Как отразить суточные в авансовом отчете

Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

В шапке документа нужно указать:

от — дата составление авансового отчета;
Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если билеты или талоны на бензин приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу , если подотчетные средства получены из кассы.
Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если подотчетное лицо рассчитывалось через корпоративную карту, или ему подотчетные средства перечислены на личную карту.

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
- бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом, проводится документом Авансовый отчет .

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Авансовый отчет проводки в 1С
- приобретение ТМЦ оформлять через документ Поступление (акт, накладная), когда они поступят в организацию. На вкладке Товары документа Авансовый отчет в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
- командировка по РФ — 700 руб. в день;
- командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.
На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.
- Вкладка Прочее в документе Авансовый отчет
- Выдача билетов подотчетному лицу
Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.
- чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 20%);
Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее .

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС . Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС . В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Как провести оплату услуг в авансовом отчете

Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.
- банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.
Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата .

На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.
- Вкладке Оплата в документе Авансовый отчет
- Налоговый агент при приобретении электронных услуг у иностранца через корп. Карту
Как сделать авансовый отчет в 1С

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:
- Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы ;
- Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары , Оплата , Прочее ;
- Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы . Результат может быть в виде:
  - отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
  - положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.
  Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.
  
  После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1) . PDF
  
  При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) . PDF
  
  Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.
  
  См. также:
  
  Если Вы еще не подписаны:
  
  Активировать демо-доступ бесплатно →
  
  или
  
  Оформить подписку на Рубрикатор →
  
  После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
  
  Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
  важные изменения 1С и законодательства
  
  Помогла статья?
  
  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
  
  Похожие публикации
  (18 оценок, среднее: 4,72 из 5)
  
  Как отразить суточные в авансовом отчете
  
  Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
  
  Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
  
  Сотрудник был направлен в загранкомандировку. Ему заранее (29.06.2023) были перечислены суточные в рублях на карту исходя из следующего расчета: 8 суток х 65 долларов США в сутки по курсу на 29.06.2023, четверо суток по территории РФ по 700 руб.
  Сотрудник 30.06.2023 на территории РФ приобрел доллары США. Согласно справке банка курс обмена — 89 руб. за доллар.
  По какому курсу производить пересчет суточных для отражения в расходах по налогу на прибыль и бухгалтерскому учету:
  1) по курсу на момент перечисления суточных в рублях на карту работника 29.06.2023, признавая это авансом (берем тогда по курсу аванса);
  2) по курсу на дату утверждения авансового учета;
  3) по курсу, по которому 30.06.2023 сотрудник произвел обмен рублей на доллары?
  
  По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
  
  1. В бухгалтерском учете поскольку в рассматриваемом случае суточные выплачиваются в рублях, нормы ПБУ 3/2006 о порядке пересчета активов и обязательств, выраженных в валюте, не применяются. Вся выплаченная сумма суточных учитывается в расходах на дату утверждения авансового отчета (пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).
  
  2. В налоговом учете вся сумма выплаченных в рублях суточных по установленным в организации нормативам принимается в расходы на дату утверждения авансового отчета при условии, что в коллективном договоре или ином локальном акте организации (например в Положении о командировках), предусмотрено, что суточные за дни нахождения за границей выплачиваются в рублях по установленным нормативам, по курсу ЦБ на дату выплаты.
  
  Обоснование позиции:
  
  В соответствие со ст. 168 ТК РФ в перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику в случае направления его в служебную командировку, включены в том числе суточные. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
  
  Согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс (на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства).
  
  Ни ТК РФ, ни Положение N 749 не устанавливают каких-либо ограничений на вид (валюту) выдаваемого под отчет аванса. Таким образом, денежные средства на зарубежные командировки могут выдаваться как в иностранной валюте, так и в рублях.
  
  Бухгалтерский учет суточных, выплаченных в рублях
  
  В рассматриваемом случае при загранкомандировке суточные выплачены в рублях из расчета установленного в организации норматива.
  
  В таком случае у организации отсутствуют расчеты с работником в иностранной валюте, учет которых ведется с применением норм Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденного приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.
  
  Таким образом, поскольку в рассматриваемом случае суточные выплачиваются в рублях, в бухгалтерском учете нормы ПБУ 3/2006 о порядке пересчета активов и обязательств, выраженных в валюте, не применяются. Вся выплаченная сумма суточных учитывается в расходах на дату утверждения авансового отчета (пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).
  
  Специалисты рассуждают так (смотрите Вопрос: Сотрудник направлен в командировку в Финляндию, соответственно, расходы в командировке осуществляются в валюте. Если сотрудник подает заявку на выплату командировочных, то ему перечисляются командировочные в рублях на карточку перед командировкой. Если он не подает заявку, то командировочные выплачиваются по факту (авансовому отчету). Каков порядок учета суточных в бухгалтерском учете в данной ситуации? По какому курсу для целей бухгалтерского учета производится пересчет расходов в валюте в рубли? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2014 г.)):
  
  Для составления бухгалтерской отчетности средства полученных и выданных авансов принимаются в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции в иностранной валюте, в результате которой указанные активы и обязательства принимаются к бухгалтерскому учету. Активы и расходы, которые оплачены организацией в предварительном порядке либо в счет оплаты которых организация перечислила аванс или задаток, признаются в бухгалтерском учете этой организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату пересчета в рубли средств выданного аванса, задатка, предварительной оплаты (в части, приходящейся на аванс, задаток, предварительную оплату) (п. 9 ПБУ 3/2006).
  
  Пересчет стоимости средств полученных и выданных авансов, предварительной оплаты, задатков после принятия их к бухгалтерскому учету в связи с изменением курса не производится (п. 10 ПБУ 3/2006).
  
  Таким образом, если организация выдает сотруднику аванс в размере всей положенной ему суммы суточных, то впоследствии (на дату утверждения авансового отчета) пересчет сумм выданного сотруднику аванса по курсу ЦБ РФ производиться не будет. Соответственно, курсовые разницы не возникают.
  
  Данную позицию подтверждают представители Минфина (смотрите Вопрос: По мнению Минфина России (письма от 31.03.11 N 03-03-06/1/193 и от 15.06.11 N 03-03-06/1/347), для целей налогообложения прибыли сумму расходов на зарубежную командировку, осуществленных в иностранной валюте, следует пересчитывать в рубли по фактическому обменному курсу иностранной валюты. Можно ли применять такой же порядок пересчета в бухгалтерском учете, или следует руководствоваться нормами ПБУ 3/2006 и осуществлять пересчет иностранной валюты в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета командированного работника? («Российский налоговый курьер», N 1-2, январь 2012 г).
  
  Налоговый учет суточных, выплаченных в рублях
  
  Порядок исчисления и уплаты налога на прибыль регулируется положениями главы 25 НК РФ.
  
  Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
  
  Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
  
  Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
  
  При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).
  
  Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, могут быть учтены командировочные расходы при соблюдении критериев п. 1 ст. 252 НК РФ. При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
  
  Ограничений по размеру суточных для целей налогообложения прибыли не установлено, т.е. расходы в виде суточных признаются полностью в размере, который определен в коллективном договоре или ином локальном акте организации в соответствии со ст. 168 ТК РФ. Расходы на командировки в виде суточных учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета. При этом представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные работником затраты, для признания расходов в виде суточных, не требуется.
  
  Таким образом, по нашему мнению, пересчет суммы суточных, выплаченных в рублях в соответствии с утвержденным порядком, не производится, в отличии от ситуаций, когда суточные выплачиваются в иностранной валюте и пересчет осуществляется в соответствии с положениями п. 10 ст. 272 НК РФ. Смотрите также письмо Минфина России от 03.09.2015 N 03-03-07/50836.
  
  В рассматриваемом случае вся сумма выплаченных в рублях суточных по установленным в организации нормативам принимается в расходы на дату утверждения авансового отчета при условии, что в коллективном договоре или ином локальном акте организации (например Положении о командировках), предусмотрено, что суточные за дни нахождения за границей выплачиваются в рублях по установленным нормативам (65$ в день), по курсу ЦБ на дату выплаты.
  
  Отметим, что пересчет осуществляется по остальным командировочным расходам (например расходам на проживание, билеты на проезд и др.), фактические расходы по которым произведены в иностранной валюте. В таких случаях при выплате командированному работнику аванса в рублях для пересчета в рубли его расходов по командировке в валюте используют курс обмена, указанный в документе, подтверждающем покупку валюты, в частности, в справке о покупке иностранной валюты (смотрите письма Минфина России от 16.04.2021 N 03-03-07/28695, от 19.06.2020 N 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 N 03-03-07/50836).
  
  Обращаем внимание, что все вышеизложенное является нашим экспертным мнением и может отличаться от мнения других специалистов.
  
  Напоминаем, что организация вправе обратиться за письменными разъяснениями в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21, подп. 4 п. 1 ст. 32, ст. 34.2 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ. Обратиться в налоговый орган за разъяснениями возможно на сайте ФНС России: https://www.nalog.ru/rn77/service/obr_fts/other/ul/. Также возможно обращение в контакт-центр ФНС России по телефону: 8-800-222-2222.
  
  Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
  - Вопрос: Курс пересчета командировочных расходов в случае двух заграничных командировок подряд (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2023 г.);
  - Вопрос: По мнению Минфина России (письма от 31.03.11 N 03-03-06/1/193 и от 15.06.11 N 03-03-06/1/347), для целей налогообложения прибыли сумму расходов на зарубежную командировку, осуществленных в иностранной валюте, следует пересчитывать в рубли по фактическому обменному курсу иностранной валюты. Можно ли применять такой же порядок пересчета в бухгалтерском учете, или следует руководствоваться нормами ПБУ 3/2006 и осуществлять пересчет иностранной валюты в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета командированного работника? («Российский налоговый курьер», N 1-2, январь 2012 г.)
  - Вопрос: По какому курсу валют отражаются в учете суточные, а также командировочные расходы, произведенные в иностранной валюте, если денежные средства выданы сотруднику в рублях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2022 г.)
  - Вопрос: Порядок выдачи аванса при направлении в зарубежную командировку. Обязанность производить перерасчет из рублей в валюту (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2022 г.); . НДФЛ с суточных при командировке.
  Ответ подготовил:
  Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
  Полякова Елизавета
  
  Ответ прошел контроль качества
  
  7 августа 2023 г.
  
  Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
  
  Суточные в 2023 году: что нужно знать работодателю
  
  Работодатель должен оплатить все расходы сотрудника, связанные с командировкой, а также выдать ему суточные.
  
  Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
  
  Официальные суточные
  
  за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
  
  за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.
  
  Если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749).
  
  Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» .
  
  Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции.
  
  Целесообразность такого возвращения определяет руководитель компании в каждом конкретном случае с учетом различных факторов – дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 положения № 749).
  
  Размер суточных
  
  Величина суточных может быть любой, но ее надо зафиксировать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено ТК или нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения № 749).
  
  Для сотрудников федеральных госорганов и учреждений размер суточных установлен в сумме 100 рублей за каждый день нахождения в командировке, если иное не установлено Правительством.
  
  Выплатить суточные в большем размере можно на основании приказа руководителя, если есть экономия бюджетных средств или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (пп. «б» п. 1, п. 3 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729).
  
  Для некоторых лиц, например, федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен указом Президента от 17.10.2022 № 752. Он составляет 8 480 рублей за каждый день командировки.
  
  При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам других организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ, оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (пп. «а» п. 2 указа № 752, пп. «б» п. 1 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915).
  
  Суточные при командировках по России
  
  Как мы сказали выше, величина суточных, в том числе при командировках по России, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.
  
  Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 положения № 749).
  
  Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то дни вычисляют по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
  
  Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):
  
  документы о найме жилья на месте командировки;
  
  служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.
  
  Суточные при заграничных командировках
  
  При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства, помимо общих правил выплаты суточных, необходимо учитывать некоторые особенности.
  
  За время нахождения в пути сотруднику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:
  
  при проезде по территории России – в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по РФ, если другое правило не установлено ТК, другими нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «а» п. 17 положения № 749);
  
  при проезде по территории иностранного государства – в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено ТК, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «б» п. 17 положения № 749).
  
  Пример 1
  
  Сотрудник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07:44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09:47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля.
  
  Локальным нормативным актом компании предусмотрено, что размер суточных составляет 700 рублей – для командировок по России, 2 500 рублей – для командировок за границу.
  
  За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 рублей, а начиная с 9 апреля – 2 500 рублей за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.
  
  При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом.
  
  При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 положения № 749, п. 5 постановления Правительства от 26.12.2005 № 812).
  
  Пример 2
  
  Сотрудник командирован из Санкт-Петербурга в Мадрид. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 8 апреля в 19:45 и прибывает в Мадрид в этот же день в 21:40.
  
  Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.
  
  Если бы работник вылетел 8 апреля в 19:45 из Мадрида в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.
  
  Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 положения № 749).
  
  Пример 3
  
  В локальном нормативном акте компании предусмотрено, что размер суточных составляет 2 000 рублей – при командировках в страны СНГ, 2 500 рублей – при командировках в страны Европейского союза.
  
  Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля – в Минск из Берлина.
  
  За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 рублей, а за 9 апреля – в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 рублей.
  
  Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 положения № 749).
  
  При поездке работника в страны СНГ, при проезде в которые отметка в паспорте не ставится, день пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 положения № 749).
  
  Расчет суточных
  
  Разберем расчет суточных на конкретном примере.
  
  Сотрудник выезжает в командировку 10 марта поездом в 23:15, а возвращается 13 марта в 06:40.
  
  В компании норма суточных при командировках по России составляет 800 рублей в день.
  
  Суточные надо выплатить за 4 дня – с 10.03.2023 по 13.03.2023.
  
  Их размер составит 800 руб. x 4 дн. = 3 200 рублей.
  
  Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах и не облагается взносами на травматизм.
  
  НДФЛ и взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС надо начислить на суточные сверх нормы. Они составят (800 руб/дн. – 700 руб/дн.) x 4 дн. = 400 рублей.
  
  Учет суточных
  
  Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).
  
  Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, то есть в периоде утверждения авансового отчета работника руководителем компании (п. 18 ПБУ 10/99).
  
  До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату суточных, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).
  
  Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).
  
  Налогообложение суточных
  
  Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК):
  
  700 рублей – за каждый день нахождения в командировке на территории России;
  
  2 500 рублей – за каждый день нахождения в командировке за границей;
  
  в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.
  
  Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК).
  
  Для этого нужно рассчитать:
  
  сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
  
  сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты (п. 4 ст. 226 НК).
  
  Страховые взносы
  
  Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:
  
  в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  
  2 500 рублей – за каждый день нахождения в заграничной командировке;
  
  в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, – если суточные выплачиваются командированным на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Это положение касается правоотношений, возникших с 1 января 2022 года (ч. 7, 11 ст. 14 закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ);
  
  На страхование от несчастных случаев – в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
  
  Освобождение не распространяется на выплаты в иностранной валюте вместо суточных (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ):
  
  членам экипажей судов заграничного плавания российскими судоходными компаниями;
  
  личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.
  
  Такие выплаты исключены из перечня выплат, не облагаемых страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).
  
  Налог на прибыль
  
  Нет ограничений размера суточных для исчисления налога на прибыль в НК.
  
  Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК, ч. 4 ст. 168 ТК).
  
  Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения
  
  Рассмотрим, для чего предназначен авансовой отчёт, как его правильно составить и какие документы к нему приложить.
  
  Назначение авансового отчёта
  
  Авансовый отчёт — это финансовый документ, предназначенный для правильного ведения бухгалтерского и налогового учёта. В нём отображаются расходы организации, в том числе командировочные расходы и первичные документы, подтверждающие эти расходы.
  
  Перед тем как отправить работника в служебную поездку, работодателю необходимо выдать ему аванс на оплату проезда, жилья, питания и других командировочных расходов. Если есть возможность, можно оплатить авансом часть расходов с расчетного счёта организации, например, ж/д и авиабилеты, счета за проживание. Денежные средства оформляются подотчётной суммой и выдаются в кассе либо путём перевода на карточку.
  
  После возвращения из командировки работнику нужно доказать, что деньги были потрачены по назначению. По п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение о командировках), работник заполняет авансовый отчёт, где указывает все расходы и прикладывает к нему подтверждающие документы (чеки, билеты, контрольные купоны и т.д.).
  
  Указанный порядок распространяется на все виды командировочных расходов, кроме суточных (в таком случае достаточно передать деньги работнику без оформления их под отчёт). Соответственно, отражать их в авансовом отчёте не требуется. Но отразить размер суточных можно и в авансовом отчёте отдельной строкой.
  
  Форма авансового отчёта по командировке и правила его заполнения
  
  Большинство организаций и ИП используют унифицированный бланк авансового отчёта по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55) (скачать бланк).
  
  Однако организации могут самостоятельно разработать форму авансового отчёта, которая будет отличаться от унифицированной, и закрепить её в учётной политике. Допустим, можно удалить графы с указанием счетов бухучёта.
  
  При заполнении формы № АО-1 необходимо учесть, что:
  - код ОКПО должен состоять из 8 цифр
  - в поле «Отчёт в сумме» необходимо указать фактически израсходованную денежную сумму, если она отличается от размера аванса
  - если компания не имеет структурных подразделений, можно не указывать наименование и код подразделения
  - в пустой строчке таблицы слева допускается написать «Получен аванс на банковскую карту» (в стандартном варианте бланка предусмотрена только выдача из кассы)
  - цифра «Израсходовано» в таблице должна совпадать с цифрой в поле «Отчёт в сумме» (допускается отличие от цифры «Итого получено»)
  - поле «Остаток» заполняется, если цифра «Итого получено» превышает цифру «Израсходовано»
  - поле «Перерасход» заполняется, если цифра «Итого получено» меньше цифры «Израсходовано»
  Обратите внимание: авансовый отчёт оформляется в 1 экземпляре. Срок хранения – не менее 5 лет, а при возникновении споров либо разногласий – до принятия решения по делу (ст. 277 перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
  
  Документы для подтверждения расходов в авансовом отчёте по командировке
  
  Каждая израсходованная подотчётным лицом сумма должна быть подтверждена соответствующим документом (одним либо несколькими). Все подтверждающие документы должны быть приложены к авансовому отчёту и храниться вместе с ним.
  
  Если служебная поездка заграничная, необходимо построчно перевести первичные документы. Для этого необязательно обращаться к профессионалам. Допускается перевод самого работника, в достаточной мере владеющего иностранным языком (письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
  
  Расходы на поезд, самолёт
  
  Ранее работники сдавали в бухгалтерию железнодорожные билеты и авиабилеты (вместе с посадочным талоном со штампом о досмотре).
  
  Так как в 2022 году большинство проездных документов оформляются в электронной форме, состав документов изменился.
  
  Подтверждающие документы при покупке электронных билетов:
  1. На самолёт:
  - - маршрут или квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок по п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134)
    - - бумажный посадочный талон со штампом о досмотре или справка от перевозчика (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957)
      1. На поезд: контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте по п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322)
      Другие командировочные расходы
      
      Если при расчёте за другие командировочные расходы (оплата гостиницы и т.д.) кассовый чек или бланк строгой отчётности получен в электронном виде, чтобы подтвердить эти расходы, нужно распечатать его на бумаге. Минфин в письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 установил, что такой документ подойдёт, чтобы обосновать командировочные расходы.
      
      Срок сдачи авансового отчёта
      
      Контур.Норматив — справочно-правовая система!
      
      По законодательству руководитель организации самостоятельно устанавливает срок, когда в бухгалтерию должны быть предоставлены авансовый отчёт и подтверждающие документы. Поэтому он может быть любым (п. 6.3 указания Центробанка от 11.03.2014 № 5587-У).
      
      Однако для командировок есть исключение, касающееся всех работодателей: работник обязан предоставить авансовый отчёт по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках).
      Похожие публикации:
      
      Какие инструкции по охране труда должны быть разработаны для работника
      
      Не позднее 15 числа месяца следующего за отчетным как понимать
      
      Чем отличается малый бизнес от среднего
      
      Чем отличаются постоянные места выполнения огневых работ