Документы для экмп сколько хранятся
Перейти к содержимому

Документы для экмп сколько хранятся

  • автор:

Документы для экмп сколько хранятся

1. Медицинская документация

Корешки Медицинских свидетельств о рождении

Медицинская организация, врач (фельдшер, акушерка) которой оказывал медицинскую помощь при родах, или медицинская организация, в которую обратилась мать после родов

В течение 1 календарного года после окончания года, когда было выдано Медицинское свидетельство (хранятся по месту их выдачи)

п. 23 Рекомендаций, приведенных в приложении N 1 к письму Минздравсоцразвития России от 19.01.2009 N 14-6/10/2-178

Корешки медицинского свидетельства о смерти

В течение одного календарного года после окончания года, когда было выдано медицинское свидетельство (хранятся по месту их выдачи, место хранения определяется локальным нормативным актом)

п. 27 Порядка выдачи учетной формы N 106/у «Медицинское свидетельство о смерти», п. 30 Порядка выдачи учетной формы N 106-2/у «Медицинское свидетельство о перинатальной смерти», утв. Приказом Минздрава России от 15.04.2021 N 352н

Корешки медицинского свидетельства о перинатальной смерти

В течение одного календарного года после окончания года, когда было выдано медицинское свидетельство (хранятся по месту их выдачи, место хранения определяется локальным нормативным актом)

Корешки бланков листков нетрудоспособности

Медицинские организации, имеющие лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности

В течение 3 лет

п. 12 и абз. 4 п. 13 Инструкции, утв. Приказом ФСС РФ N 18, Минздрава России N 29 от 29.01.2004

Испорченные бланки листков нетрудоспособности

В течение 3 лет

Протоколы решений врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии)

В течение 10 лет

п. 19 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 05.05.2012 N 502н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Протокол патолого-анатомического вскрытия

Медицинская организация, в которой проводится патолого-анатомическое вскрытие

В течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного)

абз. 3 п. 35 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 06.06.2013 N 354н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Экземпляр заключительного акта

Медицинская организация, проводившая обязательный периодический медицинский осмотр (обследование) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на работах, связанных с движением транспорта, а также работников организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей

В течение 50 лет

абз. 2 п. 47 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 28.01.2021 N 29н

Карта профилактического медицинского осмотра несовершеннолетнего по форме N 030-ПО/у-17

Медицинские организации, проводившие профилактические медицинские осмотры несовершеннолетних

В течение 5 лет

п. 23 и п. 24 Порядка, приведенного в приложении 1 к Приказу Минздрава России от 10.08.2017 N 514н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Отчет по форме N 030-ПО/о-17 «Сведения о профилактических медицинских осмотрах несовершеннолетних»

В течение 10 лет

Карта диспансеризации несовершеннолетнего по форме N 030-Д/с/у-13, утв. Приказом Минздрава России от 15.02.2013 N 72н

Медицинские организации, участвующие в реализации территориальных программ государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи, диспансеризации пребывающих в стационарных учреждениях детей-сирот и детей, находящихся в трудной жизненной ситуации

В течение 5 лет

п. 22 и п. 24 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 15.02.2013 N 72н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Отчет по форме N 030-Д/с/о-13 «Сведения о диспансеризации несовершеннолетних», утв. Приказом Минздрава России от 15.02.2013 N 72н

В течение 10 лет

Карта осмотра по форме N 030-Д/с/у-13, утв. Приказом Минздрава России от 15.02.2013 N 72н

Медицинские организации, проводящие диспансеризацию детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в том числе усыновленных (удочеренных), принятых под опеку (попечительство), в приемную или патронатную семью, за исключением детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, пребывающих в стационарных учреждениях

В течение 5 лет

п. 23 и п. 25 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 21.04.2022 N 275н

Отчет по форме N 030-Д/с/о-13 «Сведения о диспансеризации несовершеннолетних», утв. Приказом Минздрава России от 15.02.2013 N 72н

В течение 10 лет

Личное медицинское дело кандидата на получение медицинского заключения о годности членов летного экипажа гражданского воздушного судна, диспетчеров УВД к выполнению работ по таким должностям

Медицинские организации, имеющие лицензию на осуществление медицинской деятельности, предусматривающую в том числе выполнение работ (оказание услуг) по врачебно-летной экспертизе

Не менее 50 лет (после окончания профессиональной деятельности обладателя свидетельства — не менее 10 лет)

п. 28 Федеральных авиационных правил, утв. Приказом Минтранса России от 10.12.2021 N 437

Третий экземпляр заключения независимой экспертизы вместе с представлением, протоколом заседания комиссии, копиями документов, рассмотренных при производстве независимой экспертизы, особыми мнениями экспертов (при их наличии)

Медицинские организации, имеющие лицензию на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей в том числе выполнение работ (услуг) по военно-врачебной экспертизе и (или) врачебно-летной экспертизе

В течение 50 лет

абз. 4 п. 32 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.07.2008 N 574

В течение 3 лет

п. 3.1 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 N 256

Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации

Письмо Минздрава России от 07.12.2015 N 13-2/1538

Журнал учета приема беременных, рожениц, и родильниц

Медицинская карта прерывания беременности

Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре

Журнал отделения (палаты) новорожденных

Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной

Индивидуальная карта беременной и родильницы

Контрольная карта диспансерного наблюдения

Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг

Журнал записи родовспоможения на дому

Журнал записи амбулаторных операций

Медицинская карта стационарного больного

История развития новорожденного

История развития ребенка

Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях

Медицинская карта стоматологического пациента

Медицинская карта ортодонтического пациента

Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении

Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому

Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении

Карта вызова скорой медицинской помощи

Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему

Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях

Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому

Медицинская карта ребенка

Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи

Дневник работы станции скорой медицинской помощи

Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у)

Четвертый экземпляр медицинского заключения о наличии или об отсутствии у гражданина профессионального заболевания

Центры профессиональной патологии

В течение 50 лет

п. 18 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 31.01.2019 N 36н

Второй экземпляр заключительного акта, составленного по итогам проведения медицинского осмотра работников подразделений транспортной безопасности

В течение 5 лет

п. 39 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 29.01.2016 N 39н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части федерального государственного контроля (надзора) в области транспортной безопасности и государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Второй экземпляр акта медицинского освидетельствования на состояние опьянения

Медицинские организации (их обособленные структурные подразделения)

В течение 3 лет после календарного года, в котором акт был заполнен

п. 27 Порядка и п. 5 примечаний к форме журнала, утв. Приказом Минздрава России от 18.12.2015 N 933н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Заполненный журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения

В течение 3 лет

Сопутствующие материалы (аудио- и видеозаписи консультаций и консилиумов врачей, текстовые сообщения, голосовая информация, изображения, иные сообщения в электронной форме)

Медицинские организации, оказывающие медицинскую помощь с применением телемедицинских технологий

В течение 1 года

п. 61 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 30.11.2017 N 965н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Второй экземпляр медицинского заключения о пригодности или непригодности к выполнению отдельных видов работ

В течение 50 лет

п. 14 Порядка проведения экспертизы профессиональной пригодности, утв. Приказом Минздрава России от 05.05.2016 N 282н

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины», в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности

Электронные медицинские документы

Фармацевтические организации, страховые медицинские организации, организации, которым в соответствии с законодательством может предоставляться доступ к медицинской документации, медицинские организации в случае принятия ими решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов

Не менее срока хранения соответствующих медицинских документов на бумажном носителе

п. 20 Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов, утв. Приказом Минздрава России от 07.09.2020 N 947н

Документация на экземпляр (серию, партию) незарегистрированного медицинского изделия для диагностики in vitro

Медицинские организации, изготовившие незарегистрированные медицинские изделия для диагностики in vitro

15 лет с даты окончания установленного или измененного (в случае его изменения) срока годности изделия (его серии, партии или последнего применяемого незарегистрированного медицинского изделия для диагностики in vitro из его серии (партии)

п. 23 Порядка изготовления, хранения, применения, утилизации или уничтожения незарегистрированных медицинских изделий для диагностики in vitro, утв. Приказом Минздрава России от 02.11.2021 N 1031н

Информация о результатах проведенного измерения с использованием медицинского изделия в рамках обязательных медицинских осмотров работников, занятых на подземных работах с опасными и (или) вредными условиями труда по добыче (переработке) угля (горючих сланцев)

Сроки хранения документов в 2023 году

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

С 1 января 2022 года действует ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете». Правила стандарта не отменяют правил, установленных законом № 402-ФЗ, а дополняют их. ФСБУ посвящен составлению, хранению, перемещению документов внутри предприятия, то есть порядку работы с документами.

Пройдите курс «Семь новых ФСБУ» — забудете о претензиях от налоговиков и научитесь с легкостью применять федеральные стандарты в учете. Получите официальное удостоверение. Смотреть бесплатный урок из курса прямо сейчас.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Сроки хранения отдельных документов

Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 1

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1

Кассовые книги, оборотные ведомости

Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов

Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости2

Акты документальных ревизий; акты проверок кассы, правильности взимания налогов1

Договоры, соглашения всех видов

Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах 3

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов

Договор банковского счета

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности

Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним;
отчеты по налогам:

5 лет (при отсуствии годовых—постоянно)

1 год (при отсуствии годовых, квартальных—постоянно)

Лицевые счета работников

— руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени

Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных)

Документы лиц, не принятых на работу

Перечень лиц, имеющих право подиси первичных документов

До замены новыми

Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организации

Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации

Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 50 лет

3 После снятия с учета

Статья 9. Первичные учетные документы

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговый кодекс РФ

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом

Статья 89. Выездная налоговая проверка

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

Статья 94. Выемка документов и предметов

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Приказ ФФОМС от 14.11.2017 N 312 "Об утверждении форм и порядка хранения электронных документов при проведении расчетов за медицинскую помощь, оказанную застрахованным лицам за пределами субъекта Российской Федерации, на территории которого выдан полис обязательного медицинского страхования"

В целях совершенствования информационного взаимодействия при проведении расчетов за медицинскую помощь, оказанную застрахованным лицам за пределами субъекта Российской Федерации, на территории которого выдан полис обязательного медицинского страхования (далее — межтерриториальные расчеты), а также в целях реализации пункта 6 плана мероприятий («Дорожной карты») по переводу информационного взаимодействия между территориальными фондами обязательного медицинского страхования при проведении межтерриториальных расчетов в электронный вид, утвержденного приказом Федерального фонда обязательного медицинского страхования от 26 апреля 2017 года N 104, приказываю:

1.1 Порядок хранения электронных документов при проведении межтерриториальных расчетов (Приложение 1).

1.2 Форму счета за оказанную медицинскую помощь (Приложение 2).

1.3 Форму аналитической отчетности «Журнал входящих реестров счетов за медицинскую помощь, оказанную застрахованным лицам за пределами субъекта Российской Федерации, на территории которого выдан полис обязательного медицинского страхования» (Приложение 3).

1.4 Форму аналитической отчетности «Журнал исходящих реестров счетов за медицинскую помощь, оказанную застрахованным лицам за пределами субъекта Российской Федерации, на территории которого выдан полис обязательного медицинского страхования» (Приложение 4).

1.5 Форму аналитической отчетности по входящим счетам в разрезе субъектов, профилей, диагнозов (код по МКБ-10) при проведении межтерриториальных расчетов «Объемы оказания и финансирования медицинской помощи на территории субъектов Российской Федерации лицам, застрахованным в других субъектах Российской Федерации, за счет средств обязательного медицинского страхования» (Приложение 5).

1.6 Форму аналитической отчетности по исходящим счетам в разрезе субъектов, профилей, диагнозов (код по МКБ-10) при проведении межтерриториальных расчетов «Объемы оказания и финансирования медицинской помощи на территории субъектов Российской Федерации лицам, застрахованным в других субъектах Российской Федерации, за счет средств обязательного медицинского страхования» (Приложение 6).

1.7 Правила заполнения форм отчетности по объемам оказания и финансирования медицинской помощи на территории субъектов Российской Федерации лицам, застрахованным в других субъектах Российской Федерации, за счет средств обязательного медицинского страхования (исходящие и входящие счета) (Приложение 7).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Ю.А. Нечепоренко.

к приказу Федерального

от 14 ноября 2017 г. N 312

ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения электронных документов при проведении межтерриториальных расчетов (далее — Порядок) разработан в соответствии с пунктами 141, 142, 143 Правил обязательного медицинского страхования, утвержденных приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 28.02.2011 N 158н (далее — Правила ОМС), статьей 11.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», пунктами 1, 4 статьи 6, статьи 11, статьи 12 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», приложением Е приказа Федерального фонда обязательного медицинского страхования от 07.04.2011 N 79 «Об утверждении Общих принципов построения и функционирования информационных систем и порядка информационного взаимодействия в сфере обязательного медицинского страхования», приложениями 3, 5, 6, 10 к Порядку организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию, утвержденному приказом Федерального фонда обязательного медицинского страхования от 01.12.2010 N 230 «Об утверждении Порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию».

1.2. Действие настоящего Порядка распространяется на перечень документов, формируемых при проведении межтерриториальных расчетов (далее — Документы), указанный в пункте 2.1 настоящего Порядка.

1.3. В настоящем Порядке применяются следующие понятия и сокращенные наименования:

(от англ. Online Certificate Status Protocol) протокол получения статуса сертификата в реальном времени

(от англ. eXtensible Markup Language) — расширяемый язык разметки, описывающий документ и частично описывающий поведение программ, читающих XML-документы

Государственная информационная система обязательного медицинского страхования

Квалифицированная электронная подпись

Межтерриториальные расчеты за медицинскую помощь, оказанную застрахованным лицам за пределами территории субъекта Российской Федерации, в котором выдан полис обязательного медицинского страхования, по видам медицинской помощи, включенным в базовую программу обязательного медицинского страхования

Обязательное медицинское страхование

Пакет электронных документов

Совокупность одного или нескольких электронных документов, подписанных КЭП, при этом каждый электронный документ в составе пакета подписывается отдельно

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования

Экспертиза качества медицинской помощи

Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

Электронный образ документа

Электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе и переведенного в электронную форму с помощью средств сканирования, заверенная простой или усиленной квалифицированной электронной подписью

2. Перечень Документов,

подлежащих хранению в электронном виде

2.1. Хранению в электронном виде подлежат электронные образы документов, сформированные на основании входящих документов.

В рамках настоящего Порядка Документами, подлежащими хранению в электронном виде, являются:

— реестр счета (основная часть) в формате XML;

— реестр счета (основная часть) в формате PDF/A-1;

— счет за оказанную медицинскую помощь в формате PDF/A-1;

— сопроводительное письмо в формате PDF/A-1;

— протокол обработки реестра счета в формате XML;

— акт о причинах, требующих дополнительного рассмотрения в формате PDF/A-1;

— реестр счета (исправленная часть) в формате XML;

— реестр счета (исправленная часть) в формате PDF/A-1;

— акты МЭЭ и ЭКМП в формате PDF/A-1;

— сведения об оплате в формате XML.

2.1.1. Под реестром счета (основная часть) понимается документ, сформированный ТФОМС по месту оказания медицинской помощи в соответствии с пунктом 141 Правил ОМС на основе представленных медицинскими организациями реестров счетов, с учетом результатов контроля объемов, сроков, качества и условий оказания медицинской помощи.

2.1.2. Под счетом за оказанную медицинскую помощь понимается унифицированная форма документа, сформированная ТФОМС по месту оказания медицинской помощи, содержащая реквизиты плательщика и получателя, номер счета, дату выставления счета, сумму, выставленную к оплате, в разрезе условий оказания медицинской помощи, количество случаев, представленных к оплате.

2.1.3. Под сопроводительным письмом понимается сформированный ТФОМС по месту оказания медицинской помощи поясняющий документ к пакету электронных документов.

2.1.4. Под протоколом обработки счета понимается документ, сформированный ТФОМС по месту страхования на основании акта о причинах, требующих дополнительного рассмотрения, содержащий все записи реестра счета, в том числе не принятые к оплате (если таковые имеются), и причины их дополнительного рассмотрения.

2.1.5. Под актом о причинах, требующих дополнительного рассмотрения, понимается документ, сформированный ТФОМС по месту страхования в соответствии с пунктом 142 Правил ОМС.

2.1.6. Под реестром счета (исправленная часть) понимается документ, сформированный ТФОМС по месту оказания медицинской помощи на основании пункта 143 Правил ОМС.

2.1.7. Под актом МЭЭ или ЭКМП понимается документ, содержащий в себе результаты проведения медико-экономической экспертизы или экспертизы качества медицинской помощи, сформированный ТФОМС по месту оказания медицинской помощи в соответствии с приложениями 3, 5, 6, 10 к Порядку организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию, утвержденному приказом Федерального фонда обязательного медицинского страхования от 01.12.2010 N 230 «Об утверждении Порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию».

2.1.8. Под сведениями об оплате понимается документ, формируемый ТФОМС по месту страхования и содержащий в себе номер и дату платежного поручения, счета за оказанную медицинскую помощь, общую сумму, выставленную к оплате, предмет платежа, реквизиты плательщика и получателя. Документ предназначен для уведомления ТФОМС по месту оказания медицинской помощи о статусе оплаты выставленного счета («Оплачен», «Частично оплачен»).

2.2. Объектом хранения выступает пакет электронных документов, а также сопутствующая ему информация: файл описания пакета электронных документов, файл документа, файл(ы) КЭП документа. Пакет электронных документов представляет собой совокупность одного или нескольких электронных документов в форматах XML и FDF/A-1. Состав пакетов электронных документов представлен в Приложении к настоящему Порядку. Файл описания пакета электронных документов представляет собой набор данных, описывающих: общую информацию о пакете электронных документов, сведения о классификации (вид документа), информация о связанных с ним электронных подписях, сведения о подписавших документ уполномоченных лицах.

3. Организация электронного хранилища подсистемы МТР

3.1. Ведение электронного хранилища осуществляется в подсистеме МТР Государственной информационной системы обязательного медицинского страхования (ГИС ОМС).

3.2. Функциональные возможности электронного хранилища обеспечивают:

— хранение метки времени и даты подписания КЭП документа в электронном виде с возможностью вывода данной информации в электронном виде или при печати бумажной копии документа;

— механизм передачи Документов в хранилище;

— просмотр и печать Документов;

— поиск Документов по различным реквизитам;

— разграничение прав доступа к Документам;

— невозможность удаления ранее размещенных на хранение Документов;

— резервное копирование и восстановление отдельных Документов из резервной копии электронного хранилища;

— невозможность удаления и замены КЭП в размещенных на хранение Документах;

— обеспечение хранения Документов по истечении срока действия сертификата КЭП.

3.3. Хранилище электронных документов состоит из следующих модулей:

— файловое хранилище, в котором размещаются файлы пакета электронных документов и их электронные подписи;

— реляционная БД, используемая для хранения файлов описания пакетов электронных документов, справочников и системных данных;

— веб-приложение для предоставления пользователям доступа к файлам описания пакетов документов и содержимому электронных документов;

— интеграционные сервисы для интеграции с хранилищем других подсистем ГИС ОМС.

4. Передача электронного документа (электронного образа

документа) на хранение в электронное хранилище

4.1. В рамках настоящего Порядка под передачей электронного документа (электронного образа документа) на хранение в электронное хранилище понимается наложение средствами подсистемы МТР запрета на изменение реквизитов и данных электронного документа (электронного образа документа), в том числе запрет на снятие КЭП.

5. Периодичность размещения электронных документов

(электронных образов документов) в электронном хранилище

и сроки хранения электронных документов (электронных

5.1. Электронные документы (электронные образы документов) подлежат передаче в электронное хранилище после прохождения технологической процедуры регистрации пакета электронных документов в подсистеме МТР.

5.2. Созданные электронные документы (электронные образы документов) подлежат хранению в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Резервные копии электронного хранилища

6.1. Система резервного копирования электронного хранилища подсистемы МТР обеспечивает осуществление резервного копирования в соответствии с действующими регламентами резервного копирования Государственной информационной системы обязательного медицинского страхования (ГИС ОМС).

Как правильно хранить документы

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Пока компания или ИП ведут дела с партнером, они хранят все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании или у ИП, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершили. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2022 года, а закончили работу в 2023 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2024 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых лет, чтобы учесть их в текущем году на ОСН или УСН «Доходы минус расходы». Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как бизнес перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок хранения Вид документа
1 год Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Кадровые документы

Срок хранения Вид документа
1 год Правила внутреннего трудового распорядка
3 года Графики отпусков
5 лет Табели, журналы учета рабочего времени.

Личные дела сотрудников.

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда.

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании или ИП в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Лист-заверитель для подготовки к хранению документов в организации

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности архивных документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Рассказываем об основных ошибках, которые допускают компании и ИП при хранении документов.

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.

Обработать тысячу платежей за день

Обработать тысячу платежей за день

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Нарушение Штраф Основание
Отсутствие документов бухучета От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц.
От 2500 до 5000 ₽ — для малых предприятий.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Протокол с решением комиссии об уничтожении документов

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Акт для уничтожения документов компании — Лист №1

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *