Торг 2 и торг 12 в чем разница

Расходная накладная: что это такое и чем отличается от ТН — образец заполнения, пример, форма, шаблоны

В процессе работы хозяйственные субъекты совершают и регистрируют множество операций. Свидетельством этого выступают многочисленные документы. Одним из них является расходная накладная. Обязанность по ее оформлению регламентируется законом, так как это первичная документация. Она предназначается и для отчетности в контролирующих органах. Все проводимые операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Потому знание процессуальных аспектов для составления подобных бумаг должно быть у каждого ответственного в этом вопросе лица.

Для чего используют

Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя — приходные.

Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.

Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.

Кто должен оформлять документ

Составлением занимается уполномоченное лицо. Зачастую это сотрудник бухгалтерии. Как именно будет именоваться должность не столь важно. Главное, чтобы человек имел знания и полномочия в рамках своей деятельности на это. Также эти обязанности делегируются работникам склада (кладовщики и менеджеры), завхозам и пр. Со всеми такими сотрудниками у работодателя должны иметься подписанные соглашения об ответственности, доверенности. То есть это материально ответственная кадровая единица. При использовании некорректной РН стоимостные обозначения указанных в ней ТМЦ исключаются из перечня валовых расходов при проверке государственными органами. Это приводит к назначению лишних штрафных санкций и налогообложению.

Заниматься этим может и непосредственно руководитель. Тогда ему не потребуется оформление дополнительных соглашений и договоренностей со своими подчиненными.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Образец заполнения расходной накладной

Она необязательно должна быть оформлена на А4. Если в ней содержится мало сведений, то достаточно листа и гораздо меньшего формата (А5, А6). Единой обязательной формы не существует, но составление регламентируется общими принципами деловой переписки и ведения первичного учета для фиксации хозяйственных операций.

Посередине указывается название документа с нумерацией и датировкой.

Затем по тексту;

1. Инфосправка о грузополучателе и грузоотправителе.
2. Прописывается основание для отпуска.
3. Вставляется табличка с: № п/п, наименование ТМЦ, ед.изм, кол-во, цена и обобщенная сумма (ее можно сделать в Word или Excel).
4. Сведения из таблицы подытоживаются: сколько и на какой суммарный итог было отпущено товара.
5. Затем идут подписи тех, кто одобрил операцию (директор), фактически совершил выдачу (кладовщик), принял имущество на время (водитель).

Если компания использует самостоятельно выдуманный образчик, то ознакомление с примерами в заполненном виде помогает лучше понять целесообразность включения той или иной информации. Возможность ее сокращения или расширения содержания при необходимости. Образец заполнения расходной накладной допустимо скачивать в свободном доступе.

Оформление документа

Выпуск осуществляется в количестве 2х идентичных копий. Один нужен реализующей стороне, а второй принимающей (и выкупаемой). РН разделяется на три принципиальных информационных блока.

Подробная или более объемная версия содержит следующие данные:

1. Номер документа и дата его составления. Название организации-отправителя и компании-получателя (в том случае, если один из них является физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, указывается его Ф. И. О.). Если если между взаимодействующими сторонами существует какая-либо доверенность, то она также прописывается в этой части.
2. Эта часть, как правило, формируется в табличном виде и содержит подробную информацию об отпускаемых ТМЦ: наименование, количество штук, стоимость и т. д. Размер таблицы зависит от того, как много параметров в ней указано. Дополнительно можно прописать условия хранения, упаковку и иные сведения.
3. Заключительная глава бланка включает в себя общую стоимость и количество товарных единиц. Все эти данные берутся из таблицы предыдущей части.

Важно помнить о том, что на всех экземплярах документации должны быть настоящие подписи материально ответственных лиц, которые участвуют в процессе.

Для чего она нужна расходная накладная

При соблюдении принципов формулировки, использования, учета гарантируется отсутствие убытков (по документам). Как в процессе функционирования субъекта, так и после итоговых проверок и подведения итогов за определенный временной период. Она требуется для акта по передаче ценностей. И необязательно в виде их продажи приобретателям. Хотя и эта ситуация действительно допустима. Тогда есть прямое сходство с товарным документом.

Взаимоотношения между продавцами и покупателями (неважно это юрлица или ИП) реализуются с безусловным оформлением обсуждаемых РН. Занимается этим в описываемом случае сторона, получающая финансовую прибыль. После заполнения происходит подпись сначала поставщиком, а затем получателем. Именно представленная бумага будет в будущем служить основанием для формирования бухгалтерской отчетности. В том числе и акта списания отданной в распоряжение клиентуры продукции. Расходная накладная — это документ на расход и приход в описываемых обстоятельствах.

Но универсальный характер рассматриваемой здесь бумаги выражается в разрешении применять ее даже при отдаче ТМЦ в пределах одной организации, то есть на рабочие цели (между отделами, структурами и сотрудниками). Так фиксируется выдача со склада без оплаты.

Нормативная база

Российские законы регламентируют документооборот таких «расходников» в общих чертах. На заметку можно взять письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. Здесь в п. 2.1.2 говорится о передвижении товаров от продавцов к покупателям, что сопровождается соответствующей документацией. В п. 2.1.9 утверждается, что обсуждаемая РН востребована и для самого приобретателя при возвращении выкупленного из-за его несоответствия заявленным характеристикам, количеству или качеству. В п. 2.2.4 определяется потребность в ней при выдаче продукции работникам того же предприятия.

Правила формулирования первичных документов регулирует Госкомстат. Но с 2013 года по ФЗ №402 (обновившем закон №129 «О бухучете») применение типовых формуляров стало рекомендацией. То есть хозяйственные субъекты могут разработать собственные образчики. Но их следует утвердить внутриорганизационно. Многим компаниям проще использовать придуманные ранее на государственном уровне бланки ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

То есть законодательная база устанавливает 3 основных типа обсуждаемых «расходников»:

• документация для оформления передачи товара от поставщика к потребителю либо при возникновении претензий;
• для подтверждения перехода ТМЦ в распоряжение клиента, наделяемого при этом правом их последующей перепродажи;
• для отражения процесса выдачи со склада ценностей в рамках предприятия и для продолжения его стабильной работы.

Порядок формирования

В физическом (бумажном) варианте создать расходную накладную по шаблону не составляет большого труда. Но в профессиональной бухсреде популярны программные версии 1С. Актуализируется вопрос, как провести эту работу в программе.

Пример пошаговой инструкции для создания нужного документа в 1С 8.2:

1. Открываем главное меню и отмечаем раздел «продажа».
2. Выбираем пункт «Реализация товаров и услуг».
3. Дальше отмечаем тип операции и вписываем оставшиеся данные: информация о получателе, месте отгрузки и договоре поставок.
4. Следующая после этого табличка пополняется информацией о реализуемых имущественных ценностях (с количеством) и номенклатуре. Расчет будет произведен автоматом.
5. Указываем дополнительные сведения при необходимости.
6. Далее кликаем по кнопке «записать».
7. Остается воспользоваться опцией распечатки.

Сохранение отражается в соответствующем журнале.

Для максимальной оптимизации различных рутинных операций и процессов компании можно подобрать софт от «Клеверенс». Подходящее решение для бизнеса вы найдете у нас на сайте. Например, такой софт как «Склад 15» поможет автоматизировать рутинные складские операции — приход, подбор заказа, инвентаризация, работа с ячейками и т. д. Используется совместно с терминалами сбора данных, где есть встроенные сканеры штрихкода.

Унифицированный образец бланка расходной накладной

Подходящие формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 содержат все нужные реквизиты. Но предприятия наделяются правом сокращать или дополнять унифицированный формуляр по своему желанию. Тогда образчик подлежит утверждению руководством и можно применить его в качестве официальной первичной документации.

Проследите, чтобы здесь имелось:

• полные сведения о продавце и покупателе;
• виды товара с указанием важнейших сведений;
• итоговый результат сделки;
• перечисление ответственных лиц по ней;
• печати организаций (рекомендация).

Преимущества использования ТОРГ-12 многочисленны. Формуляр привычен и понятен, отвечает требованиям нормативных актов. Четко отображает факт получения или отгрузки ТМЦ за денежное вознаграждение. Служит обоснованием принятия НДС и подтверждает истечение гарантийного срока.

ТОРГ-14 также помогает отпускать товар материально ответственным персоналом. По окончании рабочей смены реализатор сдает текущую выручку в кассу. Сюда включаются сведения о ее размере и об остатках нереализованных товарных единиц.

Как заполнить документ: алгоритм

Можно использовать заполненный бланк расходной накладной для примера.

1. Делается в двух экземплярах для обоих фигурантов.
2. Подписание представителями сопровождается расшифровкой.
3. При осуществлении по РН выдачи ТМЦ нужно указывать основание.

Эта бумага обычно составляется раньше, чем доверенность на получение товара. Поэтому сначала прописываются реквизиты по договору поставки. А при доставке продукции сюда вписываются и новые сведения.

Если прикладываются дополнительная документация, то в первичном документе имеется на это указание. При прописывании номера самой расходной накладной и даты ее создания, последняя должна совпасть с моментом отгрузки, если не было других договоренностей между заказчиком и поставщиком. Заблаговременное составление (то есть задним числом) не возбраняется для простановки всех заключительных и недостающих сведений в момент сделки. Чаще всего РН в организации формируются по окончании смены отвечающих за это работников или по итогам операционного дня.

Лица, подписавшие бумагу, несут ответственность даже в рамках уголовного законодательства. Например, при хищениях или краже злоумышленниками. Поэтому стоит отслеживать наличие всех пунктов (в том числе и росписей). Заполнить расходную накладную по онлайн-образцу несложно. Всплывает вопрос о дальнейших шагах при получении РН.

Закрывающие документы: зачем они нужны и как их составить

Недостаточно получить плату за товары, работы, услуги или оплатить их самому: нужно оформить для себя и контрагента пакет закрывающих документов. Без них не получится отчитаться о затратах или подтвердить сделку

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Недостаточно получить плату за товары, работы, услуги или оплатить их самому: нужно оформить для себя и контрагента пакет закрывающих документов. Без них не получится отчитаться о затратах или подтвердить сделку

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Закрывающими называют документы, которые подтверждают, что условия договора выполнены, товары, работы или услуги оплачены, а стороны не имеют друг к другу претензий.

Например, компания «Альфа» поставила товары, а компания «Бета» их оплатила. Компания «Альфа» оформляет пакет документов по сделке в двух экземплярах, подписывает с «Бетой» и передает ей один экземпляр. Теперь сделка считается закрытой.

Закрывающие документы нужны для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Для предпринимателей закрывающие документы будут такими же, как для компаний, но ИП они нужны только для налогового учета, потому что бухгалтерский они не ведут.

Хранить закрывающие документы нужно минимум пять лет, считая с года завершения сделки.

В статье рассказываем, какие документы подходят для разных видов сделок, когда и как их оформлять и как сделать это быстро.

Какие бывают закрывающие документы

Список закрывающих документов зависит от вида сделки.

Перечень закрывающих документов по сделкам

Сделка	Перечень закрывающих документов
Поставка товаров, материалов	— Товарная накладная по форме ТОРГ-12 или форме, которую разработал продавец. — Счет-фактура, если продавец — плательщик НДС. — Универсальный передаточный документ, УПД, — заменяет накладную и счет-фактуру
Выполнение работ	— Акт выполненных работ. — Счет-фактура, если продавец — плательщик НДС. — УПД — заменяет акт и счет-фактуру
Оказание услуг

Расскажем подробнее про каждый документ.

Товарная накладная

Товарную накладную оформляют при отгрузке товаров.

Форма. Проще всего подготовить товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Но продавец может доработать форму — сократить или дополнить нужными полями.

В товарной накладной должны быть обязательные реквизиты первичного учетного документа. Это нужно, чтобы покупатель мог признать расходы на приобретение товаров.

Обязательные реквизиты — это:

• дата составления;
• наименования продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя;
• наименование, количество, единицы измерения и стоимость товара;
• должности и подписи лиц, которые отвечают за отгрузку и приемку товаров.

Банковские реквизиты, телефон, ИНН и КПП можно не указывать. Эти данные не относятся к обязательным реквизитам.

Юридическую силу имеет только оригинал товарной накладной. Использовать копию можно в промежуточном периоде в качестве отчетного документа. Как правило, это прописано в договоре. Но для закрытия сделки и списания расходов нужен оригинал.

Количество экземпляров. Товарную накладную оформляют на каждого участника сделки. Если участников двое — продавец и покупатель, то и экземпляров товарной накладной будет всего два.

Один экземпляр остается у продавца. На основании товарной накладной он списывает проданный товар со своего склада. Другой экземпляр товарной накладной передают покупателю, который по ней приходует товар на своем складе.

Как оформить. Продавец должен оформить товарную накладную при отгрузке товара.

Если товар по одному долгосрочному договору поставляют частями в разные даты, продавец может оформлять товарные накладные с определенной периодичностью. Например, выписывать накладную один раз в месяц на все поставки, которые были за этот период.

Если долгосрочных договоров нет, товарную накладную оформляют на каждую поставку. Один документ на несколько поставок оформлять нельзя.

Товарную накладную можно составить как электронно, так и на бумаге. Электронный вариант нужно подписать квалифицированной электронной подписью, КЭП. Электронная подпись также должна быть и у покупателя.

Если нет возможности передать оригинал или получить КЭП, поставщик может также сформировать документ, подписать его и отправить товарную накладную по e-mail, а позже предоставить оригиналы.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т обязательна при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. В остальных случаях этот документ можно не использовать.

Форма. Товарно-транспортную накладную оформляют по форме из постановления Госкомстата.

Количество экземпляров. ТТН обычно выписывают в четырех экземплярах, если продавец и грузоотправитель либо покупатель и грузополучатель — разные лица:

• первый экземпляр остается у грузоотправителя и служит для списания продукции;
• второй, третий и четвертый экземпляры заверяют подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя и вручают водителю.

Если продавец и грузоотправитель а также покупатель и грузополучатель — одно лицо, достаточно двух экземпляров накладной: по одному для продавца и покупателя.

Как оформить. Товарно-транспортную накладную составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя отдельно на каждую перевозку.

ТТН состоит из двух разделов:

• товарного — на основании сведений из этого раздела грузоотправитель списывает товар, а грузополучатель его приходует;
• транспортного — сведения из этого раздела нужны, чтобы учитывать расходы на перевозку груза.

Заполнить нужно все реквизиты.

Транспортная накладная

Транспортная накладная подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке товара, отражает стоимость перевозки и сопутствующих услуг. Такая накладная не подтверждает покупку товара, она лишь фиксирует расходы на перевозку.

Если договор поставки предусматривает, что продавец сам доставит товар покупателю, а перевозка не выделена в отдельную платную услугу, можно обойтись и без транспортной накладной.

Форма. Транспортную накладную составляют по форме из постановления правительства. Документ можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.

В последнем случае понадобится КЭП, а накладную нужно направить в ГИС ЭПД, Государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Количество экземпляров. Оформить бумажную транспортную накладную нужно в трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. Электронную накладную достаточно составить в единственном экземпляре.

Как составить. Транспортную накладную по общему правилу оформляет грузоотправитель, то есть заказчик перевозки груза. Грузоотправителем может быть как продавец, так и покупатель. В договоре перевозки стороны могут установить и другие условия: например, стороны могут прописать, что транспортную накладную выписывает перевозчик.

Кто составляет транспортную накладную

Кто составляет	Грузоотправитель	Грузополучатель
Груз доставляет продавец	Покупатель	Покупатель	Покупатель
Груз доставляет перевозчик, нанятый продавцом	Зависит от условий договора.

В транспортной накладной нужно заполнить все разделы и реквизиты, за исключением тех строк, где есть отметки «при необходимости». Если каких-то показателей для заполнения транспортной накладной нет, ставят прочерки.

Счет-фактура

При продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг нужно оформлять счет-фактуру. Это основной документ для начисления НДС у продавца и вычета налога у покупателя на ОСН.

Выставлять счета-фактуры обязаны:

• компании и ИП на ОСН;
• компании и ИП на ЕСХН, если они не получили освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ;
• посредники, которые продают товары, выполняют работы, оказывают услуги от своего имени в интересах заказчика — плательщика НДС. Например, ИП — агент на УСН продает товары принципала на ОСН от своего имени;
• экспедиторы, которые организуют перевозку для заказчика с привлечением третьих лиц, а также застройщики, которые организуют строительство для инвестора с привлечением подрядчиков;
• налоговые агенты по операциям, которые облагаются НДС. Например, компания или ИП покупает металлолом, макулатуру или другое вторсырье у плательщиков НДС. В этом случае покупатель становится налоговым агентом по НДС независимо от применяемой системы налогообложения.

Счет-фактуру могут не выставлять компании и ИП, которые:

• не платят НДС, например те, кто применяет УСН;
• на ОСН совершают операции, освобожденные от уплаты НДС по ст. 149 НК РФ. Исключение — при экспорте товаров в ЕАЭС надо составлять счет-фактуру, хотя эти операции освобождены от НДС.

Форма. Счет-фактуру составляют по форме, утвержденной постановлением правительства. Составить документ можно как электронно, так и на бумаге.

При продаже прослеживаемых товаров, например стиральных машин, счета-фактуры составляют только в электронном виде, а при продаже остальных товаров — на бумаге или в электронном виде.

Количество экземпляров. Бумажные счета-фактуры составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр продавец передает покупателю, второй оставляет себе.

Один экземпляр можно составить, например, когда:

• продают товары в розницу;
• безвозмездно передают товары по рекламной акции.

Как оформить. Счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, выставить счет-фактуру надо не позднее ближайшего рабочего дня. Дату отгрузки включают в этот пятидневный срок. Выставлять счет-фактуру до отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг нельзя.

Если продавец задерживает документы, покупатель должен сам позаботиться о том, чтобы получить их вовремя

Ситуация. Контрагент компании выставил счет-фактуру с опозданием. Компания получила документ и подала уточненную декларацию, в которой заявила НДС к возмещению из бюджета.

Аргументы. Налоговая пришла к выводу, что компания-покупатель пропустила срок, когда могла применить налоговый вычет по НДС, из-за того, что контрагент поздно передал счет-фактуру, и теперь вернуть налог нельзя. Компания не согласилась с решением налоговой и обратилась в суд.

Решение суда. Судьи заявили, что налоговая права: организация-покупатель должна была сама побеспокоиться, чтобы своевременно получать счета-фактуры от поставщика.

Иногда счет-фактуру выставляют до 5 числа месяца, следующего за истекшим месяцем или кварталом. Например, когда:

• отгружают товар ежедневно одному и тому же покупателю на протяжении нескольких месяцев;
• сдают имущество в аренду;
• оказывают иные длящиеся услуги, такие как охрана, хранение, связь.

В счете-фактуре важно заполнить обязательные реквизиты. Из-за ошибок в документе, которые не позволяют установить стороны, предмет и цену сделки, а также ставку и сумму НДС, покупателю на ОСН могут отказать в вычете налога. По желанию в документ можно внести дополнительные реквизиты.

Универсальный передаточный документ, УПД, заменяет счет-фактуру, а также накладную, акт выполненных работ или акт об оказании услуг.

УПД подойдет не для всех продаж, сфера его применения ограниченна. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Это, например, поставка товаров, передача результатов выполненных работ, оказание услуг.

УПД не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры.

Форма. Обязательной к применению формы УПД нет. Налоговая служба предлагает использовать рекомендованные ею формы, но можно и разработать собственную. Главное, чтобы она содержала все реквизиты счета-фактуры и первичного документа.

Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.

Количество экземпляров. УПД составляют минимум в двух экземплярах — для продавца и покупателя. Если сторон сделки больше, оформляют для каждого контрагента.

Как составить. Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные либо акты. Все зависит от договоренностей с контрагентами.

Акт выполненных работ

Акт выполненных работ — документ, который подтверждает передачу результатов работ заказчику и их приемку.

Форма. Обязательной формы акта выполненных работ нет. Стороны могут использовать унифицированные формы или разработать собственную. Главное, чтобы такой акт содержал все обязательные сведения: реквизиты заказчика и исполнителя, расшифровку работ, стоимость, единицу измерения, подписи работников, ответственных за передачу и прием результатов работ.

Единственная унифицированная форма акта — № КС-2, которая используется в строительстве. По ней принимают строительно-монтажные работы по договорам строительного подряда. Если решите использовать ее без доработки, это нужно прописать в договоре.

Акт выполненных работ можно составить в электронной форме, если это прописано в договоре с контрагентом. Если такое условие не зафиксировано, акт можно составить только на бумаге.

Количество экземпляров. Количество актов зависит от количества участников сделки. Это прописывают в условиях договора. Обычно акт оформляют в двух экземплярах: один — для заказчика, другой — для исполнителя.

В акте указывают количество экземпляров. Формулировка может быть такой: «Акт составлен в двух экземплярах равной юридической силы: по одному для Заказчика и для Исполнителя».

Как составить. Акт выполненных работ выставляют в день, когда подрядчик передает результаты работ заказчику.

Акт можно выставлять на каждый этап работ, если это прописано в договоре и на каждом этапе есть конечный результат, например отремонтирован один цех из пяти планируемых.

Не считаются этапом работы, которые подрядчик выполнил за месяц или за квартал, если у них нет конечного результата. В таком случае помесячные или поквартальные акты можно использовать только как справочные документы по выполненным объемам работ. По окончании всех работ составляют итоговый акт. Если в договоре не прописана поэтапная сдача работ, промежуточные акты не подтвердят расходы.

Как быстро оформить закрывающие документы

Можно оформлять документы вручную — вписывать в унифицированную форму обязательные реквизиты, а можно ускорить процесс с помощью специальных сервисов.

Например, клиенты Тинькофф Бизнеса могут использовать бесплатный сервис по созданию счетов и закрывающих документов, доступный как в личном кабинете, так и в мобильном приложении.

Создавать закрывающие документы в Тинькофф можно:

• с нуля — в личном кабинете;
• по выставленному счету — в личном кабинете или в приложении.

С нуля. На примере накладной покажем, как это работает:

1. В разделе «Выставление счета» нажмите «Создать» и выберите нужный вид закрывающего документа из выпадающего списка.

В личном кабинете Тинькофф Бизнеса можно создать три вида закрывающих документов — акт, товарную накладную и счет-фактуру. В нашем примере выбираем накладную

2. Заполните обязательные реквизиты сторон. Нажмите «Дальше».

В товарной накладной необходимо указать информацию о продавце, покупателе, грузоотправителе и грузополучателе

3. Заполните данные о товаре. Нажмите «Дальше».

В разделе «Товары и услуги» нужно вписать данные о товаре — наименование, единицу измерения, цену

4. В разделе «Дополнительно» доступен предпросмотр документа — можно проверить, что все данные указаны верно. Здесь же можно подписать документ факсимильной подписью и поставить печать, достаточно загрузить изображения и данные подписанта. Это позволит отправить контрагенту документ в электронном виде, а потом, когда удобно, передать оригинал с живой подписью и печатью.

В разделе «Дополнительно» можно добавить логотип компании и проверить подписанта, а также проверить форму документа в режиме предпросмотра

5. Сформировать документ.

Готовую накладную можно скачать в PDF

По выставленному счету. Чтобы создать документ по уже выставленному счету:

1. Выберите счет, кликните на три точки и выберите тип закрывающего документа.

Если создавать закрывающий документ на основании счета, то все данные заполнятся автоматически — подгрузятся из выставленного счета

2. Проверьте итоговую форму, сформируйте документ. Выберите способ отправки документа контрагенту — по СМС или по е-mail, внесите его контакт и отправьте документ.

Если нужен оригинал документа, скачайте PDF-файл, распечатайте его, подпишите собственноручно и передайте контрагенту.

Акт о расхождении по форме ТОРГ-2

Составление акта о расхождении происходит в случаях, когда выявляется разница между товарами, пришедшими к грузополучателю и теми параметрами, которые заявлены в отношении данных товаров в сопроводительных документах.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

На каком этапе заполняется акт

Процедура доставки товара достаточно проста:

1. грузоотправитель загружает товар,
2. экспедитор довозит его до места назначения, где его разгружают на складе покупателя.

При этом при погрузке товар взвешивается, проверяется и все параметры вносятся в необходимые документы, то же самое происходит при его получении.

Как раз в момент разгрузки и может выясниться, что показатели, внесенные в грузосопроводительные документы, не согласуются с теми, что получены при доставке. Составить акт об этом нужно тут же, на месте, пока водитель, транспортирующий груз, не отбыл восвояси.

Что может послужить основанием для составления акта

Даже нарушение целостности упаковки служит достаточным основанием для оформления документа.

Акт может быть написан в случае, если полученная продукция не соответствует по качеству, товарным свойствам, наименованиям, внешнему виду, сорту, объему (причем учитываются как излишки, так и недостача) и тому подобное.

Основные моменты составления акта о расхождении

Акт о расхождении имеет унифицированную форму ТОРГ-2, рекомендованную к применению (при условии, что товары отечественного происхождения). Заполнять документ можно от руки (обязательно шариковой ручкой) или на компьютере. Если используется второй вариант, то после формирования бланк надо распечатать в нужном количестве экземпляров и подписать. Акт состоит из четырех страниц, каждая из которых подлежит обязательному заполнению.

Образец заполнения акта о расхождении

Заполнение первой страницы формы ТОРГ-2

В начале документа пишутся сведения о компании, в которую прибыл товар:

• ее полное наименование,
• адрес,
• телефон, ,
• вид деятельности,
• структурное подразделение, осуществившее приемку груза
• ссылку на документ, послуживший основанием к составлению акта (обычно это приказ или распоряжение директора).

Все вносимые данные должны быть идентичны тем, что прописаны в учредительных бумагах.

Акту нужно присвоить номер и вписать в бланк дату его написания. Строки справа, отведенные для утверждения, заполняет руководитель фирмы.

Далее, в пункте «Место приемки» указывается фактический адрес получения груза, отмечается дата привоза и ссылка на сопроводительные документы (с указанием их наименования, номера, даты создания). Тут же вписывается способ вызова представителя отправителя товара и заполняются строки, посвященные грузоотправителю, производителю, поставщику – везде надо указать соответствующее название предприятия, адрес, контактный телефон.

Если продукция была застрахована, это также нужно отметить, вписав сведения о страхователе.

В следующую часть акта вносятся:

1. данные о документах, на основании которых произведена поставка (ссылка на договор, номер счета-фактуры, также при необходимости следует внести номер железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства, коммерческого акта);
2. способ доставки (ж/д, водный или воздушный транспорт, автомобиль и т.д.);
3. дата отправления;
4. некоторые подробности о месте загрузки (склад, пристань, станция, терминал и т.п.).

Ниже идет таблица, в которую нужно вписать точное время отбытия и прибытия, вскрытия, выдачи груза (вплоть до минут). Если в период разгрузки были какие-то паузы, это тоже надо отметить.

Заполнение второй страницы формы ТОРГ-2

Вторая страница формы ТОРГ-2 начинается с внесения сведений о состоянии транспортного средства, а также наличии ярлыков, пломб и пр. маркировок на продукции.

Далее в таблицу вносятся данные о:

• оттисках на грузе,
• количестве занимаемых мест,
• виде упаковки (мешок, ящик, контейнер, паллета и т.п.),
• наименовании товара,
• всё, что касается веса (единица измерения, нетто-брутто).

Если есть какие-то особые дополнительные сведения, их следует вписать в последний столбик. Под таблицей надо указать были ли зафиксированы факты нарушения целостности пломб или ярлыков.

Вторая таблица на этой странице акта касается собственно сведений о расхождении: сначала сюда вносятся показатели из сопроводительных документов, заполненных отправителем, затем те, которые были получены при проверке поступившего груза. В итоге вписывается расхождение (со знаком + или -).

Еще одна таблица содержит детальные сведения о товаре (если наименований несколько, то для каждого из них в ней отводится отдельная строка). Сюда вносятся:

• его название,
• номер места в транспортном средстве,
• единица измерения (прописью и в виде кода),
• артикул (при наличии),
• сорт,
• количество,
• цена (за единицу),
• общая сумма.

Заполнение третьей страницы формы ТОРГ-2

На третьей странице акта указываются следующие сведения.

1. Информация об условиях хранения и транспортировки. Сюда можно вписывать любые параметры, способные повлиять на качество товара: температуру, влажность, освещенность, воздухообмен и т.д.
2. Состояние упаковки и маркировки в момент внешнего осмотра, а также соответствие проштампованных клише маркировке отправителя.
3. Дата вскрытия тары, а также утверждается (или не утверждается) то, что оттиски и пломбы соответствуют состоянию, указанному в грузосопроводительных бумагах.
4. Сведения о проверке (выборочная она была или полная) и каким способом проводилась; если проверка носила выборочный характер, то нужно написать основание для ее проведения.

В таблицу на странице три нужно написать данные о тех параметрах груза, которые зафиксированы на момент приемки: сорт, артикул, количество, цена, сумма.

Если был выявлен брак или бой груза, это тоже следует внести.

Затем регистрируются отклонения (недостача или излишки – количество, сумма разницы) и номер паспорта изделия, если таковой имеется.

Заполнение четвертой страницы формы ТОРГ-2

Четвертая страница включает в себя:

• сведения об определении количества товара (каким путем оно проводилось: взвешивание, подсчет и т.п.);
• сведения о месте данной операции;
• использованные в процедуре приборы (их наименование, тип, номер, клеймо);
• вписать характер выявленных расхождений (недовес, перевес, плохое качество, дефекты, бой и т.п.);
• заключение комиссии (обычно тут указывается информация о том, следует ли предъявлять кому-либо претензии и если да, то кому именно).

Последняя часть акта содержит

• сведения о членах комиссии, присутствовавших при его составлении: пишутся их должности и ФИО,
• а также данные о представителе грузоотправителя (его должность, ФИО и ссылка на доверенность).

Если к акту прилагаются какие-то дополнительные подтверждающие документы, то их количество нужно внести в бланк.

Затем все подписывается главным бухгалтером фирмы, и в завершении выносится вердикт руководителя.

Форма ТОРГ-2

Факт отгрузки товара обязательно сопровождают оформлением первичных документов, подписываемых обеими сторонами. Если претензий нет, покупатель и поставщик визируют накладную ТОРГ-12. Но если клиент выявил количественные или качественные несоответствия с данными своего контрагента в момент приемки продукции, он заполняет форму ТОРГ-2. Это унифицированный бланк акта о расхождениях, на основании которого в дальнейшем делают проводки в учетной программе компании.

Для чего используют ТОРГ-2

Статья 513 ГК РФ гласит, что покупатель, принявший товар, обязан сразу же или в иной срок, прописанный в договоре сторон, осмотреть его на предмет соответствия заявленному количеству и качеству. Если выявлены расхождения с данными контрагента, информацию о них незамедлительно доводят до его сведения в письменном виде.

Акт ТОРГ-2, составленный надлежащим образом, фиксирует факт приемки товара с недостатками (оговорками). Клиент использует его в качестве основания для дальнейшего направления письменной претензии продавцу.

С 2013 года фирмы вправе самостоятельно выбирать, как оформить акт. Можно использовать унифицированный бланк ТОРГ-2, закрепленный постановлением Госкомстата № 132. Второй вариант – разработать собственный образец, содержащий необходимые реквизиты, и закрепить в учетной политике компании.

Порядок заполнения ТОРГ-2

Составление акта – задача представителей клиента, обнаруживших расхождения в количестве и/или качестве товара по отношению к заявленным значениям.

Документ оформляет комиссия, созданная в компании, или ее эксперт в присутствии второй стороны – работников фирмы, отгрузившей продукцию.