Приказ о смене печати организации
Приказ о смене печати организации – это распорядительный документ, в соответствии с которым старая печать утрачивает юридическую силу, а новая обретает. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Файлы для скачивания:
Печать фирмы
На сегодняшний день действующее законодательство не обязывает проштамповывать всю документацию предприятия оттисками фирменных печатей. Символ организации носит скорее факультативный характер и применяется исключительно по инициативе руководства. С точки зрения закона достаточно будет заверить документ автографом директора или иного уполномоченного лица.
Если всё же организация решает, что печать ей необходима, хранить её следует в защищённом от посторонних месте. Обычно для этих целей используется сейф. Такая процедура хранения обусловлена повышенной важностью штампа, а также осуществляется в целях физической сохранности печати.
Причины для замены
Как правило, говорить о замене печати можно в следующих случаях:
- утрата печати;
- износ;
- дефекты;
- реорганизация предприятия;
- смена реквизитов.
Приказ о замене лишит старый штамп юридической силы и передаст её новому. Это особенно актуально в случае утраты (утери) печати. В теории она может оказаться в руках мошенников. Для того, чтобы обезопасить организацию, рекомендуется в кратчайшие сроки издать распоряжение о замене печати.
Процедура
Перед тем, как утверждать оттиск новой фирменной печати, нужно разобраться со старой. Её нельзя просто положить в сейф. Печать – это своего рода подтверждающий символ. В случае замены его необходимо уничтожить. Сделать это можно силами работников фирмы или передать дело в руки профессионалов. На практике применяют дробление или поджигание. Главное, чтобы печать уже невозможно было восстановить. Чем тщательнее подойти к процедуре уничтожения, тем меньше вероятность, что злоумышленники смогут ей воспользоваться.
Оттиски печатей
На приказе о замене печати нужно проставить оттиски обоих штампов в качестве примера. Именно поэтому уничтожать старое клеймо нужно только после документального лишения его юридической силы.
Кто пишет приказ
Вся распорядительная документация организации всегда пишется от имени руководителя, однако это не означает, что составлением приказа он занимается лично. На практике имеет место устное поручение директора одному из своих подчинённых. Выбранный сотрудник должен иметь определённые навыки работы с официальными бумагами и соответствующий уровень образования. Желательно доверить эту задачу юристу или секретарю. Работник самостоятельно разрабатывает проект распоряжения и приносит начальнику на подпись. Если руководителя всё устраивает, на листе бумаги появляется его автограф.
Форма документа
В настоящий момент органы государственной власти не выдвигают требований о составлении распорядительной документации при помощи общеобязательных унифицированных бланков. Все распоряжения на практике пишутся в свободной форме. Следует учесть, что документ в свободной форме также имеет свои тонкости:
- деловой язык речи;
- конкретная структура официальной бумаги;
- наличие обоснования;
- простановка автографов всех упомянутых лиц;
- обозначение реквизитов.
Составить приказ рекомендуется на фирменном бланке предприятия, так как на нём уже будут обозначены реквизиты компании. Также всегда имеется возможность написать распоряжение на чистом листе бумаги формата А4, но в таком случае прописывать сведения об организации придётся вручную.
Исполнить текст распоряжения можно одним из двух стандартных способов: в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки и в машинописном варианте при помощи компьютерных средств. Необходимо отметить, что способ изложения не может повлиять на юридическую силу документа. На практике руководство компаний зачастую принимает положение, в соответствии с которым вся распорядительная документация должна составляться строго в печатном виде.
Объясняем, как составить приказ
Как уже отмечалось ранее, приказ в свободной форме имеет чёткую структуру и состоит из реквизитов, основной части и подписей сотрудников. Следует уделить должное внимание каждой из них. Начать стоит именно с реквизитов.
В шапке документа указываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ООО, ПАО и т.д.). Этих сведений будет достаточно, так как официальная бумага имеет внутренний характер направленности. Ниже по документу посередине листа бумаги пишется слово «приказ», ему присваивается уникальный номер для документооборота в фирме. Затем оставляется дата составления распоряжения и наименование населённого пункта, в котором располагается офис компании. Удостоверяемся в правильности обозначенных данных и переходим далее.
Начать основную часть нужно с обоснования. Указываем действительную причину замены печати (утрата, износ). С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:
- лишаем силы старую печать (ставим её оттиск), признаём её недействующей с определённой даты;
- наделяем силой новую печать (ставим её оттиск), вводим её в использование с указанной даты;
- приказываем сформировать комиссию для уничтожения старой печати. Перечисляем сотрудников, обозначая их ФИО и должности на предприятии. Председатель комиссии выделяется отдельно. Обозначаем временные рамки для уничтожения;
- возлагаем контроль за исполнением приказа на одного из подчинённых. Как правило, эти полномочия делегируются кому-то из руководящего состава или их берёт на себя директор лично.
Примерный образец
После утверждения всех вышеизложенных положений можно переходить к завершающей части. Всех упомянутых в документе сотрудников необходимо ознакомить с его содержанием под подпись. Главный автограф принадлежит, конечно же, руководителю предприятия. Как только все подписи будут проставлены, официальная бумага обретает юридическую силу.
Смена печати организации кого уведомлять
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;
<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Смена печати организации кого уведомлять
Обязанность ИП делать печать явно нигде не прописана. Но существуют ситуации, когда возможность заверить документ не только подписью нужна — без нее предприниматель будет ограничен в возможностях.
Рассказываем, кому из ИП все-таки пригодится печать, сколько она стоит и как вообще ее сделать.
Ответственность за отсутствие печати
Ни в одном нормативном документе, регулирующем деятельность ИП, не прописана обязанность иметь печать. Вы можете не делать ее вовсе или изготовить по желанию, но никто не может оштрафовать вас за отсутствие печати.
Когда печать пригодится
Для открытия расчетного счета. Это редкость, но некоторые банки требуют от ИП заверения документов печатью, подписи на заявлении им недостаточно. Такие условия договора — их право.
Вы можете согласиться и сделать печать. Или выбрать другой банк — большинству крупнейших игроков на рынке достаточно вашей подписи на заявлении. Современные банки могут открыть счет даже онлайн, без вашего присутствия.
Откройте счет в банке группы компаний СКБ Контур и получите бесплатно навсегда: обслуживание счета, платежи бизнесу без ограничений, переводы самозанятым и физлицам до 400 000 рублей в месяц.
Для участия в тендерах. В законодательстве о госзакупках есть упоминания о печати — ею нужно заверять заявки на конкурсы. Но есть оговорка, что это нужно делать только «при наличии печати». Нет печати — нет и обязанности.
В коммерческих закупках заказчики или организаторы тоже могут требовать заверения печатью. Но обойти это просто: документы, заверенные электронной подписью, юридически значимы и приравниваются к бумажному оригиналу с подписью и печатью.
Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей. Ведите учет без специальных знаний.
Печать требуют поставить на доверенности, если вы участвуете в закупках не самостоятельно.
Для работы с крупными компаниями. Корпорации и крупный бизнес требуют от подрядчиков заверения документов печатью — для них это дополнительная гарантия подлинности и защита от мошенничества.
Вместо печати вы можете предложить контрагенту письмо об ее отсутствии. Достаточно написать его в произвольной форме и указать свои реквизиты. Или пользуйтесь электронным документооборотом, в этом случае печати точно не нужны, а проблем с подлинностью не возникает.
Изготовив печать, ИП должен ею пользоваться. Если она имеется в наличии, но ИП не заверил ею документ, через суд такую бумагу можно признать недействительной. Поэтому контрагенты перестраховываются и просят у ИП письмо об отсутствии печати. Или требуют сделать печать и заверять ею документы, чтобы точно исключить проблемы.
У печати есть свои плюсы: вы можете увеличить количество контрагентов за счет крупных компаний и снизить риск подделки документов.
Но если печати нет, ИП может просто расписываться в документах — например, в товарных чеках, приходных кассовых ордерах, трудовых книжках и заявлениях.
Минусы печати для ИП
Главный минус: если вы сделали печать, придется ею пользоваться. Печать нужно возить с собой на заключение договоров, заверять ею другие документы и заявления. Обычной подписи в этом случае недостаточно.
На изготовление печати нужно тратить деньги: в зависимости от региона и компании берут около 1 000 руб.
Печать могут украсть, или вы можете ее потерять. Это опасно — мошенники могут подделать документы, вы получите нежелательные обязательства. Плюс придется тратить время на восстановление печати.
Какую печать стоит сделать ИП
Если вы все-таки решили сделать печать, придерживайтесь общепринятых требований к ней: образец должен содержать ФИО, местонахождение, указание, что вы ИП, ИНН и ОГРНИП. Еще в центр помещают герб или логотип.
Требований по форме тоже нет. Но лучше сделайте круглую — организации привыкли, что у них именно такие печати.
Регистрировать новую печать необязательно. Но ИП на всякий случай направляют сообщение о появлении печати в ФНС, ОВД и торгово-промышленную палату региона. Еще можно попросить изготовителя занести данные о печати в его реестр. Так делают, чтобы попытаться обезопасить себя от подделок печати — в случае проблем сможете подтвердить, что на поддельном документе не ваш оттиск.
Кратко о том, нужна печать ИП или нет
- Обязанности делать печать нет. Если кто-то пытается запугать вас и потребовать штраф за отсутствие печати — это мошенники, обращайтесь в полицию.
- Печать пригодится для работы с крупными корпорациями — обычно заверения договора или акта подписью недостаточно. Вместо печати можно перейти на электронный документооборот.
- Печать могут потребовать банки при открытии расчетного счета. Это редкая ситуация. Крупным банкам печать не нужна.
- Печать может пригодится для участия в тендерах — ею заверяют доверенность, если кто-то участвует вместо вас. Но в законе таких требований нет.
- Если вы сделаете печать, придется ею пользоваться постоянно, подписи будет недостаточно. Будьте аккуратнее: если печать украдут, ею могут воспользоваться мошенники.
Оформите ИП бесплатно без визита в налоговую через сервис регистрации бизнеса в Контуре и получите год обслуживания в онлайн-бухгалтерии Эльба в качестве бонуса
Смена оттиска печати ООО: порядок действий
Возможно, процедура требуется из-за замены юридического адреса фирмы, утраты или кражи штампа, желания защитить его от подделки. Она пройдет быстро, если все правильно спланировать.
Порядок действий
Как поменять печать ООО?
Первоначально следует оформить протокол с указанием причин и издать приказ о смене печати ООО (образец есть в интернете). Далее следует обратиться на предприятие по изготовлению штампов и представить для оформления заказа:
- заявление, где указаны причины смены (в свободной форме);
- заверенную нотариусом копию устава или свидетельства о регистрации ООО;
- копию справки о присвоении ИНН (если на штампе нужно проставить индивидуальный налоговый номер);
- эскиз нового штампа (его дизайн может быть разработан ранее или оговорен при заказе штампа).
Во время, когда идет смена печати ООО, издается решение и приказ на уничтожение старого оттиска. Если он не реестровый, ликвидацию можно провести силами предприятия после назначения ответственных лиц или обратиться в мастерскую, где изготавливают штампы. Когда старая печать зарегистрирована, сначала следует обратиться в реестр печатей. Приказ и акт об уничтожении следует сохранить. Если причина смены — утрата оттиска, следует приложить документ-подтверждение из ОВД.
Как поступать после изготовления нового оттиска?
После оплаты услуг мастерская изготовит новый штамп в течение 1-3 суток. Руководитель издает приказ о том, что произошла смена печати ООО. Пошаговая инструкция далее предусматривает обращение в банк, который обслуживает предприятие. Сюда необходимо передать заявление с просьбой руководствоваться в дальнейшем новым оттиском печати.
Уведомлять налоговую инспекцию и социальные фонды о смене печати ООО не обязательно. Однако во избежание лишних вопросов желательно письменно предупредить эти органы об изменениях. Оповестить партнеров можно путем размещения информации на сайте организации.