Кто покупает вкладыш в трудовую книжку — работник или работодатель?
Трудовая книжка представляет собой оформляемый на специальном бланке документ, содержащий сведения о местах работы и награждениях сотрудника. При использовании листов, отведенных для таких записей, в нее вшивается вкладыш. О том, что представляет собой этот вкладыш, кто его приобретает и как влияет на его применение введение электронных трудовых книжек, — в нашем материале.
Правила применения вкладыша
К ведению трудовой книжки в отношении работника, принятого по трудовому договору на работу, являющуюся для него основной, работодателя обязывает ст. 66 ТК РФ. Возможно внесение в нее сведений и о работе по совместительству.
Отражается в этом документе информация о:
- самом работнике;
- выполняемой им работе
- переводах на другую работу;
- увольнениях;
- наградах за труд.
Форма книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Для внесения сведений в ней выделены 2 раздела, предназначаемых для данных:
- о работе;
- о награждениях.
Когда один из этих разделов оказывается полностью заполненным, к трудовой книжке следует оформить вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением № 225). Форма вкладыша и правила внесения в него данных совпадают с установленными для трудовых книжек, но этот документ:
- имеет другое название;
- никогда не используется в отрыве от трудовой книжки;
- должен вшиваться в трудовую книжку.
Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке записью о его выдаче с указанием серии и номера использованного для этого бланка (п. 39 Правил, утв. Постановлением № 225).
Расходы по приобретению вкладыша
Обеспечение работника трудовой книжкой является обязанностью работодателя (ст. 65 ТК РФ). И эта обязанность распространяется на вкладыш как на неотъемлемую часть трудовой книжки.
Бланки обоих документов приобретаются работодателем за плату у их изготовителя либо распространителя (п. 2-5 Порядка, утв. Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н) и хранятся у него до момента выдачи работнику.
При оформлении трудовой книжки или вкладыша работник должен возместить работодателю стоимость соответствующего бланка (п. 47 Правил, утв. Постановлением № 225). Возмещение может быть осуществлено путем:
- удержания средств из заработной платы;
- внесения наличных денег в кассу;
- перечисления безналичным путем.
Не взимается с работника плата за бланк в случаях (Правила, утв. Постановлением № 225).
- порчи бланка не по его вине (п. 48);
- восстановления документов после чрезвычайных ситуаций (п. 34).
Перспективы вкладыша при электронной трудовой книжке
До 2020 года трудовая книжка, оформляемая в виде бумажного документа, была единственно возможным вариантом для отражения сведений о работе и наградах за нее. С 2020 года стало обязательным накопление данных, вносимых в трудовую книжку, в электронном виде в базе, хранящейся в ПФР (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).
Наличие электронной базы позволяет обходиться без занесения информации о трудовой деятельности в бумажный документ, поскольку из нее нужные сведения могут быть получены в любой момент — и не только в бумажном варианте, но и в электронном. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает быть актуальной, поскольку:
- Она остается источником сведений о работе, имевшей место до 2020 года. В информационной базе фиксируются лишь данные, характеризующие ее по состоянию на 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). При отказе работника от ведения трудовой книжки на бумаге в нее вносится запись об этом (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) и оформление ее прекращается. Книжку работнику придется хранить у себя.
- Работник вправе сделать выбор в пользу ведения бумажного документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В таком случае он будет продолжать оформляться (параллельно с накоплением электронных данных) либо до завершения работником трудовой деятельности (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), либо до принятия им решения о переходе на электронный вариант (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). К трудовой книжке, продолжающейся вестись на бумаге, может потребоваться вкладыш.
Однако для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, электронная трудовая книжка оказывается единственно возможным способом формирования сведений о трудовой деятельности (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Это означает, что со временем бумажная трудовая книжка исчезнет совсем, а вместе с ней и необходимость в оформлении к ней вкладыша.
Трудовая книжка в 2023 году: кому и как оформлять
Читайте в статье:
Могут ли работодатели в 2023 году использовать бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца или необходимо закупать новые бланки
Когда и кому нужно оформлять новые трудовые книжки и вкладыши
Как вести учет новых бумажных трудовых книжек
Коротко о главном
С 1 января 2020 года почти все работодатели постепенно перешли на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности (СТД)), но это не значит, что бумажные трудовые остались в прошлом. У многих работников они еще продолжают действовать, и специалисты по кадрам по-прежнему их заполняют[1].
Приказ № 320н (приложение № 1) утвердил новую форму трудовой книжки и форму вкладыша в нее[2].
С 01.01.2023 не действует Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Вместо него ответственные за приобретение, ведение и хранение трудовых книжек руководствуются Порядком, утвержденным Приказом Минфина России № 55н[3].
Можно ли использовать старые бланки
Пунктом 3 Постановления № 1250 предусмотрено, что:
• трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны, работодатели могут использовать их без ограничения срока.
Получается, списывать и утилизировать неизрасходованные бланки трудовых и вкладышей старого образца не нужно. И пока они не закончатся, нет необходимости закупать новые.
Где приобретать новые бланки
Если же понадобятся новые бланки, следует руководствоваться Приказом Минфина России № 55н, в котором, кстати, нет рекомендаций и упоминания о том, что производством трудовых книжек занимается только АО «ГОСЗНАК» и бланки должны приобретаться только там.
Извлечение
из Порядка, утвержденного Приказом Минфина России № 55н
[…]
5. Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее — Распространители).
Изготовление бланков трудовых книжек осуществляется на основании заявок Распространителей.
Сроки изготовления бланков трудовых книжек определяются условиями договоров, заключаемых изготовителем с Распространителями.
6. Для приобретения бланков трудовых книжек работодатели обращаются к изготовителю либо Распространителям, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
7. Доставка работодателям бланков трудовых книжек осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции либо по соглашению изготовителя или распространителя с работодателем.
То есть бланки может выпускать любая организация (официальный распространитель), у которой есть лицензия на производство и реализацию защищенной полиграфической продукции уровня защиты «В»[4]. Выдачей разрешений занимается ФНС России, которая и ведет их реестр.
Когда и кому оформлять бумажную трудовую на бланке нового образца
Тем, кто впервые поступает на работу, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. По умолчанию ведутся только СТД в электронной форме.
К СВЕДЕНИЮ
Если работник перешел на СТД у предшествующего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату трудовой нельзя. Законодательство не предусматривает обратного перехода.
Необходимость завести бумажную трудовую книжку на новом бланке может возникнуть только в отношении работников, которые продолжают вести бумажную трудовую, для того, чтобы оформить:
• новую трудовую, если бумажная трудовая книжка отсутствует (например, вследствие утраты, порчи или по другой причине)[5];
• дубликат документа.
Работники, которые в силу определенных обстоятельств не смогли реализовать свое право выбора в части способа ведения трудовой книжки, могут это сделать в 2023 году по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. То есть работник, восстановив стаж, может воспользоваться своим правом и перейти на СТД.
[1] Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее — Приказ № 320н; Порядок № 320н).
[2] Трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2023 (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250; далее — Постановление № 1250).
[3] Здесь и далее — Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. Приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н.
[4] Постановление Правительства РФ от 05.11.2020 № 1788 «О лицензировании деятельности по производству и реализации защищенной от подделок полиграфической продукции».
[5] Часть 5 ст. 65 ТК РФ.
И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2023.
Как купить вкладыш в трудовую книжку и кто должен это оплатить: практический гайд для работников
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, а также производить записи в нее в установленном порядке. Таким образом, обеспечение работника вкладышем в трудовую книжку является обязанностью работодателя. Однако, стоимость вкладыша может быть включена в расходы работодателя на оформление трудовой деятельности работника, и, следовательно, на основании заключенного договора между работником и работодателем, эта стоимость может возмещаться работником.
Для решения поставленного вопроса следует обратиться к Трудовому кодексу Российской Федерации и положениям, регулирующим порядок ведения трудовой книжки. В соответствии с п. 3 ст. 67 ТК РФ учет трудовой деятельности работника ведется в трудовой книжке, которая может быть в форме бумажного или электронного документа.
Ответ на вопрос, кто обеспечивает вкладыш в трудовую книжку, зависит от причин, по которым закончились листки для записей. Если трудовая книжка закончилась по причине перевода на другую работу или в другую организацию, то наличие вкладыша обеспечивается работодателем, в котором работник продолжает трудовую деятельность. В случае же, если трудовая книжка закончилась по иным причинам, например, вследствие допущенной ошибки при заполнении, то ответственность за обеспечение вкладышем возлагается на работника.
Таким образом, если у работника закончились листки для записей в трудовой книжке вследствие перевода на другую работу или в другую организацию — ответственность за обеспечение вкладыша возлагается на нового работодателя. Если же причина иная, то обязанность заобеспечение вкладышем возлагается на работника.
Статья 188 Трудового кодекса Российской Федерации «Трудовая книжка» определяет, что наличие трудовой книжки является обязательным. Статья 66 Трудового кодекса РФ «Записи в трудовой книжке» определяет, что записи в трудовой книжке оформляются в порядке, установленном законодательством. Также, статья 67 Трудового кодекса РФ «Хранение трудовых книжек» относится к вопросу обеспечения работника трудовой книжкой.
Кому необходимо приобрести вкладыш в трудовую книжку? Советы от народного советника
Вкладыш в трудовую книжку — это документ, в котором фиксируются изменения в трудовой книжке человека. Он является неотъемлемой частью трудовой деятельности и обязателен для некоторых категорий работников.
Согласно трудовому законодательству, вкладыши в трудовую книжку приобретаются работниками самостоятельно. Она является обязательной в случае изменения фамилии, должности, места работы, рабочего места и других персональных данных работника. Вкладыши в трудовую книжку также необходимы для трудоустройства при смене работодателя.
Однако приобретение вкладыша в трудовую книжку не является обязательным, и работодатель может оплатить его за свой счет. При этом вкладыш должен быть предоставлен для того, чтобы работник мог получить льготы или привилегии, предусмотренные законодательством.
Таким образом, процесс приобретения трудовых книжек будет зависеть от конкретных обстоятельств и потребностей работника или работодателя. В одних случаях работник сам приобретает вкладыши и предоставляет их работодателю для заполнения и оплаты, в других — работодатель приобретает вкладыши за свой счет и заполняет их соответствующим образом.
Кому необходимо приобретать вкладыши в трудовые книжки?
Приобретение вкладышей в трудовую книжку происходит при изменении фамилии работника или изменении порядка работы. В таких случаях вкладыши требуются работникам, в бланки которых еще не внесены изменения. По закону работник сам приобретает вкладыш, что означает определенные затраты для рынка.
Однако если у работника нет бланка вкладыша, то его покупку оплачивает работодатель, который открывает счет для перечисления средств. В этом случае работодатель обязан оплатить вкладыш.
Если выдается новая трудовая книжка, то работник, которому выдается новая трудовая книжка, должен приобрести вкладыш. В этом случае работник приобретает вкладыш самостоятельно.
Как правило, рынок вкладышей в трудовые книжки возникает при необходимости внесения изменений в существующие трудовые книжки и при приобретении новых трудовых книжек. Кто должен приобретать вкладыш, зависит от этой ситуации и от того, есть ли у сотрудника бланк вкладыша.
Кому необходимо приобретать вкладыши в трудовые книжки?
Вкладыш в трудовую книжку — это документ, который дополняется работником при приеме на работу. Но когда возникает необходимость в приобретении этих бланков? Когда заказ оформляет работник, а когда его оплачивает работодатель?
По закону работники обязаны заполнять вкладыш в трудовую книжку. Для этого необходимо приобрести данный бланк за свой счет и предоставить его работодателю с печатью и подписью. Но в каких случаях работники должны сами оплачивать вкладыши?
По закону работник обязан приобрести вкладыш в трудовую книжку, если на момент приема на работу у него не было этого бланка. В этих случаях работник сам оплачивает свое официальное оформление на новом месте работы.
А какие случаи предусмотрены трудовым законодательством, когда работодатель оплачивает вкладыш? Если работник принят работодателем и в трудовой книжке имеется печать вкладыша, то работодатель оплачивает вкладыш. В этом случае работник получает бланк от работодателя.
Изменилась ли ситуация с приобретением вкладыша в трудовую книжку в последнее время? Нет. Если в трудовой книжке нет печатного вкладыша, то работник по-прежнему должен оплачивать его самостоятельно. Какова форма оплаты — работника или работодателя? По закону обязанность по приобретению и оплате вкладыша лежит на работнике.
Поэтому вопрос «Кто должен приобретать вкладыши в трудовую книжку?» остается открытым. Ответ на вопрос «Кто должен приобретать вкладыши?». Это зависит от конкретного случая. Если сотрудник должен купить бланк, то он должен оплатить его сам. Если же у работника уже есть отпечатанный вкладыш, то его покупку и оплату производит работодатель.
Когда работодатель оплачивает бланк?
По закону приобретение бланка лекции в трудовой книжке является обязанностью работника. Однако необходимость приобретения бланка вкладыша может возникнуть у работодателя.
Работодатель обязан оплатить бланк вкладыша и внести аналогичные изменения в трудовую книжку при смене фамилии работника. В этом случае работодатель приобретает бланк и оплачивает услуги по внесению изменений.
Другой случай, когда работодатель оплачивает бланк, — это отсутствие вкладыша у работника. Если трудовая книжка утеряна или украдена и работник не может восстановить ее до выхода на новую работу, работодатель оплачивает расходы на приобретение и выдачу вкладыша.
Кроме того, работодатели приобретают печатные вкладыши в том случае, если работник не имеет трудовой книжки в период работы или в трудовую книжку не внесена запись о предыдущем трудовом стаже. В этом случае работодатель обязан выдать новый бланк вкладыша и внести в него необходимые сведения о предыдущем стаже работника.
В иных случаях, не предусмотренных законодательством, порядок выплаты бланка вкладыша определяется по соглашению между работником и работодателем.
Отсутствие печатей на вкладышах
В каждой трудовой книжке работника имеется специальный вкладыш, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе работника. Однако в некоторых случаях вкладыши могут не иметь печати.
Печать на вкладыше является важным фактором, обеспечивающим достоверность и точность списка. Обычно печати ставятся работодателями после выполнения определенных действий, например, изменения фамилии сотрудника или перевода его на другую должность.
Если печать на вкладыше отсутствует, это может быть вызвано рядом причин. Во-первых, работодатель мог не поставить печать по ошибке или пропустить этот этап. В этом случае необходимо связаться с работодателем и попросить его поставить печать.
Во-вторых, в некоторых случаях работнику может потребоваться оплатить проставление собственной печати на вкладыше. Например, если сотрудник хочет менять вкладыш по своему усмотрению, он может предоставить работодателю бланк вкладыша и попросить его оплатить печать самостоятельно.
По закону работник несет полную ответственность за изучение и соблюдение трудовой книжки. Если работник сам приобретает отпечатанный вкладыш, то он сам оплачивает печать.
Поэтому, если на вкладыше нет печати, необходимо выяснить, на каких сгибах и кто должен оплачивать печать. В большинстве случаев печать ставит работодатель, но в некоторых случаях работник обязан сам приобрести вкладыш и оплатить все связанные с этим расходы.
Если за него платит работодатель
При получении вкладыша в трудовую книжку необходимость его приобретения обусловлена тем, что работодатель получает бланк. По закону институциональный рынок трудовых книжек формируется за счет работодателей.
Работодатели печатают вкладыши в трудовые книжки при изменении фамилии работника или при отсутствии печатных вкладышей. В этих случаях работодатель оплачивает покупку вкладыша.
Если вкладыш к трудовой книжке INSERT приобретается для работы на другом рабочем месте или у другого работодателя, то он также приобретается за счет работодателя.
Порядок приобретения вкладышей в трудовые книжки определяется работодателем. Работодатель может самостоятельно оплатить эту обязанность работникам, представив впоследствии документы о приобретении и возмещении расходов.
Трудовая книжка приобретается работодателем в случае необходимости регистрации и проверки сведений о работнике в соответствии с требованиями законодательства.
Необходимость приобретения вкладыша
По закону каждый работник имеет право на получение трудовой книжки, в которую заносится информация, касающаяся трудовых отношений. Однако в некоторых случаях трудовая книжка отсутствует. В этих случаях необходимо приобрести вкладыш.
Кому необходимо приобретать вкладыш в трудовую книжку? По закону приобретение вкладышей оплачивает работодатель. Если работник сам приобретает бланки, то он оплачивает их покупку. Таким образом, ответ на вопрос о том, кто приобретает вкладыш, зависит от условий покупки, которыми располагает работник.
Как описывает закон процесс изготовления вкладыша? Закон не предусматривает конкретной процедуры приобретения вкладышей в трудовые книжки. Однако рекомендуется, чтобы вкладыш приобретался на том же бланке, на котором издана трудовая книжка, и скреплялся печатью учреждения.
Когда требуется закупка вкладышей? Приобретение вкладыша в трудовую книжку необходимо в случае изменения данных о сотруднике. Если изменилась фамилия или сотрудник перешел на другую работу. В этих случаях необходимо приобрести вкладыши и внести соответствующие изменения в трудовую книжку. Это позволит сохранить информацию о сотруднике и его трудовой книжке.
Если изменилась фамилия сотрудника
При изменении фамилии сотрудника необходимо обновить информацию в трудовой книжке. Для этого необходимо приобрести вкладыш в трудовую книжку за счет работника.
Приобретение вкладыша в трудовую книжку оплачивается работником. Если фамилия работника меняется, ему следует обратиться в организацию, в которой он работает, и получить информацию о том, какие документы необходимы для получения нового вкладыша.
Если работник не знает, кто оплачивает приобретение вкладыша, он может обратиться к работодателю-агентству или в отдел кадров. Вкладыши в трудовую книжку приобретаются в соответствии с законами и процедурами, принятыми в конкретной организации.
В некоторых случаях работодатель может оплатить приобретение вкладышей в трудовую книжку. Однако в большинстве случаев необходимость приобретения вкладыша лежит на самих работниках.
Вкладыши в трудовую книжку являются важными документами, которые должны содержать актуальную информацию о работнике. Поэтому при изменении фамилии работник обязан обновить информацию во вкладыше в соответствии с законодательством.
Порядок получения трудовой книжки
Получение трудовых книжек регулируется законодательством Российской Федерации. Согласно закону, работник обязан передать трудовую книжку работодателю в период трудоустройства. Если у работника нет трудовой книжки, он должен обратиться в уполномоченную организацию с заявлением о ее получении.
Если работодателю необходимо приобрести трудовую книжку для работника, который сменился, или если изменилась фамилия работника, то порядок приобретения трудовой книжки также определен законодательством.
Приобретение трудовой книжки осуществляется в форме оплаты работодателем. Работник получает вкладыш в трудовую книжку. Трудовая книжка заверяется печатью работодателя и подписью руководителя организации. Вкладыш является частью трудовой книжки и заполняется в соответствии с установленными правилами.
Трудовая книжка забирается организацией, уполномоченной на ее выдачу. Если работодатель не выполняет свою обязанность по заполнению трудовой книжки или в ней допущена ошибка, работник имеет право обратиться в компетентные органы для восстановления правильной информации.