Отличие штатной расстановки и штатного расписания
Что такое штатная расстановка и штатное расписание? Отличие этих двух документов в чем заключается? Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. А что такое штатная расстановка? В чем разница: штатная расстановка и штатное расписание? Об отличии этих форм расскажем в статье.
В чем состоит различие
Под штатным расписанием понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.
В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п.
В общем, говоря про штатное расписание и штатную расстановку, отличие эти форм, в том, что «штатка» – это более общий обезличенный документ. В то время как штатная расстановка (штатное замещение) – это документ персонализированный.
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
В целом понятно, что такое штатная расстановка и штатное расписание. Отличие этих документов еще и в том, что для «штатки» действующее законодательство предусматривает унифицированную форму№ Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Для штатной расстановки единой формы законом не предусмотрено. Поэтому обычно этот бланк составляют на основе формы № Т-3, добавляя в него необходимые графы.
Зачем это нужно
В принципе можно обойтись и без этих документов. Начальная штатная расстановка и штатное расписание (отличие мы описали выше) могут составляться по инициативе самого работодателя. Если организация небольшая, то эти документы можно не заполнять.
- разные права и обязанности;
- различный уровень ответственности.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений.
Понятно, что речь идет исключительно об организациях коммерческого сектора экономики. Ведь бюджетники должны разрабатывать «штатку» в обязательном порядке.
Для удобства наши специалисты подготовили таблицу, в которой наглядно видны отличия штатного расписания и штатной расстановки.
Как устанавливается штатное расписание и в чем его отличие от расстановки?
Штатное расписание и расстановка — два понятия, тесно связанные с организацией работы в любой организации. Однако, речь идет о разных процессах, хотя и взаимосвязанных между собой.
Штатное расписание представляет собой документ, который регламентирует должности и подразделения в организации. В нем указывается, какие должности есть в компании, их функции и взаимосвязи. Также в штатном расписании указывается количество сотрудников, занимающих каждую должность.
Расстановка – это процесс, который определяет конкретные задачи и компетенции, необходимые для успешного выполнения задачи, а также назначает сотрудников на выполнение этих задач. В расстановке учитываются специализация и профессиональные навыки сотрудников, а также их рабочий график и наличие свободного времени.
Таким образом, штатное расписание определяет структуру организации и ее организационную иерархию, а расстановка назначает конкретные задачи и работников, ответственных за их выполнение. Оба процесса являются неотъемлемой частью успешной деятельности организации и должны быть осуществлены на должном уровне.
Что определяет штатное расписание: разница с расстановкой
Штатное расписание – это документ, который определяет количество и квалификацию сотрудников, а также их должностные обязанности в организации. Штатное расписание устанавливает структуру организации и является основой для формирования кадровой политики.
Разница между штатным расписанием и расстановкой заключается в их функциях и особенностях. Если штатное расписание определяет общее количество сотрудников и их должности, то расстановка включает в себя конкретные назначения сотрудников на должности и определение их функциональных обязанностей.
Штатное расписание составляется с учетом потребностей и целей организации, а также уровня производительности. Оно может включать различные подразделения, отделы и должности. Кроме того, штатное расписание обычно определяет квалификационные требования к кандидатам на должность.
В свою очередь, расстановка – это конкретное распределение сотрудников по должностям и определение их задач и полномочий. Расстановка основывается на штатном расписании, но может быть изменена внутри организации в зависимости от текущих потребностей и условий. Она позволяет регулировать нагрузку на сотрудников и оптимизировать работу организации.
Таким образом, штатное расписание и расстановка являются взаимосвязанными элементами кадровой политики организации. Штатное расписание определяет общую структуру и квалификацию сотрудников, а расстановка конкретизирует их роли и функции в рамках установленных должностей.
Определение и функции штатного расписания
Штатное расписание – это организационный документ, который определяет структуру и состав штата организации, а также его функциональные обязанности и должностные обязанности. Штатное расписание включает в себя информацию о каждой должности, описывая ее название, уровень квалификации, ответственности и требования к кандидату. Кроме того, штатное расписание содержит информацию о численности и структуре штата.
Основная функция штатного расписания – обеспечение эффективного организационного управления ресурсами и структурой организации. Оно позволяет определить необходимое количество сотрудников и их распределение по отдельным должностям и подразделениям. Штатное расписание также помогает определить дублирование функций или перекрывающиеся обязанности, что позволяет рационализировать рабочие процессы и избежать конфликтов.
Кроме этого, штатное расписание играет важную роль в организации процесса найма новых сотрудников. Оно определяет требования к кандидатам на открытые должности и позволяет проводить систематический анализ структуры штата и выявлять необходимость в новых сотрудниках с определенными навыками и квалификацией.
Принципы и методы составления штатного расписания
Штатное расписание является важным инструментом управления персоналом в организации. Оно определяет количество и квалификацию сотрудников, необходимых для выполнения задач и достижения целей компании.
При составлении штатного расписания нужно учитывать несколько принципов. Прежде всего, необходимо определить функциональные обязанности каждой должности и учесть возможные изменения в организации, такие как внедрение новых технологий или изменение бизнес-процессов.
Один из методов составления штатного расписания — это анализ работы и определение нагрузки на каждую должность. Для этого необходимо провести аудит работы, выявить основные задачи каждой должности и оценить время, необходимое для их выполнения.
Другой метод — это анализ качества работы, который позволяет определить не только необходимый объем работы, но и уровень квалификации сотрудников. На основе этого анализа можно определить, нужны ли дополнительные тренинги или повышение квалификации для сотрудников.
Результаты аудита работы и анализа качества работы помогают определить оптимальное количество сотрудников на каждую должность и разработать штатное расписание. При этом необходимо учитывать сезонные колебания спроса на услуги или товары компании, а также возможные риски и необходимость обеспечения контроля качества работы и безопасности.
Важно отметить, что штатное расписание не является постоянным и может регулярно изменяться в зависимости от потребностей организации. Поэтому регулярный контроль и анализ эффективности штатного расписания позволяют своевременно вносить необходимые изменения и обеспечивать оптимальное использование персонала.
Функции и связи структурных подразделений в штатном расписании
Штатное расписание представляет собой организационно-управленческий документ, определяющий структуру предприятия, его подразделения и функциональные обязанности сотрудников. В штатном расписании фиксируется вся информация о должностях, персонале, квалификации сотрудников и их обязанностях.
Структурные подразделения в штатном расписании представлены в виде отдельных должностей, которые объединяются в группы в зависимости от функций и задач подразделений. Например, в штатном расписании могут быть указаны следующие структурные подразделения: руководство, финансовый отдел, отдел продаж, отдел маркетинга, отдел кадров и так далее.
Функции структурных подразделений в штатном расписании определяются исходя из целей и задач предприятия. Каждое структурное подразделение выполняет свои функции, которые направлены на достижение общей цели организации. Например, финансовый отдел отвечает за финансовую деятельность предприятия, а отдел продаж — за реализацию товара или услуг на рынке.
Связи между структурными подразделениями в штатном расписании могут быть различными. Связи могут быть вертикальными, когда одно подразделение подчиняется другому, или горизонтальными, когда подразделения выполняют свои функции независимо друг от друга, но между ними есть необходимая обратная связь и координация действий.
В штатном расписании также могут быть указаны дополнительные связи, например, матричные связи, когда сотрудники подчиняются одновременно нескольким руководителям из разных подразделений в зависимости от выполняемого проекта.
Таким образом, штатное расписание определяет структуру предприятия, функции и связи между структурными подразделениями. Это важный инструмент, который позволяет эффективно организовать рабочие процессы и реализовать общие цели организации.
Преимущества и недостатки штатного расписания
Штатное расписание представляет собой временную схему, которая определяет порядок работы и рабочие часы для каждого сотрудника организации. В отличие от расстановки, которая просто определяет зону ответственности каждого сотрудника, штатное расписание подробно определяет время начала и окончания работы, а также перерывы.
Преимущества штатного расписания:
- Организация рабочего процесса: штатное расписание позволяет определить четкие рабочие часы для каждого сотрудника, что способствует более эффективной организации рабочего процесса и предотвращает пересечение интересов сотрудников.
- Повышение производительности: благодаря четкому определению рабочего графика, сотрудники могут лучше планировать свою работу и эффективно использовать рабочее время, что в итоге приводит к повышению производительности.
- Справедливое распределение нагрузки: штатное расписание позволяет справедливо распределить нагрузку между сотрудниками, предотвращая перегрузку отдельных сотрудников и обеспечивая равномерное распределение работы.
Недостатки штатного расписания:
- Ограничение гибкости: штатное расписание часто не предоставляет достаточной гибкости для сотрудников, которым может потребоваться адаптировать свои рабочие часы в зависимости от личной ситуации или обстоятельств.
- Снижение мотивации: некоторые сотрудники могут испытывать снижение мотивации, если рабочий график строго определен и они не имеют возможности самостоятельно планировать свое рабочее время.
- Отсутствие адаптивности: штатное расписание не предусматривает возможность быстрого реагирования на изменения в рабочем процессе, что может затруднить адаптацию организации к новым условиям работы или изменениям во внешней среде.
Штатное расписание является одним из инструментов, позволяющих эффективно организовать рабочий процесс в организации. Однако, необходимо учитывать его ограничения и достоинства, чтобы выбрать оптимальный вариант для каждой конкретной ситуации.
Отличия штатного расписания от расстановки
Штатное расписание и расстановка – два основных инструмента, используемых руководством компании для организации рабочего процесса. Они имеют сходства, но также существуют и отличия между ними.
Штатное расписание – это документ, который определяет количество и квалификацию сотрудников, а также их должности и функции в организации. Оно устанавливает структуру компании и позволяет руководству определить требуемый персонал для достижения поставленных целей.
Расстановка – это процесс назначения сотрудников на конкретные должности в соответствии с штатным расписанием. Расстановка учитывает компетенции и опыт каждого сотрудника, а также его личные предпочтения и возможности. Она направлена на обеспечение эффективной работы коллектива и достижение общих целей компании.
Одним из основных отличий штатного расписания от расстановки является то, что штатное расписание – это документ, который устанавливается единожды и определяет общую структуру и состав персонала компании. Расстановка же является процессом, который может меняться в зависимости от текущих потребностей и реалий работы.
Кроме того, штатное расписание фиксирует только должности и общие функции сотрудников, в то время как расстановка учитывает индивидуальные способности и потребности каждого члена команды. Она направлена на оптимальное использование ресурсов и создание условий для эффективного сотрудничества.
В целом, штатное расписание и расстановка являются взаимосвязанными процессами, которые помогают организации достичь своих целей и обеспечить эффективную работу персонала. Правильное сочетание штатного расписания и расстановки позволяет собирать команды, которые способны эффективно функционировать и достигать поставленных задач.
Есть ли отличия между понятиями “штатное расписание” и “штатная расстановка”?
Понятия штатного расписания и штатной расстановки зачастую путают даже опытные сотрудники кадровой службы предприятия.
При этом, несмотря на схожее внутреннее содержание, документы различаются по цели создания и необходимости наличия их в организации.
Рассмотрим важные особенности этих документов и основные отличия их оформления.
Что это такое?
- Штатное расписание – документ организационно-распорядительного характера, применяемый для фиксирования структуры организации, ее штатного состава и численности.
- Штатная расстановка фиксирует занятые штатные единицы с указанием ФИО сотрудников и вакантные должности, которые есть в организации.
Где в законе о них говорится?
Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.
Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и 57, связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.
Статья 15 ТК РФ. Трудовые отношения
Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
| Оформление и работа с документом | ||
| Наличие унифицированной формы | Постановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания. | |
Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа
Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.
Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.
Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед.
Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед.
Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.
- Скачать бланк штатного расписания
- Скачать образец заполнения штатного расписания
- Скачать бланк штатной расстановки
- Скачать образец заполнения штатной расстановки
Как правильно выбрать и в чем отличие?
Законодательно обязанность работодателя оформлять штатное расписание или штатную расстановку напрямую не прописана. Однако, в статье 57 Трудового кодекса указано, что в трудовой договор обязательно вносится информация о трудовой функции – работе по должности в соответствии со штатным расписанием.
Поэтому, если сотрудник принимается на определенную должность, то у работодателя должно присутствовать утвержденное штатное расписание. В противном случае происходит нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, в случае отсутствия штатного расписания работодатель не сможет подтвердить правомерность своих действий при сокращении работников.
Заключение
Штатное расписание является необходимым документом для организации и к его оформлению и хранению необходимо относиться ответственно. Штатная расстановка вводится по желанию и является удобным инструментом для работы с кадровым составом организации.
Штатное расписание и штатная расстановка: не отождествляем понятия!
Об обязательности наличия штатного расписания у работодателя говорится в ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ. В частности, ст. 57 ТК РФ предписывает указывать в трудовом договоре наименование должности в соответствии со штатным расписанием организации.
Роструд также пояснил, что отсутствие должностей в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников. Кроме того, в отдельных случаях может быть расценено инспекторами ГИТ как нарушение, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ[1].
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Это подтверждает и судебная практика[2].
Форма штатного расписания
Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 включает перечень структурных подразделений (при наличии), наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, окладах и надбавках.
Форма не является обязательной, а носит рекомендательный характер. Работодатель может разработать свою форму, при необходимости дополнив ее теми или иными графами и их наполнением.
Кто подписывает и утверждает
Подписывает штатное расписание:
• руководитель кадровой службы и главный бухгалтер (если в организации его нет, поле остается пустым) — если применяется форма № Т-3;
• ответственный работник на усмотрение работодателя — если применяется самостоятельно разработанная форма.
Утверждается документ приказом, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Изменения в штатное расписание вносятся по решению работодателя и оформляются приказом. Либо утверждается новое штатное расписание.
Срок хранения
Для штатного расписания установлен постоянный срок хранения[3]. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до ее ликвидации[4].
Составление и заполнение
Штатное расписание — это документ, который состоит из:
• «шапки», в которую вносятся сведения о документе и организации, утвердившей его, а также
• таблицы, которая отражает кадровую структуру организации (подразделения, должности, оклады) (пример 1 на с. ?? ®).
«Шапка» штатного расписания:
• наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации;
• дата составления указывается по дате подписания последним должностным лицом. Дата составления и дата, с которой вводится в действие штатное расписание, могут отличаться;
• в строке «на период» указывается период действия штатного расписания, но если документ составлен на неопределенный период, поле не заполняется;
• в грифе утверждения указывают:
— реквизиты приказа по основной деятельности, которым утверждено штатное расписание;
– общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Табличная часть штатного расписания
Графы 1, 2 «Структурное подразделение»
Под структурным подразделением следует понимать как отделы, цеха, участки и т. д., так и филиалы, представительства и иные обособленные подразделения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Если наименование структурного подразделения и его указание в штатном расписании влияет на предоставлении льгот (например, вредные условия труда (ВУТ)), то при определении наименования необходимо проверить отраслевые классификаторы.
Графа 3 «Должность, специальность, профессия) разряд, класс (категория) квалификации»
Если работа связана с предоставлением льгот либо ограничениями, установленными федеральными законами, или с ВУТ, то наименование должностей и профессий указывается в соответствии со следующими документами:
• профессиональные стандарты[5];
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих[6];
• Единый тарифно-квалификационный справочник профессий рабочих и др.
Минтруд России разъяснял, что для указания в штатном расписании должности не обязательно наличие по ней профессионального стандарта.
Также ведомство напомнило, что в соответствии с ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ, профстандарты обязательны для применения только при условии, если Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (НПА) РФ установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, — и только в части указанных требований.
В остальных случаях положения профессиональных стандартов носят рекомендательный характер, и Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определять штатное расписание, наименования подразделений, должностей (профессий рабочих) и трудовых функций работников, устанавливать категории (разряды) с учетом сложности и объема выполняемой работы (трудовых функций)[7].
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Наименование должности в штатном расписании и в трудовом договоре должно быть одинаковым. Нельзя в одностороннем порядке переименовать должность в штатном расписании, не уведомив об этом работника. Нужно учитывать требования ст. 72, 74 ТК РФ.
Не запрещено указывать в штатном расписании (и, соответственно, в трудовом договоре) двойные наименования должностей — если трудовые функции каждой из этих должностей по отдельности близки по содержанию (например, «бухгалтер-кассир»).
Не рекомендуется указывать должности с использованием иностранных слов. Наименования должностей в кадровых документах должны быть единообразны. А согласно п. 6 Порядка № 320н[8] «трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики».
[1] Письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.
[2] Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 2 (2021), утв. Президиумом Верховного Суда РФ 30.06.2021.
[3] Статья 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень-2019).
[4] Пункт «а» ст. 40 Перечня-2019.
[5] Абзац 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ.
[6] Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 27.03.2018).
[7] Письмо Минтруда России от 12.12.2018 № 14-3/ООГ-9895.
[8] Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
В. В. Рязанцева,
эксперт-консультант
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2023.