Как рассчитать отпускные
За время ежегодного отпуска сотруднику положены отпускные, которые выплачивает работодатель. Сумма отпускных не равна зарплате, бухгалтер рассчитывает их по другим правилам. Подготовили пошаговую инструкцию для расчета отпускных с примерами.
Правила расчета отпускных
На основной ежегодный оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники. Работодатель должен оплатить время отдыха, такая выплата называется «отпускные».
Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:
- Продолжительность расчетного периода.
- Заработок сотрудника за расчетный период.
- Средний дневной заработок.
- Итоговую сумму отпускных.
Рассмотрим подробно по шагам, как рассчитываются отпускные.
Телеграм-канал: 56 655 читателей
Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей
Шаг 1. Определяем продолжительность расчетного периода для отпускных
По каким правилам определять расчетный период, зависит от того, сколько отработал сотрудник у работодателя: больше года или меньше.
Сотрудник отработал больше года. Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска.
Первый рабочий день Марины Соколовой — 22 мая 2022 года. Марина берет отпуск с 10 июля 2023 года. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующие июлю, — с 1 июля 2022 по 30 июня 2023.
Точно так же определяют расчетный период, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, если бы отпуск Соколовой был с 29 декабря 2023 года по 16 января 2024 года, за расчетный период взяли бы дни с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2023.
Сотрудник отработал меньше года. Значит, расчетный период — все отработанное время. Например, Николая Старовойтова приняли на работу 10 марта 2023 года, а с 15 сентября 2023 года он идет в отпуск. Значит, расчетный период — с 10 марта по 31 августа 2023.
Какие дни исключают из расчетного периода: примеры
Из расчетного периода надо исключить дни, когда сотрудник:
- получал средний заработок, например был в командировке или в оплачиваемом отпуске. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
- болел;
- был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет;
- был в отпуске за свой счет;
- использовал дополнительные оплаченные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- был в простое по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора. Например, из-за отключения электричества или забастовки, хотя в ней не участвовал;
- был освобожден от работы с полным, частичным сохранением зарплаты или без оплаты.
Рассмотрим на примере.
Инженер Артем Гладышев работает в ООО «Веселые ребята» три года. С 14 ноября 2023 года уходит в отпуск.
У Гладышева есть такие периоды, которые нужно исключить:
— с 1 по 22 августа 2023 года — командировка;
— с 23 по 31 августа 2023 года — отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам.
Расчетный период для начисления отпускных — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2023. Из этого периода нужно исключить дни командировки и отпуска за свой счет. Получается, весь август 2023 года не учитываем.
Другой пример, если в расчетном периоде человек болел.
Менеджер Юлия Васнецова работает в ООО «Стелс» два года. С 7 февраля 2024 уходит в отпуск. Она болела:
— с 24 по 29 декабря 2023 года;
— с 11 по 18 января 2024 года.
Расчетный период Васнецовой — с 1 февраля 2023 по 31 января 2024. Из него исключаем время, когда Юлия болела. А вот праздничные нерабочие дни с 1 по 8 января входят в расчетный период.
Бывает, что весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить, — например, в случае декрета. Тогда берут предшествующий период, равный расчетному: 12 месяцев до всех исключаемых периодов.
Антонина Спиридонова работает в ООО «Атмосфера» четыре года, уходит в отпуск 14 ноября 2023.
У Спиридоновой есть такие исключаемые периоды:
— с 7 марта по 24 июля 2022 года — отпуск по беременности и родам;
— с 25 июля 2022 года по 13 ноября 2023 года — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.
По общему правилу расчетный период для Антонины — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2023. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных берут дни с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года — 12 месяцев, предшествующие месяцу ухода в отпуск по беременности и родам.
Еще один частный случай — нужно исключить все дни в расчетном периоде, а в предшествующем периоде человек попросту не работал в компании или у ИП. Тогда в расчет берут дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, — до даты начала отдыха.
Например, Илья Агулов работает в компании с 13 марта 2023 года:
- с первого же дня и по 30 августа Илью отправили в командировку;
- с 1 по 30 сентября он ушел в учебный отпуск;
- с 1 по 30 октября Агулова снова отправили в командировку.
С 24 ноября 2023 года Илья решил взять отпуск, директор был не против. Тогда его расчетный период будет с 1 по 23 ноября 2023 года.
Шаг 2. Определяем заработок сотрудника за расчетный период
Чтобы рассчитать заработок, нужно определить, какие выплаты учитываются за это время, а какие — нет.
Выплаты, которые нужно учитывать, — это деньги, которые считаются платой за труд. К ним относят:
- зарплата, которую начислили за отработанное время;
- гонорары, авторские вознаграждения;
- надбавки и доплаты — например, за выслугу лет, совмещение профессий;
- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда. Это районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
- премии и вознаграждения. Но тут есть особенности, о них — дальше.
При расчете отпускных нужно учесть премии — годовые, полугодовые, квартальные, ежемесячные, разовые. Но только в том случае, если они отвечают одновременно двум условиям:
- Служат вознаграждением за труд. Например, премия за выполнение плана.
- Предусмотрены трудовым договором или локальным нормативным актом организации, например положением об оплате труда.
Другие виды премий — например, к юбилею, за выслугу лет или ко дню рождения компании — не учитывают при расчете.
Как учитывать премии при расчете отпускных
| Вид премии | Как учитывать | Сколько премий можно учесть |
|---|---|---|
| Годовая | Учитывают, если начислили за предыдущий год. Например, сотрудник идет в отпуск в 2023 году, а годовая премия была начислена за 2022. Когда начислена премия — в расчетном периоде или вне его, — не имеет значения | Одну годовую премию |
| Полугодовая, ежеквартальная | Учитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный период | Две полугодовые премии и четыре ежеквартальные за один и тот же трудовой показатель |
| Ежемесячная | Учитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный период | 12 ежемесячных премий за один и тот же трудовой показатель |
| Разовая | Учитывают, только если их начислили в одном из месяцев расчетного периода | Все премии |
Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.
Выплаты, которые нужно исключить. Это суммы, начисленные за такие периоды:
- за сотрудником сохраняли средний заработок — например, во время командировки или оплачиваемого отпуска. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
- сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- сотрудник не работал из-за простоя по вине бизнеса или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, например из-за приостановки деятельности компании или ИП;
- сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог работать.
Еще при расчете отпускных не учитывают выплаты социального характера и те, что не связаны с оплатой труда. Например, материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.
Разберем на примере.
Сергей Котов работает в ООО «Ладога» с 1 марта 2023 года. С 1 по 14 июля 2023 года Сергей берет отпуск. Расчетный период — с 1 марта по 30 июня 2023.
С 14 по 18 апреля он был в командировке. Общая сумма выплат за расчетный период — 275 000 ₽. Командировочные — 5000 ₽. Командировочные в расчет не берем.
Дальше переходим к следующему шагу — рассчитаем средний заработок для отпускных.
Шаг 3. Считаем средний дневной заработок для отпускных
Чтобы определить средний дневной заработок, надо учитывать, отработал сотрудник расчетный период полностью или нет. Третья ситуация — у человека вообще нет отработанных дней.
Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок определяют по формуле:
29,3 — среднемесячное число календарных дней. Это фиксированное значение.
Расчетный период отработан не полностью. Средний дневной заработок рассчитывают по такой формуле:
Число календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце определяют так:
С 15 июня 2023 года Матвей Волков идет в отпуск. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 июня 2022 по 31 мая 2023.
С 24 по 26 мая 2023 года Матвей болел. Его заработок в расчетном периоде за минусом пособия по болезни — 448 000 ₽.
Считаем календарные дни для начисления отпускных:
— в полностью отработанных месяцах: 11 мес. × 29,3 = 322,3 д.;
— в мае: 28 д. / 31 д. × 29,3 = 26,46 д.Средний дневной заработок Матвея: 448 000 ₽ / (322,3 д. + 26,46 д.) = 1284,55
Нет отработанных дней. Это ситуация, когда расчетный период полностью состоит из исключаемых дней и сдвинуть его некуда. Тогда среднедневной заработок определяют из оклада:
Рассмотрим на примере. Евгений Сидоров работает в ООО «Альфа» с 1 марта 2023 года. Его оклад — 52 000 ₽. С 1 марта до 31 мая Сидоров был в командировке. С 1 по 11 июня идет в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Расчетный период — с 1 марта по 31 мая, он полностью состоит из исключаемого времени. Сдвинуть расчетный период некуда, раньше Сидоров не работал в ООО «Альфа».
Значит, средний дневной заработок определяется из оклада Евгения: 52 000 ₽ / 29,3 = 1774,74 ₽.
Шаг 4. Рассчитываем итоговую сумму отпускных
Когда проделали все шаги выше, отпускные считают по формуле:
Разберем сразу на примерах.
Первый пример. С 12 мая 2023 года Олег Тихонов идет в основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.
Расчетный период — с 1 мая 2022 по 30 апреля 2023. Он отработан полностью, исключаемых дней нет. За расчетный период Олегу начислили 670 000 ₽.
Средний дневной заработок Тихонова: 670 000 ₽ / 12 мес. / 29,3 д/мес = 1905,57
Итоговая сумма отпускных: 1905,57 ₽/д × 28 д. = 53 356,1 ₽.
Второй пример. Рассмотрим еще вариант, когда сотрудница берет ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком.
Ольга Дмитриева пять лет работает в компании «Дачные истории». С 17 апреля 2023 года идет в основной оплачиваемый отпуск на 15 календарных дней.
Исключаемые периоды у Дмитриевой:
- с 7 марта по 24 июля 2022 — отпуск по беременности и родам;
- с 25 июля 2022 по 15 апреля 2023 — отпуск по уходу за ребенком.
Стандартный расчетный период — с 1 апреля 2022 по 31 марта 2023. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому берем расчетный период с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года.
Заработок Дмитриевой за это время — 799 400 ₽. У нее нет периодов и доходов, исключаемых из расчета.
Средний дневной заработок: 799 400 ₽ / 12 мес. / 29,3 д/мес = 2273,61 ₽/д.
Итоговая сумма отпускных сотрудницы: 2273,61 ₽/д × 15 д. = 34 104,15 ₽.
Налоги и взносы при выплате отпускных
Со всей суммы отпускных нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Страховые взносы нужно начислить в месяце исчисления отпускных. Например, сотрудник уходит в отпуск с 1 июля, а отпускные ему начислены в июне. Значит, отпускные войдут в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Взносы в налоговую нужно перечислять ежемесячно до 28-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 28‑е число выпадает на выходной, крайний срок — следующий рабочий день.
НДФЛ удерживают в день выплаты отпускных наличными или на карту сотрудника.
Уплатить НДФЛ нужно:
- до 28-го числа текущего месяца — за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
- до 28 января — за период с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня календарного года — за период с 23 по 31 декабря.
Компании на ОСН могут учесть отпускные в налоговых расходах. Взносы включают в расходы ежемесячно — по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.
А компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» учитывают отпускные в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату перечисления в бюджет.
Бухгалтерский учет отпускных
ИП не обязаны вести бухучет, поэтому могут пропустить этот раздел.
В бухгалтерском учете отпускные отражают в зависимости от того, создает компания резерв на оплату отпусков или нет. Он нужен для равномерного распределения расходов на выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов с них.
Резерв обязаны создавать все компании, кроме тех, что ведут упрощенный бухучет. Например, это субъекты малого предпринимательства.
Дальше разберем, как начисляются отпускные в бухгалтерском учете в зависимости от резерва.
Проводки, если бизнес создает резерв на оплату отпусков
Как рассчитать отпускные
Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан минимум за три календарных дня до его начала выплатить отпускные.
Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше.
Общая формула расчета
Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.
Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.
Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.
- 100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 ₽
А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход за 12 месяцев, предшествовавших месяцу отпуска, и пропущенные дни.
Общая формула расчета отпускных выглядит так:
- Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска
Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:
Вычислить доход за расчетный период
При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу: оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.
Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период будет с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее.
Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда в расчет отпускных пойдет ⅔ премии — сумма, приходящаяся на февраль и март.
Отпускные будут выше, если в последние 12 месяцев или уже во время отпуска всему персоналу организации или структурного подразделения повысили зарплату. Например, в прошлом году вы получали 55 000 ₽ в месяц, а с января — 60 000 ₽. Вы идете в отпуск в июле. Средний заработок посчитают так:
- За январь — июнь этого года включат в расчет зарплату по 60 000 ₽.
- За июль — декабрь прошлого года 55 000 ₽ умножат на коэффициент повышения зарплаты: 60 000 / 55 000 = 1,09. Получится 59 950 ₽.
Следовательно, отпускные будут больше.
Если зарплату повысили уже во время отпуска — пересчитают и доплатят отпускные с даты повышения зарплаты. Например, вы идете в отпуск с 3 по 30 марта. С 15 марта всем в организации повысили зарплату. Отпускные вам рассчитают и выплатят из среднего заработка, как обычно. После повышения отпускные за период с 15 по 30 марта пересчитают с учетом повышающего коэффициента и доплатят.
Это касается только повышения зарплаты на той же должности. Если вас перевели на другую должность с другой зарплатой, никаких повышающих коэффициентов нет, но заработок посчитают на обеих должностях.
В доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, материальную помощь, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.
Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает часть зарплаты «в конверте», отпускные рассчитают только от белого дохода.
Расчет отпускных в 2023 году: пошаговая инструкция
С 1 января 2023 года — проиндексированный МРОТ, который нужно учитывать при расчете отпускных выплат. Также с 2023 года кардинально поменялся порядок уплаты НДФЛ с оплат за отпуск. О порядке и нюансах расчета отпускных в 2023 году расскажем в статье.
Что вы узнаете
Общий порядок расчета отпускных в 2023 году
Если работаете в бухгалтерской программе, например СБИС, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим пошаговым алгоритмом расчета отпускных.
Расчет отпускных любой сложности в СБИС
Шаг 1. Определите расчетный период. В общем случае это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение № 922).
Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. В общем случае это заработная плата за указанный период (п. 2 Положения № 922).
Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок для оплаты отпуска. По какой формуле считать показатель, зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное число календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).
Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник был в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней приведен в п. 5 Положения № 922.
Если сотрудник отработал расчетный период целиком, исключаемых дней не было, применяется формула:
Если были исключаемые периоды, например, в расчетном периоде работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:
Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный. Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту величину, которая больше (п. 18 Положения № 922). Минималку вычисляйте так:
Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:
Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них. Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, п. 16 и 18 ПБУ 10/99). Страховые взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).
Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).
Пример расчета отпускных
Сотрудник (налоговый резидент РФ) уходит в отпуск с 05.06.2023 по 19.06.2023 включительно. Расчетный период: с 01.06.2022 по 31.05.2023. В расчетном периоде, а именно в декабре 2022, работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период, без учета больничных, — 600 000 руб.
Для расчета отпускных определим:
- количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2022 году — июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2023 году — январь, февраль, март, апрель, май;
- количество дней в не полностью отработанном декабре 2022 — 16,07 дня [29,3 / 31 x (31 — 14)];
- средний дневной заработок — 1 773,21 руб. [600 000 руб. / (11 мес. x 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального (16 242 руб. / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.
Отпуск составляет 14 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 15 дней. Дело в том, что праздничный день 12 июня по закону в число календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ).
Дни отпуска сотрудника на календаре
Итого сумма отпускных равна 24 824,94 руб. (1 773,21 руб. x 14 дн.). На руки, за минусом НДФЛ (24 824,94 руб. x 13%), сотрудник получит 21 597,94 руб. (24 824,94 — 3 227).
Страховые взносы начисляем на сумму 24 824,94 руб. «сверху».
Как определить расчетный период для оплаты отпускных
Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени проработал сотрудник у работодателя. Рассмотрим возможные варианты.
Сотрудник проработал больше года. В таком случае расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения № 922).
Сотрудник недавно устроился и проработал к началу отпуска меньше года. Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск (п. 4 Положения № 922).
Если отпуск начинается авансом в месяце, когда сотрудника трудоустроили, расчетный период сформируют дни с даты трудоустройства до начала отпуска (п. 7 Положения № 922).
Какие дни нужно исключить из расчетного периода
Исключаются из расчетного периода:
- время, когда работник был в отпуске (оплачиваемом либо за свой счет);
- время командировок;
- время нахождения на больничных;
- время в декретном отпуске;
- простой в работе компании.
Полный список исключаемых дней приведен в пункте 5 Положения № 922. Суммы, начисленные за указанные периоды, не включаются в расчет отпускных.
Пример, как определить расчетный период, если в нем были исключаемые периоды
Сотрудник уходит в отпуск с 05.06.2023 по 19.06.2023 включительно. В расчетном периоде с 01.06.2022 по 31.05.2023 работник был на больничном 14 календарных дней в декабре 2022. Эти 14 дней не учитываются при расчете отпускных. В сумму выплат за расчетный период не войдет оплата по указанному больничному листу.
Что делать, если весь расчетный период состоит из исключаемых периодов
Бывает, весь расчетный период нужно исключить. Тогда нужно смотреть: работал сотрудник у работодателя до расчетного периода или нет. Если работал, для расчета отпускных берите 12 месяцев, которые предшествуют расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).
Если весь расчетный период исключили, а до него сотрудник не трудился у этого конкретного работодателя, в расчет пойдут дни того месяца, в котором сотрудник уходит на отдых. Дату начала отпуска не включайте в период, который принимаете в качестве расчетного (п. 7 Положения № 922).
Какие выплаты включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных
Для расчета среднего заработка берите выплаты, которые работник получил в рамках трудового договора (п. 2 Положения № 922). А именно:
- заработную плату по тарифу, окладу, сдельную, в неденежной форме;
- комиссионное вознаграждение или процент от прибыли фирмы;
- гонорары, авторское вознаграждение;
- премии, надбавки, доплаты.
Не включаются в расчет:
- больничные и декретные;
- отпускные;
- командировочные;
- материальная помощь;
- вознаграждения по гражданско‑правовым договорам (ГПД);
- оплата обучения, путевок, возмещение за обеды;
- прочие суммы, которые не являются частью оплаты труда. То есть перечень — открытый.
Какие лимиты нужно учитывать при расчете отпускных в 2023 году
Среднедневной заработок для расчета отпускных не должен быть ниже дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Условие — сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчетном периоде и выполнил свои трудовые обязанности (п. 18 Положения № 922)
На сегодняшний день минимальный порог среднего заработка в день — 554,33 руб. (16 242 руб. / 29,3). Если при подсчете отпускных фактический среднедневной заработок оказался меньше минимума, то бухгалтеру нужно считать отпускные по среднему дневному заработку из МРОТ.
При работе сотрудника в режиме неполного рабочего времени величину МРОТ определяйте пропорционально отработанному времени.
Средний заработок может оказаться ниже МРОТ, если после начала отпуска законодатели установили новый повышенный размер МРОТ. Тогда отпускные за дни после повышения показателя нужно доплатить до новой минималки.
Чтобы не занизить сумму отпускных, доверьте расчет программе. СБИС сам сравнивает фактический и минимальный заработок и, если нужно, делает расчет из МРОТ.
Автоматизировать расчет выплат работникам
Как с 2023 года по новым правилам платить НДФЛ с отпускных
С 2023 года НДФЛ, как и раньше, удерживается из отпускных в день выплаты.
В порядке уплаты НДФЛ с отпускных произошли изменения. С 2023 года НДФЛ нужно платить по итогам расчетного периода не позднее 28 числа. Расчетный период по общему правилу — это время с 23 числа прошлого месяца по 22 числа текущего месяца. До 2023 года НДФЛ с отпускных платили не позднее последнего дня месяца, в котором отпускные были выплачены.
Не позднее 25 числа каждого месяца нужно подать уведомление об исчисленных суммах налога, если НДФЛ платите в составе единого налогового платежа (ЕНП).
Отпускные в 6‑НДФЛ
В расчете 6‑НДФЛ нужно отразить только выплаченные отпускные. Просто начисленные, но еще не выплаченные, отражать не нужно (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 3 и 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Отпускные при переходящем отпуске (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) отражайте в расчете 6‑НДФЛ так же, как и обычные отпускные — по факту выплаты денег работнику.
Как уплачивать страховые взносы по отпускным в 2023 году
Начисляйте страховые взносы на отпускные в том месяце, в котором начисляете саму оплату за отпуск (п. 1 ст. 421 и п.1 ст. 424 НК РФ). Период отпуска роли не играет. Используйте те же тарифы, по каким считаете заработную плату.
Уплачивайте взносы с отпускных по итогам месяца начисления:
- по единому тарифу в ФНС — по сроку 28 число;
- в Соцфонд на травматизм — по сроку 15 число.
Отпускные в отчетах по взносам
В РСВ отражайте отпускные в составе общей базы начислений в обычном порядке (в разделе 1 и приложениях к нему, а также в разделе 3).
В отчете о персонифицированных сведениях для ФНС отпускные включаются в строку 070.
В отчете ЕФС‑1 начисленные суммы оплаты ежегодного отпуска отражаются в разделе 2 в составе базы для исчисления страховых взносов на травматизм.
Как отражать отпускные в учете
Налоговый учет
ОСНО. У организаций сумма отпускных включается в состав расходов на оплату труда и признается затратами в целях налогообложения прибыли (п. 7 ст. 255 НК РФ).
У ИП на общем режиме налогообложения отпускные также признаются расходами и уменьшают НДФЛ с доходов предпринимателя. Причем сам предприниматель в отпуск официально уходить не может. Право на отпуск есть у работников предпринимателя. ИП на время фактического отдыха может только делегировать свои полномочия.
УСН. Отпускные учитываются на упрощенной системе налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» на дату их фактической выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
ЕСХН. Расходы на отпуск учитываются по кассовому методу, как и на УСН. То есть отпускные должны быть не просто начислены, но и выплачены (подп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ).
Бухгалтерский учет
Счет, на котором отражаются затраты на отпуск, выбирайте в зависимости от того, где работает сотрудник, который уходит в отпуск. Например, используйте:
- счет 20 — если работник занят на основном производстве;
- 08 — если сотрудник ведет установку (строительство) основных средств;
- 26 — если отпускник — руководитель фирмы.
Схема учета зависит от того, создает компания резерв по отпускам или нет.
В бухгалтерском учете резерв на отпуск обязаны создавать все компании, кроме тех, кто имеет право вести упрощенный учет. Бухгалтерская программа СБИС поможет сформировать резервы по отпускам. В налоговом учете резерв на отпуск могут создавать компании на ОСНО по желанию, если применяют метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Бухгалтерские проводки по отпускным выплатам без использования резерва по отпускам
| Что фиксируем на счетах бухучета | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начисление отпускных | 20 (08, 23, 25, 26, 44) | 70 |
| Удержание НДФЛ | 70 | 68-01 |
| Начисление страховых взносов в ФНС по единому тарифу | 26 | 69 субсчет «Взносы по единому тарифу» |
| Начисление страховых взносов в Социальный фонд (СФР) на травматизм | 26 | 69-11 |
| Выплата отпускных | 70 | 50, 51 |
Бухгалтерские проводки по отпускным выплатам за счет резерва на отпуск
| Что фиксируем на счетах бухучета | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начисление резерва на отпуск | 20 (08, 23, 25, 26, 44) | 96 |
| Начисление отпускных из резерва отпусков | 96 | 70 |
| Удержание НДФЛ | 70 | 68-01 |
| Начисление страховых взносов из резерва отпусков | 96 | 69 |
| Выплата отпускных | 70 | 50, 51 |
Программа СБИС Бухгалтерия автоматически формирует все нужные проводки. Счета для отражения затрат настраиваете в программе один раз: оптом для всех (части) сотрудников или по отдельным сотрудникам. При необходимости можно оформить отпуск с другого затратного счета.
При повышении окладов и тарифных ставок СБИС проиндексирует средний заработок для расчета отпускных, как того требует действующий порядок (п. 16 Положения No 922).
Попробовать СБИС Бухгалтерию — 14 дней бесплатно
Входят ли в состав отпуска выходные и праздничные дни?
Выходные дни входят в состав отпуска. Праздничные дни не входят в отпуск, а продлевают отпуск, если он взят на определенное количество дней, без указания даты окончания отдыха.
Фрагмент календаря 2023
Другая ситуация с праздничными днями, когда отпуск оформлен на конкретные даты. В этом случае праздники не продлевают отпуск, а просто не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск (ст. 120 ТК РФ).
В какие месяцы невыгодно брать отпуск?
Ответ на этот вопрос зависит от того, в чем состоит выгода для конкретного сотрудника: хочет он больше отдохнуть или заработать.
Если сотрудник хочет подольше отдохнуть, то выгоднее брать отпуск в том месяце, где есть праздники. Например, в мае. За счет праздников отпуск автоматически будет продлен.
Если сотруднику нужно больше денег, то выгоднее использовать отпуск в те месяцы, где больше рабочих дней. Например, в 2023 году в августе и октябре. Причина: в том месяце, где много праздников и меньше рабочих дней (как в январе или мае), трудовой день стоит дороже. И с точки зрения дохода в таком месяце лучше работать, чем отдыхать.
Какой отпуск полагается работнику, который трудится неполное рабочее время?
Если работник трудится неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то отдыхает он в общем порядке 28 календарных дней в году (ч. 4 ст. 93 ТК РФ).
Когда можно получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?
В стандартном случае, когда отпуск 28 дней, денежная компенсация вместо отпуска возможна только при увольнении работника, когда у него остаются неиспользованные дни отпуска.
Ежегодный отпуск может превышать стандартные 28 календарных дней в год — такой удлиненный основной отпуск предоставляется по закону некоторым категориям работников. В таком случае дополнительные дни отдыха можно заменить денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).
Работников, которым запрещено заменять отпуск на компенсацию, перечислили в таблице. Компенсацию за отпуск все эти работники могут получить только в одном случае — при увольнении (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).
| Категория персонала | Какой отпуск запрещено заменять компенсацией |
|---|---|
| Беременные женщины | Основной и дополнительный |
| Сотрудники в возрасте до 18 лет | Основной и дополнительный |
| Занятые на работах с вредными или опасными условиями труда | Дополнительный, за работу в соответствующих условиях |
Как считать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?
Расчет среднего заработка для компенсации за неиспользованные отпуска идентичен расчету основного ежегодного отпуска. Однако в расчетный период входит последний месяц работы сотрудника, если человек увольняется в последний день месяца (ст. 139 ТК РФ, письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184‑6‑1).
Выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении нужно в последний рабочий день (ст. 127 ТК РФ).
Как рассчитать отпускные в 2023 году
Иллюстрация: Denys Mikhalevych/pexels
Порядок расчета отпускных в 2023 году
Расчет отпускных производится в следующем порядке:
Определение расчетного периода.
Для отпускных расчетный период считается иначе, чем, например, для пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам. В расчет берется не два года, а один.
Определение заработка за расчетный период.
В средний заработок сотрудника за расчетный период включаются все выплаты, начисленные за трудовую деятельность.
Не входят в него различные социальные пособия и выплаты.
Расчет среднего дневного заработка.
Средний дневной заработок = заработок за расчетный период: количество дней, отработанных в нем.
Сравнение среднего дневного заработка с МРОТ.
Средний дневной заработок нужно сравнить с минимальным, который рассчитан исходя из МРОТ. Если фактический окажется меньше, берется дневной заработок по МРОТ.
Расчет отпускных.
Свои нюансы имеет расчет отпускных для сотрудников, которые отработали в компании неполный год.
Выплата отпускных.
Отпускные нужно перечислить сотруднику в установленный срок. Если этого не сделать, сотрудник может потребовать перенести отпуск на другой период.
Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров — практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки.
Определение расчетного периода
Расчетным является период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, для отпуска, который начинается 8 августа, расчетным будет период с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.
Из расчетного периода исключается время, когда сотрудник (п. 5 положения № 922 от 24.12.2007):
находился в отпуске (в том числе по БиР) или на больничном;
пребывал в командировке;
не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон;
был вынужден не работать из-за забастовки, в которой не принимал участия;
брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом или инвалидом детства;
освобождался от работы с сохранением зарплаты (полным или частичным) или без этого в соответствии с законом.
Если в расчетный период у сотрудника не было заработка вообще, то берется предшествующий ему 12 месячный период.
Определение заработка за расчетный период
В средний заработок за расчетный период включаются следующие выплаты (п. 2 положения № 922 от 24.12.2007):
надбавки и доплаты за профмастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранных языков, работу с гостайной, совмещение должностей (профессий) и другие;
премии и вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда;
другие виды оплат, предусмотренные у работодателя.
Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке:
Годовая премия учитывается, если она начислена за год, предшествующий отпуску. При этом не имеет значения, когда она фактически выплачена: в расчетном периоде или нет.
Премии по итогам квартала, полугодия или месяца, начисленные в расчетном периоде, учитываются по одной на каждый показатель премирования.
Разовые премии, начисленные в расчетном периоде, учитываются только, если включены в приказ о премировании.
При повышении оклада средний заработок индексируется только, если оклады были повышены всем работникам компании (письмо Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/В-447).
Для расчета коэффициента индексации оклад после повышения нужно разделить на оклад до повышения. Если оклад повышен в расчетном периоде, нужно проиндексировать все выплаты, начисленные до этого, а если оклад повышен после расчетного периода до начала отпуска, то индексации подлежат выплаты за весь расчетный период.
Не включаются в расчет среднего заработка следующие выплаты (п. 3, 5 положения № 922 от 24.12.2007):
компенсация за питание, проезд, обучение и коммунальные услуги;
пособие по беременности и родам;
оплата дней нахождения в командировке;
иные выплаты за неотработанные дни.
Если отпуск предоставляется в первом месяце работы, то учитываются выплаты за этот период, а если выплат за расчетный период не было вообще, то исходя из оклада (тарифной ставки).
Отчитывайте в контролирующие органы быстро и без ошибок с помощью сервиса сдачи электронной отчетности Такском. Автоматическая проверка на ошибки и умный календарь бухгалтера избавят вас от риска сдачи некорректного отчета с опозданием.
Расчет среднего дневного заработка
Расчет среднего дневного заработка производится отдельно для полных и неполных месяцев.
Расчет для полностью отработанного года
Если в расчетный период сотрудник отработал полностью все 12 месяцев, то средний дневной заработок будет определяться по формуле:
СДЗ = ЗРП : 12 : 29,3
СДЗ — средний дневной заработок.
ЗРП — заработок за расчетный период (как он определяется, рассказано выше).
12 — количество полных месяцев расчетного периода.
29.3 — расчетный коэффициент (среднемесячное количество дней).
Он рассчитывается по формуле:
(365 — 14) : 12
365 — количество дней в году.
14 — количество праздничных дней.
Коэффициент 29.3 не меняется даже в високосный год. Это значение установлено на законодательном уровне и самостоятельно его рассчитывать не нужно.
Пример расчета СДЗ для полностью отработанного расчетного периода
Например, средний заработок сотрудника за 12 месяцев расчетного периода составил 920 000 руб. Средний дневной заработок для расчета отпускных такому сотруднику составит 2 616, 61 руб.
920 000 : 12 : 29,3.
Расчет для периода, в котором есть неполные месяцы
Если в расчетном периоде присутствовали неполные месяцы (когда сотрудник, например, был в отпуске или на больничном) средний дневной заработок рассчитывается по другой формуле:
ЗРП : КОД
ЗРП — заработок за расчетный период (как он определяется, рассказано выше).
КОД — количество отработанных в расчетном периоде дней. Оно рассчитывается отдельно за полные и неполные месяцы.
За полные месяцы КОД рассчитывается по формуле:
Количество полных месяцев, отработанных в расчетном периоде х 29.3
За неполные месяцы КОД рассчитывается по формуле:
Отработанные календарные дни в неполном месяце: число календарных дней в этом месяце х 29.3
Например, сотрудник уходит в отпуск на 15 дней с 28 мая 2023 года. Средний заработок за расчетный период 920 000 руб.
В расчетном периоде он один раз был на больничном: в августе 2022 года — 5 дней и в декабре 2022 года — 12 дней.
КОД за полные 10 месяцев — 293 (10 х 29,3).
КОД за август — 24,57 (31 — 5) : 31 х 29.3.
КОД за декабрь — 17, 96 (31 — 12) : 31 х 29,3.
Общее количество отработанных дней составит 335, 53 (293 + 24,57 + 17,96).
Сравнение среднего дневного заработка с МРОТ
Дневной заработок за расчетный период нужно сравнить с минимальным, рассчитанным исходя из МРОТ. В 2023 году он равен 554,33 руб. (16 242 руб. : 29,3).
Если минимальный окажется больше, то в расчете отпускных нужно использовать его.
В случае если во время отпуска МРОТ вырос, то нужно будет пересчитать отпускные и доплатить разницу, приходящуюся на дни после повышения МРОТ.
Расчет отпускных
Расчет отпускных производится по формуле:
Средний дневной заработок х количество дней отпуска.
Пример расчета отпускных
Степанов В.С. берет отпуск с 28 мая на 14 дней. За расчетный период ему была выплачена зарплата в размере 965 500 руб., отпускные в сумме 58 660 руб. и больничный в размере 16 540 руб.
Степанов был в отпуске 21 день в сентябре 2022 года и на больничном 5 дней в феврале 2023 года.
Данные для расчета
Расчетный период: 1 мая 2022 года — 30 апреля 2023 года.
Выплаты за расчетный период — 965 500 руб. (отпускные и больничный в расчете не участвуют).
Количество отработанных дней в полных месяцах — 293 (10 месяцев х 29,3).
Количество отработанных дней в сентябре 2022 года — 8,51 (30 — 21) : 31 х 29,3).
Количество отработанных дней в феврале 2023 года — 24.07 (28 — 5) : 28 х 29,3.
Общее количество отработанных дней в расчетном периоде — 325,58 (293 + 8,51 + 24,07).
Средний дневной заработок за расчетный период — 2 965, 48 руб. (965 500 : 325,58).
Шаг 1. Сравниваем средний дневной заработок с минимальным.
Он превышает СДЗ, рассчитанный из МРОТ, поэтому оставляем его.
Шаг 2. Рассчитываем отпускные.
2 965, 48 руб. х 14 = 41 516,72 руб.
Размер отпускного пособия, которое нужно будет выплатить Степанову, составит 41 516, 72 руб.
Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров — практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки.
Выплата отпускных
Перечислить сотруднику отпускные необходимо не позднее, чем за 3 календарных дня. Узнать дату начала отпуска можно в графике отпусков или в заявлении работника. Например, если сотрудник уходит в отпуск в понедельник, то отпускные ему нужно перечислить не позднее четверга.
Если дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, деньги нужно перечислить работнику накануне (письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ-20884-6-1).