировать ЭДО на портале и пригласить сотрудника присоединиться. Работнику нужно зарегистрироваться на сайте «Госуслуги», верифицировать учётную запись и присоединиться к ЭДО компании. Такая подпись бесплатна для обеих сторон.
Для найма удалённого сотрудника требуется тот же перечень документов, что при приёме в офис:
- паспорт;
- трудовая книжка (с 1 января 2020 года допустима электронная трудовая книжка);
- СНИЛС;
- военный билет и другие документы/справки по требованию.
Работник может предоставить все документы в виде сканов, скриншотов, файлов PDF, XML и так далее.
По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
Документы, подписанные посредством электронной подписи, приравниваются к оригиналу. Главный бонус при работе с ЭДО — подписи невозможно подделать, а значит, в спорных ситуациях с сотрудником можно доказать, что он собственноручно подписывал документ.
Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом
Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя. Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера. Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.
Читайте также
Вакансии дня
HeadHunter
Новости и статьи
Сервисы для соискателей
Молодым специалистам
- Уведомления в мессенджер
Сегодня на сайте 1423018 вакансий , 64767103 резюме , 2044043 компании и за неделю 4080334 приглашения
Как составить трудовой договор о дистанционной работе на постоянной основе
С 1 января 2021 г. вступил в силу Федеральный закон № 407, предусмотревший существенные изменения в ТК РФ в сфере регулирования дистанционного труда работников. Этот закон ввел несколько видов выполнения работником трудовой функции дистанционно, одним из которых является выполнение работы вне места расположения работодателя на постоянной основе.
Выполнение дистанционной работы на постоянной основе должно осуществляться с учетом особенностей, предусмотренных главой 49.1 ТК РФ. Отдельные положения данной главы должны находить свое отражение в трудовых договорах соответствующей категории работников.
(О том, что после внесения поправок в ТК РФ изменилось в лучшую сторону, а что – в худшую, читайте в статье «Дистанционная работа по-новому».)
Вид дистанционной работы в трудовом договоре
Выполнение дистанционной работы на постоянной основе означает ее осуществление вне места расположения работодателя в течение всего срока действия трудового договора. Такой вид дистанционной работы не позволяет работодателю в одностороннем порядке обязать работника выйти на рабочее место в офис, поскольку это будет являться существенным изменением его условий труда. В данном случае работодатель должен соблюсти двухмесячный порядок уведомления работника. А если работник не согласится, то придется предлагать ему другие вакантные должности или расторгать трудовой договор.
В силу ст. 312.1 ТК РФ соответствующий вид дистанционной работы должен прописываться в трудовом договоре с работником. Следовательно, в договоре целесообразно указать, что «работник выполняет трудовую функцию дистанционно вне места расположения работодателя на постоянной основе».
Место работы дистанционного работника
Место работы в силу ст. 57 ТК РФ является обязательным для включения в трудовой договор условием. Поскольку при дистанционной работе выполнение трудовой функции осуществляется вне места расположения работодателя, рабочим местом работника, как правило, является его место жительства или фактического пребывания. Соответствующие сведения должны быть отражены в трудовом договоре.
Следует учитывать, что если в трудовой договор внести конкретный адрес выполнения работником трудовой функции, то при его изменении придется заключать дополнительное соглашение к договору, поскольку произойдет изменение существенного условия о месте работы. При этом ст. 57 ТК РФ не требует отражать в трудовом договоре конкретный адрес работника, достаточно указать только населенный пункт. Это избавит от необходимости каждый раз при смене адреса работником вносить изменения в трудовой договор.
Допускается также третий вариант: в трудовом договоре можно прописать, что «место работы (выполнения трудовой функции) работник определяет самостоятельно». Это условие не будет противоречить трудовому законодательству, однако привлечь работника к дисциплинарной ответственности за прогул будет невозможно.
Режим рабочего времени дистанционного работника
В силу ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника может определяться как в трудовом договоре, так и в коллективном договоре или отдельном локальном нормативном акте работодателя.
Если режим рабочего времени и отдыха дистанционного работника не будет отличаться от общего режима, установленного внутренним трудовым распорядком работодателя, достаточно сослаться в трудовом договоре на конкретный локальный нормативный акт работодателя (или коллективный договор), закрепляющий соответствующий режим (с ним необходимо ознакомить работника). Если же режим будет отличаться от установленного внутренним трудовым распорядком, то его необходимо прописать в трудовом договоре.
На режим рабочего времени и отдыха дистанционного работника распространяются общие требования ТК РФ о продолжительности рабочего времени, сверхурочной работе, времени отдыха и т.п.
Необходимо помнить, что если режим рабочего времени не будет определен для работника работодателем, то он будет устанавливаться работником по своему усмотрению.
Взаимодействие дистанционного работника и работодателя
В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционная работа возможна при условии взаимодействия работника и работодателя посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей и сети «Интернет». Формы взаимодействия обязательно нужно закрепить в трудовом договоре или предусмотреть в локальном нормативном акте (коллективном договоре) и сослаться на него в трудовом договоре.
ТК РФ не ограничивает стороны в выборе форм взаимодействия, они могут быть любыми. Главное, чтобы они позволяли обеспечивать фиксацию факта получения сторонами документов. Исключение составляют только случаи заключения трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора. Для их заключения в электронной форме стороны обязаны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (для работника допускается также усиленная неквалифицированная электронная подпись).
Если для взаимодействия работодатель и работник используют корпоративную или личную мобильную связь, корпоративную или личную электронную почту, рекомендуется указать соответствующие номера телефонов и адреса электронных почт в трудовом договоре. Это важно в том числе для фиксации фактов передачи результатов выполненных работ и отчетов о проделанной работе работником.
В трудовом договоре рекомендуется также закрепить сроки сдачи работником выполненных работ своему непосредственному руководству, например, в качестве приложения к договору.
Необходимо помнить, что в силу ст. 312.3 ТК РФ стороны обязаны направлять друг другу подтверждение получения электронных документов в определенный сторонами срок. Соответственно, в трудовом договоре целесообразно закрепить и такой срок либо предусмотреть его в локальном нормативном акте работодателя и сослаться на него в трудовом договоре. Срок направления подтверждения о получении документа рекомендуется устанавливать в день поступления такого электронного документа.
Дополнительные основания для расторжения трудового договора с дистанционным работником
В старой редакции ТК РФ в ст. 312.5 указывалось, что трудовой договор с дистанционным работником по инициативе работодателя мог расторгаться по основаниям, закрепленным сторонами в этом договоре. С января 2021 г. в ТК РФ предусмотрены только два дополнительных основания для расторжения трудового договора с дистанционным работником по инициативе работодателя (ст. 312.8 ТК РФ):
- если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд (если более длительный срок не предусмотрен сторонами);
- в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.
Указанные изменения необходимо учитывать при составлении трудового договора с дистанционным работником. А к действующим трудовым договорам рекомендуется заключить дополнительные соглашения, исключающие иные основания для их расторжения по инициативе работодателя, кроме предусмотренных упомянутой статьей.
В трудовом договоре можно установить и более длительный срок для его расторжения в случае невзаимодействия работника с работодателем. Однако он должен совпадать со сроками, предусмотренными ст. 312.3 ТК РФ.