Какие документы относятся к информационно справочным

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы – это материальные носители, фиксирующие информацию о фактическом состоянии дел на объекте управления (в том числе акты, сводки, докладные записки, предложения и пр.), не содержащие поручения и не обязывающие действовать определенным образом, но сообщающие сведения, побуждающие к принятию управленческих решений, выбору того или иного способа управленческого воздействия.

Понятие и значение информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы традиционно содержат информацию, отражающую состояние дел на объекте управления, иными словами, содержат справочно-аналитические сведения. Содержание этих документов отличает их от распорядительных документов, поскольку справочно-информационные документы, в отличие от последних, не содержат властных предписаний, они выступают базой для принятия управленческого решения, инициируют принятие управленческого решения или выбор способа реализации управленческого воздействия.

Информационно-справочные документы фиксируют текущее состояние объекта управления, сведения, характеризующие определенные стороны такого объекта, и являются необходимым условием функционирования организации и в частности системы управления.

Необходимо отметить, что информационно-справочные документы объединяют разные по своему содержанию и видам документы, но общая цель создания и использования таких документов – это:

• передача сведений от одного адресата к другому;
• фиксация значимых для организации и реализации деятельности предприятия сведений.

Разнообразие видов информационно-справочных документов обусловлено в том числе и возможностью создания их разными сотрудниками – от рядовых работников предприятия до руководителей.

Информационно-справочные документы в системе документооборота организации традиционно следуют по маршруту: от сотрудника до руководителя подразделения предприятия, от руководителя подразделения до руководителя предприятия. Эти документы, как отмечалось выше, не требующие исполнения, обеспечивают руководителя необходимой информацией для принятия управленческого решения.

Виды информационно-справочных документов

К числу наиболее распространенных информационно-справочных документов относят следующие их виды:

1. Протокол. Такой документ фиксирует ход обсуждения определенного управленческого вопроса и процесс принятия решения на заседании, совещании, собрании, деловой встрече. Протокол фиксирует деятельность заинтересованных субъектов по выработке совместного решения. Обычно протоколы оформляются на основании черновых записей, которые фиксируют ход проработки проблемы в процессе заседания, собрания и пр. Сегодня для создания протоколов активно используются звукозаписи, а также материалы, которые заранее были подготовлены для заседания, собрания и пр., например, доклады, тезисы, справки и др. . Этот тип информационно-справочного документа обычно адресован руководителю предприятия и фиксирует информацию относительно состояния конкретной области управления, по конкретной проблеме или процессу. Иными словами, докладная записка имеет своей целью предоставить руководителю сведения относительно значимых для управления организацией события, факта, процесса, явления, иными словами, об обстоятельствах, требующих принятия управленческого решения. Докладная записка может быть представлена непосредственно руководителю предприятия или его подразделения, она составляется по инициативе работника или по распоряжению руководителя.
2. Предложение. Это информационно-справочный документ, который закрепляет перечень предложений для решения конкретного управленческого вопроса. Традиционно в структуре предложения выделяется две части: обоснование и заключение с перечнем предложений.
3. Служебная записка. Этот вид документа близок к докладной записке и оформляется работником на имя руководителя другого подразделения или руководителя предприятия. Служебная записка обычно отражает сведения, необходимые для решения какого-либо информационного, материально-технического вопроса.
4. Объяснительная записка. Данный вид информационно-справочного документа используется для объяснения причин какого-либо события, факта, действия, происшествия. Составляется такая записка работником и представляется вышестоящему сотруднику.
5. Справка. Этот вид информационно-справочного документа содержит описание и подтверждение определенных фактов или событий о деятельности организации. Справки могут характеризовать основную деятельность организации, подтверждать сведения относительно такой деятельности. Названный вид информационно-справочного документа может использоваться внутри организации или формироваться по запросу контрагентов.

Служебное письмо. Этот вид информационно-справочных документов используется для взаимодействия физических лиц и предприятий по вопросам реализации хозяйственной деятельности. В соответствии с функциями и задачами, на решение которых направлены служебные письма можно выделить следующие их виды:

• запрос. Такие письма содержат просьбу предоставить сведения, необходимые для принятия того или иного решения при реализации хозяйственной деятельности;
• циркулярное. Это письмо направляется вышестоящим предприятием нижестоящему для сообщения необходимых сведений и установок по организации хозяйственной деятельности;
• гарантийное. Названный вид служебного письма подтверждают согласованные условий и ранее достигнутых соглашений;
• оферта. Этот вид служебного письма содержит письменное предложение одного субъекта другому по заключению договора.

Отчет. Этот вид информационно-справочного документа обобщает сводные, итоговые аналитические параметры хозяйственной или конкретно управленческой деятельности предприятия. Формирование отчетной документации производится с установленной периодичностью для представления органу управления и для статистического учета и др.

3.4. Информационно-справочные документы

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких–то решений или подготовки распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1. Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.(см. рис).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей. Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Акт имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

25 – оттиск печати.

Пример оформления акта представлен Приложении 7.

2. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. (см. рис).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная – слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

Пример оформления протокола представлен в Приложении 8.

3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта (см. рис. 7).

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные. В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор–составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Текст докладной записки делится на две части:

изложение фактов, послуживших причиной ее составления.

выводы, предложения организации или должностного лица.

Обязательные реквизиты докладной записки:

10 – наименование вида документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

Общий отдел Генеральному директору

О замене рабочих столов

Довожу до Вашего сведения, что канцелярия в настоящее время имеет рабочие столы, имеющие износ 80%.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых рабочих столов.

Зав. канцелярией личная подпись Г. Н. Курбатова

Рисунок 7 – Пример оформления докладной записки

4. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины (см. рис. 8).

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором– составителем.

Объяснительная записка Начальнику Учебно-методического

О срыве занятий

10 апреля 2012 г. на занятия по документирование управленческой деятельности пришло только трое студентов из состава 35 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Ст. преподаватель личная подпись И. М. Шутова

Рисунок 8 – Пример оформления объяснительной записки

5. Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события (см. рис. 9).

В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

– справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

– справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и т. д. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).

Новосибирское производственное Детский сад № 2

ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником–конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад 5 600 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров личная подпись А. В. Иванов

Рисунок 9 – Пример оформления справки

6. Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

7. Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст – не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

8. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. «Об электронной подписи» (№ 63–ФЗ).

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т. п.

Контрольные вопросы:

Из каких частей состоит письмо»?

Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

Назовите виды информационно-справочных документов и укажите особенности их составления и оформления.

Дайте определения понятиям: «письмо», «устав», «положение», «инструкция», «договор»

Контрольные задания

1. Составьте и оформите служебное письмо:

Председатель правления акционерного коммерческого банка «Бизнес-Банк» (пр.Широкова, 19, Москва, 112123, тел.: 567–22–17, факс: 576–22–20) С. А. Шумов обратился к Генеральному директору НПО «Маяк» Л. М. Волынцеву с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «Бизнес-банк» рабочих площадей – 180 кв.м под размещение отделения банка.

Письмо было составлено исполнителем Подлесной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года.

2. Составьте и оформите распорядительные документы:

а) С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Арсенал» (г. Курск) О. Г. Соколов 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1. Главному бухгалтеру предприятия Г. А. Горячеву было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Т. Н. Игнатьеву, который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

б) Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г. Петрозаводске) Л. Б. Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.

Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Ю. В. Антонова.

Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Д. И. Макаровым и начальником цеха № 3 Ю. В. Антоновым, заместителем директора П. И. Абрамовым.

3. Составьте и оформите информационно-справочные документы:

а) Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» М. И. Токарев 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором М. П. Устиновой и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

б) ЗАО «Альфа» (Москва) 05.03.20__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: И. П. Попов, И. И. Иванов, С. С. Сидоров, У. У. Устинова, Ф. Ф. Федоров. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Ф. Ф. Федорова, который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) р. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Ф. Ф. Федорова, так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель П. И. Попов. Протокол подготовлен секретарем И. П. Петровым.

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы (ИСД) носят вспомогательный ха­рактер по отношению к организационно-распорядительным до­кументам и в отличие от них не являются обязательными к ис­полнению. Информация, содержащаяся в информационно-спра­вочных документах, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.
К информационно-справочным документам относятся протоколы, акты, справки, докладные записки, служебные записки, объяснительные записки, сводки, обзоры, письма, телеграммы и т. д.

Рассмотрим подробнее особенности оформления некоторых информационно-справочных документов.

ПРОТОКОЛ

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конферен­циях и других формах работы коллегиальных органов.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая или полная.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во­просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания.

Протоколы оформляются на ос­нове черновых записей хода заседаний, рукописных стенографических или звукозапи­си, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, поектов).

Протокол оформляются на общем бланке организации и содер­жит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата документа (дата заседания);
• номер документа (номер протокола);
• место составления протокола (место проведения заседа­ния);
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной.

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присут­ствовали», «Приглашенные» пишутся с прописной буквы от на­чала левого поля.

Переменная — инициалы и фамилии председателя, секрета­ря, присутствующих и приглашенных (для приглашенных специалистов из дру­гих организаций указывается должность и название организации).

Фамилии присутствующих располагают в алфа­витном порядке, через запятую. Если членов коллегиального органа больше пятнадцати, то ука­зывают общее количество, а в скобках пишут «список прилагается».

Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом.

Вводная часть протокола заканчивается разделом ПОВЕСТ­КА ДНЯ, в этом разделе перечисляются рассматриваемые на совещании вопросы. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся от начала левого поля и после них ставится двоеточие. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года». По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос), наименование должности и фамилию докладчика записывают в роди­тельном падеже, например:

Не должно быть вопроса, сформулированного словом «раз­ное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИ­ЛИ) — по каждому вопросу отдельно.

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» пишут прописными бук­вами, от начала левого поля, без знаков препинания. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра вопроса повест­ки дня, если вопросов несколько.

В части «СЛУШАЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается», «Доклад прилагается»). В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, содержание выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику). Выступления могут излагаться от первого лица «я осуществляю. », от третьего лица «Петров сказал, что…»; в безличной форме «Ивановым предложено…». Если выступающий предоставляет текст выступления, то по­сле тире указывается «Выступление прилагается».

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Постановляющая часть строится по схеме: действие — испол­нитель — срок. Исполнителем может быть организация, струк­турное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то оно делится на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт оформляется с красной строки. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Протокол может фиксировать решение об утверждении ка­кого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.

При выборах в протоколе указываются результаты голосова­ния по каждой кандидатуре.

Протокол оформляет секретарь заседания. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Оформленный протокол секретарь представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Протокол подписывают председатель и секретарь. В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата на­чала и через тире — окончания заседания (12.03.2019 — 14.03.2019 или 12 — 14.03.2019).

Номер протокола — порядковый номер в течение календар­ного года.

Пример. Протокол общего собрания
Пример. Протокол производственного совещания

АКТ

Акт — официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установлен­ные факты или события (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожение документов, акты аварий и т. д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испы­таний изделий и т. д.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтвер­ждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-реви­зионного характера, содержащие рекомендации и предложе­ния, если их составление предписано распорядительным доку­ментом).

Акт утверждается распорядительным документом или руко­водителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей (основной) частей.

В вводной части указываются основания для составления акта (номер и дата документа на основании которого создана комиссия). Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, инициалы, фамилия), члены ко­миссии (должность, инициалы, фамилия). В вводной части ука­зываются также лица, не являющиеся членами данной комис­сии, но присутствующие при работе комиссии.

В констатирующей (основной) части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы; фиксируются ус­тановленные факты, излагаются выводы, предложения, за­ключения составителей акта. Текст акта может делиться на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственно­го числа («комиссия установила …», «комиссия предлагает…» и т. д.).

При наличии приложений отметка о них указывается после текста.

В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по кото­рым они направлены.

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, кото­рых они касаются. При этом ставится согласующая отметка: «с актом ознакомлены, подпись, дата».

При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «Замеча­ния прилагаются».Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Формуляр-образец акта состоит из реквизитов:

• наименование организации;
• наименование вида документа — АКТ;
• дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт);
• регистрационный номер;
• место составления;
• гриф утверждения (при необходимости);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (при необходимости);
• подписи.

Пример. Акт об уничтожении печати и штампа
Пример. Акт об опоздании

СПРАВКА

Справки могут быть двух видов:

1. Справка — документ информационно-справочного, анали­тического или отчетного характера, представляемый руковод­ству.

2. Справка — документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Справки первого вида составляются по указанию вышестоя­щей организации или руководителя организации для информа­ции о выполнении планов, заданий, поручений и представляют­ся в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — приводятся конкретные данные.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние справки — на чис­том листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляется, как и на других документах.

Справки второго вида — справки, удостоверяющие юридиче­ские факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т. д. Выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений.

Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится» …

Текст заверяется подписью и печатью. Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в такую трафаретную справку от руки (нельзя пользоваться крас­ными или зелеными чернилами) или на печатном устройстве.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка — документ, адресованный руководителю (руководителю структурного подразделения, руководителю вышестоящего учреждения), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

• инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке организации и должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• название вида документа (докладная записка);
• дату;
• номер;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если оно есть);
• подпись руководителя организации;
• отметка об исполнителе.

Внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги и содержит реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (докладная записка);
• дата;
• регистрационный номер
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если оно есть);
• подпись составителя.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, про­граммы, отчета и т. д.) или какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основ­ному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведе­ния, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителем.Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Формуляр-образец объяснительной записки состоит из ре­квизитов:

• наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель);
• наименование структурного подразделения (если объясни­тельную записку подписывает составитель);
• наименование вида документа — ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.

Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен ва­риант трафаретного бланка заявления, разработанный орга­низацией).

Заявления оформляются при приеме на работу, увольне­нии, предоставлении очередных трудовых или дополнитель­ных отпусков, с просьбой об оказании материальной помо­щи и т. д. Как правило, заявление подается на имя руководителя для принятия решения. Заявление с резолю­цией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Информационно справочные документы

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

письма;
докладные (служебные) и объяснительные записки;
сводки;
справки;
акты;
телеграммы и телефонограммы.

Составление и оформление

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, приня­тым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

— письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-на­поминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

— письма, не требующие ответа (письмо-извещение, пись­мо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи опре­деленные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некото­рых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подпи­сывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью ор­ганизации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправ­лений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них изла­гается просьба о передаче необходимой информации или при­глашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, под­писываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обя­зательно фиксируют информацию о передающем и принимаю­щем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельно­сти организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформ­ляется на бланке и подписывается руководителем органи­зации.

Докладная записка — документ, информирующий руково­дство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками ор­ганизации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные за­писки оформляются на бланках и подписываются руководите­лем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы до­кумента.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссия­ми, как постоянно действующими, так и назначенными при­казом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию — руководителем или заместителями руководителя.