Как отправить электронную счет фактуру

Как отправить электронную счет фактуру

Дата публикации 24.02.2022

Использован релиз 3.0.107

Для выставления электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:

Формирование, подписание и отправка ЭСФ

Выставление электронного счета-фактуры производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее — Приказ № 820).

Для выставления электронного счета-фактуры используется формат, утв. Приказом № 820, с функцией УПД(СЧФ).

Обмен электронными счетами-фактурами производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее — Порядок обмена, утв. Приказом № 14н), который действует с 01.07.2021.

Для формирования электронного счета-фактуры необходимо из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке "Настройки отправки" (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму "Настройки отправки документов" и проверить наличие флажка в строке "Счет-фактура выданный".

В графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным счетом-фактурой (рис. 2). Так, флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры согласно п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н.

Если стороны не согласовали применение дополнительного документа — Извещения о получении, то флажок следует снять.

Если продавец оформляет операцию отгрузки товаров покупателю с применением двух отдельных документов — первичного учетного документа (Товарной накладной, УПД(ДОП) и т.д.) и счета-фактуры (УПД(СЧФ)), то переключатель под табличной частью документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" должен не переводиться в положение УПД (рис. 3).

Если тумблер под табличной частью документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" будет установлен в положение УПД, то из документов "Счет-фактура выданный" и "Реализация (акт, накладная, УПД)" будет формироваться универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, т.е. УПД(СЧФДОП) (рис. 3)

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры необходимо:

• открыть документ «Счет-фактура выданный" (раздел Продажи — подраздел Продажи);
• выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 4).

До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме в документе "Счет-фактура выданный":

• переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
• в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой, будет присутствовать гиперссылка Не начат.

Формирование электронного счета-фактуры также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 5).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 4).

Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 6), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке Не начат состояния электронного обмена документа "Счет-фактура выданный" (рис. 4).

В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.

Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Счет-фактура выданный" (рис. 4) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 5), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 6) программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный счет-фактуру можно будет о кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка "Текущие дела ЭДО". Также подписать сформированные электронный счет-фактуру можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись).

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 7).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 8).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 5);
• из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 6).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами) (рис. 8).

После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 9).

Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить (рис. 9) можно выполнить сохранение электронного счета-фактуры (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).

После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:

• от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры;
• от покупателя — извещение о получении им счета-фактуры. Напомним, что согласно п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки.

Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10).

Согласно п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.

Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано Ожидается подтверждение оператора (рис. 11).

Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 10);
• из строки состояния формы просмотра электронного счета-фактуры по значку (рис. 9).

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) (рис. 8).

Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).

Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного счета-фактуры (рис. 12).

До 01.07.2021 при получении подтверждения оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действовал до 01.07.2021) должен был сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО. С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

В настоящее время в учетных решениях извещение о получении подтверждения оператора ЭДО формируется (рис. 13).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 14).

Если сторонами сделки согласовано формирование покупателем извещения о получении им счета-фактуры в соответствии с п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, то до получения такого извещения в информационной строке состояния ЭДО документа "Счет-фактура выданный" будет отражена информация: "Ожидается извещение о получении" (рис. 14).

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137) (раздел Продажи — подраздел Отчеты по НДС — Книга продаж) (рис. 15).

Получение извещения покупателя о получении ЭСФ

Пунктом 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 16).

В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.

В документе учетной системы "Счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена отразится статус Завершен (рис. 17).

Особенности электронных счетов-фактур в 2023 году

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! При продаже прослеживаемых товаров другим организациям и ИП надо выставлять электронные счета-фактуры. Покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174 н).

1. Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в ФНС или у одного из доверенных лиц ФНС, перечень которых есть на официальном сайте налоговой.

1. Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 3 приказа Минфина № 14н, приказ ФНС России от 29.10.2021 № ЕД-7-26/936@).

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 14н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ.

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию. (подробнее смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к правовой системе).

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным. В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор, который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Руководство пользователя по работе с Электронными счетами-фактурами (ЭСФ) в ИС ЭСФ

Электронный счет-фактура (ЭСФ) – это платежный документ, выписанный посредством ИС ЭСФ и соответствующий требованиям норм налогового законодательства и Правилам выписки счета-фактуры в электронной форме.

В процессе документооборота в ИС ЭСФ выполняются следующие операции:

1. Создание ЭСФ – заполнение формы в соответствии с требованиями, установленными статьями 412 Налогового кодекса и Правилами;
2. Заверение счета-фактуры в электронной форме – подписание ЭСФ ЭЦП;
3. Отправка ЭСФ – отправка созданного и заверенного ЭСФ для осуществления Проверки на соответствие требованиям Правил;
4. Обработка ЭСФ – процесс осуществления проверки на соответствие требованиям Правил;
5. Регистрация ЭСФ – процедура присвоения уникального регистрационного номера ИС ЭСФ. Регистрация ЭСФ производится в случае отсутствия ошибок в процессе обработки;
6. Выписка ЭСФ – создание ЭСФ, выписанного в соответствии с требованиями, установленными статьями 412 и 413 Налогового кодекса и Правилами, и заверенного ЭЦП с присвоенным ИС ЭСФ уникальным регистрационным номером;
7. Получение ЭСФ – доставка ЭСФ, зарегистрированного в ИС ЭСФ, от поставщика товаров, работ, услуг к получателю товаров, работ, услуг;
8. Просмотр ЭСФ – отображение зарегистрированного ЭСФ;
9. Передача ЭСФ – доставка импортированного ЭСФ от поставщика товаров, работ, услуг к получателю товаров, работ, услуг;
10. Отзыв ЭСФ – признание ЭСФ недействительным;
11. Отклонение ЭСФ – отклонение получателем товаров, работ, услуг действия поставщика по выписке исправленного или дополнительного ЭСФ, либо по отзыву ранее выписанного ЭСФ;
12. Прием счета-фактуры в электронной форме – импорт документа из других учетных систем налогоплательщика для обработки и регистрации средствами ИС ЭСФ;
13. Экспорт ЭСФ – сохранение зарегистрированного ЭСФ из ИС ЭСФ, в том числе передача в другие учетные системы.

При осуществлении вышеперечисленных операций ЭСФ приобретает следующие статусы:

• «Не просмотрен» – ЭСФ, выписанный в соответствии с требованиями, установленными статьей 412 Налогового кодекса и Правилами, заверенный ЭЦП, с присвоенным уникальным регистрационным номером, но не просмотренный получателем товаров, работ, услуг;
• «Доставлен» – ЭСФ, выписанный в соответствии с требованиями, установленными статьей 412 Налогового кодекса и Правилами, заверенный ЭЦП, с присвоенным уникальным регистрационным номером, просмотренный получателем товаров, работ, услуг;
• «Аннулирован» – ЭСФ, аннулированный поставщиком товаров, работ, услуг, с обязательной выпиской исправленного ЭСФ;
• «Отозван» – ЭСФ, отозванный поставщиком товаров, работ, услуг;
• «Черновик» – частично заполненный, редактируемый документ, не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
• «Импортированный» – ЭСФ, загруженный в ИС ЭСФ из учетных систем налогоплательщика, по которому проведена проверка на соответствие требованиям Правил, но не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
• «Ошибочный» – ЭСФ, не прошедший проверку на соответствие требованиям настоящих Правил и не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
• «Отклонен» – ЭСФ, отклоненный получателем товаров, работ, услуг

Статус «Аннулирован ИС ЭСФ для отнесения в зачет и на вычеты» присваивается ЭСФ, после автоматического аннулирования системой при снятии поставщика, либо получателя товара с регистрационного учета до даты совершения оборота в ЭСФ.

Статус «Аннулирован при отклонении СНТ» присваивается ЭСФ выписанному на основании СНТ, в случае отклонения СНТ получателем товара.

Статус «Аннулирован при отзыве СНТ» присваивается ЭСФ выписанному на основании СНТ, в случае отзыва СНТ поставщиком товара.

Сроки выписки ЭСФ регламентируются Налоговым кодексом РК и в зависимости от вида и операции могут быть различны.

Таблица 17. Сроки выписки основного ЭСФ

Срок выписки основного ЭСФ

Реализация товаров, работ, услуг.

не ранее даты совершения оборота по реализации и не позднее 15 календарных дней после такой даты

Пп.4) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация периодических печатных изданий и иной продукции средства массовой информации, включая размещенные на Интернет-ресурсе

ранее даты совершения оборота, не позднее 15 календарных дней после даты совершения оборота по реализации

Статья 414 НК РК

Реализация импортером товаров, ввезенных с территории ЕАЭС

не позднее 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом (за месяцем ввоза)

Пункт 6 статьи 453 НК РК

Экспорт товаров с территории Республики Казахстан на территорию другого государства-члена Таможенного союза

не ранее даты совершения оборота и не позднее 20 календарных дней с момента пересечения границы

Пункт 2 статьи 453 НК РК

Вывоз товаров в таможенной процедуре экспорта

не позднее 20 календарных дней после даты совершения оборота по реализации (с момента пересечения границы)

Пп.2) пункта 1 статьи 413 НК РК

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация системных услуг, оказываемых системным оператором

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация услуг связи

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация коммунальных услуг

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация железнодорожных перевозок

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация транспортно-экспедиционных услуг

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация услуг оператора вагонов (контейнеров)

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация услуг по перевозке грузов по системе магистральных трубопроводов

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Реализация услуг по предоставлению кредита (займа, микрокредита), а также облагаемых налогом на добавленную стоимость банковских операций

не позднее 20 числа следующего за месяцем на который по таким услугам приходится дата совершения оборота по реализации

Пп.1) пункта 1 статьи 413 НК РК

Передача имущества в финансовый лизинг в части начисленной суммы вознаграждения

не позднее 20 числа месяца, следующего за кварталом по итогам которого выписывается ЭСФ

Пп.3) пункта 1 статьи 413 НК РК

Выписка по требованию покупателя в случаях, когда выписка счета-фактуры не требуется налоговым законодательством

в этот день или после, в течение срока исковой давности

Пункт 2 статьи 413 НК РК

Выписка основного ЭСФ

Для выписки ЭСФ необходимо перейти в меню «Электронные счета-фактуры».

В результате будет доступен функционал для работы с электронными счет-фактурами. Для выписки основного ЭСФ необходимо воспользоваться кнопкой «Создание счета-фактуры».

При нажатии на кнопку «Создание счет-фактуры» будет доступна для заполнения форма ЭСФ со следующими разделами:

• Раздел А. Общий раздел
• Раздел B. Реквизиты поставщика
• Раздел C. Реквизиты получателя
• Раздел C1. Реквизиты государственного учреждения
• Раздел D. Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя
• Раздел Е. Договор (контракт)
• Раздел F. Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг
• Раздел G. Данные по товарам, работам, услугам
• Раздел H. Сведения по Участникам договора о совместной деятельности
• Раздел I. Реквизиты поверенного (оператора) поставщика
• Раздел J. Реквизиты поверенного (оператора) получателя
• Раздел K. Дополнительные сведения
• Раздел L. Сведения по ЭЦП
• Строки, заполняемые автоматически

На форме создания ЭСФ поля, поля со знаком * являются обязательными для заполнения. 4. В разделе А. Общий раздел необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 16.

Таблица 18. Поля раздела А. Общий раздел

Номер учетной системы

Заполняется порядковый номер счета-фактуры, который присваивается в налоговом учете налогоплательщика и определяется поставщиком товаров, работ, услуг самостоятельно.

Проверка на уникальность значения в рамках текущей даты, в рамках одного налогоплательщика. При несоответствии сообщение: «Счет-фактура с таким номером и датой уже существуют, пожалуйста укажите другой номер».

Дата выписки

Заполняется автоматически системой дата регистрации и отправки ЭСФ получателю. Дата выписки соответствует текущему календарному дню

Дата совершения оборота

Заполняется дата совершения оборота по реализации товаров, работ, услуг, определенная в соответствии со статьей 379 Налогового кодекса.

Исправленный

Подлежит отметке при выписке исправленного ЭСФ. При этом отметка данной строки производится в случае, если не отмечена строка 5 «Дополнительный». Выписка исправленного ЭСФ описана в разделе Ошибка! Источник ссылки не найден. данного руководства пользователя.

Дополнительный

Подлежит отметке при выписке дополнительного ЭСФ. При этом отметка данной строки производится в случае, если не отмечена строка 4 «Исправленный». Выписка дополнительного ЭСФ описана в разделе Ошибка! Источник ссылки не найден. данного руководства пользователя.

В разделе B. Реквизиты поставщика необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 17.

Таблица 19. Поля раздела В. Реквизиты поставщика

1) При авторизации в системе в качестве сотрудника ЮЛ и создании ЭСФ, автоматическое заполнение данными из ключа ЭЦП ЮЛ.
2) При авторизации в системе в качестве ИП/ЛЗЧП и создании ЭСФ, автоматическое заполнение данными из ключа ФЛ.
3) Возможность указать ИИН/БИН Доверителя.

4) Возможность указать ИИН/БИН Подрядчика или Оператора.

5) При автоматическом заполнении поле заблокировано для редактирования.
6) Возможность заполнения вручную при размножении раздела B. «Реквизиты поставщика»
7) Автоматическое заполнение БИН головного предприятия, если в настройках выбрано значение «Отображать в ЭСФ» для выписки ЭСФ за головное предприятие.

БИН структурного подразделения юридического лица

Автоматическое заполнение БИН филиала/представительства, если в настройках выбран параметр «Отображать ЭСФ» позволяющий выписывать ЭСФ за головное предприятие.

БИН реорганизованного лица

При выписке ЭСФ за реорганизованное лицо заполняется БИН реорганизованного лица

Автоматическое заполнение кода органа государственных доходов из данных БД ИС ЭСФ.

Автоматическое заполнение из базы данных ИС ЭСФ на основании значения в поле «6 -ИИН/БИН». Поле заблокировано для редактирования.
При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует наименование на казахском языке, указывается наименование на русском языке.

Доля участия

Поле доступно для заполнения, если в поле 10 «Категория поставщика» отмечена категория «Е- Участник СРП» или «F — Участник договора о совместной деятельности» и заполнено значением больше чем 1, в поле 10.1 «Количество».
Есть возможность указать вручную долю участия каждого участника.

Адрес места нахождения

Автоматическое заполнение из база дынных ИС ЭСФ на основании значения в поле «6 -ИИН/БИН». Поле заблокировано для редактирования.
При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует адрес места жительства/ нахождения на казахском языке, указывается адрес места жительства/ нахождения на русском языке.
При отсутствии адреса места жительства/ нахождения на русском и казахском языках, поле остается незаполненным без возможности редактирования. ЭСФ сохраняется без адреса местонахождения.

Свидетельство плательщика НДС

Серия свидетельства плательщика НДС

Автоматическое заполнение из база дынных ИС ЭСФ. При отсутствии данных или если поставщик не является плательщиком НДС, поля остаются не заполненными.
Поле заблокировано для редактирования.
Если поставщиком является юридическое лицо с признаком «филиал», заполнение производится данными головного предприятия.

Заполняются сведения о серии и номере НДС структурного подразделения юридического лица-нерезидента, при установленном чек боксе в поле «9.3. структурное подразделение юридического лица-нерезидента».

Номер свидетельства плательщика НДС

Структурное подразделение юридического лица-нерезидента

Чек бокс устанавливается, когда:

— в поле «6. ИИН/БИН» указан БИН структурного подразделения юридического лица-нерезидента;

— в базе данных ИС ЭСФ имеется сведение о том, что БИН, указанный в поле «6. ИИН/БИН», является нерезидентом.

Категория поставщика

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется комитентом.

Комиссионер

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется комиссионером.

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется экспедитором.

Лизингодатель

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется лизингодателем. Проверка на обязательность заполнения при заполнении категории «С -Лизингодатель» поля «20. Категория получателя» в разделе С «Реквизиты получателя».

Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется участником соглашения о разделе продукции или сделки, заключенной в рамках соглашения о разделе продукции.

При выборе данной категории осуществляется проверка наличия БИН поставщика в справочнике «Участники СРП».

Если БИН поставщика отсутствует в справочнике выбор данной категории не доступен.

При выборе данной категории доступно для заполнения поле 10.1 «Количество». Если в поле 10.1 «Количество» указано значение больше чем 1, раздел В, В1 с полями 6-15 тиражируются по количеству указанных участников.

Участник договора о совместной деятельности

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется участником договора о совместной деятельности. При выборе данной категории доступно для заполнения поле 10.1 «Количество». Если в поле 10.1 «Количество» указано значение больше чем 1, раздел В, В1 с полями 6-15 тиражируются по количеству указанных участников.

Категория заполняется если ЭСФ выписывается на экспорт.

Международный перевозчик

Категория заполняется если ЭСФ выписывается налогоплательщиком, осуществляющие международные перевозки грузов

Категория заполняется если ЭСФ выписывается доверителем. Категория обязательна для заполнения если в разделе I в поле 35 «БИН» заполнен БИН Поверенного.

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается адвокатом на основании значения в поле 6 «ИИН/БИН».

Частный судебный исполнитель

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается частным судебным исполнителем на основании значения в поле 6 «ИИН/БИН».

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается медиатором на основании значения в поле 6 «ИИН/БИН».

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается нотариусом на основании значения в поле 6 «ИИН/БИН».

Дополнительные сведения

Поле заполняется при необходимости добавления дополнительных сведений о поставщике товаров, работ, услуг.

Банковские реквизиты поставщика

Поле заполняется если заполнено одно из полей «13 ИИК», «14 БИК», «15 Наименование банка».

Проверка на обязательность заполнения, если в поле 20 «Категория получателя» указана категория E «Государственное учреждение».

Выбор ИИК с списка банковских счетов поставщика с базы данных ИС ЭСФ. Проверка на обязательность заполнения, если в поле 20 «Категория получателя»» указана категория E «Государственное учреждение».

Заполняете автоматически по данным выбранного счета в поле 13 «ИИК».

Наименование банка

Заполняете автоматически по данным выбранного счета в поле 13 «ИИК».

В разделе С. Реквизиты получателя необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 18.

Таблица 20. Поля раздела С. Реквизиты получателя

Система проверяет поле на обязательное заполнение, если в поле 20 не выбраны категории F «Нерезидент» или I «Розничная реализация».

Если в поле 20 «Категория получателя» не указана категория F «Нерезидент», проверка на наличие ИИН/БИН в базе данных ИС ЭСФ. Если ИИН/БИН отсутствует в базе данных, выписка ЭСФ на вводимый ИИН/БИН не допустима.

Поле не обязательно для заполнения, если в поле 20 выбраны категории F «Нерезидент» или I «Розничная реализация».

Если в поле 20 «Категория получателя» указана категория » F «Нерезидент», проверка на размерность поля не выполняется. Возможность ввода значения с 1 до 50 символов.

Если указанный в поле ИИН имеет регистрационный учет ИП/ЛЗЧП, то будут доступны для выбора профили ФЛ, ИП/ЛЗЧП.
Имеется возможность вручную указать ИИН/БИН подрядчика или оператора.
Имеется возможность указать вручную ИИН/БИН доверителя

БИН структурного подразделения юридического лица

Заполняется при выписке ЭСФ в адрес структурного подразделения юридического лица. Проверка наличия в базе данных связи структурной единицы с головным предприятием. При отсутствии связи сообщение: «Указанный БИН не является структурной единицей (филиалом) получателя, указанного в поле 16 «ИИН/БИН».

БИН реорганизованного лица

При выписке ЭСФ в адрес правопреемника реорганизованного получателя, заполняется БИН реорганизованного лица. При указании значения проверка наличия БИН в базе данных ИС ЭСФ.

Автоматическое заполнение из базы данных ИС ЭСФ на основании значения в поле 13 «ИИН/БИН». Поле заблокировано для редактирования.
При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует наименование на казахском языке, указывается наименование на русском языке.

Если в поле 20 «Категория получателя» указана категория I «Розничная реализация» и поле 16 «ИИН/БИН» не заполнено, то в поле автоматически заполняется значение «Физические лица» без возможности редактирования.
3Если в поле 20 «Категория получателя» указана категория F «Нерезидент» доступна возможность ручного ввода.

Доля участия

Поле доступно для заполнения, если в поле 20 «Категория получателя» отмечена категория D «Участник договора о совместной деятельности» или «G — участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» и заполнено значением больше чем 1, в поле 20.1 «Количество».
Есть возможность указать вручную долю участия каждого участника.

Адрес места нахождения

Автоматическое заполнение из база дынных ИС ЭСФ на основании значения в поле 16 «ИИН/БИН». Поле заблокировано для редактирования.
При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует адрес места жительства/ нахождения на казахском языке, указывается адрес места жительства/ нахождения на русском языке.
При отсутствии адреса места жительства/ нахождения на русском и казахском языках, поле остается незаполненным без возможности редактирования. ЭСФ сохраняется без адреса местонахождения.

Если в поле 20 «Категория получателя» указана категория I «Розничная реализация»» и поле 16 «ИИН/БИН»» не заполнено, то поле автоматически заполняется значением «Розничная торговля».
Имеется возможность ручного ввода, если в поле 20 «Категория получателя» указана категория F «Нерезидент».

Автоматическое заполнение значением «KZ» без возможности редактирования, если в поле 10 «Категория поставщика» не указана категория G «Экспортер», H «Международный перевозчик», C «Экспедитор».
Имеется возможность выбора из справочника «Страна» если в поле 10 «Категория поставщика» указана одна из категорий G «Экспортер», H «Международный перевозчик», C «Экспедитор».

Имеется возможность выбора из справочника «Страна» значения не «KZ», если установлен чек-бокс «Без НДС – не РК». Значение «KZ» должно быть недоступно для выбора

Дополнительные сведения

Поле заполняется при необходимости добавления дополнительных сведений о получателе товаров, работ, услуг.

Категория получателя

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется в адрес комитента.

Комиссионер

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется в адрес комиссионера.

Лизингополучатель

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется в адрес лизингополучателя. Проверка на обязательность заполнения при заполнении категории «С -Лизингодатель» поля 10 «Категория получателя» в разделе В «Реквизиты поставщика».

Участник договора о совместной деятельности

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется в адрес участников договора о совместной деятельности. При выборе данной категории доступно для заполнения поле 20.1 «Количество». Если в поле 20.1 «Количество» указано значение больше чем 1, раздел С с полями 16-20 тиражируются по количеству указанных участников.

Государственное учреждение

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется в адрес государственного учреждения.

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется в адрес нерезидента.

Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП

Категория заполняется если выписка ЭСФ осуществляется в адрес участника соглашения о разделе продукции или сделки, заключенной в рамках соглашения о разделе продукции.

При выборе данной категории осуществляется проверка наличия БИН поставщика в справочнике «Участники СРП».

Если БИН поставщика отсутствует в справочнике выбор данной категории не доступен.

При выборе данной категории доступно для заполнения поле 20.1 «Количество». Если в поле 20.1 «Количество» указано значение больше чем 1, раздел С с полями 16-20 тиражируются по количеству указанных участников.

Категория заполняется если ЭСФ выписывается в адрес доверителя. Категория обязательна для заполнения если в разделе J в поле 39 «БИН» заполнен БИН Поверенного

Розничная реализация

Категория заполняется если ЭСФ выписывается на розничную реализацию.

Категория заполняется автоматически если ЭСФ выписывается в адрес физического лица на основании значения в поле 16 «ИИН/БИН».

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается в адрес адвоката на основании значения в поле 16 «ИИН/БИН».

Частный судебный исполнитель

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается в адрес частного судебного исполнителя на основании значения в поле 16 «ИИН/БИН».

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается в адрес медиатора на основании значения в поле 16 «ИИН/БИН».

Категория заполняется автоматически системой если ЭСФ выписывается в адрес нотариуса на основании значения в поле 16 «ИИН/БИН».

В разделе С1. Реквизиты государственного учреждения необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 18.

Раздел обязателен для заполнения если в поле 20 «Категория получателя» заполнено значение E «Государственное учреждение» и в поле 16 «ИИН/БИН» не указан БИН Национального банка (941240001151) или его структурного подразделения.

Таблица 21. Поля раздела С1. Реквизиты государственного учреждения

ИИК счета заполняется если в поле 20 «Категория получателя» указана категория E «Государственное учреждение».

Код товаров, работ, услуг

При необходимости заполняется код товаров, работ, услуг

Назначение платежа

Назначение платежа заполняется если в поле 20 «Категория получателя» указана категория E «Государственное учреждение».

Автоматическое заполнение значением «KKMFKZ2A». Заблокировано для редактирования.

В разделе D. Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 20.

Таблица 22. Поля раздела D Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

Грузоотправитель

При заполнении значения проверка на наличие ИИН/БИН в базе данных ИС ЭСФ.

Грузоотправитель

Автоматическое заполнение наименования из базы данных ИС ЭСФ, если заполнено поле 25.1 «ИИН/БИН» без возможности редактирования.

Адрес отправки

Заполняется вручную адрес отправки товара

Грузополучатель

Если в поле 26.4 «Код страны» указана страна «KZ» проверка наличие ИИН/БИН в базе данных ИС ЭСФ.

Грузополучатель

Автоматическое заполнение наименования из базы данных ИС ЭСФ, если заполнено поле 26.1 «ИИН/БИН» без возможности редактирования.

Адрес доставки

Заполняется вручную адрес доставки товара

Автоматическое заполнение значением «KZ» без возможности редактирования, если в поле 10 «Категория поставщика» не указаны категории E «Участник СРП», или G «Экспортер», или H «Международный перевозчик».

Имеется возможность выбора из справочника «Страна», если в поле 10 «Категория поставщика» НЕ указаны E «Участник СРП», или G «Экспортер», или H «Международный перевозчик».

Имеется возможность выбора из справочника «Страна» значения не «KZ», если установлен чек-бокс «Без НДС – не РК». Значение «KZ» в этом случае недоступно для выбора

В разделе E. Договор (контракт) необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблице 23.

Таблица 23. Поля раздела E Договор (контракт)

Договор (контракт) на поставку товаров, работ, услуг

Договор (контракт) на поставку товаров, работ, услуг

Поле отмечается если поставка товаров, выполнения работ, оказания услуг осуществляется по договору.

Без договора (контракта) на поставку товаров, работ, услуг

Поле отмечается если поставка товаров, выполнения работ, оказания услуг осуществляется без договора.

Номер договора(контракт) на поставку товаров, работ, услуг

Поле доступно для заполнения, если заполнено поле 27.1 «Договор (контракт) на поставку товаров, работ, услуг». Имеется возможность выбора электронного договора, созданного в ИС ЭСФ, либо договора электронных государственных закупок.

Поле заблокировано для заполнения, если заполнено поле 27.2 «Без договора (контракта) на поставку товаров, работ, услуг».

Дата договора(контракт) на поставку товаров, работ, услуг

Выбор даты из календаря доступен, если заполнено поле 27.1 «Договор (контракт) на поставку товаров, работ, услуг». Дата заполняется автоматически если выбран электронный договор, созданный в ИС ЭСФ, либо договор электронных государственных закупок.

Условия оплаты по договору

Поле заполняется вручную при необходимости

Способ отправления

Выбор значения из справочника

Поставка товаров осуществлена по доверенности

Номер доверенности на поставку товаров, работ, услуг

Поле заполняется вручную при необходимости

Дата доверенности на поставку товаров, работ, услуг

Выбор даты из календаря при необходимости

Пункт назначения

Пункт назначения заполняется вручную при необходимости

Условия поставки

Выбор значения из справочника Инкотермс

В разделе F. Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 24.

Таблица 24. Поля раздела F Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг

Документы, подтверждающие поставку товаров, работ, услуг

Номер документа, подтверждающего поставку товаров, работ, услуг

Поле доступно для ручного заполнения. Имеется возможность выбора акта выполненных работ, созданного в ИС ЭСФ, либо акта электронных государственных закупок.

Дата документа, подтверждающего поставку товаров, работ, услуг

Выбор даты из календаря. Дата заполняется автоматически если выбран акт выполненных работ, созданный в ИС ЭСФ, либо акт электронных государственных закупок.

В разделе G. Данные по товарам, работам, услугам необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблице 25.

Таблица 25. Поля раздела G Данные по товарам, работам, услугам

Автоматическое заполнение значением «KZT». Имеется возможность выбора валюты из справочника если:

• в поле 10 «Категория поставщика» указаны категории E «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», или G «Экспортер», или H «Международный перевозчик».
• в поле 20 «Категория получателя» указана категория G «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», F «Нерезидент».

Поле доступно для заполнения если в 33.1 «Код валюты» указанное значение отличное от «KZT». Поле автоматически заполняется рыночным курсом, полученным из Нацбанка РК, на дату оборота, отраженную в ЭСФ. Имеется возможность редактирования курса.

Выбор значения из справочника:

• Прямой расчет;
• Обратный расчет.

По умолчанию выбрано значения «Прямой расчет». При выборе значения «Обратный расчет» система автоматически рассчитывает следующие поля исходя из поля G14 «Стоимость товаров, работ, услуг с учетом косвенных налогов» по формуле:

• G14 «Цена (тариф) за единицу товара, работы, услуги без косвенных налогов» = G8 «Стоимость товаров, работ, услуг без косвенных налогов»/ G6 «Количество (объем)»;
• G8 «Стоимость товаров, работ, услуг без косвенных налогов» = G8 «Размер оборота по реализации (облагаемый/необлагаемый оборот)»;
• G8 «Размер оборота по реализации (облагаемый/необлагаемый оборот)» = G14 «Стоимость товаров, работ, услуг с учетом косвенных налогов» — G13 «Сумма НДС»;
• G13 «Сумма НДС» = (G14 «Стоимость товаров, работ, услуг с учетом косвенных налогов»/ G12 «Ставка НДС»)

Выбор значения из справочника:

• Автоматический;
• Ручная корректировка.

При выборе способа расчета «Ручная корректировка» имеется возможность ввода любых числовых значений без проверки полей на соответствие формулам в поля G7, G8, G11, G13, G14 при прямом и обратном направлении расчета.

Автоматическое заполнение, если заполнено любое из полей G2-G18.

Признак происхождения товара, работ, услуг

Ручной выбор значения из справочника «Признак происхождения», либо автоматическое заполнения для товаров с виртуального склада.

«1» – в случае реализации товара, включенного в Перечень, ввезенного на территорию РК из государств-членов ЕАЭС или третьих стран. «2» – в случае реализации товара, не включенного в Перечень, ввезенного на территорию РК из государств-членов ЕАЭС или третьих стран; «3» – в случае реализации товара, включенного в Перечень, произведенного на территории РК;

«4» – в случае реализации товара, не включенного в Перечень, произведенного на территории РК;

«5» – в случае реализации товара, не относящегося к Признакам «1», «2», «3», «4»; «6» – в случае выполнения работ, оказания услуг.

Наименование товаров, работ, услуг

Заполняется вручную, либо автоматически для товаров с виртуального склада, подлежит редактированию. Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано одно из значений «3», «4», «5», «6».

Наименование товаров в соответствии с Декларацией на товары или заявлением о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Заполняется вручную, либо автоматически для товаров с виртуального склада оприходанного по ДТ, ФНО 328. Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано одно из значений «1», «2».

Код товара (ТН ВЭД ЕАЭС)

Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано одно из значений «1», «2», «3».

Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано значение «4», при условии, что в строке 10 отмечена ячейка G «Экспортер», а также в строке 18.1 «Код страны» указана одна из стран с признаком государства-члена ЕАЭС.
Если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано одно из значений «1» или «3», то осуществлять проверку указания кода ТН ВЭД с признаком товара изъятия.

Если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано одно из значений «2» или «4» то осуществляется проверка указания кода ТН ВЭД без признака товара изъятия.

Если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг»», указано значение «»», то «Код товара (ТН ВЭД ЕАЭС)» не обязательный к заполнению.
Если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано значение «5» и в строке 10 отмечена ячейка «G – экспортер», а также в строке 18.1 «Код страны» указана страна без признака государства-члена ЕАЭС, то осуществляется проверка указания кода ТН ВЭД без признака товара изъятия.

Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано одно из значений «1», «2», «3», «4», «5».

Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг», указано одно из значений «1», «2», «3», «4», «5».

Проверка на указание положительного значения в поле.

Цена (тариф) за единицу товара, работы, услуги без косвенных налогов

Проверка на обязательность заполнения.

Проверка на указание положительного значения в поле.

Может быть дробным числом в десятичном виде, но не более двух знаков после запятой.

Имеется возможность указать три знака после запятой, если:

• в поле 10 раздела B указана категория Е «Участник СРП» и G «Экспортер»;
• в поле 20 раздела С указана категория F «Нерезидент».
• в поле 33.1 «Код валюты» значение не равно KZT.

Стоимость товаров, работ, услуг без косвенных налогов*

Заполняется автоматически , либо вручную. Проверка на обязательность заполнения.
Проверка на указание положительного значения в поле.

Может быть дробным числом в десятичном виде, но не более двух знаков после запятой.

Поле заполняется вручную.

Поле заполняется вручную. Может быть дробным числом в десятичном виде, но не более двух знаков после запятой.

Размер оборота по реализации (облагаемый/необлагаемый оборот)*

Заполняется автоматически. Может быть дробным числом в десятичном виде, но не более двух знаков после запятой.

Не может иметь отрицательное значение.

Проверка на обязательность заполнения. При указании значения отличного от «Без НДС», проверка наличия активного регистрационного учета плательщика НДС на дату выписки ЭСФ.

Возможность указания значения при заполненной категории В «Комиссионер» или C «Экспедитор» в поле 10 «Категория поставщика», без проверки наличия активного регистрационного учета по НДС.

Может быть дробным числом в десятичном виде, но не более двух знаков после запятой.

Стоимость товаров, работ, услуг с учетом косвенных налогов*

Заполняется автоматически. Проверка на указание положительного значения в поле.

Может быть дробным числом в десятичном виде, но не более двух знаков после запятой.

№ Декларации на товары, заявления в рамках ТС, СТ-1 или СТ-KZ

Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг» указано значение «1», «2».

Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг» указано значение «3» при условии, что в строке 10 отмечена ячейка G «Экспортер», а также в строке 18.1 «Код страны» указана одна из стран с признаком государства-члена ЕАЭС

Номер товарной позиции из заявления в рамках ТС или Декларации на товары

Проверка на обязательность заполнения, если в графе G2 «Признак происхождения товаров, работ, услуг» указано значение «1», «2».

Идентификатор товара, работ, услуг

Поле заполняется автоматически системой

Поле заполняется вручную.

Данные по товарам можно заполнить в шаблоне excel файла и импортировать их. Для импорта товаров по шаблону необходимо нажать кнопку импорта.

При нажатии импорта шаблона в открывшемся окне необходимо скачать образец файла для заполнения.

Заполните образец файла данными товара сохранив файл в формате .txt (Файл → Сохранить как → Текст Юникод (.txt)).

В модальном окне импорта необходимо нажать кнопку «Выберите файл», указать заполненный и сохраненный шаблон и нажать кнопку «Импортировать».

При необходимости можно корректировать данные по товару, либо удалить товар.

В разделе H. Сведения по Участникам договора о совместной деятельности необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже.

Раздел H размножается для каждого участника совместной деятельности или участника СРП в соответствии с указанным количеством, в случаях:

Если в поле 10 «Категория поставщика» отмечена категория F «Участник договора о совместной деятельности» или E «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» и значение, указанное в поле 10.1 «Количество», больше чем 1;

Если в поле 20 «Категория получателя» отмечена категория D «Участник договора о совместной деятельности» или G «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» и значение, указанное в поле 20.1«Количество», больше чем 1.

Поля раздела H заполняются автоматически на основании заполненных сведений по товарам, работам, услугам в разделе G «Данные по товарам, работам, услугам» и указанной долей участия по каждому частнику совместной деятельности.

В разделе I. Реквизиты поверенного (оператора) поставщика необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 26.

Таблица 26. Поля раздела I. Реквизиты поверенного (оператора) поставщика

Возможность указать вручную ИИН/БИН Поверенного или БИН Оператора. Проверка на наличие БИН в базе данных ИС ЭСФ.
При указании категории Е «Участник СРП», в поле 10 проверка на наличие сведений БИН в справочнике СРП.

Автоматическое заполнение данными из базе данных ИС ЭСФ на основании значения в поле 35 «БИН». Поле заблокировано для редактирования.
При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует наименование на казахском языке, указывается наименование на русском языке.

Адрес места нахождения

Автоматическое заполнение из базы данных ИС ЭСФ на основании значения в поле 35 «БИН». Поле заблокировано для заполнения.

При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует адрес места жительства/ нахождения на казахском языке, указывается адрес места жительства/ нахождения на русском языке.

Проверка на обязательность заполнения, если заполнено поле 35 «БИН».

Проверка на обязательность заполнения, если заполнено поле 35 «БИН».

В разделе J. Реквизиты поверенного (оператора) получателя необходимо заполнить поля, представленные на рисунке ниже и описанные в Таблица 27.

Таблица 27 Поля раздела J. Реквизиты поверенного (оператора) получателя

Возможность указать вручную ИИН/БИН Поверенного или БИН Оператора.
При указании в поле 20 категории G «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», проверка на наличие сведений БИН в справочнике «Участники СРП».

Проверка наличия регистрационного учета поверенного или оператора. При отсутствии активного регистрационного учета поверенного или оператора сообщение.

Автоматическое заполнение данными из базе данных ИС ЭСФ на основании значения в поле 39 «БИН». Поле заблокировано для редактирования.
При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует наименование на казахском языке, указывается наименование на русском языке.

Адрес места нахождения

Автоматическое заполнение из базы данных ИС ЭСФ на основании значения в поле 39 «БИН». Поле заблокировано для заполнения.

При выборе интерфейса на казахском языке, если в справочнике отсутствует адрес места жительства/ нахождения на казахском языке, указывается адрес места жительства/ нахождения на русском языке.

Проверка на обязательность заполнения, если заполнено поле 39 «БИН».

Проверка на обязательность заполнения, если заполнено поле 39 «БИН».

В разделе K. Дополнительные сведения заполняются при необходимости вручную дополнительные сведения по электронному счету-фактуре. Раздел представлен на рисунке ниже.

В разделе L. Сведения по ЭЦП заполняются автоматически системой данными ЭЦП при подписании ЭСФ. Раздел представлен на рисунке ниже.

В разделе Строки, заполняемые автоматически все поля заполняются системой автоматически. Раздел представлен на рисунке ниже.

После заполнения бланка ЭСФ на веб-портале, созданную ЭСФ возможно сохранить как черновик, либо отправить в обработку, предварительно подписав сертификатом ЭЦП.

Для сохранения ЭСФ в качестве черновика, необходимо воспользоваться кнопкой «Сохранить черновик» на форме создания ЭСФ.

Для подписания ЭСФ и отправки его в обработку, необходимо воспользоваться кнопкой «Отправить».

После успешного подписания ЭСФ сертификатом ЭЦП, счет-фактура будет направлена в очередь на обработку для проверки форматно-логического контроля.

После успешного прохождения проверок форматно-логического контроля, основному ЭСФ присваивается регистрационный номер и статус «Не просмотрен».

Все черновики, отправленные и полученные ЭСФ доступны для просмотра и работы в журнале электронных счетов фактур в личном кабинете пользователя.

Выписка ЭСФ в розницу с указанием ИИН/БИН и движением товара с ВС поставщика на ВС получателя

ЭСФ в розницу с указанием ИИН/БИН получателя товара выписывается в следующих случаях:

• при реализации нефтепродуктов на АЗС
• при реализации товаров малой торговой точкой
• по требованию получателя товара

При выписке ЭСФ в розницу в разделе С «Реквизиты получателя» при указании категории I «Розничная реализация» в поле 16. «ИИН/БИН» доступен ввод ИИН/БИН контрагента. При необходимости также можно заполнить поле 16.0. «БИН структурного подразделения юридического лица» и 16.1. «БИН реорганизованного лица».

ЭСФ в розницу можно выписывать без СНТ, при этом доступен выбор товара с ВС поставщика и осуществляется движение товара на ВС получателя.

Если при оформлении ЭСФ в розницу не указывать ИИН/БИН получателя товара, товар выбранный с ВС также будет списываться у поставщика.

Выписка дополнительного ЭСФ

В соответствии со статьей 420 НК РК, дополнительный счет-фактура выписывается при корректировке размера облагаемого оборота, в случаях:

1. Полного или частичного возврата товара;
2. Изменения условий сделки;
3. Изменения цены, компенсации за реализованные товары, работы, услуги;
4. Скидки с цены, скидки с продаж;
5. Возврата тары, ранее включенной в оборот по реализации и т.д.

Количество выписываемых дополнительных счетов-фактур может быть не ограниченно. Однако при выписке каждого последующего дополнительного счета-фактуры, необходимо учитывать влияние предыдущего дополнительного счета-фактуры.

Дополнительный ЭСФ выписывается не ранее корректировки размера облагаемого оборота и не позднее 15 календарных дней.

В соответствии с требованиями статьи 420 НК РК, дополнительный ЭСФ должен содержать следующую информацию:

• Пометку о том, что документ является дополнительным;
• Порядковый номер и дату дополнительного документа;
• Порядковый номер и дату документа, к которому выписывается дополнительный;
• Сумму корректировки размера оборота, сумму корректировки НДС (в случае их корректировке);
• Дату совершения оборота на сумму корректировке.

В результате будет создан дополнительный ЭСФ на основании основного.

Чтобы создать дополнительный ЭСФ, также можно на форме создания ЭСФ в разделе А. «Общий раздел», установить галочку для вида «Дополнительный» и заполнить сведения о счете-фактуре, к которому выписывается дополнительный.

В результате выполнится поиск указанного счета-фактуры и на экране отобразится для предварительного просмотра искомый ЭСФ.

Для загрузки сведений в дополнительный ЭСФ необходимо нажать на кнопку «Принять». В результате форме создания дополнительного ЭСФ будет предзаполнена полями из найденного ЭСФ.

В дополнительном ЭСФ допустимы отличия от исходного документа в следующих разделах:

• Раздел В «Реквизиты поставщика» поля 9.1 «Серия свидетельства плательщика НДС», 9.2 «Номер свидетельства плательщика НДС»;
• Раздел B1 «Банковские реквизиты поставщика»;
• Раздел D «Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя»;
• Раздел F «Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг»;
• Раздел G «Данные по товарам, работам, услугам» графы G2, G4, G6, G7, G8, G9, G10, G11, G12, G13, G14, G15, G16, G17 и G18;
• Раздела Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности» графы Н8, Н10, Н11, Н13 и Н14.

При выписке дополнительного ЭСФ возможно ввести значение для скидки с цены или продаж, в виде суммы или процента от суммы в разделе G «Данные по товарам, работам, услугам»

При установке флага «Скидка», имеется возможность:

• установить вид скидки из выпадающего списка значения «с цены» или «с продаж».
• установить номер строки раздела G для которой рассчитывается скидка, по умолчанию скидка рассчитывается для всех строк раздела G.
• выбрать из выпадающего списка значения «%» или «Сумма». При выборе значения «%» введенное значение не должно превышать значения 100, при выборе значения «Сумма» введенное число должно быть десятичным, с двумя знаками после запятой.

По умолчанию флаг «Скидка» не установлен.

Выписка дополнительного счета-фактуры на веб-портале возможна только в том случае, если исходный счет-фактура выписан также в электронном виде в ИС ЭСФ.

Дополнительный ЭСФ может быть отклонен получателем товаров, работ, услуг в случае его несогласия с таким документом. Получатель вправе отклонить дополнительный ЭСФ в течение 10 дней со дня его выписки. Если получатель не производит отклонение документа, то он автоматически считается подтвержденным.

Отозвать или исправить отклонение получателем дополнительного ЭСФ нельзя.

Выписка исправленного ЭСФ

Ситуации, при которых налогоплательщиком производится выписка исправленного счета-фактуры, определены в статье 419 Налогового кодекса РК.

Исправленный ЭСФ выписывается в случае необходимости внесения изменений, дополнений и исправления ошибок в ранее выписанном ЭСФ. При этом внесение изменений не допускает замену поставщика или получателя товаров работ, услуг. Выписка исправленного счета-фактуры связана с выявленными ошибками в ранее выписанном ЭСФ.

При выписке исправленного счета-фактуры, аннулируемый документ становится недействительным. Исправленный ЭСФ замещает такой документ с учетом новых сведений. В случае, если к аннулируемому ЭСФ ранее были выписаны дополнительные ЭСФ (один или несколько), то их необходимо заново выписать для исправленного счета-фактуры и таким образом восстановить «цепочку» документов.

Все поля исправленного ЭСФ заполняются так, как они должны быть заполнены, если бы ошибка не была допущена. Если в аннулируемом документе поле заполнено правильно, в исправленном ЭСФ такое поле заполняется аналогично. Если в аннулируемом документе в строке допущена ошибка — в исправленном строка заполняется скорректированным значением.

Для создания исправленного ЭСФ на веб-портале необходимо в журнале ЭСФ выбрать ЭСФ требуемый исправления и нажать на кнопку «Выписать исправленный счет-фактуру».

В результате будет создан исправленный ЭСФ на основании данных исходного (аннулированного) ЭСФ. Пользователю необходимо исправить те строки, в которых была выявлена ранее допущенная ошибка.

Чтобы создать дополнительный ЭСФ, также можно на форме создания ЭСФ в разделе А. «Общий раздел», установить галочку для вида «Дополнительный» и заполнить сведения о счете-фактуре, к которому выписывается дополнительный.

В результате выполнится поиск указанного счета-фактуры и на экране отобразится для предварительного просмотра искомый ЭСФ.

Для загрузки сведений в исправленный ЭСФ необходимо нажать на кнопку «Принять». В результате на форме создания исправленного ЭСФ будет предзаполнены поля из исходного ЭСФ. Пользователю необходимо исправить те строки, в которых была выявлена ранее допущенная ошибка.

Исправленный ЭСФ выписывается датой исправления, которая всегда равна текущей дате.

В случае, если у покупателя изменились данные по НДС, то при выписке исправленного ЭСФ, указываются данные, актуальные на текущий момент. Эти сведения в документе также могут быть отличны от сведений в аннулируемом.

Выписать исправленный счет-фактуру в электронном виде можно только в том случае, если аннулируемый счет-фактура выписан также в электронном виде.

Исправленный счет-фактура может быть выписан в течение срока исковой давности (5 лет). Начало срока исковой давности определяется датой выписки первичного СФ, к которому выписывается исправленный.

После подписания ЭЦП и обработки исправленного ЭСФ, исходному ЭСФ присваивается статус «Аннулирован».

Получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10 дней отклонить исправленный ЭСФ в случае несогласия с таким документом. Если в период возможного отклонения имелись подтвержденные дни неработоспособности системы, то срок возможного отклонения продлевается.

Электронный счет-фактура, отклонение, которого не было выполнено получателем в течение установленного срока, автоматически считается подтвержденным.

Отозвать или исправить отклонение получателем исправленного ЭСФ нельзя.

Выписка дополнительного ЭСФ юридическим лицом-правопреемником за реорганизованное лицо

ИС ЭСФ позволяет выписать дополнительный ЭСФ за реорганизованное лицо, если юридическое лицо является правопреемником реорганизованного лица путем:

• Присоединения;
• Слияния;
• Разделения.

Авторизуйтесь в профайле юридического лица-правопреемника и инициируйте создание дополнительного ЭСФ, для этого в журнале ЭСФ нажмите кнопку .

В бланке ЭСФ установите галочку для вида «Дополнительный», заполните сведения о счете-фактуре, который ранее был выписан реорганизованным лицом.

Выполняется поиск указанного счета-фактуры и на экране отображается для предварительного просмотра искомый ЭСФ.

Нажать кнопку «Принять» для загрузки сведений в дополнительный ЭСФ. В поле «6.1. БИН реорганизованного лица» раздела В указан БИН реорганизованного лица, а в поле «6.ИИН/БИН» указан БИН правопреемника, из профайла которого выполняется выписка ЭСФ.

Завершить заполнение дополнительного ЭСФ, отправить его в обработку, предварительно подписав сертификатом подписи .

После успешного прохождения проверок форматно-логического контроля, дополнительному ЭСФ присваивается регистрационный номер.

Дополнительный ЭСФ, выписанный за реорганизованное лицо будет обрабатываться в случае возврата товара, при указании отрицательных значений в разделе G. Если в дополнительном ЭСФ будут указаны значения в сторону увеличения суммы, то такому ЭСФ присваивается статус «Ошибочный», по причине «Выписка дополнительного ЭСФ возможна только на возврат товара».

При попытке выписки исправленного ЭСФ, документу будет присвоен статус «Ошибочный» по причине «Реорганизованное лицо не может быть участником исправленного ЭСФ».

Выписка дополнительного ЭСФ в адрес реорганизованного лица.

ИС ЭСФ позволяет выписать дополнительный ЭСФ в адрес реорганизованного лица, если оно реорганизовано путем:

• Присоединения;
• Слияния;
• Разделения.

Авторизуйте в ИС ЭСФ в качестве руководителя ЮЛ/ИП или сотрудника и перейдите в журнал ЭСФ. Инициируйте создание дополнительного ЭСФ, для этого в журнале ЭСФ нажмите кнопку . Или выделите основной или исправленный ЭСФ и нажмите кнопку .

Установите галочку для вида «Дополнительный», заполните сведения об основном или исправленном счете-фактуре, выписанном ранее в адрес реорганизованного лица.

На экране отобразится в предварительном просмотре ЭСФ, нажмите кнопку «Принять». Сведения в дополнительном ЭСФ автоматически заполнятся.

В разделе «А. Общий раздел» указаны сведения об основном ЭСФ

в поле «16.1 БИН реорганизованного лица» указан БИН реорганизованного лица

В поле «16. ИИН/БИН» укажите БИН правопреемника, завершите заполнение дополнительного ЭСФ и отправьте его в обработку, предварительно подписав сертификатом подписи.

Если проверки ФЛК успешно пройдены и БИН указанный в поле «16. ИИН/БИН» является правопреемником реорганизованного лица «16.1 БИН реорганизованного лица», то ЭСФ присваивается регистрационный номер.

Важно! Если в дополнительном ЭСФ будут указаны значения в сторону увеличения суммы, то такому ЭСФ присваивается статус «Ошибочный», по причине «Выписка дополнительного ЭСФ возможна только на возврат товара».

При попытке выписки исправленного ЭСФ, документу будет присвоен статус «Ошибочный» по причине «Реорганизованное лицо не может быть участником исправленного ЭСФ».

Выписка дополнительного/ исправленного ЭСФ за ликвидированный филиал

Наделение полномочием по выписке дополнительного/ исправленного ЭСФ за ликвидированный филиал

Если у головного предприятия имеется несколько структурных подразделений, и одно из которых снято с регистрационного учета по причине «Ликвидация», то в ИС ЭСФ имеется возможность наделить полномочием действующее структурное подразделение по выписке ЭСФ за ликвидированный филиал.

Наделить полномочием по выписке ЭСФ за ликвидированный филиал действующий филиал может только головное предприятие.

Выполните авторизацию в ИС ЭСФ в качестве руководителя ЮЛ-головного предприятия.

В режиме «Регистрационный учет/ Структурные подразделения» отображаются все структурные подразделения головного предприятия, действующие на текущий момент и блокированные по причине «Ликвидация».

У ликвидированного структурного подразделения отображается кнопка , при нажатии на которую открывается форма для выбора филиала.

Выберите филиал и заполните даты начала и окончания действия полномочия. Нажмите кнопку , для сохранения наделенного полномочия. После истечения действия полномочия у действующего филиала не будет возможности выписывать дополнительный или исправленный ЭСФ.

Если у ликвидированного филиала имеются склады, то после назначения полномочия склады с товарами будут переданы действующему филиалу.

У филиала, наделенного полномочием, после авторизации в ИС ЭСФ в профайлах отобразится профайл ликвидированного структурного подразделения.

Для просмотра ЭСФ, ранее выписанных ликвидированным филиалом, выберите его профайл в списке профайлов. Также имеется возможность просмотра всех документов, ранее созданных ликвидированным филиалом.

Выписка дополнительного ЭСФ за ликвидированный филиал

Филиал, наделенный полномочием по выписке ЭСФ за ликвидированный филиал, имеет возможность выписать дополнительный ЭСФ.

Авторизуйтесь в ИС ЭСФ в качестве руководителя ЮЛ или сотрудника действующего филиала и перейдите в журнал ЭСФ. Инициируйте создание дополнительного ЭСФ, для этого в журнале ЭСФ нажмите кнопку .

В бланке ЭСФ установите галочку для вида «Дополнительный», заполните сведения о счете-фактуре, который ранее был выписан ликвидированным филиалом.

Далее выполняется поиск указанного счета-фактуры и на экране отображается для предварительного просмотра искомый ЭСФ.

Нажать кнопку «Принять» для загрузки сведений в дополнительный ЭСФ. В поле «6.1. БИН реорганизованного лица» раздела В указан БИН ликвидированного структурного подразделения, а в поле «6.ИИН/БИН» указан БИН филиала наделенного полномочием, из профайла которого выполняется выписка ЭСФ.

Завершить заполнение дополнительного ЭСФ, отправить его в обработку, предварительно подписав сертификатом подписи.

После успешного прохождения проверок форматно-логического контроля, дополнительному ЭСФ присваивается регистрационный номер.

ИС ЭСФ позволяет выписать дополнительный ЭСФ с указание положительных значений в разделе G.

Выписка исправленного ЭСФ за ликвидированный филиал

Филиал, наделенный полномочием по выписке ЭСФ за ликвидированный филиал, имеет возможность выписать исправленный ЭСФ.

Авторизуйтесь в ИС ЭСФ в качестве руководителя ЮЛ или сотрудника действующего филиала и перейдите в журнал ЭСФ. Инициируйте создание исправленного ЭСФ, для этого в журнале ЭСФ нажмите кнопку .

В бланке ЭСФ установите галочку для вида «Исправленный», заполните сведения о счете-фактуре, который ранее был выписан ликвидированным филиалом.

Далее выполняется поиск указанного счета-фактуры и на экране отображается для предварительного просмотра искомый ЭСФ.

Нажать кнопку «Принять» для загрузки сведений в дополнительный ЭСФ. В поле «6.1. БИН реорганизованного лица» раздела В указан БИН ликвидированного структурного подразделения, а в поле «6.ИИН/БИН» указан БИН филиала наделенного полномочием, из профайла которого выполняется выписка ЭСФ.

Завершить заполнение дополнительного ЭСФ, отправить его в обработку, предварительно подписав сертификатом подписи.

После успешного прохождения проверок форматно-логического контроля, исправленному ЭСФ присваивается регистрационный номер.

ИС ЭСФ позволяет выписать дополнительный ЭСФ с указание положительных значений в разделе G.

Выписка ЭСФ на основании СНТ

С 31 декабря 2020 года электронные счета фактуры выписывается на основании сопроводительной накладной на товары:

• при реализации подакцизных товаров (этиловый спирт, алкогольная продукция, бензин, дизельное топливо, табачные изделия);
• при реализации товаров, по которым ЭСФ оформляются посредством виртуального склада (Приказ МФ РК № 384);
• при реализации товаров на экспорт в страны ЕАЭС.

с 1 февраля 2021 года:

• при реализации товаров из Перечня изъятия ВТО.

При реализации импортированного товара со стран ЕАЭС, необходимо перед выпиской ЭСФ в обязательном порядке осуществить сопоставления первичной импортной СНТ с ФНО 328.00, т.к. согласно Правил выписки ЭСФ по товарам, относящимся к Признаку происхождения «1» или «2»:

• В графе 15 «№ Декларации на товары, заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, СТ-1 или СТ-KZ» указывается 18-значный регистрационный номер заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в случае реализации товара, ввезенного на территорию Республики Казахстан из государств-членов ЕАЭС;
• В графе 16 «Номер товарной позиции из Декларации на товары или заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» указывается порядковый номер товара, отраженный в графе 1 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

Выписка основного ЭСФ на основании первичной, либо исправленной СНТ на веб-портале ИС ЭСФ

Создать ЭСФ на основании СНТ возможно на веб-портале двумя способами, из журнала СНТ, либо из журнала ЭСФ.

Рассмотрим создание основного ЭСФ на основании СНТ из журнала СНТ.

Для выписки основного ЭСФ на основании сопроводительной накладной на товары необходимо перейти в меню «СНТ».

В журнале СНТ необходимо посредством использования фильтров найти и выбрать требуемую СНТ и нажать на кнопку «Создать ЭСФ».

Рассмотрим создание основного ЭСФ на основании СНТ из журнала ЭСФ.

Для выписки основного ЭСФ на основании первичной, либо исправленной СНТ необходимо воспользоваться кнопкой «Создание счета-фактуры».

В открывшейся форме бланка ЭСФ необходимо перейти в раздел F «Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг», где будет доступен выбор СНТ в действующем статусе.

При нажатии на пиктограмму «лупа» откроется окно для поиска и выбора СНТ. В данном окне необходимо выбрать требуемую вам СНТ.

В результате в бланке ЭСФ будет раздел F и другие разделы данными СНТ.

Основной ЭСФ возможно создать на основании СНТ с типом «Первичная», «Исправленная» в следующих статусах «Не просмотрен», «Доставлен», «Подтвержден», «Подтвержден инспектором ОГД». На основании одной СНТ возможно создать один ЭСФ.

При создании ЭСФ на основании СНТ система автоматически заполняет разделы ЭСФ данными из соответствующих разделов СНТ согласно требований форматно-логического контроля, представленного в таблице.

В ЭСФ в раздел G «Данные по товарам, работам, услугам» при необходимости можно добавить позицию по услуге, либо работе с признаком происхождения «6».

Таблица 28. Форматно-логический контроль сопоставления полей основного ЭСФ и первичной/исправленной СНТ

Как сформировать и отправить электронный документ

Недавно появилась возможность использовать электронные счета-фактуры на практике. Мы расскажем, как настроить электронный документооборот и исправить ошибки.

Электронный формат счетов фактур повторяет форму счета-фактуры 1 и содержит обязательные реквизиты. Кроме того, в электронный счет-фактуру (ЭСФ) можно вносить дополнительные сведения в зависимости от сферы деятельности налогоплательщика.
Дату выставления ЭСФ фиксирует оператор электронного документооборота в момент отправки.
Если покупатель выявит ошибку в полученном счете-фактуре, об этом следует сообщить продавцу, чтобы тот выставил новый исправленный вариант ЭСФ с указанием порядкового номера исправления и даты исправления. При описанной замене новый счет-фактура будет иметь уже другую дату выставления.
Не все контрагенты компании могут быть готовы к обмену ЭСФ. В таком случае использовать можно и электронный, и бумажный варианты документа. Каждая фирма сама решает, переходить ли на электронный документооборот. Причем свое желание нужно еще согласовать с контрагентами, которым компания собирается отправлять счета-фактуры по ТКС. Ведь обмен пойдет через посредников — операторов электронного документооборота. И заключить договор с оператором придется каждой из сторон.
Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, ничего принципиально нового в процедуре обмена счетами-фактурами не обнаружат.
В приложении к учетной политике надо прописать, с кем из контрагентов какой способ будет использовать фирма. Выгрузка и загрузка электронных документов предусмотрены функцией обработки «Электронный обмен документами». Фирма при этом может оформлять книгу покупок как на бумаге, так и в электронном виде. Дополнительные листы книг покупок и книг продаж также должны составляться одним из этих двух способов в зависимости от того, как ведется сама книга. При этом может возникнуть ситуация, когда компания создала не только электронный, но и бумажный вариант счета-фактуры. Как быть, если по каким-либо причинам показатели в этих документах расходятся? Нужно перенести на бумажный счет-фактуру все показатели (без изменения) из электронного варианта этого документа. Обратите внимание: в этом случае счет-фактуру должен подписать и главный бухгалтер.

Ввод, защита и регистрация документов
Рассмотрим, как вводить в систему корректировочные счета-фактуры. После заполнения всех строк корректировочного счета-фактуры нужно подвести итоги по следующим показателям: стоимость без НДС (графа 5), сумма НДС (графа 8) и стоимость с НДС (графа 9). Для этого нужно просуммировать все цифры, указанные по строке В данных граф, а также все цифры, указанные по строке Г данных граф. Полученные значения понадобятся при заполнении книги покупок, книги продаж или дополнительных листов к ним.
Электронные документы надежно защищены от перехвата третьими лицами: при передаче данных используется защищенный протокол https. ЭЦП позволяет не только достоверно установить подписанта, она также гарантирует сохранность и неизменность информации 2 .
Счета-фактуры (в т. ч. исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате их выставления, а также составлению (исправлению) в случаях, когда счета-фактуры, сформированные компаниями, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются. Таким образом, счета-фактуры регистрируют в журнале учета в хронологическом порядке по дате их выставления, и порядковый номер записи указывается в графе 1 журнала учета.

Настройка электронного документооборота
Рассмотрим пример настройки электронного документооборота (ЭД) на конфигурации «1С Управление торговлей» (ред. 11).
Сначала в разделе «Администрирование» отметим, что данная программа будет использовать обмен электронными документами, установим соответствующие флажки.
После этого во всех формах документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна новая группа команд — «Сформировать, подписать и отправить», «Отправить повторно» и другие команды для быстрой работы с документами.
Далее необходимо выполнить общую настройку криптографии и настройку сертификатов электронных подписей. Для заполнения формы «Настройка криптографии» (раздел «Администрирование») требуется указать наименование и общие технические характеристики программного обеспечения, которое используется для работы с электронной подписью (криптопровайдер электронной подписи). Для некоторых программ эти технические характеристики могут быть заполнены автоматически (см. рис. 1).
Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из программы и не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должен быть перенесен непосредственно в программу. Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат. В общем случае разработчики рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы (см. рис. 2).
Для каждого сертификата, а по сути, для конкретного должностного лица, имеющего право подписи, следует указать список документов, которые он имеет право подписать, поэтому перечислим все виды документов на одноименной закладке (см. рис. 3).

Счет-фактура: отправляем и принимаем Обратите внимание, в списке счетов фактур теперь появятся две колонки, отображающие сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы. В первой колонке — состояние документооборота со стороны компании (например, все выполнено или требуются действия), во второй — состояние со стороны других участников (контрагента и оператора электронного документооборота). Пользователь видит, надо ему что-то делать или просто ожидать (см. рис. 4).
В привычном режиме подготовим новый счет-фактуру. Программа подскажет, что требуются действия, то есть документ следует подписать и отправить партнеру. Для этого нужно выбрать команду «Сформировать, подписать и отправить» из вновь созданного меню ЭД (см. рис. 5).
При выборе этой команды программа автоматически подготовит электронный документ, подпишет электронной подписью (если есть право подписи) и поместит в очередь на отправку. Если у менеджера нет права подписи, то программа сначала перенаправит счет-фактуру на подпись ответственному лицу.
Все необходимые действия выполнены, теперь следует ждать подтверждения о получении от оператора и покупателя.
Посмотрим на процесс с другой стороны — со стороны покупателя, который получает новый счет-фактуру от своего партнера. Получив этот документ, программа автоматически создаст аналогичный документ в информационной базе. Далее работать с ним можно будет так же, как и с остальными счетами-фактурами.

Дополнительные функции
На первых порах, при привыкании к новому сервису, возможно, пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде — как на бумаге. Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе.
Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей. Все это можно сохранить на диск. В таком случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные электронные подписи в виде дополнительных файлов (см. рис. 6).

Сноски:
1 утв. пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137
2 Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ