Как рассчитать среднесписочную численность работников за 2022 — 2023 годы
Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета
При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2022 год утвержден приказом Росстата от 24.11.2021 № 832. С 1 января 2023 года вступил в силу новый приказ Росстата от 30.11.2022 № 872.
Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.
Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832, пп. 77.7 указаний Росстата № 872 ):
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + . + СрЧ 12) / 12,
СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, . декабрь).
В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.
Пример расчета среднесписочной численности за месяц от «КонсультантПлюс»:
На 01.02.2023 в организации 35 работников, из них 2 — с неполным рабочим временем, отработавших в феврале 203 часа. С 17 февраля одна работница ушла в декрет.
Посмотреть пример полностью можно, получив бесплатный пробный доступ к системе.
О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».
Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность
Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 832, п. 77.10 указаний Росстата № 872).
Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:
(60 + 64 + 62 + 59) / 12.
Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.
Списочная численность работников: что это и как ее посчитать
Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 832, в п. 75 указаний Росстата № 872).
Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 832 и в п. 76 указаний Росстата № 872. В частности, это:
- внешние совместители;
- работающие по договорам ГПХ;
- собственники, не получающие в организации зарплату и др.
Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 832, п. 77.1 указаний Росстата № 872). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 74 указаний Росстата № 872).
Как учитывать работников неполного дня
Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.
Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 832, п. 77.3 указаний Росстата № 872):
- Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:
- при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
- при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
- при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).
Пример расчета показателя «человеко-дни» для определения средней численности работников с неполным рабочим временем от «КонсультантПлюс»:
В ООО «Альфа» два работника — Сидоров А. Д. и Самохин Н. И. — работают на условиях неполного рабочего дня. Один — по 6 часов в день, другой — по 5 часов в день. У обоих работников неполное рабочее время установлено по соглашению сторон.
В отчетном месяце Сидоров А. Д. отработал 23 дня, Самохин Н. И. 22 дня.
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, поэтому продолжительность рабочего дня — 8 часов (40 / 5).
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.
- Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).
В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:
- четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0 / 8 часов);
- трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 чел. (3,2 / 8 часов).
Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:
(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.
О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».
Итоги
Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. С 2022 года при подсчете среднесписочной численности сотрудников нужно руководствоваться правилами по приказу от 24.11.2021 № 832. С 2023 года актуален приказ Росстата от 30.11.2022 № 872.
Меня посчитали! Что такое списочная численность
Где бы и сколько вы ни работали, вас учитывают в списочной численности работников. Звучит как скучный термин, в который не хочется вникать. Попробуем разобраться, что это.
Что такое списочная численность работников
Любое предприятие, будь то завод, учебное заведение или банк, ведет учет сотрудников. Для этого используют разные показатели. Списочную численность на конкретную дату рассчитывает бухгалтер. Она показывает общее количество людей, работающих на предприятии хотя бы день.
Данные о количестве работников обязаны предоставлять все юридические лица, кроме очень небольших организаций, где трудится не более 15 человек. Порядок составления списочной численности описан в приказе Росстата № 832 24.11.2021 .
Кто входит в списочную численность
Этот показатель включает следующих сотрудников (на дату расчета):
- те, кто был на рабочем месте;
- работающие из дома;
- те, кто заболел;
- командированные, в том числе за границу;
- сотрудники, исполняющие общественные обязанности (участие в суде присяжных или избирательной комиссии);
- те, кто ушел в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
- сотрудники, проходящие обучение или стажировку;
- работники, ушедшие в отпуск или взявшие отгул;
- прогульщики;
- сотрудники, находящиеся под следствием;
- учредители и акционеры, получающие зарплату в организации.
Для расчета списочной численности неважно, работаете вы на испытательном сроке, временно или сезонно, или вообще вышли на работу на пару дней и уволились.
Что такое среднесписочная численность
В экономических расчетах для удобства используют усредненные показатели, например среднесписочную численность. Это количество сотрудников на предприятии в определенный период.
Сведения обычно подают в ФНС один раз в год. Среднесписочная численность за месяц считается так: суммируется списочная численность за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, и делится на количество дней месяца.
При расчете среднесписочной численности не учитываются те, кто работает по совместительству или находится в декретном отпуске.
Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.
Пример расчета среднесписочной численности за ноябрь.
На 01.11.2023 в веганском ресторане «Кабачок» 20 работников. 15 октября администратор Катя ушла в декрет. Списочная численность работников на 1–15 октября 20 чел.; на 16 – 31 октября — 19 чел. Всего за октябрь — 19 чел. ((20 чел. x 15 дн. + 19 чел. x 16 дн.) / 31 дн.).
Оплачивают ли больничный самозанятым
Какие еще численности бывают
В зависимости от ситуации при расчете количества сотрудников применяют разные показатели.
- Нормативная численность – количество сотрудников, задействованных на предприятии, при идеальном раскладе.
Предприниматель Виктор решил открыть маленькую пекарню «Три булки». По нормативам ему достаточно семи человек: два пекаря, два помощника, три продавца.
- Плановая численность – нормативная численность, «спущенная с небес на землю», приведенная в соответствие с потребностями организации.
Спустя несколько месяцев работы Виктор понял, что нуждается в двух новых сотрудниках: администраторе и дизайнере. Он внес их в плановую численность.
- Штатная численность – сотрудники, которые есть в штатном расписании. Это те люди, которых достаточно для нормальной работы компании. В штатную численность не включают временных работников, тех, кто трудится по договору ГПХ и собственников предприятия.
Владелец пекарни Виктор и дизайнер Ольга, которую наняли по договору, не входят в штатную численность.
- Явочная численность – это число людей, находящихся в данный момент на рабочем месте.
Рассчитаем явочную численность в нашей пекарне на 12 декабря 2022 года. Зайдя в этот день в «Три булки», я увижу продавца Антона, пекаря Алину и помощника Егора. Явочная численность – три человека.
- Фактическая численность вычисляется на конкретный день. Чтобы определить ее, нужно подсчитать количество сотрудников, работающих в организации в данный момент.
Теперь посмотрим на фактическую численность персонала: у нас есть два пекаря, два помощника, три продавца, дизайнер и владелец «Трех булок». Администратор Женя уволилась два дня назад. Получается девять человек.
Хотите открыть свой бизнес, но пока не накопили достаточно? Возьмите кредит для стартового капитала. Совкомбанк поможет рассчитать ежемесячные платежи.
В каких документах отражена списочная численность
Форма 4 – ФСС подается в фонд социального страхования. Она нужна для расчета страховых взносов по профессиональным заболеваниям и производственным травмам. Форма N П-4 содержит только сведения о численности и заработной плате работников.
Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно
Итак, теперь вы узнали немного больше о показателях, которые используют кадровые специалисты. А термины, которые раньше вгоняли вас в тоску, стали (надеюсь!) немного ближе.
Как правильно рассчитать среднесписочную численность работников
Среднесписочная численность работников – важный показатель, от него зависит, в каком виде нужно отчитываться перед ИФНС и фондами. Тенгиз Бурсулая, ведущий аудитор ЗАО «АКФ “МИАН”», на примерах покажет, как правильно рассчитать среднесписочную численность работников.
Не позднее 20 января текущего года в ИФНС по месту нахождения организации нужно подать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. Делать это надо ежегодно (п. 3 ст. 80 НК РФ, письма Минфина от 17 июля 2012 г. № 03-02-07/1-178, от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1-38). Если компания подаст сведения с опозданием, то контролеры могут наложить одновременно два штрафа – на организацию и директора. Также этот показатель понадобится, чтобы знать, должна ли организация сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, понадобится среднесписочная численность работников.
Поле «Среднесписочная численность» нужно заполнить в расчете по форме РСВ-1 ПФР, и строку «Численность работников» – в расчете по форме 4 – ФСС. Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, также понадобится этот показатель.
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период. Расскажу о порядке действий при расчете.
Определяем показатель за день
Сначала необходимо определить списочную численность полностью занятых работников на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни этот показатель равняется числу всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. В расчет берутся и работники, которые находятся на больничном, в командировках или отпусках. А вот внешних совместителей, работников, находящихся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, в неоплачиваемых учебных отпусках или сотрудников, которые трудятся неполное рабочее время, включать в расчет не нужно.
200 рублей – такой размер штрафа может грозить компании, если она с опозданием подаст сведения о среднесписочной численности.
Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна показателю на предшествовавший этой дате рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет за ближайшие субботу и воскресенье. Сотрудники, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.
Численность за месяц
Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
Частичная занятость
После этого рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми сотрудниками за месяц. Рабочие дни, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудников, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.
После этого можно рассчитать среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле:
| количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц / обычная продолжительность рабочего дня в организации (в часах) | × | число рабочих дней по календарю в отчетном месяце |
Общая численность
После этого рассчитывается среднесписочная численность всех работников за каждый месяц по формуле:
| среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц | + | среднесписочная численность не полностью занятых работников за каждый месяц |
При этом полученный результат следует округлить до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.
Определяем показатель за период
Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) по формуле (п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428):
| среднесписочная численность работников за первый месяц периода | + | среднесписочная численность работников за второй месяц периода | + | среднесписочная численность работников за последний месяц периода / количество месяцев в периоде |
Полученный результат также округляется до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.
Приведу пример среднесписочной численности работников организации за 2016 год.
Среднесписочная численность персонала
Среднесписочная численность (ССЧ) — это усреднённый показатель количества работников, которые числились на предприятии в течение определённого временного интервала.
Данный параметр требуется при заполнении расчёта по страховым взносам, а также используется в отчётности по взносам за травматизм. С 2023 года ССЧ указывается в титульной части раздела 2 формы ЕФС-1, которая пришла на смену 4-ФСС.
Рассказываем, чем ССЧ отличается от СЧ — списочной численности, как её рассчитать и какие нюансы при этом нужно учитывать.
Отличия списочной от среднесписочной численности
СЧ показывает, сколько человек работало на предприятии в определённую дату. Учитываются все сотрудники в штате:
- фактически работавшие в день, за который ведётся расчёт, в том числе удалённые;
- отсутствовавшие на рабочем месте по каким-либо причинам, например:
- командировка;
- отпуск;
- декрет;
- болезнь;
- выполнение общественных обязанностей;
- прогул.
В расчёте списочной численности каждый работник берётся за единицу и учитывается однократно. Следовательно, СЧ представляет собой сумму единиц персонала.
Значение СЧ должно соответствовать табелю учёта рабочего времени — документу, который служит обоснованием для начисления зарплаты. Табель обычно ведёт бухгалтерия, отдел кадров или руководители подразделений. Закон не регламентирует процедуру мониторинга рабочего времени, поэтому каждая компания самостоятельно решает, как организовать сбор статистики и формировать отчётность. Чтобы экономить ресурсы и снизить вероятность ошибки в отчётах, часть задач можно автоматизировать. Для этого используются специальные системы — например, HR‑платформа Пульс.
Система покрывает полный цикл управления персоналом:
- поиск кандидатов и рекрутинг;
- приём на работу;
- адаптация;
- оформление декретных отпусков;
- карьерный рост;
- развитие компетенций — например, в системе можно поставить сотруднику цель освоить новые инструменты для продаж, отслеживать прогресс и оценивать результаты работы.
В отличие от списочной численности, среднесписочная показывает, сколько человек в среднем работало за период. Исходными данными для определения ССЧ являются значения СЧ.
Расчёт среднесписочной численности
Подробные указания приведены в приказе Росстата от 30.11.2022 № 872, вступившем в силу 1 января 2023 года.
Чтобы рассчитать ССЧ за период, нужно выполнить следующие шаги:
- собрать данные о СЧ за каждый день периода;
- посчитать ССЧ за каждый месяц периода;
- определить ССЧ для сотрудников с неполным рабочим временем;
- определить финальный ССЧ за весь период.
Разберём каждый шаг с формулами и примерами.
Определяем месячный ССЧ
Сначала нужно найти СЧ: количество единиц персонала за каждый календарный день одного месяца. Нерабочие дни тоже учитываются.
В праздники и выходные за СЧ нужно взять значение предыдущего рабочего дня. Например, в субботу и воскресенье показатель СЧ такой же, как в пятницу. Исключение — уволенные работники, если дата их увольнения приходится на пятницу.
Далее надо посчитать месячный ССЧ по формуле:
- в январе (31 день) в компании работали 20 сотрудников на полной ставке;
- из них два специалиста устроились в середине месяца, допустим, 15 января;
- значит, с 1 по 14 января (14 дней) работали 18 человек;
- с 15 по 31 января (17 дней) — 20 человек;
- применим формулу: ((18 человек х 14 дней) + (20 человек х 17 дней)) / 31 день;
Таким образом, ССЧ за январь равен 19.
По данному алгоритму нужно рассчитать ССЧ за все месяцы, входящие в период.
ССЧ при неполной занятости
Для персонала, работающего неполный рабочий день, формула отличается:
Исключение составляют группы работников, которым по закону положено работать сокращённый день, например:
- персонал на опасном производстве;
- сотрудники младше 18 лет;
- кормящие женщины.
При расчёте СЧ такие сотрудники принимаются за единицу.
Определяем ССЧ за период
Чтобы получить сумму ССЧ за месяц, нужно сложить все показатели, рассчитанные на предыдущих шагах.