Кто проверяет кассовую дисциплину в 2023

Как вести кассовые операции в 2023 году: документы по кассовой дисциплине

Разберем следующие вопросы:
Правила ведения бумаг по наличным операциям
Хранение наличных в кассе и обеспечение их сохранности
Кассовая дисциплина
Ответственность

Бухгалтерия

Кассовая дисциплина является обязательным требованием для всех предпринимателей и организаций, которые используют наличные деньги. Исключение составляют продавцы, у которых абсолютно все расчеты проводятся безналичным способом, однако таких случаев немного.

Расскажем, как правильно вести приходно-расходные операции с учетом требований законодательства, как работать с наличными средствами и какие документы необходимо оформлять при произведении операций.

Что такое кассовая дисциплина?

Кассовая дисциплина предполагает соблюдение юридическими лицами и ИП законодательных требований относительно работы с наличными деньгами. Это касается всех видов операций, связанных с приходом и расходом денежных средств в наличной форме.

Правила кассовой дисциплины определяют следующее:

1. Список документов, которые необходимо оформлять для подтверждения наличных операций.

1. Порядок получения и выдачи наличных из кассы.

1. Цели, на которые можно расходовать наличные средства.

1. Суммы, до которых можно заключать сделки при оплате наличными.

1. Максимальную сумму наличных денег, которую можно хранить в кассе.

Документы для работы с наличными

ИП, использующие упрощенный учет операций, обязаны оформлять ордеры и кассовую книгу только при выдаче заработной платы наличными. Для подтверждения поступления достаточно предоставления чеков, отчетов о закрытии смены и бланков отчетности. Юридические лица обязаны использовать только первые три документа из указанного списка.

1. Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО используется для подтверждения поступления наличных в кассу компании. В ордере бухгалтер указывает следующую информацию:

• Номер ордера;

• Дату операции;

• Информацию о лице, вносящем деньги;

• Основание для операции;

• Сумму как в цифрах, так и прописью.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: отрывной квитанции, которая выдается лицу, сдавшему деньги, после подписания и заверения печатью; и основной части документа, которая сохраняется.

Два варианта формирования ПКО:

1. Отдельный документ для каждого чека. Этот подход часто используется в оптовой торговле или в сфере услуг с высоким средним чеком.

1. Один общий ордер для всей выручки за смену. При этом ориентируются на отчет о закрытии смены, который формируется в кассе. Этот вариант удобен для точек с большим потоком клиентов.

2. Расходный кассовый ордер (РКО)

Бухгалтер указывает в нем:

• Номер ордера;

• Дату;

• Паспортные данные получателя денег;

• Сумму цифрами и прописью.

Расходный ордер выдается на:

1. Оплату поставщикам, подрядчикам;

1. Оплату труда резидентам;

1. Социальные отчисления;

1. Покупку канцтоваров;

1. Возврат при отказе от товара, оплаченного наличными.

3. Кассовая книга

В кассовой книге ежедневно фиксируются все движения по кассе, включая каждый приходный и расходный ордер, и выводится сумма остатка на конец дня.

Если кассир положил в кассу выручку в размере 100 000 рублей и тот же день передал эту сумму в банк, то в книге за этот день будут записи по приходному кассовому ордеру (ПКО) и расходному кассовому ордеру (РКО) на одинаковую сумму.

Для кассовой книги существует утвержденная форма КО-4, однако можно разработать и использовать свою собственную форму.

Каждый день операции записываются на отдельном листе кассовой книги.

4. Расчетно-платежная ведомость

Ведомость служит для подтверждения выдачи заработной платы наличными. В начале документа указывается общая сумма выплаты, срок, за который необходимо выдать зарплату из кассы, а также отчетный период.

Бухгалтер заполняет следующее:

1. Дату и номер документа;

1. Период, за который выплачивается зарплата;

1. Информацию о каждом сотруднике: ФИО, табельный номер, должность, оклад;

1. Количество отработанных дней;

1. Сумму начисленной зарплаты и удержаний, таких как НДФЛ (налог на доходы физических лиц);

1. Задолженность, если таковая имеется, как работникам, так и работодателю на начало периода.

Кроме ведомости, бухгалтер должен создать РКО, который может быть одним на общую сумму выплат или отдельным ордером на каждого работника. Номера и даты составления этих ордеров указываются в конце документа.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета необходима в случае, если у предпринимателя или юридического лица есть несколько кассиров. Один из них назначается старшим, и все передачи наличных между кассирами фиксируются в этой книге. Важно отметить, что ведение расчетов допускается даже тогда, когда кассиры работают в разных местах.

Кто отвечает за кассовую дисциплину?

Кассовые расчеты осуществляет кассир, формирует кассовые документы бухгалтер. Иногда в небольших фирмах эти должности могут быть объединены, и все эти функции выполняет руководитель. Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе компании или индивидуальном предпринимателе.

Правила ведения и хранения документации

• Кассовые документы должны быть подписаны тремя лицами: кассиром, главным бухгалтером и руководителем.

• В обязательных кассовых документах, таких как ПКО, РКО и кассовая книга, требуются отсылки к счетам бухгалтерского учета. Это правило применимо только к юридическим лицам.

• Если в течение дня произошла хотя бы одна наличная операция, необходимо оформить кассовые документы.

• Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно необходимо распечатать и подписать вручную. При использовании электронной подписи печатный вариант не требуется.

Срок хранения документов

Кассовые документы должны храниться от 5-ти лет. Документы на выдачу зарплаты должны храниться не менее 6 лет, а если на сотрудников не ведутся лицевые счета, то срок хранения составляет 50 или 75 лет. Срок хранения можно увеличить, особенно в случае возникновения споров и судебных разбирательств. Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда были составлены эти документы.

Хранение наличных, обеспечение их сохранности

Руководитель самостоятельно решает, где и как безопаснее хранить деньги и утверждает соответствующий приказ. Там можно указать:

1. Процедуру работы с ключами от кассы.

1. Частоту проведения ревизий и внеплановых инвентаризаций.

1. Регламент действий в случае хищения или утери

Ответственность за обеспечение сохранности денег возлагается на материально ответственное лицо (кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности). С этим работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины?

Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.

Основное внимание налоговые органы уделяют следующим нарушениям:

1. Превышение лимитов расчетов наличными и остатка в кассе.

1. Несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах.

1. Неполнота и несвоевременность оприходования выручки.

1. Выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Формат проверок ограничивается только внеплановыми, поэтому необходимо всегда иметь под рукой документы по кассовым операциям в виде оригиналов или заверенных копий.

Срок проведения проверки кассовых операций составляет не более 20 рабочих дней с даты поручения на проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

1. Неприменение ККТ:
   • Размер штрафа для работника составляет от 3 000 до 4 000 рублей, для компании — от 30 000 до 40 000 рублей.

1. Превышение лимита остатка:
   • Штраф составляет от 40 000 до 50 000 рублей.

1. Неоприходование наличной выручки:
   • Предусмотрен штраф до 50 000 рублей.

1. Превышение лимита расчетов наличными:
   • Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.

Где обучиться на бухгалтера

Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по бухучету. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:

Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ. » от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Полный перечень случаев, когда разрешено работать без ККТ, с разъяснениями по неоднозначным моментам, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2022-2023 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 30.11.2020, внесла ряд изменений.

• Указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2022 году для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества и качества при приеме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У действующий с 30.11.2020:

• Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.

Можно ли расходовать из кассы (минуя расчетный счет) остаток аванса, неиспользованного подотчетником, см. здесь.

• Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.

• Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется то количество рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
• Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2022 году для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.

Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе от КонсультантПлюс
5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.03.2022 по 31.05.2022 (61 рабочий день) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).
Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.
Все примеры расчета кассового лимита и образцы оформляемых при этом документов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

• Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2022-2023 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.

Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».

Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

;.

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2022-2023 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчеты фискальной памяти.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
• Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Отметим, что мораторий на проверки ККТ заканчивается 1 января 2023 г.

Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):

• 2 месяца — за правонарушения, не связанные с ККТ;
• 1 год — за нарушения в работе с ККТ.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать.
Подробнее о нюансах течения срока давности по штрафам за ККТ читайте в К+. Это можно сделать бесплатно.

Своевременно выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

• штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

• дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2022 году в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

• предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

• за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
• введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и получите пробный доступ к К+ бесплатно.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2022-2023 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

Кассовая дисциплина в 2023 году: порядок ведения и штрафы за её нарушение

Как в вашей компании с дисциплиной? Нет, мы не про опоздания или прогулы, а про другую дисциплину — кассовую. Если вы работаете с наличными деньгами, то должны соблюдать определённые правила. Вместе с экспертами Эвотора разбираемся, кто и как должен вести кассу и что будет, если делать это неправильно.

• Автор: Лариса Бодрова
• Редактор: Варвара Ермилова

Что такое кассовая дисциплина

Порой кажется, что наличные деньги давно ушли из оборота, все платят картами и смартфонами. Это так, но не совсем. Исследование лаборатории СберИндекса и аналитического ресурса ЧекИндекс показало, что во втором квартале 2022 года более 60% расчётов в половине регионов были проведены с помощью банковских карт.

Но всё же до полного перехода на электронные средства платежа пока далеко, и старая добрая наличка по-прежнему в ходу. Порядок её оборота регламентируется Банком России и называется кассовой дисциплиной. ЦБ выпустил два указания, которые описывают эти правила: № 3210-У и № 5348-У . На них и стоит опираться во всём, что касается кассы предприятия.

Кассовая дисциплина в 2023 году включает несколько основных составляющих:

• установление и соблюдение лимита денег в кассе предприятия;
• расходование наличности лишь на определённые цели;
• соблюдение лимита на наличный расчёт между компаниями;
• документальное оформление кассовых операций.

Примечание . Иногда под кассовой дисциплиной подразумевают порядок работы с ККТ. Однако кассовый аппарат, то есть машинка для выбивания фискальных чеков, относится к дисциплине лишь косвенно. Кассовая техника и касса предприятия — это разные понятия. Подробнее об этом мы рассказали в статье про хранение кассовых документов .

Кто должен выполнять требования кассовой дисциплины

Все компании, которые имеют дело с наличными деньгами, обязаны соблюдать порядок ведения кассовой дисциплины. Речь, например, о любом магазине, салоне красоты или кофейне. Избежать работы с наличными деньгами им практически невозможно.

Если компания работает исключительно с другими организациями и ИП по безналичному расчёту, то вроде и кассу вести не нужно. Но бухгалтер раз в месяц снимает с расчётного счёта наличку на зарплату и офисные нужды. Это значит, что производится оборот наличных денег. И раз он есть, должна соблюдаться кассовая дисциплина.

Вот ещё наглядный пример: интернет-магазин выбивает электронные чеки, когда покупатель оплачивает покупку на сайте. Наличные деньги компания не принимает и со своими сотрудниками рассчитывается исключительно через банк. Получается, что кассовую дисциплину соблюдать не нужно, ведь оборота наличности нет.

Так что действует простое правило: есть оборот налички — есть и кассовая дисциплина. Нет налички — нет дисциплины.

Послабления для малого бизнеса

В указании № 3210-У сказано, что некоторые экономические субъекты могут вести учёт кассовых операций в упрощённом порядке. Во-первых, это все ИП, во-вторых, малые предприятия, то есть бизнес с годовым доходом до 800 000 000 ₽ и количеством работников до 100 человек.

Такие субъекты не обязаны устанавливать лимит наличности в кассе, оформлять кассовые ордера и вести кассовую книгу. Но могут, если им так удобно. Хотя кое-что делать им всё-таки нужно — об этом мы расскажем дальше.

Каждый четвёртый предприниматель выбирает онлайн-кассу «Эвотор»

В России регулярно меняются правила торговли товарами. С решениями Эвотора вы всегда сможете быстро перестроить работу своего бизнеса под новый закон. Оставьте заявку, и мы подберём Эвотор для вашего бизнеса.

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2Ranyn65swn

Что входит в кассовую дисциплину

Рассмотрим основные составляющие кассовой дисциплины более подробно.

Лимит остатка кассы

Лимит наличных денег — это сумма, которую можно оставлять в операционной кассе на конец рабочего дня. Организация сама должна его рассчитать по одной из формул, которые приводятся в приложении к указанию № 3210-У.

Кто должен установить лимит:

• все организации, кроме малых предприятий;
• обособленные подразделения компаний, если они сами сдают деньги в банк.

Примечание . Подразделения могут сдавать деньги в кассу головной организации. В этом случае она устанавливает общий лимит, в который будут входить и суммы наличности, принятые из всех подразделений.

Лимит можно превышать лишь в определённые дни:

• когда выдаются зарплата, стипендия или социальные выплаты;
• в выходные, но при условии, что компания в эти дни проводит операции по кассе.

В остальные дни все наличные деньги сверх лимита нужно сдать в банк или выдать под отчёт сотруднику.

Рассчитать лимит можно по одной из формул:

L = V / P х N

L = R / P х N.

Эти формулы различаются лишь одним показателем:

• V — объём поступлений наличных денег за товары, работы или услуги за расчётный период;
• R — объём выдачи наличности за расчётный период, кроме зарплаты, стипендий и других выплат работникам.

Остальные элементы в обеих формулах одинаковы:

• L — искомый лимит;
• P — расчётный период, то есть количество рабочих дней, но не более 92, за которые учитывается объём поступлений (для первой формулы) либо выплаты наличными деньгами (для второй формулы);
• N — количество дней между днями сдачи налички в банк (для первой формулы) или получения её из банка (для второй формулы), но не более семи рабочих дней. А если в населённом пункте нет банка — не более 14 рабочих дней.

Пример расчёта

Потренируемся рассчитывать лимит по поступлению денег — первая формула.

В первом квартале 2023 года ООО получило наличными от продажи товаров 20 000 000 ₽. Бухгалтер в этот период сдавал деньги в банк один раз в пять рабочих дней.

Лимит по кассе на следующий расчётный период будет равен:

20 000 000 / 57 х 5 = 1 754 386 ₽ с учётом округления.

Значит, в кассе на конец рабочего дня может оставаться не более этой суммы.

Размер лимита утверждают приказом руководителя. Если лимит не рассчитан и не утверждён, считается, что он равен нулю. То есть в кассе на конец рабочего дня денег быть не должно.

На что компания может потратить наличные

Согласно пункту 1 указаний № 5348-У, деньги, которые поступили в кассу компании за проданные товары и услуги, можно направить на строго определённые цели. Обычная организация, не относящаяся к финансовой сфере, из этих денег может:

• выдать работникам заработную плату или социальные выплаты;
• оплатить товары, работы или услуги;
• выдать сумму работнику под отчёт для каких-то покупок, например, бумаги для принтера;
• вернуть сумму покупателю за товар, который он оплатил наличкой, а затем вернул, или за услугу, от которой он отказался.

А вот для ИП и тут есть послабления: им можно использовать наличные, поступившие в кассу, на любые личные цели, не связанные с предпринимательской деятельностью.

Дополнительные виды расходов, на которые можно направить деньги, поступившие в кассу, установлены для организаций финансовой сферы. Например, можно выплатить из них страховое возмещение, если страховая премия была выплачена наличкой. Микрофинансовая организация или ломбард могут выдать из этих денег заём в сумме до 50 000 ₽ по одному договору, но в общей сложности не более 1 000 000 ₽ в день.

Примечание. Если деньги попали в кассу со счёта организации, то потратить их можно не только на указанные выше цели, но и на любые другие в рамках хозяйственной деятельности.

Лимит расчёта наличными

Компания может принимать наличку от других организаций и ИП или же сама заплатить им за что-то бумажными деньгами. Это разрешено, но строго в пределах установленного лимита — 100 000 ₽ в рамках одного договора (п. 4 указания № 5348-У).

Примечание. Кстати, в этом случае необходимо использовать кассовый аппарат. Компания, которая что-то продаёт другой организации или ИП за наличные деньги, должна выбить фискальный чек.

Не стоит умышленно делить договор на несколько мелких, чтобы заплатить наличными деньгами всю сумму. Налоговая легко вычисляет такие случаи и штрафует.

Кассовые документы

Любая операция с наличными деньгами должна оформляться документами:

1. Когда деньги поступают, выписывается приходный кассовый ордер (ПКО).
2. Когда они расходуются, нужно заполнить расходный кассовый ордер (РКО).
3. Все операции должны быть отражены в кассовой книге .
4. Когда кассиров несколько, они передают друг другу деньги и заполняют книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств .
5. Расчёт с физическими лицами по зарплате отражается в платёжной либо в расчётно-платёжной ведомости.

Обязательными для организаций являются ПКО, РКО и кассовая книга. Ведомости можно не оформлять, если зарплата выдаётся наличными по РКО. А вот ИП, напротив, должны вести лишь зарплатные ведомости, если отказались от оформления кассовых ордеров. Все кассовые документы нужно будет хранить от пяти до 75 лет.

Основные операции в рамках кассовой дисциплины — приём наличных и их выдача. Дальше расскажем о них подробнее.

Как принимать наличные

Деньги получены через ККТ

Кассир принимает банкноты от покупателя, пересчитывает под его наблюдением, проверяет, не фальшивые ли они, а затем пробивает чек. Когда рабочая смена закончилась, кассир формирует на кассовом аппарате отчёт о закрытии смены и передаёт наличность бухгалтеру. Бухгалтер заполняет ПКО на всю сумму выручки, кассир его подписывает.

Примечание. Иногда полномочия по составлению приходного кассового ордера возлагаются на кассира — это должно быть отражено в его должностной инструкции.

Деньги получены из других источников

Бухгалтер составляет ПКО и передаёт его кассиру вместе с деньгами, тот пересчитывает и проверяет деньги и сам ордер — в нём должны быть указаны все нужные реквизиты, а сумма должна совпадать с принятой наличностью. Если всё в порядке, кассир подписывает ПКО и отдает отрывную часть человеку, который внёс деньги.

Онлайн-кассы Эвотора подойдут для любого бизнеса и позволят принимать оплату удобным способом: наличными, картой или QR-кодом.

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2Ranykt3JSL

Как выдавать наличные

Когда нужно выдать деньги, кроме зарплаты, бухгалтер выписывает РКО и передаёт его кассиру. Тот проверяет ордер — подписи, соответствие суммы, прилагаемые документы — и паспорт человека, которому следует выдать деньги. Получателю на подпись передаётся расходный ордер, а затем наличные. Кассир должен их пересчитать при получателе. Когда деньги переданы, кассир подписывает РКО.

Если из кассы предприятия выдаётся зарплата, то обычно оформляются ведомость и единый расходный кассовый ордер на всю сумму выплаты.

Ответственность за нарушение правил ведения кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины проводится ФНС. За любые нарушения порядка работы с наличными деньгами может последовать ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф для ИП и должностного лица, например директора или главбуха, — 4000–5000 ₽, для организации — 40 000 – 50 000 ₽.

Штраф за нарушение кассовой дисциплины грозит за превышение лимита расчётов — причём оштрафуют обе стороны. Или за неоприходование наличных поступлений в полном объёме — это ситуация, когда в кассе денег больше, чем указано в документах. То же самое грозит, если превысить лимит остатка или потратить деньги из кассы на неразрешённые цели.

Кассовая дисциплина в 2023 году

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Основные понятия

Кассовая дисциплина – это совокупность регламентов, устанавливающих правила работы с наличными деньгами. Общеобязательные правила устанавливает Банк России, однако некоторые нормы компании фиксируют самостоятельно в локальных нормативных актах.

Основные регламентирующие документы устанавливают обязанность экономических субъектов:

производить расчеты наличными в пределах определенного лимита;

в установленные сроки и в полном объеме оприходовать полученную наличную выручку;

расходовать наличные только на определенные цели;

контролировать остатки в кассе.

Кроме того, организации обязаны:

формировать расходные и приходные кассовые ордеры;

вести кассовую книгу.

ИП от такой обязанности освобождены, но могут оформлять кассовые документы по собственной инициативе (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Кассовая дисциплина используется не только для соблюдения законодательных норм, но и для контроля денежных средств в бизнесе. Если у компании множество операций осуществляется за наличные (например, в розничной торговле), то контролировать оборот наличных денег – это жизненная необходимость для организации. Регламенты, введенные Банком России, существенно упрощают осуществление подобного контроля.

Откройте расчетный счет в Ак Барс Банке и получите реквизиты счета онлайн. А если хотите получить все лучшее сразу – оформите Коробку и экономьте на банковском обслуживании. РКО, карты и все нужное для бизнеса – в одной коробке.

Требования к кассовой дисциплине в 2023 году

Лимит расчетов

В 2023 году продолжает действовать указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У по разрешенному лимиту расчетов наличными: по одному договору можно получить или заплатить не более 100 тысяч рублей наличными. Это же ограничение действует для операций в иностранной валюте (она пересчитывается в рубли по курсу ЦБ).

Лимит наличных расчетов не зависит от типа договора, периода его действия, частоты платежей за товары и/или услуги. Всегда применяется единое ограничение. Поэтому дробление расчетов на несколько договоров – это риски привлечения внимания со стороны налоговой инспекции.

Максимальная сумма расчетов наличными действует только для операций между организациями, предпринимателями и по сделкам между ИП и компаниями. Однако, для расчетов с физическими лицами, не являющимися ИП, это ограничение не действует, компании и предприниматели могут рассчитываться с гражданами в любых объемах. При условии, что операции будут экономически обоснованы и документально подтверждены. Массовые выплаты наличных в адрес физлиц вызовут подозрения.

Как можно тратить наличные

Денежные средства из кассы можно потратить только на некоторые бизнес-цели, перечень которых устанавливает Банк России (указание от 09.12.2019 № 5348-У).

Среди разрешенных оснований:

Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера.

Выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами.

Выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Приобретение товаров (кроме ценных бумаг), оплата услуг и работю.

Выдача наличных под отчет.

Возврат денежных средств за товары и услуги, которые покупатель ранее оплачивал наличными деньгами.

При этом даже на разрешенные цели можно тратить не любые наличные из кассы, а только те, что поступили от:

продажи товаров, работ и услуг;

выплат по договорам займов, возврата основного долга, процентов и штрафов по договорам займов – если в качестве участника расчетов выступает МФО, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив;

выплат страховых возмещений;

паевых взносов – если участником расчетов является сельскохозяйственный потребительский кооператив или кредитный потребительский кооператив.

В других случаях сначала придется внести наличные из кассы на расчетный счет, а затем снять и оприходовать в кассе.

В соответствии с частью 2 статьи 14 закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» работодатель-резидент обязан выплачивать заработную плату работнику-нерезиденту исключительно в безналичной форме.

Расчётный счёт для бизнеса

Открытие счета бесплатно, обслуживание первый месяц 0 ₽, реквизиты сразу онлайн

Хотите получить консультацию?

Оставьте контакты в форме ниже, и мы свяжемся с вами:

Контроль остатка в кассе

Лимит остатка – это максимально возможная сумма денег, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Организации самостоятельно рассчитывают этот лимит, исходя из специфики бизнеса. При этом установленное ограничение необходимо закрепить приказом руководителя.

Периодичность актуализации лимита законодательно не регламентирована, поэтому приказ будет действовать до составления и подписания нового приказа, устанавливающего обновленный лимит. Если приказа в компании нет, налоговая служба будет расценивать это как установление нулевого лимита, а значит всю дневную выручку предприниматель (кассир) обязан сдавать в банк.

Для малого бизнеса действуют преференции: они имеют право хранить в кассе любые суммы и при этом не устанавливать лимит. Предварительно необходимо закрепить эту возможность в локальных актах компании.

Если малое предприятие не воспользуется льготой и установит лимит остатка для кассы, его придется соблюдать на общих основаниях.

Откройте расчетный счет для бизнеса и пользуйтесь преимуществами:

удобным интернет-банком и мобильным банком для круглосуточного доступа к расчетному счету с любого устройства;

бесплатным выпуском и обслуживанием бизнес-карты;

бесплатными платежами в бюджет;

специальным счетом по 44-ФЗ.

Документирование кассовых операций

Кассовые операции оформляют следующими документами:

Приходный кассовый ордер (ПКО) заполняется при поступлении денег в кассу. В случае когда наличность оформляется кассовым чеком или бланком строгой отчетности, ордер выписывают только на общую сумму наличных средств, поступивших за день.

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче наличности из кассы, подписывается бухгалтером или руководителем. При получении денег по расходному кассовому ордеру, получатель средств должен предоставить кассиру подтверждающие документы и предъявить документ, удостоверяющий личность.

Кассовая книга – регистр, в котором фиксируют данные приходных и расходных кассовых ордеров. В конце дня необходимо вывести остаток денег в кассе. Если в течение дня не было движений денег в кассе, то записи в кассовую книгу не вносят.

Книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств – фиксирует передачу наличности между старшим кассиром и другими кассирами в течение рабочего дня. Она нужна в том в случае, когда на предприятии несколько кассиров.

Расчетно-платежная ведомость или платежная ведомость оформляется при выдаче из кассы заработной платы, стипендии и прочих выплат сотрудникам.

Любые документы по учету наличных нужно хранить минимум пять лет после окончания года, когда была проведена операция.

Например, кассовый ордер, оформленный в январе 2023, нужно хранить до конца 2028 года. Если документ фигурирует в налоговом или судебном споре, хранить его придется до принятия окончательного решения по делу, но не менее пяти лет. При необходимости срок хранения можно увеличить по решению руководителя компании (предпринимателя).

Кассовые операции в бухгалтерском учете

Оборот наличных денег для целей бухгалтерского учета отражается на счете 50 «Касса». Это синтетический счет, на котором отражаются агрегированные данные по операциям и остаткам. В дополнение к нему могут быть открыты субсчета для детализации проводок.

Например, отдельный субсчет можно создать для наличных в ящиках ККТ или для учета денежных документов (путевок сотрудников, авиа- и ж/д билетов).

Дополнительно используемые субсчета необходимо в обязательном порядке зафиксировать в учетной политике компании.

Получение наличных или денежных документов в кассу отражается дебетовым оборотом по соответствующим субсчетам. Расход показывается по кредиту.

В качестве корреспондирующих счетов могут выступать:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и другие счета.

Расчетный счет для бизнеса от Ак Барс Банка – это персональный менеджер, круглосуточные платежи и валютный контроль.

Контроль кассовой дисциплины

Оборот наличных контролируется налоговой службой. Этот тип контроля осуществляется только вне плана. ИФНС имеет право провести ревизию за любой интересующий период, однако штраф выпишут только за выявленные нарушения, не связанные с ККТ, за последние два месяца. Срок привлечения к ответственности за нарушения в работе с ККТ составляет 1 год.

Стоит отметить, что до конца 2023 года продлили мораторий на внеплановые проверки применения ККТ (Постановление Правительства от 29.12.2022 № 2516).

В рамках проводимой проверки налогоплательщик обязан предоставить все документы, перечисленные в требовании ФНС. Они предоставляются инспекторам в общем порядке – оригиналы или заверенные копии. Если документ не отправлен, налоговики выпишут штраф: от 2 тысяч до 10 тысяч рублей.

После проведения контрольных мероприятий, ФНС выдает акт проверки. Если будут выявлены нарушения, налогоплательщику дополнительно выпишут специальное предписание, на основании которого необходимо устранить нарушения. Дополнительно составляется протокол об административном правонарушении. А затем инспекция вынесет постановление о назначении административного наказания. Если срок давности истек, то постановление не оформляется.

Размер штрафных санкций варьируется от 4 тысяч до 50 тысяч рублей (в зависимости от того, на кого он будет выписан).

Однако, с 2022 года был отменен «двойной» штраф, когда ИФНС выписывало два штрафа за одно правонарушение (один – на организацию, другой – на должностное лицо).

Откройте расчетный счет для малого бизнеса и воспользуйтесь следующими преимуществами:

Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете с помощью универсальной карты.

Подключение к онлайн-бухгалтерии – отдельный счет для налоговых накоплений, моментальное создание и отправка платежей в налоговую, 3% годовых на остаток.

До 7,02% годовых на остаток по счету.

В течение месяца переводы до 2 млн руб. физлицам.

Расчётный счёт для бизнеса

Открытие счета бесплатно, обслуживание первый месяц 0 ₽, реквизиты сразу онлайн