Как сшивать документы для налоговой
Перейти к содержимому

Как сшивать документы для налоговой

  • автор:

Как сшивать документы для налоговой

Налоговая инспекция при проверке вправе истребовать необходимые документы. Их можно представить в электронной форме или в бумажном виде (заверенные копии) согласно установленным требованиям (п. 1, 2 ст. 93 НК РФ).

Каким образом должны быть оформлены копии представляемых документов, в НК РФ не сказано. В свое время Минфин России рекомендовал представлять копии документов в виде подшивок, оформленных определенным образом (см. здесь).

Теперь требования к документам, представляемым в налоговую инспекцию в бумажном виде, установила ФНС России приказом от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (Приложение № 18).

Все листы необходимо разделить на тома (части), объем одного тома (части) не должен превышать 150 листов (кроме случая, когда документ многостраничный, т.е. более 150 листов). При этом каждый том (часть) следует прошить отдельно, а нумерацию листов произвести сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Напомним, что ранее финансовое ведомство использовало понятие «сшив», а особенностей оформления для многостраничных документов установлено не было.

Есть требования и к прошивке документов, которая должна позволить:

  • свободно читать текст, все реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы, отметки;
  • свободно копировать каждый отдельный лист документов;
  • а также исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей.

Все листы документов необходимо прошить прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью. Ранее Минфин России предъявлял требования к размеру такой наклейки, сейчас их нет.

Заверительная надпись должна частично охватывать бумажную наклейку и содержать должность лица, личную подпись, фамилию, инициалы, количество листов (цифрами и прописью) и дату. Заверять прошивку печатью, как это было раньше, больше не требуется.

Документы следует представить в налоговый орган с сопроводительным письмом, в нем указывается основание их представления (дата и номер требования о представлении документов (информации), общее количество листов документов).

Сопроводительное письмо в обязательном порядке должно содержать (или к нему прикладывается) опись представленных документов.

Приказ вступил в силу 04.01.2019.

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Как сшивать документы для налоговой

К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН

НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.

2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:

обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;

исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) — дата и номер требования), общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

Как заверять копии документов для налоговой

В настоящее время (с 04.01.2019) действуют требования к документам, представляемым в налоговую на бумаге, которые прописаны в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Смотрите, как нужно формировать пакет для ИФНС.

Толщина тома

Если документов много, разделите их на тома. В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Многостраничные документы объемом свыше 150 листов разделять не надо, один такой документ — один том.

Требования к прошивке

Прошивайте бумаги так, чтобы:

  • документы можно было свободно читать: был виден текст документов, все реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
  • каждый лист подшивки можно было легко скопировать;
  • при чтении и копировании подшивка не разрушалась.

Прошейте документы толстой нитью, выведите ее концы на оборотную сторону последнего листа и свяжите.

Заверительная надпись

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклейте бумажную наклейку с заверительной надписью.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требования заверять каждый лист подшивки в новых правилах нет. Заверяйте подшивку целиком. Нет в них и ограничений по размеру наклейки и нитей (раньше Минфин просил, чтобы наклейка была размером 40–60 мм на 40–50 мм, а концы нити не выходили за наклейку более чем на 2–2,5 см).

Эта надпись должна содержать:

  • наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, либо указание на то, что она сделана индивидуальным предпринимателем или другим частнопрактикующим лицом (адвокатом, нотариусом, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным);
  • личную подпись, фамилию, инициалы этого лица;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

  • количество листов (арабскими цифрами и прописью);
  • дату.

Ставить на наклейке слово «Верно», как того требует ГОСТ Р 7.0.97-2016, не нужно.

Пример наклейки с заверительной надписью вы найдете в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Сопроводительное письмо

К подшивке обязательно оформите сопроводительное письмо. В нем укажите:

  • основание представления документов, то есть дату и номер требования;
  • общее количество листов.

Нужна также опись представленных документов. Ее можно включить прямо в сопроводительное письмо или оформить отдельным документом.

Образец описи для налоговой можно увидеть здесь.

Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»:
Желательно, чтобы факт передачи документов в инспекцию был подтвержден. Это позволит избежать штрафа, если по какой-то причине налоговый орган не зафиксирует, что вы исполнили требование. Подтверждение также понадобится, если документы будут истребованы повторно.
Подтвердить передачу документов можно.
Полностью рекомендацию можно увидеть в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Как собрать пакет документов по требованию налоговой инспекции

Если вы предоставляете в инспекцию бумажные документы, пакет нужно формировать правильно. Правила установлены ФНС. В них написано, как бумаги прошивать, заверять, сколько листов должно быть в каждом томе и как составить сопроводительное письмо.

Как прошивать документы

Главное требование к прошивке – чтобы документы можно было свободно читать, и каждый лист подшивки можно было легко скопировать.

Должен быть виден текст бумаги, все ее реквизиты, даты, а также визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и прочие отметки.

При чтении и копировании документов подшивка не должна нарушаться. Поэтому ее нужно делать толстой нитью, концы которой выведены на оборотную сторону последнего листа и связаны.

Ограничений по длине концов нити, какие были раньше, нет.

Если бумаг много, их нужно разделить на тома – не более 150 листов в каждый. В каждом томе листы нужно пронумеровать сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Бывают многостраничные документы, в которых свыше 150 листов. Их разделять не требуется. Один такой документ представляет из себя один том.

Как заверить документы

На оборотной стороне последнего листа каждой подшивки (тома) в месте скрепления листов должна быть бумажная наклейка с заверительной надписью. Ограничений по размеру наклейки нет.

Заверять каждый лист подшивки не нужно, ее заверяют целиком.

Заверительная надпись должна содержать только:

  • наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, или указание на то, что запись сделана ИП или частнопрактикующим лицом (адвокатом, нотариусом, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным);
  • личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего подлинность документов;
  • количество листов в прошивке (арабскими цифрами и прописью);
  • дату формирования пакета.

Как составить сопроводительное письмо

Подавать документы в инспекцию нужно с сопроводительным письмом. В нем нужно указать:

  • дату и номер требования о представлении документов;
  • общее количество листов.
  • опись представленных документов.

Опись документов можно оформить отдельным документом.

Эти правила прописаны в приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *