Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты как отчитаться

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

1. Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

1. Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.

1. В течение установленного работодателем количества рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Обратите внимание! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У требование о сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х рабочих дней было отменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

• Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
• Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

• Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
• Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

1. Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
2. Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
3. Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Итоги

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.

Порядок составления отчетности по использованию корпоративной карты

Денежные средства могут выдаваться сотруднику как наличными из кассы, так и в безналичной форме – он может рассчитаться бизнес-картой, а затем составить авансовый отчет о целевом использовании средств компании.

Вместе с отчетом работник обязан предоставить в бухгалтерию подтверждающие документы, по которым можно определить за какие именно товары он рассчитался или какие работы и услуги оплатил. Согласно Постановлению Федеральной службы государственной статистики для оформления такой отчетности разработана спецформа АО-1.

Расходование средств с корпоративной карты возможно не только в безналичном формате. Сотрудник может снять с нее денежные средства через банкомат или кассу банка. Пополнить карту можно путем перечисления на нее нужной суммы денежных средств для подотчета.

Важно! Форма АО-1 для авансового отчета по корпоративной карте не предусматривает сроки для идентификации дат проведенных расходов по ней. Законодательство дает возможность организациям самостоятельно доработать форму под себя, утвердив локальным НПА внутреннюю форму отчетности.

Однако вносить изменения в утвержденную форму АО-1 категорические запрещается. Эта форма унифицированная, а значит видоизменять ее нельзя.

Разработка внутренней формы отчетности

В законе о бухгалтерском учете сказано, что фирмы не обязаны использовать именно унифицированные формы документов. Они вправе разрабатывать и утверждать свои. Поэтому и для отчетности по корпоративной карте можно использовать свой бланк отчетности.

Закон обязует организации применять унифицированную документацию только лишь в случае с кассовыми документами.

Это касается приходных и расходных ордеров. Авансовый отчет в перечне обязательных форм не указан, а значит, он может иметь любую форму. Важно, чтобы ваш документ содержал все основные реквизиты. Их список указан в федеральном законе №402.

Итак, если вы все же решились разработать собственный документ для формирования отчетности по бизнес-карте, то утвердить и подписать ее должен директор фирмы.

Ключевые реквизиты отчета

Авансовый отчет должен содержать информацию об остатке денежных средств. В этой строке нужно указать ту сумму, которая находилась на счете в момент начала его использования или в момент передачи сотруднику в подотчет.

Если карта постоянно находится у одного работника, в отчете можно просто указывать остаток. Если карта передается между сотрудниками, то указываем в отчете сведения о выдаче карты и прописываем полностью ее номер и основные реквизиты банковского счета. Также в отчете необходимо отражать операции по пополнению карты. Для этого вписываем реквизиты всех платежных поручений, которые сформировались при проведении проводок по внесению денежных средств на карту.

Ну и последняя строка – «итого». Здесь указываем сколько всего осталось денег на карте. Если были дополнительные внесения на счет, тогда сумма отображается с учетом пополнений.

Оборотная сторона авансового отчета

На обратной стороне отчетности сотрудник вправе перечислить все документы, которые он приложит к отчету в качестве подтверждения – прописывает номера документов, их даты и суммы. Например, «кассовый чек на покупку карандашей, дата – 31.10.2021 г., сумма по чеку – 2 345 руб.».

Пополнение счета бизнес-карты

В случае необходимости пополнения карты, сотрудник бухгалтерии осуществляет зачисление средств переводом с расчетного счета компании.

К сведению! Лимит в 100 тысяч рублей для расходов по бизнес-карте не применим (согласно указаний Центробанка 3073-У).

Снятие денежных средств с карты

В случае, когда рассчитаться картой невозможно, сотрудник снимает наличку. Для отражения таких операций в авансовом отчете также должны быть отдельные строки:

• строка для указания суммы, которая снята с карты;
• строка для указания общей суммы потраченных средств;
• строка для отображения суммы, которую сотрудник внес через банкомат или кассу банка;
• строка для отражения конечного остатка средств на счете.

Если работник снимает деньги с корпоративной карты в сумме, большей, чем нужно для оплаты, остатки вносятся обратно через банкомат. Проведенная операция отражается в авансовом отчете.

Порядок сдачи отчета

Сотрудник, получивший средства в подотчет через корпоративную карту, сдает авансовый отчет в бухгалтерию либо директору компании. Отчет проверяется на правильность заполнения и достоверность сведений по операциям, затем его утверждает руководитель организации. Далее купленные на средства бизнес-карты товары бухгалтер ставит на учет. Сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. Расписка – это часть самого отчета. В унифицированной форме она предусмотрена в виде отрезной части документа.

В том случае, когда организация не пользуется унифицированным бланком, а разрабатывает свою, в которой нет отрезной расписки, то расписку можно составить в произвольной форме.

И еще один важный момент – для бизнес-карты в банке следует открыть отдельный счет. То есть наличия расчетного счета недостаточно.

Как составить авансовый отчет по корпоративной карте

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Целевое использование средств

Использовать корпоративную карту просто: ей можно расплачиваться или снимать наличные в банкомате.

Деньги с корпоративной карты нельзя тратить на личные нужды. За каждую потраченную сумму необходимо предоставить в бухгалтерию отчет с подтверждающими расход документами. Для оформления такого отчета компании могут использовать специальную форму авансового отчета АО-1 или разработанную самостоятельно.

Затраты по авансовому отчету можно принять к учету на основании кассового чека (пробитого на ККТ на бумажном носителе или распечатанного электронного чека), товарного чека или иного подтверждающего документа.

Сроков идентификации проведенных по корпоративной карте расходов форма АО-1 не предусматривает. Компания самостоятельно может утвердить внутреннюю форму отчетности локальными актами. Однако изменять форму АО-1 запрещено, так как она является унифицированной, можно только создать новую.

Форма № АО-1 — обязательный документ не только для бухгалтерского, но и для налогового учета. Реквизиты, предусмотренные в этой форме, обязательны для заполнения. И если они не заполнены, документ не имеет юридической силы.

Как разработать внутреннюю форму отчетности

В законе о бухгалтерском учете сказано, что компания не обязана использовать унифицированные формы документов, но может их применять на свое усмотрение. Также каждая организация может разработать свои внутренние регламенты и шаблоны.

Закон обязывает использовать унифицированные формы только для кассовых документов (приходных и расходных ордеров), авансового отчета в этом списке нет. Поэтому для отчетности по корпоративной карте можно разработать собственную форму документа и утвердить ее у руководителя.

Оформить корпоративные карты на выгодных условиях можно в Ак Барс Банке. Это удобный способ организации расчетов для бизнеса.

Обязательные реквизиты во внутренней форме отчетности

Авансовый отчет обязательно должен содержать информацию об остатке денежных средств. В данной графе нужно отразить информацию о сумме, которая была на счете в момент начала использования или передачи карты подотчетному лицу.

Если карта используется одним и тем же сотрудником, то достаточно указать только остаток по карте на конкретную дату.

Если же карта передается между сотрудниками, то обязательно укажите в отчете сведения о выдаче карты, пропишите полностью ее номер и основные реквизиты банковского счета.

Если во время использования карты ее баланс пополнялся, то в отчете необходимо указать дату пополнения карты и реквизиты платежного документа.

Последняя строка «итого» должна содержать информацию об остатке денежных средств на карте на момент составления отчета.

На оборотной стороне авансового отчета сотрудник должен перечислить документы с реквизитами, которые являются подтверждением операций по карте — чеки, билеты и т.п.

Корпоративные карты

Удобный способ организации расчетов для бизнеса

Как пополнить корпоративную карту

Отдельный счет для корпоративной карты не открывается, она выпускается к основному расчетному счету компании. Когда сотрудник расплачивается такой картой, денежные средства списываются непосредственно с расчетного счета.

Пополнение карты возможно через устройства самообслуживания. Лимиты по внесению/снятию наличных денег с корпоративной карты устанавливает банк. Например, для корпоративных карт Ак Барс Банка лимит на внесение отсутствует, ежедневный лимит на снятие наличных — 200 тыс. рублей.

Получайте бизнес-кешбэк — до 48 000 бонусов в год с классической картой Business.

Как снять наличку с корпоративной карты

Если возможности рассчитаться корпоративной картой нет, то можно снять наличные деньги. Чтобы зафиксировать эту операцию в авансовом отчете нужно, чтобы в нем были предусмотрены строки, где указываются:

Сумма, которая была снята с карты.

Общая сумма потраченных средств.

Сумма остатка, внесенная через банкомат или кассу на корпоративную карту.

Сумма остатка денежных средств на расчетном счете.

Как сдавать отчет

Если вы являетесь подотчетным лицом и используете корпоративную карту, то обязаны отчитываться об операциях по ней директору или в бухгалтерию компании.

Бухгалтер, как правило, проверяет отчет на корректность заполнения, а директор утверждает его.

Все материалы, которые были куплены с бизнес-карты подлежат обязательной постановке на учет.

По результатам проверки отчета сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. В унифицированной форме АО-1 она уже предусмотрена, если вы разработали собственную форму, то расписку можно составить в произвольном виде.

Выпустите корпоративную карту к основному расчетному счету в Ак Барс Банке и получите выгоду до 48 000 бонусов в год. Расплачивайтесь картой за товары и услуги для бизнеса в онлайн и офлайн магазинах. Можно настроить карту под себя — установить лимиты по карте и следить за операциями в интернет-банке.

Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?

Как в программе отразить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008). Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

В данной статье Бухэксперт8 выражает лишь свое мнение по вопросу, нерегулированному в законодательстве. И предлагает вам использовать счет 73 для оформления операций, по которым деньги не выдавались в под отчет.

Если вы считаете, что данный способ для вас более трудоемкий и ведет к большей путанице в учете, то вы можете продолжать использовать счет 71, указав об этом в учетной политике:

«Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».

Главное — обеспечить контроль за такими расчетами и представить достоверно информацию в отчетности.

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

• Поступление (акт, накладная) ;
• Списание НДС ;
• Выдача наличных или Списание с расчетного счета . Вид операции – Прочий расход , счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные) .

• Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
• Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Минфин считает, что принять к вычету НДС можно только по счету-фактуре, исключение — если это предусмотрено п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.

Также нельзя указанный НДС принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС предъявленный по причине отсутствия счета-фактуры (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .

Проводки по документу

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных . Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения .

• вид операции – Прочее списание .

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету .

В заключение добавим, что не рекомендуем пользоваться данной схемой постоянно, предпочитая ее старому доброму подотчету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

• приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
• при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Если документы, подтверждающие покупку ТРУ, выписаны на имя организации, то проблем с признанием затрат и вычетом НДС, а также сложностей, связанных с расчетами с работником, у организации не возникнет.

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Данная статья посвящена учету расчетов с командированным сотрудником, которому аванс.Одним из привычных, проверенных вариантов приобретения ГСМ является покупка через.Организации, применяющие ФСБУ 5/2019, должны ежегодно создавать резерв в случае.Программа семинара Отчетность по НДС за 3 кв.: новые налоговые.

(9 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Обсуждение (4)

Прошу пересмотреть рекомендацию по расчетам с подотчетными лицами.

Рассмотрим два варианта ситуации приобретения работником в интересах предприятия шкафчика для документов:
Вариант 1: сначала работнику выдали 4 т.р., потом он купил шкафчик за 14 т.р., потом работнику возместили 10т.р.
Вариант 2: работник купил шкафчик за 10 т.р., потом работнику возместили 10тр.

Это вполне могут быть даже одинаковые шкафчики, просто в Варианте 2 работник нашел магазин с самыми низкими ценами.
Оба варианта имеют одинаковый экономический смысл (вплоть до суммы – работник сначала израсходовал своих денег 10тр, а потом ему их возместили).
И что, по варианту 1 надо применять счет 71, а по варианту 2 счет 73?
А как же пункт 6 ПБУ 1: «отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой)»?
Ну и принцип рациональности еще можно вспомнить.
Ведь отражение по сути одинаковых операций то по счету 73, то по счету 71 усложнит учет, а сравнивать это усложнение с пользой сложно, так как польза отсутствует (а если и найдется – то померкнет перед усложнением).
Одной из причин усложнения может быть то, что выдача денег в бухучете отражается обычно сразу же, а приобретение работником чего-то – по мере сдачи работником и обработки бухгалтером авансовых отчетов.
Вполне возможна ситуация: на момент выдачи работнику денег еще не было авансового отчета и выдачу денег отразили по счету 71, потом работник принес авансовый отчет и по приложенным документам стало видно, что нечто для предприятия куплено ДО получения денег под отчет. И что – исправлять выдачу денег, вносить исправления в РКО или перечисление по банку??

И в общем случае учет может даже исказиться от применения счетов 73 и 71 (если по одному работнику одновременно будет дебетовое сальдо по счету 73 и кредитовое по счету 71 и оба сальдо будут основаны на задачах покупки данным работником чего-то для предприятия).

Прошу вернуться в рекомендациях к подходу «по старинке»: применять счет 71, даже если деньги работнику выданы после приобретения.

Татьяна, здравствуйте. На связи Ольга Шерст. Отвечаю на ваш Комментарий под нашей статьей. Вернуться к отражению сумм, не выданных в подотчет «по старинке», т.е. через счет 71 мы не можем.
Наше мнение, связанное с использованием счета 73 основано на том, что в Плане счетов, утвержденного Приказом МФ РФ №94н от 31.10.2000, указано: «Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.»
Ключевая фраза «по суммам, выданным им в под отчет», т.е. счет 71 используется если был аванс, выданный сотруднику. Если его не было, то нужно использовать другой счет. Это из прямого прочтения данного Приказа. На наш взгляд больше всего в этом случае подходит счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – этот порядок мы и изложили в статье. Некоторые даже используют счет 76.
При этом я с вами соглашусь, что в современном бухучете принцип рациональности и требование содержания над формой могут перевесить, если количество таких операций у вас в учете незначительно. И я не вижу здесь ошибки, если вы и в этом случае будете применять счет 71.
Но если в организации в основном операции, при которых деньги выдаются уже после отчета сотрудника, то на наш взгляд более корректным будет использовать счет 73.
Если говорить про 1С-автоматизацию таких операций, то да — использовать счет 71 – это более интересно и удобно.
Поэтому тут вопрос – как в учетной политике вы укажете порядок учета таких сумм. Например, можно указать так: «Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».
И еще план счетов был создан в 2000году и уже сейчас не обеспечивает полностью потребности бухгалтера. В тот момент еще действовал Порядок ведения кассовых операций, утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 № 18, который обязывал выдавать подотчетные авансы на все случаи жизни и не предусматривал компенсационного подхода. Думаю, этим и объясняется жесткое содержание инструкции к счету 71.
Спасибо вам за ваш комментарий и неравнодушие!