Что такое списочная численность работников
А теперь он и тебя посчитал! Как в известной сказке козленку было необходимо посчитать количество пассажиров, так и работодателю бывает необходимо знать точное количество работников. Показатель списочной численности персонала необходим при решении ряда задач, в том числе и при сдаче статистической отчетности.
Что такое списочная численность работников
Списочная численность персонала — это количество всех работников, отработавших минимум 1 день у данного работодателя, на определенную дату. В показатель численности персонала по списку включаются:
- наемный персонал, принятый на работу;
- собственники компании, получающие в ней зарплату.
В расчет показателя включаются все работники вне зависимости от того, постоянный или срочный трудовой договор с ними заключен. Не имеет значения, находился ли человек в это время на работе или отсутствовал по причине болезни или отпуска.
Где и зачем применяется списочная численность работников
Списочная численность работающих — одна из характеристик работодателя, позволяющая решать целый ряд задач:
- оценить эффективность труда;
- рассчитать объем реальной выработки;
- произвести расчет средней заработной платы.
Показатель фактической численности персонала по списку необходим для расчета среднесписочной численности за определенный период деятельности компании. Потребуется значение списочной численности и при сдаче статистической и налоговой отчетности. Исходя из списочного количества персонала, определяется возможность медицинским и образовательным учреждениям применять ставку в размере 0 % для налога на прибыль.
Методы расчета и сбора сведений о списочной численности работников
Метод определения количества персонала по списку содержится в указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872. Показатель определяется в соответствии с:
- приказами о приеме на работу и трудовыми договорами;
- распоряжениями о переводе;
- данными о прекращении трудовых отношений.
Показатель формируется за конкретный день и подтверждается данными табелей учета рабочего времени.
Расчет списочной численности работников
Определить, кто есть из персонала, а кого нет в численности списочного состава, поможет п. 75 вышеупомянутых указаний:
| Включаются в расчет | Не включаются в расчет |
|---|---|
| Фактически находившиеся на рабочем месте, в том числе на неполной ставке, на испытательном сроке, надомники и пр. | Привлеченные по договорам с госучреждениями на привлечение рабочей силы |
| Находящиеся в простое | Работники по договорам ГПХ |
| Направленные в командировку | Внешние совместители |
| Находящиеся на больничном | Переведенные к другому работодателю, в том числе за границу |
| Выполняющие общественные или государственные обязанности | |
| Направленные на повышение квалификации или проф. переподготовку | Направленные на обучение с отрывом от производства, при условии получения стипендии от другой компании |
| Временно переведенные из других организаций | |
| Практиканты, зачисленные в штат | Подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу ранее даты увольнения со дня невыхода на рабочее место |
| Находящиеся в любом из видов отпусков (ежегодный, ученический, дополнительный и пр.) | |
| У которых в этот день выходной по графику или отгул | Собственники компании, если они не получают зарплату |
| Декретницы | Члены кооператива, не заключившие трудовых договоров |
| Временный персонал | |
| Забастовщики | Адвокаты |
| Иностранцы | Военнослужащие при несении службы |
| Совершившие прогул | |
| Отсутствующие на рабочем месте в связи с прохождением диспансеризации | |
| Сотрудники со спецзваниями |
Мобилизованные и заключившие контракт для участия в СВО учитываются в списочной численности, как и иные отсутствующие на рабочем месте специалисты.
Следует помнить, что некоторые работники, учитываемые в показателе списочного состава, при определении среднесписочной численности в расчет не включаются.
Пример расчета списочной численности работников
По состоянию на 1 августа 2023 года в организации заключено 100 трудовых договоров, в том числе:
- 85 — заключены на неопределенный срок на полную ставку;
- 6 — заключены на неопределенный срок на условиях неполного рабочего времени;
- 5 — срочных на полную ставку на период отсутствия основного работника;
- 3 — на условиях внешнего совместителя;
- 1 — на условиях внутреннего совместительства.
Кроме того, в организации заключены 5 договоров с физическими лицами на выполнение работ, из них 1 — со своим штатным специалистом.
Из работников, с которыми заключены бессрочные трудовые договоры: 1 августа трое находились на больничном, двоим был предоставлен отпуск по уходу за ребенком.
При определении фактического количества работающих на 1 августа в расчет включаются:
- 85 человек, работающих по постоянному трудовому договору, в том числе декретницы и находящиеся на больничном;
- 6 человек, работающих на условиях неполного рабочего времени. Каждый учитывается как 1 единица;
- 5 человек, работающих временно;
- 3 внешних совместителя;
- 4 работника — по договорам гражданско-правового характера.
Внутренний совместитель и штатный специалист, с которым, помимо трудового договора, заключен договор ГПХ, учитываются один раз.
Среднесписочная численность персонала
Среднесписочная численность (ССЧ) — это усреднённый показатель количества работников, которые числились на предприятии в течение определённого временного интервала.
Данный параметр требуется при заполнении расчёта по страховым взносам, а также используется в отчётности по взносам за травматизм. С 2023 года ССЧ указывается в титульной части раздела 2 формы ЕФС-1, которая пришла на смену 4-ФСС.
Рассказываем, чем ССЧ отличается от СЧ — списочной численности, как её рассчитать и какие нюансы при этом нужно учитывать.
Отличия списочной от среднесписочной численности
СЧ показывает, сколько человек работало на предприятии в определённую дату. Учитываются все сотрудники в штате:
- фактически работавшие в день, за который ведётся расчёт, в том числе удалённые;
- отсутствовавшие на рабочем месте по каким-либо причинам, например:
- командировка;
- отпуск;
- декрет;
- болезнь;
- выполнение общественных обязанностей;
- прогул.
В расчёте списочной численности каждый работник берётся за единицу и учитывается однократно. Следовательно, СЧ представляет собой сумму единиц персонала.
Значение СЧ должно соответствовать табелю учёта рабочего времени — документу, который служит обоснованием для начисления зарплаты. Табель обычно ведёт бухгалтерия, отдел кадров или руководители подразделений. Закон не регламентирует процедуру мониторинга рабочего времени, поэтому каждая компания самостоятельно решает, как организовать сбор статистики и формировать отчётность. Чтобы экономить ресурсы и снизить вероятность ошибки в отчётах, часть задач можно автоматизировать. Для этого используются специальные системы — например, HR‑платформа Пульс.
Система покрывает полный цикл управления персоналом:
- поиск кандидатов и рекрутинг;
- приём на работу;
- адаптация;
- оформление декретных отпусков;
- карьерный рост;
- развитие компетенций — например, в системе можно поставить сотруднику цель освоить новые инструменты для продаж, отслеживать прогресс и оценивать результаты работы.
В отличие от списочной численности, среднесписочная показывает, сколько человек в среднем работало за период. Исходными данными для определения ССЧ являются значения СЧ.
Расчёт среднесписочной численности
Подробные указания приведены в приказе Росстата от 30.11.2022 № 872, вступившем в силу 1 января 2023 года.
Чтобы рассчитать ССЧ за период, нужно выполнить следующие шаги:
- собрать данные о СЧ за каждый день периода;
- посчитать ССЧ за каждый месяц периода;
- определить ССЧ для сотрудников с неполным рабочим временем;
- определить финальный ССЧ за весь период.
Разберём каждый шаг с формулами и примерами.
Определяем месячный ССЧ
Сначала нужно найти СЧ: количество единиц персонала за каждый календарный день одного месяца. Нерабочие дни тоже учитываются.
В праздники и выходные за СЧ нужно взять значение предыдущего рабочего дня. Например, в субботу и воскресенье показатель СЧ такой же, как в пятницу. Исключение — уволенные работники, если дата их увольнения приходится на пятницу.
Далее надо посчитать месячный ССЧ по формуле:
- в январе (31 день) в компании работали 20 сотрудников на полной ставке;
- из них два специалиста устроились в середине месяца, допустим, 15 января;
- значит, с 1 по 14 января (14 дней) работали 18 человек;
- с 15 по 31 января (17 дней) — 20 человек;
- применим формулу: ((18 человек х 14 дней) + (20 человек х 17 дней)) / 31 день;
Таким образом, ССЧ за январь равен 19.
По данному алгоритму нужно рассчитать ССЧ за все месяцы, входящие в период.
ССЧ при неполной занятости
Для персонала, работающего неполный рабочий день, формула отличается:
Исключение составляют группы работников, которым по закону положено работать сокращённый день, например:
- персонал на опасном производстве;
- сотрудники младше 18 лет;
- кормящие женщины.
При расчёте СЧ такие сотрудники принимаются за единицу.
Определяем ССЧ за период
Чтобы получить сумму ССЧ за месяц, нужно сложить все показатели, рассчитанные на предыдущих шагах.
Кто входит в несписочный состав работников
Численность работников компании является ключевым показателем. Позволяет анализировать производительность, потенциал предприятия. Руководители должны заполнять отчетность, в которой указывается явочная и фактическая численность сотрудников. Представители тех профессий и должностей, которые не указываются в отчетности, входят в несписочный состав.
Нормативное обоснование
Несписочный состав специалистов регламентируется следующими актами:
- Инструкцией по численности работников №17-10-0370 от 20 апреля 1993 года.
- Приказом Росстата от 26.10.2015.
- НК РФ.
В этих документах содержатся сведения о подсчете численности работников, советы по заполнению отчетности, данные о несписочном составе.
Какие сотрудники не входят в списочный состав
В списки не включаются трудящиеся, перечень которых содержится в Росстате №498. Рассмотрим представителей этого перечня:
- Сотрудники, работающие по внешнему совместительству.
- ФЛ, предоставившие однократную услугу на основании гражданско-правового соглашения (к примеру, это могут быть медицинские консультации, выступление ведущих на корпоративах, ремонт техники, осуществление экспертизы).
- Специалисты, которые работают от компании за границей.
- Специалисты, которые работают на основании специального соглашения (к примеру, таким образом могут работать военнослужащие, осужденные).
- Адвокаты.
- Сотрудники, которые направлены к другому работодателю без сохранения оклада.
- Работники, которые проходят обучение в образовательных учреждениях от компании, получают стипендию.
- Сотрудники, не появляющиеся на месте работы с первого дня найма.
Сотрудники, включаемые в список, – это специалисты, которые получают зарплату от работодателя. Если трудящийся не получает заработок, он не входит в список в период отсутствия выплат.
В чем разница между списочной и штатной численностью
В законе не содержится такого понятия, как «штатная численность». Однако этот термин используется на практике. Он обозначает число трудящихся, которое оговорено в штатном расписании предприятия. То есть это количество занятых и вакантных должностей.
Списочная численность – это количество работников, с которыми работодатель оформил трудовые соглашения. При этом не важны сроки действия договора, фактическое нахождение на рабочем месте.
Штатный состав является более широким понятием. Управленец имеет право устанавливать штатную численность в соответствии со своими потребностями и пожеланиями. При этом нужно руководствоваться ожидаемым уровнем продуктивности и масштабами производства.
Дополнительная информация
Часто работодатель не знает, включать сотрудника в список или нет. Существуют некоторые трудящиеся, в отношении которых возникают особенно сильные сомнения:
- Внешние совместители. Под внешними совместителями понимаются сотрудники, у которых есть основное место деятельности. То есть человек работает в одной компании, но подрабатывает по совместительству в другой фирме. Числиться он будет именно в первой компании. Вторая фирма включает совместителя в несписочный состав.
- Лица, находящиеся в декрете. Лица, находящиеся в декрете, не находятся на рабочем месте в течение длительного времени. То есть они не исполняют своих должностных обязанностей. Однако декрет является государственной гарантией. Человек, находящийся в декрете, продолжает числиться на предприятии, значит, он входит в список.
- Лица, работающие по гражданско-правовым договорам. В список включаются те лица, которые являются работниками компании. Лица, работающие по гражданско-правовым соглашениям, не являются сотрудниками предприятия. Они осуществляют свою деятельность в соответствии с ГК РФ. Их работа ТК РФ не регулируется. То есть эти лица в список входить не будут. Как правило, ГПД заключаются со специалистами, оказывающими услуги. Например, организация проводит корпоратив, куда приглашаются ведущие. С ними заключается гражданско-правовое соглашение. Эти специалисты будут однократно работать на компанию, однако они не включаются в ее штат. Поэтому учитывать их при составлении списка не нужно.
К СВЕДЕНИЮ! Сотрудники, занятые на сезонной работе, обычно работают на основании гражданско-правового договора, то есть они также не будут входить в список.
Для чего нужен несписочный состав
Списочный состав нужен для анализа эффективности работы наемных сотрудников, отчета перед проверяющими органами, для проведения различных расчетов. Списочная численность работников прописывается в отчетности. Однако нужен также учет несписочных сотрудников. Требуется он по следующим причинам:
- Работодатель должен знать, сколько сотрудников фактически присутствует на предприятии.
- Иногда несписочный состав запрашивается проверяющими органами.
- Руководитель, учитывая несписочный состав, может проанализировать степень эффективности предприятия при данном количестве специалистов.
Несписочный состав отделяется от списочного для получения объективной картины. Фирма может неоднократно прибегать к услугам сторонних специалистов, однако их число не должно бесконечно расширять количество сотрудников на предприятии. Это исказит общую картину, помешает в проведении расчетов.
Какие сотрудники включаются в список
В списочный состав входят эти специалисты:
- Сотрудники, которые фактически явились на место службы.
- Люди, которые находятся в командировках. Если командировка является зарубежной, то включение в список зависит от длительности мероприятия. Если оно является краткосрочным, работник включается в список. Если командировка долгосрочная, то сотрудник не входит в список.
- Лица, которые отсутствуют на рабочем месте на основании больничного.
- Лица, исполняющие общественные или государственные функции.
- Лица, которые работают на полставки, но зачисленные в качестве целой единицы.
- Лица, работающие на дому.
- Находящиеся на испытательном сроке.
- Временные сотрудники, которые замещают основных до выхода последних на работу.
- Работники, направленные в отпуск.
- Лица, проходящие обучение в ПТУ, но находящиеся на учете компании.
- Лица, временно привлеченные к сельскохозяйственным работам, если заработок на основной работе сохраняется.
- Сотрудники, работающие вахтовым методом.
- Женщины, ушедшие в отпуск по БиР.
- Достигшие пенсионного возраста.
- Иностранные лица, занятые в российской компании.
- Лица, находящиеся под следствием в ожидании судебного решения.
ВАЖНО! Все приведенные категории сотрудников включаются в список со дня вступления трудового договора в силу. Если работники осуществляют свою деятельность вообще без соглашения, они не будут фигурировать в перечнях.
К СВЕДЕНИЮ! Существует также такое понятие, как явочная численность. Она представляет собой количество работников, которые явились на работу в данный день. Этот список включает в себя и тех сотрудников, которые находятся в командировках.
Что такое списочная численность работников
За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.
В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.
Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.
Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.
Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:
-
ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),
Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?
Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что это необходимо. Следующий вопрос — как рассчитать штатную численность?
Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.
Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.
Кто их рассчитывает?
Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).
Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.
Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.
Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.
Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.
Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.