Если сотрудник потратил свои деньги на хознужды как ему их возместить

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Носова Екатерина Евгеньевна

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Как правильно оформить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов работника на приобретение материальных ценностей (работ, услуг) в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации.

Обоснование вывода:
Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установлен в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У). В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно распорядительному документу юридического лица (ИП) либо письменному заявлению подотчетного лица. Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица (ИП), предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
То есть действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП). Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией.
Порядок документооборота для случаев, когда сотрудники за свой счет приобретают какие-либо материальные ценности и в дальнейшем понесенные ими расходы возмещаются организацией, на законодательном уровне не утвержден. Вместе с тем нормативно-правовые акты не содержат и запретов на возмещение расходов работника, понесенных им при приобретении материальных ценностей для нужд организации без выдачи под отчет аванса. Более того, работодатель обязан возместить работнику расходы, произведенные в интересах организации (ст. 188 ТК РФ).
С учетом сказанного, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.
При установлении такого порядка необходимо учитывать, что, расплачиваясь за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами, сотрудник действуют от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени организации у него отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов возможно только в случае последующего одобрения их работодателем. При одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде. Говоря простым языком, документальное оформление расчетов с сотрудником должно осуществляться таким образом, чтобы ясно усматривался факт последующего одобрения сделки со стороны организации.
Напомним также, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В этой связи целесообразно оформить следующие документы:
— общий приказ руководителя организации о возможности возмещения сотрудникам произведенных в интересах организации расходов с приложением перечня сотрудников, которые имеют право осуществлять приобретение материалов (или оплату работ, услуг) в интересах организации;
— заявление работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств;
— отчет сотрудника об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату ТМЦ (работ, услуг). В качестве отчета сотрудника может быть использована форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо иная форма документа, разработанная организацией самостоятельно и содержащая все необходимые реквизиты (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Что касается бухгалтерского учета, то на основании Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция к Плану счетов), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. В рассматриваемом случае сотрудники подотчетными лицами не являются, а выступают скорее в роли кредиторов организации. В связи с этим полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Вместе с тем мы не видим каких-либо оснований для возникновения негативных последствий в случае, если расчеты с сотрудниками по возмещению им истраченных ими средств будут осуществляться через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По поводу НДФЛ отметим, что согласно п. 1 ст. 209 НК РФ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, объектом обложения по НДФЛ признается доход, полученный от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ. На основании подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относятся в том числе вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ. Согласно ст. 41 НК РФ в целях налогообложения доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с гл. 21 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. В рассматриваемой ситуации сотрудникам возмещаются их собственные денежные средства, потраченные ими для приобретения различных товаров, работ или услуг, необходимых организации. Соответственно, расходы, произведенные конкретным работником для хозяйственных нужд организации и возмещенные ему впоследствии на основании подтверждающих документов, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды работника и признаваться его доходом. Поэтому они не являются объектом обложения НДФЛ. Смотрите также письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

20 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?

Как в программе отразить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008). Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

В данной статье Бухэксперт8 выражает лишь свое мнение по вопросу, нерегулированному в законодательстве. И предлагает вам использовать счет 73 для оформления операций, по которым деньги не выдавались в под отчет.

Если вы считаете, что данный способ для вас более трудоемкий и ведет к большей путанице в учете, то вы можете продолжать использовать счет 71, указав об этом в учетной политике:

«Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».

Главное — обеспечить контроль за такими расчетами и представить достоверно информацию в отчетности.

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

Поступление (акт, накладная) ;
Списание НДС ;
Выдача наличных или Списание с расчетного счета . Вид операции – Прочий расход , счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные) .

Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Минфин считает, что принять к вычету НДС можно только по счету-фактуре, исключение — если это предусмотрено п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.

Также нельзя указанный НДС принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС предъявленный по причине отсутствия счета-фактуры (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .

Проводки по документу

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных . Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения .

вид операции – Прочее списание .

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету .

В заключение добавим, что не рекомендуем пользоваться данной схемой постоянно, предпочитая ее старому доброму подотчету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Если документы, подтверждающие покупку ТРУ, выписаны на имя организации, то проблем с признанием затрат и вычетом НДС, а также сложностей, связанных с расчетами с работником, у организации не возникнет.

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Обсуждение (4)

Прошу пересмотреть рекомендацию по расчетам с подотчетными лицами.

Рассмотрим два варианта ситуации приобретения работником в интересах предприятия шкафчика для документов:
Вариант 1: сначала работнику выдали 4 т.р., потом он купил шкафчик за 14 т.р., потом работнику возместили 10т.р.
Вариант 2: работник купил шкафчик за 10 т.р., потом работнику возместили 10тр.

Это вполне могут быть даже одинаковые шкафчики, просто в Варианте 2 работник нашел магазин с самыми низкими ценами.
Оба варианта имеют одинаковый экономический смысл (вплоть до суммы – работник сначала израсходовал своих денег 10тр, а потом ему их возместили).
И что, по варианту 1 надо применять счет 71, а по варианту 2 счет 73?
А как же пункт 6 ПБУ 1: «отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой)»?
Ну и принцип рациональности еще можно вспомнить.
Ведь отражение по сути одинаковых операций то по счету 73, то по счету 71 усложнит учет, а сравнивать это усложнение с пользой сложно, так как польза отсутствует (а если и найдется – то померкнет перед усложнением).
Одной из причин усложнения может быть то, что выдача денег в бухучете отражается обычно сразу же, а приобретение работником чего-то – по мере сдачи работником и обработки бухгалтером авансовых отчетов.
Вполне возможна ситуация: на момент выдачи работнику денег еще не было авансового отчета и выдачу денег отразили по счету 71, потом работник принес авансовый отчет и по приложенным документам стало видно, что нечто для предприятия куплено ДО получения денег под отчет. И что – исправлять выдачу денег, вносить исправления в РКО или перечисление по банку??

И в общем случае учет может даже исказиться от применения счетов 73 и 71 (если по одному работнику одновременно будет дебетовое сальдо по счету 73 и кредитовое по счету 71 и оба сальдо будут основаны на задачах покупки данным работником чего-то для предприятия).

Прошу вернуться в рекомендациях к подходу «по старинке»: применять счет 71, даже если деньги работнику выданы после приобретения.

Татьяна, здравствуйте. На связи Ольга Шерст. Отвечаю на ваш Комментарий под нашей статьей. Вернуться к отражению сумм, не выданных в подотчет «по старинке», т.е. через счет 71 мы не можем.
Наше мнение, связанное с использованием счета 73 основано на том, что в Плане счетов, утвержденного Приказом МФ РФ №94н от 31.10.2000, указано: «Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.»
Ключевая фраза «по суммам, выданным им в под отчет», т.е. счет 71 используется если был аванс, выданный сотруднику. Если его не было, то нужно использовать другой счет. Это из прямого прочтения данного Приказа. На наш взгляд больше всего в этом случае подходит счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – этот порядок мы и изложили в статье. Некоторые даже используют счет 76.
При этом я с вами соглашусь, что в современном бухучете принцип рациональности и требование содержания над формой могут перевесить, если количество таких операций у вас в учете незначительно. И я не вижу здесь ошибки, если вы и в этом случае будете применять счет 71.
Но если в организации в основном операции, при которых деньги выдаются уже после отчета сотрудника, то на наш взгляд более корректным будет использовать счет 73.
Если говорить про 1С-автоматизацию таких операций, то да — использовать счет 71 – это более интересно и удобно.
Поэтому тут вопрос – как в учетной политике вы укажете порядок учета таких сумм. Например, можно указать так: «Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».
И еще план счетов был создан в 2000году и уже сейчас не обеспечивает полностью потребности бухгалтера. В тот момент еще действовал Порядок ведения кассовых операций, утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 № 18, который обязывал выдавать подотчетные авансы на все случаи жизни и не предусматривал компенсационного подхода. Думаю, этим и объясняется жесткое содержание инструкции к счету 71.
Спасибо вам за ваш комментарий и неравнодушие!

Возмещение сотруднику расходов на нужды организации, произведённых за счёт собственных средств, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Наверно, прочитав тему статьи, многие подумают: «Ой, да что там сложного? Авансовый отчет провели, расходы возместили, и дело с концом!» А точно ли в этом случае применяется авансовый отчет? А может, вы должны купить эти ТМЦ у сотрудника, т.е. включить эти суммы в его доход, начислив при этом НДФЛ? В нашем аккаунте Instagram эта тема вызвала нешуточный ажиотаж: одна часть аудитории утверждает, что необходимо использовать авансовый отчет, другая – успешно начисляет НДФЛ с покупки ТМЦ. Кто из них прав? Будем разбираться в данной публикации.

Расчеты с подотчётными лицами – это участок учёта, который регулярно встречается практически в любой организации независимо от вида и масштабов деятельности.

Мы уже не один раз рассказывали о том, как в программе 1С Бухгалтерия вести учет расчётов с подотчётными лицами.

Как оказалось, данная тема вам очень интересна!

По порядку ведения расчётов с подотчётниками всегда возникает много вопросов из-за отсутствия подробного нормативного регулирования.

Ведь на первый взгляд отражение расчётов с подотчётными лицами процедура достаточно простая и последовательная: работник получил денежные средства на административно-хозяйственные нужды компании, далее должен отчитаться об их расходовании, заполнив и представив в установленный срок авансовый отчёт со всеми подтверждающими документами. Затем авансовый отчёт принимается к учёту, бухгалтером отражается его проведение в 1С: Бухгалтерии предприятия.

Согласитесь, что на практике же довольно часто встречаются совершенно различные вариации.

Про невозврат подотчетной суммы мы рассказывали ранее.

Но есть еще ситуация, когда работник потратил свои деньги для служебных целей, например, если нужно срочно купить расходные материалы или быстро оплатить выполненную работу (ремонт автомобиля). А организация потом компенсирует уже произведенные расходы.

Или нередко бывают случаи, когда денежные средства целенаправленно не выдаются заранее сотрудникам в подотчёт, чтобы в дальнейшем избежать трудностей с «выуживанием» у них подтверждающих документов. А после того, как сотрудник предоставит авансовый отчет и подтверждающие к нему документы, возместят ему понесённые расходы.

Давайте разберём насколько безопасно так поступать и как правильно документально оформить такую ситуацию.

Перейдем сразу к практическому примеру: сотрудник организации «Интеграл» 01.02.2022 года приобрёл за собственные денежные средства материальные ценности на замену вышедших из строя. Далее он принёс подтверждающие документы в бухгалтерию с просьбой возместить его расходы.

В рекомендациях по составлению авансового отчёта сказано, что этот документ применяется для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В приведённом же нами примере деньги сотруднику не выдавались, то есть, исходя из сути предназначения авансового отчёта получается, что составлять его работнику не нужно.

Но в действительности же авансовые отчёты составляются и в тех случаях, когда сотрудники используют на хозяйственные нужды организации свои с деньги, а использованная сумма отражается как перерасход.

Каких-либо правил, регламентирующих данный вопрос, в законодательстве не предусмотрено.

На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации можно также оформлять авансовый отчёт. Это не будет являться нарушением.

Только раздел «Авансы» останется незаполненным.

После проведения документа на лицевой стороне графа «Получен аванс» останется пустой.

А вот в графе «Перерасход» отразится сумма, которую сотруднику должна возместить организация.

После того как авансовый отчёт утвердит руководитель организация вправе возместить работнику данные расходы.

Никаких обязательных сроков на этот случай в законодательстве не установлено, поэтому компании их устанавливают самостоятельно, но такой срок должен быть разумным.

Некоторые бухгалтеры опасаются, что при проверке контрольными органами потраченные сотрудником суммы могут быть включены в его доход, облагаемый НДФЛ. Поскольку такая ситуация может быть расценена так, что работник организации купил товар (имущество), а затем продал его предприятию, тем более если распоряжение руководителя на выдачу аванса отсутствует.

Поэтому важно обращать тщательное внимание на оформление первичных документов: они должны быть выписаны на организацию, а не на физическое лицо! В противном случае налоговики вполне могут счесть последующую денежную компенсацию работнику как факт перепродажи товаров.

При надлежащем образом оформленных документах никакого дохода у работника не возникает. Даже Минфин это признает.

Есть ещё интересная судебная практика, когда инициатива работника, понёсшего расходы, не получив под отчёт денежных средств, и не имея разрешения действовать в интересах организации, не была оценена, и компенсация расходов работодателем не произведена. А суд так же не принял сторону работника, аргументировав, что организация не обязана возмещать работнику потраченные им личные средства на нужды организации, если эти траты были произведены без ее согласия. И сам по себе лишь факт несения сотрудником расходов не влечет обязанности работодателя по их возмещению, нужны доказательства, что расходы являлись необходимыми для осуществления деятельности предприятия, а сотрудник такие документы не предоставил (определение Верховного суда по делу № 33-5422/2019 от 14.03.2019 г.).

К аналогичным выводам пришел и Московский городской суд в Апелляционном определении от 12.02.2019 г. по делу № 33-5629/2019.

Таким образом, для минимизации проблем с контролирующими органами рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт (например, положение или инструкцию) о компенсации (возмещении) расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счёт.

В таком локальном акте, в частности, можно предусмотреть:

• ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации;

• порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования;

• перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);

• список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;

• предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;

• перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации.

Компенсировать уже произведённые расходы можно на основании заявления сотрудника, к которому следует приложить оправдательные документы.

Кроме того, перед совершением покупок сотрудник может написать на имя руководителя заявление о разрешении произвести расход в пользу организации за счёт собственных средств на определенные цели, обосновав его необходимость. Указанное заявление и будет основанием для совершения соответствующих действий.

И всё же наиболее безопасно предварительно выдавать сотруднику денежные средства, и если сумма будет намного меньше той, которую он потратит на покупки, то организация после предоставления авансового отчёта выдаст подотчётному лицу сумму перерасхода.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.

В течение установленного работодателем количества рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Обратите внимание! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У требование о сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х рабочих дней было отменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Итоги

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.

Если сотрудник потратил свои деньги на хознужды как ему их возместить