Составляем правила внутреннего трудового распорядка
В данной статье рассмотрим, как правильно составить и утвердить правила внутреннего трудового распорядка, как их применять. Разберем ошибки, которые допускают работодатели. И, кроме того, предоставим образец правил внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) являются обязательным локальным нормативным актом компании независимо от ее организационно-правовой формы и численности (ст. 189,190 ТК РФ). Это один из тех документов, который трудовая инспекция запрашивает при проведении проверки в первую очередь, причем проверяющие уделяют внимание не только наличию правил, но и их оформлению, содержанию и порядку ознакомления с работниками. Рассмотрим, как их правильно составить, утвердить и применять; разберем ошибки, которые допускают работодатели.
Утверждение правил внутреннего трудового распорядка и ознакомление с ними
Ошибка 1
Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка. Несмотря на то что статья 189 Трудового кодекса носит императивный характер и обязывает всех работодателей утвердить правила внутреннего трудового распорядка, одной из распространенных ошибок является отсутствие данного локального акта. Особенно часто данное нарушение встречается в маленьких компаниях, такие работодатели считают, что правила внутреннего трудового распорядка для них не обязательны в силу небольшой численности. Но это мнение является ошибочным, за отсутствие правил внутреннего трудового распорядка работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) независимо от среднесписочной численности сотрудников. Хотелось бы отметить, что, возможно, в ближайшее время с микропредприятий снимут обязанность оформления правил внутреннего трудового распорядка: Минтруд России разработал законопроект (проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части особенностей регулирования труда лиц, работающих на микропредприятиях)» (подготовлен Минтрудом России 14.09.2015)), в рамках которого юридические лица и индивидуальные предприниматели с численностью до 15 человек (подп. «б» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ) смогут отказаться от утверждения локальных нормативных актов. Но законопроект еще не принят, и воспользоваться им в настоящее время работодатель не может.
Ошибка 2
Утверждение неуполномоченным лицом. Для определения порядка утверждения правил внутреннего трудового распорядка необходимо обратиться к уставу, именно в уставе компании прописано, к чьей компетенции отнесено утверждение локальных актов. Анализируя практику проведения кадрового аудита, можно сделать вывод, что во многих компаниях правила внутреннего трудового распорядка утверждены ненадлежащим образом. Уставом утверждение локальных актов отнесено к компетенции общего собрания участников общества, а по факту на документе стоит подпись генерального директора. Данная ошибка несет риск признания локальных актов недействительными и не подлежащими применению. Поэтому стоит проверить устав. Если в уставе, например, прописано, что к компетенции общего собрания участников общества относится утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества), то правила внутреннего трудового распорядка утверждаться генеральным директором не могут.
Ошибка 3
Отсутствие отметки об учете мнения представительного органа работников. Утверждение правил внутреннего трудового распорядка производится работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Порядок учета мнения приведен в статье 372 Трудового кодекса, в соответствии с которой ПВТР разрабатываются работодателем, затем проект разработанных правил направляется для согласования представительному органу работников и, если возражений со стороны указанного органа не поступило, утверждаются. Но сейчас редко встретишь компанию, в которой есть представительный орган работников или профсоюз, в таком случае для соблюдения процедуры принятия локального акта (ст. 8 ТК РФ) на нем делается отметка «На дату утверждения правил внутреннего трудового распорядка в ООО “Ромашка” нет представительного органа работников».
Ошибка 4
Работники не ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка. Обязанностью работодателя является ознакомление работников с локальными нормативными актами (ст. 22 ТК РФ), новый сотрудник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). На практике часто встречаются случаи, когда ПВТР утверждены, размещены в общедоступном месте, но работодатель не может подтвердить факт ознакомления работников с документом, а между тем, если сотрудник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка компании грозит такой же штраф, как и за их отсутствие (ст. 5.27 КоАП РФ).
Существует несколько способов фиксации факта ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка:
- на самом локальном акте (к ПВТР подшиваются листы ознакомления, и все работники расписываются на данных листах в порядке их приема на работу);
- в журнале ознакомления (работодатель заводит специальные журналы ознакомления, и работники в них расписываются также в порядке приема на работу);
- на отдельных листах ознакомления для каждого работника (в таком листе приводится полный перечень локальных актов, с которыми работник ознакомлен, факт чего он подтверждает подписью напротив каждого);
- в трудовом договоре (в конце трудового договора делается отметка об ознакомлении с ПВТР и иными локальными нормативными актами с приведением их точных названий).
Работодатель может выбрать удобный для себя способ ознакомления. Для подтверждения того, что ознакомление произошло раньше подписания трудового договора, рекомендуем использовать фразу «До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными актами», далее приводится перечень актов.
Состав и структура правил внутреннего трудового распорядка
В соответствии с Трудовым кодексом (ст. 189 ТК РФ) правила должны содержать следующие разделы:
- общие положения;
- порядок приема и увольнения работников;
- права и обязанности работника и работодателя;
- ответственность работника и работодателя;
- режим работы, время отдыха;
- порядок оплаты труда (размер, порядок выплаты, сроки и место выплаты);
- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
- заключительные положения.
Также в соответствии со спецификой деятельности компании обязательными для включения в правила внутреннего трудового распорядка являются:
- порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
- порядок и сроки ознакомления с графиками работы или сменности;
- перечень должностей с ненормированным рабочим днем (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
- продолжительность дополнительного отпуска;
- случаи, продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для обогрева и отдыха;
- перечень работ, где по условиям труда невозможно предоставление перерывов для отдыха и питания;
- порядок направления работников в командировку, оформления и оплаты расходов, связанных с командировкой (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, которым установлены разъездной характер работы или работа в пути, а также перечень таких должностей (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт).
Ошибка 5
Правила внутреннего трудового распорядка носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.
Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.
- Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.
- Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.
- Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в правила внутреннего трудового распорядка, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.
- Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др).
При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в правила внутреннего трудового распорядка условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.
Ошибка 6
Установление в правилах внутреннего трудового распорядка норм, противоречащих законодательству.СоставляяПВТР, необходимо помнить, что правила не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом.
Распространенные нарушения правил внутреннего трудового распорядка
При проведении кадрового аудита в обязательном порядке проверяются правила внутреннего трудового распорядка. Приведем перечень нарушений, которые при этом выявляются.
Образец правил внутреннего трудового распорядка.
Требование дополнительных документов.
Установление в качестве обязательного документа, предоставляемого работником при приеме на работу, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), о браке и т. п. Перечень документов, которые работник должен предоставить при приеме на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса, и требовать от него документы, не включенные в данную статью, запрещено.
Проверка на наличие судимости или административных правонарушений.
В соответствии с требованиями законодательства (ст. 65 ТК РФ) справку о наличии судимостей предоставляют при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость,подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Если такой категории работников в компании нет, то проверять соискателей и сотрудников неправомерно. Также отметим, что сведения о наличии судимостей и административных правонарушениях не являются сведениями открытого характера и работодатель не может получить к ним доступ законным путем.
Отсутствие раздела «Ответственность работника и работодателя».
Очень часто ПВТР этого раздела не содержат, что является нарушением, так как Трудовой кодекс устанавливает данное условие в качестве обязательного (ст. 189 ТК РФ).
Если работник не прошел обходной лист, то расчет с ним не производится.
Закрепление в правилах внутреннего трудового распорядка процедуры прохождения обходного листа при увольнении представляется возможным, но ставить в зависимость выдачу окончательного расчета в день увольнения от наличия в обходном листе всех необходимых подписей запрещено (ст. 84.1 ТК РФ).
Установление в правилах внутреннего трудового распорядка несуществующих видов дисциплинарных взысканий.
Очень часто в локальных актах компаний встречаются такие виды наказания, как строгий выговор или штраф. Трудовым кодексом установлены только три вида дисциплинарных взысканий – замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ), самовольное установление иных видов взысканий является правонарушением.
Установление запрета на работу по совместительству или на ведение бизнеса.
Работник имеет право заниматься любым видом деятельности (работать по совместительству или вести собственный бизнес) в свободное от работы время, установить запрет работодатель не вправе.
Также встречаются следующие нарушения:
- не указано время начала и окончания работы, перерывов в работе;
- сроки ознакомления с графиками работы на вахте меньше, чем установлено Трудовым кодексом (ст. 301 ТК РФ);
- не прописан порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
- установлена обязанность работника делить отпуск на части строго 14, 7 и 7 дней;
- не указана продолжительность дополнительного отпуска или продолжительность основного отпуска установлена меньше 28 календарных дней;
- не указаны даты выплаты заработной платы.
Основной целью работодателя при принятии правил внутреннего трудового распорядка должна быть защита прав как работников, так и компании. При грамотном составлении документа он станет инструментом регулирования трудовой дисциплины работников.
Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп
Обязательные и допустимые условия правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
ПВТР — это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у работодателя (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
ПВТР составляются в произвольной форме как как самостоятельный акт, так и как приложение к коллективному договору. При этом законодательством установлены обязательные условия, которые должны быть включены в указанный документ.
Важно! Обязательными для включения в ПВТР являются следующие условия:
— порядок приема работников;
— порядок увольнения работников;
— основные права работника и работодателя;
— основные обязанности работника и работодателя;
— ответственность работника и работодателя;
— меры поощрения работников;
— меры взыскания, применяемые к работникам.
В раздел «Порядок приема работников» включаются информация о документах, которые работник должен представить при приеме на работу, о допуске к работе, требования к заключению трудового договора, оформлению приказа о приеме на работу, трудовой книжки. Указанные вопросы четко регламентированы законом (гл. 10 и 11 ТК РФ, в частности, ст. ст. 61, 65 ТК РФ).
В раздел «Порядок увольнения работников» включается информация, из главы 13 «Прекращение трудового договора» ТК РФ. Работодатель не вправе предусмотреть в ПВТР основания для прекращения трудового договора, кроме тех, которые указаны в ТК РФ.
Раздел «Основные права работника и работодателя» основывается на нормах ч. 1 ст. 21, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.
Раздел «Основные обязанности работника и работодателя», регламентируется в соответствии с требованиями, закрепленными в ч. 2 ст. 21, ч. 2 ст. 22 ТК РФ соответственно.
Раздел «Ответственность работника и работодателя» должен содержать положения о материальной ответственности работника и работодателя.
Материальная ответственность сторон трудового договора регулируется разделом XI ТК РФ.
Нормы об ответственности носят императивный характер и не могут быть изменены и/или дополнены работодателем.
В разделе «Режим работы» указываются режимы работы, которые применяются в конкретной организации (гл. 16 «Режим рабочего времени» ТК РФ).
Для некоторых категорий работников, имеющих особый характер работы, Правительством Российской Федерации определяются особенности режима рабочего времени. Работодатель должен это учитывать при составлении ПВТР. Например, особенности режима рабочего времени установлены для работников транспорта, связи.
В разделе «Время отдыха» следует указать все виды времени отдыха, которые предоставляются работникам организации с учетом ст. 107 ТК РФ (перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, основной и дополнительные отпуска), а также с учетом гл. 18 «Перерывы в работе. Выходные и нерабочие праздничные дни» ТК РФ.
Указание в ПВТР нерабочих праздничных дней является правом работодателя, а не обязанностью, так как они устанавливаются законом и реализуются вне зависимости от того, отражены в ПВТР или нет.
В разделе «Меры поощрения работников» указываются основные виды поощрений за труд — объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии, а также иные меры поощрения, если они предусмотрены у работодателя (ст. 191 ТК РФ).
Порядок премирования можно подробно не перечислять, а сделать, например, отсылку на Положение о премировании работников, при условии, что такой перечень там содержится.
В разделе «Меры взыскания, применяемые к работникам» следует перечислить дисциплинарные взыскания, которые возможно применить к работникам: замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.
Иные виды дисциплинарных взысканий не допускаются.
Важно! Отсутствие в ПВТР обязательных условий может послужить поводом как для привлечения работодателя к административной ответственности, так и для инициации коллективного трудового спора.
Помимо обязательных условий в правила внутреннего трудового распорядка можно включить дополнительные положения, которые характерны для конкретного работодателя.
Важно! Дополнительные условия, включенные в ПВТР, не должны ухудшать положения работников по сравнению с установленными в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях.
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению.
Перечислите вопросы которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
136. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка:
• организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
137. Перечислите основные виды бланков:
• общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
138. Перечислите основные части текста протокола:
• вводная, основная
139. Письмо-напоминание — это:
• документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
140. Письмо, информирующее адресат о направлении к нему присылаемых документов:
• сопроводительное письмо
141. Письмо, сопровождающее договор, носит название (по содержанию):
• договорное
142. Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают:
• систему документации
143. Подписывают характеристику:
• руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации
144. Поле “движение документа” содержит:
• передача документа исполнителю
145. Поле “исполнитель” содержит:
• передачу документа исполнителю
146. Поле “корреспондент” содержит:
• название организации
147. Поле “краткое содержание” содержит:
• заголовок документа
148. Поле “регистрационный номер документа” содержит:
• валовый порядковый номер регистрируемого документа
149. Поле “состояние документа” содержит:
• движение документа
150. Поля на документе — это:
• расстояния от границы текста до края листа бумаги
Тест по документационному обеспечению управления, 100 вопросов с ответами
1. Гарантийное письмо – это:
A) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
B) документ, содержащий приглашение на мероприятие
C) документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
D) документ, подтверждающий получение ценностей
2. Дайте определение документа:
A) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
B) совокупность реквизитов официального письма
C) стандартное расположение материала
D) текст
3. Дайте определение формуляра-образца:
A) совокупность реквизитов делового письма
B) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
C) совокупность реквизитов приказа
D) совокупность реквизитов акта
4. Дата документа оформляется следующим образом:
A) 1 февраля 1997
B) 1 февраля 97 г.
C) 01.02.97 г.
D) 01.02.97
5. Дата документа — это:
A) дата его подписания, принятия
B) дата его составления
C) дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
D) дата события
6. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:
A) вещественность;
B) атрибутивность;
C) структурность;
D) верного варианта ответа нет.
7. Деловые письма обычно заканчивают фразами:
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) с уважением …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) в связи …
8. Делопроизводство — это:
A) правильное оформление документов.
B) организация документооборота в учреждении.
C) совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
D) совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.
9. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
A) документационное обеспечение управления
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) система документации
10. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
A) должностная инструкция
B) устав
C) положение
D) штатное расписание
11. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:
A) объяснительная записка
B) докладная записка
C) акт
D) протокол
12. Какая функция относится к общим функциям документа:
A) общекультурная;
B) информационная;
C) правовая;
D) упорядочивающая.
13. Как должно происходить деление документов:
A) на роды, подвиды, подроды, разновидности;
B) на роды, виды, подвиды, разновидности;
C) на виды, подвиды, разновидности, роды;
D) на подвиды, подроды, разновидности.
14. Документационное обеспечение управления — это:
A) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
B) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
15. ЕГСД — это:
A) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
B) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
16. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
A) неопубликованный;
B) тайный;
C) непубликуемый;
D) непериодический.
17. Что относится к признакам документа:
A) функциональность информации;
B) тождественность самому себе;
C) законность;
D) завершенность сообщения.
18. Какой логический прием, используется при создании документов:
A) определение;
B) установление;
C) обоснование;
D) разъяснение.
19. Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите
A) договорное письмо
B) рекламное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-приглашение
20. Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
A) договорное письмо
B) информационное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-претензию
21. Укажите отличительное свойство документа:
A) копийность;
B) юридическая сила;
C) множественность;
D) точность.
22. Если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу, Вы составите
A) письмо-приглашение
B) сопроводительное письмо
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо
23. Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-подтверждение
C) договорное письмо
D) информационное письмо
24. Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-уведомление
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо
25. Если Вам необходимо составить письмо, сопровождающее договор, то оно будет носить название (по содержанию)
A) письмо-подтверждение
B) договорное
C) сопроводительное
D) письмо-уведомление
26. Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
A) информационное письмо
B) договорное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-подтверждение
27. Если распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это
A) приказ
B) заявление
C) распоряжение
D) указание
28. Если распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это
A) приказ
B) распоряжение
C) инструкция
D) указание
29. Индекс документа оформляется следующим образом
A) 13.14
B) пк 11.
C) сд 16.
D) 13/14
30. Индекс документа — это
A) порядковый номер регистрации
B) индекс структурного подразделения
C) цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения
D) номер дела по номенклатуре дел
31. Интервал — это
A) рабочее поле
B) служебное поле
C) положение табулятора
D) расстояние между основаниями смежных строк
32. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это
A) докладная записка
B) акт
C) протокол
D) объяснительная записка
33. Исполнительное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
C) работа с документами, проводившаяся в министерствах
D) работа с документами, проводившаяся в приказах
34. Коллежское делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
B) работа с документами, проводившаяся в приказах
C) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
D) работа с документами, проводившаяся в министерствах
35. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
A) распорядительные документы
B) устав
C) справочно-информационные
D) организационные документы
36. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это
A) система документации
B) ЕГСД
C) документационное обеспечение управления
D) стандартизация
37. Назовите виды докладных записок
A) информационные, отчетные
B) внутренние, внешние
C) отчетные, внутренние
D) информационные, отчетные, внутренние, внешние
38. Назовите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД
A) А 5 (148х210 мм); А 3 (297х420 мм)
B) А 4 (210х297 мм); А 5 (148х210 мм)
C) А 5 (148х210 мм); А 6 (105х148 мм)
D) А 3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм)
39. Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах
A) памяти
B) отписки
C) акт
D) грамоты
40. Назовите документ, не входящий в группу распорядительных документов
A) структура и штатная численность
B) указание
C) приказ
D) постановление
41. Назовите документ, не входящий в состав информационно-справочных
A) протокол
B) справка
C) распоряжение
D) акт
42. Назовите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства
A) жалованная грамота
B) указ
C) приговор
D) акт
43. Назовите нормативный документ, на основании которого оформляются документы ОРД
A) инструкция по делопроизводству
B) положение об архивном фонде РФ
C) ГОСТ 6.30.-2003
D) ГОСТ 16.48.7-70
44. Назовите раздел, не входящий в текст устава
A) регламент деятельности
B) общие положения
C) организационное единство
D) должностные обязанности
45. Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта
A) подпись
B) текст
C) адресат
D) заголовок
46. Назовите реквизит, не входящий в формуляр решения
A) текст
B) заголовок
C) ссылка на индекс и дату входящего документа
D) подпись
47. Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава
A) название организации
B) наименование министерства или ведомства
C) наименование вида документа
D) адресат
48. Назовите цели доклада
A) аргументация
B) информирование и убеждение
C) доказательство
D) убеждение
49. Назовите части текста приказа
A) констатирующая, вводная
B) констатирующая, распорядительная
C) основная, распорядительная
D) вводная, основная
50. Обязательный признак на документе, установленный законом — это
A) интервал
B) реквизит
C) положение табулятора
D) эмблема
51. Организационно-распорядительная документация — это
A) унифицированный документ
B) совокупность реквизитов
C) совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления
D) унифицированная форма
52. Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это
A) штатное расписание
B) должностная инструкция
C) устав
D) положение
53. Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
A) правила внутреннего и трудового распорядка
B) устав
C) штатное расписание
D) структура и штатная численность
54. Организация работы с документами в коллегиях носит название
A) коллежское делопроизводство
B) советское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство
55. Организация работы с документами в министерствах носит название
A) советское делопроизводство
B) коллежское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство
56. Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
A) передавать только краткую, срочную информацию
B) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих документов
C) текст — более 100 слов
D) использовать максимум специальных терминов
57. Основные части текста протокола
A) констатирующая, вводная
B) основная, распорядительная
C) констатирующая, распорядительная
D) вводная, основная
58. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
A) резолюция
B) адресат
C) виза согласования
D) виза заверения
59. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1. doc Симкина 13.01.98
A) отметка о заверении копии
B) отметка о поступлении
C) исполнитель
D) отметка о переносе данных на машинный носитель
60. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
A) гриф утверждения
B) отметка о заверении копии
C) подпись
D) резолюция
61. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К.Сомов
A) виза
B) текст
C) подпись
D) заголовок
62. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
A) подпись
B) заголовок
C) виза
D) резолюция
63. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
A) исполнитель
B) отметка о поступлении
C) гриф утверждения
D) отметка о заверении копии
64. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
A) виза
B) заголовок
C) резолюция
D) текст
65. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
A) гриф утверждения
B) исполнитель
C) резолюция
D) отметка о заверении копии
66. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
A) гриф утверждения
B) заголовок
C) резолюция
D) подпись
67. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
A) адрес
B) резолюция
C) виза
D) гриф утверждения
68. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
A) резолюция
B) отметка о поступлении документа
C) отметка о наличии приложений
D) подпись
69. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “02.03.98.”
A) подпись
B) дата
C) резолюция
D) отметка о наличии приложений
70. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “13/14”
A) индекс
B) отметка о наличии приложений
C) резолюция
D) подпись
71. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”
A) отметка о наличии приложений
B) подпись
C) дата
D) резолюция
72. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
A) организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
B) должностной и численный состав предприятия
C) научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц
D) порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений
73. Перечислите основные виды бланков
A) общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
B) существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
C) существует только общий бланк
D) существует только бланк для писем
74. Перечислите основные элементы доклада
A) основная часть; выводы (рекомендации)
B) вступление; выводы (рекомендации)
C) вступление; основная часть
D) вступление; основная часть; выводы (рекомендации)
75. Перечислите цели изучения делопроизводства
A) определить роль служб ДОУ.
B) показать значение работы с документами в жизни общества.
C) овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.
D) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.
76. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
B) в связи с …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) с уважением …
77. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) мы надеемся на Вашу заинтересованность …
C) с уважением …
D) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
78. Письмо чаще всего начинается словами
A) в связи с …
B) с уважением …
C) в соответствии с …
D) уважаемые господа …
79. Письмо-напоминание — это
A) документ, подтверждающий получение ценностей
B) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
C) документ, содержащий приглашение на мероприятие
D) документ, содержащий информацию о проводимом мероприятии
80. Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают
A) систему документирования
B) унифицированную форму
C) унифицированный документ
D) систему документации
81. Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это
A) указание
B) приказ
C) распоряжение
D) решение
82. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это
A) приказ
B) указание
C) решение
D) распоряжение
83. Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
A) положение
B) устав
C) должностная инструкция
D) штатное расписание
84. Приказное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в министерствах
C) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
D) работа с документами, проводившаяся в приказах
85. Причины издания указания раскрываются в
A) вводной части текста
B) распорядительной части текста
C) констатирующей части текста
D) основной части текста
86. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это
A) система документации
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) документационное обеспечение управления
87. Работа с документами, проводившаяся в приказах, носит название
A) приказное делопроизводство
B) исполнительное делопроизводство
C) коллежское делопроизводство
D) советское делопроизводство
88. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это
A) решение
B) указание
C) распоряжение
D) приказ
89. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций) — это
A) приказ
B) решение
C) указание
D) распоряжение
90. Расстояние между основаниями смежных строк это
A) служебное поле
B) положение табулятора
C) рабочее поле
D) интервал
91. Реквизит — это
A) обязательный признак на документе, установленный законом
B) система документации
C) служебное поле
D) рабочее поле
92. Реквизит “виза ознакомления” выглядит следующим образом:
A) секретарь л/п Ф.И.О. 00.00.00
B) юрист л/п 00.00.00
C) секретарь Ф.И.О. л/п 00.00.00
D) с приказом ознакомлен: л/п 00.00.00
93. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это
A) штатное расписание
B) положение
C) должностная инструкция
D) устав
94. Система документации — это
A) совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности
B) совокупность реквизитов
C) документ, содержащий первичную информацию
D) система документации, созданная по единым правилам и требованиям
95. Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это
A) кадровая документация
B) бухгалтерская документация
C) техническая документация
D) ОРД
96. Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это
A) отчетные документы
B) информационно-справочные документы
C) распорядительные документы
D) организационные документы
97. Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это
A) распорядительные документы
B) организационные документы
C) отчетные документы
D) информационно-справочные документы
98. Совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это
A) система документирования
B) система документации
C) документооборот
D) делопроизводство
99. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это
A) выписка
B) формуляр-образец
C) бланк
D) документ
100. Стандартизация — это
A) стандартное расположение материала.
B) согласование с текстом заинтересованных лиц.
C) употребление устойчивых оборотов.
D) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
Список литературы
1. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие Юнити-Дана
2. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Румынина Л.А. — Документационное обеспечение управления (Книга)
4. Ю.Д. Бахтеев , В.Ф. Захаров , И.Н. Наумов.
Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие.