Урок 3. Карточка поиска и ее специальные возможности
Карточка поиска позволяет искать документы по известным реквизитам (номер, вид, принявший орган, дата принятия). С помощью Карточки поиска можно найти конкретный документ или составить подборку документов по теме.
Основные преимущества Карточки поиска
может искать по всем документам системы и по ее отдельным разделам
карточки поиска разных разделов могут содержать уникальные поля
можно указать конкретную дату принятия документа или диапазон дат (месяц, год, последние три года и т.д.)
в поиске по тексту и названию можно задавать сложные выражения с использованием логических условий (и, или, кроме), указывать близость слов, использовать словарь сокращений
результат поиска представлен в виде дерева-списка: слева – перечень разделов и информационных банков, справа – список документов выбранного информационного банка
можно искать в своих папках документов
есть кнопка «История и сохраненные запросы» для быстрого перехода в Историю запросов (журнал)
Примеры с решением к уроку 3 »
Примеры для самостоятельной работы к уроку 3 »
* примеры рассчитаны на использование систем КонсультантПлюс, установленных в учебных классах вузов
Тест по теме "Работа в программе Консультант Плюс"
Тест по теме "Работа в программе Консультант Плюс" содержит 20 вопросов. На каждый вопрос 1 правильный ответ.
Просмотр содержимого документа
«Тест по теме «Работа в программе Консультант Плюс»»
Тест по дисциплине «Информатика»
Тема: «СПС КонсультантПлюс»
Раздел «Законодательство» содержит, в частности, информационные банки…
Варианты ответов:
«Законопроекты» и «Версия Проф»
«Версия Проф» и «Пермский край»
«Пермский край» и «Корреспонденция счетов»
«Корреспонденция счетов» и «Законопроекты»
Федеральный закон от 23.02.2013 №15-ФЗ «Об охране здоровья граждан от воздействия окружающего табачного дыма и последствий потребления табака» содержится в информационном банке…
Варианты ответов:
«Решения высших судов»
На стартовой странице нет ссылки…
Варианты ответов:
Законы и постановления
По кнопке «Избранное» на панели быстрого доступа
По окне «Обзор изменений документа» на правой панели в тексте документа
По кнопке «Назад» панели инструментов
Из стартовой страницы по ссылкам в ее нижней части
Поиском редакций документа
Экспресс-поиск, умный поиск, быстрый поиск
Правовой навигатор, карточка поиска, интернет-навигатор
Быстрый поиск, карточка поиска, правовой навигатор
Быстрый доступ, креативный поиск, интернет-поиск
Только из информационного банка «ВерсияПроф»
Только из раздела «Законодательство»
Только из разделов «Законодательство» и «Финансовые и кадровые консультации»
Из всех установленных на компьютере пользователя разделов и информационных банков
Система выдаст сообщение об ошибке
Будет считаться, что пользователя устраивают документы с любым заполнением этого поля
Не будет найдено ни одного документа
В это поле будет случайным образом внесено какое-нибудь значение из словаря данного поля
- Можно заполнить любое количество полей
- Надо обязательно заполнить все поля
- Надо обязательно заполнить поле «Дата»
- Надо обязательно заполнить поле «Номер»
Через кнопку «Обзоры»
Через поле «Тематика» карточки поиска
Через кнопку «Справочная информация»
В системе такая информация отсутствует
«Дата», «Принявший орган», «Номер», «Тематика»
«Принявший орган», «Номер», «Тематика», «Вид документа»
«Номер», «Тематика», «Вид документа», «Дата»
«Тематика», «Вид документа», «Дата», «Поиск по статусу»
- 3
- 4
- 10
- Любому количеству
- Переход к карточке поиска
- Переход на стартовую страницу
- Переход в окно Правового навигатора
- Закрытие системы КонсультантПлюс
- В папке окажется один экземпляр этого документа
- В папке этот документ будет отсутствовать
- В папке окажется два экземпляра этого документа
- При попытке во второй раз занести документ в папку появится сообщение о недопустимости этой операции
Если при экспорте в редактор Word фрагмента текста документа
в редакторе уже открыт какой-либо документ, то фрагмент текста будет перенесен…
- Всегда в новый документ Word
- В конец уже открытого документа
- Либо в то место открытого документа, где находится курсор, либо в новый документ
- Появится сообщение об ошибке
Выделенный фрагмент текста документа нельзя…
- Сохранить в файл
- Поместить в папку «Избранное»
- Распечатать
- Экспортировать в Word
При печати из текста документа…
- если ни одна строка текста не выделена, то ничего распечатано не будет
- если выделено несколько фрагментов текста, то будет распечатан только первый выделенный фрагмент
- нельзя выделить для печати одновременно несколько фрагментов
- если ни одна строка текста не выделена, то будет распечатан весь текст
В системе КонсультантПлюс закладку можно поставить…
- только в тексте последних на текущий момент редакций документов
- в тексте любых документов, за исключением старых редакций документов
- в тексте любых документов
- в тексте любых документов, но к закладке, поставленной в тексте старой редакции документа, нельзя написать комментарий
Чтобы поставить документ на контроль (находясь в тексте документа
или на его названии в списке), надо…
нажать кнопку «Добавить в избранное» в пиктографическом меню и выбрать вкладку «Документы на контроле»
нажать кнопку «Добавить в избранное» в пиктографическом меню и, выбрав вкладку «Документы и закладки», создать там папку «Документы на контроле»
нажать кнопку «Избранное» в пиктографическом меню и, выбрав вкладку «Документы и закладки», создать там папку «Документы на контроле»
Снять документ с контроля …
можно в любое время
можно, только если в документе произошли изменения после постановки на контроль
Часть 1. Организация поиска документов в системах КонсультантПлюс Понятие Карточки поиска
Первый этап работы с правовой информацией заключается в поиске нужных документов. Для этого в системах КонсультантПлюс предусмотрено составление соответствующего запроса путем заполнения так называемой Карточки поиска. При входе в систему после открытия окна «База данных» Карточка поиска появляется в окне автоматически.
Структурной единицей информационного банка (ИБ) системы является документ. Любой документ, кроме непосредственно текста, имеет определенные идентификационные характеристики (реквизиты): название, дата принятия, вид документа и т.д., которые отличают данный документ от других. Поэтому, чтобы найти необходимый документ, нужно тем или иным способом указать эти характеристики.
Карточка поиска — основное средство поиска документов в ИБ систем. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей (рис. 2). Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь. Таким образом, любому документу из ИБ обязательно соответствует определенный элемент в словаре каждого поля Карточки поиска, и, наоборот, каждому элементу любого словаря соответствует хотя бы один документ из ИБ.
Многие слова в данных словарях заканчиваются символом: «*», который заменяет окончание слова и позволяет искать слова с любым окончанием, то есть в различных грамматических формах.
Например, если при поиске документов указать в поле «Название документа» слово НАЛОГ*, то будут найдены документы, в названии которых встречаются слова НАЛОГ, НАЛОГИ, НАЛОГАХ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ и т.д.
Рис.2. Карточка поиска СПС «Консультант Плюс»
Для поиска требуемого документа необходимо сформировать запрос — заполнить некоторые поля Карточки поиска. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки поиска. Если же какое-то поле Карточки поиска не заполнено, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Например, поиск по пустой Карточке поиска приведет к формированию списка документов, включающего все документы информационного банка. Указанная особенность вовсе не означает необходимость заполнять все поля Карточки поиска. Наоборот, для поиска любого документа достаточно правильно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно.
Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.
При заполнении полей Карточки поиска следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки поиска. В ней содержится информация о количестве документов из ИБ, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться, о чем сообщит информационная строка.
Если количество найденных документов нас устраивает, надо щелкнуть мышью по кнопке Построить список документов в нижней части окна или нажать клавишу F9 для перехода в сформированный список документов.
Необходимо различать два вида поиска. Поиск конкретного документа и поиск информации по определенному вопросу.
При поиске конкретного документа надо внести известные его реквизиты в Карточку поиска. Если сформированный таким образом список будет слишком большим, следует уточнить запрос, например, заполнением поля «Текст документа», используя слова, которые, скорее всего, должны содержаться в тексте документа.
При поиске документов по какому-либо вопросу (то есть когда реквизиты документов неизвестны, а имеется лишь их общая тематическая направленность) следует начинать с максимально широкого запроса, используя поля «Тематика», «Текст документа», «Ключевые слова», а затем рассмотреть различные варианты уточнения запроса и сужения списка найденных документов.
Сравнительный анализ видов поиска в спс «гарант» и «консультантплюс»
В системах существуют разные виды поисков. Рассмотрим их.
Поиск по реквизитам
Реквизит документа представляет собой параметр идентификации документа, позволяющий найти его в базе данных, например, регистрационный номер, наименование принявшего органа, рубрики классификатора, ключевые слова и пр. В зависимости от вида, правового статуса и типа хранения документ может сопровождаться различными наборами реквизитов.
Поиск по реквизитам существует в обеих системах. Рассмотрим особенности его применения в системах «Гарант» и «КонсультантПлюс».
Рис. 14. Поиск по реквизитам системы «Гарант»
Найти в системе нужный документ можно с помощью поиска по реквизитам, если точно известны его помер, дата принятия, название или другие характеристики.
Для вызова поиска по реквизитам воспользуйтесь соответствующим пунктом Основного меню, меню кнопки Поиск панели инструментов, клавишей F7 или командой Поиск по реквизитам в разделе Поиск командного меню.
Карточка запроса поиска по реквизитам размещается в основном окне. Для каждого реквизита, по которому осуществляется поиск в системе, в карточке предусматривается отдельное поле. Для удобства работы все поля распределены по секциям: Контекстный поиск, Основные реквизиты документа, Реквизиты регистрации в Минюсте и Расширенные реквизиты документа.
Редко используемую секцию можно свернуть с помощью кнопки, расположенной справа в строке названия секции.
Рис. 15. Поиск по реквизитам системы «КонсультантПлюс»
Карточка поиска «КонсультантПлюс» – аналог «Поиска по реквизитам» системы «Гарант». В ней не обязательно вводить номер, точный во всех знаках препинания и пробелах. Умный механизм действует так же, как и в «Быстром поиске». Можно выбирать раздел для поиска, такой как «Законодательство» и «Финансовые и кадровые консультации», для каждого раздела будут свои собственные поля. Однако существуют и недоработки:
· в разделе «Формы документов» нет поиска по статусу (по актуальным или неактуальным формам),
· в разделе "Комментарии законодательства" нельзя искать по виду документа (например, книга, статья, вопрос-ответ).
В этих случаях приходится пользоваться «основной» Карточкой поиска, по всем разделам.
Итак, проанализировав данный вид поиска, можно сделать следующее выводы:
Поиск по реквизитам в системе «Гарант» шире по сравнению с аналогичным поиском системы «КонсультантПлюс». В СПС «Гарант» существует новый раздел «Поиска по реквизитам», как «Правовой календарь», в нём три поля (см. рис. 16):
· Вступление в силу
Рис. 16 Раздел «Правовой календарь» СПС «Гарант»
В каждом их этих полей предлагается ввести диапазон дат. Фактически, данный инструмент позволяет отслеживать изменения законодательства за какой-то период с конкретизацией по виду изменений.
В карточке поиска системы «Консультант Плюс» отсутствуют следующие поля:
— Вступление в силу
— Дата регистрации в Минюсте
— Регистрационный номер в Минюсте
— Статус регистрациив Минюсте
— Вид правовой информации
В карточке же поиска системы «Гарант» также отсутствуют такие поля, как:
К недостаткам системы «Гарант» также можно отнести то, при выборе блока информации для поиска, поля одинаковы для всех видов документов. Это недостаток. Отсутствует поле для поиска по автору.
Сравнивая также поиск по таким реквизитам, как «Принявший орган» («КонсультантПлюс») и «Орган/Источник» («Гарант»), видим, что в первом случае выстраивается список атрибутов в алфавитном порядке (рис. 17), чего нет в СПС «Гарант», где данные реквизиты сгруппированы, что не является удобным для пользователя (рис. 18).
Рис. 17 Пример поиска по полю Принявший орган (СПС «КонсультантПлюс»)
Рис. 18 Пример поиска по полю Орган/Источник (СПС «Гарант»)
Существует также возможность выбора нескольких вариантов атрибутов (в одном реквизите). В системах «Гарант» и «КонсультантПлюс»данная операция присутствует, также можно выбирать логические связки «и», «или», «кроме». Однако, в программе «КонсультантПлюс», в отличие от «Гарант», нельзя одновременно выбрать несколько логических связок, что можно отнести к недостаткам (рис. 19, 20).
Рис. 19 Пример поиска по полю Принявший орган (СПС «КонсультантПлюс») с заданием одинаковых логических условий
Рис. 20 Пример поиска по полю Орган/Источник (СПС «КонсультантПлюс») с заданием различных логических условий
Поиск по ситуации
Нередко пользователю необходимо найти информацию по правовой проблеме, которую он может только описать в целом и не представляет, в каких документах такая информация может содержаться. Именно в этих случаях применяются инструменты поиска на основе специализированных классификаторов информации, юридической обработки документов специалистами компаний-разработчиков СПС.
«Поиск по ситуации» системы «Гарант» является хорошим помощником, если пользователь не знаете, какими именно ключевыми словами сделать правильный запрос. В нем собрано множество ситуаций поиска (рис.21). Необходимо вводить ключевые слова, и выбирайте нужную ситуацию из получившегося списка.
В системе «КонсультантПлюс» существует возможность поиска в «Правовом навигаторе» (рис. 22).
Выявить, что лучше, «Поиск по ситуации» или «Правовой навигатор» в «КонсультантПлюс», не удастся, так как данные виды поиска похожи только внешне, а предлагаемые ситуации в них различны.