Восстановление экземпляра трудового договора при его утрате
На практике могут встречаться случаи, когда работодатель и работник могут утратить все экземпляры трудового договора, регулирующего отношения между ними. Это может произойти по небрежности хранения, ввиду смены адреса расположения офиса или в силу вполне объективных причин, таких как пожар, кража или иные подобные ситуации.
Необходимо понимать, что трудовые отношения из-за утраты трудового договора не прекращаются, но продолжают реализовываться на условиях, предусмотренных трудовым договором. Данный вывод можно сделать из содержания главы 13 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), которая закрепляет закрытый перечень оснований для прекращения трудового договора и не называет такого основания как «утрата экземпляра трудового договора».
Риски
Для ясности сторонам трудовых отношений рекомендуется восстановить утраченные документы, потому что в перспективе может возникнуть трудовой спор, который вынудит стороны обратиться к изучению трудового договора.
Стоит отметить, что, возможно, интерес работодателя в восстановлении утраченного трудового договора является более широким, чем интерес работника, поскольку работодатель заинтересован в соблюдении трудового законодательства, которое требует от него оформления трудовых отношений с работником и наличия доказательств данного оформления для подтверждения в ходе проверки. За несоблюдение данного требования и (или) иных требований трудового законодательства работодатель подвергает себя риску быть привлечённым к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
С другой стороны, работник также заинтересован в наличии у него своего экземпляра трудового договора, поскольку в перспективе ему необходимо будет реализовывать пенсионные права. И вот тут трудовой договор может оказаться очень кстати.
Алгоритм действий
1. Утрачены оба экземпляра
ТК РФ не закрепляет процедуры восстановления трудового договора. Настоящее указывает на то, что работодатель и работник могут самостоятельно определить процедуру восстановления, кроме того, процедура может быть регламентирована локальными нормативными правовыми актами работодателя.
При восстановлении трудового договора возможно руководствоваться сведениями из пояснений работника и представителя работодателя, иных работников, шаблонами трудовых договоров иных работников, заключенных в один период времени с договором, который восстанавливается, приказами работодателя о приеме, увольнении работника, личной карточкой работника, сведениями из электронных баз данных работодателя, расчетными листками и т.д.
При составлении нового текста договора рекомендуется упомянуть, что данный договор является дубликатом утраченного.
2. Утрачен экземпляр трудового договора работника
Статья 62 ТК РФ закрепляет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. То есть статья 62 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность в течение 3-х дней передать работнику, запрашиваемый им документ, таким документом может быть и трудовой договор (его дубликат) даже в случае, если данный документ требуется восстановить. При несоблюдении данного срока работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
В случае, если работодатель не восстанавливает (не выдает) в установленный срок трудовой договор (его дубликат), то работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда с заявлением о проведении проверки действий работодателя на предмет соответствия ТК РФ с вынесением, в случае обнаружения нарушения, обязательного для выполнения работодателем предписания или иных мер принуждения.
Также у работника имеется право обратиться в суд за понуждением работодателя в судебном порядке выдать работнику копию трудового договора (его дубликат) в соответствии со статьей 62 ТК РФ.
Таким образом, работодатель должен выдать копию трудового договора, который содержится в личном деле работника с отметкой копия документа.
3. Экземпляр трудового договора утрачен работодателем
В этой ситуации ТК РФ не закрепляет за работником аналогичной обязанности по выдаче копий документов, поэтому работник в данном вопросе является в преимущественном положении перед работодателем.
В случае, если работник не идет навстречу работодателю в восстановлении утраченного трудового договора, и имеет подтверждающее это переписку с работником, по нашему мнению, у работодателя имеется только один способ «восстановить» договор – через суд. Однако не исключены правовые риски для данного спора, поскольку анализ судебной практики показал отсутствие судебных решений по изучаемому вопросу. Мы полагаем такое право у работодателя имеется в силу части 2 статьи 45 Конституции Российской Федерации согласно которой каждый вправе защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом. Нарушение прав работодателя утратой трудового договора и уклонением работника от его восстановления может быть продемонстрировано уже на приведенном выше примере – работодатель должен иметь должным образом оформленные с работником трудовые отношения и доказательства данного оформления для подтверждения в рамках проверок со стороны надзорных органов.
Таким образом, делая вывод, стоит отметить, что восстановить трудовой договор стороны могут по взаимному согласию, руководствуясь всем объемом сохранившейся у них в наличии информации. ТК РФ не закрепляет регулирования по данному правоотношению.
Работник в данном вопросе является в более защищенном положении чем работодатель, поскольку он может обратиться к содержанию статьи 62 ТК РФ, которая косвенным образом обязывает работодателя восстановить трудовой договор и иные документы, связанные с работой для их передачи работнику.
Работодатель в намерении восстановить трудовой договор может столкнуться с противодействием работника. В этом случае «восстановление» данного договора возможно через обращение в суд с требованием к работнику об обязании подписать трудовой договор. Однако данная процедура не имеет широкого распространения на практике и потому является несколько неопределенной.
Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 09 сентября 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.
Заказ услуги: Нет
Задать вопрос: Нет
На практике могут встречаться случаи, когда работодатель и работник могут утратить все экземпляры трудового договора, регулирующего отношения между ними. Это может произойти по небрежности хранения, ввиду смены адреса расположения офиса или в силу вполне объективных причин, таких как пожар, кража или иные подобные ситуации.
Необходимо понимать, что трудовые отношения из-за утраты трудового договора не прекращаются, но продолжают реализовываться на условиях, предусмотренных трудовым договором. Данный вывод можно сделать из содержания главы 13 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), которая закрепляет закрытый перечень оснований для прекращения трудового договора и не называет такого основания как «утрата экземпляра трудового договора».
Риски
Для ясности сторонам трудовых отношений рекомендуется восстановить утраченные документы, потому что в перспективе может возникнуть трудовой спор, который вынудит стороны обратиться к изучению трудового договора.
Стоит отметить, что, возможно, интерес работодателя в восстановлении утраченного трудового договора является более широким, чем интерес работника, поскольку работодатель заинтересован в соблюдении трудового законодательства, которое требует от него оформления трудовых отношений с работником и наличия доказательств данного оформления для подтверждения в ходе проверки. За несоблюдение данного требования и (или) иных требований трудового законодательства работодатель подвергает себя риску быть привлечённым к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
С другой стороны, работник также заинтересован в наличии у него своего экземпляра трудового договора, поскольку в перспективе ему необходимо будет реализовывать пенсионные права. И вот тут трудовой договор может оказаться очень кстати.
Алгоритм действий
1. Утрачены оба экземпляра
ТК РФ не закрепляет процедуры восстановления трудового договора. Настоящее указывает на то, что работодатель и работник могут самостоятельно определить процедуру восстановления, кроме того, процедура может быть регламентирована локальными нормативными правовыми актами работодателя.
При восстановлении трудового договора возможно руководствоваться сведениями из пояснений работника и представителя работодателя, иных работников, шаблонами трудовых договоров иных работников, заключенных в один период времени с договором, который восстанавливается, приказами работодателя о приеме, увольнении работника, личной карточкой работника, сведениями из электронных баз данных работодателя, расчетными листками и т.д.
При составлении нового текста договора рекомендуется упомянуть, что данный договор является дубликатом утраченного.
2. Утрачен экземпляр трудового договора работника
Статья 62 ТК РФ закрепляет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. То есть статья 62 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность в течение 3-х дней передать работнику, запрашиваемый им документ, таким документом может быть и трудовой договор (его дубликат) даже в случае, если данный документ требуется восстановить. При несоблюдении данного срока работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
В случае, если работодатель не восстанавливает (не выдает) в установленный срок трудовой договор (его дубликат), то работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда с заявлением о проведении проверки действий работодателя на предмет соответствия ТК РФ с вынесением, в случае обнаружения нарушения, обязательного для выполнения работодателем предписания или иных мер принуждения.
Также у работника имеется право обратиться в суд за понуждением работодателя в судебном порядке выдать работнику копию трудового договора (его дубликат) в соответствии со статьей 62 ТК РФ.
Таким образом, работодатель должен выдать копию трудового договора, который содержится в личном деле работника с отметкой копия документа.
3. Экземпляр трудового договора утрачен работодателем
В этой ситуации ТК РФ не закрепляет за работником аналогичной обязанности по выдаче копий документов, поэтому работник в данном вопросе является в преимущественном положении перед работодателем.
В случае, если работник не идет навстречу работодателю в восстановлении утраченного трудового договора, и имеет подтверждающее это переписку с работником, по нашему мнению, у работодателя имеется только один способ «восстановить» договор – через суд. Однако не исключены правовые риски для данного спора, поскольку анализ судебной практики показал отсутствие судебных решений по изучаемому вопросу. Мы полагаем такое право у работодателя имеется в силу части 2 статьи 45 Конституции Российской Федерации согласно которой каждый вправе защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом. Нарушение прав работодателя утратой трудового договора и уклонением работника от его восстановления может быть продемонстрировано уже на приведенном выше примере – работодатель должен иметь должным образом оформленные с работником трудовые отношения и доказательства данного оформления для подтверждения в рамках проверок со стороны надзорных органов.
Таким образом, делая вывод, стоит отметить, что восстановить трудовой договор стороны могут по взаимному согласию, руководствуясь всем объемом сохранившейся у них в наличии информации. ТК РФ не закрепляет регулирования по данному правоотношению.
Работник в данном вопросе является в более защищенном положении чем работодатель, поскольку он может обратиться к содержанию статьи 62 ТК РФ, которая косвенным образом обязывает работодателя восстановить трудовой договор и иные документы, связанные с работой для их передачи работнику.
Работодатель в намерении восстановить трудовой договор может столкнуться с противодействием работника. В этом случае «восстановление» данного договора возможно через обращение в суд с требованием к работнику об обязании подписать трудовой договор. Однако данная процедура не имеет широкого распространения на практике и потому является несколько неопределенной.
Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 09 сентября 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.
Что делать, если утерян трудовой договор
Утрата кадровых документов приводит к появлению огромного списка проблем у кадровика. Особенно, если речь идет о трудовом договоре. Его необходимо как можно скорее восстановить. При этом следует выполнить процедуру правильно и с соблюдением всех законов.
Почему исчезают оригиналы трудовых договоров
При правильно выстроенной системе хранения документы всегда должны быть в наличии, находиться в специально отведенном месте или архиве. Но на практике ситуаций, когда исчезают трудовые договоры, немало.
Наиболее частой причиной является переезд офиса. При транспортировке многие бумаги легко потерять, в суматохе нужный документ выбросить или забыть на старом месте.
Иногда с такой проблемой сталкивается кадровик, который приходит в компанию на место старого сотрудника. Если предшественник безответственно относился к хранению бумаг, существует большая вероятность, что многие документы новый работник не сможет найти.
Протечка трубы, пожары и другие стихийные бедствия также могут привести к утрате важных бумаг. Теряют договоры и сами сотрудники. Точнее, они могут лишиться своего экземпляра документа. Однако и в таком случае работодателю придется заниматься его восстановлением.
Последствия утери трудового договора
За утерю трудового договора несут ответственность как должностное лицо, так и предприятие. Отсутствие основного документа рассматривается как нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.
По факту утраты необходимо провести должностную проверку, наказать ответственного сотрудника. Если отсутствие трудового договора было выявлено трудовой инспекцией, для всех виновных предусмотрено административное наказание:
для должностного лица штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.;
для индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 руб.
При повторном нарушении для должностных лиц и ИП предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для предприятия — от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, сотрудника, ответственного за нарушение, могут отстранить от должности на срок до трех лет.
Работодателю следует озаботиться и наличием трудового договора у сотрудника. Этот момент регулируется частью 1 статьи 67 ТК РФ. Если сотрудник обратится с жалобой на отказ выдать трудовой договор или его дубликат, компанию помимо штрафов может ожидать и приостановление деятельности на срок до 90 дней.
Как исправить ситуацию
Если договор потерял сотрудник, кадровая служба обязана выдать ему дубликат. Делается это по письменному заявлению от работника. Срок исполнения не должен превышать трёх дней с момента обращения. Никаких средств за повторную выдачу документа брать нельзя. Дубликат оформляется бесплатно.
В случаях, когда сотрудник просит выдать копию трудового договора, ее обязательно следует заверить. Для этого в нижней части документа вписывают слово «верно», под ним указывают должность и фамилию работника, заверившего бумагу, дату и подпись.
Нотариальное заверение законодательством не предусмотрено. Поэтому данный вопрос остается на рассмотрении работодателя. Если сотрудник обратился с подобной просьбой, кадровик вправе отказать.
Важно! Локальными нормативными актами может быть предусмотрено нотариальное заверение копии трудового договора. Если на предприятии существует такой документ, оплачивать услуги нотариуса придется работодателю.
Для тех случаев, когда трудовой договор утерян на предприятии, законодательных норм повторного оформления нет. Поэтому каждый работодатель вправе сам определить сроки и порядок восстановления. Чтобы придать процедуре законность, необходимо разработать локальный нормативный акт, в котором прописать, что делать в случае утраты.
Например, в документе можно указать, что трудовой договор восстанавливается на основании экземпляра, хранящегося у работника. Важно подробно описать сроки и порядок создания дубликата.
Что делать, если утрачены все экземпляры трудового договора
Есть два варианта восстановления документа. Первый предполагает создание дубликата. Нужно внести все изначальные условия, которые были прописаны в оригинале. Оформляются два экземпляра, оба подписывают работодатель и сотрудник. Один из них остается на хранении в кадровой службе, второй передается работнику. Все необходимые для создания дубликата сведения берут из личного дела и трудовой книжки сотрудника.
Также допустимо заключение нового договора. Разрабатывается документ, в который переносятся данные из первого трудового договора. Отмечают дату приема сотрудника на работу. Дату создания документа указывают реальную. Кроме того, необходимо указать, что данный экземпляр был заключен взамен утерянного.
В составлении нового трудового договора или дубликата вместо утраченного особых сложностей нет. Важно заняться этим сразу, как только проблема обнаружена, не откладывая в долгий ящик. Это поможет избежать штрафов и разбирательств с трудовой инспекцией.
Трудовой договор потерялся
При приеме нового сотрудника на работу стороны должны заключить трудовой договор, в котором указываются права и обязанности каждой стороны. Если в ходе проверки выяснится, что указанный документ отсутствует, то организация может быть привлечена к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
При утере документа необходимо воссоздать потерянный договор. В действующем законодательстве отсутствуют требования и нормативы по процедуре восстановления пропавшего документа. Организация вправе самостоятельно разработать локальный нормативный акт по процедуре воссоздания утерянного документа.
Как восстановить договор при его утере работодателем
При заключении ТД подготавливается два экземпляра. Один их экземпляров остается у работодателя, второй передается работнику. Иногда может возникнуть ситуация, когда документ теряется и требуется его восстановление.
Организация вправе самостоятельно разработать процедуру восстановления, но обычно выполняются следующие действия:
- для воссоздания документа используется экземпляр работника;
- руководство организации просит работника представить свой экземпляр;
- на основании полученного от работника договора изготавливается дубликат;
- оригинал договора возвращается работнику.
В законодательных актах отсутствуют временные рамки, в течение которых организация обязана восстановить утерянный документ. Для исключения неприятных ситуаций рекомендуется прописать в локальных нормативных документах процедуру восстановления и сроки возврата оригинала работнику. В обычных ситуациях срок восстановления занимает не более одного дня.
Если утеряны оба экземпляра (работодателя и работника), то потребуется заключение нового договора. При подписании нового соглашения используется информация, указанная в карточке Т-2. При указании даты подписания используется текущая, а для приема используется фактическая дата. В новом договоре должна присутствовать информация, что новый документ был заключен вместо утерянного варианта.
Как восстановить документ при его утере работником
Не все работники бережно хранят полученные от работодателя документы. Для воссоздания ТД работник обращается в ОК с письменной просьбой восстановить утерянный документ. Отдел кадров изготавливает дубликат договора и на основании письменного обращения сотрудника согласно ст. 62 ТК РФ выдает копию документа. Срок исполнения не регламентируется, но в большинстве случаев не превышает трех дней.
Если сотруднику требуется нотариально заверенный экземпляр договора, то ОК может отказать в предоставлении заверенного экземпляра, если это не предусмотрено локальными нормативными актами. После получения дубликата работник может самостоятельно обратиться к нотариусу и заверить договор.
Как выглядит дубликат
По содержанию изготовленный дубликат ничем не отличается от оригинала. Единственными отличиями являются новый порядковый номер и дата документа. Дополнительно на документе ставиться штамп «Дубликат» и печать организации. Руководитель организации должен поставить подпись, тем самым заверив его подлинность. Выданный дубликат обладает такой же юридической силой, как и оригинал.
Что делать, если утерян трудовой договор?
Трудовой договор – это документ, на основании которого между работником и работодателем возникают трудовые правоотношения. Договор составляется в письменном виде в двух экземплярах – по одному для каждой его стороны. Однако иногда работники свою копию документа теряют – в этом случае возникает вопрос: что делать, если потерян трудовой договор, и как это скажется на дальнейшей трудовой деятельности человека?
Потерян трудовой договор: что делать?
Работник, который потерял свой экземпляр трудового договора, может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата документа – такое право предоставляет ему ст. 62 ТК РФ. Выдать дубликат должны в течение 3 рабочих дней, причем совершенно бесплатно – ни штрафов, ни других обязательных платежей законодательство не предусматривает.
Новый экземпляр договора должен быть точно таким же, как и предыдущий, утраченный. Единственное отличие – отметка вида «Дубликат»: обычно ее ставят в правом верхнем углу нового документа.
Договор также должны подписать обе стороны (и работник, и работодатель), поэтому выдавать дубликат, не заверенный работодателем, нельзя – это нарушает требования трудового законодательства.
Как запросить дубликат трудового договора у работодателя?
Итак, мы выяснили, что выдача дубликата взамен утерянного документа – обязанность, а не право работодателя. Возникает вопрос – как запросить дубликат в отделе кадров (в том числе и после увольнения)?
Вам также будет интересно:
Процедура подачи запроса законодательством не регламентирована – некоторые компании разрабатывают ее самостоятельно, прописывая соответствующий порядок в локальных нормативных актах. Если такой порядок не установлен внутри организации, работник может воспользоваться следующим алгоритмом:
- Написать заявление на выдачу дубликата трудового договора взамен утерянного документа.
- Подать заявление в отдел кадров.
- Получить дубликат документа и поставить на нем свою подпись.
Форма и содержание документа законодателем не регламентированы – главное, составить его в письменном виде, указав в тексте следующую информацию:
- наименование организации, в которой трудится работник, а также Ф.И.О. ее директора;
- Ф.И.О. самого работника, его должность и наименование подразделения, в котором он трудится;
- наименование документа;
- просьбу о выдаче дубликата ранее заключенного с работником трудового договора, взамен утерянного, со ссылкой на ст. 62 ТК РФ ;
- дату составления документа.
Заявление нужно подписать – без подписи сотрудника отдел кадров не примет его к рассмотрению.
Что делать если потерял трудовой договор, а тебя хотят уволить с работы?
Отсутствие копии трудового договора не может стать препятствием для обжалования неправомерных действий работодателя. В подобной ситуации работник также, как и в общем случае, может запросить у работодателя дубликат документа – отказать ему в выдаче копии нельзя. Имея на руках дубликат, работник может защищать свои права в обычном порядке.
Если же работодатель отказывает работнику в выдаче дубликата, последнему придется оспаривать не только факт увольнения, но и факт отказа в предоставлении копии трудового договора. Доказать наличие трудовых отношений с работодателем будет несложно – подтверждением может выступить и трудовая книжка (или ее электронный аналог), и расчетные листки, и выписки с банковского счета, на который поступает зарплата, и свидетельские показания.
Если трудовой договор потерял работодатель
Бывает, что документы пропадают и у работодателя – несмотря на то, что законодатель обязывает его обеспечивать надлежащее хранение документации, форс-мажоры иногда случаются.
Если экземпляр трудового договора, хранящегося у работодателя, по каким-либо причинам пропал, придется подготовить его дубликат. Для этого стоит запросить у работника его экземпляр и на основании имеющегося документа сделать идентичную копию. Новый документ нужно подписать обеими сторонами – и работником, и работодателем: после этого он приобретет юридическую силу – такую же, как и оригинальный, утраченный договор.
Итоги
Итак, ответ на вопрос о том, что делать, если работник потерял трудовой договор, и требует копию, предельно прост – нужно подготовить дубликат документа и выдать его работнику в течение 3 дней с момента получения соответствующего запроса. Отказ в выдаче копии может быть расценен как нарушение трудовых прав работника, поэтому просьбу лучше удовлетворить с соблюдением срока, установленного законодательством.