Какой документ регламентирует специальные стороны деятельности предприятия
Перейти к содержимому

Какой документ регламентирует специальные стороны деятельности предприятия

  • автор:

тест делопроизводство. Тест №3. Тест 3 Вопросы Где хранят текущие дела в специальном отделе архива в сейфе руководителя организации на рабочих местах

В каком случае возможна выдача дел в другие организации?

если заключён соответствующий договор между организациями

если такая возможность предусмотрена в уставе или положении об организации

если руководитель предприятия даёт разрешение на выдачу дела

если дело запрашивают органы государственной власти

В каком случае не допускается выдача отдельных документов из дела?

если запрос на выдачу не оформлен определённым образом

если завершился делопроизводственный год

если запрос делает конкурирующая организация

если запрос на выдачу документа отправлен при помощи факсимильной связи

В каком случае возможно изъятие документов из дела?

по требованию компетентных органов

по требованию руководителя организации

если они были подшиты в дело ошибочно

ни в каком случае

Какой этап является завершающим в делопроизводстве?

обработка дела для последнего хранения

определение документа в дело

Как долго могут храниться документы в структурном подразделении?

не менее 1 года

не более 1 года

не более 3 лет

Где хранятся дела по истечении срока текущего хранения?

у руководителя организации

у секретаря руководителя организации

Каким образом определяется ценность документов?

по положению в организации лица, подписавшего документ

по сроку давности документа

с помощью экспертизы

в зависимости от того, машинописный или рукописный текст присутствует в документе

Кто проводит экспертизу документов?

секретарь или делопроизводитель

экспертная комиссия

представитель другой организации

Как называются документы, использующиеся в сфере управления?

организационно – распорядительные

Какого вида организационно – распорядительных документов не существует?

справочно-распорядительных

Каким образом нужно указывать название документа?

прописными буквами

первая буква – прописная, остальные – строчные

в зависимости от документа

по решению руководителя организации

Где содержатся общие положения по составлению Устава организации?

в Административном Кодексе Российской Федерации

в Гражданском Кодексе Российской Федерации

в Налоговом Кодексе Российской Федерации

в Конституции Российской Федерации

Какими могут быть положения об организации?

типовыми и индивидуальными

типовыми, индивидуальными и специальными

Какой типовой акт определяет организацию работы предприятия?

Должностная инструкция – это:

документ, издаваемый Правительством Российской Федерации в целях регламентации организационно-правового положения работника

документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника

документ, издаваемый организацией, в котором регламентируются условия труда работника

документ, издаваемый организацией, в котором регламентируется размер должностного оклада

Что не включается в текст должностной инструкции?

размер должностного оклада

Для каких должностей предусмотрены инструкции?

для технического персонала

В каком документе содержится указание должностных окладов?

штатное расписание

положение об организации

В каком документе определены структура, численность и должностной состав работников организации?

положение об организации

штатное расписание

приказ о приёме на работу

Что такое штатное расписание?

документ, определяющий должностные обязанности

документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов

документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников с описанием их рабочих мест

список сотрудников, отражающий должностной состав работников и их личные данные

Какой документ регламентирует специальные стороны деятельности предприятия?

В каком документе можно найти информацию о правилах, регламентирующих научно – техническую деятельность организации?

в положении об организации

в уставе организации

в приказе о научно-технической деятельности организации

в инструкции о научно-технической деятельности организации

документ, содержащий правила, регламентирующие организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия

документ, содержащий правила, определяющие правовое положение организации, её права и обязанности

документ, определяющий структуру и численность должностного состава предприятия

документ, определяющий структуру, функции и права предприятия

Правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, — это:

положение об организации

правила деятельности предприятия

Устав организации – это:

правовой акт, определяющий порядок образования и организацию работы предприятия

правовой акт, определяющий задачи и цели организации

правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия

правовой акт, определяющий порядок разрешения спорных вопросов на предприятии

В чём состоит назначение распорядительных документов?

в регулировании деятельности, и обеспечении реализации поставленных задач с максимальной эффективностью

в дублировании организационных документов

в дополнительном информировании работников внутри организации

Какой документ издаётся руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием?

Какой из ниже перечисленных документов не издаётся руководителем единолично?

Какой документ издаётся в целях разрешения спорных вопросов?

распоряжение

По какому слову распоряжение можно отличить от других документов, издаваемых руководителем?

Какой правовой акт издаётся по вопросам информационно – методического характера, а также связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов, в том числе, вышестоящей организации?

Какой из ниже перечисленных документов не относится к группе информационно – справочных?

Что не может являться документом переписки?

деловая записка

Чем определяются виды деловой переписки?

наличием технических средств связи

предпочтениями руководителя организации

требованиями вышестоящей инстанции

вид докладной записки

вид объяснительной записки

документ, содержащий обобщённые предложения по какому-либо вопросу

документ, содержащий обобщённые данные по какому-либо вопросу

до кумент, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период

д окумент, содержащий краткие сведения по вопросам планируемой деятельности

Что должен содержать заголовок заключения?

на звание документа или вопроса, по которому оно подготовлено

основная мысль документа

содержание заголовка произвольное

Какой документ содержит мнение организации или специалиста по какому – либо вопросу?

Что содержат списки?

пе речисление лиц, объектов

обобщённые данные по определённому вопросу

перечисление лиц, объектов с распределением в них требований и норм

перечисление должностей с указанием должностных окладов

Документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период, — это:

Какие документы создаются в результате отношений, возникших между организациями и их сотрудниками?

документы по личному составу

Что из нижеперечисленного относится к группе документов по личному составу?

характеристика

Какой документ предусматривает обязательное ведение кадровой документации?

Гражданский Кодекс Российской Федерации

Конституция Российской Федерации

Постановление Совета Министров Российской Федерации «О ведении кадровой документации в учреждениях Российской Федерации»

Термины и определения

Индивидуальный правовой акт — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме органом власти или организацией в пределах их компетенции и содержащий конкретное предписание.

Инструкция – нормативный правовой акт, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации, как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы (услуги).

Методические указания (рекомендации) – акт, содержащий систематизированные практические рекомендации (разъяснения) по применению нормативных положений, установленных иными нормативными правовыми актами.

Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Политика – документ, принимаемый высшим руководством организации для детализации целей, определенных стратегией развития организации и направленных на улучшение ее деятельности.

Положение – нормативный правовой акт, определяющий компетенцию, структуру, функции, порядок деятельности организации или структурного подразделения, коллегиального (совещательного) органа.

Положение может регламентировать сложные виды деятельности организации, имеющие комплексный характер.

Порядок — нормативный правовой акт, устанавливающий обязательные для исполнения требования в отношении предмета правового регулирования.

Правила — нормативный правовой акт, устанавливающий обязательные для исполнения требования, всесторонне характеризующие предмет правового регулирования.

Правовая норма – общеобязательное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Регламент – нормативный правовой акт, содержащий совокупность правил, определяющих порядок деятельности коллегиального (совещательного) органа или порядок (последовательность) осуществления административного или бизнес-процесса, как правило, с указанием последовательности этапов (шагов) и сроков их выполнения.

Устав – зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке свод правил, регулирующий основные виды деятельности организации, определяющий ее цели и задачи, принципы образования и деятельности, структуру, устройство, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

Юридическая техника — совокупность приемов, правил, методов, применяемых при разработке содержания и структуры нормативных правовых актов.

Анализ нормативных документов, определяющих состав ЛНА в различных организациях, показывает, что к ЛНА могут относиться следующие документы:

устав организации;

политика (в области…);

технологическая инструкция;

технологический регламент;

методические указания;

методические рекомендации;

номенклатура дел;

стандарт организации;

классификатор;

нормы (например, нормы времени);

табель форм документов;

альбом форм документов.

Для того чтобы из данного перечня видов документов можно было бы выбрать какой-то оптимальный для организации набор нормативных правовых документов, необходимо рассмотреть определения перечисленных видов документов, которые бы раскрывали назначение этих документов. К сожалению, в настоящее время отсутствует современный словарь видов (разновидностей) документов. Единственным словарем, имеющимся в распоряжении документоведов, является Краткий словарь видов и разновидностей документов 1974 г. 1 . Поскольку со времени издания словаря прошло почти тридцать лет, словарь не отражает тех изменений, которые произошли в видовом составе документов за прошедший период, а в ряде случаев и те изменения, которые произошли в сфере употребления документа. Предлагая определения перечисленных видов документов, будет опираться не только на названный выше словарь, но и на известные нам нормативные документы ряда крупных компаний сырьевого сектора экономики, банковской сферы и некоторых других, которые устанавливают видовой состав ЛНА и правила их разработки и оформления, то есть будем опираться и на современную практику документирования (это такие документы, как инструкции по делопроизводству, положения о ЛНА и некоторые другие).

Устав организации 2 – учредительный документ юридического лица, содержащий свод правил, определяющих статус (правовое положение) организации (ее организационно-правовую форму, официальное наименование, направления и характер деятельности, состав и полномочия органов управления, состав имущества и др.).

Политика – нормативный документ, принимаемый для детализации целей, определенных стратегией развития организации и направленных на улучшение ее деятельности.

Положение – нормативный документ, определяющий компетенцию, структуру, функции, порядок деятельности организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного) органа, должностного лица.

Правила — нормативный документ, устанавливающий обязательные для исполнения требования, всесторонне характеризующие предмет правового регулирования.

Инструкция – нормативный документ, регулирующий организационные, технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации (как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы (услуги).

Технологическая инструкция – нормативный документ, регламентирующей порядок производства работ, выполнения операций (групп операций) в рамках отдельного технологического процесса производства продукции (работ и услуг).

Порядок — нормативный документ, устанавливающий обязательные для исполнения требования в отношении предмета правового регулирования.

Регламент – нормативный правовой документ, определяющих порядок деятельности коллегиального (совещательного) органа или порядок (последовательность) осуществления административного или бизнес-процесса, как правило, с указанием последовательности этапов (шагов) и сроков их выполнения.

Технологический регламент – нормативный документ, устанавливающий требования к реализации производственного или бизнес-процесса, включая порядок выполнения работ, используемое оборудование, ресурсы, технологическое оснащение, правила безопасной эксплуатации и др., обеспечивающие получение конечного продукта.

Методические указания – нормативный документ, устанавливающий основные положения, принципы, единые подходы и методы выполнения сложных по своему содержанию работ либо работ, в ходе выполнения которых необходимо взаимодействовать с клиентам, другими подразделениями или организациями.

Методические рекомендации – нормативный документ, содержащий систематизированные рекомендации (разъяснения) по применению нормативных положений, установленных нормативными документами более высокого порядка.

Номенклатура дел – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Стандарт организации – нормативный документ, устанавливающий для длительного использования правила, характеристики или общие принципы, затрагивающие разные виды деятельности организации или их результат в целях совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ (услуг).

Классификатор – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов некоторого множества с присвоенными им кодами.

Перечень — нормативный документ, содержащий систематизированный список объектов (документов, лиц и др.) в целях распространения на них определенных норм или требований.

Нормы — нормативный документ, устанавливающий предельные величины чего-либо (времени, выработки, размера оплаты и др.) на выполнение определённого объёма однородных работ.

Табель форм документов – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень наименований унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации.

Альбом форм документов — нормативный документ, содержащий систематизированный перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации.

Для определения видового состава ЛНА, применяемых в организации, целесообразно разработать нормативный документ (например, положение о ЛНА организации), определяющий состав ЛНА, порядок их разработки, структуру документов, состав реквизитов и правила оформления, порядок утверждения, опубликования, внесения изменений и отмены в случае, если документ перестал выполнять регламентирующую функцию.

Наличие такого документа позволяет упорядочить работу по подготовке ЛНА, помогает исполнителям правильно выбрать вид ЛНА, грамотно сформировать структуру этого документа и соответствующим образом оформить проект документа.

Вид и наименование ВНД устанавливаются разработчиком, но могут быть изменены в процессе согласования и экспертизы проекта ЛНА.

По умолчанию ЛНА имеют постоянный характер, но уже на этапе подготовки документа может быть принято решение о придании ЛНА статуса временного документа, в этом случае, независимо от вида ЛНА, к названию документа добавляется слово «временный»: Временная инструкция…; Временное положение…, Временный регламент и др. Период времени, в течение которого документ будет действовать со статусом «временный», может быть установлен при его разработке, утверждении или в процессе его применения на практике.

Основные этапы подготовки ЛНА

Как правило, разработка проектов ЛНА осуществляется на плановой основе и включает следующие этапы:

Подготовка проекта ЛНА;

Согласование проекта с заинтересованными подразделениями и лицами;

Доработка проекта ЛНА по замечаниям;

Повторное согласование проекта ЛНА;

Экспертиза проекта ЛНА;

Утверждение ЛНА;

Регистрация ЛНА;

Опубликование ЛНА;

Рассылка ЛНА;

Внесение изменений в ЛНА;

Подготовка проекта ЛНА.

Подготовка проекта ЛНА осуществляется в соответствии с годовым (полугодовым) планом, утверждаемом руководителем организации. Подготовка проекта ЛНА, как правило, осуществляется группой специалистов одного или нескольких структурных подразделений в зависимости от содержания и назначения документа. Проект ЛНА не должен противоречить действующему законодательству Российской Федерации, нормативным правовым актам организации, ЛНА более высокого уровня. Подготовленному документу до его утверждения и регистрации присваивается статус «Проект», который обозначается на титульном листе документа.

Согласование проекта с заинтересованными подразделениями и лицами, доработка проекта ЛНА по замечаниям, повторное согласование проекта ЛНА

Согласование ЛНА, в целом, проводится также, как и согласование других видов документов, например, распорядительных документов (приказов, распоряжений). Состав должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект ЛНА, определяется ответственным исполнителем, в качестве которого, как правило, выступает руководитель подразделения – исполнителя. Состав лиц, участвующих в согласовании ЛНА, может корректироваться в ходе экспертизы ЛНА. Согласование ЛНА может проводиться в несколько этапов, если в ходе согласования высказываются замечания, по которым найти взаимоприемлемое решение удается не сразу. Проект ЛНА подлежит повторному и последующим согласованиям, если при доработке проекта по замечаниям в него вносятся изменения, существенно изменяющие нормы документа. В ходе согласования формируется лист согласования, являющийся неотъемлемой частью документа.

Экспертиза проекта ЛНА

Экспертиза проекта ЛНА – этап подготовки документа, характерный именно для ЛНА. Экспертиза проекта проводится с подразделениями организации, выполняющими внешние, по отношению к содержанию ЛНА, функции. Как правило, в процедуре экспертизы участвуют: юридическое подразделение, подразделение безопасности, подразделение охраны труда, противопожарной безопасности и некоторые др. Процедура экспертизы отличается от согласования проекта документа еще и тем, что по результатам экспертизы готовится заключение, направляемое в подразделение – исполнитель. Если в ходе экспертизы высказаны замечания, они подлежат рассмотрению, и проект либо дорабатывается, либо, если разработчики проекта не согласны с результатами экспертизы, проводятся согласительные совещания, для участия в которых, как правило, приглашается должностное лицо (например, заместитель руководителя организации) – куратор подразделения–исполнителя.

В отдельных случаях результатом экспертизы проекта ЛНА может быть его одобрение (согласование) совещательным (координационным) органом организации (правлением, комитетом и др.)

Утверждение ЛНА

Особенностью ЛНА является то, что способом придания им юридической силы является процедура утверждения. ЛНА могут утверждаться непосредственно руководителем организации, коллегиальным органом (например, советом директоров), изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения). Гриф утверждения проставляется на титульном листе ЛНА.

Регистрация ЛНА

Утвержденные ЛНА подлежат регистрации. ЛНА регистрируются службой делопроизводства организации отдельно от других видов документа. Регистрационный номер ЛНА в соответствии с принятой в организации системой регистрации этой категории документов проставляется на титульном листе документа.

Опубликование ЛНА

Под опубликованием ЛНА, как правило, понимается включение ЛНА в автоматизированную базу данных нормативных актов организации. При включении ЛНА в базу нормативных правовых актов осуществляется лицом, ответственным за ведение базы данных посредством заполнения полей электронной карточки ЛНА и оцифровки подлинника ЛНА, то есть создания электронного образа документа.

Подлинник ЛНА на бумажном носителе, утвержденный руководителем или иным органом управления, помещается на хранение в дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

Рассылка ЛНА

Рассылка ЛНА может осуществляться несколькими способами: через организацию доступа работников к базе локальных нормативных актов, посредством рассылки всем исполнителям информации о принятии ЛНА и его опубликовании с указанием места хранения его электронной копии или рассылки непосредственно текста ЛНА всем исполнителям по списку рассылки.

Внесение изменений в ЛНА

Для приведения ЛНА в соответствие с вновь принятым нормативным документом, устранения множественности правовых норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о приведении нормативной базы в соответствие с вновь принимаемым ЛНА путем внесения изменений в действующий документ.

Изменения в ЛНА вносятся распорядительными документами (приказами, распоряжениями), издаваемыми тем руководителем, который утверждал ЛНА. В случае если ЛНА принимался коллегиальным органом, решение о внесении изменений в ЛНА принимается этим же органом. Не допускается вносить изменения в ЛНА руководителем или органом, занимающим в иерархии органов управления более низкий уровень, чем руководитель или орган, утверждавший документ.

В целях упрощения последующей работы с документами в некоторых организациях принята практика вносить изменения в ЛНА не распорядительными документами, а документом, имеющим название: ИЗМЕНЕНИЯ в (наименование документа), например: ИЗМЕНЕНИЯ в Положение о локальных нормативных документах компании, с сохранением уровня подписания изменений.

За поддержание ЛНД в актуальном состоянии и своевременное внесение изменений несет ответственность подразделение-исполнитель.

В случае если ЛНА утрачивает свою актуальность или входит в такие противоречия с вновь принятыми документами, которые не могут быть устранены, документ подлежит отмене как утративший силу. Признание ЛНА утратившим силу оформляется изданием приказа (распоряжения) тем руководителем или органом, который утверждал документ. Электронная версия документа из базы локальных нормативных актов перемещается на хранение в архив электронных документов. ЛНА на бумажном носителе, имеющие постоянный срок хранения, по истечении срока их хранения по месту формирования дел подлежат передаче в архив организации, ЛНА, имеющие меньшие сроки хранения, уничтожаются по истечении установленного срока хранения.

Еще одной особенностью работы с ЛНА является то, что статус ЛНА может меняться на протяжении его жизненного цикла. Единой системы обозначений статуса документа пока не выработано, но, как правило, в организациях устанавливаются следующие статусы документа: проект, действующий (или действующая редакция), действующий с изменениями, действие приостановлено, утратил силу.

С точки зрения оформления ЛНА можно разделить на две группы:

документы, которые оформляются в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003, например, положения о структурных подразделения, коллегиальных или совещательных органах организации, должностные инструкции, должностные регламенты.

документы, оформление которых во многом отличается от оформления других организационно-распорядительных документов и которые можно отнести к документам сложной структуры. В оформлении этой группы ЛНА, как правило, присутствует титульный лист, а в состав документа включается перечень понятий (терминов), используемых в сфере правового регулирования, перечень сокращений и собственно основной текст.

Обобщая практику организаций, можно выделить следующие составные части ЛНА, относимых ко второй группе:

перечень терминов и определений;

основной текст (как правило, в составе текста выделяются раздел «Общие положения», разделы, раскрывающие основной содержание документа, заключение, или заключительные положения);

Кроме того, к подлиннику ЛНА, помещаемому в дело организации, добавляется лист согласования и, как правило, список рассылки.

Поскольку большая часть ЛНА организаций относится к документам второй группы, будем рассматривать именно эту группу документов.

При оформлении ЛНА используются реквизиты: полное официальное наименование организации, сокращенное официальное наименование (если оно имеется), наименование ЛНА, гриф утверждения, регистрационный номер ЛНА, место и год издания документа, отметки о согласовании. Основная часть реквизитов ЛНА (кроме отметок о согласовании) размещаются на титульном листе документа.

Утверждение ЛНА

Немаловажным является вопрос утверждения ЛНА. Существует несколько форм утверждения этих документов:

— утверждение руководителем организации, то есть лицом, осуществляющим исполнительно-распорядительную деятельность и действующим на основе единоличного принятия решений;

— утверждение коллегиальным органом организации (советом директоров, правлением и др.).

В случае если документ утверждается руководителем организации (в отдельных случаях правом утверждать некоторые ЛНА может наделяться заместитель руководителя организации), также может быть два варианта утверждения: утверждение непосредственно руководителем, то есть его собственноручной подписью в грифе утверждения, и утверждение приказом. Решение о конкретной форме утверждения ЛНА принимается в зависимости от того, необходимо одновременно с утверждением ЛНА принимать дополнительные решения, связанные с этим действием, или нет. Если таких дополнительных решений принимать не нужно, ЛНА может утверждаться непосредственно руководителем. Если наряду с утверждением ЛНА необходимо принять иные управленческие решения, связанные с данным документом, необходимо издавать приказ об утверждении, в который, кроме пункта об утверждении, будут включены конкретные поручения исполнителям 3 .

Согласование (одобрение) ЛНА

Для некоторых видов ЛНА в организации может быть установлена в качестве обязательной процедура согласования ЛНА с совещательным (методическим или координационным) органом организации (комитетом, советом), например, Бюджетным комитетом, Инвестиционным комитетом, Научно-техническим советом и др.

Гриф согласования (гриф одобрения), как правило, размещается на титульном листе ЛНА, в нижней части листа слева (выше указания места и года издания документа), гриф согласования может размещаться в верхней части титульного листа слева на уровне грифа утверждения документа. На практике единства в этом вопросе нет, нормативными документами это не регулируется.

Наименование ЛНА

Важным поисковымпризнаком ЛНА является его наименование. Наименование ЛНА включает:

— название вида документа (положение, правила, регламент и др.);

— заголовок к документу, раскрывающий его содержание, составляющий одно целое с наименованием вида документа.

Задача составителя ЛНА – сформулировать наименование ЛНА в краткой форме, но так, чтобы наименование раскрывало содержание документа, например:

ИНСТРУКЦИЯ о конфиденциальном делопроизводстве в ОАО «Стройкомплект»;

ПОЛОЖЕНИЕ о режиме конфиденциальности в ОАО «Стройкомплект».

Наименование должно быть точным, четким и информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем, чтобы работники организации могли по наименованию ЛНА акта определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости быстро найти.

Наименование ЛНА устанавливается исполнителем — разработчиком ЛНА, но может быть изменено в процессе его согласования.

ЛНА со сложными и неоправданно длинными наименованиями загромождают нормативную базу, затрудняют систематизацию и понимание нормативных документов. Они особенно неудобны при ссылках на них в других нормативных правовых актах, документах, статьях и др.

Несколько примеров неудачных заголовков ЛНА:

Описание унифицированного процесса подготовки, согласования документов в корпоративной системе электронного документооборота

В приведенном примере, во-первых, отсутствует указание вида документа (положение, регламент, правила, инструкция или другой), лишним является указание того, что документ приводит унифицированный процесс подготовки, поскольку задача любого нормативного документа, если он регламентирует какой-то процесс, унифицировать его, иначе результат нормативного регулирования не будет эффективным. Правильным названием данного документа может быть такое наименование: Регламент подготовки и согласования документов в корпоративной системе электронного документооборота.

Пошаговая инструкция о расторжении трудового договора с руководителем унитарного предприятия

В данном случае, как нам представляется, неправильно выбран вид документа. Расторжение трудового договора с руководителем унитарного предприятия – частный случай расторжения трудового договора с работниками организации, поэтому было бы правильнее назвать документ не инструкцией (тем более, «пошаговой»), а порядком, наименование документа было бы следующим: Порядок расторжения трудового договора с руководителем унитарного предприятия.

Формы и формат сообщений и порядок их представления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

В данном случае, как и в первом примере, вообще отсутствует наименование вида документа. В дальнейшем это создаст трудности для пользователей при необходимости сослаться на данный документ в тексте другого документа, поэтому первое, что нужно сделать, это определить вид документа. Во-вторых, не указано, о каких сообщениях идет речь. Исправить это наименование можно следующим образом: Положение о форме и форматах электронных сообщений (указать, каких) и порядке их передачи по информационно-телекоммуникационной сети.

Регистрация ЛНА

ЛНА подлежат регистрации. Вопрос регистрации ЛНА не так прост, как может показаться на первый взгляд. Дело в том, что в практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказа, поэтому ссылка на ЛНА, утвержденный приказом, в другом документе выглядит таким образом: «В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденного приказом ОАО «Корпорация МИГ» от 12.02.2010 № 123…».

Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, то есть проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой регистрации ЛНА, поэтому при ссылке на такие ЛНА было принято указывать только дату их регистрации, например: «В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденного генеральным директором ОАО «Корпорация МИГ» 12.02.2010 …».

Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документам, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер. В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА. В этом случае ссылки на ЛНА в других документах при разных способах их утверждения оформляются по-разному, например:

«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества № 85-П, утвержденного приказом ОАО «Корпорация МИГ» от 12.02.2010 № 123…» (при утверждении ЛНА приказом).

«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества от 12.02.2010 № 85-П, утвержденного генеральным директором ОАО «Корпорация МИГ» …»

«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества № 85-П, утвержденного генеральным директором ОАО «Корпорация МИГ» 12.02.2010 …» (оба варианта возможны при утверждении ЛНА непосредственно руководителем).

Лист согласования ЛНА

Лист согласования ЛНА является неотъемлемой частью документа, в каком бы виде не проводилось согласование документа. Если согласование проводится в системе электронного согласования, лист согласования по окончании этой процедуры распечатывается, и документ представляется на утверждение на бумажном носителе вместе с листом согласования. После утверждения и регистрации документ с листом согласования помещается на хранение в дело (сроки хранения ЛНА устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Если согласование проводится в ручном режиме, отметки о согласовании, как правило, оформляются на отдельном листе, а не на обороте последнего листа документа, поскольку ЛНА часто имеют приложения.

Кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА:

Наименование должности с указанием структурного подразделения

Оформление приложений

Многие ЛНА содержат приложения. В приложения рекомендуется выносить материал справочного характера, унифицированные формы документов, формулы для расчетов и примеры расчетов, графики, схемы и др. Ссылка на приложение помещается в соответствующем пункте ЛНА, если приложений несколько, они нумеруются, если приложение одно, номер приложения не проставляется, например:

«В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах (приложение № 13)».

Приложения помещаются после основного текста, каждое приложение начинается с новой страницы. На каждом приложении проставляется отметка о приложении по следующей форме:

к Положению о локальных

от 12.04.2011 № 213-П

Если ВНД утвержден приказом, указывается дата и номер приказа. Заголовок к приложению располагается по центру. Заголовок приложения включается в содержание (оглавление ЛНА), если в текст ЛНА включается данный структурный элемент (структуре текста, языку и стилю ЛНА будет посвящена следующая статья).

В тексте ЛНА, как правило, выделяются следующие составные части:

термины и определения;

основная часть (разделы, подразделы, пункты, подпункты);

Содержание (оглавление) может отсутствовать, если основная часть текста ЛНА содержит не более 3-5 разделов, в составе которых подразделы не выделяются. Если в основной части ЛНА разделов немного, но они имеют подразделы с самостоятельными заголовками, содержание (оглавление) необходимо составить, чтобы было легче и удобнее пользоваться документом.

Содержание (оглавление) включает:

номера разделов, подразделов и других частей, имеющих самостоятельные заголовки;

заголовок (наименование структурного элемента);

номер страницы, указывающей на начало структурного элемента.

Раздел «Термины и определения»

Раздел «Термины и определения» выделяется в самостоятельный раздел ЛНА и помещается после содержания (оглавления). Перечень терминов имеет особое значение, поскольку содержит определения терминов, используемых в тексте ЛНА и, соответственно, в той сфере, которая регулируется данным нормативным актом. Включение в текст ЛНА данного раздела обеспечивает точность и правильность понимания норм, изложенных в документе.

Перечень сокращений

Если в тексте ЛНА употребляются многословные наименования (структурных подразделений, объектов, услуг, документов, должностей и других наименований) составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного (не более трех) перечень сокращений может не составляться, а после первого употребления в тексте длинного наименования следует ввести его сокращенное наименование из одного-трех слов или аббревиатуры. Это сокращенное наименование, обозначенное словом и ли словами, следует писать в тексте ЛНА с прописной буквы. Вводится это условное наименование следующим образом:

«Департамент регионального развития (далее — ДРР) создан в соответствии с …».

или: «Департамент регионального развития (далее — Департамент) создан в соответствии с …».

«Положение о работе с обращениями граждан в ЗАО «Норма» (далее – Положение) определяет порядок …»

Если многословные наименования употребляются более трех раз, составляется список сокращений, например:

Единая система внутренних документов компании

Внутренние документы компании – это документы, которые регулируют ее внутреннюю деятельность и деятельность ее отдельных подразделений.

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Для того чтобы документ обладал юридической силой, нужно, чтобы он соответствовал закону, был принят компетентным органом и оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Юридическая сила копий:

  • копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
  • свидетельство юридической силы копии документа – отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Она определяется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Оформление документов регламентируется ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, действует до 1 июля 2018 г.). С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).

Унифицированные формы кадровых документов приводятся в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Виды внутренних документов

По степени гласности различают документы:

  • открытые (несекретные);
  • документы с ограниченным доступом.

Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:

  • совершенно секретные;
  • секретные;
  • документы для служебного пользования (ДСП); .

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По кругу лиц (в том числе отделов, филиалов, управлений и т. д.), на которые распространяются внутренние документы, можно выделить документы:

  • общие;
  • индивидуальные.

Так, положение об отпусках, разработанное на предприятии и утвержденное в соответствии с уставом, будет обязательно для сотрудников всей компании в целом, причем не меняется с приходом новых сотрудников. Положение о совете директоров касается только этого органа, а, скажем, приказ о приеме на работу носит индивидуальный характер, составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

По волевому признаку внутренние документы можно разделить на:

  • организационные;
  • распорядительные;
  • справочно-информативные.

Внутренние документы компании не должны противоречить друг другу. Кроме того, необходимо, чтобы в компании действовала единая система внутренних документов, порядка их создания и согласования.

Порядок создания внутренних документов

Внутренние документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов. Юридическая служба (юрист) компании разрабатывает внутренние документы, для создания или исполнения которых необходимы юридические знания, или визирует документы, подготовленные специалистами отделов компании.

Работа юриста с внутренними документами компании

Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя очередность действий.

Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа. Например, для того чтобы подготовить приложение к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обговорить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва. При этом следует информировать лицо, дающее задание, если эти требования идут вразрез с трудовым законодательством. В силу должностных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.

Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы согласовывались между собой.

Сбор реквизитов и персональных данных, если они потребуются для создания документа.

Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Чаще всего юрист согласовывает проект документа с отраслевым отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях со службой охраны, например, документы по охране коммерческой тайны.

Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа. Оформление документа подразумевает его выпуск на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, в некоторых случаях листы документа должны быть пронумерованы и прошиты. На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные указываются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.

Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен оформить регистрацию в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, придает документу номер и проставляет дату издания.

Передача документа для исполнения. Эту функцию осуществляет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.

Осуществление контроля в случае имеющегося соответствующего предписания. Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.

Документы, регламентирующие структуру компании Описание База знаний

Любая организационная структура должна быть описана и закреплена в соответствующих документах. Это необходимо по ряду причин.
Во-первых, в любом случае в организации существует определенная структура, даже если она не зафиксирована ни в каких документах. Описанная структура позволяет построить систему подчинения и официально закрепить обязанности. Как следствие это дает руководству организации возможность контролировать и оценивать исполнение этих обязанностей.
Во-вторых, при численности персонала более 20-30 человек руководителю становится сложно удержать в голове, кто за что отвечает и кто кому подчиняется. А если в компании более 500 сотрудников? При наличии прописанных документов структура становится прозрачной, а следовательно — более управляемой.
В-третьих, приход нового человека в компанию подразумевает его введение в должность. Наличие документов, регламентирующих работу структуры, отдела и должности, позволяет существенно экономить время на объяснения и снижает угрозу искажения информации о структуре компании и задачах должности при передаче ее новому сотруднику.

Кроме того, при внедрении проектов с участием внешних организаций (например, при автоматизации или построении документооборота) исполнителям проекта необходимо четкое понимание структуры компании, так как это напрямую будет влиять на качество выполнения работ.
Перечень основных документов, регламентирующих организационную структуру компании:
• положение о структуре компании (или группе компаний);
• положения об основных структурных единицах (подчиненных компаниях, департаментах, отделах, проектных группах);
• должностные инструкции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *