Где хранится трудовой договор работника
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Согласно статье 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора работника должен храниться у работодателя. В бюджетном учреждении ведение кадрового делопроизводства и оказание услуг по ведению бухгалтерского учета по договору исполняет МКУ «Централизованная бухгалтерия». Все документы, в том числе трудовые договоры, хранятся в Централизованной бухгалтерии. Можно (или нужно) в трудовом договоре и в правилах внутреннего трудового распорядка прописать, что один экземпляр трудового договора хранится в МКУ «Централизованная бухгалтерия»?
Требования к форме и порядку хранения трудового договора содержатся в ст. 67 Трудового кодекса. Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются сторонами: работодателем и работником. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя*(1).
Трудовые договоры (служебные контракты) относятся к документам по личному составу (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ), п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.)). В свою очередь, обязанность организаций обеспечивать сохранность кадровых документов, правила и сроки их хранения установлены ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ, согласно которой организации и индивидуальные предприниматели должны обеспечивать сохранность всех этих документов (как поступивших к ним, так и созданных ими в процессе деятельности) в течение законодательно установленных сроков их хранения.
Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью (ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Однако несмотря на то, что Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» не содержит нормы о том, где надлежит хранить трудовые договоры, полагаем, что их хранение должна осуществлять именно организация-работодатель*(2). Вместе с тем отметим, что МКУ «Централизованная бухгалтерия» — это самостоятельное юридическое лицо, действующее на основании Устава, связанное с указанным в вопросе учреждением договорными обязательствами. Следовательно, МКУ «Централизованная бухгалтерия», по сути, не может являться работодателем, указанным в ст. 67 ТК РФ.
Таким образом, по нашему мнению, в случае указания в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка учреждения в качестве места хранения трудового договора МКУ «Централизованная бухгалтерия», мы не исключаем рисков возникновения претензий со стороны контролирующих органов.
Вместе с тем обращаем внимание, что данный ответ выражает наше экспертное мнение, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства РФ в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше ответе.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина
Ответ прошел контроль качества
11 апреля 2023 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Напомним, что за нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Где хранится трудовой договор работника
Документы по учету кадров
(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)
Личные дела руководителей и работников организаций
ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные карточки работников
ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий
ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:
— по месту утверждения;
ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях
3 года после замены новыми
Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)
ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До востребования (невостребованные работниками — 50/75 лет )
ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками
п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника
ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
— учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее
Штатные расписания организации, изменения к ним:
— по месту утверждения;
ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях
3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — до ликвидации организации)
Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов
При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения
Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения:
— 75 лет ЭПК;
— 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).
Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.
Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела — 5 лет.
Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.
При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ №1-к или №5-лс.
Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске — «о»: приказ № 1-о.
Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.
При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.
В дела с приказами по личному составу не помещаются документы — основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы — основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.
2.Формирование в дела личных карточки работников
Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.
Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.
После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.
Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.
3.Оформление в дела личных дел
Личное дело — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. В текущем делопроизводстве допускается хранить личные дела в папках-скоросшивателях или иным образом, но при передаче на хранение в архив дела переплетаются или подшиваются в специальные обложки для документов длительного хранения, как того требует ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».
Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления.
В личное дело включаются:
— анкета (личный листок по учету кадров);
— копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); — копия страхового пенсионного свидетельства;
— трудовой договор;
— копия приказа о приеме работника на работу;
— опись документов, имеющихся в личном деле.
По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.
В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение). В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.
Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел.
В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т. е. в текущем делопроизводстве.
Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.
При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников
4.Формирование в дела договорных документов
Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.
После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников». В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.
Как организовать хранение документов?
При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).
Различают две стадии хранения документов:
Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).
В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение — и текущее, и архивное — может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.
В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.
В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере — бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.
После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.
Как хранятся трудовые договоры?
Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.
Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.
Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ. К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.
Где хранится трудовой договор работника?
По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).
Как хранить трудовые договора уволенных?
Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.
Трудовой договор хранится в личном деле или отдельно?
Как указывалось ранее, строгого правила нет. Хотя опытные кадровики советуют хранить в личном деле. Бывают организации, в которых личные дела сотрудников не ведутся. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников», в которых должна быть опись и сортировка (в алфавитном или в хронологическом порядке, либо в порядке нумерации личных дел). Если имеются дополнительные соглашения к трудовым договорам, то они также отдельно подшиваются к личному делу сотрудника, или в соответствующую папку.