Письмо об уточнении назначения платежа
Письмо об уточнении назначения платежа составляется плательщиком в произвольной форме (на фирменном бланке организации).
Письмо об уточнении назначения платежа необходимо написать плательщику в том случае, если была допущена ошибка в платежном поручении, либо была достигнута договоренность об изменении предмета оплаты с получателем платежа.
Данным письмом плательщик согласовывает с получателем изменение в назначении платежа. В правильном варианте получатель должен предоставить письменное согласие на изменение в платежном поручении, так как стороны находятся в договорных отношениях.
На практике письменное подтверждение от получателя платежа происходит крайне редко, стороны ограничиваются написанием только письма об уточнении назначения платежа от плательщика, иначе суд может посчитать такое изменение незаконным.
Для упрощения процесса обмена письмами со стороны, в случае продолжительных отношений друг с другом, могут заключить договор, в котором будет предусмотрено право плательщика изменять назначение платежа путем направления получателю уведомления без необходимости получать согласие.
ЗАКОН:
Получатель денежных средств не имеет права на свое усмотрение менять назначение платежа.
Банков также не имеет права на самовольное изменение назначения платежа.
Только плательщик (так как он собственник денежных средств) обладает правом изменения назначения платежного поручения (ст. 209 Гражданского Кодекса РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
ПРАВИЛЬНО:
После того, как изменение в назначении платежного поручения согласовано с получателем, плательщик должен уведомить свой банк об изменении в платежном поручении. К данному уведомлению прикладывает письменное согласие получателя, а также копию первоначального платежного поручения.
Ошиблись в назначении платежа? Исправляем не медля…
Порядок осуществления безналичных расчетов регулируется ГКУ, законом и банковскими правилами (ч. 4 ст. 1088 ГКУ). Таким специальным законом в сфере безналичных расчетов является Закон № 2346*. Он определяет общий порядок осуществления перевода средств в пределах Украины, а также устанавливает ответственность субъектов перевода.
Самым распространенным видом безналичных расчетов в практике хозяйствующих субъектов являются расчеты с использованием платежных поручений.
Платежное поручение — это расчетный документ, который содержит поручение плательщика банку осуществить перевод указанной в нем суммы средств со своего счета на счет получателя (п. 1.30 ст. 1 Закона № 2346).
На основании платежного поручения банк обязуется перечислить со счета плательщика определенную денежную сумму на счет получателя в этом или другом банке в срок, установленный законом или банковскими правилами, если иной срок не предусмотрен договором или обычаями делового оборота (ст. 1089 ГКУ).
Порядок расчетов платежными поручениями установлен гл. 3 Инструкции № 22**. Форма платежки приведена в приложении 2 к ней.
Обязательные реквизиты, которые должно содержать платежное поручение, перечислены в п. 3.1 Инструкции № 22, а требования к их заполнению изложены в приложении 8 к ней.
А если в реквизит «Призначення платежу» платежки закрались неточности? Можно ли их исправить и как это сделать? Поговорим об этом далее.
«Контрагентская» платежка в нацвалюте
По требованиям п. 32.3 ст. 32 Закона № 2346 банки обязаны исполнять поручения клиентов по указанным ими реквизитам, которые содержатся в документах на перевод. При этом в расчетном документе (платежном поручении, платежном требовании и т. п.) банк, обслуживающий (п. 22.6 ст. 22 Закона № 2346):
— плательщика (инициатора перевода), — проверяет соответствие его номера счета и кода (идентификационного номера) и принимает этот документ к исполнению только в случае их совпадения;
— получателя, — проверяет соответствие его номера счета и кода (идентификационного номера) и зачисляет средства только при их совпадении.
Банку запрещено вносить исправления в платежное поручение клиента, если иное не установлено законом или банковскими правилами (ч. 2 ст. 1090 ГКУ)
Исключение составляют случаи, обусловленные нормативно-правовыми актами НБУ, которые касаются, в частности (п. 2.26 Инструкции № 22):
— изменения по инициативе банка плательщика номера счета плательщика, наименования и кода банка плательщика;
— частичного исполнения платежного требования.
А вот внесение банком изменений в реквизит «Призначення платежу» платежки нормативно-правовыми актами не предусматривается. Этот реквизит плательщик заполняет так, чтобы предоставить полную информацию о (1) платеже и (2) документах, на основании которых осуществляется перечисление средств получателю. Полноту информации определяет сам плательщик с учетом требований законодательства. Именно плательщик несет ответственность за данные, которые указаны в реквизите платежки «Призначення платежу». Банк же проверяет заполнение этого реквизита лишь по внешним признакам (п. 3.8 Инструкции № 22).
В любое время до списания суммы средств со счета инициатор перевода может отозвать платежное поручение (п. 2.29 Инструкции № 22). Для этого плательщику необходимо подать в обслуживающий банк документ на отзыв (п. 23.1 ст. 23 Закона № 2346). Такой отзыв осуществляется в порядке, определенном внутренними правилами банка, и исключительно в полной сумме.
То есть до списания денежных средств со счета плательщик может без проблем изменить реквизит «Призначення платежу». Для этого ему просто нужно оформить новую (правильную) платежку.
А если денежные средства уже «ушли» (фактически списаны) со счета плательщика? Тогда перевод приобретает статус завершенного (п. 30.1 ст. 30 Закона № 2346). То есть с момента перечисления денежных средств на счет получателя обязанность банка по исполнению поручения плательщика считается выполненной. Банк уже «не при делах». Внесение изменений в назначение платежа такой платежки становится невозможным. Поэтому вопрос уточнения информации, указанной в реквизите «Призначення платежу» исполненного платежного поручения, — «головная боль» сторон перевода (плательщика и получателя). Решать его они должны в порядке, согласованном между ними, без участия банка. На этом акцентирует внимание НБУ в письмах от 26.09.2005 г. № 25-113/1506-9580 и от 09.06.2011 г. № 25-111/1438-7141 (ср. ). Ведь согласно п. 1.19 Инструкции № 22 споры между плательщиками и получателями средств по вопросам проведения расчетов они решают сами без участия банков.
изменить назначение платежа в исполненном платежном поручении плательщик и получатель денежных средств вправе по взаимному согласию без привлечения банка
Каким образом это сделать?
На практике обычно в случае неверно указанного назначения платежа плательщик денежных средств направляет партнеру (получателю) официальное письмо об уточнении (изменении) назначения платежа. В нем указывает, в чем собственно состояла неточность и какое назначение платежа следует считать верным. Поддерживают такой подход и суды (см. постановление Житомирского окружного административного суда от 29.11.2012 г. по делу № 0670/3840/12).
Составляют письмо в произвольной форме. При этом вторая сторона (получатель денег) не обязана высылать уведомление о получении данного послания. Однако удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Полученное письмо получатель денежных средств прикрепляет к выписке банка. При таких обстоятельствах у проверяющих не должно быть вопросов по документальному подтверждению хозоперации.
При составлении письма придерживайтесь делового стиля. То есть формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу. Примерно так:
ООО «Бета» платежным поручением от 23.10.2017 г. № 1895 были перечислены денежные средства в сумме 34800,00 грн. на текущий счет ООО «Гамма» № 26001083812345 в ПАО КБ «Омега», г. Харьков, МФО 305299.
В поле «Призначення платежу» было ошибочно указано: «Предварительная оплата по договору купли-продажи от 08.09.2017 г. № 1001/с, в том числе НДС 20 % — 5800 грн.».
Верным следует считать такое назначение платежа: «Оплата по договору купли-продажи от 08.09.2017 г. № 1040/с за поставленное оборудование, в том числе НДС 20 % — 5800 грн.»
Заметьте! Платежное поручение является первичным документом, используемым для целей как бухгалтерского, так и налогового учета. Поэтому из-за допущенной в платежке некорректности, скорее, может пострадать именно получатель платежа. Ведь если не будет своевременно проведено уточнение формулировки в «дефектном» платежном поручении, есть угроза, что фискалы предпримут попытку «припаять» ему два налоговых обязательства по НДС. Так что затягивать с этим не стоит.
«Контрагентская» платежка в инвалюте
При переводе средств в иностранной валюте банки руководствуются Положением № 216*.
* Положение о порядке исполнения банками документов на перевод, принудительное списание и арест денежных средств в иностранных валютах и банковских металлов, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. № 216.
Для осуществления операции по переводу средств в инвалюте плательщик подает в уполномоченный банк платежное поручение в иностранной валюте, одним из обязательных реквизитов которого является назначение платежа (п. 2.1 Положения № 216). Требования к заполнению этого реквизита определяет п. 2.2 Положения № 216. Плательщик заполняет реквизит «Призначення платежу» в инвалюте или банковских металлах таким образом, чтобы предоставлять полную информацию о (1) платеже и (2) документах, на основании которых осуществляется перечисление бенефициару средств в инвалюте или банковских металлов. Способ осуществления оплаты обуславливается условиями ВЭД-контракта.
При этом предоставить полную информацию о документах, на основании которых осуществляется перечисление средств, означает указать реквизиты как внешнеэкономического договора (контракта), так и счета-фактуры (инвойса), согласно которым осуществляется оплата (см. приложение к постановлению пленума ВАСУ от 13.03.2017 г. № 2).
Почему такое пристальное внимание к назначению платежа в инвалютной платежке? Все дело в валютном контроле, а также в подтверждении таможенной стоимости ввозимого товара согласно ст. 53 ТКУ.
Именно указанные в платежке документы служат для осуществления валютного контроля, позволяют идентифицировать платежное поручение с поставкой импортируемого товара и подтвердить его таможенную стоимость. Идентификация платежного поручения с определенной поставкой товара может быть осуществлена также путем ссылки на спецификацию к договору, на основе которой был поставлен соответствующий товар (см. постановление Харьковского апелляционного административного суда от 16.10.2014 г. по делу № 816/1996/14).
Платежное поручение без ссылки в нем на счет-фактуру (инвойс), на основании которого осуществлен платеж (в случае если согласно условиям соответствующего ВЭД-договора авансовый платеж должен осуществляться только после получения счета-фактуры, инвойса), не является доказательством, достаточным для подтверждения таможенной стоимости определенной партии товара. Также не будет «доказательной» платежка в случае указания в ней только ВЭД-договора, на основе которого осуществлена поставка данного товара.
Вторят судам и налоговики (см. БЗ 202.02).
Чтобы идентифицировать платежное поручение с поставкой оцениваемого товара, контролеры проверяют информацию, содержащуюся в графе «Призначення платежу»: ВЭД-договор (контракт) и счет-фактуру (инвойс), согласно которым осуществлена оплата
Поэтому если в инвалютной платежке указаны другие реквизиты, то на валютный контроль будет поставлена операция именно с такими данными. Изменить их путем направления письма одной из сторон договора здесь не выйдет. В подобной ситуации нужно действовать исключительно через уполномоченный банк, предоставив ему соответствующие документальные подтверждения. То есть откорректировать реквизит «Призначення платежу» инвалютного платежного поручения можно только с помощью обслуживающего банка. За отдельную плату, естественно.
«Бюджетная» платежка
При уплате платежей в бюджет для заполнения реквизита «Призначення платежу» платежного поручения существуют жесткие правила. Установлены они Порядком № 666*.
Так, п. 1 Порядка № 666 предусматривает 7 полей при заполнении реквизита «Призначення платежу» платежки на уплату платежей в бюджет. Их заполняют в зависимости от того, по какому именно налогу/сбору осуществляется платеж, а также от вида платежа. Какую именно информацию заносят в назначение «бюджетной» платежки, покажем в таблице на с. 24.
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: образец
Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами.
На курсе повышения квалификации «Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера» мы даем самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора , определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.
Супер-акция до 13 августа: обучение с удостоврением ФИС ФРДО за 4990 руб. Успейте записаться со скидкой
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа — образец такого документа поможет урегулировать возможные недоразумения в расчетах, если в платежное поручение закралась неточность. Почему опасно оставлять без внимания этот реквизит? Кто должен быть инициатором уточнения?
В нашем материале вы найдете ответы на эти вопросы, а также сможете ознакомиться с образцом текста уточняющего письма.
В чем можно ошибиться при заполнении назначения платежа
Состав информации, отражаемой в поле «Назначение платежа», показан на схеме:
Ошибка в любом из указанных пунктов может повлечь негативные последствия как для получателя денег, так и для плательщика (судебные разбирательства и материальные издержки).
Компания 1 перечислила компании 2 платеж в сумме 661 474 руб. 22 коп., обозначив назначение платежа как «Оплата счета за материалы», хотя между контрагентами не было заключено никаких договоров на поставку материалов или иного товара.
Компания 2 посчитала, что перечисленные деньги являются арендной платой, так как арендные взаимоотношения с компанией 1 в тот момент фактически существовали.
Компании 1 через суд удалось взыскать с компании 2 в качестве неосновательного обогащения указанную сумму плюс проценты за пользование чужими денежными средствами (решение АС Тульской области от 09.06.2016 по делу № А68-10135/2015).
Приведенный пример показывает, как из-за одной фразы в назначении платежа можно понести серьезные материальные потери.
Кому и что нужно предпринять, если в назначение платежа закралась ошибка, узнайте далее.
Кто вправе исправить неверное назначение платежа в платежном поручении
Получатель средств не вправе на свое усмотрение изменять назначение платежа, он может лишь уточнить его у плательщика. У банков также нет права на самовольное изменение назначения платежа.
В итоге правом изменения назначения платежа обладает только одна сторона — плательщик (собственник денежных средств). Такое изменение должно быть составлено в письменной форме и удостоверено лицами, подписавшими платежный документ (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Учитывая, что процедура корректировки назначения платежа законодательством не установлена, следует принять во внимание судебную практику по этому вопросу:
Получается, что в большинстве случаев без дополнительных бумаг в подобной ситуации не обойтись.
Уточняющее письмо об изменении назначения платежа
Специальных правил, как составить письмо о назначении платежа в платежном поручении, не существует. В связи с этим компания сама решает:
как его оформить — напечатать на компьютере или написать от руки;
как заверить — достаточно подписи руководителя или нужна печать;
каким способом доставить контрагенту — письмо об изменении назначения платежа можно передать с курьером, отправить почтой заказным письмом с уведомлением, переслать электронным способом и т. д.
Если уточнение назначения платежа в определенной компании или ИП происходит регулярно в силу организационных, логистических или технологических обстоятельств, можно единожды разработать шаблон такого документа и заполнять письмо с уточнением платежа по образцу.
При написании текста лучше использовать деловой стиль и придерживаться структуры официального документа. Напечатать текст можно на фирменном бланке или на обычной бумаге. В тексте кратко изложить суть вопроса. Заверяет письмо о назначении платежа руководитель или иное лицо, уполномоченное подписывать такие документы.
Как может выглядеть образец уточняющего письма о назначении платежа, смотрите ниже:
Ошибки в назначении платежа могут повлечь негативные последствия. Их следует своевременно исправлять. Право на внесение корректировок есть только у собственника денежных средств — плательщика. Он может внести исправления по своей инициативе или по просьбе контрагента. Правил по оформлению письма об уточнении назначения платежа не существует. Однако составить его лучше в деловом стиле и заверить подписью руководителя или другого ответственного лица.
Уточнение и изменение платежа в платежном поручении
Письмо об уточнении платежа — это документ, который позволяет исправить ошибку, допущенную при заполнения поля 24 платежного поручения, и избежать негативных последствий.
Зачем это нужно
Более 90% расчетов между контрагентами производится безналичным путем. Одна сторона выполняет условия договора, а вторая оплачивает услуги или поставки. Для перечисления оплаты оформляется специальный документ — платежное поручение. Его заполнение и исполнение регламентируются:
- положением Банка России №762-П от 29.06.2021 ;
- приказом Минфина №107н от 12.11.2013 .
На практике ошибка в платежном поручении (в реквизитах или идентификационных данных плательщика и получателя) приведет к тому, что банк отклонит документ, т. е. откажет в его исполнении. Но есть такие недочеты, которые банковская организация проверить не в силах. Например, ошибка или описка в назначении платежа. Сведения, указанные в поле 20 платежки, банк не может проверить: плательщик не обязан предоставлять договоры и счета на проверку.
Какие ошибки исправляют
Готовить разъяснение следует в случае, когда недочеты имеют значение. Например, при выявлении орфографической или пунктуационной ошибки в назначении платежки никаких уведомлений составлять не нужно. Но есть категории недочетов, которые отрицательно сказываются на деятельности компании.
Какие ошибки обязательно исправляют:
- Неверный номер договора. Конечно, оплата поступит на счет получателя, но в бухгалтерии возникнет пересортица, и в итоге оплату по конкретному договору не учтут. Вероятно применение санкций — начисление пеней за просрочку оплаты по договору.
- Неверный номер счета или счета-фактуры. Недочет спровоцирует аналогичные проблемы, что и неверный номер договора. Вероятность начисления пеней и штрафов за просрочку оплаты довольно высока.
- Ошибочно указан НДС. Плательщик рискует выделить налог не по той ставке либо вовсе не указать сумму НДС в платежном поручении. В такой ситуации уточняющее письмо по НДС в платежке позволит предотвратить разногласия с ФНС при предъявлении налога к вычету.
Обнаружили недочет — сразу составляйте письмо об уточнении назначения платежа в платежном поручении и направляйте в адрес контрагента. Документ исключит санкции со стороны партнеров из-за неисполнения условий договора или контракта и обезопасит компанию от налоговых рисков по НДС.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уточнить платеж контрагенту. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить заявление
Унифицированной формы или шаблона не предусмотрено. Предлагаем использовать наш пример или разработать на его основе собственный. Оформляется в произвольном виде, но с учетом норм деловой переписки.
Если говорить о том, как исправить назначение платежа, если все платежи уже прошли, то это делают таким же образом, но в этом случае уведомление придется направить не только партнерам по бизнесу, но и в банковскую организацию.
Что указать в обращении:
Примечания и пояснения
Сведения о получателе. Указываем должность, Ф. И. О. директора и наименование компании, в адрес которой готовим документ. Дополнительно указываем адрес и регистрационные данные фирмы.
Если обращение планируется продублировать в банковскую организацию, рекомендуется указать аналогичную информацию о структурном отделении банка.
Теперь указываем информацию об отправителе. Вносим наименование, ИНН и КПП организации, указываем адрес и контакты для связи.
В середине новой строки указываем «Об уточнении платежа»
Подробно описываем ситуацию, причиной которой послужило составления бумаги. Указываем в обязательном порядке:
- номер и дату платежного поручения, в котором выявлен недочет;
- обозначаем суть ошибки, то есть поясняем, в чем заключается неточность;
- указываем верные сведения, например «Письмо о назначении платежа: считать верным . », указываем номер и дату договора, по которому следует провести оплату.
Перечисляем приложения. Если это письмо об уточнении платежа без НДС, пригодится копия договора или счета.
Написанное заверяет руководитель предприятия либо иное уполномоченное лицо. Печать в документе проставляется при ее наличии.
Примерный образец письма об уточнении платежа контрагенту от отправителя:
Оформление и отправка
Подготовьте сразу четыре экземпляра документа, каждый из которых обязательно заверьте у руководителя:
- один останется в компании;
- второй направят контрагенту;
- третий необходим для банка получателя;
- четвертый идет в банк плательщика.
Отправить документ разрешается несколькими способами. Например, передать лично при встрече под подпись, отправить по почте или курьерской доставкой, в крайнем случае электронным письмом. При этом следует иметь в виду, что интернет-переписка расценивается как самый ненадежный способ отправки сообщения: получатель рискует не прочитать имейл.
Письмо после отправки следует зарегистрировать в журнале исходящей документации и подшить вместе с текущей первичкой компании. Допустимо копию письма об уточнении приложить к платежному поручению с ошибкой. Храните заявление не менее трех лет.